Gruppe Einkauf

Lieferantenstamm

Der Lieferantenstamm besitzt als Basis den Kreditorenstamm von Infoniqa ONE 200 Finanz, welcher wiederum auf den Einträgen in den Adressen aufbaut. Die Zusammenhänge dieser Stammdaten finden sie im Handbuch Auftrag/Allgemein, Kapitel Übersicht Adressdaten.

Die gemeinsamen Register von Lieferantenstamm und Kreditorenstamm finden Sie im Handbuch \Finanz\Kreditorenbuchhaltung, Kapitel Kreditorenstamm:
Adresse, Erweiterte Informationen (inkl. Zahlungsverbindungen).
Bei Bedarf kann ein von/bis-Nummernbereich für Lieferanten-Nummern gesperrt werden (In den Einstellungen, Register Finanz/Auftrag)

Für den Lieferantenstamm sind folgende Register nur im Infoniqa ONE 200 Auftrag zugreifbar (nicht im Infoniqa ONE 200 Finanz), entsprechend den folgenden Unterkapiteln:

Lieferantenstamm, Register Auftrag Informationen

Lieferantenstamm, Register Notizen

Lieferantenstamm, Register Belege

Lieferantenstamm, Register Adressen: Anlalog zum Kundenstamm.
Vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Individuelle Belegdaten

Weiteres Unterkapitel:

Lieferanten mit mehreren Währungen

Sortiment

Die Preisfindung finden Sie im Handbuch Auftrag/Allgemein, Konditionen/Preisfindung

Rechts-Klick auf dem Lieferantenstamm

Auf allen Registern lassen sich mit einem Rechts-Mausklick folgende Funktionen aufrufen:

• CRM - Adressdetails:
  Das Fenster Adressinformationen in Infoniqa ONE 200 CRM (Vgl. Handbuch CRM, Adressinformationen)

• Explorer -Kreditoren-Explorer oder Verkehrszahlen-Explorer
  mit der Selektion = dieser Kunde.

• Belegfluss
  Startet den entsprechenden Belegfluss mit den Belegen dieses Lieferanten.

• Service - Serviceanruf:
  Startet des Fenster Serviceanruf. (vgl. Handbuch Service, Service Anruf)

• Ansicht:
  Lieferantenstammblatt (vgl. Auswertungen Einkauf, Lieferantenstammblatt)

Register Auftrag Informationen

Lieferantenstamm, Auftrag Informationen Feldbezeichnung	Bedeutung
Belegvorgaben Zeilen	Die hier erfassten Artikel oder Leistungen werden automatisch als Belegzeilen eines neuen Beleges vorgeschlagen. Falls diese für einzelne Belege nicht gelten sollen, lassen sich solche Belegzeilen im Beleg löschen.
Nummer 1	Eintragung eines Artikels, Leistung oder Abzug/Zuschlag (für Summen) der automatisch bei der Belegerfassung als erste Belegzeile erstellt wird.
Nummer 2	Eintragung eines Artikels, Leistung oder Abzug/Zuschlag (für Summen) der automatisch bei der Belegerfassung als zweite Belegzeile erstellt wird.
Nummer 3	Eintragung eines Artikels, Leistung oder Abzug/Zuschlag (für Summen) der automatisch bei der Belegerfassung als dritte Belegzeile erstellt wird.
Aufwandkosten	Vorgabe von Aufwandkosten für den Bestelleingang/Rechnungseingang:
Gebühren	Vorgabe von Gebühren für den Bestelleingang/Rechnungseingang
Skonto	Vorgabe eines Skontosatzes für den Bestelleingang/Rechnungseingang.
Rechnungsart	Zurzeit sind nur Einzelrechnungen möglich.
Speditionsvorschrift	Die Speditionsvorschrift wird als Vorschlag auf den Beleg übernommen. Sie dient als Kriterium für zusätzliche (individuelle, kostenpflichtige) Auswertungen und für optionale (kostenpflichtige) Zusatzmodule im Speditionsbereich.
Bestellverfahren	Das Bestellverfahren gibt für Zusatzmodule vor, in welcher Form der Lieferant die Bestellung wünscht. Es bestehen elektronische Verfahren, mit denen in der Ausgabe die normal zu druckenden Bestellungen von den zu übermittelnden Bestellungen getrennt werden können (z.B. per EDIFACT oder Internet). Gemäss Eintrag in der Codetabelle unter "Bestellverfahren" (Anwendung Admin, siehe Handbuch \Admin, Codes) Hinweis: Im Standard ist das Bestellverfahren „Schriftlich“ oder „“ (leer, kein Eintrag) enthalten. Andere Bestellverfahren, insbesondere elektronische wie EDIFACT, Fax, Internet (XML) benötigen zusätzliche kostenpflichtige Ergänzungsmodule.
Bestellvorgaben Rechnung	Beleg-Vorgaben für Einkaufsbelege:
Transport Gebühren Skonto, Sonstige Kosten	Diese Werte werden bei neuen Belegen vorgeschlagen. Siehe Einkaufsbeleg, Register Rechnung, Erfassung der Belegkosten
Verteilungsart	Gibt eine Verteilungsart für die Belegvorgaben der Rechnung an. Die Verteilungsart bestimmt, in welcher Form die Unkosten auf die einzelnen Zeilen verteilt werden sollen (für die Berechnung des Einstandspreises relevant).
[Konditionen]	Direkter Einsprung in die Verwaltung der Konditionen für diesen Lieferanten. Vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Kapitel Konditionen
[Belege]	Aufruf des Belegflusses dieses Lieferanten. Es werden alle offenen Belege des Lieferanten angezeigt.  Vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Kapitel Belegfluss
[Neuer Beleg]	Zur Erfassung neuer Belege für diesen Lieferanten. Vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Kapitel Belegerfassungs-Fenster/Belegkopf
[Eingekaufte Artikel]	Aufruf einer Explorer-Funktion, die alle von diesem Lieferanten gelieferten Artikel anzeigt: Mit [Suchen] kann nach zahlreichen Kriterien selektiert werden. Zu jedem Artikel werden die Belege angezeigt. Mit Doppelklick auf eine Zeile im Beleg-Datenbrowser (Grid) wird der jeweilige Beleg aufgerufen. Rechts-Klick auf dem Fenster "Eingekaufte Artikel": Nachdem eine Artikelzeile markiert ist, können mit "Einkaufsbeleg" bzw. "Verkaufsbeleg" aus diesem Fenster direkt Belege mit dem ausgewählten Artikel erfasst werden. Den Belegtyp wählen und einfach bei "Menge" die gewünschte Anzahl erfassen. Der so erstellte Beleg lässt sich über den Belegfluss kontrollieren und weiterbearbeiten.
[Zugeteilte Artikel]	Aufruf einer Explorer-Funktion, die alle dem Lieferanten zugewiesenen Artikel anzeigt (vgl. Handbuch Warenwirtschaft, Artikelstamm). Doppelklick auf den Artikel im angezeigten Datenbrowser (Grid) verzweigt in den Artikelstamm. Die Technik, einem Lieferanten ein Sortiment zuzuweisen ist analog zu Kundenstamm, siehe Kapitel Sortiment.
Auftragstext	Hier kann ein spezieller Auftragstext erfasst werden, welcher angezeigt wird, wenn der entsprechende Kunde/Lieferant gewählt wird. Mit den verschiedenen Optionen kann gesteuert werden, ob dieser Text angezeigt bzw. vor oder nach dem Finanztext (Register Allgemeine Informationen) angezeigt wird, wenn auf dem Beleg die Schaltfläche geklickt wird.

Register Notizen

Zu jedem Lieferanten können beliebig viele Notizen erfasst werden.

Diese Eintragungen können über den Status und die Aktivität klassifiziert werden.

Die möglichen Werte beider Felder können über die Einträge der Codes (in Admin) individuell ergänzt und verändert werden.

Auswertungen und entsprechend von Notizen des Lieferanten abzuleitende Aktivitäten (Workflow-Schritte etc.) sind als individuelle kostenpflichtige Ergänzung durch Zusatzmodule realisierbar.

