Dokumente

Navigieren in einem Dokument

Im Positionsbereich der Infoniqa ONE 50 Auftrag unterstützen Sie eine Reihe von Kontextmenü-Befehlen (rechte Maustaste) und Tastenkombinationen bei der Navigation.

Kontextmenübefehle im Positionenbereich des Dialogs Dokument

Kontextmenübefehl	Beschreibung
Feldnavigation von Feld zu Feld	innerhalb einer Positionszeile navigieren Sie mit der <Tab>-Taste bzw. <Shift>+<Tab>oder mit den Pfeiltasten von Feld zu Feld
Position ergänzen	nachdem Sie einen Artikel in eine Position eingefügt und bei Bedarf die Angaben in den Feldern ergänzt und geändert haben, können Sie folgenden Befehle verwenden, um eine weitere Position zu ergänzen: Die Pfeil nach unten-Taste. Dabei bleibt der Cursor in derselben Spalte wie in der vorigen Position Die Tastenkombination <Ctrl>+<Insert> Den Befehl Position anhängen, den Sie sowohl im Kontextmenü als auch im Menü Bearbeiten finden Die <Tab>-Taste, wenn sich der Cursor im letzten Feld einer Zeile befindet Die <F9>-Taste, unabhängig davon, welche Position gerade markiert ist. Der Cursor steht danach im Feld Artikel-Nr. <F10>führt die gleiche Aktion aus, setzt aber den Cursor in das Feld Artikel-Bezeichnung Die <F5>-Taste öffnet das Artikelsuchfenster, um einen weiteren Artikel einzufügen
Position einfügen	wenn eine neue Position nicht unter der letzten bestehenden Zeile angefügt, sondern zwischen zwei Zeilen eingefügt werden soll, setzen Sie den Cursor in die Zeile, über der die neue Position stehen soll, und wählen den Kontextmenü-Befehl Position einfügen oder den Menü «Bearbeiten / Position einfügen» oder drücken die Tastenkombination <Ctrl>+<Insert>
Position anhängen	mit diesem Kontextmenü-Befehl fügen Sie eine weitere Position nach der letzten erfassten Position an. <Umschalt>+<Insert> <F9> im Feld Artikelnummer <F10> im Feld Bezeichnung
Position löschen	um eine ausgewählte Position zu löschen, verwenden Sie die Tastenkombination <Ctrl>+<Delete> oder den entsprechenden Kontextmenü-Befehl oder aus dem Menü Bearbeiten. Ob vor dem Löschen einer Position eine Warnung erscheinen soll, legen Sie in der Infoniqa ONE 50 Auftrags-Administration (Menübefehl «Tools / Administration») in den «Optionen / Verkaufsdokumente» im Register Allgemein fest
Textbaustein einfügen	Auch für die einzelnen Felder der Positionen können Sie Textbausteine nutzen. Einen entsprechenden Befehl finden Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste. <Ctrl>+<T>
EP der aktuellen Position mutieren	mit dieser Funktion wird der dem Artikel hinterlegte Einstands- oder Einkaufspreis mutiert. Diese Mutation gilt nur für das aktuelle Verkaufsdokument. <F7>
Lager-Informationen	Auskunft über die Lagersituation zu einem bestimmten Artikel erhalten Sie, indem Sie die Positionszeile markieren, in der der betreffende Artikel eingetragen ist, und aus dem Kontextmenü den Befehl Lager-Information wählen
Positionsbereich vergrössern	Der Kontextmenü-Befehl Positionsbereich vergrössern bewirkt, dass im gesamten Dialog Dokument ausschliesslich die Positionen angezeigt werden. So können Sie sich einen Überblick über ein umfangreiches Dokument verschaffen. Wenn Sie den Befehl erneut wählen, wird die normale Ansicht wieder hergestellt
Bearbeiten	Wenn Sie ein Feld mit der Maus anklicken, wird es als Ganzes ausgewählt, so dass Sie den vollständigen Text des Feldes überschreiben können. <F2> deaktiviert die Auswahl und positioniert den Cursor hinter das letzte Zeichen im Feld
Druck-Definition	Im Kontextmenü des Positionsbereichs befindet sich das Untermenü Druck-Definition. Hier können Sie auswählen, ob bestimmte Titel und Zwischensummen auf den Dokumenten ausgegeben werden sollen und ob der Ausdruck in Fettschrift, Normalschrift oder unterstrichen erfolgen soll. Hier entscheiden Sie auch, ob bei einem Pool-Artikel die Stücklisten mit ausgedruckt werden sollen. Der jeweils aktivierte Menüpunkt wird mit einem Punktsymbol markiert
Spalten-Einstellungen neu laden	Mit diesem Kontextmenü-Befehl wird der Standard der Spaltenansicht im Positionsbereich wieder hergestellt
Feld-Format	Dieser Kontextmenü-Befehl öffnet den Dialog Format für Feld 'Feldname' zur Definition von Zahlenformaten
Positionsbereich verlassen	Mit <Escape> verlassen Sie den Positionsbereich des Dialogs Dokument und wechseln zum Fussbereich des Dialogs

Kopfbereich des Dialogs Dokument

Die Daten im Kopfbereich des Dialogs Dokument zeigen alle Informationen zur Kundenadresse sowie das Datum und die Nummer des Dokuments. Diese Daten erfassen Sie beim Erstellen eines neuen Dokuments im Dialog Dokument neu und passen sie hier gegebenenfalls an.

