Gruppe Digitale Briefmarken – Hilfe-Center

Mit einem entsprechenden Account bei der Post können Dokumente mit Brief-Charakter wahlweise mit digitalen Briefmarken ausgedruckt werden, z.B. im Finanz: Kontoauszüge, Mahnungen, Vergütungsanzeigen; Im Auftrag: Verkaufs-, Einkaufs- und Servicebelege.

Digitale Briefmarken sind nur für die Schweiz verfügbar. Mit der Funktion "Herunterladen" wird ein "Vorrat" mit verschiedenen Markenwerten angelegt. Beim Ausdrucken der zu versendenden Dokumente kann pro Druck-Lauf die passende digitale Briefmarke gewählt werden.

Herunterlade- und Druck-Funktionen werden historisiert und sind mit Auswertungen dokumentierbar.

Voraussetzungen für digitale Briefmarken

Ein entsprechender Account und ein Post-Login müssen vorhanden sein. Von der Post erhalten Sie die Zugangsdaten zum Herunterladen digitaler Briefmarken.
Ein Post-Login kann registriert werden auf
https://login.postmail.ch/
Im Admin, unter Zugriffsberechtigungen:
Im Register Funktionen, unter Finanz, Auftrag und Personal (wo es gebraucht wird) im Funktionsmenu ist die Funktion "Digitale Briefmarken" einzuschalten:
Nach dem Neustart der betr. Anwendung erscheint nun in den Einstellungen ein Register Digitale Briefmarken.
Die von der Post erhaltenen Zugangsdaten sind hier korrekt zu erfassen. Diese Angaben gelten für alle Anwendungen mit derselben Datenbank:

þ Digitale Briefmarken aktivieren:
Zum ein- oder ausschalten der Funktion.

Zu den einzelnen Angaben siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Register Digitale Briefmarken

Herunterladen

Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, Herunterladen

Nach dem Aufbau der Verbindung zur Post öffnet sich das Download-Fenster:

Digitale Briefmarken herunterladen	Bedeutung
Download
Produktart Zustellung Format Länderzone	Mit Hilfe dieser Auswahllisten können die Produkte gefiltert werden. Die Anordnung der Auswahllisten ist identisch mit der Anordnung der Auswahllisten auf dem Post-Login. Sobald sich ein Eintrag ändert, werden im Bereich „Produktauswahl“ die selektierten Produkte aufbereitet.
Anzahl Stück	Anzahl Briefmarken der gewählten Produktart welche heruntergeladen werden sollen. Ist die eingegebene Anzahl grösser als die eingestellte Maximal-Anzahl, ist kein Download möglich. Siehe dazu Voraussetzungen für digitale Briefmarken
Produktauswahl	In diesem Bereich werden alle Produkte aufgelistet, welche den oben aufgeführten Auswahlkriterien entsprechen.
Heruntergeladene Produkte	In diesem Bereich werden die bereits heruntergeladenen Produkte aufgelistet. Hier ist zusätzlich ersichtlich wie viele Briefmarken des entsprechenden Produkts verfügbar, reserviert und gedruckt sind. Verfügbar Anzahl verfügbarer Briefmarken des entsprechenden Produkts, welche für die Frankierung verwendet werden können Reserviert Anzahl reservierter Briefmarken, welche im Moment gerade reserviert sind und noch nicht definitiv gedruckt wurden. Gedruckt Anzahl Briefmarken, welche definitiv gedruckt wurden. Hinweis: Sämtliche Texte in den Auswahlboxen/Auswahllisten, werden in der Mandantensprache geführt. Wird die Mandantensprache zu einem späteren Zeitpunkt geändert, kann es vorkommen, dass die aufgelisteten Produkte welche bereits erfolgreich heruntergeladen wurden, in unterschiedlichen Sprachen aufgelistet werden. Um dies zu vermeiden, sollte die Mandantensprache nicht geändert werden.
[Download ]	Nach dem Klick auf [Download] erscheint ein Informationsfenster mit dem Totalbetrag der zum Download selektierten Briefmarken. Wird fortfahren gewählt, werden die Briefmarken heruntergeladen und auf der Datenbank gespeichert. Die Schweizerische Post kann nach dem Ausführen der Bestellung Nachrichten folgenden Typs senden. Ankündigungen Können mit [Ok] akzeptiert werden und haben keinen weiteren Einfluss auf die heruntergeladene Bestellung. Bestätigungsmeldungen Solche Meldungen erscheinen, wenn neue Teilnahmebedingungen akzeptieren werden müssen. Auf dem Bestätigungs-Fenster kann mit [Ja] der erwähnte Kontext akzeptiert bzw. mit [Nein] diese Bestätigungsmeldung ignoriert werden Diese Benachrichtigungsmeldungen haben ein Ablaufdatum und müssen innert vorgegebener Frist akzeptiert werden. Falls Sie dies nicht in der vorgegebenen Frist tun, können Sie nach Ablauf dieser Frist keine Briefmarken mehr herunterladen. Falls Sie die Benachrichtigungsmeldung nicht akzeptieren können (Internetunterbruch, bzw. Fehler beim Laden der Seite) können Sie dies über Ihr Post-Login manuell machen. Fehlermeldung Sie können spezifische Fehlermeldungen der Schweizerischen Post erhalten. z.B. wenn sie zu wenig Guthaben besitzen oder Ihre Zugriffsdaten nicht korrekt sind. In solchen Fällen ist keine Bestellung ausgelöst worden. Sie sollten dann den Fehler beheben und müssen dann die Bestellung erneut ausführen. Es kann aber auch vorkommen, dass beim Herunterladen grösserer Mengen die Internetverbindung unterbricht, beim Schreiben der Briefmarken auf die Datenbank Netzwerkfehler entstehen oder Stromausfälle vorkommen. In solchen Fällen haben Sie dann die Möglichkeit die bereits ausgelöste Bestellung über die Briefmarken History bzw. über das Postjournal noch einmal auszuführen. Siehe unten.
[ Schliessen]	Schliesst das Fenster.

Hinweis: Das Herunterladen ist kostenpflichtig und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!

Kontrolle der Downloads

Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, History, Downloads

Hier werden alle Bestellungen (erfolgreiche Downloads und Downloads mit Fehlern) aufbereitet. Über [Fehlerbehebung] können Fehler korrigiert werden.

Nach [Aufbereiten] werden die Downloads der gewählten Periode angezeigt.

Kontrolle nicht erfolgreicher Download-Funktionen

Im Postjournal werden sämtliche Bestellungen aufbereitet, welche nicht erfolgreich abgeschlossen bzw. nicht erfolgreich ausgeführt werden konnten. Sei es wegen Internetunterbrüchen, Netzwerkfehlern, Stromausfällen oder anderen Gründen. Über [Fehlerbehebung] können solche Fehler korrigiert werden.

Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, History, Postjournal

Nach [Aufbereiten] werden die Postjournale der gewählten Periode angezeigt.

Digitale Briefmarken History/ Postjournal	Bedeutung
Selektion
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
[Aufbereiten]	Abhängig von der Datumsselektion werden vergangene Bestellungen aufbereitet, welche nicht erfolgreich heruntergeladen werden konnten.
Heruntergeladene Briefmarken	Es werden folgende Informationen aufbereitet. Heruntergeladen am Bestellungsdatum Anzahl Anzahl Briefmarken Quittung Mit dem Acrobat-Symbol lässt sich die Marken-Quittung als pdf-Datei aufrufen Gesamtbetrag Gesamtbetrag der Bestellung Preis Einzelpreis der Briefmarke Gültig bis Datum bis wann die Briefmarken gültig sind. [Fehlerbehebung] Schaltfläche über welche die entsprechende Bestellung noch einmal ausgeführt werden kann.

Digitale Briefmarken andrucken

Auf allen Auswertungen mit Brief-Charakter erscheint beim Drucken (oder Vorschau, siehe Einstellungen Digitale Briefmarken) ein Auswahlfenster mit den verfügbaren Markenwerten:

Für die Briefe der laufenden Auswertung kann gewählt werden:

Ein Markenwert oder
þ Report ohne Briefmarken drucken

Mit [Weiter] werden die Briefe erstellt.

