Erste Schritte in der Lohnbuchhaltung

Einleitung

Mit dem Lohnmodul von Infoniqa ONE Start erhalten Sie eine effiziente und sichere Lohnbuchhaltung für Ihr Unternehmen. Die Löhne sind schnell erfasst, die monatlichen Lohnzahlungsläufe über Pain.001 automatisiert und Ihre gesamte Lohnadministration professionell organisiert.

Dieses Handbuch vereinfacht Ihnen den Einstieg in die Infoniqa ONE Start Lohnbuchhaltung.

Es hilft Ihnen dabei, alle benötigten Stammdaten für eine erfolgreiche Lohnberechnung zu erfassen.

Allgemeine Stammdaten

Zahlungsverbindungen

Im Menü Stammdaten – Allgemein – Zahlungsverbindungen werden die Bankkonten der Firma erfasst.

Für die Lohnzahlung übernimmt in der Regel der Arbeitgeber (also der Auftraggeber der Zahlung) die Bankspesen. Hierfür muss eine neue Zahlungsverbindung erstellt werden.

• Wählen Sie unter «Neu» die Option «Zahlungsausgang»

• Erfassen sie für die neue Zahlungsverbindung folgende Daten:

• Kürzel

• Zahlungsart

• Konto

• Pain.001-Angaben

• Spesenregelung auf Auftraggeber

Im Eingabefeld «Ziel» können Sie das Zielverzeichnis angeben, in das die XML-Datei gespeichert werden soll. Falls Sie die Option «Nach Ziel fragen» wählen, werden Sie bei der Zahlung nach dem Zielverzeichnis für den Pain.001-Auftrag gefragt.

Diese Zahlungsverbindung kann nun für die Salär Zahlungen verwendet werden.

Zahlungsart

Pain.001: Seit 2018 zahlungsauftrags-Format gemäss ISO 20022 für alle Finanzinstitute innerhalb der Schweiz. (Nachfolgeformat für EZAG und DTA)

Barauszahlung: Falls Sie in der Lohnbuchhaltung Löhne in bar auszahlen möchten, erstellen Sie eine Zahlungsverbindung mit Zahlungsart «Barauszahlung».

Diese Zahlungsverbindung kann nun ebenfalls für Salär Zahlungen verwendet werden.

Stammdaten für die Lohnbuchhaltung ergänzen

Dossiereinstellungen

Die meisten Dossiereinstellungen werden bereits bei der Neuerstellung eines Dossiers abgefüllt. Dennoch fehlen einige Daten, die für die Lohnbuchhaltung benötigt werden.

Die Dossiereinstellungen öffnen Sie entweder über das Menü Stammdaten – Dossiereinstellungen oder über die Navigationsleiste.

Register Adresse

Falls noch nicht erfasst, muss im Register «Adresse» die Mehrwertsteuernummer der Firma hinterlegt werden.

Register Lohn

In diesem Register werden allgemein gültige Daten für die Lohnbuchhaltung erfasst.

«Lohnverantwortlicher»: Die Angaben zum Lohnverantwortlichen müssen ausgefüllt werden, da sie relevant sind für den Lohnausweis.

Beim Radio-Button «Stellvertretung/Treuhandbüro» können Sie einen Stellvertreter hinterlegen, dessen Name auf dem Lohnausweis gedruckt wird.

Im Feld «Transferkonto Lohn» wählen Sie das Konto aus, auf welches die Lohnzahlungen verbucht werden sollen. Vorzugsweise erfassen Sie hier ein Lohn-Durchlaufkonto. Wahlweise können Sie beim Verbuchen dieses Transferkonto, das Konto aus der Zahlungsverbindung oder ein manuell erfasstes Konto für die Verbuchung benützen.

«UID-BFS»: Hier muss die Unternehmensidentifikationsnummer erfasst werden. Diese können Sie ohne «CH» und Trennzeichen erfassen. Das Programm setzt die erfasste Nummer automatisch in die korrekte Formatierung.

«UID-EHRA»: Ihre Handelsregister-Nummer können Sie ohne «CH» und Trennzeichen erfassen. Das Programm setzt die erfasste Nummer automatisch in die korrekte Formatierung. Falls Sie Ihre Handelsregisternummer nicht kennen, finden Sie diese auf der Seite https://www.uid.admin.ch/Search.aspx unter «Referenznummer».