Lieferantenstamm, Notizen Feldbezeichnung	Bedeutung
[Neue Notiz]	Mit diesem Button kann eine neue Notiz eröffnet werden. Hinweis: Es darf nicht der Button [Neu] aus der unteren Leiste verwendet werden da dieser einen neuen Lieferanten eröffnet.
Datum	Gibt das Erfassungsdatum der Notiz an. Dient als chronologisches Sortierkriterium.
Termin	Termin der entsprechenden Notiz, zu dem eine Aktivität ausgelöst werden soll oder abgeschlossen sein muss.
Status	Auswahl von Statusangaben gemäss Codes: Dringend, erledigt, in Arbeit, pendent. Die Status-Werte können individuell organisiert werden.
Aktivität	Auswahl von Aktivitätsangaben gemäss Codes. Eskalieren, Kontaktieren, Löschen Die Aktivitäten können individuell organisiert werden.
Einkäufer	Auswahl eines Einkäufers aus den Stammdaten. Mit dem neben dem Einkäufer vorhandenen Button kann direkt ein Mail an den Einkäufer mit dem Inhalt der Notiz gesandt werden. Die Angaben der Notiz werden folgendermassen in das Mail automatisch übernommen: Empfänger: Die Mailadresse gemäss Eintragung in der Adresse des Einkäufers wird als Mailempfänger genommen. Betreff: Wird ausfolgenden Teilen zusammengesetzt: Fixer Text „Notiz:“, das Datum in der Form JJJJJMMTT, Lieferantennummer und Lieferantenname Mitteilung: Setzt sich ausfolgenden Feldern zusammen: Erste Zeile: Text „Status“ und der gewählte Status Zweite Zeile: Text „Aktivität“ und der gewählten Aktivität Dritte Zeile: Leer Vierte und folgende Zeilen: Text der Notiz Letzte Zeile: Name des Sachbearbeiters.
Sachbearbeiter	Auswahl eines Sachbearbeiters aus den Stammdaten. An den Sachbearbeiter kann mit dem Button ein Mail mit der Notiz versandt werden.
Notiz	Freies Textfeld zur Eingabe einer Notiz. Das Notizfeld ist auf eine maximale Grösse von 255 Zeichen beschränkt.

Register Belege

Im Register Belege können einzelne Felder pro Belegtyp als zwingend definiert werden. Damit können individuelle Bedürfnisse zu bestimmten Informationen auf den Belegen zwingend zur Erfassung vorgemerkt werden.

Für den Kopf- und den Fusstext kann direkt ein Text vorgesehen werden. Dieser Text wird automatisch in neue Belege dieses Lieferanten übernommen. Damit können auch Hinweise zum Lieferanten je nach erfasstem Belegtyp (z.B. nur auf Offerten) platziert werden.

Lieferantenstamm, Belege Feldbezeichnung	Bedeutung
Einkaufsbelege	Ö diese Angaben gelten für Einkaufsbelege
Service-Beleg	Ö diese Angaben gelten für Servicebelege
Belegtyp
BV(Belegvorschlag)	Wenn hier ein Belegtyp mit "ja" zugewiesen ist, schlägt die Belegerfassung für den Lieferanten diesen Belegtyp vor. Bei der Wahl von "ja" für einen Belegtyp werden alle anderen Belegtypen auf "nein" gesetzt.
Kopie Anz.	Anzahl auszugebende Exemplare dieses Belegtyps.
Kopf-Text	Dieser Text wird automatisch in neue Belege dieses Lieferanten übernommen.
Fuß-Text	Dieser Text wird automatisch in neue Belege dieses Lieferanten übernommen.
KT, FT, EB usw.	Hinweis: Diese Spalten verbreitern, dann erscheint der volle Spaltentext! EIN = Dieses Feld ist zwingend. AUS = Dieses Feld kann leer bleiben.

Lieferanten mit mehreren Währungen

Einem Lieferanten können (unter derselben Lieferantennummer) mehrere Währungen zugewiesen werden: Dem Lieferanten mit der Schaltfläche [Duplizieren] eine weitere Währung zuweisen (vgl. Handbuch \Finanz\Kreditorenbuchhaltung, Multi-Currency-Kreditoren).

Nach Suchen im Lieferantenstamm erscheinen Multi-Currency Kreditoren im Datenbrowser (Grid) mehrmals, d.h. einmal pro Währung.

Mit dem Schalter "Vorschlag" neben der Währung wird festgelegt, mit welcher Währung dieser Lieferant nach dem Suchen angezeigt werden soll:

Ein solcher Multi-Currency-Lieferant kann Belege in all seinen Währungen haben.

In der Belegerfassung erscheint nach der Auswahl des Lieferanten ein Fenster zur Wahl der Währung. Die gewählte Währung gilt dann als Beleg-Währung.

Siehe Handbuch Auftrag/Allgemein, Fremdwährungs-Belege.

Sortiment

Ein Sortiment ist eine Anzahl einem Lieferanten zugeteilte Artikel/Leistungen.

Verwendet werden können diese Artikel auf der Belegzeile mit Möglichkeit der Sortimentsauswahl.

Die Zuteilung von Sortimentsartikeln ist auf mehrere Arten möglich:

• Vom Lieferantenstamm aus:
  Im Register „Auftrags Informationen“, können Artikel/Leistungen gesucht und zugeteilt werden, vgl. Lieferantenstamm, Register Auftrag Informationen, Schaltfläche [Zugeteilte Artikel].

• Vom Artikel/Leistungsstamm aus:
  Im Register „Kunden“ lassen sich Artikel/Leistungen zuteilen, siehe Handbuch Warenwirtschaft, Artikelstamm, Register Partner.

Auf das Sortiment eines Lieferanten kann im Belegkopf zugegriffen werden:
Schaltfläche [Sortiment]. (Diese Schaltfläche muss mit Layout-Customizing sichtbar gemacht werden)

Dort lassen sich die Sortiments-Artikel anzeigen und daraus beliebige Artikel dem Beleg zuteilen. Siehe Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegkopf: Sortiment verwenden

Artikelstamm

Beschreibung siehe WAWI I / Gruppe Artikel / Artikelstamm

Leistungsstamm

Beschreibung siehe Spezial / Leistungen / Leistungsstamm

Belegfluss

Übersichtsfenster mit einer Zusammenstellung der Belege mit Herkunfts- und Folge-Belegen, Übernahme-, Vorschau/Druck- und Kopiermöglichkeit.

Siehe Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegfluss

Kontrolle/Bearbeitung der Einkaufsbelege, die mit der Funktion "Bestellvorschlag" erstellt wurden:

Bearbeiten als Einkaufsbeleg:

Diese Belege lassen sich normal weiterbearbeiten, auch löschen.

Verkettung von Verkaufs- und Einkaufs-Belegen

Durch die Schnellerfassung resp. direkt auf der Verkaufs-Belegzeile im Register "Lieferanten" kann zum Verkaufsbeleg ein Einkaufsbeleg zusammen mit dem Verkaufsbeleg erstellt werden. (Siehe Handbuch Auftrag/Allgemein, Verkettung von Verkaufs- und Einkaufs-Belegen).

Dieser Einkaufsbeleg ist mit dem Verkaufsbeleg verknüpft. Im Belegfluss des Einkaufs wird die entsprechende Abhängigkeit dargestellt (roter Ampelhintergrund = Einkaufsbeleg, schwarzer Ampelhintergrund = Verkaufsbeleg).

Erfassen

Grundsätzlich gelten dieselben Regeln wie im Handbuch Auftrag/Allgemein unter Beleg-Bearbeitung beschrieben.

