Gruppe Organisation

Falls mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird, bitte dieses Kapitel beachten:
Geschäftsbereiche

Einheiten (Organisationseinheiten)

Hier werden den einzelnen Organisationsstufen (z. B. Bereich) die zugehörigen Organisationseinheiten (z. B. Forschung u. Entwicklung, Support, Verkauf, Administration) zugeordnet. Dabei wird jeweils auch die übergeordnete Einheit (vorgesetzte Stelle) festgelegt.

Organisationseinheit / Tab Organisationseinheit

Feldbezeichnung	Bedeutung
Status	Aktiv/Inaktiv
Bezeichnung
Stufe
Adresse	Es erscheinen nur Adressen, welche im Adressstamm den Typ OE haben.
Übergeordnete Einheit
Stufensortierung	Sortierungsreihenfolge für Listen. Vorschlagswert kann mutiert werden.
Geschäftsbereich	Falls Flag aktiv handelt es sich um einen Geschäftsbereich (Funktionalität muss grundsätzlich bei den Einstellungen aktiviert werden). Siehe auch Kapitel Geschäftsbereiche
Bezeichnung	Bezeichnung für den Geschäftsbereich. Wird automatisch abgefüllt aus Name und Ort der Adresse. Kann überschrieben werden. Verwendung auf Listen, falls nach Geschäftsbereich aufgerufen wird.
UID-BFS	Neue Unternehmensidentifikations-Nr. welche 2011 eingeführt wird. Siehe Kapitel Organisationseinheit-Firma Muss pro Firma oder Geschäftsbereich abgefüllt werden.
UID-EHRA	Siehe Kapitel Organisationseinheit-Firma Muss pro Firma oder Geschäftsbereich abgefüllt werden.
BUR-Nr.	Siehe Kapitel Organisationseinheit-Firma Muss pro Firma oder Geschäftsbereich abgefüllt werden.
Wochenarbeitszeit Std/Lek	Verwendung bis auf Stufe Organisationseinheit um Betriebsübliche Arbeitsstunden pro Betriebsstätte zu erfassen.
Ferienanspruch Swissdec	Falls nicht mit der Standard-Ferientabelle (Code FF) gerechnet wird, kann hier ein anderer Tabellencode hinterlegt werden.
Code	Verwendung auf Stufe Firma oder Geschäftsbereich Textfeld. Wird im Datenexport Direct ausgegeben. Kann über Lohnartenprogrammierung angesteuert werden.
Tabellenwert	Verwendung auf Stufe Firma oder Geschäftsbereich Zahlfeld. Wird im Datenexport Direct ausgegeben. Kann über Lohnartenprogrammierung angesteuert werden.
Zahlungsadresse Firma	Die Zahlungsadresse der Firma kann neu auf der Firma (Geschäftsbereich) erfasst und an die Mitarbeiter vererbt werden. Wird die Zahlungsadresse geändert, wird bei den Mitarbeitern automatisch die neue korrekte Zahlungs-adresse nachgetragen. Siehe auch Kapitel Zahlungsplan
Fibu-Mandant	Verwendung auf Stufe Firma oder Geschäftsbereich Textfeld. Wird im Datenexport Direct ausgegeben. Kann über Lohnartenprogrammierung angesteuert werden.
Externer Code	Damit die Organisationseinheiten auf dem HCM-System korrekt erstellt werden kann, muss für jede Organisationseinheit eine eindeutige Bezeichnung hinterlegt werden.
Ansprechpartner Lohnausweis (Name, Telefon, Mobil, E-Mail)	Die Angaben für Lohnausweis Kontaktperson. Wenn die entsprechende Einheit bzw. Geschäftsbereich selektiert wird, werden die spezifischen Ansprechpartner Angaben benutzt. Für ELM mit aktivierten Geschäftsbereichen werden diese Angaben ebenfalls als Kontaktperson benutzt.
Bemerkung 1
Bemerkung 2
Bemerkung 3

