Einführung in Infoniqa ONE 200 Personal

In diesem Kapitel finden Sie hilfreiche Informationen für den erstmaligen Arbeitsbeginn mit dem Infoniqa ONE 200 Personal. Sie erfahren darin wichtige grundlegende Sachverhalte für das Vorbereiten, Einrichten und Bedienen von Infoniqa ONE 200 Personal.

Einleitung

Infoniqa ONE 200 Personal ist eine benutzerfreundliche, flexible und effiziente Lohnbuchhaltung. Sie kann an die betriebsspezifischen Besonderheiten angepasst werden und verfügt über Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung und Leistungsabrechnung. Ausserdem teilt sie sich mit den anderen Modulen die zentrale Adressverwaltung.

Nebst der kompletten Lohnabrechnung ist selbstverständlich auch eine Personaladministration mit Personaldaten, Controlling und Statistiken im Infoniqa ONE 200 Personal enthalten.

Siehe auch:

• Integrationsübersicht der Infoniqa ONE 200 Software

• Funktionenübersicht der Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung (Menü Struktur)

Voraussetzungen für das Arbeiten mit Infoniqa ONE 200 Personal

• Kenntnisse in der Bedienung von Microsoft-Windows

• Kenntnisse über den grundsätzlichen Aufbau und die Bedienung der Infoniqa ONE 200 Software
  Nutzen Sie dazu das Handbuch "Anwendungseinführung" in die Infoniqa ONE 200 Software.

• Installierter Infoniqa ONE 200 Client und Infoniqa ONE 200 Datenbank auf einem MS-SQL-Server

• Zugriffsrechte auf die eingerichtete Infoniqa ONE 200 Datenbank
  Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator.

• Zugriffsrechte auf einen eingerichteten Infoniqa ONE 200 Mandanten
  Sie benötigen mindestens das Zugriffsrecht auf den Basismandant „Demo AG“
  Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator.

• Zugriffsrechte auf die Infoniqa ONE 200 Personal
  Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator.

• Personal- und Lohnkenntnisse

Überlegungen vor den ersten Schritten

Lohnbuchhaltung allgemein

Bevor Sie an das Einrichten des Infoniqa ONE 200 Personal Lohns gehen, sind folgende grundlegende Überlegungen von Vorteil:

AHV, ALV, FAK

• Wird mit mehreren Ausgleichskassen respektive Familienausgleichskassen abgerechnet?

• Die AHV- und ALV-Werte sind uns bekannt.

• AHV-Verwaltungskosten-Beitrag

• Der Beitrag an die Familien-Ausgleichskasse

• Möglichkeit einer elektronischen AHV-Lohmeldung mit ELM

• AHV-Abrechnungs-Nummer
  Ä     Wenn mit mehreren Ausgleichskassen abgerechnet wird, dann sämtliche Abrechnungs-Nummern

• Sind Personen im AHV-Nebenerwerb angestellt.

• Werden Personen beschäftigt, welche völlig von der AHV befreit sind?

UVG/NBU - Berufs- und Nichtberufs- Unfallversicherung

• Wird mit mehreren Versicherungsgesellschaften abgerechnet?

• Berufsunfall-Versicherung/ respektive Nicht-Berufsunfall-Versicherung
  Ä Ist Ihr Betrieb in mehrere Risiko-Stufen eingeteilt. A, B, Z ?
  Ä Wenn ja, dann

• Berufs-Unfall-Versicherung Frauen Code A / Männer Code A

• Nicht-Berufs-Unfall-Versicherung Frauen Code A / Männer Code A

• Berufs-Unfall-Versicherung Frauen Code B / Männer Code B

• Nicht-Berufs-Unfall-Versicherung Frauen Code B / Männer Code B

• Berufs-Unfall-Versicherung Frauen Code Z / Männer Code Z

• Nicht-Berufs-Unfall-Versicherung Frauen Code Z / Männer Code Z
  Ä Wenn nein, dann

• Berufs-Unfall-Versicherung Frauen / Männer

• Nicht-Berufs-Unfall-Versicherung Frauen / Männer

• Allfälliger NBUV-Beitrag des Arbeitgebers für Frauen / Männer

• Höchstgrenze pro Jahr

• UVG-Kunden-Nr.
  Ä Wenn mit mehreren Versicherungen abgerechnet wird, dann sämtliche Kunden-Nummern.

