ELM 5.0 ist ab den Versionen 2024.0 SP4 und Version 2025.0 erhältlich.
ELM 5.0 ist eine Erweiterung und Verbesserung gegenüber ELM 4.0. Was ist Swissdec? Hier erfahren Sie mehr über die Swissdec.
Empfangsbereite Institutionen finden Sie auf der Swissdec-Website data-receiver | Swissdec
Die Einrichtung im ONE 200 Personal basiert auf der Vorversion ELM 4.0.
Damit die Daten am Ende des Jahres elektronisch übermittelt werden können, müssen in der Lohnbuchhaltung die notwendigen Eckwerte erfasst sein. Die Versicherungsgesellschaften stellen dazu ein ELM-Versicherungsprofil zur Verfügung, welches sämtliche notwendigen Informationen enthält.
Inhaltsverzeichnis
Einstellungen
Im Register Personal 2/2, bei der Gruppe ELM kann neu definiert werden, ob die Daten grundsätzlich via ELM übermittelt werden soll oder nicht. Diese neue Einstellung ist standardmässig aktiviert. Wenn diese Einstellung deaktiviert wird (Flag entfernen), werden diverse Plausibilisierungen bei der Erfassung von Daten ausgeschaltet (z.B. in den Organisationen, Institutionen, Pflichtigkeiten etc.).
Organisation
Arbeitsort
Neu kann eine Organisationseinheit als Arbeitsort definiert werden. Die Checkbox wird jedoch erst aktiv, wenn der Organisationseinheit eine Adresse hinterlegt wurde.
Wenn eine Organisationseinheit als Arbeitsort definiert wurde, sind folgende Felder zwingend zu erfassen:
- Adresse
- UID-BFS
- BUR-Nr.
- Wochenarbeitszeit
BUR-Nummer
In der Organisationseinheit müssen die BUR-Nummern mit A beginnen.
Wochenarbeitszeit in Lektionen
Die Lektionen bei den Organisationseinheiten müssen für ELM 5.0 neu mit zwei Nachkommastellen erfasst werden können.
Lohnvereinbarung bei den Organisationseinheiten
Die Einträge der Lohnvereinbarung wurden für die oberste Stufe der Organisationseinheiten an ELM 5.0 angepasst.
Personalstamm
Register Zusatzangaben
Neu gibt es die Checkbox «Saisonier / Temporär angestellt» im Register Zusatzangaben.
Saisoniers und Temporär Angestellte Personen (Wiederkehrende Personen) müssen für die QST-Meldung speziell gekennzeichnet werden, wenn diese einen Austritt haben.
Dies ersetzt die Erfassung eines Codes im Register Zahlfelder.
Register Angehörige
Beim Update auf die neueste Version (2025 oder 2024 SP4) wird bei allen quellensteuerpflichtigen Personen bei den Kindern das Datum für den Beginn des Anspruchs auf QST-Kinderabzug automatisch auf den 1. Tag des Folgemonats nach dem Geburtstag gesetzt. Es sei denn, das Datum wurde bereits manuell erfasst.
Genau gleich verhält es sich bei der Erfassung von Kindern. Nach der Eingabe des Geburtsdatums wird automatisch das Datum für den Beginn des Anspruchs auf QST-Kinderabzug vorgeschlagen.
Register Bewilligung
Die Einträge der Bewilligung wurde an ELM 5.0 angepasst.
Register Quellensteuer
SSL-Nummer
Die SSL-Nummer wird im Register Quellensteuer bei jedem Mitarbeiter angezeigt. Diese wird pro Kanton in der Institution erfasst. Dies ist wichtig, wenn mehrere QST-Gemeinden pro Kanton mit diversen SSL-Nummern vergeben wurden.
Grenzgänger
Die Quellensteuer-Anpassung aufgrund dem neuem Grenzgängerabkommen mit Italien muss mit der Übermittlung ELM 5.0 berücksichtigt werden.
