ELM 5 - Neuerungen

ELM 5 ist ab den Versionen 2024.0 SP4 und Version 2025.0 erhältlich.
 

ELM 5 ist eine Erweiterung und Verbesserung gegenüber ELM 4.0. Was ist Swissdec? Hier erfahren Sie mehr über die Swissdec.

Empfangsbereite Institutionen finden Sie auf der Swissdec-Website data-receiver | Swissdec

Die Einrichtung im ONE 200 Personal basiert auf der Vorversion ELM 4.0.

Damit die Daten am Ende des Jahres elektronisch übermittelt werden können, müssen in der Lohnbuchhaltung die notwendigen Eckwerte erfasst sein. Die Versicherungsgesellschaften stellen dazu ein ELM-Versicherungsprofil zur Verfügung, welches sämtliche notwendigen Informationen enthält.

Diese Anleitung steht Ihnen auch als Video in unserer Infoniqa Academy unter folgendem Link zur Verfügung:

https://academy.infoniqa.com/one-200-personal-neuerungen-zu-elm-5

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Inhaltsverzeichnis

Einstellungen

Organisation

Personalstamm

Auswertungen

Institutionen

Pflichtigkeiten BVG/PK

Codes

Übermittlungen

Statistiken

Einstellungen

Im Register Personal 2/2, bei der Gruppe ELM kann neu definiert werden, ob die Daten grundsätzlich via ELM übermittelt werden soll oder nicht. Diese neue Einstellung ist standardmässig aktiviert. Wenn diese Einstellung deaktiviert wird (Flag entfernen), werden diverse Plausibilisierungen bei der Erfassung von Daten ausgeschaltet (z.B. in den Organisationen, Institutionen, Pflichtigkeiten etc.).

Organisation

Arbeitsort

Neu kann eine Organisationseinheit als Arbeitsort definiert werden. Die Checkbox wird jedoch erst aktiv, wenn der Organisationseinheit eine Adresse hinterlegt wurde.

Wenn eine Organisationseinheit als Arbeitsort definiert wurde, sind folgende Felder zwingend zu erfassen:

• Adresse
• UID-BFS
• BUR-Nr.
• Wochenarbeitszeit

BUR-Nummer

In der Organisationseinheit können die BUR-Nummern auch mit Buchstaben erfasst werden. Die neuen BUR-Nummern beginnen in Zukunft mit A. Prüfen Sie die BUR-Nummer bei der nächsten Kommunikation des BFS.

Wochenarbeitszeit in Lektionen

Die Lektionen bei den Organisationseinheiten müssen neu mit zwei Nachkommastellen erfasst werden. 

Lohnvereinbarung bei den Organisationseinheiten

Die Einträge der Lohnvereinbarung wurden für die oberste Stufe der Organisationseinheiten angepasst.

Personalstamm

Register Personalien

Bis und mit den Programm-Versionen 2024.0 SP6 und 2025.0 SP2 muss bei dem Zulagenkanton FAK die Institution hinzugefügt werden.

Ab den Versionen 2024.0 SP7 und 2025.0 SP3 ist dies nicht mehr notwendig.

Register Zusatzangaben

Neu gibt es die Checkbox «Saisonier / Temporär angestellt» im Register Zusatzangaben. 
Saisoniers und Temporär Angestellte Personen (Wiederkehrende Personen) müssen für die QST-Meldung speziell gekennzeichnet werden, wenn diese einen Austritt haben.

Dies ersetzt die Erfassung eines Codes im Register Zahlfelder.

Register Angehörige

Beim Update auf die neueste Version (2025 oder 2024 SP4) wird bei allen quellensteuerpflichtigen Personen bei den Kindern das Datum für den Beginn des Anspruchs auf QST-Kinderabzug automatisch auf den 1. Tag des Folgemonats nach dem Geburtstag gesetzt. Es sei denn, das Datum wurde bereits manuell erfasst.

Genau gleich verhält es sich bei der Erfassung von Kindern. Nach der Eingabe des Geburtsdatums wird automatisch das Datum für den Beginn des Anspruchs auf QST-Kinderabzug vorgeschlagen.

Register Bewilligung

Die Einträge der Bewilligung wurde angepasst.

Register Quellensteuer

SSL-Nummer

Die SSL-Nummer wird im Register Quellensteuer bei jedem Mitarbeiter angezeigt. Diese wird pro Kanton in der Institution erfasst. Dies ist wichtig, wenn mehrere QST-Gemeinden pro Kanton mit diversen SSL-Nummern vergeben wurden.

