Gruppe E-Rechnung

E-Rechnungen empfangen

Kreditoren E-Belege (Rechnungen und Gutschriften) können von den Providern PayNet und PostFinance von Kreditoren mit Schweizer Zahlungsverbindungen eingelesen werden.

Voraussetzungen zum E-Rechnungen einlesen

Verträge für elektronische Rechnungen.

Mit Ihrem BSP (Billing Service Provider) PayNet und/oder PostFinance ist ein Vertrag abzuschliessen, um E-Rechnungen zu empfangen. Damit erhalten Sie u.a. eine Account-ID. Die Account-ID weist Sie eindeutig als E-Rechnungsempfänger aus.
vgl. auch Handbuch Finanzbuchhaltung, E-Banking installieren und einrichten

Installation Arbeitsplatz:

Bei der Client-Installation von Infoniqa ONE 200 auf dem Arbeitsplatz muss das Modul E-Service installiert werden.
Hinweis: Die Komponenten für E-Service werden mit der Client-Installation aus Sicherheitsgründen nicht automatisch installiert. Im Client-Installationsassistent ist das Modul E-Service dafür bewusst zu aktivieren.

Lizenz:

Für die Freischaltung der Funktion E-Service benötigen Sie eine entsprechende Infoniqa ONE 200 Softwarelizenz. Setzen Sie sich mit Ihrem Infoniqa ONE 200 Berater in Verbindung.

Zugriffsberechtigung für die E-Service-Funktionen:

muss aktiviert sein.

Die Zugriffsrechte auf die Funktion E-Rechnung und dessen Unter-Funktionen können ebenfalls in Infoniqa ONE 200 Admin konfiguriert werden:
Die Zugriffsrechte können dabei auf Benutzer- und Gruppenebene pro jeweiliger E-Rechnungs-Funktion definiert werden.

Zum E-Rechnungen empfangen muss die Funktion "E-Rechnung" erlaubt sein,
zum E-Rechnungen verbuchen muss die Funktion "E-Rechnungen verbuchen" erlaubt sein.

Einstellungen in Infoniqa ONE 200 Finanz:

Um E-Rechnungen einlesen zu können muss folgende Einstellung eingeschaltet sein:

E-Rechnungen empfangen

Damit können E-Belege (Rechnungen und Gutschriften) vom Provider abgeholt und kontrolliert werden:

Klick auf [Empfangen]:
Zeigt die empfangenen E-Belege im Grid an.

E-Rechnungen Feldbezeichnung		Bedeutung
Linker Teil		Baum-Struktur für mögliche Auswahl, z.B. nach Provider
Selektionen:		Es werden nur die E-Belege des eigenen Mandanten angezeigt.
		Aktualisiert die Ausgabe
	Standard-Selektionen Die Programm-Vorschläge für die Selektionen können mit benutzerindividuellen Selektionen übersteuert werden. (siehe Handbuch Anwendungseinführung, Standardselektionen
Grid:		Zeigt die empfangenen E-Belege. Für Kreditoren-E-Belege sind von Bedeutung:
		Spalte Status: Anzeige: übermittelt Protokoll: Paynet oder Postfinance Spalte Kredi-Nr.: Anzeige, falls der Kreditor im Kreditorenstamm schon eine Biller-ID besitzt (ab dem 2. Verbuchen von E-Belegen auf den Kreditor). Dateiname: Dateiname des E-Beleges. Spalte : Durch Klick auf wird der Beleg als XML-File angezeigt Spalte Durch Klick auf wird der Beleg mit dem Acrobat Reader angezeigt.
[Verträge]		Erfassen/Anzeigen der Verträge mit dem E-Banking-Provider. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung Installation der Vertragsschlüssel
[Parameter]		Erfassen/Anzeigen der Vertragsparameter mit dem E-Banking-Provider. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung, Installation der Vertragsschlüssel
[Drucken]		Zugriffsberechtigungen: Erstellt eine Liste der Zugriffsberechtigungen in E-Service.
[Import]		Importieren von E-Rechnungen.
[Export		Exportieren von E-Rechnungen.
[Protokoll]		Ausgabe des Protokolls aus der [Empfangen]-Funktion
[Empfangen]		Stellt eine Verbindung zum E-Beleg-Provider her, empfängt die bereitstehenden Belege und zeigt diese im Grid an.

E-Rechnungen verbuchen

E-Rechnungen verbuchen, Ablauf

1. Selektion (z.B. þ Offen und Belegdatum von/bis) und [Aufbereiten]

2. E-Beleg(e) zum Verbuchen markieren:
   entweder die zu verbuchenden Belege links markieren (þ setzen) und [Verbuchen]
   oder
   einen einzelnen Beleg durch Klick auf die 2. Spalte auswählen.

3. Pro E-Beleg läuft folgendes ab:

4. Falls noch kein Kreditor der Biller-ID aus dem E-Beleg zugeordnet ist:
   Der Kreditor muss zugeteilt werden (siehe Kapitel E-Rechnungen: Kreditorenadresse suchen)

5. Für jeden einzelnen E-Beleg wird das Fenster „Kreditoren Beleg“ geöffnet
   und der Beleg kann (je nach Einstellung) vorerfasst oder kontiert verbucht werden
   (vgl.  Manuelle Belegerfassung).
   In einem zweiten Fenster wird (dahinter) der Beleg mit dem PDF-Viewer geöffnet und kann dort kontrolliert und für die Belegergänzung/Kontierung beigezogen werden.