Prozess:
Das Programm erkennt automatisch die in Italien ansässigen Mitarbeiter, welche den Arbeitsort in GR, VS oder TI haben. Für diese Mitarbeiter muss zwingend ein «Grenzgänger-Datum» erfasst werden. Es wird automatisch geprüft, ob das Datum nach Inkrafttreten des GGA mit Italien liegt (Datum nach 17.07.2023). Falls das Datum nach Inkrafttreten liegt, werden die Felder Grenzgänger-Datum, Italienische Steuernummer und Geburtsort/Geburtsstaat zu Pflichtfelder.
Neu muss bei diesen Personen auch das Feld Grenzgänger ausgefüllt werden.
Kontrolle: Alle Personen welche das Feld ausgefüllt haben, erscheinen auf der Grenzgänger-Auswertung in der ELM Jahresmeldung.
Speziell bewilligt durch die KSTV
Falls ein Mitarbeiter einen speziell bewilligten Quellensteuer-Code hat, wird neu diese Checkbox aktiviert. (Anstatt im Personalstamm/Tab Zahlfelder der Wert 1 mit Code QST_SPEZIAL_CODE)
Anteil Telearbeit
Für Grenzgänger Frankreich kann der Anteil der Telearbeit in % eingegeben werden:
Register Auswertungen
Für die ELM 5.0 Übermittlung wurden im Register Auswertungen vier neue Checkboxen hinzugefügt
Im Falle von Mitarbeiterbeteiligungen hat der Arbeitgeber im Rahmen des Lohnausweises weitreichende Bescheinigungspflichten. Diese unterscheiden sich zum einen je nach Art der Mitarbeiterbeteiligung. Zum anderen ist dabei auch zu differenzieren, ob der / die Mitarbeitende die Mitarbeiterbeteiligung erwirbt, einfach hält oder realisiert.
Register Statistik
Die Ausbildungen wurden angepasst
Art der Lohnzahlung / Vertragsarten / Informationen
Die Art der Lohnzahlung wird bei der Migration übernommen, wie auch die Vertragsart. Zu ergänzen ist die Information zur Vertragsart.
Die drei Felder hängen voneinander ab und je nachdem was in der Art der Lohnzahlung gewählt wurde, stehen in der Combobox Vertragsarten und Informationen andere Werte zur Auswahl.
Beispiel Lohnzahlung pro Stunde/Lektion
Die Information ist aufsteigend aufgelistet.
3 = nur Grundlohn
4 = zusätzlich Ferienvergütung
5 = zusätzlich Feiertagsentschädigung
6 = zusätzlich 13. Monatslohn
4 neue Felder wurden hinzugefügt:
- Verliehenes Personal
- Stammpersonal (öffentliche Verwaltung)
- Profiling
- Ferienanspruch in Tagen
Erklärungen:
Verliehenes Personal
Die Kennzeichnung erlaubt es, das verliehene Personal eindeutig zu identifizieren. Diese Information wird
nur bei Unternehmen, die Personal verleihen (Temporärbüros) benötigt. Das verliehene Personal wird auf
diese Weise vom eigenen, internen Personal der Temporärbüros unterschieden.
Verliehenes Personal = Kennzeichnung aktiv --> Flag setzen
Internes Personal = Kennzeichnung inaktiv --> kein Flag
Personen, die von Temporärbüros verliehen werden, müssen von diesen und nicht von den Unternehmen, in denen sie ihre Arbeit ausüben (Firmen, die Dienstleistungen in Anspruch nehmen), gemeldet werden.
Stammpersonal in öffentlichen Verwaltungen
Kennzeichnung, welche erlaubt das Stammpersonal bei öffentlichen Verwaltungen eindeutig zu identifizieren. Sie wird nur bei öffentlichen Verwaltungen (Gemeinde, Städte, Bezirke, Kantone, Bund, …) und Kirchen benötigt. Das Stammpersonal wird auf diese Weise von den vielen Mandanten (Prüfungsexperten, Dolmetscher usw.) und Anstellungen, die nicht zum Stammpersonal gehören, unterschieden.