Grenzgänger

Die Quellensteuer-Anpassung aufgrund des neuen Grenzgängerabkommen mit Italien muss mit der Übermittlung nun berücksichtigt werden.

Prozess:
Das Programm erkennt automatisch die in Italien ansässigen Mitarbeiter, welche den Arbeitsort in GR, VS oder TI haben. Für diese Mitarbeiter muss zwingend ein «Grenzgänger-Datum» erfasst werden. Es wird automatisch geprüft, ob das Datum nach Inkrafttreten des GGA mit Italien liegt (Datum nach 17.07.2023). Falls das Datum nach Inkrafttreten liegt, werden die Felder Grenzgänger-Datum, Italienische Steuernummer und Geburtsort/Geburtsstaat zu Pflichtfelder.

Neu muss bei diesen Personen auch das Feld Grenzgänger ausgefüllt werden.

Kontrolle: Alle Personen welche das Feld ausgefüllt haben, erscheinen auf der Grenzgänger-Auswertung in der ELM Jahresmeldung.

Speziell bewilligt durch die KSTV
Falls ein Mitarbeiter einen speziell bewilligten Quellensteuer-Code hat, wird neu diese Checkbox aktiviert. (Anstatt im Personalstamm/Tab Zahlfelder der Wert 1 mit Code QST_SPEZIAL_CODE)

Anteil Telearbeit

Für Grenzgänger Frankreich kann der Anteil der Telearbeit in % eingegeben werden:

Register Auswertungen

Für die Übermittlung wurden im Register Auswertungen vier neue Checkboxen hinzugefügt.

Im Falle von Mitarbeiterbeteiligungen hat der Arbeitgeber im Rahmen des Lohnausweises weitreichende Bescheinigungspflichten. Diese unterscheiden sich zum einen je nach Art der Mitarbeiterbeteiligung. Zum anderen ist dabei auch zu differenzieren, ob der / die Mitarbeitende die Mitarbeiterbeteiligung erwirbt, einfach hält oder realisiert.

Neu muss auch das Datum eines Todestages übermittelt werden. Dafür gibt es eine zustätzliche Checkbox «Verstorben am:»
Auf dem Lohnausweis wird dies wie bis anhin mit dem Lohnnachgenuss angedruckt.

Register Statistik

Die Ausbildungen wurden angepasst

Art der Lohnzahlung / Vertragsarten / Informationen

Die Art der Lohnzahlung wird bei der Migration übernommen, wie auch die Vertragsart. Zu ergänzen ist die Information zur Vertragsart.

Die drei Felder hängen voneinander ab und je nachdem was in der Art der Lohnzahlung gewählt wurde, stehen in der Combobox Vertragsarten und Informationen andere Werte zur Auswahl.

Beispiel Lohnzahlung pro Stunde/Lektion
Die Information ist aufsteigend aufgelistet. 
3 = nur Grundlohn
4 = zusätzlich Ferienvergütung
5 = zusätzlich Feiertagsentschädigung
6 = zusätzlich 13. Monatslohn

4 neue Felder wurden hinzugefügt:

• Verliehenes Personal
• Stammpersonal (öffentliche Verwaltung)
• Profiling
• Ferienanspruch in Tagen

Erklärungen:

Verliehenes Personal
Die Kennzeichnung erlaubt es, das verliehene Personal eindeutig zu identifizieren. Diese Information wird 
nur bei Unternehmen, die Personal verleihen (Temporärbüros) benötigt. Das verliehene Personal wird auf 
diese Weise vom eigenen, internen Personal der Temporärbüros unterschieden. 
Verliehenes Personal = Kennzeichnung aktiv --> Flag setzen
Internes Personal = Kennzeichnung inaktiv --> kein Flag
Personen, die von Temporärbüros verliehen werden, müssen von diesen und nicht von den Unternehmen, in denen sie ihre Arbeit ausüben (Firmen, die Dienstleistungen in Anspruch nehmen), gemeldet werden. 

