Gruppe Einkauf

Service Belege Einkauf sind Belege im Zusammenhang mit Reparaturen.

Belegtypen und Übernahme-Folge:

Reparaturauftrag à Reparatureingangà Reparaturrechnungà evtl. Reparaturgutschrift

Reparaturauftrag:
Reduziert den Lagerbestand der betreffenden Artikel.

Reparatureingang:
Erhöht den Lagerbestand der betreffenden Artikel.

Reparaturrechnung und -Gutschrift:
Analog zu Einkaufs-Rechnung / -Gutschrift.

Zum Erfassen/Bearbeiten von Service-Einkaufsbelegen.

Die Regeln für die Beleg-Bearbeitung sind grundsätzlich dieselben wie für andere Belege (vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegerfassungs-Fenster/Belegkopf und Handbuch Einkauf, Einkaufsbeleg.

Belegfluss

Belegfluss für Service-Einkaufsbelege.

Die Regeln für diesen Belegfluss sind dieselben wie für andere Belege (vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegfluss)

Servicebeleg

Die Regeln für die Beleg-Bearbeitung sind grundsätzlich dieselben wie für andere Belege (vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegerfassungs-Fenster/Belegkopf und Handbuch Einkauf, Einkaufsbeleg.

Für den Service-Einkauf werden folgende Belegtypen verwendet:

Reparaturauftrag à Reparatureingangà Reparaturrechnungà evtl. Reparaturgutschrift

(vgl. Service Einkauf)

Schnellerfassung

Schnelle Erfassung von Service-Verkaufsbelegen in einem einzigen Fenster.

Analog zur Beleg-Schnellerfassung (Handbuch Auftrag/Allgemein).

Jedoch ohne die Möglichkeit, gleichzeitig einen Verkaufsbeleg zu erzeugen.

Rechnungseingang

Spezielle Funktion für die Übernahme eines Reparatureinganges in eine Reparaturrechnung.

Analog zu Handbuch Einkauf, Rechnungseingang

Reparatureingang

Spezielle Funktion für die Übernahme eines Reparaturauftrages in einen Reparatureingang.

Analog zu Handbuch Einkauf, Bestelleingang

Ein Reparatureingang kann wiederum in einen Reparaturauftrag übernommen werden. Damit ist es möglich, einen Artikel an mehrere Lieferanten zur Reparatur zu versenden.
(vgl. Kapitel Beispiel-Ablauf Reparatur)

Ein Reparatureingang kann wiederum in einen Reparaturauftrag übernommen werden. Damit ist es möglich, einen Artikel z.B. an mehrere Lieferanten zur Reparatur zu versenden.

Rücknahme

Wird ein Artikel von einem Kunden retourniert, so kann über den Menupunkt 'Servicebeleg ' ein Beleg vom Typ "Rücknahme" erfasst werden. Das Erfassen gleicht den herkömmlichen Verkaufsbelegen. Aus diesem Grund wird hier nicht näher auf die Belegerfassung eingegangen.

In den Belegzeilen des Rücknahmebeleges wird der zu retournierende Artikel gewählt. Sofern der Artikel eine Seriennummer hat, erscheint nach Eingabe der Menge analog dem Verkaufsbeleg die Maske der Seriennummer. (vgl. Handbuch Warenwirtschaft, Rücknahme mit Seriennummern).

Der Status der Seriennummer wird auf 'defekt' gesetzt.

Reparaturauftrag an Lieferant/ Reparaturcenter

Nach der Rücknahme des zu reparierenden Artikels wird über den Menupunkt 'Servicebeleg ' ein Reparaturauftrag an den Lieferanten oder an das Reparaturcenter erstellt. Das Reparaturcenter kann auch die interne Reparaturwerkstatt sein. Somit ist gewährleistet, dass ein ganzer Ablauf, obwohl er intern abgewickelt wird, über die notwendigen Belegschritte abgefertigt wird.

Für Artikel mit Seriennummern: Da bei der Rücknahme der Status der Seriennummer auf 'defekt' gesetzt wurde, erscheinen beim Reparaturauftrag alle zu reparierenden, sprich alle defekten Seriennummern im linken Datenbrowser (Grid)-Inhalt zur Auswahl. Nach der Zuweisung des zu reparierenden Artikels erhält die Seriennummer den Status 'Reparaturcenter'.

Reparatureingang

Der Reparatureingang erfolgt analog dem Bestelleingang in den Einkaufsbelegen. Es wird jeweils der Reparaturauftrag gewählt.
Für Artikel mit Seriennummern: Im unteren Datenbrowser (Grid)-Inhalt werden die einzelnen Seriennummern, welche zur Reparatur geschickt wurden, aufgelistet. Die Abwicklung erfolgt so, dass die Seriennummer markiert und der Eingang gebucht wird.

