Schaltfläche

Einstellungen

Register CRM 1/n

Register CRM 1/n:

Einstellungen/CRM 1/n Feldbezeichnung	Bedeutung
Adressansicht automatisch starten	þ Beim Start von Infoniqa ONE 200 CRM wird automatisch das Fenster (Datenbrowser) Adressansicht gestartet. Vorher erfolgt eine Suchmaske, wo man erste Einschränkungen machen kann. ¨ Beim Start von Infoniqa ONE 200 CRM das Fenster (Datenbrowser) Adressansicht nicht gestartet, erst nachdem ein Suchbegriff wurde. (vgl. Symbolleiste Suchfeld)
Anzahl anzuzeigender Adressen	Maximale Anzahl Adressen im Datenbrowser Adressansicht.
Aktivitätenübersicht beim Start anzeigen	Beim Start von Infoniqa ONE 200 CRM wird automatisch die Aktivitätenübersicht gestartet.
Datenbrowser bei Eingabe aktualisieren	R  Das Datenbrowser Adressansicht wird bei jeder Eingabe im Suchfeld aktualisiert. (vgl. ) ¨ Das Datenbrowser Adressansicht wird erst bei [ENTER] oder Klick auf Aktualisierungs-Schaltfläche aktualisiert. (Zu Empfehlen bei vielen Adressdaten)
Suchfeld-Vorschlag	Über diese Eingabe wird defaultmässig in der Symbolleiste Suchfeld gesucht (Voreinstellung).
Vorlage	Diese Vorlage wird für den User defaultmässig für die Ausgabe der Adressinformationen verwendet.
Vorlagensprache	Vorschlag für die Sprache beim Unterhalt von Vorlagen: Applikationssprache oder eine bestimmte Sprache aus der Auswahl.
Automatischer Abgleich mit Outlook	R Automatischer Abgleich mit Outlook Aufgaben und Termine werden nach der Bearbeitung automatisch auch in Outlook gespeichert. (Postfach des aktuellen Users.) àBeachten Sie auch das Kapitel Outlook-Abgleich. ¨  Automatischer Abgleich mit Outlook Die Aufgaben und Termine werden nur in CRM verwaltet. Kein Abgleich mit Microsoft Outlook.
Folgendes Adressbuch verwenden	Für die Auswahl von ‚Weiteren Teilnehmern’ in Eigene Aufgabe erfassen in oder Eigenen Termin erfassen wird als Standard dieses Adressbuch vorgeschlagen.
Änderungen von Outlook in CRM übernehmen	Zurzeit inaktiv.
Daten mit Outlook synchronisieren	Zurzeit inaktiv.
Drag & Drop aus Outlook	Einstellungen für den Fall, wo Outlook-Elemente (z.B. e-Mails) ins CRM gezogen werden (vgl. unter Informations-Panel, Dokumente, E-Mails verarbeiten)
Default Pfad Kategorie	Analog zu den gleichnamigen Angaben unter Register CRM 2/n
Automatisch ablegen	R Es erscheint kein Fenster zur Eingabe der Dokumenten-Spezifikationen. Diese müssen in den Einstellungen eingestellt sein.
Adress-Neuerfassung / Zu verwendender Mandant	Aktuell eingeloggter Mandant Für die Neuerfassung einer Adresse (Schaltfläche [Neue Adresse] auf Adressinformationen, TAPI etc.) wird jeweils der Mandant vorgeschlagen, in dem der User aktuell angemeldet ist. Auswahl eines bestimmten Mandanten Für die Neuerfassung einer Adresse wird jeweils der hier gewählte Mandant fix vorgeschlagen, unabhängig davon, in welchem Mandanten der User gerade angemeldet ist. ž Als Vorschlag Der oben gewählte Mandant wird als Vorschlag genommen, die Auswahl kann übersteuert werden (Dialog Mandant wählen). ¡ Immer fix Es wird immer fix der oben gewählte Mandant verwendet, die Auswahl kann nicht mehr übersteuert werden (kein Auswahl-Dialog).