• Möglichkeit einer elektronischen UVG-Lohmeldung mit ELM à Lohnprofil ELM verlangen

UVGZ - Zweit- und Zusatzversicherungen bei Unfall

• Bestehen weitere Unfall-Versicherungs-Beiträge die über die Lohnbuchhaltung abgerechnet werden müssen, dann bitte alle Angaben vollständig liefern (Personengruppen, %-Sätze, Höchstgrenzen, …).

KTG - Kranken-Taggeld-Versicherung

Wenn Sie eine Kranken-Taggeld-Versicherung haben und diese über die Lohnbuchhaltung abrechnen, müssen folgende Angaben vorhanden sein:

• Wird mit mehreren Versicherungsgesellschaften abgerechnet?

• Kranken-Taggeld-Beitrag Arbeitgeber für Frauen
  Ä Prozentsatz oder Fix-Betrag pro Monat

• Kranken-Taggeld-Beitrag Arbeitgeber für Männer
  Ä Prozentsatz oder Fix-Betrag pro Monat

• Kranken-Taggeld-Beitrag Arbeitnehmer für Frauen
  Ä Prozentsatz oder Fix-Betrag pro Monat

• Kranken-Taggeld-Beitrag Arbeitnehmer für Männer
  Ä Prozentsatz oder Fix-Betrag pro Monat

• Kranken-Taggeld Höchstgrenze pro Jahr

• KTG-Kunden-Nr.
  Ä Wenn mit mehreren Versicherungen abgerechnet wird, dann sämtliche Kunden-Nummern.

Krankenkassen-Versicherung

Wenn Sie eine Krankenkassen-Versicherung haben und diese über die Lohnbuchhaltung abrechnen, müssen folgende Angaben vorhanden sein:

• Krankenkassen-Beitrag Arbeitgeber für Frauen
  Ä Prozentsatz oder Fix-Betrag pro Monat

• Krankenkassen-Beitrag Arbeitgeber für Männer
  Ä Prozentsatz oder Fix-Betrag pro Monat

• Krankenkassen-Beitrag Arbeitnehmer für Frauen
  Ä Prozentsatz oder Fix-Betrag pro Monat

• Krankenkassen-Beitrag Arbeitnehmer für Männer
  Ä Prozentsatz oder Fix-Betrag pro Monat

• Krankenkassen Höchstgrenze pro Jahr

• Krankenkassen Minimalgrenze pro Jahr

BVG oder Pensions-Kasse

Rechnen Sie die Pensionskasse monatlich mit Fix-Beträgen (Franken-Beträgen) ab, dann werden keine weiteren Angaben benötigt.

Rechnen Sie die Pensionskasse monatlich mit Prozentsätzen ab, dann werden folgende Angaben benötigt:

• Die altersmässige Abstufung mit den entsprechenden Prozentsätzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

• Koordinations-Abzug
  Dynamisch in Bezug auf den Beschäftigungsgrad?

• Maximal-Grenze pro Jahr

• Minimal-Grenze pro Jahr

• PK-Kunden-Nr.
  Ä Wenn mit mehreren Versicherungen abgerechnet wird, dann sämtliche Kunden-Nummern.

Besteht eine BVG- oder Pensions-Kasse-Risiko-Versicherung, die über die Lohnbuchhaltung abgerechnet wird, sind die Angaben aller Daten nötig.

Firmenabgaben

Stundenansatz

Sollen allfällige Stundensätze (z.B. Überstunden) automatisch berechnet werden, dann brauchen wir folgende Angaben:

Werden die Stundensätze auf der Basis Jahres-Soll-Stunden berechnet, dann

• Jahres-Soll-Stunden

Werden die Stundensätze auf der Basis Monats-Soll-Stunden berechnet, dann

• Monats-Soll-Stunden

Kinderzulagen

• Welche Kantons-Ansätze gelten für die Berechnung der Kinderzulagen

• Kantone

Familienzulagen

Werden Familienzulagen ausbezahlt, dann werden die Grundlagen und Ansätze für Monatslöhner und Stundenlöhner benötigt.