Die Seriennummer erhält den Status 'vorbereitet'

Die weitere Behandlung ist ebenfalls analog zum Einkauf. Das heisst, dass aus dem Reparatureingang eine Reparaturrechnung folgt, welche schlussendlich im Finanz verbucht wird.

Auslieferung an Kunden

Die Auslieferung des reparierten Artikels kann wieder über das Menu 'Service Verkauf' erfolgen.

Für Artikel mit Seriennummern: Im Fenster der Seriennummer kann man dann aus den reparierten Seriennummern auswählen. Der Belegtyp für diesen Vorgang kann Lieferschein oder Rechnung sein.

Rücknahme mit Ersatzlieferung

Wird ein Artikel von einem Kunden retourniert, so kann über den Menupunkt 'Servicebeleg ' ein Beleg vom Typ "Rücknahme" erfasst werden. Das Erfassen gleicht dem herkömmlichen Verkaufsbelegen. Aus diesem Grund wird hier nicht näher auf die Belegerfassung eingegangen.

In den Belegzeilen des Rücknahmebeleges wird der zu retournierende Artikel gewählt.

Sofern der Artikel eine Seriennummer hat, erscheint nach Eingabe der Menge analog dem Verkaufsbeleg die Maske der Seriennummer. (vgl. Handbuch Warenwirtschaft, Rücknahme mit Seriennummern).

Sofern die Seriennummer im linken Datenbrowser (Grid) gefunden wird, kann diese zugewiesen werden. Sollte die Seriennummer nicht gefunden werden, so können mit der Checkbox 'Alle Kunden' alle Seriennummereinträge des gewählten Artikels angezeigt werden. Dies kann dann der Fall sein, wenn z.B. der Endkunde die Ware retourniert, obwohl die Artikel einem anderen Kunden verkauft wurden.

In diesem Beispiel wird der Artikel nicht vom Ursprungskunden retourniert, somit musste auf die Checkbox 'Alle Kunden' geklickt werden, anschliessend auf den Refresh-Button , um alle Seriennummereinträge des gewählten Artikels anzeigen zu lassen.

Um nähere Informationen zur Seriennummer zu erhalten, kann mittels Rechts-Klick auf dem Datenbrowser (Grid)-Inhalt zur S/N History gewechselt werden.

Der Status der Seriennummer wird auf 'defekt' gesetzt.

Ersatzlieferung mit Rückforderung

Wünscht der Kunden eine Ersatzlieferung für den defekten Artikel, kann mit dem Icon  'Seriennummer ersetzen' auf die folgende Maske gewechselt werden.

In diesem Dialog erscheinen alle Seriennummern des gewählten Artikels. Wichtig ist, dass nur die Seriennummern mit dem Status 'vorbereitet' angezeigt werden. Seriennummern werden demzufolge nicht angezeigt, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

• noch nicht geliefert oder verkauft Status wäre 'History/Kunde'

• als defekt zurückgenommen Status wäre 'defekt'

• in der Reparatur Status wäre 'Reparaturcenter'

Wird eine Seriennummer gewählt, kann die Ersatzlieferung noch weiter definiert werden. Dies erfolgt über die Combobox 'Status'. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:

• Ersatz ohne Rückforderung
  Der Artikel wird ersetzt und der Beleg Ersatzlieferung wird automatisch erstellt

• Ersatz mit Rückforderung
  Der Artikel wird ersetzt, der Beleg Ersatzlieferung wird automatisch erstellt. Bei der Auslieferung des defekten Artikels nach Reparatureingang wird der Ersatz, welcher rückgefordert werden muss, aufgelistet.

• Ersatz mit Rückforderung vor Reparaturlieferung
  Der Artikel wird ersetzt, der Beleg Ersatzlieferung wird automatisch erstellt. Die Auslieferung des defekten Artikels nach Reparatureingang wird erst nach der Rückgabe des Ersatzes ausgeführt.

Ersatzlieferung ohne Rückforderung

Wird eine Ersatzlieferung ohne Rückforderung ausgeführt, so wird nach dem Speichern automatisch ein Ersatzlieferungsbeleg erstellt. Der Ablauf lässt sich im Belegfluss wie folgt erkennen:

Direkte Verknüpfung von Rücknahme zu Reparaturauftrag

Will man den zu reparierenden Artikel automatisch an das Reparaturcenter ausliefern, kann auf dem Rücknahme-Beleg in der Belegzeile über das Register 'Lieferanten' der entsprechende Lieferant und Beleg ausgewählt und gespeichert werden.

