E-Rechnung
E-Rechnung ist ein System, um Rechnungen auf elektronischem Weg vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger zu senden. (EBPP = Electronic Bill Presentment Payment)
Die elektronischen Belege können an die BSP Provider (Biller Service Provider, z.B. Postfinance, PayNet) ausgeliefert werden. Weitere Anbieter gibt es im Moment nicht. Als Kommunikationsplattform dient das Modul „E-Services".
Als Belegtypen können Rechnungen, Sammelrechnungen und Gutschrift eingeliefert werden. PayNet unterstützt dazu noch pro Belegtyp den Storno. Diese Belegtypen sind im Standard für E-Rechnung aktiviert.
Voraussetzungen
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Vertrag mit Postfinance oder PayNet muss vorhanden sein.
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Lizenzoption E-Services“
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Detaillierte Infos zu Installation, Verträgen, usw. finden Sie im Handbuch Finanz Finanzbuchhaltung.doc im Kapitel „Vorgehen beim Einrichten von E-Banking „
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Bei der Installation von Infoniqa ONE 200 auch das Modul „E-Services“ anwählen.
E-Rechnung: Einstellungen in Infoniqa ONE 200
Einstellungen, Register Verkauf/Einkauf 2/n, E-Rechnung:
Ist die Lizenzoption „E-Banking/E-Rechnung“ aktiv, kann man pro Mandant „E-Rechnung aktivieren“ einschalten und zum BSP Provider die BillerID (ID des Rechnungsstellers welche vom BSP Provider mitgeteilt wird) eintragen:
In den Einstellungen, Register Verkauf/Einkauf 2/n kann man für PostFinance und PayNet eine Testumgebung aktivieren.
Detaillierte Infos zu den Rechten, Installation, Verträgen, usw. finden Sie im Handbuch Finanz/Finanzbuchhaltung im Kapitel "Vorgehen beim Einrichten von E-Banking".
Einheiten
Für E-Rechnung ist in den Einheiten das Feld „EDI Code“ eingefügt worden. Das bezeichnet eine Einheit als internationale Einheitennummer aus der UN Codeliste 6411. Jede verwendete Verpackungseinheit muss einen EDI Code haben.
Kundenstamm
Im Kundenstamm, Register „Auftrag Informationen“ kann der BSP Provider gewählt werden und die „eBill AccountID“ eingetragen werden.
Diese Nummer wird vom BSP Provider mitgeteilt, wenn sich ein Kunde für die elektronischen Rechnungen registriert hat.
Siehe Handbuch Verkauf, Kundenstamm, Register Auftrag Informationen: E-Rechnung-Angaben.
Ablauf
Am Ablauf ändert sich prinzipiell nichts. Für das Tagesgeschäft gelten die gleichen Abläufe. Anstelle des definitiven Druckes auf den Drucker wird der elektronische Beleg automatisch erstellt.
Es gibt für den Ablauf 2 Rollen: E-Rechnung-Sachbearbeiter und E-Rechnung-Übermittler, wobei dieselbe Person beide Rollen ausführen kann.
E-Rechnung-Sachbearbeiter
Personen mit dieser Rolle erfassen und bearbeiten die E-Rechnung-Belege bis zum definitiven "Druck" (ohne die elektronische Übermittlung).
Der Beleg wird wie gewohnt erfasst und definitiv gedruckt. Der E-Rechnung-Beleg wird über alle 3 Varianten (Auswertung, Belegfluss, Beleg) erstellt.
Bei einem E-Rechnung Beleg wird automatisch der E-Rechnung Provider im Beleg, Register Rechnung, Feld E-Rechnung Typ gespeichert. Man hat nur die Wahl zwischen den gültigen E-Rechnung Providern oder einem Leereintrag. Mit dem Leereintrag können die Belege wieder mit einem Drucker definitiv gedruckt werden.
(vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegkopf, Register Rechnung)
Mit Drucken à Definitiv wird der E-Rechnung Beleg erstellt und der Benutzer darauf hingewiesen:
Diese Meldung kann pro Benutzer ein- oder ausgeschaltet werden, vgl. auch Einstellungen, Register Benutzer, "E-Rechnung Belegerstellung melden"
Der Beleg wird damit in den E-Rechnung-Pool gestellt, von wo er an den E-Rechnung-Provider übermittelt werden kann. (siehe E-Rechnung: Pool)
E-Rechnung-Übermittler
Personen mit dieser Rolle verwalten den E-Rechnung: Pool und besorgt die elektronische Übermittlung.