Stammpersonal = Kennzeichnung aktiv --> Flag setzen
Anderes = Kennzeichnung inaktiv --> kein Flag
Flexibles Feld für das Profiling
Diese Variable kann nur ausgefüllt werden, wenn im Voraus eine entsprechende Abmachung im Rahmen
des Profilings zwischen dem BFS und dem Unternehmen vereinbart wurde. Es handelt sich hierbei um Zusatzinformationen, die erforderlich sind, um bestimmte Besonderheiten mancher Unternehmen zu berücksichtigen
Bei der Zusammenstellung verschiedener Informationen (Verkettung), sind diese Informationen durch einen «_» zu trennen. Z.B. CR01_AG1
Erweiterung der Wochenarbeitszeit
Die Gruppe Wochenarbeitszeit wurde mit der Option Regelmässig/Unregelmässig erweitert.
Zusätzlich wird der Beschäftigungsgrad aus dem Register Anstellung (Beschäftigung) angezeigt.
Die Berechnung der Wochenarbeitszeit in Stunden für «Regelmässig» basiert auf den Angaben der Wochenarbeitszeit in der Organisationseinheit / 100 * Beschäftigungsgrad in der Anstellung.
(Wurde vor der Migration beim Mitarbeiter die Wochenarbeitszeit abweichend der Wochenarbeitszeit in der Organisationseinheit erfasst, wird dies nach der Migration als Individuell abgebildet. Dies hat Auswirkungen auf den Beschäftigungsgrad auf dem Lohnausweis)
Konstante
Teilzeitanstellung: Der Beschäftigungsgrad kann mit einer Konstante auf dem Lohnausweis Ziffer 15 ausgewiesen werden.
Auswertungen
Lohnausweis
Für den Lohnausweis gibt es neu verschiedene Typen:
Entwurf:
Es wird noch keine definitive Dokumenten-ID (DocID) erstellt. Diese Option wird gewählt, um zu kontrollieren, ob alle Daten auf dem Lohnausweis korrekt sind. Dass es sich um einen Entwurf handelt, sieht man im unteren Teil des Lohnausweises.
Final:
Wenn sämtliche Daten korrekt sind und man den Lohnausweis definitiv erstellen will und den Mitarbeitern via E-Versand und via ELM 5.0 übermitteln möchte, wählt man die Option Final. Im Lohnausweis wird die weltweit eindeutige Dokumenten-ID (DocID) im unteren Teil des Lohnausweises angedruckt.
Hinweis: Ist eine Vorschau als Final gestartet worden, können die Lohnausweis nicht mehr ein zweites Mal als Final via E-Versand gesendet werden. Starten Sie die Vorschau immer als Entwurf.
Wurde die Vorschau bereits final erstellt, können Sie den Mitarbeitern eine Kopie zusenden.
Der Name für diesen Lohnausweis-Lauf wird automatisch anhand der Periode erstellt und kann manuell abgeändert werden.
Rektifikat / Ersatzmeldung
Für Korrekturen von fehlerhaften Lohnausweisen bestehen folgende Möglichkeiten:
Rektifikat:
Wurde im Lohnausweis eines einzelnen Arbeitnehmers ein Fehler festgestellt, kann dies mittels einer Einzelmeldung (Rektifikat) mit Angabe der ursprünglichen Identifikationsnummer (DocID) und des ursprünglichen Datums (CreationDate) in den Standardbemerkungen korrigiert werden.
Ersatzmeldung:
Wurde in der Lohnverarbeitung des betreffenden Jahres ein Fehler festgestellt, welcher alle oder zumindest einen Grossteil der Arbeitnehmer betrifft, können mittels einer Ersatzmeldung alle Lohnausweise ersetzt werden.
Mit der Option Rektifikat/Ersatzmeldung kann ein definitiv (final) erstellter Lohnausweis korrigiert werden. Sämtliche definitiv (final) erstellten Lohnläufe werden in einer Combobox angezeigt:
Mit der Lupe auf der rechten Seite können die Details zu den einzelnen Lohnläufen angeschaut werden. Es können dabei alle Mitarbeiter oder nur einzelne für ein Rektifikat/Ersatzmeldung ausgewählt werden.
Auf dem Lohnausweis wird ein Hinweis unter 15. Bemerkungen angedruckt und die neue Dokumenten-ID (DocID) angezeigt
Weitere Korrekturen von bereits korrigierten Lohnausweisen werden wiederum als Rektifikat von einem Rektifikat angezeigt.