Sofern ein Markenwert ausgewählt wurde, wird auf jedem Brief eine digitale Marke angedruckt, z.B:

Während der Aufbereitung werden die die herangezogenen Briefmarken auf den Status „reserviert“ gesetzt, damit diese Briefmarken nicht von anderen Benutzern beansprucht werden können.
Erst wenn die Frage "Wurden die Briefmarken definitiv gedruckt?" mit [Ja] beantwortet ist, gilt die Frankatur als gedruckt.

Eine digitale Briefmarke kann nur einmal versendet werden.

Kontrolle/Zurücksetzen der Frankierungen

Registerkarte Dienste, Gruppe Digitale Briefmarken, Archiv

Nach [Aufbereiten] werden die gedruckten Frankaturen angezeigt:

Wird ein Report (oben) angeklickt, erscheinen unten die einzelnen Briefe mit der Briefmarken-Nummer.

Digitale Briefmarken Archiv	Bedeutung
Filter
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
Status	þ Reserviert Briefmarken mit dem Status „reserviert“ werden berücksichtigt. þ Gedruckt Briefmarken mit dem Status „gedruckt“ werden berücksichtigt.
Benutzer	Auswahlliste mit sämtlichen Benutzern
Briefmarken ID	Selektion nach Briefmarken ID
[Aufbereiten]	Anhand der Selektionen wird der Bereich „Gedruckte Reports“ aufbereitet.
Gedruckte Reports	In diesem Bereich werden sämtliche Auswertungs-Läufe mit den dazugehörigen Briefmarken aufbereitet. Dazu werden folgende Informationen dargestellt. Druckdatum Datum wann die Auswertung gestartet bzw. gedruckt wurde. Report Name der Auswertung Produkt Name des Produkts. Z.B. B-Post Standardbrief Benutzer Benutzer der die Auswertung gestartet hat. Status Status des Auswertungslaufs. Gedruckt oder reserviert. [Zurücksetzen] Wird diese Schaltfläche betätigt, werden sämtliche Briefmarken dieses Laufs auf den Status „verfügbar“ gesetzt. Somit können diese Briefmarken wiederverwendet werden. Bevor dies ausgeführt wird, wird jedoch eine Sicherheitsmeldung angezeigt. Hinweis: Digitale Briefmarken können nur einmal versendet werden. [Löschen] Wird diese Schaltfläche betätigt, werden sämtliche Briefmarken dieses Laufs von der Datenbank gelöscht. Dies macht z.B. Sinn, wenn die Briefmarken definitiv versendet wurden. Hinweis: Einmal gelöschte Briefmarken können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Details	In diesem Bereich werden sämtliche Briefmarken des selektierten Auswertungslaufs (siehe oben) aufbereitet. Damit können, im Gegensatz zum oberen Bereich, Briefmarken einzeln bearbeitet werden. Dazu werden folgende Informationen dargestellt. Briefmarken ID Eindeutige Briefmarken-ID Gültig bis Datum bis wann diese Briefmarken gültig ist. Status Status der Briefmarke. Gedruckt oder reserviert [Zurücksetzen] Wird diese Schaltfläche betätigt, wird die Briefmarke auf den Status „verfügbar“ gesetzt. Somit kann diese Briefmarke wiederverwendet werden. Bevor dies ausgeführt wird, wird eine Sicherheitsmeldung angezeigt. Darf nur gemacht werden für Marken, die ausgedruckt, aber nicht versendet werden, z.B. eine Vorschau, die jedoch nicht ausgedruckt wurde oder Briefe, die aus irgendeinem Grund nicht versendet werden. Hinweis: Digitale Briefmarken können nur einmal versendet werden. [Löschen] Die betreffende(n) Marke(n)-Nummern werden aus der Datenbank gelöscht. Falls die betreffenden Marken nicht versendet wurden, sind sie verloren. Da jede Briefmarke ca. 5 KB gross ist, macht es Sinn, wenn man alte Sendungen (vor allem Massensendungen mit vielen Marken) nach einer bestimmten Zeit löscht. Hinweis: Einmal gelöschte Briefmarken können nicht mehr wiederhergestellt werden.