In Extras-E-Rechnung können aus dem E-Rechnung: Pool Belege an die BSP Provider übermittelt und die Verarbeitungsprotokolle abgeholt werden.
E-Rechnungs-Pool
Der E-Rechnungs-Pool wird gestartet mit
Register Verkauf II, Gruppe E-Services, E-Rechnung
Datenbrowser (Grid)
Durch Klick auf das Symbol in der Spalte „E-Rechnung“ kann der Beleg als Vorschau angesehen werden.
Auch das erstellt PDF ist im Datenbrowser (Grid) enthalten und kann durch Klick im Datenbrowser (Grid) auf das Symbol als Vorschau angezeigt werden.
Durch Klick auf das Symbol nach der Spalte „Datei“ kann elektronische Beleg im XML-Format angesehen werden, z.B:
Datenbrowser (Grid) - Status
Pendent (Übermittlung) |
Beleg ist noch nicht übermittelt worden |
Übermittelt |
Beleg ist übermittelt, aber noch keine Verarbeitungsbestätigung vorhanden/abgeholt worden. |
Fehler |
Beleg ist übermittelt, jedoch Fehlerhaft. Detail zum Fehler ist in der Spalte „Fehlercodes“ sichtbar |
Erledigt |
Beleg ist übermittelt und als Fehlerfrei bestätigt worden. |
[Senden]
Alle markierten Zeilen werden mit [Senden] an den oder die BSP-Provider gesendet.
Am Ende wird ein Protokoll angezeigt, ob die Übermittlung korrekt war.
[Empfangen]
Mit [Empfangen] werden die Verarbeitungsprotokolle geholt und zu den einzelnen Belegen zugewiesen.
Ist ein Beleg fehlerhaft, dann wird er als „Fehler“ markiert
Detaillierte Infos zu den einzelnen Schaltflächen, Rechten, Installation, Verträgen, usw. finden Sie im Handbuch Finanz/Finanzbuchhaltung im Kapitel "Vorgehen beim Einrichten von E-Banking".
Besonderheiten
Ablauf
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Beim Kopieren eines Beleges in einen anderen Kunden wird der BSP Provider des Nachfolgekunden automatisch in den Beleg eingetragen.
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Nur E-Rechnung-Belege die im E-Rechnung-Datenbrowser (Grid) (Extras-E-Rechnung) den Status „erledigt“ haben können in Infoniqa ONE 200 Finanz verbucht werden.
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Bei E-Rechnung-Belegen die noch nicht übermittelt wurden, kann der Belegstatus von „Definitiv gedruckt“ auf „Druckfreigabe“ (mit den entsprechenden Rechten) ohne Probleme gemacht werden. Der E-Rechnung-Beleg wird in diesem Fall aus dem E-Rechnungs-Pool entfernt.
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Über eine Auswertung werden zuerst Beleg gedruckt (beim definitiven Druck) welche in Papierform ausgeliefert werden. Danach werden die E-Rechnungs-Belege erstellt und in den E-Rechnungs-Pool gestellt.
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Sind individuelle Reports im Einsatz, dann müssen die Standardänderungen in die Kunden Stored Proc übernommen werden.
PostFinance
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Keine Möglichkeit einen Storno zu erstellen und einzuliefern. Es muss eine Gutschrift erstellt werden.
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Verarbeitungsprotokolle werden nur einmal pro Tag (01:50 Uhr) erstellt und beinhalten alle Belege, die am Vortag eingeliefert wurden.
PayNet
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Storno möglich
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Das Verarbeitungsprotokoll wird bei Einlieferung erstellt und kann unmittelbar ein paar Minuten später abgeholt werden.
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Für B2B Einlieferungen muss eine externe Bestellnummer vorhanden sein. Das Feld dafür ist im Belegkopf, Tab Rechnung Feld „ext. Belegnr.“.
Man kann dieses Feld bei der Erfassung für den E-Rechnungs-Kunden und Belegtyp als zwingend einschalten:
E-Postausgang
Auftrags-Belege können statt als gedruckte Dokumente als pdf-Dateien per E-Mail versandt werden.