Betreuungszulagen

Werden Betreuungszulagen ausbezahlt, dann bitte angeben, welche Grundlagen und Ansätze für Monatslöhner und Stundenlöhner gelten.

Steuern

Wie wird die Quellensteuer des Personals abgerechnet?

• ÄAls Fix-Betrag

• ÄAls Prozentsatz

• ÄMit hinterlegter Quellensteuer-Tabelle

Die Dateien von den einzelnen Kantonen (für die hinterlegten Quellensteuer-Tabellen) können auf der Homepage der eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV heruntergeladen werden:
https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/direkte-bundessteuer/quellensteuer/dienstleistungen/tarife-herunterladen.html 

Im Weiteren wird benötigt:

• Quellensteuer-Abrechnungs-Nummer    

• Quellensteuer-Bezugsprovision

Zulagen

• Kilometer-Entschädigung

BFS - Statistik

Soll die Lohnstrukturerhebung des Bundesamtes für Statistik (BFS) elektronisch mittels ELM übertragen werden?

Lohnartenstamm

Der Lohnartenstamm wird der Projektleiter von Infoniqa ONE 200 Personal mit Ihnen persönlich detailliert besprechen, da er entsprechende Erklärungen benötigt.

Personalstamm

Für den Personalstamm sind in der Aufbaudokumentation, die Unterlagen enthalten.

Firmenorganisation

Es besteht die Möglichkeit, in Infoniqa ONE 200 Personal die Firmenorganisation zu hinterlegen. Diese dient in zweierlei Hinsicht:

1. Es können sehr viele Auswertungen und Selektionen sortiert nach Firmenorganisation erstellt werden.

2. Auf der Firmenorganisation ist der Stellenstamm aufgebaut (weitere Informationen dazu siehe Stellenstamm).

Die Personen werden den Organisationseinheiten zugeteilt. Die Firmenorganisation kann, muss aber nicht, dem Organigramm des Unternehmens entsprechen.

Stellenstamm

Der Stellenstamm wird auf der Grundlage der Firmenorganisation aufgebaut. Die Stelle ist die unterste Stufe der Organisationseinheit. Den Stellen werden die Personen zugeteilt.

Pro Stelle wird ein Budget einheitsmässig (Personen) wie frankenmässig hinterlegt. In einer Auswertung werden dann die Soll- und Ist-Werte einander gegenübergestellt.

Für den Aufbau des Stellenstammes sind folgende Angaben nötig:

• Ä Die Stellenbezeichnungen, die pro Organisationseinheit definiert sind.

• Ä Pro Stelle die budgetierte Anzahl Einheiten, mit denen diese belegt werden soll.

• Ä Pro Stelle den budgetierten Frankenbetrag, mit dem diese belastet werden soll.

Für den Aufbau des Stellenstammes ist es sehr empfehlenswert, mit Ihrem Projektleiter Infoniqa ONE 200 Personal zuvor ein Konzept auszuarbeiten. Dies ermöglicht Ihnen ein optimales Arbeiten mit diesem Instrument.

Einrichten eines Lohnmandanten

Voraussetzungen in Infoniqa ONE 200 Admin

Mandant

Erfassung/Bearbeitung eines Mandanten gemäss Handbuch Infoniqa ONE 200 Admin (Mandanten eröffnen / Mandanten bearbeiten (Fenster))

Lizenzierung

Infoniqa ONE 200 wird über einen Aktivierungscode lizenziert. Nähere Angaben dazu im Handbuch Infoniqa ONE 200 Admin, Kapitel Lizenzierung.

Übersicht über die lizenzierten Module pro Applikation:
Infoniqa ONE 200 Schaltfläche / Hilfe / Lizenzoptionen

Die Lizenzierung von Infoniqa ONE 200 Personal wird gemäss bestehendem Lizenzierungsmodell auf sämtlichen aktiven MitarbeiterInnen im System überprüft.