Register CRM 2/n

Register CRM 2/n:

Einstellungen/CRM 2/n Feldbezeichnung	Bedeutung
Mehrmals auftretende Angaben:
Defaultpfad	Festlegen des Pfades für die jeweilige Datei: Der Pfad kann zusammengesetzt werden aus Fixen Angaben (eintippen) Feldwerten aus der aktuellen Adresse, die mit  ausgewählt werden können. Beispiel: (fix eingetippte Zeichen sind hier fett gedruckt) c:\crm\<Name>_<Ort>_<Datum>\Korrespondenz ergibt z.B. den Pfad: c:\crm\Huber_Bern_2006-11-24\Korrespondenz
Kategorie	Zuteilung einer unter Kategorien definierten Dokumenten-Kategorie. Mit kann diese Kategorie auch hier direkt erfasst werden.
Dokumente auf Adressen	Vorschlag für Dokumente, die einer Adresse zugeordnet sind. (z.B. Info-Panel, Dokumente)
Defaultpfad und Kategorie	Siehe oben. Gilt für Brief schreiben und E-Mail schreiben.
Brief schreiben	Vorschlag für Briefe, die mit der Schaltfläche zu einer Adresse erzeugt werden (vgl. Brief erzeugen )
Kategorie	Siehe oben
Dokument ablegen	ž ja Das Fenster für die Ablage von erzeugten Briefen im CRM (Info-Panel) anzeigen. ž Nein erzeugte Briefe wird nie im CRM abgelegt (sie können jedoch aus Word als Dokumente im Filesystem gespeichert werden).
Automatisch ablegen	R     Es erscheint kein Fenster zur Eingabe der Dokumenten-Spezifikationen. Erzeugte Briefe werden automatisch in der Datenbank abgelegt auf dem Pfad aus den Einstellungen unter Dokumente auf Adressen, Defaultpfad (siehe auch oben). o    Es erscheint ein Fenster zur Eingabe der Dokumenten-Spezifikationen (siehe unter Brief erzeugen).
E-Mail schreiben	Einstellungen für E-Mails, die aus CRM geschrieben werden bei Klick auf das Briefsymbol .
Kategorie E-Mail ablegen automatisch ablegen	Analog zu "Brief schreiben" (siehe oben)
Dokumente beim Kommunikations- Assistent	Vorschlag für Dokumente, die im Kommunikations-Assistent zugeordnet werden
Defaultpfad und Kategorie	Siehe oben
Dokumente bei Kampagnen	Vorschlag für Dokumente, die Kampagnen zugeordnet werden. (vgl. Kampagnen)
Defaultpfad und Kategorie	Siehe oben

Register Telefonie

Register Telefonie:

Hinweis: Die Einrichtung eines Telefon-Interface vorgängig mit dem Projektleiter absprechen.

Einstellungen/ Telefonie Feldbezeichnung	Bedeutung
TAPI verwenden	TAPI steht für Telephony Application Programming Interface. Schnittstelle für die Softwaretelefonie. R TAPI ist auf diesem Rechner aktiviert. ¨ TAPI ist auf diesem Rechner nicht aktiviert.
[Wählparameter]	Öffnet Telefon- und Modemoptionen von Windows.
Über diese Leitung verbinden	Hier kann die zu verwendende Leitung (Linie) für TAPI gewählt werden. Die Einstellungen erfolgen über die Windows Telefon- und Modemoptionen, hier müssen zunächst die notwendigen Komponenten der TAPI-Schnittstelle im Netzwerk (TAPI-Server) konfiguriert werden.
[Anschlussparameter]	Öffnet das Optionsmenü der für die gewählte Linie konfigurierten TAPI-Schnittstelle.
Bei eingehenden Anrufen zugehörige Adresse anzeigen	R Bei eingehenden Anrufen erscheint unten auf dem Bildschirm ein Fenster mit Telefonnummer und Name (sofern die anrufende Nummer im CRM auf einer Adresse oder einem Kontakt abgelegt ist). ¨ Die Softwaretelefonie kann nicht verwendet werden (automatische Anruferkennung etc.)
Internet-Telefonie verwenden (VoIP)	Für VoiceOverIP. analog zu TAPI
Provider	Wahl des Providers, z.B. Skype.
SMS versenden	Um SMS aus Infoniqa ONE 200 CRM versenden können, muss ein entsprechender Vertrag mit einem externen SMS Provider abgeschlossen werden. Infoniqa ONE 200 arbeitet dabei mit dem Produkt ecall von der Firma Dolphin Systems AG. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei unserem Produktmanagement. Die Serverdaten für ecall lauten wie folgt: Primärzugang IP-Adresse 212.215.24.38 Port: 2711 Sekundärzugang IP-Adresse: 193.192.231.39 Port: 2711 Die entsprechenden Logininformationen erhalten Sie nach Vertragsabschluss von ecall.
Absender	Als Absender können folgende Einträge gemacht werden: 1. Kein Absender: Auf das versendete SMS kann nicht geantwortet werden. 2. Eine Mobile-Nummer: Das SMS erhält als Absender diese Nummer. Antworten werden auf die eingestellte Nummer gesendet. 3. Eine E-Mail-Adresse: Antworten auf das versendete SMS erhalten Sie auf diese E-Mail-Adresse.

