Mit Unterstützung eines Assistenten kann in 4 Schritten auf der Basis eines bestehenden ein neuer Mandant eingerichtet werden. Dieser Menübefehl ist nur bei installierter Mandantenverwaltung aktiv.
Neuer Mandant Erstellen
Der Menübefehl Datei-Neuer-Mandant-Erstellen ist nur bei installierter Mandantenverwaltung verfügbar und führt Sie Assistenten-gestützt durch die Erstellung eines neuen Mandanten auf der Basis des definierten Vorgabemandanten «Daten».
Schritt 1: Basismandant auswählen
Im ersten Assistent-Dialog ist der Basismandant «Daten» auszuwählen. Zur Auswahl stehen ausschliesslich Mandanten mit aktivierter Option Vorgabemandant im Dialog Mandanteneinstellungen.
Mit der Schaltfläche «Weiter» geht's zum zweiten Assistent-Dialog, mit Abbrechen wird die Erstellung eines neuen Mandanten abgebrochen und der aktive Dialog geschlossen.
Schritt 2: Mandantenparameter, Mandantenverzeichnispfad und Fibuwahl definieren
In den beiden ersten Textfeldern sind Mandantenname und Mandantenkürzel anzugeben; diese beiden Feldwerte werden in den gleichnamigen Feldern der Mandanteneinstellungen des neuen Mandanten gespeichert.
Infoniqa ONE 50 Lohn schlägt den im nachfolgenden Feld Zielpfad des neuen Mandanten angezeigten korrekten Standard-Zielpfad Laufwerk:/Programminstallationsverzeichnis/Data/Lohn/'definiertes Mandantenkürzel'/ für den neuen Mandanten vor; mit der Dialog-Schaltfläche mit den drei Punkten rechts des Textfeldes kann aus einem damit aufgerufenen Öffnen-Dialog ein beliebiger anderer Mandanten-Zielpfad ausgewählt werden.
Im Listenauswahlfeld Schnittstelle wird mit den Auswahlwerten Infoniqa ONE 50 Finanzbuchhaltung oder ASCII-Export-Definitionen die Schnittstelle zur direkten Verbuchung in Infoniqa ONE 50 Finanzbuchhaltung oder zur Generierung eines Verbuchungsfiles für eine gültig definierte beliebige andere Finanzbuchhaltung aktiviert, der Listenauswahlwert keine deaktiviert die nachfolgenden Felder. Im Feld Mandant ist die Mandantendatei sfbini.dat des Verzeichnispfades Laufwerk:/Programminstallationsverzeichnis/Data/Rewe/'Mandantenverzeichnisname'/ des gewünschten Infoniqa ONE 50-Finanzbuchhaltungsmandanten anzugeben bzw. nach Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten aus dem Dialog Mandant wählen auszuwählen. Bei gewählter ASCII-Export-Definition ändert der Feldbezeichner zu Definitionsfile, im Feld ist die gültig definierte und als Standard im Verzeichnispfad Laufwerk:/Programminstallationsverzeichnis/Lohn/ gespeicherte Exportdefinitionsdatei der Form FIBU_'Fibubezeichner'.def anzugeben bzw. auszuwählen.
Die beiden letzten Felder Passwort und Nummernkreis sind nur bei aktivierter Infoniqa ONE 50-Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle aktiv. Ist der gewählte Infoniqa ONE 50-Finanzbuchhaltungsmandant passwortgeschützt, wird dies im Feld Passwort durch Sternzeichen (*) angezeigt. Dabei haben alle autorisierten Infoniqa ONE 50 LohnsanwenderInnen ohne Passwortabfrage Verbuchungsrechte in den verbundenen Finanzbuchhaltungs-Mandanten. Sollen Verbuchungen in die Finanzbuchhaltung nur nach Eingabe des korrekten Finanzbuchhaltungs-Passwortes möglich sein, sind die Sternzeichen des Feldes Passwort zu löschen. Wurden im Finanzbuchhaltungs-Mandanten Nummernkreise definiert, stehen diese als Auswahlwerte des Feldes Nummernkreis zur Verfügung. Nummernkreise werden in der Finanzbuchhaltung zur logischen Kategorisierung arttypischer Buchungen definiert und können dort zur vereinfachten Belegsuche eingesetzt werden.
Mit der Schaltfläche «Weiter» geht's zum dritten Assistent-Dialog, mit Abbrechen wird die Erstellung eines neuen Mandanten abgebrochen und der aktive Dialog geschlossen.
Schritt 3: Zu kopierende Datenbank-, Definitions- und Optionsdateien sowie Listen festlegen
Im dritten Dialog wird festgelegt, welche Datenbank- (Personal-, Lohnarten-, Firmen-, Kostenstellenstamm usw.), Definitions- und Optionsdateien sowie Listen des Vorgabe- in den neuen Mandanten übernommen werden sollen.