[Auswahl]
Diese Position kann in einen bestehenden Beleg übernommen werden

[Beleghistory]
Wechselt in die Beleghistory 'Service Einkauf'

vgl. auch Verkettung von Verkaufs- und Einkaufs-Belegen, Vorgehen in der normalen Belegerfassung (Handbuch Auftrag/Allgemein).

Beispiel-Ablauf Reparatur

Ablauf-Beschreibung:

• Ein Artikel mit Seriennummer wird an einen Kunden verkauft und geliefert.

• Der Artikel kommt zurück und muss zur Reparatur an einen (oder mehrere) Lieferanten gesandt werden.

• Nach erfolgter Reparatur wird er dem Kunden zurückgeschickt.

1. Der Artikel wird dem Kunden ausgeliefert:
   Normaler Verkaufsbeleg (Lieferschein):
   (Registerkarte Verkauf I, Gruppe Verkauf, Erfassen).
   Die Seriennummer wird zugeteilt. (Handbuch Warenwirtschaft, Seriennummern in Verkaufs- und Abgangsbelegen)

2. Der Artikel wird vom Kunden zur Reparatur eingeliefert:
   Service-Beleg (Rücknahme) manuell erfassen:
   (Registerkarte Service, Gruppe Verkauf, Servicebeleg).
   Die Seriennummern des Kunden werden angezeigt, die passende S/N auswählen.

3. Unter Registerkarte Service, Gruppe Verkauf, Belegfluss:
   Für die Rücknahme die Druckfreigabe setzen und
   in eine Service-Auftragsbestätigung (Service AB) übernehmen.
   Diese Service AB kann dem Kunden als Bestätigung gesandt werden.

4. Den Beleg Service AB aufrufen:
   
   Registerkarte Service, Gruppe Verkauf, Servicebeleg
   
   Auf der Belegzeile das Register "Lieferanten" öffnen und einstellen:
   
   
   
   Einkaufsbelegtyp = Reparaturauftrag,
   Lieferant = der Lieferant, der die Reparatur ausführt.

5. Bei [Speichern] wird der Einkaufs-Service-Beleg Reparaturauftrag automatisch erstellt mit der Seriennummer des Artikels.

6. Im Service Einkauf den Reparaturbeleg aufrufen:
   Registerkarte Service, Gruppe Einkauf, Belegfluss

7. Die Herkunft dieses Beleges ist hier ersichtlich:
   
   Druckfreigabe setzen.
   Dieser Reparaturauftrag wird mit dem Artikel an den Lieferanten gesandt.

8. Nach erfolgter Reparatur kommt der Artikel vom Lieferanten zurück:

9. Registerkarte Service, Gruppe Einkauf, Belegfluss:
   
   [Übernahme] in Reparatureingang
   (oder: Registerkarte Service, Gruppe Einkauf, Reparatureingang)

10. Variante a) Der Artikel wird an den Kunden zurückgeschickt:
    Als Belegtyp "Lieferschein" wählen
    
    [Weiter]:
    Es wird ein Lieferschein erstellt. Die Seriennummer wird übernommen.
    à weiter bei Schritt 8

11. Variante b) Der Artikel muss an einen weiteren Lieferanten geschickt werden:
    à weiter bei Schritt 7

12. Weitergabe an einen weiteren Lieferanten:

13. In der Übernahme in den Reparatureingang:
    
    Keinen Belegtyp wählen,
    [Verwerfen]
    
    Der Reparatureingang wird erstellt.
    
    Registerkarte Service, Gruppe Einkauf, Belegfluss:
    
    Übernahme in einen Reparaturauftrag an einen weiteren Lieferanten (im Übernahme-Fenster diesen anderen Lieferanten wählen).
    
    Bei der Rücksendung vom Lieferanten: à weiter bei Schritt 6.

14. Artikel dem Kunden zurücksenden:
    Der erstellte Lieferschein ist im Service-Belegfluss (Registerkarte Service, Gruppe Einkauf) und Service-Belegfluss (Registerkarte Service, Gruppe Verkauf) sichtbar:
    
    im Belegfluss Einkauf:
    
    
    im Belegfluss
    
    
    Er wird mit dem reparierten Artikel dem Kunden zurückgesandt.

15. Falls kostenpflichtig: Im Lieferschein den Preis einsetzen und
    Übernahme in eine Rechnung an den Kunden. (im Service-Belegfluss (Registerkarte Service, Gruppe Einkauf bzw. Gruppe Verkauf).

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