 

Organisationseinheit/Tab Lohnausweis wird unter folgendem Kapitel beschrieben und ist nur vorhanden falls unter Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen / Personal-Tab 1/2 das Flag Geschäftsbereich aktiv ist.  Lohnausweis - Geschäftsbereich

Organisationseinheit/Tab Institutionen wird unter folgendem Kapitel beschrieben und ist nur vorhanden falls unter Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen, Tab  Personal-Tab 1/2 das Flag Geschäftsbereich aktiv ist: Geschäftsbereich und Institutionen

Stufen (Organisationsstufen)

Die Organisation der Firma ist vorgängig genau zu studieren („papiermässig“ abbilden), und die gewünschte Abbildung ist mit den Verantwortlichen zu besprechen. Es ist zwar durchaus möglich, diese Organisation zu einem späteren Zeitpunkt zu korrigieren, bzw. zu verändern, dies zieht jedoch einigen Aufwand mit sich.

In diesem Dialog wird die hierarchische Gliederung einer Firma erfasst. Die oberste Stufe ist in der Regel die Firma (Stufe = 1), weitere Stufen könnten beispielsweise Bereich (Stufe = 2), Gruppe (Stufe = 3), Team (Stufe = 4) sein.

Feldbezeichnung	Bedeutung
Ebene (Stufe)	Organisationsebene
Bezeichnung
Typ	Linie, Stab, Projekt

Damit eine korrekte Sortierung gewährleistet ist, ist es nicht erlaubt, im Feld Ebene einen Wert über 60 zu erfassen.

Exportieren (Organisationseinheiten Exportieren)

Über diesen Menüpunkt wird die Organisationsstruktur in ein XML exportiert.
Das XML ist abgestimmt auf das Produkt OrgPublisher der Firma Aquire.
Mit Hilfe des OrgPublisher kann die Organisationsstruktur graphisch angezeigt werden.

http://www.orgpublisher.com/

Firmenorganisation (Liste)

Firmenorganisation Feldbezeichnung	Bedeutung
Organisation	Ausgangs-Organisation auswählen
	Es werden nur aktive Personen in die Auswahl miteinbezogen.
Datum	Stichdatum für die Zuweisung der Personen zur Organisationseinheit.

Firmenwerte (Firmenkompetenzen)

Die Firmenwerte sind seit Version 2010 integriert und gehören zur kostenpflichtigen Lizenz-Option "Organisationsmanagement". Sie werden pro Mandant abgelegt; keine Abbildung pro Geschäftsbereich möglich.

Das Firmenkompetenz-Modell gilt primär zur Abbildung von fachübergreifenden Werte, Haltungen und Infos der Firma. Es gilt für alle Mitarbeitenden und ist daher von der Organisationsstruktur (Stelle) losgelöst.

Es kann z.B. in folgende Typen aufgeteilt werden:

• - Unternehmens-Werte
  - Vorbild-Werte (Führung)
  - Unternehmens-Info
  - Fachkompetenzen

Die erfassten Infos stehen so für Indiv-Reporting zur Verfügung, um diese z.B. in Beurteilungsbögen abzubilden oder auf Lohnabrechnungen Unternehmenswerte aufzuführen…

