Gruppe Digitale Briefmarken – Hilfe-Center

Digitale Briefmarken (auch Webstamps genannt) bieten die Möglichkeit, Auswertungen elektronisch zu Frankieren und direkt per Post zu versenden. Webstamp ist ein Service der Schweizerischen Post und bietet eine komfortable Alternative zum manuellen frankieren von Briefen.

Voraussetzungen und Einstellungen

Post-Login

Die Zugriffsdaten werden von der Schweizerischen Post bereitgestellt und müssen vorgängig angefordert werden. Dazu ist ein Post-Login notwendig.

Auf https://login.postmail.ch/ kann ein Post-Login registriert werden.

Admin: Zugriffsberechtigungen

Admin: Registerkarte Mandant, Zugriffsberechtigungen, Register Funktionen
(vgl. auch Handbuch Admin, Zugriffsberechtigung, Funktionen):

Auf Ebene Hauptmenü

Siehe Handbuch Admin, Zugriffsberechtigung, Funktionen:
Dienste, digitale Briefmarken.

Auf Ebene Funktionsmenü

Erlaubte Funktionen werden mit einer grünen Ampel angezeigt. Durch markieren der erlaubten Funktion und anschliessendem Rechts-Klick, können die Funktionen ein- bzw. ausgeschaltet werden.

Einstellungen:
Ist diese Funktion aktiv, kann der Benutzer Einstellungen verändern, welche Auswirkungen auf das Arbeiten mit digitalen Briefmarken haben.
Siehe Einstellungen, Register Digitale Briefmarken

Einstellungen in der Anwendung (Finanz, Auftrag)

In der Anwendung Finanz muss in den Einstellungen, Register Digitale Briefmarken die Funktion Digitale Briefmarken eingeschaltet und die Zugriffsdaten eingegeben werden.

Dort sind auch weitere Einstellungen möglich. Siehe Einstellungen, Register Digitale Briefmarken.

Herunterladen

Finanz: Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, Herunterladen

Das Herunterladen von digitalen Briefmarken ist kostenpflichtig. Einmal heruntergeladene Briefmarken können nicht mehr umgetauscht werden. Nehmen Sie sich also Zeit für das Herunterladen und bereiten Sie sich auf den Download vor. Vergewissern Sie sich wie viele Briefmarken es tatsächlich braucht bzw. welche Art von Briefmarken herunterzuladen ist.

Hinweis: Das Starten des Fensters dauert ein paar Sekunden, da im Hintergrund die vollständige Produktpalette der Schweizerischen Post geladen wird.
Sämtliche Texte in den Auswahlboxen/Auswahllisten, werden in der Mandantensprache geführt. Wird die Mandantensprache zu einem späteren Zeitpunkt geändert, kann es vorkommen, dass die aufgelisteten Produkte welche bereits erfolgreich heruntergeladen wurden, in unterschiedlichen Sprachen aufgelistet werden. Um dies zu vermeiden, sollte die Mandantensprache nicht geändert werden.

Die Entwertung der Briefmarken erfolgt durch die Post erst beim Einscannen der frankierten Briefe.