Mit der Dialog-Schaltfläche Alle öffnen oder den Plus-Symbol(en) in der Verzeichnisstruktur links wird diese geöffnet und die zu übernehmenden Daten sind durch Aktivierung der entsprechenden Optionen auszuwählen. Mindestens eine der Auswahloptionen muss aktiviert werden.
Mit der Schaltfläche «Weiter» geht's zum letzten Assistent-Dialog, mit Abbrechen wird die Erstellung eines neuen Mandanten abgebrochen und der aktive Dialog geschlossen.
Schritt 4: Neuen Mandanten erstellen
Im Abschlussdialog werden Quell- und Zielpfad im Bereich Kontrollangaben angezeigt, mit der Schaltfläche «Fertig» stellen wird die Generierung des neuen Mandanten gestartet und dessen Login-Dialog bei aktivierter Option «Nach Fertigstellung den neuen Mandanten öffnen» anschliessend gestartet.
Vor dem Login zum neuen Mandanten werden Sie möglicherweise durch einen Dialog zu einer Datenbankreorganisation aufgefordert; bestätigen Sie dies mit der Dialog-Schaltfläche OK.
Der Einrichtungsassistent
In dem durch den Menübefehl Datei-Neuer-Mandant-Einrichtungsassistent aufrufbaren und durch 5 Assistenten-Schritte strukturierten Dialog Einrichtungsassistent werden die wichtigsten der für korrekte Lohnberechnungen und -zahlungen notwendigen allgemein gültigen Firmen-Basisdaten erfasst und in die Firmenstamm-Register Firma, Konstanten, Zusatzfelder und Neuer Lohnausweis sowie den Versicherungsstamm geschrieben wie auch im Einrichtungsassistenten selbst gespeichert. Der Einrichtungsassistent kann also jederzeit zur Überprüfung und gegebenenfalls Mutation der erfassten Firmenstamm-Basisdaten bzw. Versicherungsstamm-Daten aufgerufen werden.
Die Daten-Speicherung sowohl im Einrichtungsassistenten wie auch in den betroffenen Firmenstamm-Registern bzw. im Versicherungsstamm erfolgt unmittelbar, d.h. nach Verlassen eines Eingabefeldes oder eines anderen Definitionselements durch die -Taste oder durch Mausklick. Der Einrichtungsassistent kann also an beliebiger Stelle mit der Schaltfläche Abbrechen geschlossen werden, ohne dass vorgenommene Datenmutationen dabei verloren gehen.
Die Speicherung von Datenmutationen funktioniert natürlich in beiden Richtungen und in den entsprechenden Firmenstamm-Registern oder im Versicherungsstamm vorgenommene Mutationen werden von Infoniqa ONE 50 Lohn auch im Einrichtungsassistenten mutiert und gespeichert.
Schritt 1: Bankkonti und Fremdwährungen
Im ersten Schritt des Einrichtungsassistenten werden das oder die Firmenzahlungskonten definiert. Wie im Firmenstamm-Register Firma und mit denselben Feldern stehen dafür insgesamt vier Register, eines davon zur Definition eines Barzahlungs-Kontos, zur Verfügung.
Im Feld FIBU (H) steht mit Doppelklick in das Feld der Dialog Konten und KST/KTR zur Anzeige aller definierten sowie Auswahl und Übernahme des korrekten Kontos nur dann zur Verfügung, wenn vorher in dem durch den Menübefehl Extras-Definition-FIBU-Wahl aufrufbaren Dialog Definition FIBU-Wahl eine Verbindung zu einem gültigen Infoniqa ONE 50 Infoniqa ONE 50 Finanz-Mandanten hergestellt wurde.
Klick auf die Schaltfläche Fremdwährung startet den Dialog Definitionen der Fremdwährungen zur Definition von Fremdwährungen. Die Kürzel definierter Fremdwährungen stehen als Auswahlwerte im Listenauswahlfeld Währungen zur Verfügung. Der Dialog Definitionen der Fremdwährungen kann auch mit dem Menübefehl Extras-Definition-Fremdwährungen aufgerufen werden. Die Speicherung von Fremdwährungs-Mutationen erfolgt in beiden Richtungen.
Mit Klick auf die Schaltfläche Weiter navigieren Sie zum Dialog Einrichtungsassistent 2 von 5 zur Definition der Sozialversicherer-Basisdaten. Klick auf die Schaltfläche Abbrechen schliesst den Einrichtungsassistenten. Alle Datenmutationen bleiben dabei erhalten und werden sowohl im Einrichtungsassistenten selbst als auch in den entsprechenden Unterregistern des Firmenstamm-Registers Firma sowie im Dialog Definitionen der Fremdwährungen gespeichert.