Benutzer und Zugriffsberechtigung

Admin: Registerkarte Mandant / Gruppe Berechtigung / Zugriffsberechtigung / Tab Mandanten

Zuordnung gemäss Handbuch Admin

Pro Benutzer kann im Admin: Registerkarte Mandant / Gruppe Berechtigung / Zugriffsberechtigung / Tab Mandanten festgelegt werden, welche Zugriffsarten auf das Modul Infoniqa ONE 200 Personal erlaubt sind. Eine der nachfolgenden Zugriffsarten ist möglich:

CRUD     = Create + Read + Update + Delete    è Vollzugriff
CRU     = Create + Read + Update        è Löschen von Datensätzen ist nicht erlaubt
CR    = Create + Read            è Nur Neuerfassung erlaubt
R    = Read                è Nur Leseberechtigung

Zugriffsrechte auf Fibukonti und KST/KTR

Freigabe aller Fibukonti bzw. KST/KTR gemäss Handbuch Infoniqa ONE 200 Admin

Zugriffsrechte Funktionen

Ein-/Ausschalten der Funktionen gemäss Handbuch Admin

Ausserdem ist es möglich, vereinzelte Tab aus Dialogen zu sperren. Diese Funktionalität ist unter  Funktionen im Handbuch Admin beschrieben. Das Sperren von Tabs wird nicht nur aus Gründen der Datensicherheit vorgenommen, sondern auch zur Vereinfachung der Dialoge. Z. B. durch ausblenden des Tabs Tarife, welches nicht in allen Firmen verwendet wird, erhält der Personalstamm eine bessere Übersicht.

Zugriffsrechte Person

Für jeden Benutzer kann festgelegt werden, auf welche Personen zugegriffen werden kann. Dieser Zugriff ist umfassend, d.h. die für einen Benutzer gesperrten Personen können weder verarbeitet werden (z. B. Lohnlauf, Zahlung, ...) noch sind sie in den Auswertungen aufgeführt.

Comboboxen

Auswahlerweiterung, Abfüllen von Comboboxen mit zusätzlichen eigenen Werten (z. B. Austrittsgrund) kann unter folgendem Menüpunkt vorgenommen werden:

Ereignis-Monitor

Zur Überprüfung der Eingaben; Vorgehen gemäss Handbuch Admin.

Voraussetzungen in Infoniqa ONE 200 Finanz

Allgemein

Infoniqa ONE 200 Personal greift online auf die Konten-/Kostenstellenpläne des Infoniqa ONE 200 Finanz zu. Es ist daher zwingend nötig einen Kontenplan, bzw. Kostenstellen-/Kostenträgerplan (falls die Kostenrechnung geführt wird) zu erfassen, auch wenn das Infoniqa ONE 200 Personal als "Standalone" (Verbuchung in ein Fremdprodukt) Produkt geführt wird. Die Funktionalität einer solchen Fibu wird über die Lizenzierung (Seriennummer) gesteuert. Es muss auch ein gültiger MwSt.-Satz vorhanden sein.

Es können sämtliche personalrelevanten Finanzfunktionen direkt aus Infoniqa ONE 200 Personal aufgerufen werden (u.a. Buchungsexplorer HIS!).

Falls diese Funktionalität für einen Benutzer unerwünscht ist, kann sie ausgeschaltet werden unter: Admin: Registerkarte Mandant / Gruppe Berechtigung / Zugriffsberechtigung / Tab Funktionen / im rechten Bereich Tab Personal - Baumstruktur Menu / Hauptmenu / Finanz sowie Daten (Allgemeine Stammdaten)

Weitere Informationen über dieses Thema siehe Kapitel Benutzer und Zugriffsberechtigung.

Kontenplan/Kostenstellenplan/MwSt.-Satz

Erfassung/Bearbeitung gemäss Handbuch Finanzbuchhaltung

Rundung der Währung

Es besteht die Möglichkeit in der Anwendung Infoniqa ONE 200 Personal eine Konstante "RUNDUNG" zu definieren, welche die Rundungsberechnung der Funktionen im Personal steuert.

Falls diese Konstante nicht existiert oder mit 0.00 erfasst ist, wird auf die Rundungseinstellung der Basiswährung in Infoniqa ONE 200 Finanz zugegriffen.

Dadurch ist gewährleistet, dass in Infoniqa ONE 200 Finanz auf Rappen gerechnet werden kann. In Infoniqa ONE 200 Personal dagegen wird weiterhin mit der Rundung auf 5 Rappen gerechnet.