Belege können im Einkauf durch folgende Methoden erstellt werden:

• Manuelle Erfassung: Die Belege des Einkaufs lassen sich genau gleich wie die Verkaufsbelege auch direkt manuell erfassen oder nachbearbeiten:
  Registerkarte Einkauf I, Gruppe Einkauf, Erfassen

• Bestellvorschlag: Aufgrund von Berechnungsformeln werden die zu bestellenden Artikel vorgeschlagen und deren Bestellmenge auf einen Beleg verarbeitet.
  siehe Bestellvorschlag

• Verkaufsbeleg: Aus der Schnellerfassung oder der Belegerfassung kann zusammen mit der Verkaufsbelegzeile direkt eine Einkaufsbestellung generiert werden.
  Siehe Handbuch Auftrag/Allgemein, Verkettung von Verkaufs- und Einkaufs-Belegen

Die Belege treten meist als Beleg-Folgen aus verschiedenen Typen auf:
Die wichtigsten Einkaufsbelege sind:

Anfrage ® Bestellung ® Bestelleingang (ergibt Lagerschein) evtl. Lieferschein
® Rechnung ® evtl. Gutschrift oder Wertgutschrift

Für die Übernahme von Bestelleingängen in Rechnungen besteht die Funktion "Rechnungseingang"

• Je nach Integration der Einkaufs-Anwendung ist es auch möglich, die Einkaufsbelege nur bis zum Bestelleingang zu führen, damit die Einkaufspreise (Artikel-Kalkulation) und das Lager nachgeführt werden, und die Einkaufsrechnungen direkt in Finanz/Kreditoren zu erfassen.
  Bei voller Integration hingegen werden die Einkaufsbelege aus dem Auftrag nach der Funktion Rechnungseingang in die Finanz-Anwendung übernommen.

• Belegadresse: Hinweis auf Einstellungen, Register Verkauf/Einkauf 1/n:
  Falls die Belegadresse von der Mandanten-Adresse abweicht, können dort die gewünschten Adresszeilen erfasst werden.

• Valutadatum: Hinweis auf Einstellungen, Register Ablauf + Anzeige 1 / n:
  In den Einstellungen kann gewähltwerden, welches Datum für Warenwirtschafts-Bewegungen von Einkaufsbelegen gespeichert werden soll. Dieses Datum ist massgebend für die Berechnung des Einkaufspreises.

• Für die Kalkulation der EK-Preise bedeutsame Angaben auf der Belegzeile finden Sie im Handbuch Auftrag Allgemein, Belegzeile, Register Konditionen sowie im Artikelstamm (Handbuch Warenwirtschaft Zolltarif-Tabelle und Entsorgungsgebühren)

Zu einzelnen Belegtypen

Lieferschein und Rücksendung:
Diese Belege erstellen automatisch einen Lager-Zugang bzw. -Abgang.

Lieferschein ist für den Fall gedacht, dass z.B. bei einer mündlichen Bestellung keine Bestellung erfasst wurde und dann die Ware eintrifft.
Lieferscheine können mit [Übernahme] in Rechnungen übernommen werden (Die Funktion "Rechnungseingang" geht hier nicht!)

Rechnung und Gutschrift:
Falls Rechnungen und Gutschriften in die Finanzbuchhaltung übernommen werden sollen, dürfen sie nicht definitiv gedruckt werden!

Barfaktur

Vorabrechnung

Sammelfaktura: Diese Belegtypen haben im Einkauf zurzeit keine Funktion. Sie sind für individuellen Einsatz vorbereitet.

Proformarechnung:
Wird nicht in die Finanzbuchhaltung übernommen.

Primeur-Bestellung
Spezieller Belegtyp für Subskriptionsgeschäfte und Weinhandel.
Er ist in einer separaten Dokumentation beschrieben.

Wertgutschrift.
Eine Rechnung kann in eine Wertgutschrift übernommen werden. Diese Wertgutschrift ist immer auf einen Artikel und eine Menge bezogen und verändert mit dieser Menge den Einkaufspreis (Kalkulation)
Sie ist immer abhängig von einer Einkaufsrechnung und nicht lagerrelevant.

Z.B. Einkauf 10 Stück, zu je 50.- = 500.-. Infolge eines Mangels, der jedoch keine Rückgabe erfordert, wird eine Wertgutschrift von 30.- gemacht.

Besondere Funktionen bestehen für:

Bestelleingang (statt Übernahme Bestellung ® Bestelleingang)
Rechnungseingang (statt Übernahme Bestellung ® Rechnung)
Hier können (im Unterschied zur reinen Übernahme) Ergänzungen/Änderungen zum Vorgänger-Beleg direkt im Fenster vorgenommen werden. (vgl. weiter hinten)

Bestellvorschlag:
Aufgrund von Berechnungsformeln werden die zu bestellenden Artikel vorgeschlagen und deren Bestellmenge auf einen Beleg verarbeitet.

Mit der Funktion Schnellerfassung lassen sich Einkaufsbelege auf vereinfachte Art erfassen. Siehe Handbuch Auftrag/Allgemein, Beleg-Schnellerfassung

Die Möglichkeiten abweichender Bestell- Liefer- und Rechnungsadressen

sind dieselben wir für Verkaufsbelege, vgl. Register Adressen/Kontakte.

Felder Zollquittungsnummer und Frachtbriefnummer:

Die beiden Felder Zollquittungsnummer und Frachtbriefnummer sind defaultmässig ausgeblendet und können mit Recht-Klick-Layout sichtbar gemacht werden. Die Felder sind auch im Belegfluss sichtbar und es kann nach diesen Einträgen gesucht werden. Dazu findet man sie auch im Bestelleingang und kann auch dort danach suchen.

Rundung
Die Rundungsvariante kann in den Einstellungen/ Register Verkauf/Einkauf 2/n eingestellt werden (Handbuch Auftrag).

Gebinde im Einkauf:
In den Einstellungen/ Register Ablauf + Anzeige 3 /n kann eingestellt werden, dass auch im Einkauf Gebinde automatisch zugeteilt werden (vgl. auch Handbuch Warenwirtschaft, Verpackungen Register Gebinde).

Chargen im Einkauf:
Siehe Kapitel Chargen (Handbuch Warenwirtschaft)

Belegkopf, Register Rechnung

Belegkopf, Register Rechnung	Bedeutung
Externe Belegnummer	Diese Nummer dient der Referenzierung von Lieferantenrechnungen. Sie stellt die Rechnungsnummer des Lieferanten dar. Ist spätestens auf Rechnungen zwingend, sofern die entsprechende Einstellung unter im Register Ablauf + Anzeige 1 / n aktiviert ist. Maximale Länge 256 Zeichen. Mit öffnet sich ein Fenster, wo alle 256 Zeichen erscheinen.
Strukturierte Referenz	Referenz aus dem ESR (orange/blaue Einzahlungsscheine) oder dem IPI-Beleg gemäss Rechnungseingang. Bei diesen Belegtypen für die Übernahme in die Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung zwingend. Wenn jedoch Einkaufs-Belege nicht über die Auftrags-Verbuchungs-Funktion verbucht werden, wird die ESR-Prüfung bei der Erfassung von Rechnungen oder bei der Funktion Rechnungseingang ausgeschaltet: Einstellungen, Register Allgemein: "ESR-Prüfung ausschalten"
	Zum Einlesen von ESR, IPI oder QR-Einzahlungsscheinen mit einem Belegleser beim Rechnungseingang (vgl. auch Handbuch \Finanz\Kreditorenbuchhaltung, Belegerfassung mit dem Belegleser)
Kreditorenbeleg	Die Rechnung kann mit einer in der Kreditorenbuchhaltung vorerfassten Rechnung verknüpft werden (vgl. Kapitel Rechnungseingangsbuch)
Empfängerkonto	Die Zahlungsverbindung des Lieferanten für die Zahlung. Ist für die Übernahme in die Finanzbuchhaltung zwingend. Mit können die Zahlungsverbindungen des Lieferanten unterhalten werden. Handbuch \Finanz\Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverbindungen (Kreditor)
Belegkosten: Aufwandkosten Extra Gebühren Skonto	Die über den gesamten Beleg anfallenden Kosten können in dieser Sektion vorgegeben werden. Diese Angaben erscheinen im unteren Teil im Register "Abzüge/Zuschläge". Die in den Feldern "Aufwandkosten" und "Gebühren" eingegebenen Beträge werden als Abzug/Zuschlag auf die Rechnung überführt. Einzelheiten siehe Kapitel Belegkosten
Verteilungsart	Der Vorschlag für die Verteilung der Belegkosten kommt aus dem Lieferantenstamm, Register Auftrag Informationen (1. Priorität) oder Einstellungen, Register Verkauf/Einkauf 2/n, Vorschlag Verteilungsart (2. Priorität).
STP	Anzeige des Rechnungs-Belegtyps, falls ESR, IPI oder QR Siehe Handbuch \Finanz\Kreditorenbuchhaltung
Belegtotal:	Die Belegtotale dienen der Übersicht über die finanziellen Aspekte des Beleges, die nicht unmittelbar mit dem Schlusstotal des Beleges übereinstimmen müssen.
Rechnung	Betrag aus der (bereits gespeicherten) Rechnung. Bei Rechnungs-Vorerfassung: Betrag aus der vorerfassten Rechnung vgl. Kapitel Rechnungseingangsbuch
Aktueller Belegsaldo	Belegtotal nach Abzug eines allfälligen Skontos (vgl. auch Kapitel Belegkosten)
Differenz	Zeigt beim Mutieren einer bestehenden Rechnung die Differenz, welche aus Änderungen von Belegzeilen oder der Skonto-Angabe gegenüber der ursprünglichen Rechnung entstand. Nach Schliessen und neu Öffnen der Rechnung ist die Differenz wieder = 0. Im Standard wird eine solche Differenz beim Verbuchen in die Finanzbuchhaltung nicht berücksichtigt. Mit einem optionalen Zusatz können eine entsprechende Verbuchung (und hinterlegte Kontierungen) aktiviert werden.
Belegwert	Gibt an, welcher Betrag auf dem Beleg enthalten ist, ohne Steuern, Rabatte und Skonto und Belegkosten, gemäss den Bestellmengen der Belegzeilen summiert. Dieser Wert kann als Richtwert für zusätzliche Rabatte oder Zuschläge genommen werden.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, muss im Lieferantenstamm im Register «Zahlungsverbindungen» eine QR/IBAN Zahlungsverbindung erfasst werden.