Der erfasste Text im Feld «Lohnabrechnungsbemerkungen» wird auf allen Lohnabrechnungen gedruckt.

«Lohnstrukturerhebung (LSE)»: Falls Sie die Lohnstrukturerhebung des Bundesamts für Statistik direkt in der Infoniqa ONE Start Lohnbuchhaltung erstellen, erfassen Sie hier die in Ihrem Betrieb gültige Lohnvereinbarung.

Stammdaten erfassen

Über das Menü Stammdaten – Lohn kommen Sie zu den verschiedenen Stammdaten, welche zu erfassen sind.

Arbeitsorte

Um einen neuen Arbeitsort zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu» und erfassen folgende Daten:

Erfassen Sie für den Arbeitsort folgende Daten:

• Bezeichnung

• BUR-Nummer

• Strasse

• PLZ / Ort

• Stunden pro Woche und/oder Lektionen pro Woche

Institutionen

Nach dem Erstellen des Dossiers werden die gesetzlich obligatorischen Versicherungen automatisch erstellt. Diese Standard-Einträge sind in der Übersichtsmaske gelb markiert und können nicht gelöscht werden.

Sie können die Standard-Einträge mit den Namen, Adressen und Kundennummern Ihrer Versicherungen und Kassen abfüllen.

• Öffnen Sie dazu die entsprechende Institution mit «Ändern» oder mit einem Doppelklick auf die Institution.

Den Namen der Versicherung, resp. der Kasse, können Sie direkt im Feld «Name» erfassen. Durch Klick auf den runden Button rechts vom Feld «Name» kann der Name zusätzlich in Französisch, Italienisch und Englisch erfasst werden.

Das Feld «Versicherernummer» bezieht sich auf die Nummer der Ausgleichskasse beziehungsweise auf die der Versicherung zugewiesenen Nummer durch Swissdec. Falls Sie die Nummer nicht kennen, finden Sie diese unter https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf

Im Feld «Mitglieder-/Kundennummer» erfassen Sie Ihre Mitgliedsnummer bei der Ausgleichskasse bzw. Versicherung.

Das Feld «Subnummer» wird nur von der SUVA verwendet. 

Wenn Sie die Daten einer Familienausgleichskasse erfassen, wählen Sie im Feld «Kanton FAK» den Kanton aus, für den diese Daten gelten. Falls Sie über verschiedene Kassen oder für verschiedene Kantone abrechnen, muss pro Kasse und Kanton eine eigene Institution erfasst werden. 

Abzüge

In der Tabelle «Abzüge» werden die Versicherungslösungen hinterlegt.

Nach dem Anlegen des Dossiers werden die gesetzlich obligatorischen Versicherungslösungen automatisch erstellt. Diese Standard-Abzüge sind in der Übersicht gelb markiert und können nicht gelöscht werden.

Bei den Standard-Abzügen sind die gesetzlich vorgeschriebene Werte schreibgeschützt und farblich grau hinterlegt. Bei gesetzlichen Änderungen werden die schreibgeschützten Werte über ein AutoUpdate aktualisiert. Falls Sie für Ihre Firma Werte erfassen möchten, die vom Standard abweichen, setzen Sie oben links den Button auf «Benutzerdefiniert». So werden die schreibgeschützten Felder aktiv.

In den Abzugskonfigurationen sind Felder vorhanden, die jedoch nicht bei jeder Abzugsart verwendet werden. Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder erklärt.

Versicherungsart

Da der Abzugscode zwar ein eindeutiger Identifikator ist, jedoch nicht immer eindeutig auf die Art des Abzuges hinweist, muss hier zusätzlich die Versicherungsart ausgewählt werden. Es stehen Ihnen folgende Versicherungsarten zur Verfügung:

• AHV

• ALV

• Andere

• BVG

• FAK

• KTG

• UVG/SUVA

• UVGZ

Mit der Versicherungsart «Andere» kann zum Beispiel ein Abzug für einen Parifonds eingerichtet werden.

Police Nr.

Hier wird die Policen-Nummer erfasst, zu der die Abzugskonfiguration gehört.

