Sind Sie bereit für das Geschäftsjahr 2022?
Hier finden Sie die wichtigsten Änderungen, Abschlussarbeiten und neu Hinterlegungen für das neue Geschäftsjahr.
Abschlussarbeiten
Neues Geschäftsjahr eröffnen
Archivierung
Nach dem Ausdruck der Lohnausweise empfehlen wir, diese zusätzlich als PDF-Datei in Ihrem elektronischen Ablagesystem zu archivieren. Dadurch kann der Original-Lohnausweis trotz allfälliger Neuparametrisierungen nachträglich als PDF (Suchfunktion benutzen) ausgedruckt werden.
Buchhaltung
Erstellen der Abschlussunterlagen (Aufbewahrungspflicht)
Von Gesetzes wegen sind Sie verpflichtet, diverse Abschlussunterlagen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Darum wird unbedingt empfohlen, die wichtigsten Auswertungen auszudrucken und entsprechend zu archivieren. Um allen gesetzlichen Pflichten nachzukommen, empfehlen wir den Ausdruck folgender Auswertungen:
Hauptbuch:
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Bilanz per Ende Geschäftsjahr
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Erfolgsrechnung per Ende Geschäftsjahr
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Eröffnungsbilanz per Anfang des Geschäftsjahres
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Kontoauszüge oder Buchungsjournal aller Konten des ganzen Geschäftsjahres
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MwSt.-Abrechnungen inkl. der jeweiligen MwSt.-Verprobungen
Nebenbücher:
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Offene Posten Liste per Ende Geschäftsjahr
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Bewegungsliste über das ganze Geschäftsjahr (Rechnungs-/Zahlungsjournal)
Umsatzabstimmung Mehrwertsteuer
Das neue MwSt.-Gesetz ab 1. Januar 2010 verpflichtet die steuerpflichtige Person, die Steuerabrechnungen einer Steuerperiode mit ihrer Erfolgsrechnung (Buchhaltung) abzugleichen und allfällige Fehler bis spätestens am 180. Tag der betreffenden Steuerperiode zu korrigieren. Man spricht in diesem Zusammenhang von der sogenannten Finalisierung. An diesem Zeitpunkt wird die Steuerforderung definitiv.
Die deklarierten Umsätze und die geltend gemachten Vorsteuern sind periodisch (mindestens 1 x jährlich) mit der Buchhaltung abzustimmen.
Weiterführende Informationen finden Sie im Kapitel «Buchhaltung – Spezialfälle Mehrwertsteuer»
Gewinnverbuchung
Der Gewinn/Verlust kann entweder schon vorgängig über das Hauptbuch verbucht werden, oder über den Abschlussassistenten beim Geschäftsjahresabschluss. Bei einem Gewinn lautet der Buchungssatz immer Erfolgsrechnungskonto/Bilanzkonto, bei einem Verlust ist es gerade umgekehrt.
Neubewertung der Fremdwährungen
Bedingt durch Wechselkursschwankungen und auf Grund der Bewertungsvorschriften (Vorsichtsprinzip) ist es spätestens Ende des Geschäftsjahres notwendig, die Fremdwährungskonten neu zu bewerten.
Bei dieser Arbeit unterstützt Sie Infoniqa ONE Start mit dem Tool «Neubewertung der Fremdwährungen». Dieses Tool berechnet automatisch, wie viel der Fremdwährungssaldo der jeweiligen Konten zum Bewertungskurs in der Landeswährung wert ist. Die Differenz zwischen dem gebuchten und berechneten Saldo in der Leitwährung wird mit einer Kursgewinn-/Kursverlustbuchung ausgeglichen.
Das Tool «Neubewertung der Fremdwährungen» finden Sie unter dem Menüpunkt „Buchhaltung“.
ISO 20022, der neue Standard im Zahlungsverkehr
Die Schweizer Finanzinstitute vereinheitlichen mit ISO 20022 die Zahlungsaufträge. Mit Infoniqa ONE Start (ab Version 2016) arbeiten Sie schon heute nach dem neusten Standard und stellen sicher, dass Sie auch zukünftige Dienstleistungen Ihrer Bank und Post nutzen können.
Geschäftsjahr definitiv abschliessen
Mit dem definitiven Geschäftsjahresabschluss wird das Geschäftsjahr endgültig abgeschlossen, es werden alle enthaltenen Buchungen mit einem Schreibschutz versehen und das «Aktuelle Geschäftsjahr» in den Grunddaten zum «Vorjahr» gewechselt. Damit wird die Periode endgültig gesperrt, es lassen sich im Vorjahr keine Buchungen mehr tätigen.