Definitionselemente im Kopfbereich des Dialogs Dokument

Definitionselement	Beschreibung
Anzeigefeld Vorgangs-Nr.	zur schreibgeschützten Anzeige der von Infoniqa ONE 50 Auftrag vergebenen Vorgangsnummer
Anzeigefeld Vorgang	zur schreibgeschützten Anzeige des Vorgangsbezeichners, wenn dem Dokument bei der Erstellung ein definierter Vorgang zugewiesen wurde
Feld Dok.Nr.	zur Eingabe oder Auswahl der Nummer eines gültigen Verkaufsdokuments. Nach Eingabe oder Auswahl einer korrekten gültigen Verkaufsdokumente-Nummer und anschliessendem <Enter>oder <Tab> lädt Infoniqa ONE 50 Auftrag den entsprechenden Datensatz in den Dialog Dokument: 'Dokument-Nr.' 'Kunde' 'Dokument-Datum'. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, Doppelklick in das Feld oder<F5> bei aktiviertem Feld öffnet den Dialog «Suchen Dokument Verkauf» zur Suche, Auswahl und Übernahme eines bestehenden Verkaufsdokuments. Mit den beiden Schaltflächen mit den Pfeilsymbolen kann vor- und rückwärts durch die erfassten Verkaufsdokumente navigiert werden. Manuell kann entweder die komplette oder nur ein Teil einer gültigen Verkaufsdokumente-Nummer angegeben werden. Bei Eingabe der kompletten, gültigen Verkaufsdokumente-Nummer wird der Datensatz in den Dialog Dokument: 'Dokument-Nr.' 'Kunde' 'Dokument-Datum' geladen. Nach Eingabe eines Verkaufsdokumentnummern-Teils und anschliessendem <Enter> oder <Tab>startet Infoniqa ONE 50 Auftrag den Dialog «Suchen Dokument Verkauf» zur Auswahl und Übernahme der gewünschten Verkaufsdokuments. Im Dialog «Suchen Dokument Verkauf» werden dabei nur Verkaufsdokumente mit einer Nummer gleich oder grösser dem Eingabewert angezeigt
Listenauswahlfeld Dok.-Typ	zur Anzeige des aktuellen Dokumente-Typs. Ein Dokument kann im Laufe seiner Bearbeitung verschiedene Dokument-Typen erhalten: aus einer Offerte wird eine Auftragsbestätigung und daraus schliesslich ein Lieferschein und eine Rechnung. Dazu wechseln Sie jeweils durch Auswahl aus dem Listenauswahlfeld Dok.-Typ den Dokument-Typ. Die Erstellung von Gutschriften auf der Basis einer bestehenden Rechnung ist in einemseparaten Hilfeabschnitt beschrieben
Feld Dokument-Datum	zur Anzeige des bei der Dokument-Erstellung angegebenen Dokumentdatums. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten,<F5> bei aktiviertem Feld oder Doppelklick in das Feld öffnet einen Kalender-Dialog zur Auswahl eines anderen Datums und Übernahme in das Zielfeld
Feld Dokument-Status	zur Anzeige und Mutation des aktuellen Dokument-Status des aktuell aktiven Dokuments. Als Auswahlwerte stehen die im Register Definition des Dialogs Optionen Dokumente der Infoniqa ONE 50 Auftrags-Administration dokumenttyp-spezifisch definierten Dokument-Stati zur Verfügung. Der Dokument-Status von Dokumentensteht als Sortierkriterium im Dialog «Suchen Dokument Verkauf» sowie als Definitionselement im zweiten Listenauswahlfeld des Bereichs Alle Dokumente umwandeln in des Dialogs Sammel-Ausdrucken zur Verfügung. Im Register Feld-Selektion des Definitionsdialogs von Verkaufs-Auswertungen kann der Feld-Selektor «Dok / DokStatusID» zur Einschränkung der Auswertungs-Datenmenge ausgewählt werden. Als Wert muss dem Selektor Dok. DokStatusID der korrekte numerische Wert zugewiesen werden. Bei der Erfassung von Dokumenten-Stati wird diesen von Infoniqa ONE 50 Auftrags-Administration eine bei 1 beginnende und in der Chronologie ihrer Erfassung um jeweils 1 erhöhte ID zugewiesen. Im Feld Dok.-Status des Registers Selektion des Auswertungs-Definitionsdialogs Auswertungen offene Dokumente schliesslich kann der Auswertungs-Umfang durch Auswahl eines dokumenttyp-spezifisch definierten Dokument-Status nach Auswahl eines Dokument-Typs im Vorgängerfeld eingeschränkt werden
Feld Kunden-Nr.	zur Anzeige der bei der Dokument-Erstellung angegebenen Kundennummer sowie von Kundenname und Ort. Ein nachträglicher (versehentlicher) Wechsel der Kundennummer aus dem durch Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, <F5> bei aktiviertem Feld oder Doppelklick in das Feld aufgerufenen Dialog «Suchen Kunden» muss durch Quittierung eines Hinweisdialogs bestätigt werden
Feld Zuständig	zur Anzeige der bei der Dokument-Erstellung angegebenen Kontaktperson. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, <F5> bei aktiviertem Feld oder Doppelklick in das Feld öffnet den Dialog «Suchen Kontakt» zur Auswahl einer anderen kundenspezifisch im Register Kontakt des Dialogs Adressen (Menübefehl «Stammdaten / Adresse» oder<Ctrl>+<R>) definierten Kontaktperson

 

Register Co-Adresse und Co-Adresse manuell

Im Register Co-Adresse wird die Lieferanschrift des Kunden angezeigt, die automatisch aus der Adressverwaltung übernommen wurde. Falls keine alternative Anschrift definiert wurde, ist sie mit der Rechnungsadresse identisch. Sie können hier auch jede andere Adresse aus der Datenbank auswählen.
Das Register Co-Adresse man. ist für eine Lieferanschrift vorgesehen, die Sie spontan als einmalige Angabe direkt im Dokument erfassen. Diese Anschrift wird nicht gespeichert.

Register Termine

Das Datum, der Zeitpunkt der Lieferung und eine entsprechende Bemerkung kann im Register Termine angegeben werden.

Register Kopftext

Als Kopftext können Sie einen individuellen Text erfassen, der im Dokument oberhalb des Bereichs der Artikelpositionen erscheint. Bei einer Offerte könnte hier z.B. "Gemäss Ihrer Anfrage vom..." stehen. Damit Sie wiederkehrende Texte nicht immer neu eintippen müssen, lassen sich diese als Textbausteine speichern. Wählen Sie dazu mit der rechten Maustaste den Kontextmenübefehl Textbaustein einfügen. Sie gelangen in eine Liste, in der Sie beliebige Texte unter einem Kürzel speichern und per Doppelklick in das Dokument übernehmen können.

Register Geschäftsfall

Das Feld Nummer ist ein einfaches Feld, in welchem numerische Eingaben gemacht werden können. Diese Daten werden an Infoniqa ONE 50 Finanz übergeben und dienen dazu, verschiedene Buchungsbelege oder OP logisch zusammenzufassen. Erfassen Sie die Geschäftsfallnummer bereits hier, damit Sie Ihnen nach der Übergabe auch in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung steht. Ebenfalls kann die Geschäftsfallnummer mittels Bestellvorschlag an eine Bestellung übergeben werden.

Weitere Informationen zum ausgewählten Kunden erhalten Sie mit einer Reihe von Befehlen aus dem Menü Bearbeiten: mit <Ctrl>+<K> rufen Sie die Kredit-Informationen ab, mit dem Menübefehl «Bearbeiten / OPs» die aktuelle Offene-Posten-Liste aus der Debitorenbuchhaltung.

Positionsbereich des Dialogs Dokument

Nachdem Sie den Kunden und den Dokument-Typ ausgewählt haben, tragen Sie die einzelnen Artikel - Waren oder Dienstleistungen - in der gewünschten Anzahl in das Dokument ein. Dazu holen Sie die Positionen aus der Artikel-Datenbank oder erfassen sie teilweise oder ganz manuell.

Ein eigenes Hilfethema fasst die Tastatur- und Menübefehle zusammen, mit denen Sie innerhalb der Positionen navigieren.

Artikel in ein Dokument übernehmen

In einem neuen Dokument ist bereits eine erste Position vorbereitet, die Sie mit Ihren Daten füllen können. Mit der Pfeil nach unten-Taste fügen Sie weitere Zeilen an. Auch wenn Sie im letzten Feld einer Zeile die <Tab>-Taste drücken, entsteht eine neue Position. Alternativ dazu können Sie auch den Kontextmenü-Befehl Position anhängen aufrufen.

Aus dem Feld Nummer der Positionszeile rufen Sie den Dialog Artikel suchen auf. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

doppelklicken Sie in das Feld

drücken Sie <F5>, wenn sich der Cursor in diesem Feld befindet

klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, die angezeigt wird, wenn Sie einmal in das Feld klicken

wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Position einfügen

Wenn Sie die Artikelnummer bereits kennen, können Sie diese direkt im Feld Nummer eingeben und mit <F5> bestätigen. Das Programm sucht daraufhin nach einem Artikel mit der betreffenden Nummer und fügt ihn bei Erfolg in die Positionsliste ein. Ansonsten öffnet sich der Dialog Artikel suchen, damit Sie die richtige Position dort auswählen und mit Doppelklick übernehmen können.

Artikeldaten bearbeiten

Ein Artikel wird mit folgenden Angaben in ein Dokument übernommen: Ertragskonto, Mehrwertsteuersatz, Kostenstelle (falls aktiviert), Stückzahl 1, Mengeneinheit, Verkaufspreis, Rabatt (falls ein Positions-Rabatt festgelegt ist), Gesamtbetrag und der Marge (in CHF), falls die Online-Berechnung der Marge in der Administration (Menübefehl «Tools / Administration») aktiviert ist. Selbstverständlich können Sie auch beliebige Einmal-Artikel unabhängig von der Artikeldatenbank in einer Positionszeile erfassen. Verwenden Sie vor der Erfassung eines Einmalartikels einfach die Tastenkombination <Alt>+<M> und das System weiss nun, dass Sie einen manuellen Artikel erfassen wollen. Tragen Sie nun einfach die gewünschten Angaben in die Felder der Zeile ein.

In einer Positionszeile bewegen Sie sich mit den mit den Tasten<Tab> und <Shift>+<TAB> von Feld zu Feld. Alle Einträge lassen sich hier noch manuell ändern.