Firmenwerte Firmenkompetenzen	Bedeutung
Typ	Auswahl eines zuvor hinterlegten Kompetenz-Typ's wie z.B. Firmenwerte Die gewünschten Werte können erfasst werden unter: Registerkarte Verwaltung / Gruppe Codes / Codes / Typ "Kompetenz-Typ".  (Es wird der "Langer Text" angezeigt.)
Kurzbeschreibung	Erfassen der Kompetenz/des Wertes wie z.B.: Simplicity – Erfolgreich durch Einfachheit Agility- Vorsprung durch Agilität
	Mit dem Button Weltkugel kann die Kompetenz (Kurzbeschreibung) übersetzt werden.
Beschreibung	Nähere Beschreibung der Kompetenz wie z.B. für Simplicity: "Die gesamte Produktpalette der Firma ist für unsere Kunden einfach im Verständnis und daher einfach in der Bedienung. Deshalb können unsere Kunden ihre Geschäftsprozesse ebenso einfach optimieren und erfolgreich verwalten."
	Mit dem Button Weltkugel kann die Firmenkompetenz-Beschreibung übersetzt werden.
Code	Hinterlegen eines Codes, maximal 60 Zeichen. z.B. 101 = Firmenwert / 102 = Vorbild usw. oder 23.01_HA_1, LA_01, … Maximal 60 Zeichen
Matchcode 1	Maximal 10 Zeichen Gedacht als Matchcode für Individual-Reporting.
Matchcode 2	Maximal 10 Zeichen Gedacht als Matchcode für Individual-Reporting.
Gültig von/bis
[Neu]
[Löschen]
[Speichern]
[Schliessen]

Geschäftsbereiche

Beschreibung

Die Funktionalität Geschäftsbereiche ermöglicht die Abbildung mehrerer rechtlicher Firmen (Geschäftsbereiche) in einem Mandant.

Vorteile

• Zentraler Personalstamm

• Zentraler Lohnartenstamm

• Zentrale Stammdaten (z.B. einheitliche KTG / NBU %-Abzüge für alle Geschäftsbereiche)

• Zentraler Stellenstamm

• Zentrale Bewirtschaftung im Bereich PIS (Bewerbung, Entwicklung, Qualifikation)

• Zentrale Bewirtschaftung im Bereich PDM (Dokumentenmanagement)

• Reporting separat nach Geschäftsbereich oder über die ganze Holding (den ganzen Mandanten)

• Separate Verarbeitung nach Geschäftsbereichen möglich.

Voraussetzungen

1. Die Firmenorganisation muss entsprechend den Geschäftsbereichen aufgebaut sein.
   
   1. Ebene (Oberste Ebene) Holding (Darf keine Personen zugewiesen haben)
   2. Ebene (Geschäftsbereiche) Einzelne Firmen / Tochtergesellschaften
   3. und weitere Ebenen Organisationsstruktur der Geschäftsbereiche /
   der einzelnen Firmen
   
   Es ist von Vorteil, wenn die zweite Ebene von der Nummer her einen grossen Abstand zur ersten Ebene hat.
   Beispiel: Erste Ebene Nr. 1  -  Zweite Ebene Nr. 10

2. Eine Person darf gleichzeitig nur in einem Geschäftsbereich erfasst sein.
   Das heisst, arbeitet eine Person gleichzeitig in zwei Geschäftsbereichen, muss diese Person ein zweites Mal erfasst werden, also doppelt geführt werden.

3. Dieselbe Personalnummer kann nur einmal vorkommen.
   Es gibt nur einen Konten-, einen Kostenarten- und einen Kostenstellenplan.
   Die Kontierung muss genau abgeklärt werden.

4. Die Buchungen müssen über eine indiv. Lösung (Connect) in eine Finanz-Applikation importiert werden.

5. Die Sozialabzüge können verschieden sein. In diesem Fall müssen die Standard-Lohnarten ausgebaut werden.
   z.B. Werden die %-Sätze der Sozialabzüge in einer separaten Tabelle abgebildet, je Geschäftsbereich, mit Zugriff über den Geschäftsbereich-Code.

6. Die Stammdaten, auch für den Bereich PIS und PDM (Personaldossier), gelten für alle Geschäftsbereiche und sind somit auch für alle Geschäftsbereiche sichtbar.

Installation / Benutzung

Aktivierung

Die Funktion Geschäftsbereiche wird unter folgendem Menüpunkt aktiviert:

Geschäftsbereiche definieren

Eine Organisationseinheit wird zum Geschäftsbereich, indem das Flag beim Feld [Geschäftsbereich] aktiviert wird.