Belegkosten

Dieses Kapitel umfass folgende Unterkapitel:
Erfassung der Belegkosten

Belegkosten auf Vorschau/Druck der Rechnung

Belegkosten und Berechnung des Einkaufspreises

Erfassung der Belegkosten

Die über den gesamten Beleg anfallenden Kosten können unter "Belegkosten" vorgegeben werden.

Belegkosten sind in der Bestellung, im Bestelleingang, spätestens im Rechnungseingang bzw. in der Rechnung einzutragen, falls solche anfallen:

Auf dem Belegkopf, Register "Rechnung":

Diese Angaben erscheinen im Belegkopf unten im Register "Abzüge/Zuschläge"

Belegkosten Feldbeschreibung	Bedeutung
þ	Belegrelevant: þ Wenn der Beleg verbucht ist, kann der Wert im Feld Betrag nicht mehr geändert werden. ¨ Ist die Checkbox nicht aktiv, kann der Wert noch geändert werden und der EP wird neu berechnet, auch wenn der Beleg bereits verbucht ist. In den Einstellungen Register Belegzeilen unter "Belegrelevanz" kann eine Voreinstellung für diesen Schalter gemacht werden.
Transport	Transport-Kosten. Erscheinen als Minus-Rabatt im Register "Abzüge/Zuschläge".
Gebühren	Erscheinen als Minus-Rabatt im Register "Abzüge/Zuschläge".
Skonto	Der hier eingegebene Prozentsatz wird als Summenzeile mit %-Rabatt in einen Abzug/Zuschlag des Beleges überführt. Ein hier angegebener Skonto wird auf der Rechnung angezeigt und vom Rechnungstotal abgezogen. Bei der Übernahme in Finanz entsteht ein Kreditoren-Beleg mit dem diesem Total-Betrag, unabhängig davon, ob im Finanz für Kreditoren Brutto- oder Netto-Verbuchung eingestellt ist. Hinweis: Ein solcher Skonto hat nichts mit einem Skonto aus der Zahlungskondition des Lieferanten zu tun: Bei der Finanz-Einstellung "Kreditoren-Bruttoverbuchung" wird bei der Kreditoren-Zahlung ein allfälliger Skonto aus der Zahlungskondition berücksichtigt und zusätzlich abgezogen.
Währung, Kurs Betrag in FW	Die Transport- und Sonstigen-Kosten können in Fremdwährung eingegeben werden. Der Betrag Gebühren wird immer in Belegwährung angegeben.
Steuersatz	Mögliche Wahl eines Steuersatzes. Belegkosten können netto oder brutto definiert werden. Je nachdem wird für die Berechnung des Einstandspreises zuerst die Steuer abgezogen, da die Einstandspreise immer netto geführt werden.
Verteilungsart	Die Verteilung der obigen Belegkosten auf die einzelnen Zeilen wird aufgrund der Verteilungsart durchgeführt. Sie wird für Berechnung Einstandspreises verwendet, sofern dies durch die entsprechende Option aktiviert ist. Wenn keine Verteilungsart vorgegeben ist, wird auch keine Umlagerung der Kosten auf den Einstandspreis gemacht.

Belegkosten auf Vorschau/Druck der Rechnung

In Vorschau/Druck der Rechnung erscheinen (Standard):

• Aufwandkosten und Gebühren:
  Werden aufgeführt und zum Zwischentotal addiert.

• Skonto:
  Wird aufgeführt und bei der Berechnung des Beleg-Totals abgezogen.

• Die 3 Zeilen "Aufwandkosten", "Gebühren" und "Skonto" erscheinen immer in Vorschau/Druck von Lieferantenrechnungen. Falls keine Beträge erfasst sind, erscheinen sie ohne Betrag.
  Löschen solcher Zeilen im Register Abzüge/Zuschläge" löscht zwar die entsprechenden Beträge, hat aber sonst keine Wirkung.

Belegkosten und Berechnung des Einkaufspreises

Aufwandkosten, Gebühren und Extras werden für die Berechnung des EP berücksichtigt.

Der Skonto wirkt sich für die Berechnung des EP's nur auf die Belegkosten aus.

Einfaches Beispiel mit Skonto (für die Berechnung des EP wird immer der Nettobetrag übernommen)

Rechnung 1000.00 (netto) + Belegkosten 20.00 + 10.00 = 1030.00

- 5% Skonto (nur von 30.00) = 1.50

ð EP = 1030.00 – 1.50 = 1028.50

Beispiel 1 (mit Artikelbruttopreisen), einfacher Zugang

Zahlenwerte	Berechnung Nettopreis + Einstandspreis	Berechnung Belegkosten
Menge:     3, ein Artikel (gleicher) Bruttopreis: 1076.00 pro Artikel Steuer: 7.6% Aufwand: 10.00 Gebühren:20.00 Skonto: 5% Extra: 60.00	NP = 1076 / 107.6 * 100 = 1000 * 3 = 3000           NP     BK EP = 3000 + 30 = 3030 - 5% = 2878.50                  EK               Menge    EP 2878.50 + 60 = 2938.50 / 3     = 979.5	Verteilungsart Menge (Beschaffungskosten): 10 + 20 = 30 Verteilungsart Menge (Extrakosten): 60 Verteilungsart Wert: Gleiche Beträge, weil nur ein Artikel

 

Beispiel 2 (mit Artikelnettopreisen), einfacher Zugang

Zahlenwerte	Berechnung Nettopreis + Einstandspreis	Berechnung Belegkosten
Menge:     3, ein Artikel (gleicher) Nettopreis: 1000.00 pro Artikel Steuer: 7.6% (bei netto irrelevant) Aufwand: 10.00 Gebühren:20.00 Skonto:5% Extra: 60.00	NP = 1000 * 3 = 3000             NP     BK EP = 3000 + 30 = 3030 - 5% = 2878.50                  EK               Menge     EP 2878.50 + 60 = 2938.50 / 3      = 979.5	Verteilungsart Menge (Beschaffungskosten): 10 + 20 = 30 Verteilungsart Menge (Extrakosten): 60 Verteilungsart Wert: Gleiche Beträge, weil nur ein Artikel