Die Stückzahl ändern

Das Programm schlägt bei jeder neuen Artikel-Position zunächst die Stückzahl (Dok.Mg./Best.Mg. und Rückstand) 1 vor, die Sie auf die gewünschte Anzahl ändern. Für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen gilt: wenn Sie in der Administration (Menübefehl «Tools / Administration») in den Artikel-Optionen im Register Allgemein die Lagerbewirtschaftung aktiviert haben, wird die Stückzahl sofort vom Lagerbestand abgebucht. Bei Gutschriften werden die Artikel entsprechend zurückgebucht.

Die oben beschriebene Automatik ist die der Standard-Einstellung der Infoniqa ONE 50 Auftrag. Welche Auswirkungen welches Dokument auf den Lagerbestand hat, bestimmen die Einstellung im Register Definition der Dokument-Optionen.

Ist die eingegebene Stückzahl höher als der tatsächliche Lagerbestand, erscheint eine Warnung, die Ihnen mitteilt, wie viele Exemplare tatsächlich noch auf Lager sind.

Ertragskonto und Mehrwertsteuer

Bereits im Artikelstamm ordnen Sie Ihren Artikeln ein Ertragskonto und einen Mehrwertsteuerschlüssel zu. Beide Angaben werden beim Übernehmen eines Artikels in ein Dokument automatisch in die Positionszeile eingetragen. Damit Sie diese für ein einzelnes Dokument ändern können, sind die Felder Ertragskonto und Mehrwertsteuer mit den zugehörigen Hilfstabellen verknüpft: Wenn Sie in eines der Felder in der Positionsliste klicken, erscheint die Schaltfläche mit den drei Punkten, mit der Sie die Kontenliste bzw. die Steuerschlüssel-Tabelle aus Infoniqa ONE 50 Finanz aufrufen. Sie erreichen diese Listen auch mit Doppelklick oder <F5>, wenn sich der Cursor im Feld Ertragskonto bzw. MC (Mehrwertsteuer-Code) befindet.

Das Ertragskonto wird über die OLE-Schnittstelle direkt aus der Finanzbuchhaltung übernommen, dies gilt auch beim manuellen Erfassen von Artikeln im Dokument. Beim ersten Aufruf der Mehrwertsteuertabelle nach Programmstart wird sie jeweils mit den aktuellen Daten der Finanzbuchhaltung abgeglichen.

Bei ausländischen Adressen - d.h. Adressen, bei denen im Register Anschrift, Feld Land, ein anderes Länderkürzel als "CH" erfasst ist, wird automatisch der MwSt.-Code "Exp0" eingesetzt.

Einstandspreis anpassen

Der Einstandspreis eines Artikels wird zwar nicht auf den Dokumenten ausgegeben, aber er wird im Hintergrund der Position mitgeführt und dient als Grundlage der Margenberechnung. Definitive Änderungen der Einstandspreise passen Sie direkt im Artikelstamm im Register Allgemein an. Bei einmaligen Sonderaktionen können Sie den Einstandspreis auch für einzelne Dokumente ändern: markieren Sie die gewünschte Position und wählen Sie den Kontextmenü-Befehl EP mutieren. Alternativ dazu setzen Sie den Cursor in die Positionszeile und drücken <F7>. Damit öffnet sich ein Dialog, in dem der Einstandspreis für eine Dokument-Position festgelegt werden kann. Diese Änderung hat keinen Einfluss auf den Artikelstamm. Sie wird nur von der Margenberechnung des aktuellen Dokuments berücksichtigt.

Position manuell erstellen und einfügen

Unabhängig von Ihrem festen Artikelstamm können Sie in der Infoniqa ONE 50 Auftrag problemlos von Hand individuelle Positionen für einzelne Dokumente erfassen, z.B. wenn Sie einen einmaligen Artikel oder eine nicht wiederkehrende Dienstleistung fakturieren möchten. Legen Sie dazu eine neue, leere Positionszeile an, in der Sie die gewünschten Artikeldaten eintragen. Nach dem Anlegen eines neuen Dokuments ist bereits eine solche Zeile vorhanden. Weitere leere Zeilen entstehen, indem Sie das letzte Feld der untersten Position mit <Tab>verlassen oder den Kontextmenü-Befehl Position anhängen wählen.

Um einen Einmal-Artikel zu erfassen, setzen Sie den Cursor in das Feld Bezeichnung und tippen Sie die Beschreibung des Artikels ein. Wählen Sie dann per Mausklick Mengeneinheit, Ertragskonto und Mehrwertsteuer-Code, wenn Sie in eines der Felder klicken, wird die Schaltfläche mit drei Punkten angezeigt, mit der Sie die zugehörige Hilfstabelle aufrufen und die Daten übernehmen können. Für einen vollständigen Artikel brauchen Sie dann nur noch Stückzahl und Verkaufspreis zu ergänzen. Wenn Sie die Zeile der Artikel-Position mit <Tab> verlassen, wird der Eintrag im Dokument gespeichert und erhält in der linken Spalte den Status "M".

Im Artikelstamm vordefinierte "Proforma-Artikel" können eine hilfreiche Grundlage für manuell erfasste Artikel oder Dienstleistungen sein. Solche Artikel können bereits gewisse Basisdaten enthalten, die Sie dann jeweils mit den individuellen Angaben ergänzen.

Für beliebige Zusatzinformationen können Sie auch reine Textzeilen erfassen. Es sind maximal 80 Zeichen pro Zeile möglich. Beim Verlassen einer Position, die nur Text enthält, wechselt der Status der Zeile zu "T".

Wenn Sie eine Leerzeile im Dokument einfügen möchten, erstellen Sie eine Positionszeile und geben im Feld Bezeichnung einen Leerschlag ein. Eine völlig leere Zeile kann nicht gespeichert werden, deshalb ist es wichtig, die Position durch den Leerschlag als Leerzeile zu definieren.

Detailpositionen in Verkaufs-Dokumenten verschieben

Die bei der Erstellung von Verkaufsdokumenten chronologisch in der Erfassungs-Reihenfolge in die Tabelle des Registers Positionen des Dialogs Dokument: 'Dokumentnummer' 'Kunde' 'Dokumentdatum' eingefügten Detailpositionen des Verkaufsdokuments lassen sich nachträglich per Drag and Drop, den Kontextmenübefehlen Position nach oben verschieben bzw. Position nach unten verschieben oder den Tastenkombinationen <Ctrl>+<U> und <Ctrl>+<D> an jede beliebige andere Tabellen- und Dokument-Position verschieben.

Verschieben um beliebige Positionen per drag and drop nach Aktivierung der zu verschiebenden Zeile durch Klick auf die Zeilen-Schaltfläche links aussen kann die aktivierte Zeile bei gedrückter linker Maustaste (das Mauszeiger-Symbol verändert sich dabei) an die gewünschte Position gezogen und dort durch Loslassen der gedrückten Maustaste eingefügt werden. Die Drag and Drop-Methode funktioniert nur, wenn sich der Mauszeigerdabei nicht ausserhalb der Zeilen-Schaltfläche links aussen oder der Spaltenfelder PosiNum und Art.Nr. befindet.

Verschieben um eine Position per Kontextmenübefehl oder Tastenkombination: die aktuell aktivierte (markierte) Tabellenzeile lässt sich mit den aus jeder beliebigen Position der Tabelle des Registers Position aufrufbaren Kontextmenübefehlen Position nach oben verschieben oder der entsprechenden Tastenkombination <Ctrl>+<U> um eine Position nach oben bzw. Position nach unten verschieben der der entsprechenden Tastenkombination <Ctrl>+<D> um eine Position nach unten verschieben.

Position mit Zusatzfeldern versehen    

Sie haben die Möglichkeit im Positionsbereich weitere Zusatz-Felder einzufügen. Dies erfolgt über die Administration(Menübefehl «Tools / Administration»). Auf diese Weise kann bspw. eine Berechnung Länge mal Breite abgebildet werden.

Manuelle Seriennummern ab Verkauf

Über die Administration (Menübefehl «Tools / Administration») haben Sie die Möglichkeit, das Feld Seriennummern zu aktiveren. Somit können Sie auf Positionsebene jedem Artikel eine Seriennummer hinzufügen.