Abzugscode

Der Abzugscode identifiziert den Abzug eindeutig. Sie können hier bis zu 11 Zeichen erfassen. Über das runde Icon können Sie den Abzugscode zusätzlich in Französisch, Italienisch und Englisch erfassen.

Bestehende Abzugscodes können nicht geändert werden.

Beschreibung

In diesem Feld beschreiben Sie die Abzugskonfiguration (z.B. BVG für Kadermitglieder).

Institution

In diesem Feld wählen Sie eine der Versicherungsgesellschaften, resp. (Familien-) Ausgleichskassen aus, die Sie in den Institutionen erfasst haben und bei welcher der Abzug abgerechnet wird.

Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie die Institution ändern.

Standard Abzugsart

Pro Abzug kann definiert werden, wie die Mitarbeitenden standardmässig versichert sind. So muss beim Erfassen eines neuen Mitarbeitenden die Pflichtigkeit nicht mehr pro Abzug gesetzt werden. Wenn die Pflichtigkeit bei einem einzelnen Mitarbeitenden vom Standard abweicht, kann dies natürlich im Personalstamm manuell angepasst werden.

Personengruppe

Dieses Feld dient zur Erfassung der Personengruppe (z.B. bei der KTG-Versicherung). Sind Ihre Versicherungspolicen in mehrere Personengruppen unterteilt, so muss pro Personengruppe ein eigener Abzug erfasst werden.

Versicherungskategorie

Die Kategorie versteht sich als Aufteilung einer Abzugsart in verschiedene Kategorien.

Zum Beispiel kann die Kategorie 1 einer Unfallzusatzversicherung bedeuten, dass weiterhin 100% Lohn bis zu einem jährlichen Maximalbetrag von CHF 148 200.- ausbezahlt wird. Die Kategorie 2 versichert den Überschusslohn von CHF 148 200.- pro Jahr bis zu einem Maximalbetrag von CHF 500 000.- pro Jahr.

Die bis hier erklärten Felder sind in allen Abzugskonfigurationen vorhanden. Die folgenden Felder sind abhängig von der Versicherungsart.

Eintrittsalter

In diesem Feld wird erfasst, ab welchem Alter ein Mitarbeitender abzugspflichtig wird.

Das Feld «Eintrittsalter» ist bei folgenden Versicherungsarten integriert:

AHV, ALV, Andere, FAK, BVG

Übergangsalter Frauen / Männer

Das Alter, ab dem der Übergang von einem Abzug zu einem weiteren erfolgt, wird hier definiert. Das ist bei der Versicherungsart BVG der Fall. Ab 18 Jahren wird für den Mitarbeitenden ein Risikobeitrag geschuldet. Im Alter von 25 Jahren kommt zum Risikobeitrag noch der Sparbeitrag hinzu.

Austrittsalter Frauen / Männer

Bis zu welchem Alter ist ein Mitarbeiter abzugspflichtig? Dies wird im Feld «Austrittsalter» definiert. Dies betrifft z.B. die AHV: Frauen sind bis 64 abzugspflichtig, Männer bis 65.

Minimal versicherter Lohn

Der minimal versicherte Lohn beinhaltet die Betragsgrenze, ab welcher ein Abzug berechnet wird. Zum Beispiel ist bei der ALV der minimal versicherte Lohn CHF 0.-, da die ALV den Grundlohn ab dem ersten Franken deckt. Für ALV2 jedoch ist ein Betrag von CHF 148 200.- erfasst, da für ALV2 nur ein Solidaritätsprozent für den Überschusslohn ab CHF 148 200.- vom Gehalt abgezogen wird.

Das Feld «minimal versicherter Lohn» ist bei folgenden Versicherungsarten integriert:

ALV, Andere, UVG, BVG, UVGZ, KTG

Maximal versicherter Lohn

Der maximal versicherte Lohn beinhaltet die Betragsgrenze, bis zu welcher ein Abzug berechnet wird. Zum Beispiel ist bei der ALV der maximal versicherte Lohn CHF 148 200.-, da die ALV den Grundlohn bis zu einem maximalen ALV-pflichtigen Jahresgehalt von CHF 148 200.- deckt.

Das Feld «maximal versicherter Lohn» ist bei folgenden Versicherungsarten integriert:

ALV, Andere, UVG, BVG, UVGZ, KTG

Eintrittsschwelle BVG

Die Eintrittsschwelle BVG beinhaltet den jährlichen BVG-pflichtigen Betrag, ab welchem ein Mitarbeiter obligatorisch BVG versichert ist.

Das Feld «Eintrittsschwelle BVG» ist bei folgenden Versicherungsarten integriert:

BVG

Koordinationsabzug BVG

Der Koordinationsabzug BVG beinhaltet den jährlichen Koordinationsabzug für das BVG. Das Feld «Koordinationsabzug BVG» ist bei folgenden Versicherungsarten integriert:

BVG

Freibetrag AHV

Der Freibetrag AHV beinhaltet den jährlichen Lohn, für welchen einem Rentner keine AHV abgezogen wird. Ob der Freibetrag monatlich abgegrenzt ist oder ein Ausgleich über das ganze Jahr stattfindet, können Sie im Personalstamm definieren.

Das Feld «Freibetrag AHV» ist bei folgenden Versicherungsarten integriert:

AHV

Arbeitnehmeranteil Frauen / Männer

In diesem Feld wird der Beitragssatz für den Arbeitnehmer, unterteilt nach Frauen und Männern, erfasst. Gelten für einzelne Mitarbeiter andere Beitragssätze, können diese im Personalstamm übersteuert werden.

Die einzige Ausnahme bildet hier die Abzugsart «BVG». Hier wird im Feld «Arbeitnehmeranteil» der prozentuale Anteil erfasst, der dem Arbeitnehmer vom Lohn abgezogen wird. Bezahlen Arbeitnehmer und Arbeitgeber die BVG-Beiträge zu gleichen Teilen, so wird hier 50 erfasst (für 50 % des Beitrages).

Das Feld «Arbeitnehmeranteil» ist bei allen Versicherungsarten integriert.

Arbeitgeberanteil Frauen / Männer

In diesem Feld wird der Beitragssatz für den Arbeitgeber, unterteilt nach Frauen und Männern, erfasst.

Die einzige Ausnahme bildet hier die Abzugsart «BVG». Hier wird im Feld «Arbeitgeberanteil» der prozentuale Anteil erfasst, den der Arbeitgeber bezahlt. Bezahlen Arbeitnehmer und Arbeitgeber die BVG-Beiträge zu gleichen Teilen, so wird hier 50 erfasst (für 50 % des Beitrages).

Das Feld «Arbeitgeberanteil» ist bei allen Versicherungsarten integriert.

Ferienansprüche

Die Ferienansprüche aus unserem Beispiel beinhalten den gesetzlich minimalen Ferienanspruch gemäss Art. 329 a Abs. 1 OR.

Sie können diese Tabelle zu Gunsten des Arbeitnehmers jedoch anpassen. Dabei können Sie eine Abgrenzung nach Alter und Dienstalter vornehmen. Sie müssen nur die Anzahl Ferientage erfassen, die ein Mitarbeiter je nach Alter und Dienstjahren pro Jahr zugute hat. Der entsprechende Prozentsatz für die Ferienentschädigung von Stundenlöhnern wird vom Programm automatisch berechnet.

Eine neue Zeile in der Ferienanspruchsliste können Sie mittels Klicks auf die Schaltfläche «Neu…» erstellen. Bestehende Datensätze können Sie in der Tabelle direkt ändern.

Stellen Sie sicher, dass wirklich jedes Alter und jedes Dienstalter korrekt abgebildet ist, da ansonsten bei Ihren Mitarbeitenden unter Umständen kein Ferienanspruch (also 0 Tage, resp. 0%) berechnet wird.

BVG-Tabelle

Die Erfassung einer BVG-Tabelle ist fakultativ. In dieser Tabelle werden Risiko- und Sparbeiträge, getrennt nach Geschlecht und Alter, für diejenigen Mitarbeitenden erfasst, welche einen prozentualen BVG-Abzug haben. Zusätzlich werden bei diesen Mitarbeitenden die erfassten Grenzbeträge (Eintrittsschwelle, Koordinationsabzug etc.) der Abzugskonfigurationen berücksichtigt.

Eine BVG-Tabelle könnte wie folgt aussehen:

Mittels Klicks auf die Schaltfläche «Neu…» können neue Datensätze erfasst werden. Durch Auswahl des BVG-Typs können mit der Linie Lite eine, mit der Linie Standard zwei und mit der Linie Professional bis zu drei BVG-Tabellen erfasst werden.

Quellensteuer

Im Fenster Quellensteuer hinterlegen Sie Ihre jeweilige Kundennummer (QST-ID) für diejenigen Kantone, mit denen Sie Quellensteuern abrechnen.

Firmenzusatzdaten

In den Firmenzusatzdaten sind einige gesetzlich festgelegten Beträge und Prozentsätze hinterlegt, wie z.B. der maximale Tagesansatz der Mutterschaftsentschädigung oder der Prozentsatz, welcher für die Privatnutzung des Geschäftsfahrzeugs berechnet werden muss.

Andere Felder müssen an Ihre Firma angepasst werden:

• Durchschnittliche Soll Std. p/Monat (die tägliche Soll-Arbeitszeit * 21.75 Tage)

• Die prozentuale Feiertagsentschädigung für Stundenlöhner

• Der Km-Ansatz bei der Vergütung von Autospesen

Lohnausweise

Im Fenster «Lohnausweise» werden die Definitionen, die für alle Mitarbeiter gelten, vorgenommen. Für Mitarbeiter ohne Angaben im Personalstamm-Register «Lohnausweis» gelten die Definitionen in den Stammdaten. Für fallspezifische und detaillierte Informationen zur rechtlich korrekten Lohnausweisformular-Definition konsultieren Sie bitte die Wegleitung der Schweizerischen Steuerkonferenz mit dem Klick auf «Anzeigen» (links oben).

Hat Ihr Unternehmen ein Spesenreglement, sollte dieses der Kantonalen Steuerbehörde zur Genehmigung eingereicht werden. Ansonsten können Sie die Spesenbedingungen einhalten, welche unter der Randziffer 52 geregelt sind. Bei einem genehmigten Spesenreglement ist im Auswahlfeld das Kantons-Kürzel der genehmigenden Steuerbehörde auszuwählen und im nachfolgenden Datumsfeld das Genehmigungsdatum einzutragen.

Lohnarten kontieren

Die Lohnarten werden mit einer Standardkontierung ausgeliefert. Sie können diese Kontierung jederzeit ändern.

• Klicken Sie hierfür im Menü Lohnbuchhaltung àLohnarten auf die Schaltfläche «Kontierung bearbeiten…»

Die Maske «Lohnartenkontierung» wird geöffnet.

Grün markierte Lohnarten beinhalten ein korrektes Konto. Mit «korrekt» ist gemeint, dass dieses Konto in Ihrem Fibu-Kontenplan vorhanden ist. Sie können aber auch gar kein Konto enthalten, in diesem Fall müssen Sie die Kontierung ergänzen.

Rot markierte Lohnarten sind zwar kontiert, beinhalten jedoch ein Konto, das in Ihrem Kontenplan nicht vorhanden ist. Die rot markierten Lohnarten müssen Sie manuell korrigieren, indem Sie bei den betreffenden Lohnarten ein gültiges Konto hinterlegen.

Haben Sie alle Kontierungen vorgenommen, können Sie die Maske «Kontierung bearbeiten» mittels Klicks auf «OK» speichern und schliessen.

Erfassen von Mitarbeitern

Dieses Kapitel zeigt, wie Sie neue Mitarbeitende erfassen können. Wir erklären Ihnen alle berechnungsrelevanten sowie die obligatorisch zu erfassenden Felder.

Berechnungsrelevant sind die Felder, die für eine korrekte Berechnung und Auszahlung der Gehälter benötigt werden.

• Um einen neuen Mitarbeiter zu erfassen, wählen Sie im Menü Lohnbuchhaltung den Menüpunkt Mitarbeiter aus. Mittels Klicks auf die Schaltfläche «Neu…» wird die Detailmaske «Neue Person» für die Erfassung des neuen Mitarbeiters geöffnet.

Register Personalien

In diesem Register werden die Personalien des Mitarbeiters, sowie Adresse und Familienmitglieder erfasst.

Pers. Nr.

Es wird Ihnen automatisch eine Personalnummer vorgeschlagen. Diese können Sie jedoch ändern. Wenn Sie eine Personalnummer erfassen, die bereits existiert, erhalten Sie eine Warnung und die erfasste Personalnummer wird nicht gespeichert. Das Feld können Sie erst verlassen, wenn eine neue Personalnummer erfasst wurde.

