Sans l'aide de l'assistant de paramétrage, les données et réglages correspondants doivent être effectués dans les différentes fenêtres de Gestion commerciale - Administration.
Les différentes fenêtres-étapes sont expliquées une à une ci-après à l'aide d'un exemple de création d'un nouveau mandat.
Fenêtre-Etape 1 - Adresse
Après confirmation de la fenêtre de bienvenue, vous accédez à la première fenêtre de l'assistant contenant les onglets Mandat / adresse de facturation et Adresse de livraison pour la saisie des données d'adresses correspondantes ainsi que du numéro de TVA du mandat. Les champs s'expliquent d'eux-mêmes et ne seront, pour cette raison, pas décrits plus en détail. Les valeurs des champs s'inscrivent dans les champs correspondants de l'onglet Mandat de la fenêtre Options Généralités de Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale - Administration (commande de menu "Outils / Administration / Options / Généralités).
Le bouton Suivant vous permet d'accéder à la deuxième fenêtre de l'assistant.
Fenêtre/Etape 2 - Importation de la comptabilité
Cette fenêtre affiche le mandat CG spécifié lors de la création du mandat et associé à ce dernier, ainsi que le statut des données du mandat modèle de gestion commerciale, également importées lors de la création du mandat (conditions de paiement, code TVA, devise, banques internes, base bancaire, clients et fournisseurs)
Si, lors de la création du mandat, le mandat CG associé n'est pas correct, il est possible de sélectionner le mandat CG souhaité dans la fenêtre Répertoire des mandats de la comptabilité, en cliquant sur le bouton CG. Le chemin d'accès au répertoire des mandats CG et l'exercice comptable concerné s'inscrivent dans les champs correspondants de l'onglet Mandat (fenêtre Options Généralités de Administration GC), et le chemin d'accès au répertoire des Mandats de Gestion commerciale s'inscrit dans l'onglet Gestion commerciale de la fenêtre d'options du mandat CG.
Le bouton Lire permet de charger dans le mandat actuel, diverses données (conditions de paiement, code TVA, devise, banques internes, base bancaire, clients et fournisseurs) à partir du modèle de mandat de Gestion commerciale. Si les données correspondantes s'y trouvent déjà (statut 'Des données sont disponibles'), ces données de mandat actuelles sont remplacées par les données du modèle de mandat actuel, selon vos indications.
Le bouton Suivant vous permet d'accéder à la troisième fenêtre de l'assistant.
Fenêtre/Etape 3 - Généralités
La troisième fenêtre permet d'activer l'utilisation des centres de charges, ainsi que de sélectionner l'option de définition de la devise et la langue par défaut de l'adresse. La valeur de l'option des centres de charges s'inscrit dans l'onglet Généralités, l'option de devise sélectionnée s'inscrit dans l'onglet Devises et la langue par défaut de l'adresse s'inscrit dans l'onglet Paramètres financiers globaux (fenêtre Options Gestion commerciale dans Administration GC).
Le bouton Suivant vous permet d'accéder à la quatrième fenêtre de l'assistant.
Fenêtre/Etape 4 - Paramètres de vente
La quatrième fenêtre, propose des valeurs par défaut standard pour la nouvelle saisie client, dans l'onglet Client de la fenêtre Adresses, ainsi que pour la création de documents qui s'ouvre via la commande de menu "Vente / Documents" ou <Ctrl>+<D>.
Les trois premiers champs, Compte débiteurs, Banque et Conditions, permettent, en double-cliquant sur le champ ou appuyant sur <F5> ou en cliquant sur le bouton aux trois points, d'ouvrir une fenêtre contenant des valeurs spécifiques au champ qui peuvent être sélectionnées et récupérées dans le champ cible. La boîte à liste déroulante Code TVA permet de sélectionner incl. ou excl., dans le champ Langue D, F ou E. Les valeurs des champs de la zone Paramètres clients s'inscrivent dans les champs de la zone Paramètres CT débiteur de l'onglet Paramètres financiers globaux (fenêtre Options Gestion commerciale dans Administration GC).
Les trois options de la section Document de vente permettent d'activer ou de désactiver l'autorisation des livraisons partielles, la visibilité de l'onglet WIR dans la fenêtre Document : nnn, et l'affichage d'une fenêtre permettant de spécifier un motif de suppression d'un document.
Le bouton Suivant vous permet d'accéder à la cinquième fenêtre de l'assistant.
Fenêtre/Etape 5- Paramètres d'achat
La fenêtre de l'assistant Paramètres d'achat est structurée de la même manière que la précédente fenêtre de l'assistant Paramètres de vente avec les champs de sélection Compte créanc., Banque et Conditions de paiement, ainsi que les boîtes à liste déroulante Code TVA et Langue. Les valeurs des champs de la zone Paramètres fournisseurs s'inscrivent dans les champs de la zone Paramètres CT créancier de l'onglet Paramètres financiers globaux (fenêtre Options gestion commerciale de Administration GC et forment la valeur par défaut des champs du même nom du sous-onglet Finances de l'onglet Fournisseur (fenêtre Adresse).
L'unique option de la zone Document d'achat permet d'autoriser ou d'interdire la livraison excédentaire au moment de la réception marchandise.
Le bouton Suivant vous permet d'accéder à la sixième fenêtre de l'assistant.
Fenêtre/Étape 6 – Adresses / Articles
La sixième fenêtre de l'assistant Adresses/Articles permet de définir les modèles de comptes des produits et des charges des articles et, si la gestion des stocks est activée, de spécifier le type de comptabilisation du stock.
Double-cliquez dans les champs Produits et Charge ou appuyez sur <F5> lorsque le champ activé ou cliquez sur le bouton aux trois points, pour ouvrir la fenêtre Comptes, puis sélectionnez les modèles de comptes produits et charges des articles concernés pour les récupérer dans le champ cible. En même temps, le code TVA défini pour le compte sélectionné dans Infoniqa ONE 50 Comptabilité s'inscrit dans le champ adjacent. Ces quatre valeurs de champ s'inscrivent dans les champs du même nom de la zone paramètres article (onglet Paramètres financiers globaux de la fenêtre Options Gestion commerciale dans Administration GC) et constituent les valeurs par défaut standard des champs correspondants dans l'onglet Finances et rabais de la fenêtre Article (commande de menu Données de base / article" ou <Ctrl>+<A>).
L'option Pas de gestion de stock n'est pas activée par défaut ; l'activer entraîne la désactivation de la zone suivante Comptabiliser le stock. Le statut de l'option s'inscrit dans l'onglet Généralités de la fenêtre Options de Administration GC (commande de menu "Outils / Administration / Options / Généralités"). Si cette option est activée, les commandes du sous-menu "Données de base / Stock" et si vous cliquez sur le bouton Compt. stock de l'onglet Stock (fenêtre Article) seront acquittées avec un fenêtre d'information pour l'option activée Pas de gestion de stock et les fonctions correspondantes ne pourront pas être exécutées.
L'onglet Activer les fournisseurs, qui est activé par défaut, contrôle la visibilité de l'onglet Fournisseur et Classification de la fenêtre Article. Le statut de l'option s'inscrit dans l'onglet Fournisseur de la fenêtre Options Article de Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale - Administration (commande de menu Outils / Administration / Options / Article).
Les trois boutons-radio de la section Comptabiliser le stock ne sont visibles que lorsque l'option Pas de gestion de stock est désactivée et contrôlent le type de comptabilisation du stock. Le bouton-radio Ne pas comptabiliser le stock empêche la comptabilisation du stock et a donc les mêmes effets et conséquences que l'option Pas de gestion de stock décrite ci-dessus. Les deux autres boutons-radio permettent de comptabiliser le stock avec ou sans fenêtre d'avertissement. Les statuts des boutons-radio de la zone Comptabilisation du stock s'inscrivent dans l'onglet Généralités de la fenêtre Options Article de Administration GC (commande de menu "Outils / Administration / Options / Article").
Le bouton Suivant vous amène à la dernière fenêtre de l'assistant.
Fenêtre/Étape 7 - Imprimer
La fenêtre finale Imprimer permet de définir des imprimantes spécifiques pour l'impression des documents de vente, déclenchée via le bouton Imprimer de la fenêtre Document : nnn qui s'ouvre via la commande de menu "Vente / Documents" ou <Ctrl>+<D>. Les définitions de cet onglet n'ont cependant aucune influence sur l'impression des états commencée avec les commandes de sous-menu du menu États. Celles-ci peuvent être imprimées sur l'imprimante par défaut définie par Windows (icône Imprimer de Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale) ou sur une imprimante sélectionnée dans une fenêtre de sélection d'impression (icône Imprimer de l'écran Liste).
Cliquez dans la zone de texte de l'onglet ou sélectionnez la dernière imprimante définie, puis <Tab> pour ajouter la désignation et le nombre de copies d'une imprimante spécifique ; l'index est automatiquement créé par Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale. Utilisez ensuite le bouton Définir pour ouvrir la fenêtre Imprimante afin d'ajouter à la désignation une imprimante ayant des propriétés supplémentaires, le cas échéant. <Ctrl>+<Suppr> permet de supprimer une imprimante de la liste.
Les imprimantes définies s'inscrivent dans l'onglet Imprimantes de la fenêtre Options Gestion commerciale de Administration GC (commande de menu "Outils / Administration / Options / Généralités") et sont ensuite disponibles pour chaque document de vente en tant que valeur de sélection des champs Édition de l'onglet Définition de la fenêtre Options Documents de Administration GC (commande de menu "Outils / Administration / Options / Documents de vente").
Cliquez sur "Terminer" pour quitter l'assistant de paramétrage et fermer la fenêtre.