Die Bezeichnung des Geschäftsbereiches wird automatisch abgefüllt falls eine Adresse hinterlegt ist und zwar aus dem Adress-Namen und dem Adress-Ort. Die automatisch generierte Bezeichnung kann auch manuell überschrieben werden.

Diese GB-Bezeichnung erscheint auf den Listen als Titel anstelle der Mandanten-Bezeichnung; insofern beim Listenaufruf die Gruppierung nach Geschäftsbereich angewählt ist.

Organisationseinheit Person zuweisen

Jede Person muss eine Organisationseinheit hinterlegt haben. Die oberste Organisationseinheit, welche über den Geschäftsbereichen steht, darf nicht hinterlegt werden.

Bei einem Austritt darf die Organisationseinheit nicht abgeschlossen werden. Jede Person, egal welcher Status, hat immer eine gültige Organisationseinheit hinterlegt.

Wechselt eine Person den Geschäftsbereich, muss nebst dem Organisationseinheits-wechsel gleichzeitig auch ein Austritt und ein Wiedereintritt erfasst werden.

Wenn ein QST Pflichtiger Mitarbeiter den Geschäftsbereich wechselt muss der Mitarbeiter neu erfasst werden, mit einer neuen Personalnummer.

Nachzahlung bei Geschäftsbereich-Wechsel

Wechselt eine Person von einem Geschäftsbereich in den anderen, geschieht dies meistens fortlaufend, ohne Unterbruch. (Siehe auch Organisationseinheit Person zuweisen )
Falls für diese Person Nachzahlungen in der Zukunft ausbezahlt werden müssen, welche den alten Geschäftsbereich betreffen, sind dann zur gleichen Zeit bereits die Lohnzahlungen im neuen Geschäftsbereich fällig.
Im gleichen Monat können nicht Nachzahlungen (alten Geschäftsbereich betreffend) und normale Lohnzahlungen (neuer Geschäftsbereich betreffend) auf der gleichen Person verarbeitet werden. Zudem können die Lohnbuchungen pro Monat nur einem Geschäftsbereich zugewiesen werden.

Lösungsvariante 1 - Empfehlung von Infoniqa ONE 200

Ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass eine Person Nachzahlungen hat; muss die Person im System neu erfasst werden, und die neu erfasste Person dem neuen Geschäftsbereich zugeordnet werden.

Lösungsvariante 2

• Es wird ein Austritt und Wiedereintritt erfasst und der Geschäftsbereich aufs gleiche Datum gewechselt.

• Die Lohnberechnungen im neuen Geschäftsbereich erfolgen normal Monat für Monat.

• Falls eine Nachzahlung ansteht, wird diese im Austrittsmonat (des alten Geschäftsbereiches) als Mehrfachlohnlauf durchgeführt.
  Beim Erstellen der Lohnbuchungen ist darauf zu achten, dass der entsprechende Monat angewählt wird. Das Verbuchungsdatum kann jedoch aktuell gewählt werden.

• Die Beträge des Mehrfachlohnlaufes werden in den bereits bestehenden Lohnläufen der Folgemonate nicht berücksichtigt sein.
  Das kann heissen, dass z.B. Lohnarten mit Saldoberechnungen nicht korrekt sind.
  Deshalb bitte die Ergebnisse der Nachzahlung (2. Lohnlauf im Austritt) und der aktuellen Lohnläufe kontrollieren (Lohnabrechnung, Jahreslohnkonto, …)

Weitere Empfehlungen/Hinweise

Es wird empfohlen, eine Lohnart zu erstellen, die allen Personen zugeteilt ist und die den Geschäftsbereich-Code ausgibt.

Es wird empfohlen, im Stellenstamm das Firmenkürzel mitzuführen. Dadurch kann eine bessere Selektion erreicht werden.

Im Datenexport Direct werden die Werte der Felder Submandant_Bezeichnung, Submandant_Code, Tabellenwert und Fibu_Mandant in Bezug auf den Geschäftsbereich ausgegeben.

