Nach erfolgreicher Registrierung können Ihre Benutzer das Infoniqa Center bzw. die Infoniqa App für das Einreichen von Spesen nutzen.
I. Spesen einreichen
II. Spesen genehmigen
I. Spesen einreichen in der Infoniqa App
Zur Vereinfachung werden hier die Bilder und Bezeichnungen für die Nutzung in der Infoniqa App beschrieben. Der Ablauf erfolgt im Infoniqa Center analog (Abweichung im Design).
1. Öffnen Sie die Funktion "Spesen" in der Infoniqa App (Bild 1).
2. Klicken Sie oben rechts auf das Plus-Zeichen, um einen Spesenbeleg zu erfassen (Bild 2).
3. Sie können nun eine Datei aus Ihrer Smartphone-Bildergalerie oder vorhandenen Dateien hochladen (als JPG-, PNG- oder PDF-Datei). Sie können auch einen Beleg direkt scannen / fotografieren. Wenn der Beleg korrekt hochgeladen ist, klicken Sie auf den grünen Pfeil.
5. Die Spesenfunktion enthält eine künstliche Intelligenz (KI), die automatisch die Informationen Rechnungssteller, Betrag, Belegdatum ausliest. Dies braucht wenige Sekunden.
6. Geben Sie nun in die Eingabefelder zur Spesenrechnung die noch fehlenden Informationen an. Falls Sie Spesenbelege haben, die Ihre Organisation von z.B. einem Kunden oder Partner rückerstatten kann, können Sie mit dem Regler den Hinweis «verrechenbar» angeben (Bild 3).
6. Klicken Sie oben links auf das Symbol «speichern». Ihr Beleg wird noch nicht eingereicht. Sie können ihn noch bearbeiten oder löschen.
7. Sie können nun den Beleg einreichen, in dem Sie auf den Beleg in der Spesenliste klicken und auf «einreichen» klicken.
Sie können jederzeit den Status Ihrer erfassten Spesen einsehen (Bild 4). Folgender Status ist möglich:
- Pendent: Beleg kann vom Benutzer bearbeitet oder eingereicht werden.
- Genehmigt: Beleg wurde genehmigt.
- Abgelehnt: Beleg wurde abgelehnt.
Eingereichte Belege können nun von einem eingetragenen «Genehmiger» im Infoniqa Center eingesehen und genehmigt werden. Dieser erhält eine E-Mail Benachrichtigung, sobald neue Spesen eingegangen sind.
Bild 1: Spesenfunktion öffnen (über den Startbildschirm oder die Navigationsleiste)
Bild 2: Spesen hinzufügen
Bild 3: Fehlende Informationen zum Spesenbeleg hinzufügen (Pflichtfelder werden rot markiert)
Bild 4: Spesenstatus
Bild 5: Spesen können durch "wischen" nach links gelöscht werden
II. Anwendung: Spesen genehmigen
Eingereichte Belege können nun von dem «Genehmiger» (Manager) im Infoniqa Center eingesehen und genehmigt werden. Dieser erhält eine E-Mail Benachrichtigung, sobald neue Spesen eingegangen sind.
- Klicken Sie in der E-Mail Benachrichtigung in Ihrem Postfach auf den Link.
- Melden Sie sich im Infoniqa Center an.
- Unter dem Menüpunkt ‘Spesen visieren’ können Sie die Liste der eingereichten Spesen einsehen.
- Mit dem Aktions - Button können die Details zum Spesenbeleg abgerufen werden.
- Klicken Sie in der ersten Spalte auf die Check-Box des Spesenbelegs. Sie können mehrere Spesenbelege gleichzeitig auswählen (Bild 1).
- Nun können Sie über den Button «Genehmigen» oder «Ablehnen» Belege freigeben oder ablehnen.
Nach der Genehmigung von Spesen werden diese an das Finanzmoduls des ONE200 übermittelt.
Bild 1: Spesen visieren im Infoniqa Center.