 Stammpersonal in öffentlichen Verwaltungen
Kennzeichnung, welche erlaubt das Stammpersonal bei öffentlichen Verwaltungen eindeutig zu identifizieren. Sie wird nur bei öffentlichen Verwaltungen (Gemeinde, Städte, Bezirke, Kantone, Bund, …) und Kirchen benötigt. Das Stammpersonal wird auf diese Weise von den vielen Mandanten (Prüfungsexperten, Dolmetscher usw.) und Anstellungen, die nicht zum Stammpersonal gehören, unterschieden. 
Stammpersonal = Kennzeichnung aktiv --> Flag setzen
Anderes = Kennzeichnung inaktiv --> kein Flag

Flexibles Feld für das Profiling
Diese Variable kann nur ausgefüllt werden, wenn im Voraus eine entsprechende Abmachung im Rahmen 
des Profilings zwischen dem BFS und dem Unternehmen vereinbart wurde. Es handelt sich hierbei um Zusatzinformationen, die erforderlich sind, um bestimmte Besonderheiten mancher Unternehmen zu berücksichtigen
Bei der Zusammenstellung verschiedener Informationen (Verkettung), sind diese Informationen durch einen «_» zu trennen. Z.B. CR01_AG1

Erweiterung der Wochenarbeitszeit

Die Gruppe Wochenarbeitszeit wurde mit der Option Regelmässig/Unregelmässig erweitert.

Zusätzlich wird der Beschäftigungsgrad aus dem Register Anstellung (Beschäftigung) angezeigt.

Die Berechnung der Wochenarbeitszeit in Stunden für «Regelmässig» basiert auf den Angaben der Wochenarbeitszeit in der Organisationseinheit / 100 * Beschäftigungsgrad in der Anstellung.

(Wurde vor der Migration beim Mitarbeiter die Wochenarbeitszeit abweichend der Wochenarbeitszeit in der Organisationseinheit erfasst, wird dies nach der Migration als Individuell abgebildet. Dies hat Auswirkungen auf den Beschäftigungsgrad auf dem Lohnausweis)

Für eine vollständige Übermittlung der Statistiken müssen noch zusätzliche Lohnartensets hinzugefügt werden.

Hier ein Beispiel zum Erfassen des Lohnartensets «ELM_BFS_BRUTTO_LOHN»

Auswertungen

Lohnausweis

Für den Lohnausweis gibt es neu verschiedene Typen:

Entwurf: 
Es wird noch keine definitive Dokumenten-ID (DocID) erstellt. Diese Option wird gewählt, um zu kontrollieren, ob alle Daten auf dem Lohnausweis korrekt sind. Dass es sich um einen Entwurf handelt, sieht man im unteren Teil des Lohnausweises.

Final: 
Wenn sämtliche Daten überprüft und definitiv korrekt sind wird der Lohnausweis «Final» erstellt. 

Dazu wählt man den Button Final. Im Lohnausweis wird die weltweit eindeutige Dokumenten-ID (DocID) im unteren Teil des Lohnausweises angedruckt.

Hinweis: Ist eine Vorschau als Final gestartet worden, können die Lohnausweis nicht mehr ein zweites Mal als Final via E-Versand gesendet werden. Starten Sie die Vorschau immer als Entwurf.

Wurde die Vorschau bereits final erstellt, können Sie den Mitarbeitern eine Kopie zusenden.

Der Name für diesen Lohnausweis-Lauf wird automatisch anhand der Periode erstellt und kann manuell abgeändert werden.

Rektifikat / Ersatzmeldung

Für Korrekturen von fehlerhaften Lohnausweisen bestehen folgende Möglichkeiten:

Rektifikat: 
Wurde im Lohnausweis eines einzelnen Arbeitnehmers ein Fehler festgestellt, kann dies mittels einer Einzelmeldung (Rektifikat) mit Angabe der ursprünglichen Identifikationsnummer (DocID) und des ursprünglichen Datums (CreationDate) in den Standardbemerkungen korrigiert werden.

Ersatzmeldung:
Wurde in der Lohnverarbeitung des betreffenden Jahres ein Fehler festgestellt, welcher alle oder zumindest einen Grossteil der Arbeitnehmer betrifft, können mittels einer Ersatzmeldung alle Lohnausweise ersetzt werden.

Mit der Option Rektifikat/Ersatzmeldung kann ein definitiv (final) erstellter Lohnausweis korrigiert werden. Sämtliche definitiv (final) erstellten Lohnläufe werden in einer Combobox angezeigt:

Mit der Lupe auf der rechten Seite können die Details zu den einzelnen Lohnläufen angeschaut werden. Es können dabei alle Mitarbeiter oder nur einzelne für ein Rektifikat/Ersatzmeldung ausgewählt werden.

Auf dem Lohnausweis wird ein Hinweis unter 15. Bemerkungen angedruckt und die neue Dokumenten-ID (DocID) angezeigt

Weitere Korrekturen von bereits korrigierten Lohnausweisen werden wiederum als Rektifikat von einem Rektifikat angezeigt.

Kopie: 
Bereits finalisierte oder korrigierte Lohnausweise können zum erneuten Druck als Kopie gewählt werden.