Register SMTP

Mit Version 2022 SP 2 wurde dieses Register entfernt, weil es redundant zum neuen Register E-Mail ist. Um Serienmails aus dem Kommunikations-Assistent von Infoniqa ONE 200 CRM zu versenden, müssen dort gültige SMTP Angaben hinterlegt sein.

Beispiel:

Outlook-Abgleich

Bei entsprechender Einstellung können Termine und Aufgaben automatisch mit dem Outlook-Kalender / Aufgaben der betreffenden Benutzer abgeglichen werden.

Outlook-Einstellungen in CRM

þ  Automatischer Abgleich mit Outlook
eingeschalten, damit Aufgaben und Termine mit Outlook abgeglichen werden.

Folgendes Adressbuch verwenden:
Dieses wird für die Zuteilung weiterer Teilnehmer verwendet.

Die übrigen Einstellungen sind zurzeit inaktiv.

Weiter Einstellungen siehe unter Outlook-Einstellungen in Admin

Outlook-Einstellungen in Admin

Ist in den Einstellungen der Outlook-Abgleich aktiviert, muss für die CRM Benutzer zusätzlich in Infoniqa ONE 200 Admin in den Zugriffsberechtigungen eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden:

Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Berechtigung, Zugriffsberechtigung

Register Mandanten

So kann die Referenzierung auf den korrekten Outlook-Benutzer erfolgen und die Termineinladungen werden auch an die CRM-Benutzer versendet.

In den Einstellungen, Register OutlookInfoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen, Register Outlook
Die entsprechenden Einstellungen vornehmen, falls Outlook-Kontakte zu synchronisieren sind.

(aus CRM oder Admin einstellbar, siehe Handbuch Admin, Outlook Einstellungen)

Einstellungen im Outlook

Um einen Eintrag löschen zu können (Termin-Absage), muss im Ordner des Teilnehmers dem 'Einladenden' die Berechtigung der Stufe 8 erteilt werden:

Im Kalender:

Auf þ Kalender: Rechts-Klick / Eigenschaften,

Register "Berechtigungen"

Berechtigungsstufe 8 auswählen.

Arbeiten mit Infoniqa ONE 200 CRM und Outlook

• die Felder werden 1 : 1 mit dem entsprechenden Outlook-Termin / Aufgabe abgeglichen

• Es ist nur ein One-Way Abgleich möglich (Infoniqa ONE 200 à Outlook),
  Infoniqa ONE 200 CRM muss das Leading-System sein

• E-Mails, Termine und Aufgaben lassen sich manuell ins Infoniqa ONE 200 CRM kopieren.

• Falls die Berechtigung nicht genügt, um Informationen vom Infoniqa ONE 200 CRM ins Outlook zu schreiben, erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung.

E-Mails verarbeiten

Bei aktiviertem Outlook-Abgleich.