Fussbereich des Dialogs Dokument

Der Fussbereich des Dialogs Dokument ist für diverse Zusatzangaben vorgesehen wie Versandart, Zahlungskonditionen, Bank, Währung, WIR sowie Rabatte und Spesen. Die Informationen sind in mehrere Register gegliedert. Teilweise werden diese Daten automatisch aus dem Kunden- oder Artikelstamm übernommen, die selbstverständlich für einzelne Dokumente individuell angepasst werden können.

Register Allgemein

Definitionselemente des Registers Allgemein des Dialogs Dokument

Definitionselement	Beschreibung
Feld Versandart	Mit der Schaltfläche mit den drei Punkten öffnen Sie den Dialog «Suchen Versandart» zur Auswahl und Übernahme einer definierten Versandart. Neue Versandarten werden im Register Versandarten des Dialogs Hilfstabellen Dokumente (Menübefehl «Stammdaten / Hilfstabellen / Dokumente») hinzugefügt
Feld Zahlung	Bereits im Unterregister Finanzen des Adressdialog-Registers Kunde geben Sie an, welche Zahlungskondition als Standard für einen Kunden gelten soll. Diese Information wird mit der Adresse in das Dokument übernommen. Wenn Sie in Einzelfällen die Zahlungsbedingungen ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten am rechten Rand dieses Feldes. Damit gelangen Sie in die Hilfstabelle der Zahlungsbedingungen, die bei jedem neuen Programmstart automatisch aus Infoniqa ONE 50 Finanz in die Auftragsbearbeitung übernommen werden. Wie üblich können Sie die Dialoge Suchen Versandart und Suchen Zahlungsbedingungen nach Klick auf die Schaltfläche Layout oder Aufruf des Kontextmenübefehls Layout ändern anpassen
Feld Fällig	Zusätzlich zu den Zahlungskonditionen können Sie ein fixes Fälligkeitsdatum definieren, das auch in die Debitorenbuchhaltung übernommen wird und für das Mahnwesen auswertet wird. Die Schaltfläche am rechten Feldrand öffnet einen Kalenderdialog zur vereinfachten Eingabe des Datums
Feld Bemerkung	Dieses Feld können Sie für beliebige Informationen nutzen, die Sie auf dem jeweils aktuellen Dokument drucken möchten
Anzeigefeld MwSt.-Art	zur schreibgeschützten Anzeige des kundenspezifisch im Unterregister Finanzen des Adressdialog-Registers Kunde (Menübefehl «Stammdaten / Adresse» oder <Ctrl>+<R>) definiertem MWST-Abzugscodes
Feld Bank	Die Bank, auf welche die Zahlung einer Rechnung überwiesen werden soll, können Sie bereits im Unterregister Finanzen des Adressdialog-Registers Kunde und hier nochmals auf Dokument-Ebene festlegen. Dieses Feld ist mit der Liste der internen Banken von Infoniqa ONE 50 Finanz verknüpft
Listenauswahlfeld Vertreter	zur Auswahl eines definierten Vertreters, wenn dieser auf dem Verkaufsdokument aufgeführt werden soll. Vertreter werden im gleichnamigen Register der Mandantendaten-Ansicht des Dialogs Adressen definiert

Register Infos

Definitionselement des Registers Infos des Dialogs Dokument

Definitionselement	Beschreibung
Felder u/Zeichen, I/Zeichen	Als unser Zeichen können Sie jedes beliebige Kürzel direkt im Dokument eintragen oder eines der Benutzerkürzel verwenden, das Sie aus der zu diesem Feld zugehörigen Tabelle übernehmen können. Unter ihr Zeichen geben Sie optional das Kürzel des Kunden an
Feld I/Bestellung	Dieses Feld können Sie für Bestelldatum und/oder Bestellzeichen des Kunden nutzen

 

Register Währung

Das Register Währung ist nur sichtbar, wenn im Register Währungen des Optionendialogs Auftrag Optionen der Auftragsbearbeitungs-Administration (Menübefehl «Tools / Administration / Optionen / Allgemein») der Radio Button Keine Fremdwährung nicht aktiviert wurde. Dann wird hier die für diesen Kunden festgelegte Währung angezeigt. Sie wird durch die Währung des Debitoren-Kontos bestimmt, das Sie dem Kunden zuordnen. Daneben erscheint der Kurs der Währung, welcher aus Infoniqa ONE 50 Finanz stammt. Wenn Sie in den Währungs-Optionen die Einstellung Kurs aus Auftrag aktiviert haben, können Sie zusätzlich in der Auftragsbearbeitung einen aktuellen Kurs erfassen. Wenn Sie die Schaltfläche Kurs aktualisieren betätigen, wird dieser Kurs in das Dokument übernommen. Die Schaltfläche Währungs-Kalkulator öffnet einen Dialog, in dem Sie einen Betrag in eine der definierten Fremdwährungen umrechnen lassen können.

Register Fusstext 1 und 2

Die Register Fusstext 1 und Fusstext 2 sind für beliebige Zusatztexte vorbereitet, die jeweils am Ende eines Dokuments aufgeführt werden. Wie das Feld für den Kopftext sind auch diese Felder mit den frei definierbaren Textbausteinen verknüpft: wählen Sie dazu aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl Textbaustein einfügen. Sie gelangen in eine Liste, in der Sie beliebige Texte unter einem Kürzel speichern und per Doppelklick in das Dokument übernehmen können. Um einen neuen Textbaustein zu definieren, markieren Sie das letzte Kürzel in der Liste und drücken die <Tab>- oder die Pfeil nach unten-Taste, damit eine neue Zeile eingefügt wird. Auch in den Hilfstabellen der Dokumente können Sie Textbausteine anlegen und bearbeiten.

Register WIR

Dieses Register ist nur bei im Register Allgemein des Optionen-Dialogs Optionen Dokumente der Auftragsbearbeitungs-Administration (Menübefehl «Tools / Administration / Optionen / Verkaufsdokumente») aktivierter Option WIR-Register verwenden sichtbar. Dann können Sie hier den Anteil in Prozent eingeben, der in WIR bezahlt werden soll. Infoniqa ONE 50 Auftrag berechnet automatisch den entsprechenden Betrag. Dies ist wichtig für den korrekten Ausdruck der ESR-Einzahlungsscheine. Über die Option WIR-Berechnung mit MWST können Sie bestimmen, ob in die WIR-Berechnung die Mehrwertsteuer mit einbezogen werden soll oder nicht.

Register Bankverbindung

In diesem Register kann die Bankverbindung geändert werden, falls das Dokument nicht über die Standard-Bankverbindung laufen soll, oder man kann mit Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts des Listenauswahlfeldes Bankverbindung eine neue Bankverbindung erstellen.

Zuschläge und Abzüge

Definitionselemente des Bereichs Zuschläge und Abzüge des Registers Dokument

Definitionselement	Beschreibung
Feld mit Minuszeichen	zur Zuweisung eines definierten prozentualen oder nominellen Dokumentabzugs. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, Doppelklick in das Feld oder <F5> bei aktiviertem Feld öffnen den Dialog «Suchen Abzug» zur Auswahl und Übernahme eines im Register Abzüge des Dialogs Optionen Dokumente der Auftragsbearbeitungs-Administration ( Menübefehl «Tools / Administration / Optionen / Verkaufsdokumente») definierten Dokumente-Abzugs. Spezifische Rabatte können im Register Rabatte des Dialogs Optionen Dokumente der Auftragsbearbeitungs-Administration definiert werden
Feld mit Pluszeichen	zur Zuweisung eines definierten prozentualen oder nominellen Dokumentzuschlags. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, Doppelklick in das Feld oder <F5> bei aktiviertem Feld öffnen den Dialog «Suchen Zuschlag» zur Auswahl und Übernahme eines im Register Zuschläge des Dialogs Optionen Dokumente der Auftragsbearbeitungs-Administration (Menübefehl «Tools / Administration / Optionen / Verkaufsdokumente») definierten Dokumente-Zuschlags

 

Abzüge und Zuschläge können nur in den oben genannten Optionendialog-Registern der Infoniqa ONE 50 Auftrags-Administration definiert und geändert werden, da ihnen nur dort ein Fibu-Konto zugeordnet werden kann. Dies ist Voraussetzung für die automatische Verbuchung. Dagegen kann der definierte prozentuale Zuschlag-/Abzugssatz oder -betrag in den nachfolgenden beiden Feldern des Dialogs Dokumentdokumentspezifisch geändert werden.