Geburtsdatum

Dieses Feld ist obligatorisch.

Zivilstand (relevant für QST-Tariffindung)

Dieses Feld ist zwar fakultativ, wird jedoch zwingend benötigt, wenn ein Mitarbeiter quellensteuerpflichtig ist.

Nationalität

In diesem Feld wird die Nationalität des Mitarbeiters hinterlegt. Sollte die gewünschte Nationalität in Ihrer Liste nicht zur Auswahl stehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Nationalität und wählen Sie «Neu…». Anschliessend öffnet sich ein Fenster mit sämtlichen Ländern, sortiert nach Kontinenten. Fügen Sie das gewünschte Land Ihrer Liste hinzu.

Kinder

Die Erfassung der Kinder ist notwendig, wenn der Mitarbeiter Anspruch auf Kinder- oder Ausbildungszulagen hat.

Für die Erfassung eines Kindes klicken Sie in der Schaltflächengruppe «Kinder» auf die Schaltfläche «Hinzufügen…».

In der Detailmaske können Sie das Kind des Mitarbeiters erfassen.

Im Feld «Betrag» können Sie den auszuzahlenden Zulagenbetrag erfassen, wenn sich dieser von der Standardzulage aus der FAK-Tabelle unterscheidet. Die ist z.B. der Fall, wenn die Eltern in unterschiedlichen Kantonen arbeitstätig sind und ein Elternteil nur die Differenz zwischen den beiden Kantonen ausbezahlt bekommt.

Im Feld «Einbezug in QST-Tarif bis» erfassen Sie ein Datum, wenn das Kind relevant ist für die Berechnung des Quellensteuertarifs.

Der Anspruch auf Ausbildungszulagen besteht, wenn das Kind:

• die obligatorische Schulzeit beendet hat

• und sich in einer nachobligatorischen Ausbildung befindet

• und mindestens 15 Jahre alt ist

Solange das Kind in der Ausbildung ist, werden Ausbildungszulagen ausgerichtet. Der Anspruch besteht bis zum Abschluss der Ausbildung, längstens jedoch bis zum Ende des Monats des 25. Geburtstags.

Findet das Kind keinen Ausbildungsplatz oder ist es arbeitslos, besteht kein Anspruch auf Ausbildungszulagen.

Register Aktivität

Das wichtigste Feld in diesem Register ist das Eintrittsdatum des Mitarbeiters. 

Für die Erfassung des Arbeitsortes klicken Sie in der Schaltflächengruppe «Arbeitsort hinzufügen».

• Wählen Sie hier den entsprechenden Arbeitsort an, welchen sie vorgängig in den Stammdaten unter Lohn-Arbeitsorte erfasst haben, sowie das korrekte «Von»-Datum.

Register Salär

Hier erfassen Sie die Lohnarten, die monatlich berechnet werden, wie Monatslohn, Stundenlohn, pauschale Spesen usw. Ausserdem erfassen Sie auch Hilfslohnarten z.B. zur Steuerung des 13. Monatslohns.

Ebenfalls werden hier die Sozialversicherungsabzüge konfiguriert.

Lohntyp

Wählen Sie den für den Mitarbeitenden gültigen Lohntyp aus.

Durch die Auswahl des Lohntyps wird gesteuert, welche Lohnarten für diesen Mitarbeiter berechnet werden und welche nicht. Zum Beispiel wird so einem Mitarbeitenden im Monatslohn keine monatliche Ferienentschädigung ausbezahlt.

Beschäftigungsgrad

Der Beschäftigungsgrad ist einerseits relevant für die Berechnung der Löhne, andererseits für die korrekte Berechnung von Stunden- und Tagesansätzen.

Ist bei einem Mitarbeitenden der Beschäftigungsgrad nicht eindeutig, erfassen Sie den Durchschnittswert der letzten 12 Monate. 

AHV geringfügiger Lohn

Dieses Kontrollfeld muss aktiviert werden, wenn der Mitarbeiter in einer Nebentätigkeit bei Ihnen beschäftigt ist und pro Jahr weniger als CHF 2‘300.- Bruttoeinkommen hat. Sollte der Mitarbeiter trotzdem die Grenze von CHF 2'300.- pro Jahr überschreiten, wird automatisch rückwirkend die AHV für das ganze Jahr abgezogen.