Kopie:
Bereits finalisierte oder korrigierte Lohnausweise können zum erneuten Druck als Kopie gewählt werden.
Beispiel für den Ablauf:
- Lohnausweise als «Entwurf» in der Vorschau öffnen, kontrollieren.
- Nachdem die Lohnausweise kontrolliert und nun versandbereit sind, als «Final» an den E-Postausgang senden.
- Lohnausweise als «Kopie» für die Ablage
- Lohnausweise via ELM an die entsprechenden Kantone übermitteln.
Neue Swissdec-Auswertungen
Nach der Status-/Resultatabfrage haben Sie die Möglichkeit, eine Auswertung zu generieren.
Codes
Neue Combobox: Statistik-Buchungskreis
In der Codetabelle (Register VERWALTUNG) wurde ein neuer Code für den Lohnausweis erstellt:
Statistik Buchungskreis.
In den Organisationseinheiten gibt es ein neues Feld: Statistik-Buchungskreis.
Hier können die erfassten Werte aus der Codetabelle gewählt werden. Standardmässig sind keine Werte vorhanden. (Zur Zeit gibt es keinen Geschäftsfall dazu)
ExpatriateRuling genehmigt durch die Steuerverwaltung
Neu sind Auswahl des Textes und Ergänzung mit Kanton und Datum möglich.
Dazu muss in den Codes bei den LAW_Bemerkungen für die Ziffer 15 ein neuer Code erstellt werden:
- Kurzer Text: LAW_CODE_15_ELM_11
- Langer Text: Standardbem. Genehmigtes ExpatriateRuling
- Text Doku: LU_20250301
Auszug aus den Swissdec-Richtlinien:
8.2.3 Ziffer 15 (Rz 63 – 71)
Finden Regelungen (Spesenreglemente, Expatriate-Rulings, Einhaltung von Rz 52, Verkehrswert von Mitarbeiterbeteiligungen, etc.) für das gesamte Personal Anwendung, kann der entsprechende Text bei den Unternehmensdaten erfasst werden. Gelten die Regelungen nicht für das gesamte Personal, ist der entsprechende Text individuell bei den Personendaten zu erfassen.
8.2.3.1 Spesenreglement und Expatriate-Ruling
Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor oder die Bedingungen von Rz 52 sind eingehalten, wird bei der Ziffer 13.1.1 auf den Spesenbetrag verzichtet. Werden die Bedingungen von Rz 52 eingehalten ist bei Ziffer 13.1.1 ein Kreuz einzutragen.
Register ELM
AHV Negativlöhne
Neu darf bei den Jahresdeklarationen kein AHV-Minuslohn aus den Vorjahren übermittelt werden. Dazu musste die Funktion AHV-Negativlöhne implementiert werden.
Beispiel:
Mitarbeiter ist im Januar ausgetreten. Im Februar muss ihm noch Taggeld verrechnet werden, welches höher ausfällt als der Januar-Lohn, weil ein Teil davon das Vorjahr betrifft. Dies ergibt einen negativen AHV-Lohn.
Vor der Übermittlung der AHV-Löhne an die Ausgleichskasse ist diese Funktion zu prüfen. Es werden alle Mitarbeiter aufgelistet, welche einen negativen AHV-Lohn ausweisen. Mit dieser Funktion können Sie die Beträge aufteilen, wieviel davon das Vorjahr betrifft und wieviel das aktuelle Jahr.
Wird diese Funktion nicht genutzt, werden die Beträge mit 0.00 übermittelt.
Lohnmeldung
Testmeldungen
Für Testmeldungen können keine Status-/Resultatabfragen mehr getätigt werden.
Status-/Resultatabfrage
Seit ELM 5.0 ist eine "mehrmalige" Status-/Resultatabfrage nicht mehr möglich/erlaubt. Da die Anwender sich jedoch seit ELM 4 gewohnt sind, sofort nach der Übermittlung die Status-Abfrage zu betätigen, kann es vorkommen, dass hier von der Gegenseite noch keine bzw. nicht alle Quittungen bereit sind und die Übermittlung muss erneut geschehen.