Klick auf die Schaltfläche mit dem Abfalleimer-Symbol am Ende der Zeile setzt die Zeilenfeldwerte auf null (leere Felder) zurück.

In den Feldern MwSt., Total und Marge werden der Mehrwertsteuerbetrag, der Dokument-Totalbetrag sowie die berechnete Marge angezeigt.

Das Dialogmenü Bearbeiten

Der Dialog Dokument enthält das Menü Bearbeiten mit folgenden Untermenü-Befehlen:

• Dokument neu, <Ctrl>+<N>

• Dokument verrechnen

• Dokument löschen, <Ctrl>+<L>: entfernt nach einer Kontrollfrage das markierte Dokument

• Dokument Seitenansicht, <Ctrl>+<S>: Vorschau des Dokumentes

• Dokument drucken, <Ctrl>+<P>

• History Dokument, <Ctrl>+<H>: Zeigt in einem Browser alle History-Dokumente an

• Suche in Belegen, <F2>: startet den Dialog Suche in Belegen zur Suche nach Dokumente-Positionsdetails

• Dokumentenverlauf, <F3>: aktiviert einen Bereich im Fussbereich des Dialogs Dokument: 'Dokumentnummer' 'Kunde' 'Dokumentdatum' zur Anzeige des Verlaufs des aktuell aktiven Dokuments

• Positionenbereich vergrössern, <F6>: vergrössert den Positionenbereich des Dialogs Dokument: 'Dokumentnummer' 'Kunde' 'Dokumentdatum' und deaktiviert dazu Sichtbarkeit der Elemente im Fussbereich des Dialogs

• Zusatz zu Positionen, <F12>: aktiviert oberhalb des Positionenbereichs ein Textfelds zur Erfassung eines wahlfreien Zusatztextes zur aktuell aktiven (markierten) Dokument-Positionszeile

• verrechnetes Dok. zurückholen

• Dok. kopieren, zurückholen, <Ctrl>+<O>

• Kredit-Info Kunde, <Ctrl>+<K>

• OPs aktiviert den Dialog OPs / Letzte Aktualisierung: dd.mm.jjjj zur Anzeige aller Offenen Posten des Kunden des aktuell aktiven Verkaufs-Dokuments

• Preisfindung

• Verfügbarkeit, <Ctrl>+<F>: aktiviert den Dialog Lagerinformation einzelnes Dokument zur Anzeige der Verfügbarkeit des im Dialogs Dokument: 'Dokumentnummer' 'Kunde' 'Dokumentdatum'

• Preis-Aktualisierung: startet den Dialog Preis-Aktualisierung

• Dokument kopieren, <Ctrl>+<Alt>+<C>

• Dokument einfügen, <Ctrl>+<Alt>+<V>

• Position einfügen, <Ctrl>+<Insert>

• Position anhängen, <Shift>+<Insert>

• Position löschen, <Ctrl>+<Delete>

• EP mutieren, <F7>

• Sammel-Ausdrucken, <Ctrl>+<M>

• Währungs-Kalkulator, <F4>

Der Menübefehl Bearbeiten Preisfindung

Damit Sie selbst bei einer Kombination von verschiedenen Preis- und Rabattarten für Kunden- und Artikel bzw. Artikelgruppen den für einen Kunden gültigen Nettopreis eines Artikels auf einen Blick abfragen können, gibt es den Menübefehl «Bearbeiten / Preisfindung». Wenn der Dialog Dokument geöffnet ist, rufen Sie mit dem Menübefehl «Bearbeiten / Preisfindung» einen Dialog zur Preisberechnung auf. Darin wird der Kunde des aktuellen Dokuments angezeigt, zu dem Sie einen Artikel auswählen und eine Liefermenge eingeben. Auf dieser Grundlage berechnet das Programm den für den Kunden gültige Nettopreis - sowohl den Einzel- als auch den Gesamtpreis der Liefermenge - und auch den aktuellen Lagerbestand.

Über die Schaltfläche Auftrag erstellen wird aus den angezeigten Daten direkt eine Auftragsbestätigung erstellt. Diese kann wie gewohnt weiterbearbeitet werden.

Das Kontextmenu Textbausteine

Die Funktion der Textbausteine gibt Ihnen die Möglichkeit, einen individuellen, mehrzeiligen Text in den Positionenbereich oder in die Kopf- und Fusstextfelder eines Dokuments einzufügen. Sich häufig wiederholende Standardsätze wie "Gemäss Ihrer Anfrage vom..." oder "Besten Dank für Ihren Auftrag" lassen sich so schnell in jedes Dokument einfügen.

Wählen Sie dazu im Feld für den Kopftext oder Fusstext der Dokumente mit der rechten Maustaste den Kontextmenü-Befehl Textbausteine einfügen oder drücken Sie <Ctrl>+<T>, um den Dialog «Suchen Textbausteine» aufzurufen. Dort übernehmen Sie den gewünschten Text mit Doppelklick oder OK. Den Dialog «Suchen Textbausteine» erreichen Sie auch über den Menübefehl «Hilfstabellen / zu Dokumenten der Administration» (Menübefehl «Tools / Administration»), um neue Texte zu erfassen.

Neue Textbausteine erfassen

Um einen neuen Textbaustein zu definieren, markieren Sie das letzte Kürzel in der Liste und drücken die <Tab>- oder die Pfeil nach unten-Taste, damit eine neue Zeile eingefügt wird. Die Taste Insert fügt einen neuen Textbaustein oberhalb der gerade markierten Position ein.

Geben Sie dann ein Kürzel ein und erfassen Sie den gewünschten Text, der maximal 80 Zeichen enthalten darf. Auch ein Suchbegriff kann den Texten zugeordnet werden.

Um einen Datensatz aus der Liste der Textbausteine zu löschen, drücken Sie <Ctrl>+<Del>.

Ein neues Dokument erstellen

Wenn Sie ein neues Dokument anlegen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Dialog Dokument oder wählen Sie den Dialog-Menübefehl «Bearbeiten / Dokument neu». Damit öffnet sich der Dialog Dokument neu, in dem Sie den Kunden und den Dokument-Typ auswählen, d.h. ob eine Offerte, eine Rechnung, ein Lieferschein oder eine Gutschrift etc. erstellt werden soll.