6. Verbuchte E-Belege (Kreditorenbeleg mit [Speichern] abgeschlossen) erhalten im Grid den Status „verbucht“.

(Einzelheiten siehe Kapitel Das Fenster E-Rechnungen verbuchen)

Die Verbindung zwischen Kreditorenstamm und E-Beleg erfolgt über die Teilnehmer-Nummer (Biller-ID) des Providers.
Diese Zuordnung wird beim Verbuchen des ersten E-Beleges eines Kreditors hergestellt.
Die zugeordnete Teilnehmernummer kann im Kreditorenstamm, Register Erweiterte Informationen mit [E-Rechnung] kontrolliert und gegebenenfalls für zukünftige E-Belege gelöscht werden.
Falls diese Nummer gelöscht wird, muss beim nächsten E-Beleg mit derselben Nummer der Kreditor neu gesucht werden.

Das Fenster E-Rechnungen verbuchen

E-Rechnungen verbuchen Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion
Status	þ Offen: Die noch nicht verbuchten Belege þ Verbucht: Die schon verbuchten Belege
Belegdatum	Belegdatum von / bis
[Aufbereiten]	Zeigt die Belege gemäss Selektion an.
Grid:	Zeigt die selektierten E-Belege:
Spalte ganz links ¨:	þ: Beleg ist selektiert zum Verbuchen mit [Verbuchen]. Hinweis: Alle Belege können mit (unten) selektiert bzw. mit  (unten) de-selektiert werden. Hinweis: Einzelne Belege können durch Klick auf die zweite Spalte verbucht werden.
Spalte Verbuchen:	Durch Klick auf diese Spalte wird der betreffende Beleg verbucht.
Spalte Status:	Anzeige: offen oder verbucht.
Spalte Kredi-Nr.:	Anzeige, falls der Kreditor im Kreditorenstamm schon eine Biller-ID besitzt (Anzeige ab dem 2. Verbuchen von E-Belegen auf den Kreditor).
Spalte PDF:	Durch Klick auf  wird der Beleg angezeigt.
Spalte Bank:	Mausklick öffnet die Zahlungsverbindung des Kreditorenstamms.
Spalte Konto-Nr.:	Kontonummer der Zahlungsverbindung. Grün: Diese Zahlungsverbindung ist im Kreditorenstamm als aktive ZV vorhanden. Rot: Diese Zahlungsverbindung fehlt im Kreditorenstamm als aktive Zahlungsverbindung.
Spalte IBAN	IBAN-Nummer der Zahlungsverbindung
Spalte ESR-Referenz:	ESR-Referenznummer des Beleges
Spalte Hinweis:	Bemerkungen aus den gestarteten Verbuchungsfunktionen: Farben der Belegzeile: Hinweise und Farben bleiben nur solange erhalten, wie das Fenster offen ist. [Aufbereiten] löscht die Farben wieder. Gelb: Beleg ist im Prozess des Verbuchens. Grün: Der Beleg wurde verbucht. Rot: Die Verbuchung wurde abgebrochen. Der Beleg ist noch offen (vgl. Farben der Belegzeile)
	Alle offenen Belege im Grid werden zum Verbuchen selektiert( þ gesetzt).
	In allen Belegen im Grid wird das Verbuchen-Häklein gelöscht.
[Löschen]	Alle mit in der Spalte þ (ganz links) markierten Belege werden gelöscht und können nicht mehr verbucht werden. Die Belege verbleiben im E-Rechnungseingang.
[Verbuchen]	Alle mit in der Spalte þ (ganz links) markierten Belege werden verbucht: Für jeden einzelnen Beleg wird die Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift). In einem zweiten Fenster wird (dahinter) der Beleg mit dem PDF-Viewer geöffnet und kann dort kontrolliert und für die Belegergänzung/Kontierung beigezogen werden. Hinweis: Die Fenster sollten nicht im Vollbildmodus angezeigt werden! Das Fenster mit dem PDF-Viewer kann neben dem Fenster mit der Belegerfassung positioniert werden. Somit sind beim Verbuchen alle Informationen immer sichtbar. Wird der Kreditorenbeleg gelöscht, wird der Status auf "offen" zurückgesetzt.

E-Rechnungen: Kreditorenadresse suchen

Kreditorenadresse suchen Feldbezeichnung	Bedeutung
Name, Adresse, PLZ, Ort, Währung, Land	Werden als Vorschlag vom E-Beleg übernommen. Diese Angaben können zum Suchen des Kreditors übertippt werden.
Grid:	Zeigt die gefundenen Kreditoren an. Mittels Mausklick auf die Spalte  Kreditorenstamm kann der Kreditorenstamm abgerufen werden.
[Suchen]	Sucht Kreditoren mit den Angaben in Name, Adresse, PLZ, Ort, Währung, Land und zeigt die gefundenen Kreditoren im Grid an.
[Übernehmen]	Übernimmt die Teilnehmernummer (Biller-ID) aus dem E-Beleg in den im Grid markierten Kreditor. Vgl. Hinweis unten!
[Neu]	Das Fenster Kreditorenstamm. Alle relevanten Daten aus dem E-Beleg werden in den Kreditorenstamm übernommen (Name, Adresse, Währung, Zahlungsverbindung). Kontierungen, Zahlungskondition, andere Vorschlagswerte, Kontakte usw.  müssen manuell eingesetzt werden. Übernimmt die Teilnehmernummer (Biller-ID) aus dem E-Beleg in den Kreditor.

 

Die Verbindung zwischen Kreditorenstamm und E-Beleg erfolgt über die Teilnehmer-Nummer (Biller-ID), unabhängig von Name und den Adress-Daten im E-Beleg.

Die zugeordnete Teilnehmernummer kann im Kreditorenstamm, Register Erweiterte Informationen mit [E-Rechnung] kontrolliert und gegebenenfalls für zukünftige E-Belege gelöscht werden.
Falls diese Nummer gelöscht wird, muss beim nächsten E-Beleg mit derselben Nummer der Kreditor neu gesucht werden.