History

Postjournal

Digitale Briefmarken History/ Postjournal	Bedeutung
Selektion
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
[Aufbereiten]	Abhängig von der Datumsselektion werden vergangene Bestellungen aufbereitet, welche nicht erfolgreich heruntergeladen werden konnten.
Heruntergeladene Briefmarken	Es werden folgende Informationen aufbereitet. Heruntergeladen am Bestellungsdatum Anzahl Anzahl Briefmarken Gesamtbetrag Gesamtbetrag der Bestellung Preis Einzelpreis der Briefmarke Gültig bis Datum bis wann die Briefmarken gültig sind. [Fehlerbehebung] Schaltfläche über welche die entsprechende Bestellung noch einmal ausgeführt werden kann.

Downloads

Hier werden alle Bestellungen (erfolgreiche Downloads und Downloads mit Fehlern) aufbereitet. Über [Fehlerbehebung] können Fehler korrigiert werden.

Digitale Briefmarken History/ Downloads	Bedeutung
Selektion
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
Benutzer	Auswahlliste mit sämtlichen Benutzern
[Aufbereiten]	Ausgeführte Bestellungen werden aufbereitet.
Heruntergeladene Briefmarken	Es werden folgende Informationen aufbereitet. Heruntergeladen am Bestellungsdatum Benutzer Benutzer, welche die Briefmarken heruntergeladen hat. Produkt Heruntergeladenes Produkt Anzahl Anzahl heruntergeladene Briefmarken Quittung Quittung in PDF-Form. Kann mit einfachem Klick geöffnet werden. [Fehlerbehebung] Schaltfläche über welche die erwähnten Fehler korrigiert werden können.

Archiv

Digitale Briefmarken Archiv	Bedeutung
Filter
Datum von/bis	Datumsselektion von/bis
Status	Reserviert Briefmarken mit dem Status „reserviert“ werden berücksichtigt. Gedruckt Briefmarken mit dem Status „gedruckt“ werden berücksichtigt.
Benutzer	Auswahlliste mit sämtlichen Benutzern
Briefmarken ID	Selektion nach Briefmarken ID
[Aufbereiten]	Anhand der Selektionen wird der Bereich „Gedruckte Reports“ aufbereitet.
Gedruckte Reports	In diesem Bereich werden sämtliche Auswertungs-Läufe mit den dazugehörigen Briefmarken aufbereitet. Dazu werden folgende Informationen dargestellt. Druckdatum Datum wann die Auswertung gestartet bzw. gedruckt wurde. Report Name der Auswertung Produkt Name des Produkts. Z.B. B-Post Standardbrief Benutzer Benutzer der die Auswertung gestartet hat. Status Status des Auswertungslaufs. Gedruckt oder reserviert. [Zurücksetzen] Wird diese Schaltfläche betätigt, werden sämtliche Briefmarken dieses Laufs auf den Status „verfügbar“ gesetzt. Somit können diese Briefmarken wiederverwendet werden. Bevor dies ausgeführt wird, wird jedoch eine Sicherheitsmeldung angezeigt. Hinweis: Digitale Briefmarken können nur einmal versendet werden. [Löschen] Wird diese Schaltfläche betätigt, werden sämtliche Briefmarken dieses Laufs von der Datenbank gelöscht. Dies macht z.B. Sinn, wenn die Briefmarken definitiv versendet wurden. Hinweis: Einmal gelöschte Briefmarken können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Details	In diesem Bereich werden sämtliche Briefmarken des selektierten Auswertungslaufs (siehe oben) aufbereitet. Damit können, im Gegensatz zum oberen Bereich, Briefmarken einzeln bearbeitet werden. Dazu werden folgende Informationen dargestellt. Briefmarken ID Eindeutige Briefmarken-ID Gültig bis Datum bis wann diese Briefmarken gültig ist. Status Status der Briefmarke. Gedruckt oder reserviert [Zurücksetzen] Wird diese Schaltfläche betätigt, wird die Briefmarke auf den Status „verfügbar“ gesetzt. Somit kann diese Briefmarke wiederverwendet werden. Bevor dies ausgeführt wird, wird eine Sicherheitsmeldung angezeigt. Hinweis: Digitale Briefmarken können nur einmal versendet werden. [Löschen] Wird diese Schaltfläche betätigt, wird die Briefmarke von der Datenbank gelöscht. Dies macht z.B. Sinn, wenn die Briefmarke definitiv versendet wurde. Hinweis: Einmal gelöschte Briefmarken können nicht mehr wiederhergestellt werden.