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Bitte beachten Sie, dass folgende Arbeiten abgeschlossen sein müssen, bevor der Geschäftsjahreswechsel durchgeführt wird:
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Alle Buchungen für das Geschäftsjahr sind erstellt
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Es sind alle MwSt.-Abrechnungen des Geschäftsjahres abgeschlossen
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Der Valutaausgleich wurde durchgeführt (bei Fremdwährungen)
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Die Buchhaltung wurde auf Differenzen/Unstimmigkeiten überprüft
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Der Gewinn wurde verbucht (kann sonst auch noch im Assistenten gemacht werden)
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Es wurden alle wichtigen Auswertungen ausgedruckt (kann auch noch im Assistenten gemacht werden)
Nun können Sie mit dem definitiven Abschluss des Geschäftsjahres beginnen
Wie es in der Meldung bereits steht, sind MWST relevante Buchungen noch nicht in einer MWST – Abrechnung.
Somit haben nach dem 4. Quartal die Möglichkeit eine Jahresabstimmung zu machen.
Die Jahresabstimmung ist dazu da, dass Sie nach dem 4. Quartal eine separate MWST – Abrechnung erstellen können, für die noch angefallenen Korrekturen und Anpassungen nach dem 4. Quartal.
Sie können die Jahresabstimmung im Bereich «Abrechnungstyp» auswählen und mit «Aufbereiten» bestätigen.
Danach erstellt Infoniqa ONE Start eine neue MWST – Abrechnung mit den übrig gebliebenen Buchungen, die noch nicht in eine Abrechnung einfliessen.
Danach können Sie wie gehabt, die MWST – Abrechnung kontrollieren und dann auf das «Original Jahresabstimmungsformular» drucken und die MWST Buchung auslösen.
Falls Sie dazu Hilfe benötigen, haben wir auf unserer Online Help eine Anleitung zum Thema «MWST - Abrechnung»:
https://onlinehelp.sageschweiz.ch/sage-start/de-ch/content/buchhaltung/mwst%20abrechnung.htm
Sobald das erledigt ist, können Sie den Geschäftsjahresabschluss-Assistent starten über «Extras / Geschäftsjahr abschliessen».
Im ersten Schritt werden das aktuelle und das nächste Geschäftsjahr angezeigt.
Im nächsten Schritt wird eine Überprüfung des Dossiers vorgenommen:
Jetzt wird die Erfolgsrechnung abgeschlossen. Es werden alle ER-Konten auf das von Ihnen angegebene Abschlusskonto ausgebucht, sodass diese per Anfang des nächsten Geschäftsjahres wieder bei Saldo null stehen.
Die Standardvorgabe für das Abschlusskonto können Sie in den Grunddaten jederzeit anpassen.
Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Abschluss.
Im nächsten Schritt wird Ihnen der Gewinn/Verlust des aktuellen Geschäftsjahres ausgewiesen und Sie können diesen direkt über den Button «Buchungen tätigen» verbuchen.
Wenn Sie den Gewinn/Verlust bereits verbucht haben, können Sie mit «Weiter» fortfahren»
Klicken Sie auf «Weiter», da wir den Gewinn schon vorgängig verbucht haben.
Falls Sie vor dem Starten des Assistenten noch keine Auswertungen ausgedruckt hatten, drucken Sie nun die Schlussbilanz nach Gewinnverbuchung (SB II), das Buchungsjournal sowie den Kontoauszug aus und speichern alle Auswertungen zusätzlich noch als PDF Dateien ab.
Im Schritt 7 wird das Geschäftsjahr definitiv abgeschlossen
Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Abschluss.
Das Geschäftsjahr ist jetzt erfolgreich abgeschlossen.
Beim Schritt 8 von 9 haben Sie die Möglichkeit eine Sicherung für Ihr Archiv zu erstellen:
Beim letzten Schritt können Sie nun die Eröffnungsbilanz ausdrucken.
Drucken Sie auch die Eröffnungsbilanz aus und speichern Sie ein PDF ab.
Klicken Sie auf «Schliessen», um den Assistenten zu beenden
Wechseln Sie ins Menü «Stammdaten» -> «Grunddaten» und rufen -Sie das
Register «Allgemein» auf
Der GJ-Abschluss wurde erfolgreich durchgeführt, das aktuelle Jahr ist neu 01.01.20201 bis 31.12.2021.
Geschäftsjahr doch zu früh abgeschlossen?
Solange noch keine Buchungen im nächsten Geschäftsjahr gemacht wurden haben Sie seit der Version 2017 die Möglichkeit den Geschäftsjahresabschluss zurückzusetzen.
Dafür gehen Sie bitte auf Datei - Optionen - Hilfsprogramme und öffnen den Ordner Finanzbuchhaltung.
