Im Infoniqa ONE 50 Finanz können Sie so viele Mandanten eröffnen, wie Sie wünschen. Dabei ist jeder Mandant individuell auf Ihre Firma angepasst. Damit Sie nicht alles von Grund auf einstellen müssen, werden mit der Installation die Basis-Mandanten auf Ihre Festplatte kopiert. Diese dienen als Vorgabemandanten und haben den KMU-Kontenrahmen hinterlegt.
Ein Assistent öffnet sich, der Sie mit Hilfe gezielter Fragen durch den Vorgang führt. Mit der ersten Frage wird nach dem Namen des neuen Mandanten gefragt. Hier müssen Sie nicht den gesamten Firmennamen erfassen, sondern nur eine Kurzform davon. Diese Bezeichnung ist nicht diejenige, welche auf den Auswertungen wie Bilanz oder Erfolgsrechnung erscheint.
Hinweis: Vermeiden Sie beim Kurznamen Leerschläge und Sonderzeichen. Dies kann Probleme mit der Datenbank verursachen.
Öffnen Sie in der Aufgabenleiste «Datei» und wählen Sie den Befehl «Mandant neu anlegen».
Geben Sie als Bezeichnung den Firmennamen an und setzen Sie einen Haken bei «als SQL-Mandanten anlegen».
Klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter», sodass Sie zum zweiten Teilschritt des Assistenten vorrücken.
Im zweiten Teilschritt fragt der Assistent, ob Sie Daten von einem anderen Mandanten übertragen möchten. Die Finanzbuchhaltung enthält einen Basismandanten mit den wichtigsten Grunddaten einer Buchhaltung wie z:B. einen Standard-Kontenplan nach KMU und die Mehrwertsteuertabelle. Dieser Basismandant wird beim Anlegen eines neuen Mandanten stets als Vorlage zur Übernahme von Daten vorgeschlagen.
Über den Button «Suchen…» haben Sie die Möglichkeit, einen anderen bestehenden Mandanten als Vorlage für den neuen Mandanten zu hinterlegen.
Rücken Sie zum 3. Schritt vor, indem Sie wiederum auf die Schaltfläche «Weiter» klicken.
In diesem Schritt bestimmen Sie, welche Daten des Vorlagemandanten im Einzelnen in den neuen Mandanten übernommen werden sollen. Grundsätzlich sind die gesetzten Angaben bereits richtig eingestellt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche «Fertig stellen», um den Vorgang zu starten.
Am Schluss erscheint die Meldung, dass der Mandant erfolgreich migriert wurde. Bestätigen Sie mit «OK».
Nach der Migration öffnet sich automatisch der sogenannte «Einrichtungsassistent».
Der Einrichtungsassistent wird bei neu erstellten Mandanten automatisch gestartet. Er kann auch jederzeit aus dem Menü «Extras – Einrichtungsassistent» aufgerufen werden.
Mit Hilfe des Einrichtungsassistenten können Sie den soeben neu erstellten Mandanten mit zusätzlichen Informationen vervollständigen.
Dialog 2 – Allgemeine Einstellungen
In diesem Dialog erfassen Sie die Informationen zu ihrem Mandanten. Geben Sie die entsprechenden Daten ein. Falls gewünscht, können Sie ein Passwort hinterlegen.
Die Informationen unter «Firmen Name» werden in diesem Wortlaut in die Bilanz und die Erfolgsrechnung gedruckt.
Dialog 3 – Allgemeine Einstellungen
Im Dialog 3 werden die Angaben für das Fibu-Jahr, für die Periode und für die Leitwährung vorgenommen. Zusätzlich kann ein Kontenplan ausgewählt werden, welcher im Hintergrund in den neu erstellten Mandanten eingefügt wird.
Geben Sie das entsprechende Geschäftsjahr ein und wählen Sie die Leitwährung, die standardmässig in CHF eingestellt ist.
Dialog 4 – Allgemeine Einstellungen
Im Dialog 4 werden Angaben zur MwSt. getätigt.
Aktivieren Sie die gewünschten Einstellungen und geben Sie Ihre UID-Nummer ein.
Dialog 5 – Nummernkreise bearbeiten
Im Dialog 5 können die Nummernkreise festgelegt werden. Die Nummernkreise können manuell über das Menü «Bearbeiten – Nummernkreise» erfasst werden. Ebenso können die Nummernkreise für die Personenkonten Debitoren/ Kreditoren sowie für die offenen Posten Debitoren/ Kreditoren festgelegt werden. Die Nebenbücher können nur mit einer Buchhaltungspaket-Lizenz definiert werden.
Ändern Sie die Nummernkreise der Buchungen und der Personenkonten, wenn Sie den Vorschlag nicht wünschen.
Hinweis: Sollten Sie keine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung im Einsatz haben, so können Sie diesen Schritt ignorieren.
Dialog 6 – Fertigstellen
Der Mandant ist nun eingerichtet.
Klicken Sie auf «Fertigstellen»
Zum Schluss erscheint die Meldung, ob Sie das Protokoll anschauen möchten.
Beim Bestätigen wird das Programm neu gestartet und das Protokoll wird angezeigt
Wenn das Protokoll geöffnet wird, erscheint ein Text-File mit den getätigten Angaben im Einrichtungsassistent. Sobald das Protokoll geschlossen wird, erscheint die Meldung, dass das Infoniqa ONE 50 Finanz neu gestartet werden muss, damit die erfolgten Einstellungen aktiviert werden.
Bestätigen Sie die Meldung mit «OK».
Das Programm schliesst sich und wird neu gestartet. Es wird automatisch der neu erstellte Mandant geöffnet, welcher in der Titelleiste angezeigt wird.
Sie können den Einrichtungsassistent jederzeit über das Menü «Extras» starten. Um dort z.B. eine allfällige Adressmutation oder Passwortänderung vorzunehmen.
Alternativ können Sie Änderungen auch über die «Optionen» vornehmen.
Wählen Sie das Register «Allgemein», um z.B. nachträglich ein Passwort zu vergeben.