Schritt 2: Versicherungen
Im zweiten Schritt des Einrichtungsassistenten werden die für fehlerfreie und korrekte ELM-Verarbeitungen notwendigen Sozialversicherer-Basisdaten definiert. Der Dialog Einrichtungsassistent 2 von 5 entspricht dem Versicherungsstamm und wird wie dieser durch die Register AHV, UVG, UVGZ, BVG, KTG, FAK, SUVA, PK, KK und QST mit äquivalenten Definitionselementen strukturiert. Die Sichtbarkeit nicht benötigter Register (bspw. keine betriebliche Krankenkasse, UVG-Versicherung nicht bei der SUVA, betriebliche Vorsorgelösung ausschliesslich nach BVG und damit keine PK) kann deaktiviert werden. Rufen Sie dazu mit dem Menübefehl Extras-Definition-Zutrittsberechtigungen den Dialog Zutrittsberechtigungen auf und deaktivieren Sie in dessen Register Menüstruktur die Optionen nicht benötigter Register unterhalb der Hierarchieebene Menü/Bearbeiten/Stammdaten/Versicherungsstamm/.
Mit Klick auf die Schaltfläche Weiter navigieren Sie zum Dialog Einrichtungsassistent 3 von 5 zur Definition allgemein gültiger berechnungsaktiver Sozialversicherungs-Basis- und -Grenzwerte. Klick auf die Schaltfläche Abbrechen schliesst den Einrichtungsassistenten. Alle Datenmutationen bleiben dabei erhalten und werden sowohl im Einrichtungsassistenten selbst als auch in den entsprechenden Registern des Versicherungsstamms gespeichert.
Schritt 3: Sozialversicherungs-Konstanten
Im dritten Schritt des Einrichtungsassistenten werden die allgemein gültigen berechnungsaktiven Sozialversicherungs-Basis- und -Grenzwerte definiert. Der Dialog Einrichtungsassistent 3 von 5 entspricht dem Firmenstamm-Register Konstanten und weist dieselben Definitionsfelder auf.
Mit Klick auf die Schaltfläche Weiter navigieren Sie zum Dialog Einrichtungsassistent 4 von 5 zur Definition weiterer firmenstammspezifischer Konstanten. Klick auf die Schaltfläche Abbrechen schliesst den Einrichtungsassistenten. Alle Datenmutationen bleiben dabei erhalten und werden sowohl im Einrichtungsassistenten selbst als auch in den entsprechenden Definitionselementen des Firmenstamm-Registers Konstanten gespeichert.
Schritt 4: Firmenstamm-Zusatzfelder
Im vierten Schritt des Einrichtungsassistenten wird die Tabelle Zusatzfelder zur Definition weiterer firmenstammspezifischer Konstanten angezeigt. Die Zusatzfelder-Tabelle des Dialogs Einrichtungsassistent 4 von 5 entspricht der Tabelle des Firmenstamm-Registers Zusatzfelder.
Mit Klick auf die Schaltfläche Weiter navigieren Sie zum Dialog Einrichtungsassistent 5 von 5 zur Auswahl der allgemein gültigen Lohnausweis-Definitionen. Klick auf die Schaltfläche Abbrechen schliesst den Einrichtungsassistenten. Alle Datenmutationen bleiben dabei erhalten und werden sowohl im Einrichtungsassistenten selbst als auch in den entsprechenden Tabellenzeilen des Firmenstamm-Registers Zusatzfelder gespeichert.
Schritt 5: Lohnausweis-Definitionen
Im abschliessenden fünften Schritt des Einrichtungsassistenten werden die Definitionselemente zur Auswahl der allgemein gültigen Lohnausweis-Definitionen angezeigt. Der Einrichtungsassistent 5 von 5 entspricht dem Firmenstamm-Register Neuer Lohnausweis. Klick auf die Schaltfläche Wegleitung aktiviert die Anzeige der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der Schweizerischen Steuerkonferenz. Die allgemein gültigen Lohnausweis-Definitionen des letzten Einrichtungsassistenten-Dialogs bzw. des Firmenstamm-Register Neuer Lohnausweis lassen sich durch individuelle Definitionsangaben im Personalstamm-Register Neuer Lohnausweis übersteuern.
Klick auf die Schaltflächen «Fertig» stellen oder Abbrechen schliessen den Einrichtungsassistenten. Alle Datenmutationen bleiben dabei erhalten und werden sowohl im Einrichtungsassistenten selbst als auch in den entsprechenden Feldern und Elementen des Firmenstamm-Registers neuer Lohnausweis gespeichert.