Definitionselemente des Dialogs Dokument neu

Definitionselement	Beschreibung
Feld Dokument-Nummer	Infoniqa ONE 50 Auftrag vergibt automatisch die nächsthöhere Dokumentnummer, wenn im Register Zähler des Dialogs Optionen Dokumente der Auftragsadministration (Menübefehl «Tools / Administration / Optionen / Verkaufsdokumente») die Option automatisch aufzählen aktiviert wurde. Dort legen Sie auch die jeweils nächste Nummer fest und geben an, ob Nummern von gelöschten Dokumenten wiederverwendet werden sollen. Beim Erstellen eines neuen Dokuments können Sie die automatisch vergebene Nummer jedoch auch überschreiben
Feld Kunden-Nummer	zur Eingabe oder Auswahl der Nummer eines gültigen definierten Kunden. Nach Eingabe oder Auswahl einer korrekten gültigen Kundennummer und anschliessendem <Enter> oder <Tab> lädt Infoniqa ONE 50 Auftrag die entsprechenden Kundenadress-Werte in die Felder des Dialogs Dokument neu. Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, Doppelklick in das Feld oder <F5> bei aktiviertem Feld öffnet den Dialog «Suchen Kunden» zur Suche, Auswahl und Übernahme eines bestehenden Kunden. Mit den beiden Schaltflächen mit den Pfeilsymbolen kann vor- und rückwärts durch die erfassten Kunden navigiert werden. Manuell kann entweder die komplette oder nur ein Teil einer definierten gültigen Kundennummer angegeben werden. Bei Eingabe der kompletten, gültig definierten Kundennummer werden die entsprechenden Kundenadress-Werte in die Felder des Dialogs Dokument neu geladen. Nach Eingabe eines Kundennummern-Teils und anschliessendem <Enter>oder <Tab> startet Infoniqa ONE 50 Auftrag den Dialog «Suchen Kunden» zur Auswahl und Übernahme des gewünschten Kunden. Im Dialog «Suchen Kunden» werden dabei nur Datensätze mit einer Kundennummer gleich oder grösser dem Eingabewert angezeigt
Feld Dokument-Datum	Vorgabewert ist das aktuelle Systemdatum (Kalenderdatum). Dieses kann im Eingabeformat tt.mm.jjjj (08.11.2012) beliebig überschrieben werden oder aus einem nach Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten aufgerufenen Kalenderdialog ausgewählt und ins Zielfeld übernommen werden
Schaltfläche Kunden-Info	Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dialog Kunden-Info, in welchem kunden- und dokumentspezifische Reminder verwaltet werden können
Schaltfläche Kredit-Info	Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dialog Kredit-Info mit Informationen zu Kundenadresse, Kundenumsätzen, Kreditlimite, Offenem Posten-Betrag etc.
Feld Co-Adresse	als Vorgabewert wird die im Unterregister Rabatt / Co-Adresse des Adressdialog-Registers Kunde definierte Lieferschein-Standardadresse angezeigt. Doppelklick in das aktivierte Feld, <F5> oder der Schaltfläche mit den drei Punkten öffnen den Dialog «Suchen Adresse» zur Auswahl und Übernahme einer anderen Co-Adresse
Felder Kontaktperson	als Standard wird die im Adressdialog-Register Kontakt als Standard-Kundenkontakt definierte Person angezeigt. Doppelklick in das aktivierte Feld, <F5> oder die Schaltfläche mit den drei Punkten öffnen den Dialog «Suchen Kontakt» zur Auswahl und Übernahme einer anderen kundenspezifisch definierten Kontaktperson
Listenauswahlfeld Vorgang	mit den im Register Vorgang des Dialogs Optionen Dokumente der Auftragsadministration (Menübefehl «Tools / Administration / Optionen / Verkaufsdokumente») definierten Vorgängen als Auswahlwerte. Einem Vorgang sind immer bestimmte Dokumenttypen zugewiesen, deshalb steuert der aktive Feldwert Vorgang die auswählbaren Werte des nachfolgenden Listenauswahl-Feldes Dok.-Typ. Klick auf die Schaltfläche mit dem Mülleimersymbol setzt den Feldwert auf null (leeres Feld) zurück
Listenauswahlfeld Dok.-Typ	zur Auswahl des Typs des neuen Verkaufsdokuments. Zur Auswahl stehen entweder alle im Register Definition des Dialogs Optionen Dokumente der Auftragsadministration (Menübefehl «Tools / Administration / Optionen / Verkaufsdokumente») definierten Dokumenttypen oder, bei Auswahl eines Vorgangs im vorangegangenen Listauswahlfeld Vorgang, nur die einem Vorgang zugewiesenen Dokumenttypen
Option als Standard speichern	bei aktivierter Option wird der ausgewählte Dokumententyp zukünftig kundenspezifisch immer als Standardtyp eines neuen Dokuments vorgeschlagen
Anzeigefeld Währung	zur schreibgeschützten Anzeige der Währung. Diese wird durch die definierte Währung des im Feld Kunden-Konto des Unterregisters Finanzen des Adressdialog-Registers Kunde kundenspezifisch zugewiesene Debitoren-Sammelkonto bestimmt
Feld Bank	zur Eingabe oder Übernahme des Kürzels einer definierten internen Bank. Vorgabewert ist die im Feld Bank des Unterregisters Finanzen des Adressdialog-Registers Kunde kundenspezifisch angegebene interne Bank. Doppelklick in das aktivierte Feld, <F5> oder die Schaltfläche mit den drei Punkten öffnen den Dialog «Suchen Bank» zur Auswahl und Übernahme einer anderen definierten internen Bank
Listenauswahlfeld MwSt.-Art	zur Auswahl einer der beiden Werte inkl. oder exkl. Vorgabewert ist die im Feld MwSt.-Art des Unterregisters Finanzen des Adressdialog-Registers Kunde kundenspezifisch angegebene MWST-Verrechnungsart
Feld u/Zeichen	Infoniqa ONE 50 Auftrag schreibt in dieses Feld das aktive Benutzer-Kürzel, welches in den Dokumente-Druck übernommen wird.
Option nur Mitarbeiter-Kürzel verwenden	bei aktivierter Option wird beim Dokumenten druck nur das Mitarbeiterkürzel, bei deaktivierter Option Mitarbeitername und -vorname als Referenz gedruckt
Option Artikelpool-Details drucken	mit dieser Option wird definiert, ob bei einem Pool-Artikel, der sich aus einer Stückliste zusammensetzt, nur der Haupt-Artikel oder auch die einzelnen Bestandteile der Stückliste auf dem Dokument aufgeführt werden sollen
Option Pos.-Nummerierung drucken	bei aktivierter Option wird die Nummerierung auch auf dem Dokument gedruckt
Schaltfläche OK	Klick auf die Schaltfläche schliesst den Dialog Dokument neu und übernimmt die Definitionen in den Dialog Dokument. Dort sind anschliessend die einzelnen Positionen zu erfassen
Schaltfläche Abbrechen	Klick auf die Schaltfläche verwirft alle Angaben des Dialogs Dokument neu, schliesst diesen und kehrt zum Dialog Dokument zurück

Preis- und Rabatt - Aktualisierung in Dokumenten

Der Menübefehl «Bearbeiten / Preis-Aktualisierung» des Dialogs «Dokument: 'Dokumentnummer' 'Kunde' 'Dokumentdatum'» startet, wenn seit der letzten Mutation des aktuell aktiven Dokuments die für den Kunden des Dokuments gültigen Artikel-Preise und/oder Rabatte verändert wurden, den Dialog Preis-Aktualisierung. In diesem können die neuen Artikelpreise und Rabatte für alle oder für ausgewählte Artikel in das aktive Verkaufsdokument übernommen werden. Konnte Infoniqa ONE 50 Auftrag für das aktuell aktive Verkaufsdokument keine Artikelpreis- oder Rabatt-Differenzen feststellen, wird statt des Dialogs Preis-Aktualisierung ein entsprechender Hinweis-Dialog angezeigt.

Bedienungselemente des Dialogs Preis-Aktualisierung

Bedienungselement	Beschreibung
Tabelle Dokument-Positionen	zur Anzeige aller Verkaufsdokument-Einzelpositionen, für die geänderte Artikel-Verkaufspreise und/oder Rabatte zur Verfügung stehen und in das aktuelle Verkaufsdokument übernommen werden können. Doppelklick in eine Zeile setzt die Übernahme-Option des Spaltenfelds Aktualisieren abwechselnd auf ja und nein. Alle übrigen Feldwerte der Tabelle sind schreibgeschützt und können nicht mutiert werden
Schaltfläche Alle ein	Klick auf die Schaltfläche setzt bei allen Tabellenzeilen die Übernahme-Option des Spaltenfelds Aktualisieren auf ja und aktiviert damit die Übernahme der in den Spaltenfeldern VP neu und/oder Rabatt neu angezeigten Werte in das aktuelle Verkaufsdokument
Schaltfläche Alle aus	Klick auf die Schaltfläche setzt bei allen Tabellenzeilen die Übernahme-Option des Spaltenfelds Aktualisieren auf nein und verwirft damit die Übernahme der in den Spaltenfeldern VP neu und/oder Rabatt neu angezeigten Werte in das aktuelle Verkaufsdokument
Schaltfläche Übernehmen	Klick auf die Schaltfläche führt für alle Dokument-Detailpositionen (Tabellenzeilen) mit der Übernahme-Option ja im Spaltenfeld Aktualisieren die Übernahme der in den Spaltenfeldern VP neu und/oder Rabatt neu angezeigten Werte in das aktuelle Verkaufsdokument aus und schliesst den Dialog Preis-Aktualisierung
Schaltfläche Schliessen	Klick auf die Schaltfläche schliesst den Dialog Preis-Aktualisierung

 

Dokument suchen

Den Dialog «Suchen Dokument» öffnen Sie aus dem Feld Dok-Nr. des Dialogs Dokument. Klicken Sie entweder auf die Schaltfläche mit den drei Punkten am rechten Rand des Feldes, doppelklicken Sie in das Feld oder drücken Sie <F5>, wenn sich der Cursor im Feld Dok-Nr. befindet. Sie gelangen dann in eine Liste sämtlicher Dokumente, die noch nicht verrechnet, d.h. für den Transfer an die Buchhaltung vorbereitet worden sind. Eine Liste der verrechneten Dokumente öffnet der Dialog-Menübefehl «Bearbeiten / verrechnetes Dok. zurückholen».

