Ausgangslage
Spätestens beim Jahresabschluss sollte die Buchhaltung auf Differenzen hin überprüft werden.
Im Nebenbuch (Debitoren / Kreditoren) wird dabei die Liste der Offenen Posten mit dem Saldo der jeweiligen Sammelkontos abgestimmt, denn das Hauptbuch und das Nebenbuch müssen jeweils übereinstimmen.
Stellen Sie bei dieser Abstimmung Differenzen fest, soll diese Anleitung Sie dabei unterstützen, die Differenzen ausfindig zu machen.
Differenzen suchen
Dossier überprüfen
Als erstes sollte das Dossier auf Fehler überprüft werden:
Öffnen Sie Menü Datei – Optionen – Hilfsprogramme
Dort öffnen Sie unter Datenbank die Überprüfung/Reparatur der Datenbank mit einem Doppelklick
Führen Sie nun die Reparatur mit folgenden Einstellungen aus:
Nun wird die gesamte Buchhaltung auf Fehler überprüft sowie die Saldi aller Fibu-Konten / Kunden / Lieferanten nachgerechnet. Hat die Überprüfung Fehler festgestellt, wird dies in einem Protokoll entsprechend ausgewiesen.
Buchungen direkt auf ein Sammelkonto
Sollten Sie Differenzen zwischen der OP-Liste und der Bilanz haben, kann es sein, dass Buchungen vorhanden sind, welche direkt auf das Fibu-Sammelkonto geätigt wurden.
Dies wäre falsch, da so kein Offener Posten generiert wurde. Um nach solchen Buchungen suchen zu können, benützen Sie am besten die Filter unter Buchungen verwalten.
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Öffnen Sie unter Menü Buchhaltung – Buchungen anzeigen
In unserem Beispiel wollen wir die Differenz auf dem Debitoren-Konto «1100» suchen
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Definieren Sie einen Filter wie folgt:
Nun müssen wir auf den Buchungen des Sammelkontos noch herausfiltern können, welche Buchungen über das Nebenbuch und welche über das Hauptbuch gebucht wurden.
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Machen Sie einen Rechtsklick in die Titelzeile und wählen Sie «Die Spalte ändern»
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Fügen Sie nun die Spalte «Buchungsherkunft» (zufinden unter dem Ordner «Buchungen (Kopfnummer)») über den Button «Hinzufügen» der Liste hinzu und bestätigen mit «OK».
Jetzt finden Sie in der Tabelle neu die Spalte «Buchungsherkunft»:
Dabei dürfen – ausser bei Eröffnungsbuchungen / Neubewertungsbuchungen – auf den Sammelkontos keine Buchungen Herkunft Finanzbuchhaltung vorhanden sein!
Datumseingrenzung
Sollten alle vorgängig beschriebenen Lösungsansätze die Differenz nicht zum Vorschein gebracht haben, bleibt Ihnen nichts anders übrig, als zu kontrollieren, wo die Differenz (Datumsbezogen) angefangen hat. Das heisst, Sie rufen die Auswertungen terminiert auf und vergleichen diese miteinander.
Hier ein Beispiel:
