Funktion Spesen mit Infoniqa ONE 200 verbinden

I. Details

II. Voraussetzungen

III. Einrichtung Funktion Spesen im ONE 200

IV. Spesen kontrollieren und verbuchen im ONE 200

I. Details

Mit der Funktion "Spesen" können Spesenbelege via Infoniqa App und im Infoniqa Center erfasst, eingereicht und genehmigt werden.

Die Funktion erfüllt vier Anwendungen:

II. Voraussetzungen

Folgende ONE 200 Version mit dem Modul "Finanz" wird für die Nutzung der Funktion "Spesen" mindestens benötigt:

• Infoniqa ONE 200 V-2023 (für die Nutzung Infoniqa Center (web))
• Infoniqa ONE 200 V-2022 SP4 (für die Nutzung Infoniqa App).

Eine Lizenz zur Nutzung erhalten unsere Abo-Kunden bei unserem Kundensupport. Für einen Einsatz braucht jeder Benutzer eine registrierte Infoniqa-ID für den Login (Anleitung Registrierung).

III. Einrichtung Funktion «Spesen» im ONE 200

Schritt 1: Mandant öffnen und mit der Infoniqa ID verbinden

Öffnen Sie im Admin-Modul des ONE 200 einen Mandanten und verbinden Sie diesen mit der Infoniqa ID. Dazu gehen Sie auf «Center App registrieren» und es öffnet sich das Anmeldefenster des Infoniqa Centers. Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten an (Bild 1).

Bild 1: Verbinden des Mandanten mit dem Infoniqa Center / Infoniqa App.

Schritt 2: Anmeldung mit der Infoniqa-ID oder Registrierung

Melden Sie sich mit Ihren vorhandenen Login-Daten an oder registrieren Sie Ihren Mandanten, falls noch keine Registrierung für diesen Mandanten besteht. 

Wenn Sie sich erfolgreich angemeldet haben, erscheint der Hinweis «Mandant ist für Center App registriert». Wenn Sie mehrere Mandanten haben, die die Funktion nutzen sollen, müssen Sie jeden Mandanten einzeln registrieren. Jeder Mandant erhält nach Registrierung eine eigene Infoniqa-ID (Bild 2).

Bild 2: Mandant ist erfolgreich registriert.

Schritt 3: Lizenz aktivieren

Als nächstes müssen Sie auf «Center App lizensieren» klicken (Bild 3).

Bild 3: Spesen Funktion aktivieren.

Schritt 4: Benutzer für die Spesen-Funktion berechtigen 

Im Modul Admin werden diejenigen Benutzer für die Spesen-Funktion berechtigt, die die eingereichten Spesen im ONE 200 visieren und verbuchen dürfen. Gehen Sie dazu auf den Bereich «Funktionen», klicken Sie links auf den Benutzer und wählen rechts für das Modul «Finanz» die Funktion «Spesen» aus (Bild 4).

Bild 4: Benutzer für die Spesenfunktion im ONE 200 berechtigen.

Verbinden Sie nun den Mandanten erneut mit der Infoniqa-ID. Es öffnet sich das Anmeldefenster des Infoniqa Centers. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an. Starten Sie dann die Zugriffsbrechtigung erneut, damit Sie das Häckchen zum Infoniqa Center ausfüllen können (Bild 5 + 6).

Bild 5: Benutzer mit der Infoniqa ID verbinden.

Bild 6: Benutzer für das Infoniqa Center / Infoniqa App berechtigen.

Schritt 5: Benutzer als Kreditoren erfassen 

Damit nun Benutzer, wie zum Beispiel Ihre Mitarbeiter, Spesen einreichen können, müssen Sie jeden Benutzer als Kreditor im Finanz-Modul erfassen. Dies geht über die Funktion «Kreditoren» im ONE 200 Personal automatisch.

Anschliessend muss dem Benutzer im Spesen-Tool die Kreditoren-Nummer als Benutzer ID hinterlegt werden. Die Benutzer ID muss identisch sein mit der Kreditoren-Nummer im ONE 200. 

So legen Sie die Benutzer manuell als Kreditor an: (Bild 7a + 7b).

Hinweise:

• Achten Sie darauf, dass für den Kreditor alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Wenn der Kreditor / Benutzer Belege in unterschiedlichen Währungen einreichen darf, sollte der Kreditor kopiert und mit den unterschiedlicgen Währungen hinterlegt werden.
• Ebenso wird empfohlen, die Zahlungskondition auf "sofort" zu setzen, damit die Auszahlung zum nächsten Zahllauf erfolgen kann.
• Der Statistikcode ist fakultativ.