Beispiel für den Ablauf:

1. Lohnausweise als «Entwurf» in der Vorschau öffnen, kontrollieren.
2. Nachdem die Lohnausweise kontrolliert und nun versandbereit sind, als «Final» an den E-Postausgang senden.
3. Lohnausweise als «Kopie» für die Ablage
   
4. Lohnausweise via ELM an die entsprechenden Kantone übermitteln.

Institutionen

Für die Übermittlung der Jahresabrechnungen benötigt es ein «Gültig ab» Datum der Institution. Tragen Sie bei jeder Institution dieses Datum ein.

Mit ELM 4 musste für die BVG keine Institution erfasst werden. Dies ist mit ELM 5 aber für erforderlich. Bitte erfassen Sie in jedem Fall, sofern noch nicht vorhanden, eine Institution für BVG.

Pflichtigkeiten - BVG/PK

Damit die Swissdec-Auswertungen, auch für AHV, UVG usw. fehlerfrei geöffnet werden können, braucht es neu eine Pflichtigkeit PK oder BVG mit dem Code BVG_

Dieser Code ist für alle Jahreslisten im Register ELM zwingend und für die Übermittlungen via ELM.

Codes

Neue Combobox: Statistik-Buchungskreis

In der Codetabelle (Register VERWALTUNG) wurde ein neuer Code für den Lohnausweis erstellt: 
Statistik Buchungskreis. 

In den Organisationseinheiten gibt es ein neues Feld: Statistik-Buchungskreis.

Hier können die erfassten Werte aus der Codetabelle gewählt werden. Standardmässig sind keine Werte vorhanden. (Zur Zeit gibt es keinen Geschäftsfall dazu)

ExpatriateRuling genehmigt durch die Steuerverwaltung

Neu sind Auswahl des Textes und Ergänzung mit Kanton und Datum möglich.

Dazu muss in den Codes bei den LAW_Bemerkungen für die Ziffer 15 ein neuer Code erstellt werden:

• Kurzer Text: LAW_CODE_15_ELM_11
• Langer Text: Standardbem. Genehmigtes ExpatriateRuling
• Text Doku: LU_20250301
  

Auszug aus den Swissdec-Richtlinien:

8.2.3 Ziffer 15 (Rz 63 – 71)
Finden Regelungen (Spesenreglemente, Expatriate-Rulings, Einhaltung von Rz 52, Verkehrswert von Mitarbeiterbeteiligungen, etc.) für das gesamte Personal Anwendung, kann der entsprechende Text bei den Unternehmensdaten erfasst werden. Gelten die Regelungen nicht für das gesamte Personal, ist der entsprechende Text individuell bei den Personendaten zu erfassen.
8.2.3.1 Spesenreglement und Expatriate-Ruling
Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor oder die Bedingungen von Rz 52 sind eingehalten, wird bei der Ziffer 13.1.1 auf den Spesenbetrag verzichtet. Werden die Bedingungen von Rz 52 eingehalten ist bei Ziffer 13.1.1 ein Kreuz einzutragen.

Register ELM

AHV Negativlöhne

Neu darf bei den Jahresdeklarationen kein AHV-Minuslohn aus den Vorjahren übermittelt werden. Dazu musste die Funktion AHV-Negativlöhne implementiert werden.

Beispiel: 
Mitarbeiter ist im Januar ausgetreten. Im Februar muss ihm noch Taggeld verrechnet werden, welches höher ausfällt als der Januar-Lohn, weil ein Teil davon das Vorjahr betrifft. Dies ergibt einen negativen AHV-Lohn.

Vor der Übermittlung der AHV-Löhne an die Ausgleichskasse ist diese Funktion zu prüfen. Es werden alle Mitarbeiter aufgelistet, welche einen negativen AHV-Lohn ausweisen. Mit dieser Funktion können Sie die Beträge aufteilen, wieviel davon das Vorjahr betrifft und wieviel das aktuelle Jahr.

Wird diese Funktion nicht genutzt, werden die Beträge mit 0.00 übermittelt.

Lohnmeldung

Testmeldungen

Für Testmeldungen können keine Status-/Resultatabfragen mehr getätigt werden.

Status-/Resultatabfrage

Eine "mehrmalige" Status-/Resultatabfrage ist nicht mehr möglich/erlaubt. Da die Anwender sich jedoch seit ELM 4 gewohnt sind, sofort nach der Übermittlung die Status-Abfrage zu betätigen, kann es vorkommen, dass hier von der Gegenseite noch keine bzw. nicht alle Quittungen bereit sind und die Übermittlung muss erneut geschehen.