Zahlenwerte	Berechnung Nettopreis + Einstandspreis	Berechnung Belegkosten
Menge Zeile 1:     3 Bruttopreis 1:     1076.00 = 3228 Menge Zeile 2    5 Bruttopreis 2:     2152.00 =     10760 Total Brutto:    13988 Total Netto:    13000      (für Wertverteilung) Steuer Zeile 1:    7.6% Steuer Zeile 2:    7.6% Aufwand:     10.00 Gebühren:    20.00 Skonto:    5% Extra:     32.00	NP Art 1 = 1076 / 107.6 * 100 = 1000 * 3 = 3’000.00 NP Art 2 = 2152 / 107.6 * 100 = 2000 * 5 = 10’000.00   Verteilungsart Menge EP Art 1 = 3000 + 11.25 = 3011.25 – 5% = 2860.75 2860.75 + 12 = 2872.75 / 3 = 957.563 EP Art 2 = 10000 + 18.75 = 10018.75 – 5% = 9517.8125 9517.8125 + 20 = 9537.8125 / 5 = 1907.563   Verteilungsart Wert EP Art 1 = 3000 + 6.923 = 3006.923 – 5% = 2856.57685 2856.57685 + 7.385 = 2863.96185 / 3 = 954.654 EP Art 2 = 10000 + 23.077 = 10023.077 – 5% = 9521.92315 9521.92315 + 24.615 = 9546.53815 / 5 = 1909.308	Verteilungsart Menge (Beschaffungskosten): 10 + 20 = 30 / 8 = 3.75 Artikel 1 = 3.75 * 3 = 11.25 Artikel 2 = 3.75 * 5 = 18.75 Verteilungsart Menge (Extrakosten): 32 / 8 = 4 Extra Artikel 1 = 3 * 4 = 12 Extra Artikel 2 = 5 * 4 = 20 Verteilungsart Wert (Beschaffungskosten): 10 + 20 = 30 / 13000 = 0.00230769 Extra Artikel 1 = 3000 * 0.00230769 = 6.923 Extra Artikel 2 = 10000 * 0.00230769 = 23.077 Verteilungsart Wert (Extrakosten): 32 / 13000  = 0.0024615 Extra Artikel 1 = 3000 * 0.0024615 = 7.385 Extra Artikel 2 = 10000 * 0.0024615 = 24.615

Zahlenwerte	Berechnung Nettopreis + Einstandspreis	Berechnung Belegkosten
Menge Zeile 1:     3 Nettopreis 1:     1000.00 = 3000 Menge Zeile 2    5 Nettopreis 2:     2000.00 = 10000 Total Netto:    13000 (für Wertverteilung) Steuer Zeile 1:    7.6% (irrelevant, weil Netto) Steuer Zeile 2:    7.6% (irrelevant, weil Netto) Aufwand:     10.00 Gebühren:    20.00 Skonto:    5% Extra:     32.00	NP Art 1 = 1000 * 3 = 3’000 NP Art 2 = 2000 * 5 = 10’000   Verteilungsart Menge EP Art 1 = 3000 + 11.25 = 3011.25 – 5% = 2860.75 2860.75 + 12 = 2872.75 / 3 = 957.563 EP Art 2 = 10000 + 18.75 = 10018.75 – 5% = 9517.8125 9517.8125 + 20 = 9537.8125 / 5 = 1907.563   Verteilungsart Wert EP Art 1 = 3000 + 6.923 = 3006.923 – 5% = 2856.57685 2856.57685 + 7.385 = 2863.96185 / 3 = 954.654 EP Art 2 = 10000 + 23.077 = 10023.077 – 5% = 9521.92315 9521.92315 + 24.615 = 9546.53815 / 5 = 1909.308	Verteilungsart Menge (Beschaffungskosten): 10 + 20 = 30 / 8 = 3.75 Artikel 1 = 3.75 * 3 = 11.25 Artikel 2 = 3.75 * 5 = 18.75   Verteilungsart Menge (Extrakosten): 32 / 8 = 4 Extra Artikel 1 = 3 * 4 = 12 Extra Artikel 2 = 5 * 4 = 20   Verteilungsart Wert (Beschaffungskosten): 10 + 20 = 30 / 13000 = 0.00230769 Extra Artikel 1 = 3000 * 0.00230769 = 6.923 Extra Artikel 2 = 10000 * 0.00230769 = 23.077   Verteilungsart Wert (Extrakosten): 32 / 13000  = 0.0024615 Extra Artikel 1 = 3000 * 0.0024615 = 7.385 Extra Artikel 2 = 10000 * 0.0024615 = 24.615

Zahlenwerte	Berechnung Nettopreis + Einstandspreis	Berechnung Belegkosten
Menge Zeile 1:     3 Bruttopreis 1:     1076.00 = 3228 Menge Zeile 2    5 Nettopreis 2:     2000.00 = 10000 Total Netto:    13000 (für Wertverteilung) Steuer Zeile 1:    7.6% Steuer Zeile 2:    7.6% (irrelevant, weil Netto) Aufwand:     10.00 Gebühren:    20.00 Skonto:    5% Extra:     32.00	NP Art 1 = 1076 / 107.6 * 100 = 1000 * = 3’000 NP Art 2 = 2000 * 5 = 10’000   Verteilungsart Menge EP Art 1 = 3000 + 11.25 = 3011.25 – 5% = 2860.75 2860.75 + 12 = 2872.75 / 3 = 957.563 EP Art 2 = 10000 + 18.75 = 10018.75 – 5% = 9517.8125 9517.8125 + 20 = 9537.8125 / 5 = 1907.563   Verteilungsart Wert EP Art 1 = 3000 + 6.923 = 3006.923 – 5% = 2856.57685 2856.57685 + 7.385 = 2863.96185 / 3 = 954.654 EP Art 2 = 10000 + 23.077 = 10023.077 – 5% = 9521.92315 9521.92315 + 24.615 = 9546.53815 / 5 = 1909.308	Verteilungsart Menge (Beschaffungskosten): 10 + 20 = 30 / 8 = 3.75 Artikel 1 = 3.75 * 3 = 11.25 Artikel 2 = 3.75 * 5 = 18.75   Verteilungsart Menge (Extrakosten): 32 / 8 = 4 Extra Artikel 1 = 3 * 4 = 12 Extra Artikel 2 = 5 * 4 = 20   Verteilungsart Wert (Beschaffungskosten): 10 + 20 = 30 / 13000 = 0.00230769 Extra Artikel 1 = 3000 * 0.00230769 = 6.923 Extra Artikel 2 = 10000 * 0.00230769 = 23.077   Verteilungsart Wert (Extrakosten): 32 / 13000  = 0.0024615 Extra Artikel 1 = 3000 * 0.0024615 = 7.385 Extra Artikel 2 = 10000 * 0.0024615 = 24.615

Schnellerfassung

Stammblatt drucken

Ergibt eine Liste der Lieferanten-Stammdaten aus dem Lieferantenstamm,
mit Selektion/Sortierung nach Nummer, Name, Sachbearbeiter und Verkäufer.

Bestellvorschlag

Bestellvorschlag, Allgemeines

Die Funktion Bestellvorschlag dient zur Erstellung von Bestellvorschlägen und Lieferanten-Anfragen/Bestellungen für Artikel, deren Mindestbestand unterschritten ist.

• Ein Bestellvorschlag kann nur zur Information erstellt werden
  oder

• Aus dem Bestellvorschlag können Lieferanten-Anfragen oder Bestellungen für bestimmte Artikel erzeugt werden.

Voraussetzungen:

• Geht nur für Artikel, die im Artikelstamm, Register "Mengen" einen Mindestbestand grösser als 0 aufweisen.

• Die Erstellung von Lieferanten-Anfragen/Bestellungen ist einfacher, wenn den Artikeln im Artikelstamm mindestens 1 Lieferant zugeteilt ist.

Bestellvorschlag erstellen

Mehrere Bestellvorschläge können gleichzeitig in Arbeit sein. Um die Bestellvorschläge unterscheiden zu können, muss jedem Bestellvorschlag ein Name vergeben werden. Ein neuer Bestellvorschlag kann durch die Vergabe eines neuen Namens im Feld "Bestellung" eröffnet werden.

Erstellung eines neuen Bestellvorschlages:

klicken
Dort die Artikel auswählen (leere Auswahl = alle Artikel).

1. Bei Bestellung: "Neuer Eintrag" durch einen Namen übertippen.
   Dieser Name identifiziert den Bestellvorschlag und ergibt im daraus erstellten Einkaufsbeleg die Referenz.

2. Als Bestellformel "Bestandesorientiert" wählen.
   Falls nötig im Register "Beschaffungsfaktoren" festlegen, nach welchen Faktoren der Bestellvorschlag gebildet werden soll:

z.B.: Ö Bestand und Ö Mindestbestand:
Der Bestellvorschlag ergänzt den aktuellen Bestand auf den Mindestbestand.

