Durch den Abrechnungsassistenten werden Sie durch 5 übersichtliche und leicht verständliche Dialog-Assistenten geführt.
Die Anzeige des Begrüssungs-Assistenten kann durch Aktivierung der Option Diesen Schritt nicht mehr anzeigen zukünftig unterdrückt werden.
Dialog Schritt 1 von 5
Im ersten Dialog-Assistenten werden insbesondere die Lohnverarbeitungsdaten festgelegt und die zu verarbeitenden Mitarbeiterkategorien ausgewählt. Ebenso können die Einstellungen zur Erstellung korrekter und fehlerfreier Lohnzahlungs-Files (DTA, EZAG oder E-Banking) überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.
Bereich Abrechnungsinformationen
Definitions- und Bedienungselemente des Bereichs Abrechnungsinformation des ersten Abrechnungsassistenten-Dialog
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Element |
Beschreibung |
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Anzeigefeld Abrechnungs-Monat |
Schreibgeschütztes Feld zur Anzeige des aus dem Feld Abrechnungsdatum extrahierten Monatsnamens |
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Eingabefeld Abrechnungs-Datum |
Der Wert dieses Feldes positioniert die monatlichen Lohndaten korrekt in der Jahresdatei und steuert die Anzeige des Abrechnungsmonats im vorangehenden schreibgeschützten Feld Abrechnungsmonat. Zu jedem gespeicherten und verbuchten Lohnlauf erstellt Infoniqa ONE 50 Lohn zudem in einer Archivstruktur je eine Archiv-Daten- (Dateityp .wla) und Archiv-Protokolldatei (Dateityp .txt), deren Dateinamen aus den Ziffern des Abrechnungsdatum-Kalendertags gebildet werden: unterhalb des Mandantenverzeichnisses wird eine Verzeichnisstruktur Archiv/Abrechnungsjahr (z.B. 2011)/Abrechnungsmonat (01, 02, 03 etc.) gebildet. Die genannten Archivdateien werden im Abrechnungsmonats-Verzeichnis in der Form Abrechnungsdatums-Kalendertag_Anzahl der verbuchten Lohnberechnungen.wla(txt) gespeichert (bei bspw. drei mit Abrechnungsdatum 31.07.2011 verbuchten Lohnberechnungen als 31_1.wla(txt), 31_2.wla(txt) und 31_3.wla(txt) im Verzeichnispfad .../Mandantenverzeichnis/Archiv/2011/07/. |
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Eingabefeld Valuta-Datum |
Der angegebene Feldwert steuert das Ausführungsdatum der Lohnzahlungen und wird in die entsprechenden Zahlungs-Files (DTA, EZAG, E-Banking) sowie die entsprechenden Printdokumente geschrieben. Das Valutadatum kann natürlich jederzeit geändert werden, der aktuelle Wert wird im gleichnamigen Feld der Mandanteneinstellungen gespeichert |
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Eingabefeld Unterschrifts-Datum |
Auch dieses Datum wird in die Zahlungs-Files und die entsprechenden Printdokumente geschrieben. Naturgemäss ist es kleiner als das Valuta-Datum und entspricht dem Datum, an welchem das Lohnzahlungs-File an das ausführende Finanzinstitut übermittelt wird. Wie das Valutadatum kann das Unterschrifts-Datum jederzeit mutiert werden und wird im gleichnamigen Feld der Mandanteneinstellungen gespeichert |
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Eingabefeld FIBU Datum |
Das angegebene Datum gilt bei aktivierter Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle als FIBU- und Kostenstellen-Verbuchungsdatum. Zu beachten ist dabei, dass dieser Datumswert sowohl als von- wie auch bis-Datum gilt und bei FIBU-/KST-Verbuchungen aus dem Abrechnungsassistenten nicht geändert werden kann, also bspw. mehrere Lohnläufe mit unterschiedlichem FIBU-Datum nicht zu einer einzigen FIBU-/KST-Verbuchung zusammengefasst werden können. Der Feldwert wird im gleichnamigen Feld der Mandanteneinstellungen gespeichert |
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Schaltfläche Alle Berechnungen dieser Periode löschen |
Klick auf diese Schaltfläche löscht alle bereits gespeicherten, jedoch noch nicht verbuchten Lohnberechnungen der aktuellen Lohnperiode |
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Eingabefeld Lohnblattbemerkung |
zur Eingabe einer temporär für den mit dem Berechnungsassistenten durchgeführten aktuellen Lohnlauf gültigen, im Fussbereich der Lohnabrechnungen der betroffenen MitarbeiterInnen gedruckten Lohnblattbemerkung. Im Firmenstamm-Register Lohnblattbemerkung sowie im Personalstamm-Register Notizen können allgemein und individuell gültige Lohnblattbemerkungen, welche bis zu ihrer expliziten Löschung bei der Lohnperiodenverbuchung gültig bleiben, definiert werden |
Bereich Verarbeitungsinformationen
Die drei verfügbaren radio-buttons wirken wie Filter und schränken die Anzahl der beim jeweils aktuellen Lohnlauf zu verarbeitenden MitarbeiterInnen ein. Bei einem der beiden ersten aktivierten radio-button wird der Wert des Feldes Lohnstatus des Personalstamm-Registers Lohncodes ausgewertet, bei aktiviertem radio-button Mitarbeiter wählen können im Folgedialog Schritt 2 von 5 alle oder einzelne der aktiven MitarbeiterInnen zur Lohnberechnung ausgewählt werden
Bereich Zahlungsinformationen
Die Sichtbarkeit dieses Bereichs muss durch Aktivierung der Option Konfiguration der Zahlungsinformationen aktivieren aktiviert werden. Mit den drei Schaltflächen DTA (Banken), EZAG (Post) und E-Banking werden die Optionen-Register DTA, EZAG und E-Banking (Menübefehl Extras-Optionen) aufgerufen. In den genannten Optionen-Registern werden die Definitionen zur korrekten und fehlerfreien Erstellung der Zahlungsfiles vorgenommen.
Dialog Schritt 2 von 5
Dieser Dialog wird nur angezeigt, wenn im Dialog Schritt 1 von 5 der radio-button Mitarbeiter wählen aktiviert wurde. In der linken Tabelle werden alle MitarbeiterInnen ohne in der aktuellen Abrechnungsperiode bereits gespeicherter Lohnberechnung angezeigt.
Sollen für alle angezeigten Personen Lohnberechnungen durchgeführt werden, klicken Sie ohne Markierungen in der linken Tabelle auf die Schaltfläche mit dem doppelten Pfeil nach rechts-Symbol. Alle Personen werden danach in der rechten Tabelle angezeigt und die linke Tabelle ist leer.
Um nur einzelne Personen in den Lohnlauf einzubeziehen, sind diese bei gedrückter -Taste zu markieren und anschliessend durch Klick auf die Schaltfläche mit dem einfachen Pfeil nach rechts-Symbol in die rechte Tabelle zu transferieren.
Die beiden Schaltflächen mit den Pfeil nach links-Symbolen bewirken das Gegenteil und verschieben alle oder die markierten Personen von der rechten in die linke Tabelle und schliessen sie somit von der aktuellen Lohnberechnung aus.
Dialog Schritt 3 von 5
In diesem Dialog werden die in den Dialogen Schritt 1 von 5 oder Schritt 2 von 5 für die aktuelle Lohnberechnung ausgewählten Personen angezeigt; mit der Schaltfläche Lohnart einfügen sind gegebenenfalls die Vorerfassungs-Lohnarten hinzuzufügen. Als Vorerfassungs-Lohnarten gelten alle einmalig bzw. unregelmässig (z.B. Heirats-, Geburtszulagen, Dienstaltersgeschenke, Überstundenentschädigungen usw.) oder regelmässig, jedoch mit unterschiedlichen Berechnungsbasen (Stundenlohn, km-Entschädigungen, Umsatzboni usw.) ausgerichteten Lohnbestandteile.
Klick auf die Schaltfläche Lohnart einfügen öffnet den Dialog Lohnart hinzufügen, aus welchem einzelne Lohnarten mit Doppelklick oder der Schaltfläche OK in die Tabelle des Dialogs Schritt 3 von 5 übernommen werden können. Dort ist der vorerfassten Lohnart personenspezifisch der berechnungsaktive Wert zuzuweisen (bspw. Anzahl Stunden bei Stundenlohn, Zulagenhöhe bei Heirats-/Geburtszulagen usw.). Vorerfasste Lohnarten mit unverändertem Vorgabewert 0.00 werden nicht berechnet bzw. liefern ein Lohnartenberechnungs-Resultat 0.00.
Die Vorerfassungslohnarten und ihre definierten Werte werden im Lohnerstellungs-Register Vorerfassung (Menübefehl Bearbeiten-Lohnerstellung-Vorerfassung/Manuelle/Automatische oder +) gespeichert und können bei der Verbuchung der Lohnperiode in die Jahresdatei in Dialog Schritt 5 von 5 wahlweise gelöscht werden.
Dialog Schritt 4 von 5
In diesem Dialog wird die Lohnberechnung ausgelöst und können die nachgelagerten Auswertungen aufbereitet und ausgedruckt werden.
Bereich Berechnung
Schaltflächen des Bereichs Berechnung des vierten Abrechnungsassistenten-Dialog
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Schaltflächen |
Beschreibung |
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Schaltfläche Berechnung starten |
Einzig aktives Element beim Start des Dialogs zum Start der Lohnberechnungen |
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Schaltfläche Berechnung einsehen |
Startet den gleichnamigen Dialog, in welchem sämtliche berechneten Lohnarten aller berechneten Personen überprüft werden können. Aktivieren (markieren) Sie dazu im linken Bereich des Dialogs Berechnungen einsehen die einzelnen Personen, damit deren berechnete Lohnarten in der Tabelle des rechten Dialog-Bereichs angezeigt werden. Diese Ansicht entspricht der Datenanzeige des Lohnerstellungs-Registers Manuell. Bei festgestellten Fehlern muss zum Dialog Schritt 3 von 5 zurück gekehrt, der Fehler korrigiert (Berechnungsparameter einer bereits vorerfassten Lohnart ändern oder vergessene Lohnart hinzufügen) und danach die Lohnberechnung neu gestartet werden |
Bereich Globalinformationen
In den drei schreibgeschützten Feldern dieses Bereichs werden die Anzahl gültiger Lohnberechnungen sowie die Total-Brutto- und -Netto-Lohnsumme angezeigt.
Bereich Dokumente
Mit den drei Schaltflächen dieses Bereichs können das Verarbeitungsprotokoll der Lohnberechnung und die Lohnabrechnungen am Bildschirm angezeigt und aus dieser Ansicht ausgedruckt sowie die Aufbereitung und der Druck weiterer Monatsauswertungen, bspw. der Lohnzahlungen, definiert und gestartet werden.
Schaltflächen des Bereichs Dokumente des vierten Abrechnungsassistenten-Dialog
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Schaltflächen |
Beschreibung |
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Schaltfläche Verarbeitungsprotokoll |
Zeigt das Verarbeitungsprotokoll der Lohnberechnungen am Bildschirm an. Das Verarbeitungsprotokoll wird bei jedem gespeicherten Lohnlauf erstellt und als Datei lauto.ll im Monatsverzeichnis der Archivstruktur gespeichert. Im Idealfall werden im Fussbereich des Verarbeitungsprotokolls Null nicht berechnete Personen angegeben, andernfalls werden im oberen Listenbereich Fehler- und Warnhinweise zu den nicht berechneten Personen angezeigt |
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Schaltfläche Lohnblätter |
Zeigt die Lohnabrechnungen der gültig berechneten Personen am Bildschirm an. Aus dieser Ansicht können die Lohnabrechnungen durch die Symbolleisten-Schaltfläche Alle Seiten drucken... auf dem als Standarddrucker definierten Drucker ausgedruckt werden |
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Schaltfläche Monatsauswertungen |
Startet den Dialog Monatsauswertungen, in welchem die weiteren zu druckenden Monatsauswertungen ausgewählt und diese Auswahl als Standard gespeichert werden können. Mit Druckauftrag starten werden die ausgewählten Auswertungen aufbereitet und entsprechend dem aktiven radio-button des Bereichs Ausgabe erst am Bildschirm angezeigt oder direkt auf dem als Standard definierten Drucker gedruckt. |
Dialog Schritt 5 von 5
Aus diesem Dialog werden die FIBU- und Kostenstellenauswertungen aufbereitet, gedruckt und verbucht sowie der Assistent zur Verbuchung der Lohnperiode in die Jahresdatei aufgerufen. FIBU- und Kostenstellenauswertungen über beliebige Perioden können jederzeit mit den Untermenübefehlen der Menübefehle Auswertungen, FIBU/BEBU, Auswertungen, Lohnkosten und Auswertungen.3./4.Sicht aufbereitet werden. Eine neue Lohnperiode (Januar, Februar etc.) kann nur nach Verbuchung der aktuellen Lohnperiode in die Jahresdatei eröffnet werden.
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Schaltfläche Saldoliste |
Bereitet die Saldoliste auf und zeigt diese am Bildschirm an. Wird auf der Saldoliste ein Saldo ungleich null (Solltotal ungleich Habentotal) ausgewiesen, liegt ein Kontierungsfehler vor und die nachfolgenden Verbuchungen dürfen nicht vorgenommen werden. Aus diesem Grund steht die Saldoliste an erster Stelle und bleiben die nachfolgenden Verbuchungen bis zur Saldolistenaufbereitung inaktiv |
Bereich Verbuchen
Die Schaltflächen dieses Bereichs zu Aufbereitung, Druck und Verbuchung (bei aktivierter Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle) von FIBU- und Kostenstellen-Auswertungen sind erst nach aufbereiteter Saldoliste aktiv.
Definitions- und Bedienungselemente des Bereichs Verbuchen des fünften Abrechnungsassistenten-Dialog
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Element |
Beschreibung |
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Option Verbuchen in Finanzbuchhaltung |
beim aktivierter Option und korrekt eingerichteter Finanzbuchhaltungsschnittstelle wird der durchgeführte Lohnlauf bei der Aufbereitung einer der beiden FIBU-/BEBU-Journale durch die entsprechenden Schaltflächen gleichzeitig in den verbundenen Infoniqa ONE 50 Finanzbuchhaltungs-Mandanten verbucht oder ein Verbuchungsfile generiert. Dabei wird für jede einzelne Buchung eine separate Buchungsnummer generiert |
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Option Sammelbeleg |
diese Option kann erst bei aktivierter Option Verbuchen in Finanzbuchhaltung aktiviert werden. Bei aktivierter Option wird bei der Lohnlaufverbuchung eine einzige Buchungsnummer generiert |
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Schaltfläche FIBU / BEBU-Journal (mit KST) |
Druckt ein FIBU-/Kostenstellen-Verbuchungsbeleg und verbucht deren Buchungen in Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen oder erstellt ein Verbuchungs-File zur Verbuchung in eine andere definierte Finanzbuchhaltungs-Applikation. Als listenspezifischer Buchungssatz wird dabei 'Kontobezeichner an Kontobezeichner' generiert |
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Schaltfläche FIBU / BEBU-Journal (mit KST und LOA) |
Generiert die gleiche Liste wie FIBU / BEBU-Journal (mit KST) mit dem Unterschied, dass statt der Buchungstexte zu Soll und Haben die Lohnartenschlüssel-Nummer und der Lohnartenbezeichner zu den nach FIBU Konto und Kostenstellen gesplitteten Buchungen angezeigt werden |
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Schaltfläche Detailjournal nach Personen |
Diese Auswertung schliesslich detailliert dieselben Informationen wie die beiden vorangehend beschriebenen Listen nach Personen |
Bereich Weitere Optionen
Mit den drei Schaltflächen dieses Bereichs können weitere FIBU- und Kostenstellenauswertungen aufbereitet und gedruckt, weitere Lohnberechnungen ausgeführt sowie der Assistent zur Verbuchung der Lohnperiode in die Jahresdatei gestartet werden.
Schaltflächen des Bereichs Weitere Optionen des fünften Abrechnungsassistenten-Dialog
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Schaltfläche |
Beschreibung |
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Schaltfläche Weitere KST-Auswertungen drucken |
öffnet den Dialog Weitere KST-Auswertungen, in welchem weitere Auswertungen zur Auswertung aktiviert und diese Einstellung als Standard gespeichert sowie Aufbereitung und Druck der markierten Auswertungen gestartet werden können. Wahlweise erfolgt der Druck dabei direkt auf den als Standard definierten Drucker oder als Bildschirmanzeige, aus welcher der Druck ebenfalls ausgelöst werden kann |
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Schaltfläche Weitere Lohnberechnungen erstellen |
kehrt zum Dialog Schritt 1 von 5 zurück, um weitere Lohnberechnungen für andere Personen oder Personengruppen durchzuführen |
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Schaltfläche Lohnperiode in die Jahresdatei verbuchen |
Startet den Verbuchungsassistenten, welcher Sie in 4 Schritten durch die korrekte Verbuchung der gespeicherten Lohnberechnungen in die Jahresdatei sowie die Eröffnung einer neuen Lohnperiode führt. Bei jedem Verbuchungslauf werden die temporär gespeicherten Daten des aktuellen Lohnlaufes gelöscht und als Datendatei der Form Kalendertag des aktuellen Abrechnungsdatums_fortlaufende Nummerierung.wla in das Monatsverzeichnis der Archivstruktur geschrieben (z.B. 31_1.wla, 31_2.wla im Verzeichnispfad .../Mandantenverzeichnis/2011/07/ bei der Lohnperiodenverbuchung von zwei Lohnläufen mit Abrechnungsdatum 31.07.2011). Neben der Datendatei schreibt Infoniqa ONE 50 Lohn eine gleichnamige Verbuchungs-Protokollierungsdatei vom Datentyp .txt in dasselbe Verzeichnis.
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