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Jahresabschluss

  • Aktualisiert

Hier finden Sie die wichtigsten Schritte, Abschlussarbeiten und Anpassungen für das neue Geschäftsjahr jedes einzelnen Moduls.

Finanz

Erstellung der Abschlussunterlagen (Aufbewahrungspflicht)

Von Gesetzes wegen sind Sie verpflichtet, diverse Abschlussunterlagen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Darum wird unbedingt empfohlen, die wichtigsten Auswertungen auszudrucken und entsprechend zu archivieren. Infoniqa ONE 200 bietet Ihnen dabei die Möglichkeit, alle Auswertungen auszudrucken.

Um allen gesetzlichen Pflichten nachzukommen, empfehlen wir den Ausdruck folgender Auswertungen:

Hauptbuch:

  • Bilanz per Ende Geschäftsjahr

  • Erfolgsrechnung per Ende Geschäftsjahr

  • Eröffnungsbilanz per Anfang des neuen Geschäftsjahres

  • Kontoauszüge oder Buchungsjournal aller Konten des ganzen Geschäftsjahres

  • MwSt.-Abrechnungen

Nebenbücher:

  • Offene-Posten-Liste per Ende Geschäftsjahr

  • Bewegungsliste über das ganze Geschäftsjahr

Neues Geschäftsjahr eröffnen

Hinweis: Falls eine Anpassung des Kontenplans, der Kostenstellen oder Kostenartenplan notwendig ist, diese bitte vor Eröffnung des neuen Geschäftsjahres im alten Jahr eintragen.

Sie öffnen das Infoniqa Modul Finanz und gehen im Ribbon «Daten» in das Register «Allgemeine Stammdaten» unter die Funktion «Geschäftsjahre bearbeiten». Hier können Sie ein neues Jahr eröffnen.

Sie können nun über den Button «Neu» ein neues Geschäftsjahr eröffnen. Im Mandanten wird automatisch der angemeldete Mandant übernommen. Identifikation und Bezeichnung wird anhand der letzten Jahre vorgeschlagen. Diese können aber auch angepasst werden.

Belegnummer manuell anpassen

Beim Eröffnen des Geschäftsjahres können Sie auswählen, ob die Belegnummern zurückgestellt werden sollen oder nicht. Wenn Ihre Belegnummer 0 ist, aktivieren Sie die Option «Belegnummer zurückstellen».

Die Belegnummern können Sie auch manuell anpassen. Beim Zurückstellen der Belegnummern müssen Sie die Checkbox deaktivieren, um diese manuell anzupassen.

Mit dem Button «Nummerierung» können Sie gleich die neuen Belegnummern erfassen.

Hinweis: Achten Sie auf die Stellen der Nummern und beginnen Sie mit derselben Anzahl Stellen wie im Vorjahr.

Unter den Einstellungen können Sie unter «Debitoren / Kreditoren 1/5» die Belegnummern anpassen.

Hinweis: Die Anpassungen müssen zwingend im neuen Geschäftsjahr vorgenommen werden.

Arbeiten in zwei Geschäftsjahren

Sobald in Infoniqa ONE 200 das neue Geschäftsjahr eröffnet wurde, können Sie in dieses buchen. In welchem Geschäftsjahr man sich gerade befindet, können Sie aus der Statusleiste entnehmen. Ebenfalls über die Statusleiste kann das Geschäftsjahr gewechselt werden. Die beiden Geschäftsjahre können nahtlos nebeneinander bebucht werden.

Anfangs eines neuen Jahres kann es vorkommen, dass Debitoren ESR-Files verarbeitet werden müssen, welche sowohl Zahlungen vom alten sowie auch Zahlungen vom neuen Geschäftsjahr beinhalten. Beachten Sie dazu bitte unsere Anleitung: Debitoren ESR Einlesen Geschäftsjahrübergreifend

Umsatzabstimmung Mehrwertsteuer

Das MwSt.-Gesetz ab 1. Januar 2010 verpflichtet die steuerpflichtige Person, die Steuerabrechnungen einer Steuerperiode mit ihrer Erfolgsrechnung abzugleichen und allfällige Fehler bis spätestens am 180. Tag der betreffenden Steuerperiode zu korrigieren. Man spricht in diesem Zusammenhang von der sogenannten Finalisierung. Mit diesem Zeitpunkt wird die Steuerforderung definitiv.

Die deklarierten Umsätze und die geltend gemachten Vorsteuern sind periodisch (mindestens 1 x jährlich) mit der Buchhaltung abzustimmen. Die Auswertung «Verprobung» (Registerkarte Hauptbuch, Gruppe Steuern) ist hierfür ein ideales Hilfsmittel.

Weitere Details finden Sie hier.

Gewinnverbuchung

Infoniqa ONE 200 erstellt keine automatische Gewinn-/Verlustbuchung. Die Buchung wird gemäss Ihren Kriterien per Ende Geschäftsjahr als normale Hauptbuch-Buchung erstellt. Für Infoniqa ONE 200 gilt der Gewinn als verbucht, wenn beide Seiten der Bilanz und Erfolgsrechnung ausgeglichen sind und dadurch kein «unverbuchtes Ergebnis» mehr ausgewiesen wird.

Weitere Details finden Sie hier.

Neubewertung der Fremdwährungen

Bedingt durch Wechselkursschwankungen und aufgrund der Bewertungsvorschriften (Vorsichtsprinzip) ist es spätestens Ende des Geschäftsjahres notwendig, die Fremdwährungskonten neu zu bewerten.

Bei dieser Arbeit unterstützt Sie Infoniqa ONE 200 mit der Funktion «Kursdifferenzen». Diese Funktion berechnet automatisch, wie viel der Fremdwährungssaldo der jeweiligen Konten zum Bewertungskurs in der Landeswährung wert ist. Diese automatische Berechnung setzt jedoch voraus, dass die Kurs-Stammdaten aktuell sind. Die Differenz zwischen dem gebuchten und berechneten Saldo in der Leitwährung wird mit einer Kursgewinn-/Kursverlustbuchung ausgeglichen.

Die Funktion «Kursdifferenzen» finden Sie unter der Registerkarte «Buchhaltung».

Hinweis: Für die Berechnung/Verbuchung der Kursdifferenzen werden nur nicht steuerpflichtige Konten vorgeschlagen. Im Weiteren werden nur Konten berücksichtigt, für die im Kontenplan ein Gegenkonto für Kursgewinne/Kursverluste festgelegt ist. Fremdwährungskonten ohne Kursgewinn oder –Verlustkonto-Angabe, bleiben für die Bewertung unberücksichtigt.
Per Stichtag eines Bewertungslaufes empfehlen wir, einen Bewertungskurs (Buchungsart 10) zu erfassen.
Das «Valuta Von-Datum» im Bewertungslauf muss das «Beginn-Datum» des ersten noch offenen Geschäftsjahres sein. Andernfalls entsprechen nach der Bewertung die Salden in Basiswährung nicht dem Bewertungskurs.
Bei der Bewertung von Fremdwährungskonten werden auch die Sammelkonten der Hilfsbücher bewertet. Werden diese nicht von der Bewertung ausgeschlossen, entsteht eine Differenz zwischen dem Grundwährungs-Total der offenen Posten im Hilfsbuch und dem Saldo des Sammelkontos im Hauptbuch in der Grundwährung. Als Nachweis für die Differenz kann das Kursdifferenzenjournal oder bei der Auswertung «Offene Posten» das Flag «inkl. Bewertungsbuchungen» verwendet werden.

Definitiver Geschäftsjahresabschluss

Mit dem definitiven Geschäftsjahresabschluss wird das Geschäftsjahr endgültig abgeschlossen und die Eröffnungsbuchungen werden gebucht. Nachdem das Geschäftsjahr definitiv abgeschlossen wurde, können in diesem Geschäftsjahr keine Buchungen mehr erfasst und mutiert werden. Gewisse Menü-Punkte und Schaltflächen erscheinen deshalb inaktiv. Alle Auswertungen der abgeschlossenen Geschäftsjahre stehen jedoch vollumfänglich zur Verfügung. Der definitive Jahresabschluss kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Bitte beachten Sie, dass folgende Punkte notwendig sind, bevor der definitive Jahresabschluss durchgeführt werden kann:

  • Das Vorjahr ist definitiv abgeschlossen.

  • Das nächste Geschäftsjahr ist eröffnet.

  • Im abzuschliessenden Geschäftsjahr sind keine vorerfassten Kreditoren-Belege mehr vorhanden.

  • Alle Buchungen mit Steuer müssen in einer definitiven Steuerabrechnung enthalten sein.

  • Der Gewinn ist verbucht (ausgeglichene Bilanz und Erfolgsrechnung).

  • Alle Buchungen sind definitiv verarbeitet (Status «Definitiv»).

  • Konto Eröffnungsbilanz ist in den Einstellungen/Finanzbuchhaltung hinterlegt.

  • «KST sachliche Abgrenzung» ist in den Einstellungen/Kostenrechnung hinterlegt (nur notwendig, falls Kostenrechnung aktiv).

  • Falls das Geschäftsjahr vorgängig provisorisch abgeschlossen wurde, muss dieses Flag wieder entfernt werden.

Folgende Arbeiten empfehlen wir ebenfalls vor dem definitiven Jahresabschluss durchzuführen:

  • Falls Anlagenbuchhaltung aktiviert ist, muss ein Abschreibungslauf per 31.12. durchgeführt werden. Falls eine Anlage per 31.12. keine Abschreibung aufweist, kann die Anlage im Folgejahr nicht abgeschrieben werden.

  • Hilfsbücher mit den Bilanzkonten abstimmen (Debitoren, Kreditoren und Anlagenbuchhaltung).

  • Debitoren und Kreditoren-Bewegungslisten mit den Offenen-Posten-Listen abstimmen

  • Hilfs- und Durchlaufskonti abstimmen und bereinigen.

  • Kontosalden reorganisieren (über Infoniqa ONE 200 ADMIN).

  • Eine Datensicherung mit dem Stand vor dem definitiven Jahresabschluss erstellen.

Den definitiven Abschluss können Sie unter der Registerkarte „Jahresabschluss“ mit der Funktion „Jahresabschluss“ durchführen.

Neues Geschäftsjahr in Infoniqa ONE 200 Admin eröffnen

Infoniqa ONE 200 Admin / Registerkarte MANDANT / Geschäftsjahre bearbeiten

Zuerst den Mandanten auswählen, dann «Neu»

Es werden die Daten analog dem Vorjahr vorgeschlagen. Diese Daten kontrollieren und «Speichern».

Besprechen Sie bitte die Eröffnung des Geschäftsjahres auch noch mit Ihrer Finanzabteilung.

Personal

Der Jahresabschluss im Personal besteht darin, dass alle Jahresendauswertungen kontrolliert und an die jeweiligen Institutionen, wenn möglich via ELM, übermittelt werden.

Gesetzliche Situation

Anpassungen der Sozialversicherungs-Beiträge werden in den Konstanten vorgenommen:

Registerkarte Verwaltung / Gruppe Konstanten / Konstanten

Sollten sich die Prozentsätze für das kommende Jahr ändern, beenden Sie den bestehenden Datensatz mit dem Bis-Datum 31.12.xx. Danach erfassen Sie einen neuen Datensatz, der ab 01.01.xx gültig ist.

Zum Beispiel beim Verwaltungskostenbeitrag der Ausgleichskasse:
Konstanten-Code    AHV_VK

Abschliessen des bestehenden Wertes

Neuer Wert erfassen

Weitere Konstanten wie BVG, UVG und KTG sind zu prüfen.

Wenn Sie die Jahressollstunden pro Jahr führen, finden Sie diese unter dem Code J_SOLLSTD

Vorgehen bei mehreren FAK-Kantonen:
Arbeiten Sie mit mehreren kantonalen Ausgleichskassen, so werden bei Ihnen die FAK-%-Beiträge über eine Tabelle verwaltet.

Die Werte in der Tabelle kontrollieren:

Infoniqa ONE 200 Personal / Registerkarte Lohnstammdaten / Gruppe Tabellen / Werte

Tabelle   KIZ Zulagengrenzen   Spalte 5

Die Kantone haben folgende Nummern:

Werte mutieren:
Die Werte in der Spalte 5 mit dem neuen Prozentsatz überschreiben. Die Werte werden nicht historisiert. Wir empfehlen Ihnen erst nach dem definitiven Abschluss des Vorjahres diese Anpassung vorzunehmen.

 

Quellensteuer – Tariftabellen

Die Quellensteuer-Tariftabellen werden von der eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV zum Download bereitgestellt: Tarife herunterladen

Beachten Sie dabei bitte den aktuellen Stand der verfügbaren Dateien.

Unter folgendem Menüpunkt können die Tarife eingelesen werden:

Infoniqa ONE 200 Personal / Registerkarte Lohnstammdaten / Gruppe Stammdaten / QST-Tarife einlesen

Den entsprechenden Kanton auswählen:

Die Datei speichern und danach die Datei einlesen.

Hinweis: Die Quellensteuer-Tabellen werden vom Vorjahr und vom aktuellen Jahr historisiert. Übernehmen Sie die Quellensteuer-Tarife der jeweiligen Kantone einzeln, und NUR diejenigen die Sie wirklich brauchen. Lesen Sie nicht die gesamten Daten der Schweiz ein!

 

Kinderzulagen-Tarife

Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrer Familienausgleichskasse, ob Veränderungen anstehen. Oder rufen Sie folgende Seite bei der Eidgenössischen Ausgleichskasse EAK auf:
https://www.eak.admin.ch/eak/de/home/EAK/publikationen/mitteilungs-archiv.html

Falls sich die Kinderzulagentarife verändern, stehen die Kinderzulagen-Tabellen ab Mitte Januar online zur Verfügung. Der entsprechende Link ist bereits in den Einstellungen eingepflegt

Kinder- und Ausbildungszulagen einlesen unter:

Infoniqa ONE 200 Personal / Registerkarte Lohnstammdaten / Gruppe Stammdaten / KIZ-Tabellen einlesen

Den entsprechenden Kanton auswählen:

Die Datei auf Ihrem PC speichern und danach die Datei einlesen.

Hinweis: Die Kinderzulagen-Tabellen werden historisiert. Zudem ist eine Aktualisierung nur derer Kantone notwendig, die eine Anpassung der Kinderzulagen vorgenommen haben.

Übernehmen Sie NUR diejenigen Kantone, die Sie wirklich brauchen. Lesen Sie nicht die gesamten Daten der Schweiz ein!

Die Anpassung der Kinderzulagen-Tarife kann auch manuell in der Tabelle getätigt werden.

Öffnen Sie dazu im Register Lohnstammdaten – Tabellen Verwalten

Wählen Sie zuerst die KIZ-Tabelle an, die zu ändern ist. Hier im Beispiel Luzern, dann werden Ihnen die Zulagen unten angezeigt und können überschrieben werden

Abschlussarbeiten und Allgemeines

Neues Geschäftsjahr eröffnen

Entspricht bei Ihnen das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, so es ist wichtig, dass für den Lohnlauf Januar 2022 das neue Geschäftsjahr auch eröffnet und bereits ausgewählt ist.

Wenn das neue Geschäftsjahr nicht im Finanz eröffnet wurde oder Sie kein Finanz von Infoniqa einsetzen, wird das Geschäftsjahr in Infoniqa ONE 200 Admin eröffnet.

Einstellungen

Kontrollieren Sie folgende Angaben unter den Einstellungen:

Einstellungen / Personal 1 / 2 / Lohnausweis / ELM

Es ist wichtig, dass die E-Mail-Adresse der Ansprechperson vorhanden ist.

Empfehlung Archivierung Lohnausweis via PDF

Nach dem Ausdruck der Lohnausweise empfehlen wir, diese zusätzlich als PDF-Datei in Ihrem elektronischen Ablagesystem zu archivieren. Dadurch kann der Original-Lohnausweis trotz allfälliger Neuparametrisierungen nachträglich als PDF (Suchfunktion benutzen) ausgedruckt werden.

 

Auftrag

Neues Geschäftsjahr eröffnen

Entspricht bei Ihnen das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, so ist es wichtig, dass für die Verbuchung im Januar 2022 das neue Geschäftsjahr auch eröffnet und in Infoniqa ONE 200 Auftrag unten rechts angezeigt wird.

Verbuchungen

Hinweis: Stellen Sie immer sicher, dass Sie während dem Jahreswechsel immer im richtigen Geschäftsjahr sind, um die Belege & Rechnungen korrekt zu verbuchen.

Achtung: Achten Sie darauf, dass beim Verbuchen die Checkbox «Inklusive Belege aus dem Vorjahr…» nur gesetzt ist, wenn Sie auch die Belege aus dem Vorjahr ins neue Geschäftsjahr verbuchen möchten.

Heim

Das Jahresende beinhaltet diverse Aufgaben. Die eine ist im Modul Heim die Fakturierungen abzuschliessen und die andere das neue Jahr zu eröffnen. Hier sehen Sie, was vom Ablauf her zu beachten ist.

Abschluss Dezember-Rechnungen

Die Dezember-Rechnungen müssen alle ausgedruckt und der Status auf «Abgerechnet» sein.

Neues Geschäftsjahr eröffnen

Ein neues Geschäftsjahr wird in Infoniqa ONE 200 Finanz oder Infoniqa ONE 200 Admin eröffnet.

Entspricht bei Ihnen das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, so ist es wichtig, dass für die Abrechnungen Januar 2022 das neue Geschäftsjahr auch eröffnet und in Infoniqa ONE 200 Heim unten rechts angezeigt wird.