Voraussetzungen in Infoniqa ONE 200 Personal

Nach der Eröffnung des Mandanten in Infoniqa ONE 200 Admin, muss der entsprechende Mandant in Infoniqa ONE 200 Personal ebenfalls personalseitig initialisiert werden.
Registerkarte Verwaltung / Gruppe Mandanten / Initialisieren

Der weitere Ablauf ist im Kapitel Ablaufbeschrieb Lohn dokumentiert.

Ablaufbeschrieb Lohn

Allgemeine Hinweise zu Listen

Für die Ansicht aller Auswertungen kommt das Programm Crystal Reports zur Anwendung. Dabei handelt es sich um ein komfortables und leistungsfähiges Reporting-Tool.

Der Anwender kann zwischen der Ausgabe am Bildschirm und auf den Drucker wählen. Wird nach der Listenmaske direkt Drucken gewählt, kann der Anwender die Anzahl Kopien und die gewünschten Seiten noch verändern. Die Druckerauswahl für den Ausdruck auf den Drucker wie auch für die Ansicht am Bildschirm muss in der Listenmaske vorgenommen werden.

Die Ausgabe auf dem Bildschirm erfolgt seitenweise. Mit den entsprechenden Schaltflächen kann wahlweise seitenweise sowie direkt an den Anfang oder das Ende der Ausgabe geblättert werden.

Die Ausgabe kann auf einen Drucker oder in ein anderes gewünschtes Datei-Format, z. B. Word, Excel, Lotus, etc. erfolgen. Es besteht auch die Möglichkeit, Dokumente direkt via elektronisches Mail an Dritte weiterzuleiten.

Für die bessere Lesbarkeit kann die Ausgabengrösse auf dem Bildschirm vom Anwender ausgewählt werden.

Mehrere Auswertungen sind gleichzeitig auf dem Bildschirm darstellbar.

Folgende Schaltflächen stehen je nach Auswahlmöglichkeit zur Verfügung:

  Auswahl über die Personal-Filter Funktion.

  Auswahl der Organisationseinheit über die Organisationsstruktur

  Das Icon Personenpositionierung positioniert den Cursor immer auf die zuletzt verwendete Person.
Die automatische Personenpositionierung übernimmt bei einem Dialogwechsel den im letzten Dialog verwendeten Mitarbeiter und markiert diesen im neuen Dialog. Bei den Listenaufrufen und für den Lohnlauf gibt es das Icon Personenpositionierung noch.

Personal-Filter

Auf jeder Listen-Maske, welche über das Auswahlfeld „Auswahl“ verfügt, kann über das Icon „Personal-Filter“ eine Filter-Auswahl aufgerufen werden. Nach dem Aufruf erscheint ein GRID in dem mit Hilfe der Spalten- und Gesamtfilter Funktion eine Auswahl von Personen zusammengestellt werden kann. Mittels Rechtsklick auf die entsprechende Spalte kann der Spaltenfilter (Filter pro Spalte mit zwei Kriterien) oder der Gesamtfilter (Filter über alle Spalten mit vier Kriterien) aktiviert werden.

Schliesslich können die gewünschten Personen markiert werden und mit Anwahl des Buttons „Auswahl“ wird die Auswahl mit dem mitgegebenen Filternamen in das Auswahlfeld der Listen-Maske geschrieben. Die Liste wird mit den entsprechend markierten Personen ausgedruckt.

Nach Wunsch kann im Auswahlfeld „Auswahl“ (rechts des Feldes „Filter-Name“) eine Vorselektion gemacht werden.

Ein erstellter Personal-Filter erscheint auch in der Auswahl-Liste der Toolbar.

Die Einstellungen, welche im Spalten- bzw. Gesamtfilter gemacht wurden, werden bei jedem neuen Aufruf des Personal-Filters rückgesetzt.

Der Personal-Filter wird nicht aktualisiert!
Pro Benutzer kann nur ein Personal-Filter erstellt werden!

Matchcode Spalte

Die GRID Spalten Matchcode 1 – Matchcode 5 entsprechen den Matchcode Spalten des Personal GRID. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel Arbeiten im Personalstamm.