Bild 7a: Benutzer als Kreditor hinzufügen.

Bild 7b:  Kreditoren Kostenstelle zuweisen.

Schritt 6: Kategorien für die Spesenzuordnung anlegen

Zur Anlage einer Kategorie im ONE 200 öffnen Sie die Funktion "Spesen" in der Kreditoren-Buchhaltung. Unter "Kategorien" müssen die identischen Kategorien wie im Infoniqa Center erfasst sein (Bild 8). Hier wird auch das Verbuchungskonto hinterlegt. Zudem kann auch die Zuordnung der Kostenstelle definiert werden. Entweder kann diese vom Konto gezogen werden oder aber vom Kreditor. In beiden Fällen ist die Voraussetzung, dass die KST in den Konto- oder Kreditoren-Stammdaten erfasst ist.

Bild 8: Kategorien erfassen

IV. Spesen kontrollieren und verbuchen im ONE 200

Wenn Benutzer im Infoniqa Center / App Spesen eingereicht und genehmigt wurden, können die Spesen unter «Kreditoren/Funktionen» aufgerufen werden (Bild 9). Rufen Sie dazu das Menü «Spesen» auf, unter Kreditoren > Funktionen > Spesen. Importieren Sie die Spesen durch ein Häkchen im Feld "Externe Spesen beim Start abholen" (Bild 10). Durch Klick auf "Anzeigen" werden die Spesen gemäss Selektion angezeigt.

Hinweis: Bei erstmaliger Verwendung ist eine Anmeldung mit der Infoniqa ID notwendig, damit eine Verbindung zum Infoniqa Center hergestellt werden kann.

Bild 9: Spesen Funktion im ONE 200 aufrufen

Bild 10: Spesen importieren

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheinen nun alle erfassten Spesen Ihrer Benutzer für den ausgewählten Zeitraum (Bild 11). Klicken Sie auf eine Spesen und die Schaltfläche «Anzeigen», um den Beleg einzusehen. 

Folgende Möglichkeiten zum weiteren Verlauf:

• Kontrolle der Spesen gemäss Spesenreglement.
• Die Kontierung, die Kostenstelle, das Projekt sowie der Steuercode kann kontrolliert und ggf. angepasst werden.
• Über den Button ‘Ändern’ kann der Status, die Kategorie, der Betrag wie auch die Währung eines Eintrages geändert werden.
• Spesen können in ONE 200 durch die Buchhaltung gelöscht werden.
• Über die Schaltfläche-‘E-Mail’ kann dem Mitarbeiter eine Mail gesendet werden sofern die Mailadresse auf dem Kreditor hinterlegt ist.
• Mit der Schaltfläche ‘Kontrolliert’ kann der Eintrag genehmigt werden, im Anschluss kann dieser verbucht werden.
• Mit der Schaltfläche ‘Zurückweisen’ kann der Eintrag abgelehnt werden. Der Mitarbeiter muss hierfür separat informiert werden, da keine Informationen in das Spesen-Tool zurückfliessen.
• Alle Einträge mit dem Status ‘Kontrolliert’ können über folgende Schaltfläche  markiert werden und mit dem Button ‘Verbuchen’ verbucht werden. Im Anschluss können diese normal über den Kreditoren-Zahllauf ausbezahlt werden (Bild 13).

Wenn der Spesenbeleg unvollständig ist, wird die Spesenzeile rot markiert. ONE 200 prüft automatisch, ob die "Benutzer-ID/Kreditoren-Nummer" existieren und zwar in der Währung, in welcher die Spesen erfasst wurden.

Mögliche Fehler:

- Existiert der Kreditor z.B. nur in CHF und wurden die Spesen in EUR erfasst, muss der Kreditor auch für eine Erfassung in der Währung EUR bereitgestellt werden. Dazu kann der Kreditor kopiert werden mit der Währung in EUR.

- Für eine erfolgreiche Ausbezahlung ist die Zahlungsverbindung des Kreditors notwendig. Sollte diese noch nicht im Kreditorenstamm hinterlegt sein, erscheint ein Fehler. 

Bild 11: Spesen im ONE 200 anzeigen

Bild 12: Spesen kontrollieren, ablehnen

Bild 13: Spesen verbuchen

Unter Auswertungen im Bereich ‘Zahlungen’ können Spesenabrechnungen ausgedruckt werden.