Allgemeine Stammdaten

Konditionen

Die Zahlungskonditionen werden auch für den Mitgliederstamm verwendet:

Die Konditionen können unter Daten – Zahlungskonditionen hinterlegt werden.

Die Mitgliederverwaltung benötigt eine Zahlungskondition, um die Debitoren richtig managen zu können.

Zahlungsverbindungen

Die Zahlungsverbindungen werden auch für den Mitgliederstamm verwendet:

Hier kann bei Bedarf die eigene Zahlungsverbindung je Mitglied übersteuert werden. Die Übersteuerung bezieht sich auf die in den Standardeinstellungen hinterlegten Zahlungsverbindung. (Siehe Kapitel 2.2)

Denken Sie bitte daran, die Zahlungsverbindung muss je nach Kontoart hinterlegt werden. Bei einer Bank z. B. die den Orangen-Einzahlungsschein richtig andrucken & verbuchen können soll, benötigt die richtigen Angaben im Register ESR. Es würde zu weit führen diese Details hier zu beschreiben, bitte konsultieren Sie hierzu den Infoniqa ONE 200 Finanz Beschrieb zur Thematik Debitorenverwaltung. Oder melden Sie sich bei der Infoniqa ONE 200 Finanz Hotline, um diese etwas heiklere Stammdaten richtig zu parametrieren.

Ausserdem ist zu empfehlen, falls Sie eine neue Zahlungsverbindung mit ESR parametrieren, Ihrem Finanzinstitut ein paar Probe-Einzahlungsscheine zu senden, um die Positionierung und die Richtigkeit der Referenzzeile bestätigen zu lassen.

Debitoren Differenz-Management

Das Debitoren Differenz-Management ist für folgenden Mechanismus gedacht: Unsere Standard-Mitglieder-Rechnung füllt zwar den Einzahlungsschein sauber ab mit allen relevanten Informationen, bis auf den Betrag. Die Betragsfelder, werden frei bleiben:

Dies hat der Vorteil, dass Ihr Mitglied nebst dem Mitgliederbeitrag auch gleich noch etwas Spenden kann. Das bedeutet wir können eine Überzahlung oder eine Mehrzahlung als den Mitgliederbeitrag automatisiert Verbuchen lassen. Die Infoniqa ONE 200 Debitorenverwaltung hat auf der Offenpostenliste den Mitgliederbeitrag als offenen Posten Verzeichnet, sollte nun eine Überzahlung via ESR auf dem Bank/Post-Konto eingehen, ist die Debitorenverwaltung fähig den Differenzbetrag automatisiert zu verbuchen. Dazu benötigen wir jedoch einige Stammdaten im Finanz. Wir wechseln hierzu ins Infoniqa ONE 200 Finanz:

Die Infoniqa ONE 200 Debitorenverwaltung benötigt eine Regel, wie die angesprochene Differenz verbucht werden soll. Das können wir via eine Beleg-Art bei den Debitorenstammdaten definieren.

Hier wird definiert, was es für Bewegungsarten gibt: Überzahlung, Unterzahlung oder Benutzerdefiniert. Für unseren Geschäftsfall benötigen wir eine Überzahlungsdifferenz und definieren, wohin die Differenz gebucht werden soll.

Damit dies jetzt jedoch auch automatisch so verbucht wird, muss ich in den Einstellungen diese Buchungsart noch als Standard für Überzahlungen definieren.

Somit weiss Infoniqa ONE 200 Finanz, wie eine Überzahlung gehandelt werden soll. Es wäre selbstverständlich auch möglich eine Unterzahlung zu definieren, jedoch ist es bis Anhin in der Praxis nicht gefragt dies zu automatisieren. Mitgliederbeiträge sind verbindliche Schulden und haben somit bei Unterzahlung einen komplexeren Arbeits-Prozess zur Folge, als dies einfach durch eine Automatisierte Buchung abgehandelt werden kann. Falls diese Einstellung nicht getätigt werden kann, gilt es zu überprüfen ob die Lizenzoption Debitorendifferenz-Management ebenso freigeschaltet ist. Falls nicht, ist dies nachzuholen, es ist ein Vorausgesetzter Bestandteil der Mitliederverwaltung. Für die Spendenverwaltung ist es nicht massgebend da diese Zahlungen nicht über die Debitorenverwaltung kommen.

Toleranzen

Wenn wir uns schon im Finanz bewegen, können wir uns auch gleich um andere Stammdaten kümmern, die noch benötigt werden.

In den Toleranzen hinterlegen wir eine Regel wie hoch Überzahlungen sein dürfen, bevor wir manuell eingreifen müssen. Ich hab’s hier gut gemeint und Fr. 100’000.— hinterlegt, in den meisten Fällen gehen wir hier auf Fr. 10'000.—. Es ist Sache der Ist-Aufnahme hier die Höhe der Überzahlung zu definieren.