Ein AHV-Bezüger kann nicht im Nebenerwerb tätig sein.

Salärdaten

In den Salärdaten werden die Steuerungslohnarten wie auch die Einkunftslohnarten erfasst.

Über die Schaltfläche «Lohnart hinzufügen…» der Schaltflächengruppe «Salärdaten» können Sie die Lohnarten mittels Doppelklick in die Salärdaten des Mitarbeitenden übernehmen.

 

Erklärungen zu den einzelnen Lohnarten finden Sie im Lohnartenstamm (Menü Lohnbuchhaltung – Lohnarten). Mittels Doppelklicks auf eine Lohnart öffnen Sie diese. Im Register «Beschreibung» wird erklärt, was allfällig erfasst werden muss, wie die Lohnart rechnet und wie sie mit anderen Lohnarten interagiert.

Abzüge

Bei der Erfassung eines neuen Mitarbeiters werden automatisch die gesetzlichen Abzüge sowie je einen Abzug für UVGZ und KTG beim Mitarbeiter eingefügt. Sie müssen nur noch auswählen, welche Abzugsart zum Tragen kommt.

Verschiedene Versicherungsarten beinhalten verschiedene Abzugsarten. Folgende Tabelle soll Ihnen dies veranschaulichen.

Die vordefinierte Abzugskonfiguration «VWK» wird nicht in den Personalstamm übernommen. Diese Abzugsart berechnet den Verwaltungskostenbeitrag für die Ausgleichskasse und wird automatisch berechnet, sobald der Mitarbeitende AHV-pflichtig ist.

Falls Sie bei der Versicherungsart BVG einen der beiden Einträge «BVG-Tabelle, Abzug in %» oder «BVG-Tabelle, Abzug in %, durch Arbeitgeber bezahlt» wählen, müssen Sie im Feld «BVG-Code» die zuvor in den Stammdaten erfasste BVG-Tabelle auswählen. Diese wird benötigt, damit das Programm den korrekten Prozentsatz für die Berechnung des Risiko- und Sparbeitrages verwenden kann.

Haben Sie zusätzliche Abzugskonfigurationen erfasst, können Sie den automatisch hinterlegten Abzugscode ändern. Ob eine weitere Abzugskonfiguration für eine Versicherungsart vorhanden ist, sehen Sie daran, dass das betreffende Feld in der Spalte «Abzugscode» weiss hinterlegt ist.

 

Register Quellensteuer

Neben den bereits erfassten quellensteuerrelevanten Daten, müssen noch einige Angaben im Register Quellensteuer erfasst werden. Im Feld «Ausländerbewilligung» wird die Art der Aufenthaltsbewilligung des Mitarbeiters hinterlegt. Ebenfalls muss die Konfession des Mitarbeiters erfasst werden, da je nach Konfession der Quellensteuertarif mit oder ohne Kirchensteuer angewendet wird.

Der QST-Kanton und die Gemeinde werden automatisch ausgefüllt.

Den vom Programm vorgeschlagenen Tarif können Sie falls nötig manuell ändern über die Schaltfläche «Tarif ändern…». Auch kann beim Wechsel des QST-Tarifs über die Schaltfläche «Neuer Tarif» eine neue Zeile erfasst werden.

Register Auszahlung

Im Register Auszahlung erfassen Sie die Bankverbindung des Mitarbeiters. Über die Schaltfläche «Neu…» kann die Zahlungsverbindung erfasst werden.

Register Statistik

Die Anzahl der Stunden pro Woche wird aus den Stammdaten (Arbeitsort) übernommen und gemäss dem Beschäftigungsgrad des Mitarbeiters berechnet. Hat dieser Mitarbeiter eine abweichende Arbeitszeit, aktivieren Sie das Kästchen «Individuell» und erfassen die gewünschte Anzahl Stunden.

Weitere Informationen

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Kursorte und –daten:
Das Programm der Infoniqa Academy wird an unterschiedlichen Kursorten durchgeführt und laufend auf die Bedürfnisse unserer Kunden ausgerichtet.
Sie finden alle Kurstermine unter https://www.sage.com/ch/schulungen oder 058 944 18 85.