On vous explique dans ce chapitre, comment définir un nouveau dossier et également la façon de gérer plusieurs dossiers. C’est le mandat complet de la comptabilité Infoniqa ONE Start d‘une entreprise qui est désigné sous Dossier. Si vous gérez la comptabilité de plusieurs entreprises, différents dossiers doivent être ouverts. Si, par contre, vous ne travaillez qu’avec une seule comptabilité, vous n‘avez besoin que d‘un seul dossier.
Ouvrir un dossier
La fenêtre de sélection des dossiers disponibles s’affichera lorsque vous ouvrez Infoniqa ONE Start pour la première fois.
Ouvrez Infoniqa ONE Start à l‘aide de l‘icône qui se trouve sur votre bureau.
La fenêtre «Ouvrir un dossier» apparaît maintenant.
Vous pouvez y sélectionner la comptabilité que vous désirez utiliser. Si encore aucun dossier n‘a été créé, uniquement le dossier de démonstration sera à disposition. Celui-ci doit d‘abord être ouvert :
Cliquez avec la touche de souris droite dans la partie vide de la fenêtre et sélectionnez «Voir les dossiers exemples».
Sélectionnez le dossier «Demo Infoniqa ONE Start» et confirmez l’avertissement avec «Oui».
Le dossier de démonstration contient diverses écritures exemples et permet de faire connaissance avec Infoniqa ONE Start. Si vous voulez une fois tester quelque chose que vous ne voulez pas essayer directement dans votre mandat productif, ce mandat de démonstration s‘y prête tout à fait.
Créer un nouveau dossier
A l‘aide du «Garage H. Exemple» vous serez guidé, pas à pas, au travers de la comptabilité Infoniqa ONE Start. La comptabilité sera ouverte par la création d‘un nouveau dossier.
Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur «Nouveau dossier» dans le menu
«Fichier».
Vous pouvez ensuite choisir où le dossier doit être créé et enregistré. Pour une version standalone, sélectionnez par un double-clic le nom de votre PC, et pour une installation multipostes (Client/Serveur), celui de votre serveur.
Double-cliquez sur le nom de votre PC de cours (deuxième entrée depuis le haut)
Saisissez dans le champ la raison sociale «Garage H. Exemple» et cliquez sur «OK».
Infoniqa ONE Start vous offre les possibilités suivantes :
Créer un dossier (Standard)
En règle générale, vous sélectionnez cette possibilité. Vous créez ainsi un dossier totalement nouveau que vous pourrez ensuite définir à votre guise
Créer un dossier avec des données de base d’un dossier existant de Infoniqa ONE Start
Cette possibilité apparaît uniquement, si un ou plusieurs dossiers Infoniqa ONE Start ont déjà
été ouverts. Avec cette fonction, vous pouvez reprendre les données de base complètes d‘un autre mandat. Les données suivantes seront reprises depuis la comptabilité:
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Comptes / plan comptable
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Centre de coûts
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Devises
-
Codes TVA / configuration TVA
Créer un dossier vide pour l’échange de données de la fiduciaire (importation)
Si vous utilisez l‘échange de données fiduciaires, le dossier sur la page d‘importation doit impérativement être ouvert avant la première importation à l‘aide de ce mode de création. Vous en apprendrez plus à ce sujet dans le guide pour l‘échange de données fiduciaires. Guide pour l‘échange de données fiduciaires en annexe.
Créer un dossier pour le Combo avec Infoniqa ONE 50
Si vous utilisez l‘interface Infoniqa ONE 50 Combo (Infoniqa ONE 50 Compta + Infoniqa ONE Start gestion commerciale), le dossier doit impérativement être ouvert dans Infoniqa ONE Start à l‘aide de cette possibilité. Vous trouverez plus de détails dans le guide de la version Combo.
Créer un dossier avec les données de Sage 30 / Winway
Dans ce mode, un dossier vide est créé, dans lequel les données de Sage 30 / Winway sont importées.
La fenêtre «Nouveau dossier» s‘ouvrira.
Données d'entreprise
Saisissez les données suivantes de l‘entreprise :
Cliquez sur «Continuer». Vous pouvez définir l‘exercice actuel ainsi que le suivant. Vous pourrez ultérieurement comptabiliser dans les deux exercices.
Contrôlez encore une fois l‘exercice indiqué et cliquez sur «Continuer».
TVA
Dans la prochaine étape, vous définissez la TVA et le plan comptable. Les méthodes de
TVA suivantes sont à votre disposition dans Infoniqa ONE Start :
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Méthode effective : |
Les impôts préalables et sur chiffre d’affaires sont calculées à chaque écriture et sont imputés sur les comptes automatiques. |
|---|---|
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Taux de la dette fiscale nette/ Imposition forfaitaire : |
Lors de la saisie, la TVA sera mentionnée, mais ne sera cependant pas comptabilisée dans la comptabilité. Les écritures ne seront que marquées en tant qu’écritures de TVA. Lors du décompte, la TVA die sera automatiquement calculée depuis le chiffre d’affaires brut. Vous trouverez en annexe un guide pour le paramétrage du taux de la dette fiscale nette/ forfaitaires dans Infoniqa ONE Start. |
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Pas assujetti à la TVA : |
Avec cette méthode, aucune code TVA n’est importé dans le dossier et seules les modèles sont à disposition en tant que plan comptable, sans comptes de TVA. |
Avec la méthode effective, vous pouvez sélectionner entre deux méthodes de décompte:
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Convenues : |
La TVA est due à la création des factures et est ainsi immédiatement comptabilisée. |
|---|---|
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Prestations reçues : |
La TVA est die uniquement au moment du paiement de la facture. Lors de la création de factures, Infoniqa ONE Start comptabilise la TVA sur un compte de TVA transitoire pour que celle-ci ne soit pas mentionnée sur le décompte de TVA. C’est uniquement lors de la comptabilisation du paiement que la TVA qu’elle sera transférée depuis le compte de TVA transitoire sur le compte correct de contrepartie de TVA, et qu’elle sera mentionnée sur le formulaire de la TVA. |
Attention:
La méthode de TVA ne peut plus être modifiée dès l‘instant où des écritures avec TVA ont été générées.
Dans le dernier champ, vous pouvez sélectionner le modèle de plan comptable souhaité. Les plans comptables pour les entreprises individuelles, les SARL, les sociétés en nom collectif et les SA sont à disposition dès la ligne de produit Standard.
Exercice:
Le garage Exemple décompte selon la méthode «Convenues», sélectionnez comme plan comptable le «Plan comptable PME».
Dans la dernière étape de l‘assistant, vous pouvez décider si le dossier doit être ouvert automatiquement à l‘ouverture de Infoniqa ONE Start et si vous voulez en outre le protéger par un mot de passe.
Cliquez sur «Créer dossier».
Le dossier sera encore une fois contrôlé et sera alors automatiquement ouvert. Vous pouvez voir quel dossier est ouvert dans la barre de titre de la fenêtre principale :
A la fin de la création réussie du dossier, la fenêtre permettant de compléter les paramètres de base et la saisie données de base apparaît. Confirmez en cliquant sur «Allez-y maintenant», les paramètres de base et/ou les données de base sont complétées et saisies dans le prochain chapitre.
Gérer les dossiers
Les dossiers peuvent être édités dans la gestion des dossiers. La gestion des dossiers ne peut être ouverte que sur le serveur sur lequel les dossiers sont enregistrés.
Ouvrez le menu «Fichier» - «Options» - «Utilitaires». Faites un double-clic sur «Dossier» et double-cliquez sur «Gestion de dossier» tout en appuyant simultanément sur la touche shift.
Dans la «Gestion des dossiers», vous pouvez renommer un dossier, copier un dossier complet en cliquant sur «Dupliquer» ou en supprimer un.
Les dossiers sont enregistrés en standard dans le répertoire „C:\Sage Data“. Si vous voulez enregistrer les dossiers dans un autre répertoire, ce réglage peut être à tout moment adapté.
Ouvrez les «utilitaires» sous «Fichier» - «Options» - «Utilitaires» et développez le répertoire «Dossier».
Faites un double clic sur la «Emplacement des dossiers» et confirmez le message avec «OK».
Vous ne pouvez atteindre cette fonction que depuis le serveur du PC. En outre, tous les clients Infoniqa ONE Start doivent être fermés.
L‘emplacement actuel d‘enregistrement des dossiers est affiché. L‘emplacement d‘enregistrement peut être rectifié à l‘aide du bouton «Modifier».
Attention
En modifiant l‘emplacement d‘enregistrement, tous les dossiers existants seront déplacés et seront effacés dans l‘ancien répertoire !