Zurzeit ist dies nur mit Verkaufs-/Kunden-Belegen möglich.
Dazu müssen im Kundenstamm und auf den betreffenden Belegen Einstellungen vorgenommen werden (Unterkapitel Kundenstamm/Belege für E-Versand einrichten)
Beim Definitiv-[Drucken] von Dokumenten, die für E-Postausgang eingerichtet sind, werden diese statt auf einen Drucker in den PDF-Sende- und Archiv-Pool geschrieben. Mit dem E-Postausgang lässt sich dieser Pool aufrufen und Belege versenden (Unterkapitel E-Postausgang).
Kundenstamm/Belege für E-Postausgang einrichten
Kundenstamm:
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Register Belege:
Hier kann pro Belegtyp der E-Postausgang auf «Ein» gestellt und eine E-Mail-Adresse erfasst werden. Wenn die Option "E-Postausgang" eingeschaltet ist, wird in neuen Belegen für diesen Kunden resp. Belegtyp die Checkbox «Für E-Postausgang vorgesehen» vorgeschlagen.
(Handbuch Verkauf, Kundenstamm, Register Auftrag Informationen)
Beleg:
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Auf dem Belegkopf muss die Checkbox eingeschaltet sein.
(Register Belegkopf, Mittlerer Teil: Belegkopf-Daten)
Diese Option ist auch im Belegfluss (Beleginfo) vorhanden und kann dort ein- oder ausgeschaltet werden.
Drucken:
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Beim [Drucken] als "definitiv" eines für E-Postausgang eingerichteten Beleges wird dieser automatisch in den PDF-Sende- und Archiv-Pool geschrieben
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Der Sende-Pool wird mit E-Postausgang aufgerufen, um die Dokumente zu versenden.
E-Postausgang
E-Postausgang |
Bedeutung |
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þ Offen þ Versandt |
Anzeige der offenen und/oder der bereits versandten Belege. Beim Ändern dieser Einstellungen wird die Anzeige aktualisiert (im Rahmen der mit [Suchen] festgelegten Selektion). |
þ Eigene Belege |
Nur die eigenen Belege anzeigen. |
Erfassungsdatum von / bis |
Selektion des Erfassungsdatum-Bereichs. |
Versand-Einstellungen: |
|
E-Mail-Fenster Direkt Postausgang |
|
Absender E-Mail-Adresse |
Angabe einer speziellen Absender-E-Mail-Adresse. Somit wird nicht die persönliche User-E-Mail-Adresse verwendet. |
E-Mail-Signatur |
Wahl einer in Verkauf I, Textbausteine, erfassten Signatur Die Signatur wird unterhalb des E-Textes eingefügt |
Anzeige-Datenbrowser (Grid) |
Zeigt die offenen und/oder der bereits versandten Belege. Doppelklick auf einen Datenbrowser (Grid)-Zeile öffnet den betreffenden Beleg. Zum Versenden eines Beleges muss in der ersten Spalte ein Häklein gesetzt werden. |
Spalte ADR |
Zum Anpassen der E-Mail-Adresse. |
Spalte PDF |
Zeigt den Beleg mit dem Acrobat Reader an. |
[Senden] |
Sendet alle Belege mit einem Häklein in der ersten Spalte als E-Mails mit dem Beleg als PDF-Datei. Gesendete Belege werden mit Status «versandt» angezeigt. Im Belegfluss Verkauf werden die Belege als «definitiv gedruckt» gekennzeichnet (gelbe Ampel). |
[E-Text] |
Pro Belegtyp und Sprache können hier der Betreff und der Mitteilungstext für die E-Mails erfasst werden. Diese Einstellungen bleiben erhalten, bis sie über diese Schaltfläche verändert werden. |
PDF-Dateiname |
Der Dateiname der PDF-Datei kann mit div. Variablen gebildet werden ( klicken) |
[Suchen] |
Öffnet ein Selektionsfenster für die anzuzeigenden Belege. |
Entfernen eines Beleges aus dem E-Postausgang:
Im Belegfluss auf dem Beleg das Flag "Definitiv gedruckt" entfernen und den Beleg speichern.