[Ausführen]
Im linken Teil des Fensters erscheinen Bestellvorschlagszeilen für alle Artikel gemäss Auswahl, entsprechend den eingestellten Beschaffungsfaktoren:

3. Zum Ändern dieses Vorschlages:
   Links eine Zeile markieren:
   Rechts können diverse Angaben gemacht bzw. übersteuert werden
   
   Evtl. im linken Teil die Artikel [Löschen], die nicht gespeicherten Vorschlag erscheinen sollten.

4. Wenn Sie den Bestellvorschlag speichern möchten:
   - Mit [Speichern] wird der Bestellvorschlag mit allfällig gemachten Änderungen gespeichert.
   Er kann später unter seinem Namen wieder aufgerufen und weiterbearbeitet werden (vgl. später).

5. Um einen Einkaufsbeleg zu erstellen:
   
   Belegtyp:    Anfrage oder Bestellung wählen.
   Lieferant:    Auswahl eines Lieferanten (gemäss Artikelstamm)
       oder Wahl eines anderen Lieferanten.
   Vorschlag:    ergänzt den aktuellen Bestand auf den Mindestbestand gemäss Artikelstamm.
       Kann überschrieben werden.
   V-Bestand:    Zeigt die Summe von Aktueller Bestand + Vorschlag.
   Die Felder können übernommen oder übertippt werden.
   Register "Finanz/Indiv. Werte" kontrollieren und evtl. ergänzen
   [Ausführen] drücken.

 

Bearbeiten/Kontrolle von Bestellvorschlägen, die nicht vollständig in Einkaufsbelege umgesetzt wurden

Später abrufen/ergänzen:

Unter "Bestellung":
Den Namen des Bestellvorschlages auswählen (vgl. Bestellvorschlag erstellen).

Löschen von Artikelzeilen aus dem Vorschlag:

• Die Belegzeile im linken Teil markieren

• [Löschen]

Liste der Bestellvorschläge, aus denen kein Einkaufsbeleg erstellt wurde:

Mit Hilfe dieser Liste können Einkaufsbelege auch manuell erstellt werden.

Kontrolle als Bestellvorschlag:

Ö "Erledigte" einschalten:

Nun stehen die zu Einkaufsbelegen übernommenen Bestellvorschläge zur Auswahl:

Die einzelnen Zeilen können im linken Teil kontrolliert, aber nicht mehr verändert werden.

Bestelleingang

Bestelleingang durchführen

Zum Erfassen von Bestelleingängen (Alternative zur "Übernahme" von Bestellungen).

Gleichzeitig können Änderungen und Erweiterungen gegenüber der Bestellung vorgenommen werden.

Der Bestelleingang ist analog dem Zugang von Waren aufgebaut. Die Basis der Auswahl sind aber nicht Artikel, sondern offene Bestellungen des Einkaufs. Die damit verbundenen Belege werden durch den Bestelleingang ausgeglichen.

Der Bestelleingang erstellt einen neuen Beleg (Typ "Bestelleingang"), der sowohl direkt nachbearbeitet als auch gedruckt werden kann.

Genereller Ablauf:

1. Suchen der Bestellung mit [Suchen]. (Bei ohne [Suchen] erscheinen alle Bestellungen.)
   Suchbegriffe richtig einsetzen (u.a. von/bis-Datum!)
   Es werden nur Bestellungen angezeigt, wo

• Druckfreigabe und

• Übernahme aktiviert ist.

2. Oben links die Bestellung auswählen.

3. Unten links den Artikel auswählen
   Im rechten Teil können bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden.

4. [Speichern] erstellt den Beleg "Bestelleingang".

5. Evtl. auch: [ Löschen]
   der markierten Bestellposition.

Gegebenenfalls muss in den erstellten Bestelleingangs-Belegen noch manuell Druckfreigabe und Übernahme aktiviert werden: Einzeln oder mit [Aufdatieren].
(vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, unter Aufdatieren (Belegfluss))

Bestelleingang Feldbezeichnung	Bedeutung
Belegkopf:	Anzeige der mit [Suchen] ermittelten Bestellungen. Mittels Doppelklicks kann die Bestellung aufgerufen werden.
Belegzeile:
Für die folgenden 3 Felder gilt:	Offene Mengen aus Rückständen oder Auftragsbestätigungen (Terminaufträgen) können mit dem Bestelleingang aufgerufen werden. Damit können beim Zugang diese Rückstände sofort aufgelöst und erledigt werden.
Rückstandsauflösung aufrufen	Dieses Flag kann aktiviert werden, um direkt offene Rückstände des Verkaufs zum betreffenden Artikel anzeigen zu lassen. vgl. Handbuch Verkauf, Auflösen von Rückständen
Terminauftr. aufrufen	Auftragsbestätigungen anzeigen. Entspricht Extras/Verkauf/Terminaufträge
Beleg(e) vor dem Ausführen prüfen	Vor der Erweiterung bestehender Belege durch Zeilen aus diesem Bestelleingang prüfen, ob dies möglich ist (z.B. ob der Zielbeleg noch nicht definitiv gedruckt ist). Keine solche Prüfung. Geht schneller. Falls jedoch die Speicherung nicht möglich ist, geht die Zeile verloren.
Datenbrowser (Grid) unten links:	Anzeige der Artikel in der im oberen Teil markierten Bestellung. Durch Klick wird ein Artikel ausgewählt und im rechten Teil des Fensters zur Bearbeitung des Eingangs angezeigt. Der Status (erste Spalte St) zeigt an, ob die Zeile noch offen (=0), partiell geliefert (=1) vollständig geliefert (=2) wurde. Der jeweilige Rückstand ist in der letzten Spalte ersichtlich. vgl. unter Restliefermengen im Bestelleingang
Register Logistik	Anzeige und Eingabe-Maske der ausgewählten offenen Bestellung und des ausgewählten offenen Artikels. Hier können in den aktiven Feldern Anpassungen vorgenommen werden.
Register Lager/Chargen	Für die Verteilung der Zugangsmenge auf Lagerplätze/Chargen. Siehe Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegzeile, Register Lager/Chargen Falls der Artikel Chargen bzw. Seriennummern aufweist, siehe Handbuch Warenwirtschaft, Kapitel Chargen. Hinweis: Einstellung: Einstellungen Register Belegzeilen, "In Bestelleingang immer Lager mit höchster Priorität vorschlagen".
Register Finanz/Indiv. Werte	Anzeige und Eingabe-Maske der ausgewählten Artikel-Zeile. Hier können in den aktiven Feldern Anpassungen vorgenommen werden. vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegzeile, Register Finanz/Indiv. Werte
Schaltflächen (unten):
[Rechnung]	Durch diese Schaltfläche kann direkt auf die Eingabe der Rechnungsdaten dieses Bestelleingangs verzweigt werden. (Rechnungseingang) Ist nur aktiv, wenn schon (Teil-)Lieferungen als Eingang verbucht wurden.
[Beleghistory]	Öffnet die Beleghistory der Bestelleingänge. (Vgl. auch Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegfluss, Register Beleghistory)
[Löschen]	Löscht die (links unten) markierte Artikel-Zeile Zum Annullieren von Restmengen, die nicht mehr geliefert werden. Hinweis: Wird im Bestelleingang eine Belegzeile gelöscht, ist diese im Vorgängerbeleg (Bestellung) wieder offen (nicht mehr rot markiert)
[Speichern]	Erstellt den Beleg "Bestelleingang" mit dem markierten Artikel

Restliefermengen im Bestelleingang

Rechnungseingang

Zum Erfassen von Lieferanten-Rechnungen (statt "Übernahme" von Bestelleingang"). Gleichzeitig können Änderungen und Erweiterungen gegenüber dem Vorgängerbeleg vorgenommen werden.

Genereller Ablauf:

1. Suchen des Bestelleinganges mit [Suchen].
   (Bei ohne [Suchen] erscheinen alle Bestelleingänge.)
   Suchbegriffe richtig einsetzen (u.a. von/bis-Datum!)
   Es werden nur Bestelleingänge angezeigt, wo
   Druckfreigabe aktiviert ist.

2. Oben links den Bestelleingang auswählen
   Unten links werden die Artikel angezeigt.

3. Im rechten Teil können bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden.
   (vgl. unten unter "Register Rechnung")

4. [Speichern] erstellt den Beleg "Rechnung".

Gegebenenfalls muss anschliessend in den erstellten Bestelleingangs-Belegen noch manuell Druckfreigabe und Übernahme aktiviert werden: Einzeln oder
mit [Aufdatieren]. (vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, unter Aufdatieren (Belegfluss))

Rechnungseingang Feldbezeichnung	Bedeutung
Register Rechnung /Referenz
Ext. Belegnummer	Die Rechnungs-Nummer des Lieferanten. Hinweis: Damit die Rechnung für die Buchhaltung referenziert werden kann, ist die Eingabe einer externen Belegreferenz zwingend.
STP-Referenz	Hinweis: Bei Lieferanten-Rechnungen mit ESR ist hier zwingend die ESR-Referenz zu erfassen, damit die Zahlung korrekt abgewickelt werden kann.
Belegkosten	Die über den gesamten Beleg anfallenden Kosten können in dieser Sektion vorgegeben werden. Siehe Kapitel Belegkosten
Zahlungskondition	Zahlungskondition des Lieferanten. Falls die benötigte Kondition nicht in der Auswahl erscheint: Zuerst mit Stammdaten/Zahlungskonditionen erstellen.
Artikel (unterer Teil):	Hier werden die entspr. Angaben angezeigt.
	Einkaufspreise nachführen: Durch die neben dem Einkaufspreis befindliche Schaltfläche kann direkt in die Verwaltung der Einkaufspreise (Konditionen Einkauf) eingesprungen werden. Der aktuell eingegebene Einkaufspreis kann als neuer Preis erfasst werden oder es kann ein Update eines bestehenden (zu wählenden) Preises ausgelöst werden. Damit die Nachführung nicht für jede einzelne Zeile durchgeführt werden muss, können die Zeilen des Rechnungseinganges in der Auswahl (im Datenbrowser (Grid), links) noch selektiert werden.
Preise:	Hier werden im Bestelleingang vorhandenen Angaben angezeigt. Sie können entsprechend der tatsächlichen Rechnung angepasst werden. Mit der Eingabe der Preise werden die Kalkulationsdaten (durchschnittlicher Einstandspreis, höchster und tiefster Preis) automatisch nachgeführt.
Register Rechnung/Finanz
Kreditorenbeleg	Nur bei Kreditoren-Vorerfassung, siehe Kapitel Rechnungseingangsbuch
Empfängerkonto	Das Zahlungskonto des Lieferanten (aus dem Lieferantenstamm). Zwingend. Mit können die Lieferanten-Zahlungsverbindungen unterhalten oder eine neue definiert werden. Einzelheiten siehe Handbuch \Finanz\Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverbindungen (Kreditor)
Belegtotal	Siehe unter Belegkopf, Register Rechnung, Belegtotal
Kalkulation	Anzeige der Kalkulationsdaten für die EP-Berechnung (Handbuch Warenwirtschaft, Kalkulation) þ Mit dem Häklein kann gewählt werden, ob die Entsorgungsgebühr EP-relevant sein soll oder nicht.
Register Finanz/Indiv. Werte	Anzeige und Eingabe-Maske der ausgewählten Artikel-Zeile. Hier können in den aktiven Feldern Anpassungen vorgenommen werden. vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegzeile, Register Finanz/Indiv. Werte

Nachbearbeitung von erstellten Rechnungen:

Die aus dem Rechnungseingang erstellten Rechnungen können im Belegfluss gesucht und zur Nachbearbeitung aufgerufen werden.

Die aus der Sektion "Belegkosten" des Rechnungseinganges stammenden Beträge und der Skonto sind in der Rechnung als Abzüge/Zuschläge automatisch eingetragen worden. Diese können noch manuell kontiert oder verändert werden.

Rechnungseingangsbuch

Das Rechnungseingangsbuch soll eine organisatorische Trennung ermöglichen zwischen:

• dem Einkauf mit der materiellen Bewirtschaftung und

• den finanziellen Aspekten der Kreditorenbuchhaltung.

Da durch den Einkaufsbeleg wesentlich feinere Kontierungen möglich sind, vor allem auch in Bezug auf die Betriebsbuchhaltung, soll aber trotzdem der vom Einkauf erstellte Beleg die endgültigen Buchungen erstellen.

Wesentlich ist der Aspekt der Prüfung der Einkaufsrechnung gegen die in der Kreditorenbuchhaltung vorerfasste Rechnung.

Beim Einsatz dieser Technik werden

• Lieferanten-Bestellungen im Auftrag normal erfasst und verarbeitet, bis zum Bestelleingang.

• Die eingehenden Rechnungen werden:

In Finanz
als vorerfasste Kreditoren-Belege erfasst (auch mit dem Belegleser möglich)
und später

Im Auftrag
mit der Funktion Einkauf/Rechnungseingang mit der vorerfassten Rechnung verknüpft.

Somit lassen sich die Vorteile der Kreditoren-Belegvorerfassung auch für Lieferanten-Rechnungen ausnutzen:
Alle Kreditoren-Belege können sofort beim Eingang unkontiert in der Kreditoren-Buchhaltung erfasst und später den Auftrags-Belegen zugeordnet und kontiert werden.

Einstellungen für Rechnungseingangsbuch

Im Auftrag:

In den Einstellungen, Register " Register Ablauf + Anzeige 3 /n":

Rechnungseingangsbuch:

Aktiv: Die Verknüpfung zwischen Auftrags-Rechnungen und vorerfassten Kreditoren-Belegen ist von Fall zu Fall möglich.

Aktiv/Zwingend: Die Verknüpfung zwischen Auftrags-Rechnungen und vorerfassten Kreditoren-Belegen ist für alle Einkaufsrechnungen zwingend: Für jede in die Finanzbuchhaltung übernommene Rechnung/Gutschrift muss dort ein vorerfasster Beleg vorhanden sein.

Kreditorenbeleg:

Diese Variante ermöglicht die vollständige Bearbeitung des Kreditoren-Beleges aus dem Auftrag, ohne dass in Finanz/Kreditorenbuchhaltung ein Beleg erfasst wird:
Für diese Variante gilt das Nachfolgende nicht!

In Finanz:

Der Benutzer, welcher die Verknüpfung im Rechnungseingang durchführt, muss das Recht haben für
Ö Kreditorenbuchhaltung.
(vgl. Handbuch Admin, Zugriffsberechtigung)

Erfassen der Rechnung in Finanz/Kreditoren

Belege erfassen mit der Einstellung ž Vorerfassen

Die Erfassung kann entweder manuell oder über Belegleser erfolgen. Wenn die ESR-Referenz schon eingetragen ist, dann wird diese in den später zugeordneten Einkaufsbeleg übernommen.

Siehe Handbuch Kreditorenhaltung, Belegerfassungsmaske

Einkaufs-Beleg und Rechnungseingang

Einkaufsbeleg:

Den Beleg erfassen und übernehmen bis zum Bestelleingang.
Der Beleg muss Ö Druckfreigabe haben!

Rechnungseingang:

Mit der Funktion Registerkarte Einkauf I, Gruppe Einkauf, Rechnungseingang

(vgl. Rechnungseingang):

1. Den Bestelleingangsbeleg suchen

2. Den Beleg markieren und im Register "Rechnung, Finanz":
   Auf das Symbol bei "Kreditorenbeleg" klicken:
   

3. Beim Klick auf werden alle vorerfassten Rechnungen des Lieferanten angezeigt.
   Den passenden vorerfassten Kreditoren-Beleg mit Doppelklick wählen

4. Der Betrag der referenzierten (vorerfassten) Rechnung wird übertragen und eine allfällige Differenz angezeigt (vgl. auch unten unter Hinweise): .

5. Mit [Speichern] wird der Beleg als "Rechnung" gespeichert.

6. Die Kontierung aus dem Auftragsbeleg wird dabei in den Kreditorenbeleg übernommen.

Bereits erfasste Rechnungen:

Sofern zum betreffenden Lieferanten bereits erfasste Rechnungen (oder Bestelleingänge beim Bestelleingang) vorhanden sind, werden diese beim Speichern der ersten Zeile angezeigt. Es kann nun entweder ein bestehender Beleg angewählt oder ein neuer Beleg eröffnet werden.