Spezial Spalte

Die GRID Spalten Spezial 1 – Spezial 5 sind flexible Spalten, welche das Einbinden von beliebigen Daten in das GRID ermöglichen. Dazu ist jedoch eine Prozedur-Anpassung nötig. Die Spaltentitel werden in den Konstanten PERSFILTER_01 bis PERSFILTER_05 definiert.

Erstellen Sie in diesem Fall via myInfoniqa ein Ticket für den Support.

Alle Spalten anzeigen

Durch Anwählen des Häkchens „Alle Spalten anzeigen“ wird das GIRD um sämtliche Personalstamm-Daten erweitert.

Bitte beachten Sie, dass die Aufbereitung eines derart grossen GRID je nach Datenbank Grösse mehrere Minuten dauern kann!

Hauptorganisationseinheit

Einer Person können zur gleichen Zeit mehrere Organisationseinheiten zugeteilt werden. Listen mit Lohndaten verwenden jeweils die Hauptorganisationseinheit.

Definition Hauptorganisationseinheit:

• Die Organisationseinheit, welche das Flag Hauptorganisationseinheit gesetzt hat.

• Hat keine Organisationseinheit dieses Flag gesetzt, gilt die Organisationseinheit mit dem höchsten Anteil als Hauptorganisationseinheit.

Werden mehrere Organisationseinheiten mit gleichem Anteil erfasst, muss immer das Flag Hauptorganisationseinheit gesetzt werden. Ansonsten wird die Hauptorganisationseinheit zufällig gewählt.

Standardselektionen

Bei den Reports können immer wieder gebräuchliche Selektionskombinationen als sogenannte „Standard-Selektionen“ abgelegt werden. Für deren Verwaltung sind in den jeweiligen Masken zwei Schaltflächen integriert.

  Mit «Standardselektion bearbeiten» kann die Selektion abgelegt werden.

  Mit «Defaultwerte setzten» kann die als Standardselektion definierte Auswahl auf schnelle Weise abgerufen werden. Dazu muss dieser bei der Erfassung zusätzlich das Häkchen bei "Default" gesetzt werden.

  Mit «Standardselektion zurücksetzten» wird wieder die ursprünglich von Infoniqa ONE 200 ausgelieferte Selektion angezeigt.

Der aktuellen Selektionswahl kann via Neu-Button ein Name zugeordnet und via Speichern-Button abgelegt werden. Die gespeicherten Selektionen werden pro Benutzer verwaltet. Im Kasten „Selektion (Lokal)“ kann gewählt werden, ob alle oder nur die eigenen Selektionen (Selektionen des aktuellen Benutzers) angezeigt werden sollen.

Pro Benutzer kann ein sogenannter „Default“ definiert werden. Die „Default“-Selektion kann auf schnellste Weise mit dem linken Standardselektionsbutton abgerufen werden. Die übrigen Standardselektionen können mittels des Knopfs „Auswahl“ abgerufen werden.

Die Option „Default automatisch setzten“ ermöglicht zudem, dass die entsprechende „Default“-Selektion automatisch, d.h. bereits beim Aufruf der Listen-Maske, aufgerufen wird. Diese Option kann nur auf die Selektion angewandt werden, welche das „Default“-Häkchen gesetzt hat!

Wird das Häkchen „Datumfelder überschreiben“ deaktiviert, so werden bei der Auswahl der Selektion die Datumfelder und Monat-Auswahlfelder nicht überschrieben. Dies ermöglicht, dass z.B. immer der gerade aktuelle Monat ausgewählt bleibt, und dieser nicht durch die Selektion überschrieben wird.

Neue Selektionen können durch vorherige Eingabe der Selektionskriterien auf der Auswahlmaske und danach drücken der Schaltfläche "Neu" in dieser Erfassungsmaske als neue Einträge zugefügt werden.

Excel-Export

  Mit diesem Button wird die Auswertung direkt im Excel-Format erstellt.
Excel-Datei und Register sind wählbar.
Statt der Vorschau wird die Excel-Tabelle angezeigt.

Die erstellte Excel-Tabelle hat ein anderes Format als eine aus der Vorschau exportierte Excel-Datei. Sie ist eine reine Excel-Tabelle mit den technischen Feldbezeichnungen in der Titelzeile.
Vgl. auch unter Handbuch Infoniqa ONE 200 Admin/Arbeitsprozesse/ Einstellungen / Einstellungen 1/n

Report via E-Mail senden

  Dieser Knopf dient zum Versenden einer Liste via E-Mail. Beim Klicken auf diesen Button erscheint ein E-Mail Fenster, welches den Report bereits als Adobe PDF Dokument angefügt hat. Unter Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen, Tab Einstellungen 1/n ->“Email Vorschlag für Reportversand“ kann zudem eine Standard E-Mail Adresse angegeben werden, welche dann automatisch im E-Mail Fenster eingetragen ist.

PDF File erstellen

  Dieser Knopf dient dazu, den Report direkt in ein Adobe PDF Dokument zu exportieren. Die Datei wird in dem Verzeichnis abgelegt, welches unter Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen, Tab ->Register Einstellungen Einstellungen 2/n ->“PDF Export Verzeichnis“ definiert ist.

Fenster bleibt offen

  Ist der Schalter in dieser Position, so bleibt die Auswahlmaske auch nach dem Aufbereiten der Liste geöffnet. Dies ist nützlich, wenn eine Liste mehrmals und mit ähnlichen Parametern aufgerufen werden soll.

  Ist der Schalter in dieser Position, so wird die Auswahlmaske geschlossen sobald die Liste aufbereitet wird.

Wildcardsuche in Textfeldern

In wichtigen Suchfunktionen ist eine Wildcardsuche mittels %-Zeichen möglich.

In der Regel wird dies mit einem grünhinterlegten Fragezeichen in einem gefüllten Pfeil beim entsprechenden Feld angezeigt.

Die Möglichkeiten werden anhand eines Beispiels illustriert:

Beispielsuche nach „Kurs 21 Okt“    
%21 Okt
Kurs 21 %
%21%
Ku%Okt
Ku%s%Okt

Der Wildcardausdruck kann am Anfang, am Schluss oder inmitten des Suchausdrucks stehen. Der Wildcardausdruck ist demzufolge der Platzhalter für mindestens ein oder mehrere beliebige Zeichen, an der eingesetzten Stelle.

In diesem Beispiel werden alle Kurse deren Code mit "K" beginnen gesucht.

Bei einer Eingabe mit Wildcard ist keine von/bis-Angabe möglich. Daher wird das bis-Feld automatisch bei der Eingabe eines Wildcardzeichens inaktiv.

Nebst dem Wildcardzeichen % sind noch andere nachfolgend beschriebene Zeichen in Kombination möglich.

Suchbegriffe und reservierte Zeichen

Einige Zeichen sind für spezielle Zwecke, z. B. für Ersatzzeichen (Wildcards) reserviert. Diese Zeichen können zwar gespeichert werden (das Programm weist die Zeichen nicht zurück) dies um für spezielle Anwendungen, wo auf diese Funktionalitäten der reservierten Zeichen verzichtet wird, dies offenzuhalten. In den Suchprozessen der Anwendungen können diese Zeichen aber zu unvorhergesehenen Resultaten führen und sollten daher nicht eingegeben werden. Es handelt sich um folgende Zeichen:

Feldbezeichnung	Bedeutung
* und %	(Stern und Prozent) Diese werden als generelle Ersatzzeichen in Windows oder der Datenbank betrachtet.
? und _	Fragezeichen und Unterstrich dienen als Ersatzzeichen eines einzelnen Zeichens

Aktive, halbaktive, inaktive Personen

Bei der Auswahl über die Personal-Nr. respektive Organisationseinheit erfolgt bei gewissen Listen automatisch eine Einschränkung auf den Status einer Person.

Beispielsweise werden beim Report Personalliste nur aktive Personen ausgegeben.

Über die Eingabe der Personalnummer im Feld Personal-Nr. [von] / [bis] kann eine Inaktive Person trotzdem herausgeholt werden.

Wenn eine Auswahl über die Inaktiven Personen besteh, kann über diese Auswahl "Inaktive Personen" die Liste aufgerufen werden und es erscheinen alle Inaktiven Personen auf der Liste.
Für die Erstellung einer Auswahl siehe Kapitel Neue Auswahl (Neue Auswahl erstellen)