Dieses Kapitel umfasst folgende Unterkapitel

E-Mails im Info-Panel, Register Dokumente ablegen

Outlook-Einträge lassen sich als Dokumente ins Register "Dokumente" einer Adresse kopieren:

Auf einer Adresse: Informations-Panel, Register "Dokumente"

1. Gleichzeitig einen Ordner im Outlook öffnen.  (z.B. Posteingang, Ablage-Ordner, Gesendete Objekte usw.)

2. Einen Outlook-Eintrag mit der Maus ins weisse Feld bzw. in den Datenbrowser im Informations-Panel, Register "Dokumente" ziehen.

3. Je nach Einstellungen öffnet sich das Fenster zur Spezifikation des neuen Dokumentes (siehe unter Info-Panel, Dokumente ).
   Der Eintrag wird als "Privat" vorgeschlagen.

4. Der e-Mail-Eintrag wird als Dokument im Informations-Panel als Kopie des Outlook-Eintrages abgelegt.

5. Wird ein solches Dokument geöffnet (z.B. durch Klick im Datenbrowser auf das Symbol unter "Aufruf"), öffnet sich der Eintrag mit dem Outlook-Programm.

E-Mail aus dem Outlook versenden und im Info-Panel, Register Dokumente ablegen

Wird eine E-Mail-Nachricht aus einem CRM-Fenster mit dem Icon versandt, lässt sich dieses E-Mail als Dokument ins Register "Dokumente" einer Adresse kopieren:

1. Auf dem Fenster "Adressinformationen" das Icon neben der E-Mail-Adresse klicken:
   

2. Es öffnet sich das Outlook-Fenster zum Verfassen der E-Mail-Nachricht. Die Nachricht erfassen und senden.

3. Ins CRM wechseln (Icon in der Funktionsleiste blinkt!):
   Dort die Meldung "Soll das Dokument abgelegt werden" mit [Ja] beantworten.

4. Es folgt das Fenster für den Eintrag im Info-Panel, Register Dokumente.
   Damit wird ein Dokumenten-Eintrag im CRM erstellt, z.B.:

• In der Spalte Datei werden Datum und Sendezeit eingetragen.

• In der Spalte Beschreibung erscheint der Betreff aus dem E-Mail.

• Mit dem Icon rechts neben der Beschreibung kann das E-Mail aufgerufen werden. Es wird aus dem CRM-Ablage geholt und ist auch noch vorhanden, wenn es im Outlook gelöscht wurde.

Termine und Aufgaben verarbeiten

Bei aktiviertem Outlook-Abgleich.

Termine und Aufgaben im Info-Panel ablegen

Outlook-Einträge lassen sich wie folgt ins Info-Panel einer Adresse kopieren:

1. Auf einer Adresse: Informations-Panel, Register Termine (für Termine) bzw. Register Aufgaben (für Aufgaben) öffnen.

2. Gleichzeitig im Outlook den Kalender bzw. die Aufgaben öffnen

3. Den Outlook-Eintrag mit der Maus ins weisse Feld bzw. in den Datenbrowser im Informations-Panel ziehen.

4. Je nach Einstellungen öffnet sich das Fenster zur Spezifikation des neuen Eintages (siehe unter Info-Panel, Termine bzw. Info-Panel, Aufgaben).
   Der Eintrag wird als "Privat" vorgeschlagen.

5. Der Eintrag wird im Informations-Panel als Kopie des Outlook-Eintrages abgelegt.

6. Wird ein solches Dokument geöffnet (z.B. durch Klick im Datenbrowser auf das Symbol unter "Aufruf"), öffnet sich der Eintrag mit dem Outlook-Programm.

Termine und Aufgaben im Outlook ablegen

Bei aktiviertem Outlook-Abgleich gilt:

Termine und Aufgaben werden automatisch ins Outlook des gleichnamigen Benutzers kopiert.

Termine und Aufgaben an "weitere Teilnehmer" werden als in E-Mails diesen Teilnehmern geschickt, mit der Möglichkeit zuzusagen oder abzulehnen.

Telefonanrufe und SMS

Sofern die automatische Anruferkennung auf dem Computer eingerichtet ist, lassen sich aus CRM Telefonanrufe starten und SMS versenden sowie eingehende Anrufe anzeigen und mit den entsprechenden Daten in CRM verbinden.

Voraussetzungen für Telefon/SMS

Installation/Einstellungen:

Eine Verbindung zwischen Telefonanschluss und Computer muss eingerichtet sein.

In den Einstellungen, Register Telefonie müssen die korrekten Einstellungen hinterlegt werden.

Adressen/Kontakte:

Hier sind Telefon-Nummer im korrekten Format zu erfassen:
+Länderkennzahl Leerstelle Vorwahl Leerstelle Nummer, z.B. +41 62 748 90 00

Wenn die automatische Anruferkennung eingerichtet ist, erscheint neben allen Telefonnummer-Feldern das Symbol :
Mit Klick kann hier ein Telefonanruf gestartet oder ein SMS versandt werden.

Vgl. auch unter Adressinformationen, Adressen-Textfelder

Telefon-Anrufe

Sobald eine Telefon-Verbindung steht (ein- oder ausgehend), wird das Symbol ganz oben auf dem CRM-Arbeitsfenster aktiv. Ein Klick darauf öffnet die Telefon-Notiz. (vgl.).
Alle Telefonanrufe werden im Informations-Panel der betreffenden Adresse im Register Anrufhistory gespeichert.

Eingehende Telefon-Anrufe:

Sobald ein Telefonanruf erfolgt, öffnet sich rechts unten auf dem Bildschirm ein Fenster, z.B.

Durch Klick auf dieses Fenster

• Öffnet sich das Kontakt und/oder das Adress-Fenster, wo diese Telefonnummer im CRM gespeichert ist.

• Falls die Telefonnummer in mehreren Adressen gespeichert ist, werden diese zur Auswahl angezeigt.

• Falls auf einer Adresse im Info-Panel, Register Notizen in einer Notiz das Kontrollkästchen "þ öffnen bei Anruf" eingeschaltet ist, wird die betreffende Notiz geöffnet.

• Falls die Telefonnummer im CRM nicht gefunden wird, erfolgen Fenster
  1. Zur Wahl des Mandanten
  2. Der Adressstamm, wo die Adresse gesucht oder neu erfasst werden kann.

• Der Anruf wird automatisch in der Anrufhistory der dazugehörigen Adresse im CRM erfasst

Ausgehende Telefon-Anrufe:

Durch Klick auf das Symbol neben der Telefonnummer (auf dem Adress-Fenster)  und Wahl "Telefonnummer wählen" wird diese Nummer angerufen.

• Dabei öffnet sich das Kontakt und/oder das Adress-Fenster, wo diese Telefonnummer im CRM gespeichert ist.

• Der Anruf wird automatisch in der Anrufhistory der dazugehörigen Adresse im CRM erfasst

Anruf-Auswertung:

Mit folgender Funktion kann die Anrufhistory eines Benutzers abgerufen werden.

Registerkarte CRM, Gruppe Auswerten, Anrufe auswerten
Siehe Anrufe auswerten

SMS

Um SMS versenden zu können, ist ein Vertrag mit einem externen SMS Provider notwendig. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Einstellungen, Register Telefonie.

SMS senden

Durch Klick auf das Symbol neben der Telefonnummer (auf dem Adress-Fenster)  und Wahl "SMS senden" wird diese Nummer angerufen.

• Dabei öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der SMS-Mitteilung.

Wird "SMS (Dokument) an dazugehörige Adresse anhängen"
eingeschaltet, wird das SMS im Info-Panel, Register Dokumente auf der betreffenden Adresse gespeichert.

Die Einstellung auf dem Adress- bzw. Kunden- oder Lieferantenstamm  ist nur informativ und sagt aus, ob der Kunde SMS-Benachrichtigungen empfangen will oder nicht. Sie hat keinen Einfluss darauf, ob SMS gesendet werden können.

Antworten auf gesendete SMS:

Unter Einstellungen, Register Telefonie bei "Absender" kann man einstellen, dass Antworten auf eine Handynummer oder auf eine Mailadresse oder aufgehen. Vom Outlook her lassen sich die Mails in der Dokumentenablage speichern (siehe E-Mails verarbeiten).