Sofern ein bestehender Beleg gewählt wird, werden auch alle nachfolgenden Belegzeilen des aktuellen Beleges auf diesen übertragen.

Wenn das Rechnungseingangsbuch eine Ausbuchung einer Differenz der Einkaufsrechnung gegen die vorerfasste Rechnung der Kreditorenbuchhaltung vorsieht, wird die Differenz angezeigt und beim Verbuchen berücksichtigt. In allen anderen Fällen muss eine Differenz manuell durch Belegzeilen oder Korrekturen ausgeglichen werden so dass der Einkaufsbeleg dem vorerfassten Beleg entspricht.

• Als Rabatt in der Belegzeile oder

• Eine entsprechende Belegzeile erfassen (vollständig kontiert!)

• als Skonto (in %!) im Belegkopf

Wird die Differenz stehen gelassen, übernimmt die Funktion "Datei/Buchungen erstellen" den Betrag aus dem Auftragsbeleg in die Kreditorenbuchhaltung (und überschreibt den Betrag aus der vorerfassten Kreditoren-Rechnung)!

zum Beleg Rechnung:

Die Verknüpfung mit dem Kreditorenbeleg kann auch im Beleg "Rechnung" eingesehen, verändert oder gelöscht werden:

Register Register "Rechnung, Finanz":

Der verknüpfte Beleg aus der Sicht der Kreditorenbuchhaltung

Solange diese Rechnung nicht mit "Buchungen erstellen" in die Finanzbuchhaltung übernommen ist

• erscheint er in der Kreditorenbuchhaltung als "Vorerfasst, von einem externen Programm gesperrt"

• Er kann er als Kreditorenbeleg nicht verändert werden.

• Er erscheint in der Funktion Massenkontierung als gesperrt (rot markiert)

• Er kann er nicht bezahlt werden und erscheint nicht im Zahlungsvorschlag.

Der Beleg "Rechnung" wird im normalen Ablauf im Auftrag mit "Buchungen erstellen" in die Finanzbuchhaltung übernommen.

• Er ist jetzt er ein kontierter Kreditorenbeleg.

• Erst jetzt kann er in der Kreditorenbuchhaltung bezahlt werden!

Auswerten

Pro Belegtyp

Registerkarte Einkauf I, Gruppe Einkauf, Auswerten, (Belegtyp)

Für jeden Belegtyp besteht ein Menupunkt, z.B. für Offertanfrage, Bestellung, Lagerschein usw. Vgl. auch Handbuch Auftrag/Allgemein, Kapitel Belegtypen und Handbuch Einkauf, Kapitel Einkaufsbeleg.

Mit diesen Menu-Punkten können mehrere Belege eines bestimmten Belegtyps ausgegeben werden, welche

• Druckfreigabe haben und

• Noch nicht definitiv gedruckt sind:

Gibt die Belege wahlweise als "provisorischen Druck" oder definitiv aus.

oder

• Schon definitiv gedruckt sind:

Gibt die Belege mit dem Vermerk "Kopie" aus.

Auswertungen Einkauf "Belegtyp" Feldbezeichnung	Bedeutung
	Hinweis: Dieses Handbuch beschränkt sich auf die Beschreibung derjenigen Angaben, die nicht selbsterklärend sind. Allgemeine Hinweise siehe unter Auswertungen allgemein
Datum von / bis	Vorgeschlagen wird das Stichdatum. Dieses ist das Tagesdatum bzw. das Stichdatum aus Extras/Optionen/Voreinstellungen oder Stichdatum/Sachbearbeiter (Voreinstellungen)
Druck ¤provisorisch	Gibt alle Belege dieses Typs aus, die noch nicht definitiv gedruckt oder noch nicht in die Buchhaltung übernommen sind
Druck ¤definitiv	Gibt alle Belege dieses Typs aus, die noch nicht definitiv gedruckt oder noch nicht in die Buchhaltung übernommen sind und Druckfreigabe haben Nach der Ausgabe folgt die Frage: "Ist der Druckauftrag in Ordnung". Hinweis: Wenn diese Frage mit "Ja" beantwortet wird, erhalten alle ausgegebenen Belege den Status "Definitiv".
Druck ¤Kopie	Gibt alle Belege dieses Typs aus, die schon definitiv gedruckt oder schon in die Buchhaltung übernommen sind Die Belege tragen den Vermerk "Kopie"
Drucklauf	Wahl eines Drucklaufes im gewählten Zeitraum, wo dieser Belegtyp definitiv gedruckt wurde. Es werden Kopien dieser Belege ausgegeben.
Sekundärer Schacht	Auswahl, welcher Schacht als Sekundärer Schacht zu verwenden ist.

Einkaufsbelegübersicht

Registerkarte Einkauf I, Gruppe Einkauf, Erzeugt eine Liste der Einkaufsbelege gemäss Selektion.

Auswertungen Einkauf Einkaufsbelegübersicht Feldbezeichnung	Bedeutung
Belegtyp	Leer = alle Belegtypen
Leere Selektionsfelder	Heisst: Keine Selektion nach diesen Feldern
Sortierung	¤ nach Lieferant: Gruppierung pro Lieferant ¤ nach Datum: Sortierung oder ¤ nach Beleg: Sortierung

Bestellvorschlag

Die Bestellvorschlagsliste druckt nur diejenigen Positionen, die vorgängig in einem Bestellvorschlagslauf im Programm unter einem Namen gespeichert wurden. Darum muss zwingend ein Name für die Bestellung ausgewählt werden.

Liste der Bestellvorschläge.

Mit Hilfe dieser Liste können Einkaufsbelege auch manuell erstellt werden.

Auswertungen Einkauf Bestellvorschlag Feldbezeichnung	Bedeutung
Bestellung	Auswahl eines bestehenden Bestellvorschlages. Vgl. Option "Erledigt".
Erledigt	þ Es werden nur die Bestellvorschlage zur Auswahl angezeigt, die noch nicht vollständig in EK-Belege umgesetzt wurden. o Es werden nur die Bestellvorschlage zur Auswahl angezeigt, die bereits vollständig in EK-Belege umgesetzt wurden.

Offene Bestellungen

Ergibt eine Aufstellung der Einkaufs-Bestellungen, die noch nicht geliefert wurden (noch kein Bestelleingang erfasst).

Je nach gewählter Variante wird eine Liste nach Lieferant, Artikel oder Beleg sortiert ausgegeben.

Auswertungen Einkauf Offene Bestellungen Feldbezeichnung	Bedeutung
	þ Bei EK-Belegen mit verknüpftem Verkaufsbeleg werden auch die entsprechenden Kunden-Angaben ausgegeben.

Margenberechnung

Die über die Margenberechnung aufrufbare, individuell anpassbare Liste enthält auch Vorgaben für die Deckungsbeiträge. Die entsprechenden Werte werden den individuellen Werten der Zeile, resp. den Kalkulationsdaten des Artikels entnommen.

Ergibt gemäss Selektion pro Beleg eine Seite.

Die Sortierung bezieht sich auf die Belege.

Ergibt für die ausgewählten Lieferanten

• - Pro Lieferant /Artikel

• - Einkaufs- und Verkaufspreis und Marge

Auswertungen Einkauf Margenberechnung Feldbezeichnung	Bedeutung
Mit Gutschriften	Auch die Gutschriften werden ausgegeben

Offene Belege

Listet Belege auf, die noch nicht in die Finanzbuchhaltung übernommen sind. Es wird jeweils der letzte Beleg einer Belegfolge von Übernahmen angezeigt.

Die Auswertung ist nach verschiedenen Sortierungen möglich.

Auswertungen Einkauf Offene Belege Feldbezeichnung	Bedeutung
Details anzeigen	þ ausführliche Liste. Zeigt Belegkopf-Daten und alle Belegzeilen. oZeigt nur 1 Zeile pro Beleg mit Belegkopf-Angaben.
Sortieren Details	Nur möglich, wenn unter "Sortieren" ¤Kunde gewählt wurde: Sortierung innerhalb eines Kunden.