Arbeitsprozesse Treuhänder (Infoniqa ONE 200 Finanz)

Die Zusammenhänge der Software-Elemente finden Sie unter
Integrationsübersicht der Infoniqa ONE 200 Software und
Übersicht Treuhänder und Treuhand-Kunde

Detaillierte Informationen:
Zu Infoniqa ONE 200 Finanz
finden Sie im Handbuch oder in der Online-Hilfe der Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung
zur Schnittstellensoftware Infoniqa ONE 200 Connect
finden Sie im Handbuch oder in der Online-Hilfe von Infoniqa ONE 200 Connect

Installation Infoniqa ONE 200 Connect

Anlegen von Connect-Datenbanken für den Datenaustausch

1. Erstmaliges Anlegen der Connect Datenbanken/Proceduren
   
   Beim Eröffnen der Finanz Datenbank kann gleichzeitig auch die connect-spezifischen Tabellen und Proceduren mit dem SQL Wizard miteröffnet werden.

2. Migrieren von bestehenden Datenbanken mit Connect-Installationen
   Bestehende Connect Datenbanken werden mit dem SQL Wizard automatisch migriert.

3. Eröffnen von Connect Datenbanken und Proceduren bei einer bestehenden Infoniqa ONE 200 Datenbank
   
   Connect-spezifischen Tabellen und Proceduren können mit dem SQL Wizard nachinstalliert werden. Die Nachinstallation ist nur auf dem Stand der Simultan-Version 6.00 möglich. Sonst muss zuerst die Migration der Version 6.00 durchgeführt werden.
   
   SQL Wizard aus der Infoniqa ONE 200 Programmgruppe starten
   Login mit User sa und Servername
   Infoniqa ONE 200 Datenbank anwählen
   Folgende Tabellen und Procedure müssen aktiv sein

• n Connect: Tabellengenerator

• n Connect: Procedurengenerator

• n Connect: Daten

• n Basis: Datenbankberechtigungen generieren

Neu-Installation und Einrichten des ersten Mandanten

Voraussetzungen:

1. Falls eine ältere Simultan Connect-Version (älter als Version 6.0.0) installiert ist, diese unbedingt zuerst deinstallieren:
   - Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Software:
   - Simultan Connect wählen
   - Hinzufügen/Entfernen anklicken

2. Sie müssen eine Infoniqa ONE 200 Lizenznummer besitzen, welche Connect einschliesst.

3. Auf alle Mandaten, die für Treuhand verwendet werden, muss der Benutzer Infoniqaone200admin für die Installation Zugriff haben (Infoniqa ONE 200 Administration, Zugriffsberechtignung)

Installationsprozess:

1. Auf Computern mit Windows 2000, XP oder Vista:
   als lokaler Administrator anmelden!

2. Falls ihre Infoniqa ONE 200 Installation bereits mindestens Finanz und Connect umfasst, können Sie diesen Schritt überspringen.
   Ab Infoniqa ONE 200 DVD eine Client-Installation ausführen
   Dabei muss mindestens Finanz und Connect installiert werden:
   Eine bestehende Infoniqa ONE 200 Installation kann auch durch "Modify" und zusätzliche Aktivierung von Connect erweitert werden (" this feature will be installed on local hard drive).

3. Grunddaten für Connect mit Treuhand installieren:
   Start/Programm/Sage/Infoniqa ONE 200/ Connect
   Mit Infoniqaone200admin anmelden
   Datei – Einstellungen importieren.
   Aus dem Grid die Zeile "Treuhand: Grunddaten für Mandant ZZ" auswählen und [Verarbeiten]
   Diese Funktion ist einmal auszuführen, um die Grunddaten zu installieren.
   Die Zeile "Treuhand: Einstellungen pro Mandant" ist nur auszuführen, wenn aus dem Mandanten ZZ Daten von/zu Treuhand übermittelt werden sollen.
   ® Die Installation der Einstellungen für weitere Mandanten folgt später (weiter unten).

4. Berechtigungen für Infoniqa ONE 200 Connect Benutzer vergeben:
   In der Anwendung Admin:
   Registerkarte Mandant, Gruppe Berechtigung, Zugriffsberechtigung
   
   Pro Benutzer:, für jeden Mandanten::
   Im Register "Mandanten": Bei Connect ein Häcklein setzen,
   evtl. im Register "Funktionen": Die nicht erlaubten Funktionen ausschalten.
   ® Einzelheiten siehe Handbuch Admin, Zugriffsberechtigung, Abschnitte Mandanten und Funktionen.

5. Pro Mandant: Einbauen der Infoniqa ONE 200 Connect-Parameter für Treuhand:
   Kann mit dem Benutzer sbsadmin oder dem obigen Benutzer ausgeführt werden, falls dieser die entsprechenden Rechte hat.
   Datei / Mandant/Periode wählen
   Datei – Einstellungen importieren
   Aus dem Grid die Zeile "Treuhand: Einstellungen pro Mandant" auswählen und [Verarbeiten]
   ® Diese Prozedur für jeden Mandanten wiederholen

6. Den Datenaustausch-Ordner erstellen:
   Windows-Explorer starten
   Für den Export von Dateien muss ein Ordner C:\ Treuhand erstellt werden
   Ohne dieses Verzeichnis funktioniert der Datenexport/-import aus/in Infoniqa ONE 200 Finanz nicht.

Einrichten eines zusätzlichen Mandanten

1. Den Mandanten in Infoniqa ONE 200 einrichten (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung)

2. Berechtigungen für Infoniqa ONE 200 Connect Benutzer vergeben:
   Start/Programme/Sage/Infoniqa ONE 200/Connect
   Mit sbsadmin anmelden
   Mandant und Periode wählen
   Extras/Berechtigungen:
   Pro Benutzer:
   [Neu]
   Bei Login: Den entsprechenden Benutzer eingeben, welcher Daten mit Infoniqa ONE 200 Connect exportieren/Importieren soll. Der Benutzer muss selbstverständlich entsprechende Buchungsrechte in Infoniqa ONE 200 Finanz haben.
   In der mittleren und rechten Spalte können bei Bedarf gewisse Funktionen von Infoniqa ONE 200 Connect gesperrt werden.
   [Speichern]

3. Einbauen der Infoniqa ONE 200 Connect-Parameter für Treuhand:
   Kann mit dem Benutzer sbsadmin oder dem obigen Benutzer ausgeführt werden, falls dieser die entsprechenden Rechte hat.
   Extras/ Mandant/Periode wählen
   
   Datei – Einstellungen importierenAus dem Grid die Zeile "Treuhand: Einstellungen pro Mandant" auswählen und [Verarbeiten]
   ® Diese Prozedur für jeden Mandanten wiederholen

Hinweise zu den Treuhand-Mandanten in Infoniqa ONE 200 Finanz

Stammdaten allgemein

Alle Mandanten sind als normale Mandanten in Infoniqa ONE 200 Finanz einzurichten (Siehe Handbuch Finanzbuchhaltung). Jeder Treuhand-Kunde bearbeitet mit Infoniqa ONE 200 Treuhand die Buchungen je eines Mandanten aus Infoniqa ONE 200.

Die Treuhand-Kunden unterhalten keine eigenen Stammdaten:
Ausser den Währungskursen und allfälligen Standardbuchungen erhalten sie alle Stammdaten vom Treuhänder.

Bevor ein Treuhand-Kunde mit Infoniqa ONE 200 Treuhand arbeiten kann, müssen pro Mandant folgende Elemente korrekt erfasst sein:

• Die Finanz-Stammdaten (Kontenplan, Steuersätze, Währungen; wenn mit Kostenrechnung auch Kostenarten, Kostenstellen/Kostenträger, Projekte)

• Die Eröffnungsbuchungen für das Geschäftsjahr.

Anschliessend werden diese Grund-Daten an den Treuhand-Kunden übermittelt
(Export und Import von Daten aus/in Infoniqa ONE 200 Finanz )

Geschäftsjahre

Die offenen Geschäftsjahre Im Treuhand-Modul (Buchen erlaubt von-bis) sollten keinen grösseren Zeitraum umfassen als die offenen Geschäftsjahre beim Treuhänder.

Beim Übermitteln der Buchungen vom Treuhand-Kunden ins Infoniqa ONE 200 des Treuhänders kann pro Lauf jedoch nur maximal ein einziges Infoniqa ONE 200 -Geschäftsjahr transferiert werden.

Steuercodes

Pauschal-Steuern

Das Treuhand-Modul kann zurzeit keine Pauschalsteuersätze verarbeiten. Erfassen Sie für Treuhand-Mandanten deshalb keine Pauschal-Steuersätze.

Steuercode "ohne Steuer"

Wir empfehlen für steuerfreie Umsätze einen eigenen Brutto-Steuersatz mit 0% Steuer einzurichten. Die entsprechenden Umsätze erscheinen dann auf der Steuerabrechnung klar ausgesondert.

Mandanten mit Kostenrechnung

Kore-Stammdaten, Verbuchungsregeln (Kostenarten-/Kostenstellen-Plan, Projekte)

Konten mit fixer KST/KTR-Zuteilung

Solche Zuteilungen werden vom Treuhand-Modul ignoriert. Dort wird die Kostenzuteilung wie sonst üblich manuell durchgeführt.

Perioden

Das Treuhand-Modul kennt keine Perioden. Falls Sie in Infoniqa ONE 200 Finanz innerhalb des Geschäftsjahres Perioden definiert haben, die nicht bebuchbar sind, wird diese Einschränkung beim Import mit Infoniqa ONE 200 Connect ignoriert.

Export und Import von Daten aus/in Infoniqa ONE 200 Finanz

Siehe auch:

• Datenfluss Buchungen und Stammdaten

• Arbeitsprozesse/Übersicht Treuhänder und Treuhand-Kunde

• Leistungsmerkmale/Datenaustausch mit Infoniqa ONE 200 Finanz (Treuhänder)

• Leistungsmerkmale/ASCII-Schnittstellen Infoniqa ONE 200 Connect von Infoniqa ONE 200 Finanz

• Einführung/Datenaustausch mit Infoniqa ONE 200 Finanz (Treuhänder)

Starten von Infoniqa ONE 200 Connect

1. Starten Sie das Programm Infoniqa ONE 200 Connect über Windows mit
   Start/Programme/Sage/Infoniqa ONE 200/Connect.

2. Melden Sie sich beim Login mit dem einem berechtigten Benutzer und Passwort an.

3. Jetzt erscheint automatisch ein Fenster „Verarbeitung“.
   
   Falls das Fenster "Verarbeitung" nicht offen ist, kann es mit
   Bearbeiten/Verarbeitung geöffnet werden.
   
   NB:
   Sollte dies nicht funktionieren oder ist das Fenster leer, kontrollieren Sie die Installation Infoniqa ONE 200 Connect.

4. Mandant und Perioden (Geschäftsjahr):
   Der aktuelle Mandant und das aktuelle Geschäftsjahr wird ganz unten in der Statuszeile von Infoniqa ONE 200 Connect angezeigt.
   
   Wechsel des Mandanten und/oder des Geschäftsjahres:
   Datei/“Mandant/Periode wählen“

5. Export/Import erfolgen im gewählten Mandanten und Geschäftsjahr.

Fenster Verarbeitung

Siehe auch:

Datenfluss Buchungen und Stammdaten

Verarbeitung:

Infoniqa ONE 200 Connect Verarbeitung Feldbezeichnung	Bedeutung
Export Stammdaten für Treuhand	R Die Stammdaten (Kontoplan, Steuerstamm, Währungsstamm, etc.) werden von Infoniqa ONE 200 Finanz aus dem aktuell gewählten Mandant/Periode in einzelne ASCII-Dateien exportiert. ¨ Es werden keine Stammdaten exportiert. Hinweis: Infoniqa ONE 200 Connect exportiert die Dateien fix in das Verzeichnis C:\Treuhand. Dieses Verzeichnis muss schon vorhanden sein. Die Stammdaten sind in mehrere Dateien aufgeteilt. Seien Sie dafür besorgt, dass alle an den Treuhand-Kunden übermittelt und dort auch eingelesen werden.
Export Buchungen für Treuhand	R Die Buchungen (Fibu und Kore) werden mittels [Start] von Infoniqa ONE 200 Finanz aus dem aktuell gewählten Mandant/Periode in einzelne ASCII-Dateien exportiert. ¨ Es werden keine Buchungen exportiert. Hinweis: Exportiert werden immer alle Buchungen aller offenen Geschäftsjahre. Infoniqa ONE 200 Connect exportiert die Dateien fix in das Verzeichnis C:\Treuhand. Dieses Verzeichnis muss schon vorhanden sein. Wenn eine Kostenrechnung geführt wird, werden zwei Buchungs-Dateien erstellt; Ohne Kostenrechnung entsteht eine Buchungs-Datei. Seien Sie dafür besorgt, dass die Buchungs-Datei(en) an den Treuhand-Kunden übermittelt und dort auch eingelesen werden. Spezialfall Export nur eines Geschäftsjahres: Falls ausnahmsweise nur die Buchungen eines einzigen Geschäftsjahres zu exportieren sind, kann im Connect in den beiden beteiligten Export-Funktionen ein Flag gesetzt werden. Hinweis: Dieses Flag muss nachher wieder zurückgesetzt werden, damit weitere Exporte wieder alle offenen Geschäftsjahre exportieren! In Infoniqa ONE 200 Connect: Einstellungen - Funktionen, Funktionen "Export Fibubew.-3" und "Export KstBuchungen", Schalter "Nur aktuelle Periode": Normal=aus, nur 1 GJ = ein. Wenn einzelne von mehreren offenen Geschäftsjahren exportiert werden, stimmen die Kontosaldi im Infoniqa ONE 200 und im Treuhand möglicherweise nicht mehr überein, weil die Eröffnungsbuchungen nur im ersten offenen GJ vorhanden sind!
Import Bewegungen ab Treuhand	Hinweis: Hinweis vor dem Import: Da die importierte ASCII-Datei nach dem Einlesen automatisch gelöscht wird, kann es sinnvoll sein, die Datei vor dem Importieren wegzusichern. Import ausführen: Die Checkbox wird erst zur Bearbeitung aktiv, wenn im Eingabefeld über die Schaltfläche [...] eine Import-Datei eingegeben wurde. Dann  R Import Bewegungen aktiv setzen! R Die im Eingabefeld stehende ASCII-Import-Datei wird für den Import via [Start] aktiviert. ¨ Es wird kein Import getätigt. Hinweis: Hinweise nach dem Import: Kontrollieren Sie nach dem Einlesen das Journal sorgfältig! (Fenster "Journal drucken": [Vorschau} bzw. [Drucken]) Merken/notieren Sie Einlese-Datum/Zeit, weil die Journale damit abgerufen werden. Buchungen, die als Fehler im Journal aufgeführt sind, wurden nicht verbucht. Mit der Funktion "Journal korrigieren" können solche Fehler später korrigiert und dabei in die Buchhaltung eingelesen werden. (siehe Journal-Funktionen ) Sollten in der importierten Datei Buchungen aus mehr als einem Geschäftsjahr enthalten sein, werden nur die Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres verarbeitet. Weisen Sie deshalb Ihre Treuhand-Kunden an, pro Lauf nur Buchungen maximal eines Infoniqa ONE 200 Geschäftsjahres zu exportieren.
[...]	Explorer für das Suchen und Einfügen der Import-ASCII-Datei. Setzt den Pfad in das Eingabefeld für die Import-ASCII-Datei.
[Start]	Start aller mit R aktivierten Funktionen (Import oder Export)
[Schliessen]	Schliessen des Dialoges „Verarbeitung“

Journal-Funktionen

Alle fehlerhaften Datensätze von Infoniqa ONE 200 Connect Export- und Importfunktionen werden pro Lauf in einem Journal abgelegt. Diese Journale bleiben erhalten, bis sie vom Benutzer gelöscht werden.

• Bei Export-Fehlern muss die Ursache zu behoben und den ganzen Export zu wiederholt werden.

• Bei Import-Fehlern einzelner Buchungen sind diese Buchungen nur noch im Journal vorhanden.

Import: Verarbeitung fehlerhafter Buchungen:

• Beim Treuhand-Kunden sind alle eingelesenen Buchungen als "transferiert" markiert und somit nicht mehr veränderbar. Sie können auch nicht mehr übermittelt werden.

• Der Treuhänder kann mit der Funktion "Journal korrigieren" solche Fehler später korrigieren und dabei in die Buchhaltung einlesen (siehe Journal korrigieren).

• Fehlerhafte Buchungen, die im Journal nicht korrigiert werden:

• Sind im Infoniqa ONE 200 Finanz nicht vorhanden!

• Wenn die Buchungen aus dem Infoniqa ONE 200 Finanz an den Treuhand-Kunden zurückgeschickt und dort importiert werden, löscht Infoniqa ONE 200 Treuhand auch die ursprüngliche Buchung beim Treuhand-Kunden.
  (siehe auch:

• beim Treuhänder: Export und Import von Daten aus/in Infoniqa ONE 200 Finanz, 

• beim Treuhand-Kunden: Stammdaten und Buchungen importieren)

Journal korrigieren

1. Wahl der Funktion: Import-Funktionen sind in zwei Journale aufgeteilt:

• TREUHAND Einzelbuchungen und

• TREUHAND Sammelbuchungen

2. Mit [Suchen] kann das Journal mit Datum/Zeit gesucht werden.

3. Korrektur von Journal-Einträgen

4. suchen Sie zuerst das fehlerhafte Feld.

5. Pro fehlerhaftes Feld:

6. In der "ActiveX-Tabelle" die fehlerhafte Zeile klicken

7. Den fehlerhaften Wert im Korrekturfeld (unten) korrigieren
   und

8. mit Enter abschliessen.

9. Mit [Verbuchen] wird der Eintrag in die Buchhaltung übernommen und dabei aus dem Journal gelöscht.
   Falls er noch nicht fehlerfrei ist, bleibt er im Journal bestehen.

10. Mit [Löschen] kann der Journaleintrag gelöscht werden.

Vorsicht: Die betreffende Buchung geht dabei verloren!

Journale löschen

Zum Löschen alter Journale.
Empfehlung: Spätestens nach Abschluss des Geschäftjahres die Journale löschen.

• Wahl des Zeitraumes, wo die Journale erstellt wurden:
  
  Datum: in der Form T.M.JJJJ oder TT.MM.JJJJ (Mit Punkten!)
  
  Zeit in der Form ST:MI:SE (Mit Doppelpunkten, auch ohne Sekunden)

Hinweise zur Arbeit während des Geschäftsjahres

Damit die Buchhaltungen beim Treuhänder und beim Treuhand-Kunden übereinstimmen, sind einige Regeln besonders zu beachten.

Import-Fehler

Beim Treuhand-Kunden (Infoniqa ONE 200 Treuhand):
Alle von ihm exportierten Buchungen sind als "transferiert" markiert und somit nicht mehr veränderbar. Sie können auch kein zweites Mal übermittelt werden.

Beim Treuhänder (Infoniqa ONE 200 Connect):
Daten-Fehler können mit der Funktion "Journal korrigieren" korrigiert und dabei in die Buchhaltung eingelesen werden.

Ändern/Löschen/neu erfassen von Buchungen

Jede an den Treuhänder übermittelte Buchung ist beim Treuhand-Kunden als "transferiert" markiert und kann von diesem weder verändert noch gelöscht werden.
Die Löschung oder Änderung einer Buchung durch den Treuhänder kann somit vom Treuhand-Kunden nicht direkt nachvollzogen werden.

Vorgehen bei Differenzen zwischen Infoniqa ONE 200 Finanz und Infoniqa ONE 200 Treuhand

• Kontrollieren Sie zuerst, ob alle Datenaustausch-Dateien fehlerfrei eingelesen wurden

• Vergleichbare Bilanzen/Saldi
  Da beim Export aus Infoniqa ONE 200 -Finanz immer alle noch nicht abgeschlossene Geschäftsjahre exportiert werden, müssen die Bilanzen/Saldi übereinstimmen.
  
  z.B:
  GJ 2000    abgeschlossen
  GJ 2001    abgeschlossen
  GJ 2002    nicht abgeschlossen diese GJ 2002 bis 2003 sind im Treuhand
  GJ 2003    nicht abgeschlossen

• Vergleichbare Kontoauszüge können Sie erzeugen, indem Sie im Infoniqa ONE 200 Finanz folgende Optionen setzen:
  ¨  Zahlungen verdichten ausschalten
  ¨  Steuerbuchungen verdichten ausschalten
  ® Beachten Sie auch vorangehenden Punkt "Vergleichbare Bilanzen/Saldi"

• Kontrollieren Sie, ob noch Connect-Journale mit fehlerhaften Import-Buchungen bestehen.
  Solche Buchungen sind im Infoniqa ONE 200 Finanz noch nicht enthalten (vgl. Journal korrigieren )

• Entsprechen die Stammdaten im Treuhand (Treuhand-Kunde) den Stammdaten im Infoniqa ONE 200 Finanz (Treuhänder)?
  Im Zweifelsfall: Die Stammdaten neu exportieren.

• Sie können die Daten aus dem Infoniqa ONE 200 Finanz vollständig zum Treuhandkunden übermitteln und dabei seine früher transferierten Buchungen (+ ev. Stammdaten) überschreiben:
  
  Beim Treuhänder:
  sämtliche Buchungen (+ ev. Stammdaten) neu exportieren (Export und Import von Daten aus/in Infoniqa ONE 200 Finanz)
  
  Beim Treuhand-Kunden:
  Import Buchungen (+ ev. Stammdaten). ( Stammdaten und Buchungen importieren)
  Überschreibt/ersetzt alle schon transferierten Buchungen. Noch nicht transferierte Buchungen bleiben unberührt.

Weitere Fehlerquellen

• Allfällige Buchungen aus Hilfsbüchern in Infoniqa ONE 200 -Finanz, die einen Konto-Saldo beeinflussen:
  Hilfsbuch-Buchungen (Debitoren, Kreditoren, Anlagen) werden beim Export ignoriert.

• Fehlende Berechtigungen im Infoniqa ONE 200 Finanz für den Zugriff auf Finanz- oder Kore-Konten:
  Kostenbuchungen, auf Konto, wo der Benutzer keine Berechtigung hat, werden beim Export ignoriert.

• Auswertungen über Kore-Konten, für welche der Benutzer keine Berechtigung hat, ignorieren diese Konten.

Kontosaldi reorganisieren

Zur schnelleren Anzeige/Berechnung von Kontosaldi beim Buchen sowie bei den Listen „Bilanz Aktuell“ sowie „Erfolgsrechnung aktuell“ werden die jeweiligen Kontosaldi redundant im Kontoplan mitgespeichert (doppelt abgelegt).

Redundant abgespeicherte Saldi bringen immer die Gefahr mit sich, dass Abweichungen zwischen den effektiven Bewegungen – so genannte Inkonsistenzen – entstehen können.

Die Funktion „Kontosaldi reorganisieren“ berechnet diese redundant gespeicherten Kontosaldi neu.

Ein Indiz für die Ausführungsnotwendigkeit, kann eine unstimmige „aktuell“ ausgewertete Bilanz und/oder Erfolgsrechnung sein (Saldo aufgrund berechneter Bewegungen stimmt nicht mit gespeichertem Saldo überein).