Digitale Briefmarken herunterladen	Bedeutung
Download
Produktart Zustellung Format Länderzone	Mit Hilfe dieser Auswahllisten können die Produkte gefiltert werden. Die Anordnung der Auswahllisten ist identisch mit der Anordnung der Auswahllisten auf dem Post-Login. Sobald sich ein Eintrag ändert, werden im Bereich „Produktauswahl“ die selektierten Produkte aufbereitet.
Anzahl Stück	Anzahl Briefmarken der gewählten Produktart welche heruntergeladen werden sollen. Ist die eingegebene Anzahl grösser als die eingestellte Maximal-Anzahl, ist kein Download möglich. Siehe dazu Einstellungen, Register Digitale Briefmarken
Produktauswahl	In diesem Bereich werden alle Produkte aufgelistet, welche den oben aufgeführten Auswahlkriterien entsprechen.
Heruntergeladene Produkte	In diesem Bereich werden die bereits heruntergeladenen Produkte aufgelistet. Hier ist zusätzlich ersichtlich wie viele Briefmarken des entsprechenden Produkts verfügbar, reserviert und gedruckt sind. Verfügbar Anzahl verfügbarer Briefmarken des entsprechenden Produkts, welche für die Frankierung verwendet werden können Reserviert Anzahl reservierter Briefmarken, welche im Moment gerade reserviert sind und noch nicht definitiv gedruckt wurden. Gedruckt Anzahl Briefmarken, welche definitiv gedruckt wurden. Hinweis: Sämtliche Texte in den Auswahlboxen/Auswahllisten, werden in der Mandantensprache geführt. Wird die Mandantensprache zu einem späteren Zeitpunkt geändert, kann es vorkommen, dass die aufgelisteten Produkte welche bereits erfolgreich heruntergeladen wurden, in unterschiedlichen Sprachen aufgelistet werden. Um dies zu vermeiden, sollte die Mandantensprache nicht geändert werden.
[Download]	Nach dem Klick auf [Download] erscheint ein Informationsfenster mit dem Totalbetrag der zum Download selektierten Briefmarken. Wird fortfahren gewählt, werden die Briefmarken heruntergeladen und auf der Datenbank gespeichert. Die Schweizerische Post kann nach dem Ausführen der Bestellung Nachrichten folgenden Typs senden. Ankündigungen Können mit [Ok] akzeptiert werden und haben keinen weiteren Einfluss auf die heruntergeladene Bestellung. Bestätigungsmeldungen Solche Meldungen erscheinen, wenn neue Teilnahmebedingungen akzeptieren werden müssen. Auf dem Bestätigungs-Fenster kann mit [Ja] der erwähnte Kontext akzeptiert bzw. mit [Nein] diese Bestätigungsmeldung ignoriert werden Diese Benachrichtigungsmeldungen haben ein Ablaufdatum und müssen innert vorgegebener Frist akzeptiert werden. Falls Sie dies nicht in der vorgegebenen Frist tun, können Sie nach Ablauf dieser Frist keine Briefmarken mehr herunterladen. Falls Sie die Benachrichtigungsmeldung nicht akzeptieren können (Internetunterbruch, bzw. Fehler beim Laden der Seite) können Sie dies über Ihr Post-Login manuell machen. Fehlermeldung Sie können spezifische Fehlermeldungen der Schweizerischen Post erhalten. Z.B. wenn sie zu wenig Guthaben besitzen oder Ihre Zugriffsdaten nicht korrekt sind. In solchen Fällen ist keine Bestellung ausgelöst worden. Sie sollten dann den Fehler beheben und müssen dann die Bestellung erneut ausführen. Es kann aber auch vorkommen, dass beim Herunterladen grösserer Mengen die Internetverbindung unterbricht, beim Schreiben der Briefmarken auf die Datenbank Netzwerkfehler entstehen oder Stromausfälle vorkommen. In solchen Fällen haben Sie dann die Möglichkeit die bereits ausgelöste Bestellung über die Briefmarken History bzw. über das Postjournal noch einmal auszuführen.
[Schliessen]	Schliesst das Fenster.

Digitale Briefmarken andrucken

Auf allen Auswertungen mit Brief-Charakter erscheint beim Drucken (oder Vorschau, siehe Einstellungen Digitale Briefmarken) ein Auswahlfenster mit den verfügbaren Markenwerten:

Für die Briefe der laufenden Auswertung kann gewählt werden:

Ein Markenwert oder
þ Report ohne Briefmarken drucken

Mit [Weiter] werden die Briefe erstellt.

Sofern ein Markenwert ausgewählt wurde, wird auf jedem Brief eine digitale Marke angedruckt, z.B:

Während der Aufbereitung werden die die herangezogenen Briefmarken auf den Status „reserviert“ gesetzt, damit diese Briefmarken nicht von anderen Benutzern beansprucht werden können.
Erst wenn die Frage "Wurden die Briefmarken definitiv gedruckt?" mit [Ja] beantwortet ist, gilt die Frankatur als gedruckt.

Achtung: Eine digitale Briefmarke kann nur einmal versendet werden.

Kontrolle/Zurücksetzen der Frankierungen

Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, Archiv

Nach [Aufbereiten] werden die gedruckten Frankaturen angezeigt:

Wird ein Report (oben) angeklickt, erscheinen unten die einzelnen Briefe mit der Briefmarken-Nummer.

Digitale Briefmarken Archiv	Bedeutung
Filter
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
Status	þ Reserviert Briefmarken mit dem Status „reserviert“ werden berücksichtigt. þ Gedruckt Briefmarken mit dem Status „gedruckt“ werden berücksichtigt.
Benutzer	Auswahlliste mit sämtlichen Benutzern
Briefmarken ID	Selektion nach Briefmarken ID
[Aufbereiten]	Anhand der Selektionen wird der Bereich „Gedruckte Reports“ aufbereitet.
Gedruckte Reports	In diesem Bereich werden sämtliche Auswertungs-Läufe mit den dazugehörigen Briefmarken aufbereitet. Dazu werden folgende Informationen dargestellt: Druckdatum Datum wann die Auswertung gestartet bzw. gedruckt wurde. Report Name der Auswertung Produkt Name des Produkts. Z.B. B-Post Standardbrief Benutzer Benutzer der die Auswertung gestartet hat. Status Status des Auswertungslaufs. Gedruckt oder reserviert. [Zurücksetzen] Wird diese Schaltfläche betätigt, werden sämtliche Briefmarken dieses Laufs auf den Status „verfügbar“ gesetzt. Somit können diese Briefmarken wiederverwendet werden. Bevor dies ausgeführt wird, wird jedoch eine Sicherheitsmeldung angezeigt. Hinweis: digitale Briefmarken können nur einmal versendet werden. [Löschen] Wird diese Schaltfläche betätigt, werden sämtliche Briefmarken dieses Laufs von der Datenbank gelöscht. Dies macht z.B. Sinn, wenn die Briefmarken definitiv versendet wurden. Achtung, einmal gelöschte Briefmarken können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Details	In diesem Bereich werden sämtliche Briefmarken des selektierten Auswertungslaufs (siehe oben) aufbereitet. Damit können, im Gegensatz zum oberen Bereich, Briefmarken einzeln bearbeitet werden. Dazu werden folgende Informationen dargestellt. Briefmarken ID Eindeutige Briefmarken-ID Gültig bis Datum bis wann diese Briefmarken gültig ist. Status Status der Briefmarke. Gedruckt oder reserviert [Zurücksetzen] Wird diese Schaltfläche betätigt, wird die Briefmarke auf den Status „verfügbar“ gesetzt. Somit kann diese Briefmarke wiederverwendet werden. Bevor dies ausgeführt wird, wird eine Sicherheitsmeldung angezeigt. Darf nur gemacht werden für Marken, die ausgedruckt, aber nicht versendet werden, z.B. eine Vorschau, die jedoch nicht ausgedruckt wurde oder Briefe, die aus irgendeinem Grund nicht versendet werden. Achtung, digitale Briefmarken können nur einmal versendet werden. [Löschen] Die betreffende(n) Marke(n)-Nummern werden aus der Datenbank gelöscht. Falls die betreffenden Marken nicht versendet wurden, sind sie verloren. Da jede Briefmarke ca. 5 KB gross ist, macht es Sinn, wenn man alte Sendungen (vor allem Massensendungen mit vielen Marken) nach einer bestimmten Zeit löscht. Achtung, einmal gelöschte Briefmarken können nicht mehr wiederhergestellt werden.

History

Finanz: Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, History…

In der Briefmarken-History werden sämtliche Bestellungen historisiert. Die Briefmarken-History gliedert sich in zwei Bereiche:

Postjournal
Downloads

Postjournal

Finanz: Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, History, Postjournal

Im Postjournal werden sämtliche Bestellungen aufbereitet, welche nicht erfolgreich abgeschlossen bzw. nicht erfolgreich ausgeführt werden konnten. Sei es wegen Internetunterbrüchen, Netzwerkfehlern, Stromausfällen oder anderen Gründen. Über [Fehlerbehebung] können solche Fehler korrigiert werden.

Digitale Briefmarken History/ Postjournal	Bedeutung
Selektion
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
[Aufbereiten]	Abhängig von der Datumsselektion werden vergangene Bestellungen aufbereitet, welche nicht erfolgreich heruntergeladen werden konnten.
Heruntergeladene Briefmarken	Es werden folgende Informationen aufbereitet. Heruntergeladen am Bestellungsdatum Anzahl Anzahl Briefmarken Gesamtbetrag Gesamtbetrag der Bestellung Preis Einzelpreis der Briefmarke Gültig bis Datum bis wann die Briefmarken gültig sind. [Fehlerbehebung] Schaltfläche über welche die entsprechende Bestellung noch einmal ausgeführt werden kann.

Downloads

Finanz: Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, History, Downloads

Hier werden alle Bestellungen (erfolgreiche Downloads und Downloads mit Fehlern) aufbereitet. Über [Fehlerbehebung] können Fehler korrigiert werden.

Digitale Briefmarken History/ Downloads	Bedeutung
Selektion
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
Benutzer	Auswahlliste mit sämtlichen Benutzern
[Aufbereiten]	Ausgeführte Bestellungen werden aufbereitet.
Heruntergeladene Briefmarken	Es werden folgende Informationen aufbereitet. Heruntergeladen am Bestellungsdatum Benutzer Benutzer, welche die Briefmarken heruntergeladen hat. Produkt Heruntergeladenes Produkt Anzahl Anzahl heruntergeladene Briefmarken Quittung Quittung in PDF-Form. Kann mit einfachem Klick geöffnet werden. [Fehlerbehebung] Schaltfläche über welche die erwähnten Fehler korrigiert werden können.

Archiv

Finanz: Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, Archiv

Digitale Briefmarken Archiv	Bedeutung
Filter
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
Status	þ Reserviert Briefmarken mit dem Status „reserviert“ werden berücksichtigt. þ Gedruckt Briefmarken mit dem Status „gedruckt“ werden berücksichtigt.
Benutzer	Auswahlliste mit sämtlichen Benutzern
Briefmarken ID	Selektion nach Briefmarken ID
[Aufbereiten]	Anhand der Selektionen wird der Bereich „Gedruckte Reports“ aufbereitet.
Gedruckte Reports	In diesem Bereich werden sämtliche Auswertungs-Läufe mit den dazugehörigen Briefmarken aufbereitet. Dazu werden folgende Informationen dargestellt: Druckdatum Datum wann die Auswertung gestartet bzw. gedruckt wurde. Report Name der Auswertung Produkt Name des Produkts. Z.B. B-Post Standardbrief Benutzer Benutzer der die Auswertung gestartet hat. Status Status des Auswertungslaufs. Gedruckt oder reserviert. [Zurücksetzen] Wird diese Schaltfläche betätigt, werden sämtliche Briefmarken dieses Laufs auf den Status „verfügbar“ gesetzt. Somit können diese Briefmarken wiederverwendet werden. Bevor dies ausgeführt wird, wird jedoch eine Sicherheitsmeldung angezeigt.
	Achtung, digitale Briefmarken können nur einmal versendet werden. [Löschen] Wird diese Schaltfläche betätigt, werden sämtliche Briefmarken dieses Laufs von der Datenbank gelöscht. Dies macht z.B. Sinn, wenn die Briefmarken definitiv versendet wurden. Einmal gelöschte Briefmarken können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Details	In diesem Bereich werden sämtliche Briefmarken des selektierten Auswertungslaufs (siehe oben) aufbereitet. Damit können, im Gegensatz zum oberen Bereich, Briefmarken einzeln bearbeitet werden. Dazu werden folgende Informationen dargestellt. Briefmarken ID Eindeutige Briefmarken-ID Gültig bis Datum bis wann diese Briefmarken gültig ist. Status Status der Briefmarke. Gedruckt oder reserviert [Zurücksetzen] Wird diese Schaltfläche betätigt, wird die Briefmarke auf den Status „verfügbar“ gesetzt. Somit kann diese Briefmarke wiederverwendet werden. Bevor dies ausgeführt wird, wird eine Sicherheitsmeldung angezeigt. Achtung, digitale Briefmarken können nur einmal versendet werden. [Löschen] Wird diese Schaltfläche betätigt, wird die Briefmarke von der Datenbank gelöscht. Dies macht z.B. Sinn, wenn die Briefmarke definitiv versendet wurde. Achtung, einmal gelöschte Briefmarken können nicht mehr wiederhergestellt werden.

Workflow für digitale Briefmarken

Bevor die Auswertungen mit digitalen Briefmarken ausgegeben werden, muss vorgängig selektiert werden, welche Briefmarken-Art gedruckt werden soll.

Beim Drucken der betreffenden Auswertungen sind folgende Selektionen notwendig.

Digitale Briefmarken drucken	Bedeutung
Produktauswahl	Hier kann eine Briefmarken-Art selektiert werden. Zusätzlich wird angezeigt wie viele Briefmarken zurzeit verfügbar, reserviert und gedruckt sind.
Allgemein
Report ohne Briefmarken drucken	þ Der Report wird ohne digitale Briefmarken gedruckt.
[Aktualisierung]	Schaltfläche, welche beim Betätigen den Bereich Produktauswahl aktualisiert. Die Spalten verfügbar, reserviert und gedruckt werden aktualisiert, wenn in der Zwischenzeit Briefmarken gedruckt bzw. reserviert wurden.
[Weiter]	Der Report wird gestartet.
[Zurück]	Das Fenster wird geschlossen, der Report wird nicht gestartet.

Der Report wird anschliessend mit digitalen Briefmarken aufbereitet. Während der Aufbereitung werden die herangezogenen Briefmarken auf den Status „reserviert“ gesetzt, damit diese Briefmarken nicht von anderen Benutzern beansprucht werden können.

Nachdem das Auswertungs-Fenster geschlossen wurde, erscheint die Abfrage ob die Auswertung definitiv gedruckt wurde oder nicht. Falls Sie dann auf [Ja] klicken wird der Status der reservierten Briefmarken auf „gedruckt“ gesetzt. Somit kann sichergestellt werden, der Report nun definitiv gedruckt wurde bzw. für den Post-Versand bereit ist und die Briefmarken nicht ein weiteres Mal für den Druck verwendet werden.

Sollte es z.B. beim Drucken der Briefmarken auf Papier Fehler geben, kann der Briefmarkenstatus jederzeit über Extras/Digitale Briefmarken/Archiv zurückgesetzt werden.

Auswertungen, die digitale Briefmarken unterstützen

Folgende Auswertungen unterstützen digitale Briefmarken.

Kontoauszug Debitoren
Bewegungsauszug Debitoren
Verzugszinsrechnung
Mahnung
Belastungsanzeige
Kontoauszug Kreditoren
Vergütungsanzeige