Lohnerstellung

Lohnerstellung Allgemein

Infoniqa ONE 50 Lohn unterscheidet zwischen der ordentlichen, regelmässigen Lohnerstellung, welche durch den Menübefehl Bearbeiten-Lohnerstellung-Vorerfassung/Manuelle/Automatische, die Symbolleisten-Schaltfläche Lohnerstellung die Tastenkombination + aufgerufen wird, sowie frei definierbaren ausserordentlichen Lohnläufen. Diese werden mit dem Menübefehl Bearbeiten-Lohnerstellung-'Name des definierten Lohnlaufes' oder den Menübefehlen der Symbolleisten-Schaltfläche Individuelle Lohnläufe aufgerufen.

In ihrem Ablauf unterscheiden sich die beiden Lohnaufbereitungsarten nicht. Auf die Definition ausserordentlicher Lohnläufe wird im Abschnitt Definition Lohnläufe eingegangen. Zusammen mit dem Dialog Lohnerstellung wird der Personalstamm im Schreibschutzmodus geöffnet.

Die Anzeige in Lohnerstellung und Personalstamm sind synchron. Mit den folgenden Symbolleisten-Schaltflächen, Tastenkombinationen und Menübefehlen kann dabei vorwärts und zurück navigiert werden:

Symbolleisten-Schaltfläche	Tastenkombination	Menübefehl	Navigationsaktion
blaues Pfeilsymbol nach links	+	Bearbeiten-Rückwärts	blättert zum vorhergehenden Datensatz
blaues Pfeilsymbol nach rechts	+	Bearbeiten-Vorwärts	blättert zum folgenden Datensatz
blaues Pfeilsymbol nach links mit vertikalem Balken	+	Bearbeiten-Erster	blättert zum ersten Datensatz
blaues Pfeilsymbol nach rechts mit vertikalem Balken	+	Bearbeiten-Letzter	blättert zum letzten Datensatz

 

Ist zusätzlich auch die Personaltabelle geöffnet, kann mit der Funktionstaste wechselseitig zwischen Personaltabelle und Lohnerstellung als jeweils aktivem Dialog gewechselt werden.

Beachten Sie, dass bei der Lohnerstellung die Filtereinstellungen wirksam sind und auch gezielt eingesetzt werden können, z.B. zur getrennten Aufbereitung der Löhne von Monats- und StundenlöhnerInnen. Mit gewähltem Filter sind immer nur jene MitarbeiterInnen sicht- und deren Daten bearbeitbar, welche den Filterkriterien entsprechen.
Die Lohnerstellung ist gegliedert in die drei Register Vorerfassung zur Erfassung variabler Gehaltsdaten, Manuell zur personen-spezifischen, explizit zu speichernden Lohnaufbereitung und um automatisch aufbereitete Lohnberechnungen zu mutieren sowie Automatisch zur globalen Lohnaufbereitung mit automatischer Speicherung unter Berücksichtigung der aktiven Filtereinstellung.

Lohnerstellungs-Register Vorerfassung

In diesem Register müssen alle für eine Lohnberechnung massgeblichen variablen Gehaltsbestandteile erfasst werden. Als variabel gelten jene individuellen Lohnbestandteile, welche nicht durch Wertangaben oder Auswahloptionen in einem der Felder der Personalstamm-Register Salär und Lohncodes definiert sind. Aber auch diese letztgenannten fixen Gehaltsbestandteile können vorerfasst und ihre Standardwerte für einzelne Lohnberechnungen verändert werden; da die im Personalstamm definierten Werte davon jedoch unbeeinflusst bleiben, macht dieses Vorgehen nur bei einmaligen ausserordentlichen Abweichungen von fixen Werten Sinn.

Die Statuszeile

Unmittelbar unter der Dialogtitelleiste der Lohnerstellung befindet sich eine in allen drei Registern sichtbare Statuszeile. Im Normalfall steht in der Statuszeile "Bereit" und die gesamte Funktionalität insbesondere der Register «Vorerfassung» und «Manuel» sind uneingeschränkt verfügbar. Mögliche Fehlermeldungen sind im Abschnitt Register Manuell Status- und Fehlermeldungen bei der Lohnerstellung erläutert. Bei jedem anderen als dem Status Bereit im Register Vorerfassung werden die Spaltenfelder Lohnarten Schlüssel der Vorerfassungs-Tabelle mit schwarzem Hintergrund angezeigt und Vorerfasssungen sind nicht möglich.

Der Schreibschutz der Vorerfassung (nur Profi-Version)

Mit der Profi-Version können die Vorerfassungswerte gespeicherter und noch nicht in die Jahresdatei verbuchter Lohnberechnungen durch einen absoluten Schreibschutz geschützt werden. Zur Aktivierung dieses erweiterten Schreibschutzes darf die Option Personalstamm Schreibschutz aufheben möglich des Dialogs Berechtigungen für Zutrittsgruppen (Menübefehl Extras-Definition-Zutrittsberechtigungen) nicht aktiviert werden. Bei aktivem absolutem Schreibschutz sind die einzelnen Zellen der Vorerfassung nicht aktivierbar und die drei Schaltflächen Tabelle löschen, Zeile löschen und Lohnart deaktiviert. Dieser spezielle Schreibschutz umfasst auch die Personalstamm-Daten und kann nicht durch den Menübefehl Bearbeiten-Editiermodus, die Funktionstaste oder die Symbolleisten-Schaltfläche schaltet zwischen Editmodus und schreibgeschützt um aufgehoben werden. Datenmutationen der Vorerfassung wie auch des Personalstamms sind erst nach Verbuchung oder Löschung der gespeicherten Lohnberechnung möglich.

Die sicht- und anzeigbaren Spalten der Vorerfassungstabelle

Klick auf die Dialog-Schaltfläche Spalten öffnet ein Auswahlmenü zur Auswahl und Aktivierung/Deaktivierung einzelner oder Aktivierung sämtlicher Tabellenspalten der Vorerfassung.

Abhängig von Lizenz-Version und installierter Kostenstellenverwaltung sind die drei Auswahlmenü-Befehle Kst-Nr., Sicht 3 und Sicht 4 inaktiv.

Wie bei allen übrigen Tabellen sind auch die Vorerfassungstabelle-Spaltenbreiten als Standardwerte wie folgt speicherbar:
Schliessen Sie alle Dialoge und aktivieren Sie die Option Fensterposition speichern im Optionen-Dialog Register Allgemein (Menübefehl Extras-Optionen). Öffnen Sie danach die Vorerfassung, aktivieren Sie durch Auswahlmenü-Aktivierung die gewünschten sichtbaren Spalten und legen Sie deren optimale Breite durch Ziehen der Spaltentitel-Trennbereiche nach links oder rechts ein. Abschliessend ist die Vorerfassung mit der «Fenster schliessen»-Schaltfläche (rotes x-Symbol rechts oben) zu schliessen und die Option Fensterpositionen speichern des Optionen-Dialog Registers Allgemein wieder zu deaktivieren.

Der Eingabefocus neigt beim Navigieren zwischen den Feldern der Vorerfassungstabelle zu einem ungewohnten Verhalten. Die gewohnte Funktionalität der - und - sowie der Pfeil nach oben-, Pfeil nach unten-, Pfeil nach links- und Pfeil nach rechts-Tasten erreichen Sie durch Aktivierung der Option Keine automatische Cursor-Steuerung im Optionendialog Register Cursor-Steuerung (Menübefehl Extras-Optionen).

Lohnarten vorerfassen

Die Lohnarten-Schlüsselnummer vorzuerfassender Lohnarten kann direkt in das erste Spaltenfeld der Vorerfassungs-Tabelle eingegeben oder aus dem mit der Dialog-Schaltfläche Lohnart aufrufbaren Lohnartenauswahl-Dialog gesucht und mit Doppelklick direkt ins Zielfeld übernommen werden. Im Lohnartenauswahl-Dialog sind nur jene Lohnarten sichtbar, welche einer Person aufgrund Ihres Lohnstatus (Monats-, Stundenlöhner) im Personalstamm-Register Lohncodes sowie der definierten Lohncodesteuerung im Lohnartenstamm-Register Steuerung auch tatsächlich zugewiesen werden können. So können z.B. bei MitarbeiterInnen mit dem Lohnstatus Stundenlöhner die Lohnarten 10000 Monatslohn, 12500 Überstunden 100%, 12600 Überstunden 125% und 12700 Überstunden 150% des Standard-Lohnartenstamms nicht vorerfasst werden, während bei MonatslöhnerInnen bspw. die Lohnart 11000 Stundenlohn nicht zuweisbar ist.

Weiter gibt es pro Lohnaufbereitung und Lohnperiode mehrfach und nur einmal vorerfassbare Lohnarten. Diese Lohnarteneigenschaft wird mit der Option Mehrfacheingabe des Lohnartenstamm-Registers Steuerung definiert. Im Standard-Lohnartenstamm ist diese Option bspw. bei der Lohnart 11000 Stundenlohn aktiviert (um bspw. die Gesamtstunden auf mehrere Kostenstellen zu verteilen), bei der Lohnart 10000 Monatslohn dagegen nicht.

Nach Eingabe der Lohnarten-Schlüsselnummer werden die entsprechenden definierten Lohnarten-Werte in die Felder Lohnart, Bezeichnung, Einheit sowie Ansatz der Vorerfassungs-Tabelle geschrieben und der Eingabefocus in die mutierbare Einheit- oder Ansatz-Zelle gesetzt. In schwarzer Schriftfarbe formatierte Werte können oder müssen überschrieben werden, dagegen sind blau formatierte Feldwerte nicht mutierbar.
Die Mutierbarkeit der Feldwerte Einheit und Ansatz wird durch die Option Korr.(igierbar) der beiden gleichnamigen Felder im Unterregister Berechnung des Lohnartenstamm-Registers Berechnung festgelegt.

In den Feldern Soll und Haben wird die gültige FIBU-Kontierung gemäss Definition im Lohnartenstamm-Register Steuerung oder dem Personalstamm-Register RW angezeigt. Höchste Kontierungspriorität hat jedoch die in der Vorerfassung definierte Kontierung. Die angezeigte Standard-Kontierung kann in der Vorerfassung personenspezifisch überschrieben werden; Kontierungen der Vorerfassung verändern davon abweichende Kontierungen in Personal-- oder Lohnartenstamm nicht dauerhaft, sondern haben nur für den Lohnlauf der aktuellen Vorerfassung oder dessen definierte Gültigkeitsperiode Gültigkeit.
Die Regeln der Mutierbarkeit und Kontierungsprioritäten gelten sinngemäss auch für die Spalten Kst-Nr., Sicht 3 und Sicht 4.

Vorerfassungen vor Löschaktionen schützen

Unter den vorerfassten Lohnarten wird es solche für einmalige Berechnungen und Lohnarten mit dauerhaftem Charakter, jedoch periodenspezifisch (monatlich, vierteljährlich) unterschiedlichen Berechnungsbasen, geben. Im zweiten von vier Dialogen des Verbuchungs-Assistenten können durch Aktivierung der ersten Option Vorerfassungen löschen sämtliche Vorerfassungen gelöscht werden.

Bei aktivierten Optionen Nach Löschen Einheit = 0 und/oder Nach Löschen Ansatz = 0 werden Vorerfassungen bei der Verbuchung auch mit aktivierter Option "Vorerfassungen löschen" nicht gelöscht, sondern lediglich der Wert der Felder Einheit, Ansatz oder beider auf null gesetzt. Bei der Datenaufbereitung nachfolgender Lohnperioden muss somit nicht mehr die ganze Lohnart erneut vorerfasst, sondern lediglich die Werte "Einheit" oder "Ansatz" auf die neuen gültigen Werte gesetzt werden.

Die Spalten Gültig von und Gültig bis zur Definierung einer Gültigkeitsperiode vorerfasster Lohnartenwerden nur in der Profiversion angezeigt. Vorerfassungen mit definierter Gültigkeitsperiode werden, bei aktiver Option "Vorerfassungen löschen" im zweiten Dialog des Verbuchungs-Assistenten, solange nicht gelöscht, als das End-Datum der Gültigkeitsperiode grösser als das aktuelle Abrechnungsdatum ist. Die Gültigkeitsperiode erlaubt also bei einmaliger Vorerfassung Lohnberechnungen mit unveränderten Lohnarten-Berechnungsbasen über eine definierbare Periode.

Bei aktivierter Aktualisieren-Option werden Vorerfassungs-Ansatz-Feldwerte, welche auf einem entsprechenden Feldwert des Personalstamm Registers Salär basieren, bei Änderung des Personalstamm-Feldwerts in der Vorerfassung ebenfalls mutiert. Ohne aktive Aktualisierungs-Option muss nach Personalstamm-Feldwert-Änderungen die entsprechende Vorerfassung gelöscht und anschliessend neu erfasst werden.

Die Vorerfassungen können explizit mit dem Menübefehl Datei-Lohnperiode-Vorerfassungen löschen gelöscht werden. Dabei gelten dieselben Steuerungsmöglichkeiten über den Löschvorgang wie bei der Löschung vorerfasster Lohnarten bei der Verbuchung einer Lohnperiode.

Mit den Dialog-Schaltflächen Zeile löschen und Tabelle löschen kann die aktive Vorerfassungszeile oder die gesamte Vorerfassungstabelle gelöscht werden. Die Tabelle löschen-Schaltfläche ist immer aktiv. Einzelne Zeilen können nur ohne aktive Gültigkeitsperiode (keine definierte Gültigkeitsperiode oder aktuelles Abrechnungsdatum ausserhalb definierter Gültigkeitsperiode) oder ohne aktive Nach Löschen...-Option gelöscht werden.

Lohnerstellungs-Register Manuell

In diesem Register können einzelne Lohnberechnungen durchgeführt werden, die Lohnabrechnungen der automatischen Lohnaufbereitung kontrolliert und einzelne Berechnungen mutiert oder gelöscht und nach vorgenommenen Änderungen der Berechnungs-Grundlagendaten erneut berechnet und gespeichert werden. Die Durchführung einzelner Lohnberechnungen empfiehlt sich zu Kontrollzwecken insbesondere nach der gesamten Datenerfassung bei Neueintritten sowie zur Funktionalitätsüberprüfung nach Lohnartenparametrierungs-Änderungen. Nach Aktivierung des Registers Manuell wird dieses als leere Tabelle mit Berechnen als einziger aktiver Schaltfläche angezeigt.

Die Spaltenbreiten der Tabelle können individuell angepasst und als Standardwerte gespeichert werden. Dazu ist die Option Fensterpositionen speichern des Optionendialog-Registers Allgemein (Menübefehl Extras-Optionen) zu aktivieren, im Register Manuell die Spaltenbreiten durch Ziehen der Spaltentitel-Trennbereiche nach links oder rechts auf optimale Breite einzustellen und der Lohnerstellungs-Dialog mit der Fenster schliessen-Schaltfläche (rotes x-Symbol rechts oben) wieder zu schliessen. Danach muss die Option Fensterpositionen speichern im Optionen-Dialog Register Allgemein wieder deaktiviert werden.

Status- und Fehlermeldungen bei der Lohnerstellung

Wird das Register Manuell mit keiner aktiven Befehlsschaltfläche angezeigt, liefert die Statuszeilenmitteilung oberhalb der Register-Reiter Hinweise zum Daten-Status der aktuell aktiven Person. Nachfolgend eine Übersicht möglicher Status- und Fehlermeldungen und deren Ursachen.

Status- und Fehlermeldungen

(Warnung 1) Nettolohn ist kleiner oder gleich 0
Die Lohnberechnung ergab einen Nettolohn Null oder einen Minusnettolohn. Deshalb sind die einzelnen Positionen der Lohnberechnung zu kontrollieren und fehlerhafte Berechnungsparameter gegebenenfalls zu korrigieren.
Eine auf korrekten Berechnungsdaten basierende Lohnaufbereitung mit einem Minusnettolohn-Resultat kann gespeichert und verbucht werden, ebenso wird die entsprechende Lohnabrechnung gedruckt! Erläuterungen zu den Automatismen bei einem Minusnettolohn finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Automatismen bei einem Minusnettolohn.

(Warnung 2) Kostenstelle nnn hat keine Lohnarten-Zuweisung
Einer Kostenstelle wurden bei der Definition weder manuell Lohnarten zugewiesen noch die Option Kostenaktive Lohnarten zuweisen im Kostenstellen-Definitionsdialog aktiviert. Die Lohnberechnung kann zwar gespeichert und verbucht werden, liefert aber natürlich keine korrekten Kostenstellenverbuchungen und -auswertungen!

(Warnung 3) Keine Auszahlungsart (Register Vergütung 1 - 3) erfasst
Im Personalstamm-Register Auszahlung fehlen Angaben zur Lohnauszahlung (Bankkontoverbindung oder PCK oder Nettolohn-Auszahlung). Das Gehalt wird zwar korrekt aufbereitet (Lohnberechnung, Speicherung und Verbuchung), dagegen wird die Lohn-Auszahlung bei allen entsprechenden Verarbeitungen fehlen (Vergütungsauftrag, elektronische Zahlungsdateien, Auszahlungsliste).

(Warnung 4) Nicht vorhandene Kst-Zuweisung
Diese Warnmeldung kommt nur bei installierter Kostenstellenverwaltung vor. Die Kostenstellen werden in einem separaten Abschnitt Kostenstellen behandelt

(Warnung 5) Vorerfasste Lohnart (nnn) ungültig
Der Status einer vorerfassten Lohnart wurde im Lohnartenstamm-Register Steuerung nachträglich auf Inaktiv gesetzt. Die Lohnberechnung erfolgt ohne die inaktivierte vorerfasste Lohnart und kann gespeichert und verbucht werden.

Diese Person hat kein Geburtsdatum (AHV-Nr.)
Bei der Erfassung der Personendaten wurden weder AHV-Nummer noch Geburtsdatum angegeben. Infoniqa ONE 50 Lohn verweigert eine manuelle wie auch automatische Lohnerstellung.

Diese Person ist noch nicht eingetreten
Die Person hat entweder überhaupt kein Eintrittsdatum oder das Eintrittsdatum ist höher als das aktuelle Abrechnungsdatum der Mandanteneinstellungen. Infoniqa ONE 50 Lohn verweigert eine Lohnaufbereitung und unterdrückt also eine Lohnaufbereitung für noch nicht eingetretene MitarbeiterInnen mit bereits erfassten Daten.

Diese Person ist ausgetreten
Die Person hat ein Austrittsdatum, welches kleiner ist als das aktuelle Abrechnungsdatum der Mandanteneinstellungen und nicht in den aktuellen Abrechnungsmonat fällt. In diesem Fall wird die Lohnaufbereitung verweigert.

Ist das Austrittsdatum zwar kleiner als das Abrechnungsdatum, fällt jedoch in den gleichen Monat, kann das Gehalt uneingeschränkt aufbereitet werden. Bei MitarbeiterInnen mit dem Lohncode-Status Monatslöhner sowie unveränderten Lohnarten des Standard-Lohnartenstamms ermittelt Infoniqa ONE 50 Lohn automatisch den korrekten pro Rata-Monatslohnanteil und vergütet ebenso den korrekten pro Rata-Anteil des 13.Monatslohnes.Nicht automatisch abgegrenzt werden jedoch alle übrigen Zuschlagslohnarten wie Kinder- und Ausbildungszulagen, Spesenvergütungen etc. (Derselbe Automatismus, natürlich mit Ausnahme des 13.Monatslohnes, funktioniert auch bei einem Eintrittsdatum kleiner dem aktuellen Abrechnungsdatum).

Diese Person ist beurlaubt
Diese Person hat im Unterregister Status des Personalstamm-Registers Lohncodes eine aktivierte Option «Beurlaubt» oder, bei der Profiversion, eine definierte Urlaubsperiode, deren "von-Datum" gleich oder kleiner oder deren "bis-Datum" gleich oder grösser dem aktuellen Abrechnungsdatum ist. In diesen Fällen verweigert Infoniqa ONE 50 Lohn eine Lohnaufbereitung.

Diese Person ist gesperrt
Die Option «Gesperrt» im Unterregister Status des Personalstamm-Registers Lohncodes dieser Person ist aktiviert. Infoniqa ONE 50 Lohn verweigert die Lohnaufbereitung.

Für diese Person existiert bereits eine Verarbeitung in einem Nachfolgemonat.
Grundsätzlich erlaubt Infoniqa ONE 50 Lohn zu jedem beliebigen Zeitpunkt (Kalenderdatum) Lohnverarbeitungen für jede beliebige Abrechnungsperiode (Abrechnungsdatum). Mit einer wohlbegründeten Ausnahme: weist eine Person bereits verbuchte Lohnläufe in einer der aktuellen Abrechnungsperiode nachfolgenden Periode auf, wird die Lohnaufbereitung verweigert.
Beispiel: Bei einer Person wurden bis und mit der Periode Mai Lohnzahlungen verbucht. Eine nachträgliche oder zusätzliche Lohnaufbereitung für die Abrechnungsperioden April, März, Februar und Januar ist nicht mehr möglich, selbst dann nicht, wenn für eine der genannten vier Abrechnungsperioden keine Lohnverarbeitung erfolgte! Der Grund dafür ist bei den Jahreshöchstlohnsummen bzw. deren kumulierten Abgrenzungen zu finden. Bei der Möglichkeit nachträglicher Lohnaufbereitungen in zurückliegende Abrechnungsperioden ist die Berücksichtigung korrekter kumulierter Abgrenzungswerte nicht mehr möglich.

(Fehler 1) Die KST-Zuweisung für diese Person beträgt nicht 100%
Fehler bei der Kostenstellenzuweisung einer oder mehrerer Lohnarten. Infoniqa ONE 50 Lohn verweigert die Speicherung der berechneten Lohnaufbereitung. Die Kostenstellen werden in einer separaten Dokumentation Kostenstellen behandelt.

(Fehler 2) Keine KST-Zuweisung über Vorerfassung erfolgt
Fehler bei der Kostenstellenzuweisung einer oder mehrerer Lohnarten. Infoniqa ONE 50 Lohn verweigert die Speicherung der berechneten Lohnaufbereitung. Die Kostenstellen werden in einer separaten Dokumentation Kostenstellen behandelt.

(Fehler 3) Stamm-KST ist gleich oder kleiner 0 Prozent
Fehler bei der Kostenstellenzuweisung einer oder mehrerer Lohnarten. Infoniqa ONE 50 Lohn verweigert die Speicherung der berechneten Lohnaufbereitung. Die Kostenstellen werden in einer separaten Dokumentation Kostenstellen behandelt.

(Fehler 4) Keine Stamm-KST erfasst
Fehler bei der Kostenstellenzuweisung einer oder mehrerer Lohnarten. Infoniqa ONE 50 Lohn verweigert die Speicherung der berechneten Lohnaufbereitung. Die Kostenstellen werden in einer separaten Dokumentation Kostenstellen behandelt.

(Fehler 5) Verteilungslohnart auf Stamm-KST erfasst und "Zusätzlich auf Stamm-KST" ist aktiv
Fehler bei der Kostenstellenzuweisung einer oder mehrerer Lohnarten. Infoniqa ONE 50 Lohn verweigert die Speicherung der berechneten Lohnaufbereitung. Die Kostenstellen werden in einer separaten Dokumentation Kostenstellen behandelt.

Manuelle Lohnberechnung und Berechnungsmutationen

Mit der Schaltfläche Berechnen wird die Lohnberechnung der aktiven Person gemäss den definierten fixen und variablen Lohnbestandteilen gestartet und angezeigt. Im Register Manuell werden dabei auch berechnete Lohnarten angezeigt, welche auf dem Lohnblatt nicht gedruckt werden, insbesondere die Hilfslohnarten mit 3-stelliger Lohnartenschlüsselnummer sowie die Basis- und Arbeitgeberlohnarten ab Schlüsselnummer 90000.

Nach ausgeführter Lohnberechnung werden die beiden Schaltflächen Lohnart und Speichern aktiviert. Soll die Lohnberechnung also tatsächlich in der aktuellen Monatsdatei gespeichert werden, muss dies explizit mit der Speichern veranlasst werden. Wird die Lohnberechnung nicht explizit gespeichert, geht sie verloren, sobald das Register Manuell verlassen wird. Gespeicherte wie ungespeicherte Lohnberechnungen können mutiert und danach neu berechnet werden.

Mutationen ungespeicherter Lohnberechnungen

Mutiert werden können alle im Register Manuell in schwarzer Schrift formatierten Feldwerte. Damit die Änderungen wirksam werden, muss der Lohn anschliessend mit der Dialog-Schaltfläche Berechnen neu berechnet werden. Werden auch Lohnartenbezeichner oder -Schlüsselnummern geändert, beschränken sich die Änderungen auf Lohnberechnung und Lohnabrechnung der betreffenden Person der aktuellen Abrechnungsperiode. Bei Lohnberechnungen auf der Basis ausschliesslich fixer und vorerfasster variabler Lohnbestandteile bleibt die Dialog-Schaltfläche Zeile löschen inaktiv. Soll eine dieser Lohnarten nicht berechnet werden, ist einer der Feldwerte der Spalten Einheit oder Ansatz auf 0 (Null) zu setzen und eine Neuberechnung zu starten.

Mit der aus dem Vorerfassungsregister bekannten Dialog-Schaltfläche Lohnarten wird ein Lohnarten-Dialog aufgerufen, um weitere zusätzliche Lohnarten direkt in die Lohnberechnung einzufügen. Lohnartenspezifisch ist in einer der Spalten "Einheit" oder "Ansatz" wiederum ein gültiger Wert anzugeben und der Lohn neu zu berechnen.

Die Dialog-Schaltfläche Zeile löschen wird nun ebenfalls aktiviert - gelöscht werden können ausschliesslich die Zeilen nachträglich eingefügter Lohnarten.

Mit der Dialog-Schaltfläche Speichern wird die Lohnberechnung in einer temporären Monatsdatei der aktuellen Abrechnungsperiode gespeichert. Alle Feldwerte der Lohnberechnung werden nun blau formatiert dargestellt und sind nicht mehr mutierbar, die Schaltflächen Zeile löschen, Speichern, Berechnen und Lohnart deaktiviert, Berechnung löschen dagegen aktiviert. In diesem Zustand präsentiert sich die Lohnberechnung auch nach der automatischen Lohnberechnung, welche immer automatisch gespeichert wird. Sollen nun noch Änderungen an Lohnberechnungen vorgenommen werden, muss erst mit der Dialog-Schaltfläche Berechnung löschen die Berechnung gelöscht, neu berechnet und abschliessend gespeichert werden.

Automatismen bei einem Minusnettolohn

Es kann vorkommen, dass eine korrekte Lohnberechnung zu einem Minusnettolohn führt. Ein solcher wird von Infoniqa ONE 50 Lohn wie eine Lohnberechnung mit einem positiven Nettolohn-Betrag behandelt, er kann also gespeichert und verbucht werden und wird bei der Gehaltszahlungsverarbeitung (Vergütungsauftrag, Auszahlungsliste, elektronische Zahlungsdateien) selbstverständlich unterdrückt.

Bei der Verbuchung einer Lohnperiode schreibt Infoniqa ONE 50 Lohn einen Minusnettolohn ins Hiddenfeld 20 des Personalstamm-Registers Res.-Felder der betreffenden Person. Das genannte Hiddenfeld 20 wird bei jeder Lohnberechnung auf einen von Null unterschiedlichen Feldwert geprüft. Trifft dies zu, verarbeitet die Lohnart 78200 Lohnabzug Vormonat des Standard-Lohnartenstamms automatisch den Feldwert des Hiddenfelds 20. Ändern Sie deshalb niemals die Parametrierung der Lohnart 78200 Lohnabzug Vormonat und mutieren Sie ebenso wenig den Wert des Hiddenfelds 20! Nur unter diesen Voraussetzungen bleibt gewährleistet, dass Infoniqa ONE 50 Lohn den Minusnettolohn einer Lohnberechnung ins Hiddenfeld 20 schreibt und bei der nachfolgenden Lohnberechnung als korrekten Wert automatisch durch die Lohnart 78200 verarbeitet!

Lohnerstellungs-Register Automatisch

Sind alle fixen Gehaltsdaten in Personal-, Firmen- und Lohnartenstamm definiert sowie sämtliche variablen Daten im Lohnerstellungs-Register Vorerfassung erfasst, kann ins Register Automatisch gewechselt und die Lohnerstellung mit der Schaltfläche START für alle MitarbeiterInnen (unter Berücksichtigung des aktiven Filters!) gestartet werden.
Bei aktivem Register Automatisch wird in der Fenstertitelleiste der Lohnerstellung jener Personenname angegeben, dessen Daten zuletzt in einem der Register Vorerfassung oder Manuell bearbeitet wurde oder der Name der ersten Person des Personalstamms gemäss aktuell aktiven Filter- und Sortierkriterien. Die Personalstamm-Position der im Fenstertitel angezeigten aktuellen Person hat keinerlei Einfluss auf den zu verarbeitenden Personenkreis; selbst wenn die automatische Lohnerstellung aus der letzten Personalstammposition gestartet wird, werden für sämtliche MitarbeiterInnen, unter Vorbehalt wie im nachfolgenden Abschnitt Aktiver Filter bei der Lohnerstellung beschrieben, Lohnberechnungen durchgeführt.

Bei Netzwerk-Mehrplatzlizenzen kann eine automatische Lohnerstellung nicht erfolgreich durchgeführt werden, solange Firmen- oder Lohnartenstamm durch andere AnwenderInnen geöffnet sind. Werden während einer automatischen Lohnerstellung Personalstammdaten bearbeitet, ist eine Lohnberechnung der betreffenden Personen ebenfalls nicht möglich. Nicht erfolgreiche Lohnverarbeitungen und deren Ursachen werden in einem Verarbeitungsprotokoll registriert.

Aktiver Filter bei der Lohnerstellung

Die automatische Lohnerstellung wird durch den aktuell gewählten Filter wie auch das aktive Sortierkriterium beeinflusst. Letzteres steuert einzig, ob die Lohnerstellung wie auch der Druck von Lohnabrechnungen, Vergütungsauftrag oder Auszahlungsliste, numerisch aufsteigend nach Personalnummer oder alphabetisch aufsteigend nach Mitarbeitername, erfolgen soll.

Mit dem aktiven Filter dagegen kann (und wird!) der zu berechnende Personenkreis auf die den Kriterien des aktiven Filters entsprechenden MitarbeiterInnen eingeschränkt! Wichtige Parameter der mit Infoniqa ONE 50 Lohn ausgelieferten definierten Standardfilter betreffen insbesondere die Einstellungen der Felder und Optionen Lohnstatus, Gesperrt/Aktiv, Beurlaubt, Archiviert und Vorgabe des Personalstamm-Registers Lohncodes.
Sollen beispielsweise Monats- und StundenlöhnerInnen in getrennten Lohnläufen berechnet werden, können Sie sich mit gewählten Filtern 202 - Aktive Monatslöhner bzw. 203 - Aktive Stundenlöhner einiges an überflüssiger und ineffizienter Arbeit ersparen.

Verarbeitungs-Statuszeilen

Im oberen Bereich des Registers Automatisch befinden sich zwei dynamische Verarbeitungs-Statuszeilen. Nach dem Start der automatischen Lohnerstellung wird in der ersten Statuszeile die Anzahl verarbeiteter und nicht verarbeiteter Mitarbeiterinnen angezeigt, in der zweiten die von Infoniqa ONE 50 Lohn zurzeit ausgeführten Aktionen.

Der Bereich Verarbeitungsprotokoll

Im Bereich Verarbeitungs-Protokoll kann durch Aktivierung einer der drei Optionen auf Bildschirm, auf Drucker oder in Datei angegeben werden, auf welches Ausgabe bzw. Speichermedium das von Infoniqa ONE 50 Lohn erstellte Verarbeitungsprotokoll angezeigt bzw. direkt gespeichert werden soll. Das Verarbeitungsprotokoll registriert die Anzahl erfolgreich durchgeführter Lohnberechnungen wie auch die nicht erfolgreichen. Für letztere wird zusätzlich eine Fehlerhinweismitteilung hinzugefügt.
Bei aktiver Option Bildschirm oder Drucker wird das Verarbeitungsprotokoll unmittelbar nach Beendigung der Lohnberechnungen angezeigt oder ausgedruckt. Mit dem Menübefehl Auswertungen-Lohnerstellung-Verarbeitungsprotokoll kann dieses auch nachträglich jederzeit ausgedruckt werden. Die Verarbeitungsprotokoll-Datei heisst lauto.ll und wird im aktuellen Monatsarchiv gespeichert. Bei mehreren Lohnläufen während einer bestimmten Abrechnungsperiode kann deshalb nachträglich mit Auswertungen-Lohnerstellung-Verarbeitungsprotokoll immer nur das Verarbeitungsprotokoll der letzten Lohnberechnung einer Abrechnungsperiode angezeigt und gedruckt werden!

Mit der Schaltfläche Liste wird der Listengenerator zur Definition des Verarbeitungsprotokolls gestartet. Erläuterungen zum Listengenerator und den Listendefinitionen finden Sie im Abschnitt Auswertungen Generelles.

Die Schaltfläche Drucker ist immer inaktiv; Infoniqa ONE 50 Lohn steuert den in der Windows-Systemsteuerung definierten Standard-Drucker an.

Start der automatischen Lohnerstellung

Mit der Schaltfläche START wird die automatische Lohnerstellung gestartet und nach deren Abschluss bei aktivierten Optionen auf Bildschirm, auf Drucker oder in Datei automatisch das Verarbeitungsprotokoll angezeigt oder ausgedruckt. Ebenso werden die korrekten (fehlerfreien) Lohnberechnungen automatisch in der temporären Monatsdatei gespeichert. Auf die Mutationsmöglichkeiten berechneter und gespeicherter Lohnberechnungen wird im Abschnitt Korrekturen gespeicherter Lohnberechnungen eingegangen.
Mit der Schaltfläche ABBRUCH kann eine gestartete Lohnberechnung abgebrochen werden. Infoniqa ONE 50 Lohn erstellt auch in diesem Fall ein Verarbeitungsprotokoll mit den gewohnten Informationen, jedoch ohne Mitteilungen über den Abbruchstatus. Bei abgebrochenen Lohnberechnungen empfehlen wir deshalb dringend, die im Abbruchstatus undefinierte Lohnaufbereitung mit dem Menübefehl Datei, Lohnperiode, Lohnperiode löschen zu bereinigen und sämtliche unverbuchten Lohnberechnungen auf 0 (Null) zurück zu setzen.

Korrekturen gespeicherter Lohnberechnungen

Berechnete und gespeicherte, jedoch noch nicht verbuchte Lohnberechnungen können im Register Manuell überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen individuellen personenspezifischen und globalen, alle oder einen Grossteil der berechneten Löhne betreffende Korrekturen.
Erweist sich letzteres als notwendig, bspw. weil vergessen wurde, geänderte Sozialversicherungs-Abzugsbasen im Firmenstamm termingerecht anzupassen, empfiehlt sich, die gesamte Lohnberechnung mit der Dialog-Schaltfläche Lohnperiode löschen oder dem Menübefehl Datei-Lohnperiode-Lohnperiode löschen zurück zu setzen, die notwendigen Mutationen vorzunehmen und die Lohnberechnung neu zu starten

Individuelle Korrekturen gespeicherter Lohnberechnungen können im Register Manuell durchgeführt werden. Beim Wechsel ins Register Manuell nach einer automatischen Lohnerstellung werden Sie feststellen, dass sämtliche Feldwerte blau oder rot formatiert dargestellt werden und somit nicht mutiert werden können. Zudem ist einzig die Dialog-Schaltfläche Berechnung löschen aktiv. Mit dieser ist die Lohnberechnung zu löschen und danach die erforderlichen Mutationen in Vorerfassung oder Personalstamm vorzunehmen.
Mit der nun aktiven Dialog-Schaltfläche Berechnen kann der Lohn danach neu berechnet und muss mit der Dialog-Schaltfläche Speichern explizit gespeichert werden!

Temporäre Monatsdatei und Abschluss einer Abrechnungsperiode

Alle Daten einer erfolgreichen automatischen Lohnberechnung werden von Infoniqa ONE 50 Lohn automatisch, manuelle Lohnberechnungen müssen mit der Dialog-Schaltfläche Speichern explizit in eine temporäre Monatsdatei gespeichert werden.
Mit der ersten Verbuchung von Monatsdatei-Daten in die Jahresdatei erstellt Infoniqa ONE 50 Lohn unter dem Mandanten-Verzeichnis eine Unterverzeichnis-Struktur der Form
Archiv/Abrechnungsjahr(2011, 2012 usw.)/Monat (01 bis 12).

Vor der Verbuchung der Monatsdaten in die Jahresdatei werden diese in eine Archivdatei der Form
Tag des Abrechnungsdatums_fortlaufende Nummerierung.wla (z.B. 25_1.wla, 25_2.wla, 31_1.wla)

geschrieben und im korrekten Verzeichnispfad gemäss den Mandanteneinstellungen gespeichert. Die gespeicherten Daten einer ersten Lohnberechnung des Abrechnungsdatums 30.09.2011 werden von Infoniqa ONE 50 Lohn im Verzeichnispfad
/Mandantenname/Archiv/2011/09/30_1.wla
gespeichert. Wird mit gleichem Abrechnungsdatum eine zweite Lohnberechnung durchgeführt und gespeichert, lautet der Pfad
/Mandantenname/Archiv/2011/09/30_2.wla.

Für Personen mit gespeicherter, aber noch nicht verbuchter Lohnberechnung, können für die gleiche Abrechnungsperiode keine weiteren Lohnberechnungen durchgeführt werden. Sämtliche Monatsauswertungen und Verarbeitungen wie Druck der Lohnabrechnungen, Lohnzahlungen elektronisch oder per Vergütungsauftrag, Druck von Monatsjournalen müssen vor der Verbuchung einer Abrechnungsperiode in die Jahresdatei ausgeführt werden. Die Verbuchung einer Lohnperiode in die Jahresdatei ist ausführlich im Abschnitt Lohnperiode in Jahresdatei verbuchen beschrieben. Auf die Monatsauswertungen gehen wir detaillierter im Abschnitt Auswertungen Monatsverarbeitung ein.
FIBU- und Kostenstellenauswertungen können dagegen unabhängig vom Lohnverbuchungsstatus zu jedem beliebigen Zeitpunkt über frei definierbare Perioden gemacht werden. Damit mit dem Menübefehl Extras-Mandanteneinstellungen, der Symbolleisten-Schaltfläche Mandanteneinstellungen oder der Tastenkombination + eine neue Abrechnungsperiode eröffnet werden kann, muss die aktuelle Abrechnungsperiode bei der Verbuchung gelöscht werden. Nach der Speicherung einer Lohnberechnung ist der Verarbeitungsablauf

eventuelle weitere Lohnberechnungen der gleichen Abrechnungsperiode für andere Personengruppen aufbereiten und speichern

sämtliche Monatsverarbeitungen durchführen

aktuelle Lohnperiode in Jahresdatei verbuchen (inkl. Löschen der Lohnperiode)
neue Abrechnungsperiode eröffnen
einzuhalten.

Individuelle Lohnläufe

Mit dem Menübefehl Bearbeiten-Lohnerstellung-'Name des definierten individuellen Lohnlaufes' (z.B. "Lohnnachzahlung") oder Menüauswahl der Symbolleisten-Schaltfläche individuelle Lohnläufe wird der Dialog Lohnerstellung zum Start eines definierten individuellen Lohnlaufes gestartet. Zusammen mit dem Dialog Lohnerstellung öffnet Infoniqa ONE 50 Lohn den Personalstamm im Schreibschutzmodus.

Der Dialog Lohnerstellung ist gegliedert in die drei Register Vorerfassung zur Erfassung variabler Gehaltsdaten, Manuell zur personen-spezifischen, explizit zu speichernden Lohnaufbereitung und um automatisch aufbereitete Lohnberechnungen zu mutieren sowie Automatisch zur globalen Lohnaufbereitung mit automatischer Speicherung unter Berücksichtigung der aktiven Filtereinstellung.

Das Herzstück individueller Lohnläufe bilden deren Definition, welche im Abschnitt Definition Lohnläufe näher erläutert werden; in diesem Teil wird auch auf die wenigen von der ordentlichen Lohnberechnung abweichenden Eigenheiten individueller Lohnläufe näher eingegangen.

Im Verarbeitungsablauf unterscheidet sich ein individueller Lohnlauf nicht grundsätzlich von einer ordentlichen regelmässigen Lohnberechnung. Grundsätzliches zur Lohnerstellung erfahren sie durch Auswahl aus dem Listenauswahl-Feld "Ordentl. Lohnerstellung Allgemeines" zu Beginn dieser Seite.

Individueller Lohnlauf Lohnnachzahlung nach Austritt

Mit Infoniqa ONE 50 Lohn erhalten Sie einen definierten individuellen Lohnlauf Lohnnachzahlung (nach Austritt). Dieser wird in vorgehend beschriebener Ausgangslage eingesetzt und hat den Vorteil, dass dabei im Personalstamm definierte fixe Lohnbestandteile wie Monatslohn, Spesenvergütungen, Kinderzulagen, PK- oder BVG-Abzüge etc. unberücksichtigt bleiben und nicht manuell in der Vorerfassung unterdrückt werden müssen. Im Lohnerstellungs-Register Vorerfassung werden solche Lohnberechnungswerte mit roter Schriftfarbe formatiert dargestellt.

Lohnnachzahlung nach Austritt im Vorjahr

Lohnnachzahlungen nach Austritt, also bei im Personalstamm-Register Pers.-Info angegebenem Austrittsdatum, Aktivierung der Option Austritt temporär aufheben und Aufruf des Dialogs Lohnnachzahlung durch den Menübefehl Bearbeiten-Lohnerstellung-Lohnnachzahlung, waren schon in den Vorgängerversionen von Infoniqa ONE 50 Lohn für jede Lohnperiode des aktuellen Buchungsjahrs möglich.

Infoniqa ONE 50 Lohn erlaubt auch Lohnnachzahlungen in einem Folgejahr unter korrekter Berücksichtigung der definierten und zum Zeitpunkt des Austritts im Vorjahr korrekt abgegrenzten kumulierten Jahreslohngrenzwerte. Dies unter der Voraussetzung, dass bei der Ausführung des Jahresabschlusses in dessen fünftem Dialog-Assistenten Personen mit einem Austrittsdatum im aktuellen Buchungsjahr nicht zum Löschen aktiviert wurden und somit in den Folgejahr-Mandanten übernommen wurden.

Bei der Ausführung von Lohnnachzahlungen nach Austritt an Personen mit einem Austrittsdatum im Vorjahr ist wie bei Lohnnachzahlungen nach Austritt im aktuellen Buchungsjahr vorzugehen, es muss also die Option Austritt temporär aufheben im Personalstamm-Register Pers.-Info aktiviert, gegebenenfalls der Status Archiviert bei Jahresabschluss im Unterregister Status des Personalstamm-Registers Lohncodes zu Aktiv geändert und mit dem Menübefehl Bearbeiten-Lohnerstellung-Lohnnachzahlung der Dialog Lohnnachzahlung gestartet werden. In dessen Register Vorerfassung sind die Nachzahlungslohnarten (Überstunden-Entschädigungen, Verkaufs-/Umsatzprovisionen, Boni etc.) vorzuerfassen und die Lohnberechnung im Register Manuell mit Klick auf die Schaltfläche Berechnen zu starten und mit der Schaltfläche Speichern zu speichern.

Bei Ausführung von Lohnnachzahlungen nach Austritt durch den mit dem Menübefehl Bearbeiten-Lohnerstellung-Lohnnachzahlung gestarteten definierten individuellen Lohnlauf werden nur vorerfasste Lohnarten sowie gesetzliche und versicherungsvertragliche Sozialversicherungs-Abzugslohnarten bis zur definierten und korrekt abgegrenzten kumulierten versicherungspflichtigen Jahreshöchstlohnobergrenze berücksichtigt, fixe regelmässige Lohnbestandteile wie etwa der definierte Monatslohn, andere regelmässige fixe Zuschlagslohnarten oder der BVG-Abzug dagegen ausgeschlossen.

Lohnnachzahlungen nach Austritt werden auf den Jahresauswertungen (AHV-, UVG-, KTG-Abrechnungen, Lohnausweise) des Vergütungsjahres ausgewiesen, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der individuellen abzugsbestimmenden Basiswerte bleibt durch die aufgeführten Beschäftigungsdauer-Daten jedoch gewährleistet.

Der Sonderlohnlauf Lohnzahlung nach Austritt wird über den Menübefehl Bearbeiten-Lohnerstellung-Lohnnachzahlung oder den gleichnamigen Kontextmenübefehl der Symbolleisten-Schaltfläche individuelle Lohnläufe gestartet. Im Personalstamm muss bei den betreffenden Personen ein Austrittsdatum gesetzt und die Option Austritt temporär aufheben aktiviert sein. Nach Verbuchung des Lohnlaufes wird die Option durch Infoniqa ONE 50 Lohn wieder deaktiviert.

Von der (möglichen) Durchführung eines ordentlichen Lohnlaufs nach Austritt wird dringend abgeraten!