Monatsabschluss

Für die Übergabe in die FIBU (Mitte Januar) können Sie noch Zeit einkalkulieren. Jedoch sollten Rechnungen, die im alten Jahr - hier Geschäftsjahr 2021 - erstellt wurden, auch im alten Jahr (Valutadatum) in die FIBU übergeben werden.

Kontrolle der abgeschlossenen Rechnungen

In Register «Fakturierung» können Sie unter Menüpunkt «Aktuelle Abrechnung» die Auswertung starten und überprüfen, ob Rechnungen noch auf «definitiv» oder «provisorisch» stehen.

Die Auswertung starten Sie über alle Abteilungen und setzen beim Abrechnungs-Status die Checkboxen auf provisorisch und definitiv. Allfällige offene Rechnungen müssen gedruckten und abgeschlossen werden. Falls Rechnungen nicht mehr benötigt werden, müssen diese gelöscht werden.

Jahresabschluss Heim

Hinweis: Falls Sie mit den Optionen Taschengeld oder Depotbuchungen arbeiten, müssen Sie den Jahresabschluss für das Heim durchführen.

Mit dem Jahresabschluss der Heimverwaltung werden die Salden der Depot- und Taschengeldkonten in das neue Geschäftsjahr übertragen und die Buchungsfunktionen gesperrt.

Für den Jahresabschluss müssen Sie im alten Geschäftsjahr stehen.

Unter dem Register «Fakturierung» im Fenster «Sonderfunktionen» finden Sie den Menüpunkt «Jahresabschluss».

Das Fenster «Jahresabschluss» wird geöffnet. Mit «Speichern» führen sie den Jahresabschluss durch.

Falls Sie bis zu diesem Zeitpunkt nicht alles abgeschlossen haben, erscheint diese Warnmeldung.

Ja = Die offenen Abrechnungen werden in das neue Jahr verschoben.

Nein = Jahresabschluss wird nicht durchgeführt.

Geschäftsjahrselektion einstellen

Falls Sie dies möchten, können Sie die Geschäftsjahrselektion beim Start aktivieren.

Unter «Einstellungen» bei «Einstellungen 1/3» können Sie diese aktivieren.

Hinweis: Stellen Sie immer sicher, dass Sie während dem Jahreswechsel immer im richtigen Geschäftsjahr sind.

Neues Statistikjahr eröffnen

Damit die Statistiken im neuen Jahr korrekt funktionieren, muss das neue Statistikjahr eröffnet werden.

Als erstes wird unter dem Ribbon «Statistik» im Register «SOMED-Heim» unter der Funktion «SOMED konfigurieren à allgemein Variablen» ein neues Jahr erfasst.

Mittels «Kopieren» kann man das vorgängige Jahr übernehmen für das neue Jahr.

Möchte man alle Angaben manuell erfassen, kann man ein neues Jahr mit «Neu» erstellen.
Als zweites wird unter dem Ribbon «Statistik» im Register «SOMED-Heim» mit der Funktion «SOMED konfigurieren à Vorgaben Primäreinstellungen» ein neues Statistikjahr erfasst.

Mittels «Kopieren» kann man das vorgängige Jahr übernehmen für das neue Jahr.
möchte man alle Angaben manuell erfassen, kann man ein neues Jahr mit «Neu» erstellen.

Als drittes wird unter dem Ribbon «Statistik» im Register «SOMED-Heim» unter der Funktion «SOMED-Statistikjahr übertragen» das alte Statistikjahr auf das neue Jahr übertragen.

Mit dieser Funktion werden die erfassten Stammdaten des Bewohner- und Leistungsstammes sowie die Grunddefinitionen vom alten Statistikjahr in das neue Jahr übertragen.

 

Hinweis: Wird die Funktion mehrmals ausgeführt, dann werden die Daten im Ziel-Statistikjahr gelöscht und erneut übertragen. Änderungen, die im Ziel-Jahr gemacht wurden, gehen somit verloren.

Aktuelles / Fragen / Anregungen

Beachten Sie bitte auch immer unsere «NEWS» im Infopanel.

Dort veröffentlichen wir laufend wichtige Informationen für unsere Kunden.

Sollten Sie weitere Fragen zu den Jahresendarbeiten oder Anregungen zu unseren Produkten haben, stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit über Ihre Hotline-Nummer gemäss Ihrem Vertrag zur Verfügung.

Kurse zum Jahresabschluss

Die Infoniqa Academy bietet Ihnen die passenden Kurse an, damit Sie bei diesen Arbeiten zusätzlich Zeit gewinnen. Machen Sie sich fit für den Jahresabschluss! Daten und Anmeldung:  https://www.infoniqa.com/de-ch/service-und-support/schulungen/

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