Lohnausweis - Geschäftsbereich

Arbeitgeberadresse

Die Arbeitgeber-Adresse (Firmenname, Adresszeile 1 und Ort) welche auf dem Lohnausweis angedruckt wird, stammt aus der Adresse, welche in der Organisationseinheit auf dem entsprechenden Geschäftsbereich hinterlegt ist.

PDF-Datei pro Geschäftsbereich

Wird beim Aufruf über mehrere Geschäftsbereiche (Gruppiert nach Geschäftsbereich) pro GB ein separates PDF erstellt, konnte der PDF-Creator nicht korrekt installiert werden.
Ursache: Damit die richtige Adresse pro Geschäftsbereich hinterlegt werden kann, muss bei der Aufbereitung pro Geschäftsbereich eine separate XML-Datei erstellt werden, die danach mit dem PDF-Creator wieder zu einer Datei zusammengesetzt wird.
Ist der PDF-Creator noch nicht vorhanden, wird dieser automatisch nachinstalliert; sofern der User genügend Rechte hat.

Der PDF-Creator konnte nicht installiert werden:

• Beim Button Vorschau werden alle PDF-Files einzeln nacheinander geöffnet.

• Bei den Buttons E-Mail, PDF und Drucken wird nur ein Dokument geöffnet; die Firmenadresse ist überall gleich.

• E-Postausgang sollte Funktionieren, bis auf die Vorschau im Dialog E-Postausgang.

Um den PDF-Creator nachzuinstallieren, vorübergehend dem entsprechenden User mehr Rechte zuteilen. Dann nochmals den Aufruf wiederholen, denn so wird die Installation wieder durchgeführt. Danach können die Rechte auf dem User wieder eingeschränkt werden.

Ein Administrator kann auch auf dem entsprechenden Client den PDF-Creator manuell installieren.
à DOS-Fenster starten: Start / im Eingabefeld „cmd“ eingeben und mit [Enter] bestätigen
à Das BIN-Verzeichnis des Infoniqa ONE 200 öffnen und folgenden Befehl ausführen:
C:\Program Files (x86)\Sage\Sage 200\Bin>postinsttool –pdf

Bemerkungen pro Geschäftsbereich

Es können pro Geschäftsbereich Bemerkungen definiert werden. Welche dann bei allen Personen dieses Geschäftsbereiches auf dem Lohnausweis unter der Ziffer 15 angedruckt werden, respektive fürs ELM in der XML-Datei abgefüllt werden.

Organisationseinheit Tab Lohnausweis
Code	leer lassen	Wird nicht verwendet.
Feld	15	Ziffer auf dem Lohnausweis Es wird nur Ziffer 15 unterstützt.
Text	Auswahlbox	Der zur Auswahl stehende Text wird erfasst unter: Registerkarte Verwaltung / Gruppe Codes / Codes (Personalcodes)/Typ Organisation LAW Text (OrgLawText) à Es steht der Lang-Text zur Verfügung. Dieser wird auch auf dem Lohnausweis angedruckt.
Von / Bis	Periode von / Periode bis	Gewünschter Zeitraum, in der die Bemerkung aktiv; auf dem Lohnausweis angedruckt wird.

 

Codes Typ Organisation LAW Text (OrgLawText)
Wert	ab 100	Zahl ab 100
Kurztext	freier Text	Wird nicht benötigt.
Langtext	freier Text	z.B. Gen. Spes-Reg. Kt LU, 25.01.06 (Wird im Grid und auf dem Lohnausweis angedruckt.)
Dokutext	leer lassen	Wird nicht benötigt.