Um dies zu "verhindern" wird der Button (in Zukunft) für die Resultatabfrage erst aktiv, wenn ein Resultat vorhanden ist.
Aktuell bitten wir Sie, vor dem aktivieren des Buttons Status-/Resultatabfrage einige Sekunden zu warten.
Da die Anzahl der Anfragen bei Jahresmeldungen erfahrungsgemäss höher ist, empfehlen wir, hier einige Minuten Geduld zu haben bevor die Status-/Resultatabfrage getätigt wird.

Jahreslisten - Neue Swissdec-Auswertungen

So sieht z.B. die AHV-Lohnbescheinigung mit dem Swissdec-Viewgen aus:

Beispiel einer QST-Abrechnung

Nach der Status-/Resultatabfrage haben Sie die Möglichkeit, eine Auswertung zu generieren.

Statistiken

Auszug aus dem Dokument Richtlinien für Lohnstandards der Swissdec:

Mit dem Lohnstandard-CH (ELM) V5.0 werden alle Statistiken in einer monatlichen Datenübermittlung zusammengefasst. Das Unternehmen muss im System keine Unterscheidung mehr vornehmen für 
die unterschiedlichen Erhebungen.
Nach der Übermittlung erhält das Unternehmen eine zeitnahe integrierte Rückmeldung, die aufgrund der 
vom BFS angewandten Regeln erstellt wird. Das BFS kann bei dieser Rückmeldung aufgrund der Datenqualität eine Ablehnung und eine Korrektur der Meldung verlangen. Erst mit der Rückmeldung «Prozess beendet» ist die gesamte Übermittlung erfolgreich abgeschlossen. 
Zusätzlich zum Übermittlungsprozess kann das BFS später mit dem Unternehmen Kontakt aufnehmen, 
um mögliche Unstimmigkeiten und Fragen direkt zu besprechen. Bei Bedarf kann das BFS eine neue 
Übermittlung mit korrigierten Daten verlangen.

Es ist wichtig zu beachten, dass für die Teilnahme an der LSE 2024 mit ELM-Version 5 zwingend die monatlichen Daten für Oktober, November und Dezember 2024 an das BFS übermittelt werden müssen.

Eine Freigabe auf eine andere Website, wie dies mit ELM 4 der Fall war, ist nicht mehr erforderlich. Der ganze Prozess wird nun medienbruchfrei direkt in der ELM-Übermittlung integriert. Als Abschluss der Übermittlung müssen Sie das Resultat abholen. Ein Ausdruck der übermittelten Daten ist nicht möglich.

 Grundsätze für die monatliche Statistikmeldung (Auszug aus Swissdec-Richtlinien)

• Die übermittelten Daten sind nicht nach den jeweiligen Erhebungen sortiert, sondern stehen in einem logischen Zusammenhang mit der Lohnverarbeitung im Unternehmen und den erwarteten Statistikdaten.
• Die Statistikmeldung enthält einerseits Personen- und Lohndaten für den aktuellen Monat (isolierte 
  Werte) und andererseits kumulierte Lohndaten seit Eintritt oder Jahresbeginn.
• Die jeweiligen Daten sind im ERP-System bei jeder Änderung (z.B. bei Personalmutationen) laufend 
  zu aktualisieren, sodass die übermittelten Daten das Bild des entsprechenden Monats korrekt widerspiegeln. Die Übermittlung für einen zukünftigen Monat ist unzulässig.
• Das BFS kann für einen fehlenden Monat jederzeit die entsprechenden isolierten und kumulierten 
  Daten nachträglich verlangen.
• Wenn das System die Funktion der Mehrfachbeschäftigung unterstützt, wird für jeden Arbeitsvertrag monatlich ein separates Element <Person> mit den dazugehörenden Werten im Element <StatisticSalary> übermittelt.
• Rückwirkende Korrekturen sind immer nach dem Realisierungsprinzip zu verarbeiten. Sie fliessen 
  demzufolge je nach Lohnart in die monatlichen oder jährlichen Lohnbasen des aktuellen Verarbeitungsmonats.
• Personen mit einem Austritt müssen im Austrittsmonat übermittelt werden. In den darauffolgenden 
  Monaten werden sie nicht mehr übermittelt.
• Nachzahlungen nach Austritt im aktuellen Jahr oder im Vorjahr werden nicht mehr gemeldet.
• Bei einem Austritt und Wiedereintritt wird für die neue Beschäftigungsperiode ein neues «Packet» 
  der jährlichen Lohnbasen gebildet. So entsteht für jeden Beschäftigungsraum ein separates 
  «Packet» mit von/bis-Daten der jährlichen Lohnbasen.