Ein in der Liste markiertes Dokument können Sie mit Doppelklick oder der Schaltfläche OK in den Dialog Dokument übernehmen.

Verwendung und Anpassung des Dialogs Suchen Dokument

Mit Klick auf die Spaltentitel ändern Sie die Sortierordnung der Liste. Jede Spalte kann durch Klick auf- oder absteigend sortiert werden. Bei der jeweils aktiven Sortierordnung ist der Pfeil neben dem Spaltentitel blau markiert. Oberhalb der Spalten befinden sich Suchfelder. Die Liste reagiert sofort, wenn Sie ein Zeichen in ein Feld eingeben und zeigt nur noch die Positionen an, die mit dem Buchstaben bzw. einer Zeichenfolge übereinstimmen. Sie können auch über mehrere Felder hinweg gleichzeitig filtern und so die gesuchte Angabe immer mehr eingrenzen.

Zusätzlich können Sie auch einzelne Buchstaben abgrenzen und spezifisch suchen. Mit Hilfe des Sternzeichens (*) können einzelne Buchstaben oder Zahlen am Anfang, innerhalb oder am Ende eines Wortes spezifisch gesucht werden. Zum Beispiel:

• a* für alle Einträge, welche mit dem Buchstaben "a" beginnen

• *a für alle Einträge, welche mit dem Buchstaben "a" enden

• *a* für alle Einträge, welche den Buchstaben "a" enthalten (abgesehen vom ersten und letzten Buchstaben)

Die Spaltenbreiten in Suchdialogen lässt sich mit der Maus verändern. Über die Schaltfläche Layout... kann der Inhalt des Suchfensters angepasst werden.

Suche nach Positionen in Dokumenten

Der Dialog Suche in Belegen zur Suche nach Positionsdetails wie bspw. Artikel-Nummer oder Serien-Nummer in den Detailpositionen von pendenten wie auch History-Dokumenten wird durch den Dialog-Menübefehl «Bearbeiten / Suche in Belegen» des Dialogs «Dokument: 'Dokument-Nr.' 'Kunde' 'Dokumentdatum'» oder<F2> gestartet und weist nachfolgend beschriebene Bedienungselemente auf:

Bedienungselemente des Dialogs Suche in Belegen

Bedienungselement	Beschreibung
Struktur Dokument-Kategorien und Typen	zur Anzeige der Dokument-Kategorien pendente Dokumente und History-Dokumente sowie der diesen untergeordneten Dokumenttypen. Durcheinfachen Klick auf ein Element wird die anschliessende Suche auf die entsprechende Dokument-Kategorie oder den entsprechenden Dokumenttyp eingeschränkt und die Datenanzeige in der Tabelle Dokumente und Artikel entsprechend gefiltert
Filterleiste	zur Eingabe von Suchbegriffen in einem einzigen oder in mehreren Eingabefeldern. Die Eingabefelder entsprechen den Tabellenspalten-Bezeichnern, deren Sichtbarkeit in dem durch Klick auf die Schaltfläche «Layout» aufrufbaren Dialog «Spalteneditor» definiert werden kann. Bei der Eingabe von Suchbegriffen können die beiden Platzhalter ? für ein einziges beliebiges Zeichen sowie * (Stern) für eine beliebige Anzahl Zeicheneingesetzt werden. Bei Eingabe von Suchbegriffen in mehreren Feldern werden diese von Infoniqa ONE 50 Auftrag als UND-Verknüpfung interpretiert; die Suche ist also nur für Dokumente mit Übereinstimmung aller Suchbegriffe erfolgreich
Tabelle Dokumente und Artikel	zur gefilterten Anzeige der Dokumente gemäss dem in der Struktur Dokument-Kategorien und Typenaktivierten (markierten) Element sowie dem in den Feldern der Filterleiste definierten aktiven Filter. Die sichtbaren Tabellenspalten und damit auch der Felder der Filterleiste können in dem durch Klick auf die Schaltfläche Layout aufrufbaren Dialog Spalteneditor definiert werden. Mit Ausnahme der Spalte ArtBez kann jede Tabellenspalte durch Klick auf die Tabellenspaltentitel-Schaltfläche als sortieraktivdefiniert werden. Durch wiederholten Klick auf die sortieraktive Spalte wird zwischen auf- und absteigender Sortierung gewechselt. Die sortieraktive Spalte sowie die aktuell aktive Sortierrichtung sind an einem Pfeil nach oben- bzw. Pfeil nach unten-Symbolerkennbar. Nebst der Bildlaufleiste kann auch mit den Tastaturtasten mit dem Pfeil nach oben- und Pfeil nach unten-Symbol sowie den <PageUp>-,<PageDown>-, <Home>- und <End>-Tasten vor- und rückwärts durch die Tabelle navigiert werden
Schaltfläche Layout	Klick auf die Schaltfläche startet den Dialog Spalteneditor. In diesem können die aktiven und sichtbaren Spalten der Tabelle Dokumente und Artikel und damit auch die sichtbaren Felder der Filterleiste individuell definiert werden
Schaltfläche Schliessen	Klick auf die Schaltfläche schliesst den Dialog Suche in Belegen

 

Teillieferung

Mit der Rückstandsverwaltung (Teillieferung) kann bewusst oder aber aufgrund eines Lieferengpasses eine Teillieferung ausgelöst werden. Eine Teillieferung kann manuell oder automatisch ausgelöst werden. Automatisch wird die Teillieferung ausgelöst, wenn die Option Teillieferung in der Administration(Menübefehl «Tools / Administration») aktiviert ist. Dadurch wird bei einem Lieferengpass automatisch eine Teillieferung vorgeschlagen. Es öffnet sich ein neuer Dialog, in dem die zu liefernden Artikel angezeigt werden. Ist ein Artikel nicht in der gewünschten Menge verfügbar, dann wird diese Zeile rot markiert.

Wird die Teillieferung automatisch vorgeschlagen (ohne manuelles Auslösung durch die Schaltfläche Teillieferung) besteht die Möglichkeit, die Lieferung trotzt Lieferengpass komplett zu verarbeiten. Über die Schaltfläche Teillieferung ist dies nicht möglich.