Weitere Hinweise zum neuen Lohnausweis unter Kapitel Lohnausweis

ELM - Geschäftsbereich

Was ist speziell zu beachten, wenn die XML-Datei (ELM) pro Geschäftsbereich erstellt werden soll:

Im Kapitel ELM Einrichten Einheitliches Lohnmeldeverfahren wird darauf hingewiesen, falls es zusätzliche Parametrisierungen für den Geschäftsbereich gibt. Es ist mit folgendem Symbol gekennzeichnet:

Verbuchen in einen Fibumandant

Die Lohnbuchungen können nicht direkt nach Geschäftsbereichen in den gewünschten Finanz-Mandanten verbucht werden.

Auf dem Geschäftsbereich kann als Information das Kürzel für den Finanzmandanten hinterlegt werden. (Registerkarte Organisation / Gruppe Organisation / Einheiten / Tab Organisationseinheit / Feld [Fibu-Mandant]).

Beim Verbuchen ins Finanz, werden die Lohnbuchungen in den Personal-Fibu-Mandanten verbucht. Die Buchungen sind dort nach Fibu-Mandant gesplittet. Der Fibu-Mandant, respektive der Code ist jedoch nur auf der Datenbank im Feld [statcode] ersichtlich.

Damit die Buchungen in die gewünschten Finanz-Mandanten oder externe Finanzbuchhaltung gelangen können, muss eine Schnittstelle über's Infoniqa ONE 200 Connect definiert werden.

Anfragen für eine Schnittstelle "Geschäftsbereiche ins Finanz verbuchen" bitte an PM Infoniqa ONE 200.

Lohnartenprogrammierung - Geschäftsbereiche

Allgemein

Auf die drei Felder [Code], [Tabellenwert] und [Fibu-Mandant] kann über Lohnartenfunktionen zugegriffen werden.

Diese Felder können in der Organisationseinheit auf den Geschäftsbereichen abgefüllt werden.

Diese Funktionen holen die Infos aus dem Geschäftsbereich zu der die Organisationseinheit gehört welche der Person zugeteilt ist. Dies natürlich in Bezug auf das mitgegebene Datum, respektive Periode.

Mit diesen Infos kann dann z.B. auf eine Tabelle zugegriffen werden, welche die gewünschten %-Sätze z.B. für BVG, FAK, KTG, usw. in Bezug auf den richtigen Geschäftsbereich herausholt.
z.B. Variable alter := peryear() - dateyyyy(persbirthdat());
Variable submand := persgbtabwert(convfromsimper(readperid()));
Tabellenzugriff f := tabval99('TABELLEN_CODE', ltod(alter), submand);

GB-Tabellenwert

persgbtabwert(int) à persgbtabwert(200608)) à holt GB-Tabellenwert bezueglich der Input-(Kurz)-Periode

Das Feld Tabellenwert ist ein Zahlenfeld. In der Lohnartenprogrammierung kann es direkt als Resultat ausgegeben werden.

z.B. a := submand := persgbtabwert(convfromsimper(readperid()));

GB-Code

persgbcode(int) à persgbcode(200608) à holt GB-CODE bezueglich der Input-(Kurz)-Periode

Das Feld Code ist ein Textfeld. In der Lohnartenprogrammierung kann das nicht als Resultat ausgegeben werden, jedoch danach Abfragen und Bedingungen gesetzt werden.

Möglicher Zugriff z.B. mit If-Bedingung - 'XYZ' entspricht dem Wert des GB-Codes

submand := persgbcode(convfromsimper(readperid()));

if submand = 'XYZ' then
a := 50;
else
a := 5;
end;

GB-Fibu-Mandant

persgbfibumand(int) à persgbfibumand(200608) à holt GB-Fibu-Mandant bezüglich der Input-(Kurz)-Periode

Das Feld Fibu-Mandant ist ein Textfeld. In der Lohnartenprogrammierung kann das nicht als Resultat ausgegeben werden, jedoch danach Abfragen und Bedingungen gesetzt werden.

Möglicher Zugriff z.B. mit If-Bedingung - 'XYZ' entspricht dem Wert des Fibu-Mandant

submand := persgbfibumand(convfromsimper(readperid()));

if submand = 'XYZ' then
a := 40;
else
a := 60;
end;