Jahresdatei

Jahresdatei löschen

Vergleichbar der Mächtigkeit des Menübefehls Datei-Lohnperiode-Lohnperiode löschen, welcher berechnete, aber noch unverbuchte monatliche Lohnberechnungen löscht, werden mit Ausführung des Menübefehls Datei-Jahresdatei-Jahresdatei löschen sämtliche Daten des Jahresfiles unwiderruflich gelöscht ! Um ein neues Buchungsjahr eröffnen zu können, muss der Befehl, nachdem alle Jahresauswertungen (Sozialversicherungsabrechnungen, Druck der Lohnausweise etc.) gemacht und ein korrekter Jahresabschluss durchgeführt wurde, ausgeführt werden.

Bei der Profiversion empfehlen wir, die Verfügbarkeit dieses Menübefehls in den Zutrittsberechtigungen restriktiv auf wenige Personen einzuschränken (Menü Extras-Definition-Zutrittsberechtigungen).
Ebenso steht bei der Profiversion ein durch den Menübefehl Extras-Ausführen-Jahresabschluss aufrufbarer komfortabler Jahresabschluss-Assistent, in welchem die Funktionalität des Befehls "Jahresdatei löschen" als aktivierbare Option integriert ist, zur Verfügung. Näheres zum Jahresabschluss mit Light- und Standard- wie auch der Profi-Version erfahren Sie im Abschnitt Jahresabschluss.

Um auf die korrekten (kumulierten) Werte sämtlicher Lohndaten für eventuelle spätere Auswertungen auch nach Löschung der Jahresdatei noch zugreifen zu können, empfehlen wir nach der letzten Verbuchung der Monatsdaten eines Buchungsjahres in die Jahresdatei und vor Löschung letzterer, manuell eine separate Archivdatei zu erstellen. Auf die Erstellung dieser speziellen Archivdatei mit den Jahresdaten wird im Abschnitt Jahresabschluss näher eingegangen.
Nach Aufruf des Menübefehls Datei-Jahresdatei-Jahresdatei löschen folgt eine Sicherheitsabfrage, um die definitive Löschung der Jahresdatei zu bestätigen.

Nach Bestätigung des Löschbefehls wird eine Archivdatei erstellt und die Jahresdatei definitiv gelöscht!

Die erwähnte Archivdatei der Form 'ArchivJahr.wla' wird im Monatsverzeichnis des zum Zeitpunkt der Jahresdatei-Löschung aktuellen Abrechnungsdatum-Monats gespeichert.

Wie bei der Verbuchung der monatlichen Lohnberechnungen in die Jahresdatei bleiben auch beim Löschen der Jahresdatei die Filtereinstellungen sicherheitshalber unberücksichtigt, d.h. die Gehalts-Daten sämtlicher MitarbeiterInnen werden gelöscht und es ist also nicht möglich, selektiv nur Gehalts-Daten bestimmter Personen oder Personengruppen zu löschen.