Definitionselemente des Dialogs Teillieferung

Definitionselement	Beschreibung
Lager	aktueller Bestand des Artikels
Dok.Mg.	zeigt die maximale Menge an, welche im aktuellen Dokument geliefert werden kann. Dieses Feld ist mutierbar. Somit kann selbst bestimmt werden, welche Menge von welchem Artikel in dieser Teillieferung geliefert werden soll
Best.Mg.	zeigt die tatsächlich bestellte Menge an
Geliefert	bereits gelieferte Menge des jeweiligen Artikels von früheren Teillieferungen aus diesem Dokument
Vorgang	falls der Vorgang für dieses Dokument geändert werden sollte, kann dies hier gemacht werden

Gutschriften erstellen

Wenn eine Rechnung gutgeschrieben werden soll, kann die Rechnung selbstverständlich nicht einfach in eine Gutschrift umgewandelt werden, da das Originaldokument der Rechnung bestehen bleiben muss. Stattdessen kopieren Sie das Rechnungs-Dokument und ändern bei dieser Kopie den Dokument-Typ in Gutschrift. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie den Dialog-Menübefehl Bearbeiten. Dok. kopieren, zurückholen oder drücken Sie <Ctrl>+<O>. Damit wird im Dialog Verrechnete und verbuchte Dokumente drucken eine Liste der verbuchten Rechnungen, welche nach Kundennummer, Dokument-Nummer oder Namen der Kunden sortiert und durchsucht werden kann, angezeigt

Markieren Sie die gewünschte Rechnung und drücken Sie die Schaltfläche Kopieren. Damit wird das Dokument in die Zwischenablage kopiert

Verlassen Sie den Dialog Verrechnete und verbuchte Dokumente drucken mit der Schaltfläche Schliessen wieder

Kehren Sie zum Dialog Dokument zurück und wählen Sie den Dialog-Menübefehl «Bearbeiten / Dokument einfügen» oder drücken Sie <Ctrl>+<Alt>+<V>. Das Dokument wird kopiert und erhält automatisch eine neue Nummer

Ändern Sie den Dokumente-Typ im Feld Dok.-Typ zu Gutschrift

Wenn nötig, bearbeiten Sie die Positionen, z.B. indem Sie die Anzahl der gutzuschreibenden Artikel angeben oder die Positionen löschen, die nicht gutgeschrieben werden sollen

Drucken Sie die Gutschrift aus und bestätigen Sie, dass die Gutschrift verrechnet werden soll

Nachträglich Rechnungskopien drucken

In dem durch den Menübefehl Bearbeiten. Dok. kopieren, zurückholen oder<Ctrl>+<O> aufgerufenen Dialog Verrechnete und verbuchte Dokumente drucken kann mit Klick auf die Schaltfläche Drucken nachträglich jederzeit eine Kopie eines bereits verbuchten Dokuments gedruckt werden, bspw. wenn ein Kunde eine Rechnung oder Gutschrift verloren hat und eine Kopie davon anfordert.

Der Währungs-Kalkulator

Der Dialog Betrag umrechnen wird mit der Schaltfläche Währungs-Kalkulator des Registers Währung des Dialogs Dokument aufgerufen. In diesem Dialog können Sie jeden Leitwährungsbetrag in eine der definierten Fremdwährungen umrechnen lassen. Die Währungen der Infoniqa ONE 50 Auftrag werden im Register Währungen des Dialogs Auftrag Optionen definiert, den Sie in der Infoniqa ONE 50 Auftrags-Administration mit dem Menübefehl «Tools / Administration / Optionen» aufrufen.

Seitenvorschau, Drucken und Verrechnen

Bevor Sie ein Dokument ausdrucken, können Sie anhand einer Seitenvorschau prüfen, ob der Ausdruck in Ordnung sein wird. Nach dem Druck einer Rechnung entscheiden Sie, ob diese an die Buchhaltung weitergegeben werden soll.

Wenn Sie den Listengenerator Crystal-Reports besitzen, können Sie die bestehenden Auswertungen anpassen und auch neue Felder einfügen. Dies wird in eigenen Hilfethemen erklärt.

Menübefehle des Dialog-Menüs Bearbeiten des Dialogs Dokument

Menübefehl	Beschreibung
Dokument Seitenansicht	rechts oben in der Symbolleiste finden Sie das Symbol, auf das Sie klicken, um eine Seitenvorschau des aktuellen Dokuments zu erstellen, oder wählen Sie den Dialog-Menübefehl «Bearbeiten / Dokument Seitenansicht» oder <Ctrl>+<S>. Den Seiteninhalt können Sie mit den Symbolen Lupe+ und Lupe- vergrössern bzw. verkleinern. Innerhalb mehrseitiger Dokumente können Sie mit den Pfeiltasten in der Symbolleiste blättern. Mit dem Symbol, das ein durchgestrichenes Dokument zeigt, schliessen Sie die Vorschau
Dokument drucken	nachdem Sie alle Positionen eines Dokuments erfasst und alle übrigen Eingaben oder Änderungen vorgenommen haben, können Sie es mit einem Mausklick auf das Drucker-Symbol in der Symbolleiste ausdrucken. Alternativ dazu finden Sie den Dialog-Menübefehl «Bearbeiten / Dokument drucken» oder drücken Sie <Ctrl>+<P>). Wenn Sie in den Dokument-Optionen in der Infoniqa ONE 50 Auftrags-Administration(zugänglich über das Menü Tools, Befehl Verkaufsdokumente im Register Allgemein die Einstellung Anzeigen Drucker-Setup vor dem Drucken aktiviert) haben, erscheint nach dem Druckbefehl ein Dialog, in dem Sie die Anzahl Kopien und weitere Einstellungen angeben können. Ansonsten wird der Druckdialog übersprungen. Im Register Definition der Dokument-Optionen können Sie für jeden Dokument-Typ verschiedene Vorgaben in Bezug auf den Druck festlegen, z.B. welcher Drucker jeweils angesprochen und wie viele Kopien erstellt werden sollen. Falls Sie solche Druckdefinitionen vorgenommen haben, sollte der Druckdialog auf jeden Fall übersprungen werden
Sammel-Ausdrucken	wenn Sie Ihre Dokumente nicht einzeln ausdrucken möchten, verwenden Sie stattdessen den Dialogmenü-Befehl «Bearbeiten / Sammel-Ausdrucken» oder <Ctrl>+<M>
Dokument verrechnen/verbuchen	nachdem Sie die Rechnung ausgedruckt haben, werden Sie anschliessend gefragt, ob Sie die Rechnung verbuchen wollen. Wenn Sie mit Ja antworten, wird das Dokument zur Übergabe an die Debitorenbuchhaltung vorbereitet. Damit wird diese Rechnung aus der Liste der Dokumente, die Sie aus dem Feld Dok-Nr. aufrufen, ausgeschlossen. Eine Liste der verrechneten Dokumente, die auf den Export in die Buchhaltung warten, erhalten Sie mit dem Menübefehl «Bearbeiten / verrechnetes Dok. zurückholen». Von dort können Sie solche Rechnungen wieder in den Dialog Dokumente laden, bei Bedarf Änderungen vornehmen und den Ausdruck wiederholen. Um ein bereits verbuchtes Dokument noch einmal auszudrucken, wählen Sie den Menübefehl «Bearbeiten / Dok. kopieren, zurückholen». Eine Rechnung kann jedoch auch ohne den Umweg über das Verrechnen direkt nach dem Druck in die Buchhaltung übertragen werden. Aktivieren Sie dazu die Option Dokumente direkt in Debi verbuchen in den Dokument-Optionen, Register Allgemein. Dann wechselt die Schaltfläche Verrechnen im Dialog Dokumente seine Bezeichnung zu Verbuchen. Nach jedem Ausdruck kann dann direkt eine Verbuchung in Infoniqa ONE 50 Finanz ausgelöst werden

 

Dokumente-Sammelausdruck

Statt jedes Dokument einzeln auszudrucken, können Sie auch ein Set von mehreren Dokumenten mit einem Befehl drucken lassen. Der Dialog Sammel-Ausdrucken listet sämtliche noch nicht gedruckten Dokumente auf. Wenn Sie hier die Schaltfläche OK drücken, werden Sie alle Dokumente zusammenhängend verarbeitet. Die Auswahl der Dokumente kann durch Datum, Dokument-Nr. und Firmen-Name eingeschränkt werden. Nach dem Ausdrucken können Sie alle Dokumente in der Liste zusammenhängend verrechnen. Auch ihr Dokument-Typ kann mit einem Befehl umgewandelt werden.

Falls Sie in den Dokument-Optionen die Einstellung Dokumente direkt in DEBI verbuchen aktiviert haben, lässt sich dieses Set von Dokumenten auch direkt aus dem Dialog Sammel-Ausdrucken in die Buchhaltung übertragen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Verbuchen.