Um dies zu "verhindern" wird der Button (in Zukunft) für die Resultatabfrage erst aktiv, wenn ein Resultat vorhanden ist.
Aktuell bitten wir Sie, vor dem aktivieren des Button Status-/Reultatabfrage einige sekunden zu warten.
Statistiken
Auszug aus dem Dokument Richtlinien für Lohnstandards der Swissdec:
Mit dem Lohnstandard-CH (ELM) V5.0 werden alle Statistiken in einer monatlichen Datenübermittlung zusammengefasst. Das Unternehmen muss im System keine Unterscheidung mehr vornehmen für
die unterschiedlichen Erhebungen.
Nach der Übermittlung erhält das Unternehmen eine zeitnahe integrierte Rückmeldung, die aufgrund der
vom BFS angewandten Regeln erstellt wird. Das BFS kann bei dieser Rückmeldung aufgrund der Datenqualität eine Ablehnung und eine Korrektur der Meldung verlangen. Erst mit der Rückmeldung «Prozess beendet» ist die gesamte Übermittlung erfolgreich abgeschlossen.
Zusätzlich zum Übermittlungsprozess kann das BFS später mit dem Unternehmen Kontakt aufnehmen,
um mögliche Unstimmigkeiten und Fragen direkt zu besprechen. Bei Bedarf kann das BFS eine neue
Übermittlung mit korrigierten Daten verlangen.
Es ist wichtig zu beachten, dass für die Teilnahme an der LSE 2024 mit ELM-Version 5.0 zwingend die monatlichen Daten für Oktober, November und Dezember 2024 an das BFS übermittelt werden müssen.
Eine Freigabe auf eine andere Homepage, wie dies mit ELM 4.0 der Fall war, ist mit ELM 5.0 nicht mehr erforderlich. Der ganze Prozess wird nun medienbruchfrei direkt in der ELM-Übermittlung integriert. Als Abschluss der Übermittlung müssen Sie das Resultat abholen.
Grundsätze für die monatliche Statistikmeldung (Auszug aus Swissdec-Richtlinien)
- Die übermittelten Daten sind nicht nach den jeweiligen Erhebungen sortiert, sondern stehen in einem logischen Zusammenhang mit der Lohnverarbeitung im Unternehmen und den erwarteten Statistikdaten.
- Die Statistikmeldung enthält einerseits Personen- und Lohndaten für den aktuellen Monat (isolierte
Werte) und andererseits kumulierte Lohndaten seit Eintritt oder Jahresbeginn. - Die jeweiligen Daten sind im ERP-System bei jeder Änderung (z.B. bei Personalmutationen) laufend
zu aktualisieren, sodass die übermittelten Daten das Bild des entsprechenden Monats korrekt widerspiegeln. Die Übermittlung für einen zukünftigen Monat ist unzulässig. - Das BFS kann für einen fehlenden Monat jederzeit die entsprechenden isolierten und kumulierten
Daten nachträglich verlangen. - Wenn das System die Funktion der Mehrfachbeschäftigung unterstützt, wird für jeden Arbeitsvertrag monatlich ein separates Element <Person> mit den dazugehörden Werten im Element <StatisticSalay> übermittelt.
- Rückwirkende Korrekturen sind immer nach dem Realisierungsprinzip zu verarbeiten. Sie fliessen
demzufolge je nach Lohnart in die monatlichen oder jährlichen Lohnbasen des aktuellen Verarbeitungsmonats. - Personen mit einem Austritt müssen im Austrittsmonat übermittelt werden. In den darauffolgenden
Monaten werden sie nicht mehr übermittelt. - Nachzahlungen nach Austritt im aktuellen Jahr oder im Vorjahr werden nicht mehr gemeldet.
- Bei einem Austritt und Wiedereintritt wird für die neue Beschäftigungsperiode ein neues «Packet»
der jährlichen Lohnbasen gebildet. So entsteht für jeden Beschäftigungsraum ein separates
«Packet» mit von/bis-Daten der jährlichen Lohnbasen.