Hier finden Sie den Punkt "Geschäftsjahr zurücksetzen". Diesen Ausführen oder Doppelklicken:
Nun können Sie mit OK bestätigen und das Geschäftsjahr "Vorjahr" ist wieder offen!
Lohnbuchhaltung
Jahreswechsel in der Lohnberechnung
Um das Kalenderjahr in der Infoniqa ONE Start Lohnbuchhaltung wechseln zu können, muss die letzte Lohnberechnung des vorhergehenden Jahres abgeschlossen werden (Menü Lohnbuchhaltung – Lohnberechnungen). Dabei geben Sie unter Punkt „4: Abschliessen“ im Bereich „Nächster Lohnlauf“ das Lohnlaufdatum für das nächste Kalenderjahr ein. Anschliessend klicken Sie auf die Schaltfläche „Abschliessen“.
Wenn Sie nun das Menü „Lohnberechnungen“ erneut öffnen, befinden Sie sich im neuen Kalenderjahr.
Lohnlauf-Warnung: Das Buchungsdatum muss innerhalb des aktuellen oder nächsten Geschäftsjahres liegen
Des öfteren kommt es beim Jahreswechsel in der Lohnbuchhaltung vor, dass die obenstehende Fehlermeldung erscheint und der Lohnlauf deshalb nicht abgeschlossen werden kann.
Dies liegt daran, dass immer nur das aktuelle Geschäftsjahr und das Folgejahr bebucht werden können. Haben Sie also das letzte Jahr in der Finanzbuchhaltung noch nicht abgeschlossen, in unserem Fall das Geschäftsjahr 2020, können Sie das nächste Geschäftsjahr, also 2022, nicht bebuchen.
In welchem Geschäftsjahr Sie sich befinden, sehen Sie im Menü Stammdaten – Dossiereinstellungen im Register „Allgemein“.
Damit Sie eine Lohnberechnung für das Jahr 2022 eröffnen können, muss in der Finanzbuchhaltung zuerst das Geschäftsjahr 2020 abgeschlossen werden.
Dies ist in einer separaten Anleitung beschrieben.
Vorzunehmende Änderungen vor dem 1. Lohnlauf im neuen Kalenderjahr
Anpassung der Sozialversicherungsbeiträge
Über das Menü Stammdaten – Lohn – Abzüge können die Prozentsätze für die Sozialversicherungsbeiträge vor dem 1. Lohnlauf im neuen Jahr angepasst werden.
Gesetzliche Abzüge wie AHV und ALV sowie die BVG Grenzbeträge, werden bei der Änderung des Abrechnungsjahres automatisch angepasst, sofern Sie mit einer aktuellen Programmversion arbeiten.
Andernfalls kann der entsprechende Abzug auch auf «Benutzerdefiniert» gestellt werden, dann können Sie die Beiträge manuell anpassen.
UVG, UVG-Zusatzversicherung, KTG, die Verwaltungskosten der Ausgleichskasse und den FAK-Ansatz müssen Sie gemäss Ihrer Versicherungspolice bzw. gemäss den Bestimmungen Ihrer Ausgleichskasse anpassen.
Stellen Sie nun auf «Benutzerdefiniert» um
Folgende Sicherheitsfrage mit OK bestätigen
Nun ändern Sie die Prozentsätze für Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil
Mit OK speichern und die nachfolgende Frage mit «Ja» bestätigen
Familienzulagen (Kinder- und Ausbildungszulagen)
Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Familienausgleichskasse, ob Änderungen anstehen.
Änderungen der Kinderzulagentarife müssen manuell unter Stammdaten - Lohn - FAK-Tabelle pro Kanton hinterlegt werden.
Firmenzusatzdaten
Im Menü Stammdaten – Lohn – Firmenzusatzdaten können wenn nötig weitere Werte geändert werden, wie der Prozentsatz für die Privatnutzung des Geschäftsfahrzeugs oder der KM-Ansatz für Autospesen.
Auch hier gilt, dass gesetzliche Anpassungen mit einer aktuellen Programmversion automatisch erfolgen.
Aktuelles / Fragen / Anregungen
Beachten Sie bitte auch immer unsere «NEWS» im Info Panel»
Dort veröffentlichen wir laufend wichtige Informationen für unsere Kunden.
Sollten Sie weitere Fragen zu den Jahresendarbeiten oder Anregungen zu unseren Produkten haben, stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit über Ihre Hotline-Nummer gemäss Ihrem Vertrag zur Verfügung.
Kurse zum Jahresabschluss
Die Infoniqa Academy bietet Ihnen die passenden Kurse an, damit Sie bei diesen Arbeiten zusätzlich Zeit gewinnen. Machen Sie sich fit für den Jahresabschluss! Daten und Anmeldung: