Mit Infoniqa ONE Start haben Sie die Möglichkeit, ein Mini-Archiv einzurichten. Diese erlaubt es Ihnen, Dokumente, Bilder und Grafiken mit Artikeln, Kunden, Mitarbeitern usw. zu verknüpfen. Die Daten können entweder lokal oder in der Cloud auf Dropbox abgespeichert werden.
Zuerst müssen Sie dieses Add-On aktivieren:
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Öffnen Sie Menü „Extras“ – „Add-ons“ – „Add-on Verwaltung:
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Wechseln Sie in den Abschnitt „Dokumente“ und klicken Sie auf den Button „Deaktiviert“:
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Schliessen Sie die Add-on Verwaltung mit einem Klick auf den Button „OK“ unten rechts.
Sie müssen nun Infoniqa ONE Start neu starten, damit die Add-on Verwaltung zur Verfügung steht:
Bevor Sie das Mini-Archiv verwenden können, müssen Sie dieses noch konfigurieren.
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Öffnen Sie Menü „Extras“ – „Add-ons“ – „Mini-Archiv“:
Sie haben die Möglichkeit das «Mini-Archiv“ über Dropbox, Lokal oder OneDrive einzurichten:
OneDrive
Wählen Sie das Mini-Archiv mit OneDrive, können Sie Ihre Daten mit Ihrem bestehenden OneDrive verbinden. Somit werden Ihre Daten, die Sie im Mini-Archiv abgespeichert haben, direkt auf Ihrem Account abgespeichert und stehen jederzeit zu Verfügung.
Möchten Sie den Ordner (Inhalt) vom Mini-Archiv mit einem anderen Benutzer, der ebenfalls OneDrive hat, teilen?
Dann klicken Sie auf „Teilen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse ein und definieren Sie den entsprechenden Zugriff für den User.
Klicken Sie danach auf „Link Senden“. Somit wird ein E-Mail mit dem Zugriffslink an die entsprechende E-Mailadresse versendet.
Sie finden die die für OneDrive freigegebenen Ordner unter MyFiles – InfoniqaFiles.
Sie können den Ordner auch aus dieser Ansicht „Teilen“. Markieren Sie den entsprechenden Ordner und klicken Sie auf „Share“. Sie werden aufgefordert einen Empfänger des Ordners anzugeben. Danach wird ebenfalls wieder ein Link versendet.
Aus technischen Gründen kann das „Teilen“ von einem Ordner nicht von einem privaten Konto auf ein Microsoft 365 Geschäfts-, Schul- oder Unikonto erfolgen.
Somit muss das „Teilen“ immer von Privat zu Privat oder Geschäft zu Geschäftskonto erfolgen.
Ebenfalls aus technischen Gründen kann ein Dossier nur innerhalb der Firma geteilt werden. Somit können Sie Ihr Mini-Archiv nicht an Externe freigeben (z.B. Treuhänder)
Möchten Sie den OneDrive Account ändern gehen Sie bitte folgendermassen vor:
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Melden Sie den aktuellen Account von OneDrive (Mini-Archiv) ab
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Starten Sie die «Anmeldeinformationsverwaltung» von Windows und löschen die entsprechenden Einträge
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Leeren Sie den Browserverlauf von Ihrem Browser «Windows Edge».
Jetzt können Sie sich mit einem anderen Account bei OneDrive anmelden.
Business Account
Sind Sie im Besitz von einen OneDrive Business Account (Basic, Standard oder Premium) ist es wichtig, dass Sie beim Anmeldevorgang alle Einstellungen richtig setzen.
Nach Eingabe von E-Mailadresse und Passwort erhalten Sie folgende Ansicht. Hier ist es wichtig, dass Sie die Checkbox „Zustimmung im Namen Ihrer Organisation“ aktivieren.
Klicken Sie danach auch „Akzeptieren“.
So haben Sie die Möglichkeit im Azure Active Directory (Admin center) die entsprechenden Berechtigungen pro E-Mailadresse zu vergeben (Register User).
Dies ist wichtig, wenn Sie Ihr Dossier zu einem späteren Zeitpunkt mit jemandem teilen möchten.
Sobald Sie das Mini-Archiv eingerichtet haben, steht dieses bei Kunden. Lieferanten, Lohn und diversen Stammdaten zur Verfügung:
Beim Buchen von Fibu-Buchung sowie Kunden- / Lieferantenbelegen steht das Mini-Archiv zudem per Drag & Drop Funktion zur Verfügung:
