Naviguer dans un document
Commandes du menu contextuel dans la zone des positions de la fenêtre Document
Commandes du menu contextuel |
Description |
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Navigation de champ en champ |
dans une ligne de position, vous pouvez naviguer d'un champ à l'autre via la touche <Tab> ou <Shift>+<Tab>ou avec les touches fléchées |
Compléter une position |
après avoir inséré un article dans une position et, si nécessaire, complété et modifié les informations dans les champs, vous pouvez utiliser les commandes suivantes pour compléter une autre position : Touche fléchée vers le bas. Le curseur reste dans la même colonne que dans la position précédente La combinaison de touches <Ctrl>+<Insert> La commande Ajouter position, qui se trouve à la fois dans le menu contextuel et dans le menu Éditer La touche <Tab> lorsque le curseur se trouve dans le dernier champ d'une ligne La touche <F9>, quelle que soit la position actuellement sélectionnée. Le curseur est alors positionné dans le champ N° d'article. <F10> effectue la même action, mais place le curseur dans le champ Désignation de l'article La touche <F5> ouvre la fenêtre de recherche d'article pour insérer un autre article |
Insérer position |
si une nouvelle position ne doit pas être ajoutée sous la dernière ligne existante mais insérée entre deux lignes, placez le curseur sur la ligne au-dessus de laquelle la nouvelle position doit être insérée, puis sélectionnez la commande de menu contextuel Insérer position ou le menu "Éditer / Insérer position" ou appuyez sur la combinaison de touches <Ctrl>+<Insert> |
Ajouter position |
cette commande de menu contextuel vous permet d'ajouter une autre position après la dernière position saisie. <Shift>+<Insert> <F9> dans le champ Numéro d'article <F10> dans le champ Description |
Supprimer position |
pour supprimer un élément sélectionné, utilisez la combinaison de touches <Ctrl>+<Suppr> ou la commande correspondante du menu contextuel ou du menu Éditer. Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale - Administration (commande de menu Outils / Administration) dans "Options / Documents de vente" de l'onglet Généralités dans "Options / Documents de vente" vous permet de définir si un avertissement doit apparaître avant de supprimer une position |
Insertion de textes automatiques |
Vous pouvez également utiliser des textes automatiques pour les différents champs de positions. La commande correspondante se trouve dans le menu contextuel du bouton droit de la souris. <Ctrl>+<T> |
Modifier PA de la position actuelle |
cette fonction permet de modifier le prix de revient ou d'achat enregistré pour l'article. Cette modification ne s'applique qu'au document de vente actuel. <F7> |
Informations stock |
Vous pouvez obtenir des informations sur l'état du stock d'un article spécifique en sélectionnant la ligne de position dans laquelle l'article est saisi et en choisissant la commande Informations stock dans le menu contextuel |
Agrandir zone des positions |
La commande de menu contextuel Agrandir zone de positions permet d'afficher uniquement les positions dans l'intégralité de la fenêtre Document. Vous pouvez ainsi avoir un aperçu très complet d'un document. Si vous sélectionnez à nouveau la commande, l'affichage normal est rétabli |
Éditer |
Si vous cliquez sur un champ avec la souris, il est sélectionné dans son ensemble, de sorte que vous pouvez remplacer le texte complet du champ. <F2> désactive la sélection et positionne le curseur après le dernier caractère du champ |
Définition/impr. |
Le menu contextuel de la zone des positions contient le sous-menu Définition/impr. Il vous permet de déterminer si certains titres et sous-totaux doivent être imprimés sur les documents et si l'impression doit être en gras, en police normale ou soulignée. Il vous permet également de déterminer si les nomenclatures d'un article de nomenclature doivent également être imprimées. L'élément de menu activé est signalé par un point |
Mise au point standard des colonnes |
Cette commande de menu contextuel rétablit la vue de la colonne par défaut dans la zone des positions |
Format de champ |
Cette commande de menu contextuel ouvre la fenêtre Format du champ "Nom du champ" pour définir le format des nombres |
Quitter la zone des positions |
<Escape> vous permet de quitter la zone des positions de la fenêtre Document et de passer à la zone du bas de la fenêtre |
Haut de la fenêtre Document
Les données situées en haut de la fenêtre Document affichent toutes les informations relatives à l'adresse du client, ainsi que la date et le numéro du document. Lorsque vous créez un nouveau document, vous devez saisir à nouveau ces données dans la fenêtre Document pour les adapter ici, le cas échéant.
Éléments de définition en haut de la fenêtre Document
Élément de définition |
Description |
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Champ d'affichage N° processus |
affiche en lecture seule le n° de processus attribué par Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale |
Champ d'affichage Processus |
affiche en lecture seule l'identifiant du processus si un processus défini a été attribué au document lors de sa création |
Champ Doc.N° |
permet de saisir ou sélectionner le numéro d'un document de vente valide. Après saisie ou sélection d'un numéro de document de vente valide et correct, puis <Enter> ou <Tab>, Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale charge l'enregistrement correspondant dans la fenêtre Document : "Document N°" "Client" "Date du document". Cliquez sur le bouton aux trois points, double-cliquez dans le champ ou appuyez sur <F5> lorsque le champ est activé pour ouvrir la fenêtre "Rechercher document Vente" permettant de rechercher, sélectionner et récupérer un document de vente existant. Les deux boutons fléchés permettent de parcourir en avant et en arrière les documents saisis. Vous pouvez saisir manuellement le numéro complet ou seulement une partie d'un document de vente valide. Lorsque le numéro de document de vente complet et valide est saisi, l'enregistrement de données est chargé dans la fenêtre Document : "Document N°" "Client" "Date du document". Après avoir saisi une partie du numéro du document de vente puis <Enter> ou <Tab>, Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale lance la fenêtre "Rechercher document Vente" permettant de sélectionner et récupérer le document de vente souhaité. La fenêtre "Rechercher document Vente" n'affiche que les documents de vente dont le nombre est supérieur ou égal à la valeur saisie |
Boîte à liste déroulante |
affiche le type de document actuel. Au cours de son traitement, un document peut recevoir différents types de documents : un devis devient une confirmation de commande avant de devenir un bordereau de livraison, puis une facture. Pour ce faire, modifiez le type de document en le sélectionnant dans la boîte à liste déroulante Type/Doc. La création de notes de crédit sur la base d'une facture existante est décrite dans une section d'aide distincte |
Champ Date du document |
affiche la date du document spécifiée lors de sa création. Cliquez sur le bouton aux trois points, appuyez sur <F5> lorsque le champ est activé ou double-cliquez dans le champ pour ouvrir une fenêtre de calendrier permettant de sélectionner une autre date et de la récupérer dans le champ cible |
Champ Document Statut |
permet d'afficher et de modifier statut du document actif actuel. Les sélections possibles sont les statuts de documents définis pour un type de document spécifique dans l'onglet Options de la fenêtre Options Documents de Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale - Administration. Le statut des documents est disponible en tant que critère de tri dans la fenêtre "Rechercher document" et en tant qu'élément de définition dans la deuxième boîte à liste déroulante de la zone Tous les documents convertis en: (fenêtre Impression groupée). L'onglet Sélection du champ de la fenêtre de définition des états de vente vous permet de sélectionner le sélecteur de champ "Doc / IDStatutDoc" pour limiter la quantité de données d'état. La valeur numérique correcte doit être attribuée au sélecteur Doc / IDStatutDoc. Lors de la saisie des statuts de documents, Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale - Administration leur attribue un identifiant commençant par 1 et incrémenté de 1 dans l'ordre chronologique de leur saisie. Il est possible de restreindre les données d'un état en sélectionnant un statut de document spécifique au type de document dans le champ Statut Doc de l'onglet Sélection (fenêtre définition d'état États documents ouverts), après avoir sélectionné un type de document dans le champ précédent |
Champ N° client |
affiche le numéro, le nom et la localité du client, spécifiés lors de la création du document. Un changement ultérieur (par inadvertance) du numéro client à partir de la fenêtre qui s'ouvre via le bouton aux trois points, <F5>, si le champ est activé, ou en double-cliquant dans le champ "Rechercher clients" doit être confirmé en acceptant la fenêtre d'information |
Champ Responsable |
affiche la personne de contact spécifiée lors de la création du document. Cliquez sur le bouton aux trois points, appuyez sur <F5> lorsque le champ est activé ou double-cliquez dans le champ pour ouvrir la fenêtre "Rechercher le contact", permettant de sélectionner une autre personne de contact spécifique au client, définie dans l'onglet Contact de la fenêtre Adresses (commande de menu Données de base / Adresse ou <Ctrl>+<R>) |
Onglets Adresse2 et Adresse2 manuelle
L'onglet Adresse2 affiche l'adresse de livraison du client, récupérée automatiquement dans Gestion des adresses. Si aucune adresse alternative n'a été définie, elle est identique à l'adresse de facturation. Vous pouvez également sélectionner ici n'importe quelle autre adresse dans la base de données.
Onglet Adresse2 man. réservé à une adresse de livraison, que vous saisissez spontanément en tant qu'entrée unique directement dans le document. Cette adresse n'est pas enregistrée.
Onglet Échéances
L'onglet Échéances permet d'inscrire la date, l'heure de livraison et un commentaire correspondant.
Onglet Entête
Vous pouvez saisir un texte individuel comme texte d'en-tête, qui apparaît dans le document au-dessus de la zone des positions d'article. Il peut s'agir de : "Conformément à votre demande de..." dans le cas d'un devis, p. ex. Pour ne pas avoir à taper sans cesse des textes récurrents, ils peuvent être enregistrés sous forme de texte automatique. Pour ce faire, utilisez le bouton droit de la souris pour sélectionner la commande de menu contextuel Insertion de textes automatiques. Une liste apparaît, vous permettant d'enregistrer tous les textes sous une abréviation et les récupérer dans le document en double-cliquant.
Onglet Transaction commerciale
Le champ Numéro est un champ simple permettant de saisir des entrées numériques. Ces données sont transmises à Infoniqa ONE 50 Comptabilité et sont utilisées pour combiner logiquement différentes pièces comptables ou PO. Saisissez ici le numéro de transaction, afin qu'il soit également disponible dans la comptabilité après le transfert. Le numéro de transaction peut également être transféré à une commande via une proposition de commande.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le client sélectionné à l'aide de plusieurs commandes du menu Éditer : <Ctrl>+<K> vous permet de récupérer les informations de crédit, la commande de menu "Éditer / PO" vous permet de récupérer la liste des PO actuels dans la comptabilité des débiteurs.
Zone des positions de la fenêtre Document
Après avoir sélectionné le client et le type de document, saisissez dans le document les différents articles - biens ou services - dans la quantité souhaitée. Pour ce faire, récupérez les articles dans la base de données des articles ou saisissez-les manuellement partiellement ou entièrement.
Une rubrique d'aide distincte récapitule les commandes du clavier et du menu vous permettant de naviguer dans les positions.
Récupérer des articles dans un document
Dans un nouveau document, une première position est déjà préparée, que vous pouvez remplir avec vos données. La touche fléchée vers le bas vous permet d'ajouter des lignes supplémentaires. Même si vous appuyez sur la touche <Tab> dans le dernier champ d'une ligne, une nouvelle position est créée. Vous pouvez également utiliser la commande de menu contextuel Ajouter position.
Dans le champ Numéro de la ligne de position, appelez la fenêtre Chercher articles. Il existe plusieurs possibilités pour ce faire :
double-cliquez dans le champ
appuyez sur <F5> lorsque le curseur se trouve dans ce champ
cliquez sur le bouton aux trois points qui apparaît lorsque vous cliquez une fois dans le champ
sélectionnez la commande de menu contextuel Insérer position
Si vous connaissez déjà le numéro d'article, vous pouvez l'entrer directement dans le champ Numéro et confirmer avec <F5>. Le programme recherche alors un article ayant le numéro correspondant et, en cas de succès, l'ajoute à la liste des positions. Sinon, la fenêtre Chercher articles s'ouvre, vous permettant de sélectionner et récupérer la position correcte en double-cliquant dessus.
Modifier les données de l'article
Un article est récupéré dans un document avec les informations suivantes : compte de produit, code TVA, centre de charges (si activé), nombre de pièces 1, unité, prix de vente, rabais (si une rabais/position est défini), montant total et marge (en CHF), si le calcul en ligne de la marge est activé dans l'administration (commande de menu "Outils / Administration"). Bien entendu, vous pouvez également saisir tout article occasionnel dans une ligne d'article indépendamment de la base de données des articles. Avant de saisir un article occasionnel, il suffit d'utiliser la combinaison de touches <Alt>+<M> pour que le système sache que vous souhaitez saisir un article manuel. Il suffit ensuite d'entrer les informations souhaitées dans les champs de la ligne.
Pour vous déplacer de champ en champ dans une ligne de position, utilisez les touches <Tab> et <Shift>+<TAB>. Toutes les entrées peuvent encore être modifiées manuellement ici.
Modifier le nombre de pièces
Pour chaque nouvel article, le programme suggère d'abord le nombre de pièces (Doc. Qt./Qté comm et reste) 1, que vous remplacez par le nombre souhaité. Pour les confirmations de commande, les bons de livraison et les factures, si vous avez activé la gestion des stocks dans l'administration (menu "Outils / Administration") dans Options Article de l'onglet Généralités, la quantité sera immédiatement déduite du stock.Dans le cas des notes de crédit, les articles sont réaffectés en conséquence.
L'automatisation décrite ci-dessus est le réglage par défaut de Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale. L'effet de chaque document sur le stock est déterminé par le réglage de l'onglet Définition des options du document.
Si le nombre de pièces saisies est supérieur au stock réel, un avertissement apparaîtra pour vous indiquer combien d'exemplaires sont réellement encore en stock.
Compte de produit et TVA
Vous devez affecter un compte de produits et un code TVA sà vos articles déjà dans la base d'articles. Les deux entrées sont automatiquement saisies dans la ligne de position lorsqu'un article est transféré dans un document. Pour vous permettre de les modifier pour un seul document, les champs Compte de produit et TVA sont associés aux paramétrages correspondants : lorsque vous cliquez sur l'un des champs de la liste des positions, le bouton aux trois points apparaît, vous permettant d'ouvrir liste des comptes ou le tableau des codes TVA de Infoniqa ONE 50 Comptabilité. Vous pouvez également accéder à ces listes en double-cliquant ou en appuyant sur <F5>, si le curseur se trouve dans le champ Compte de produit ou MC (code de la taxe sur la valeur ajoutée).
Le compte de produits est transféré directement de la comptabilité générale via l'interface OLE, ceci s'applique également à la saisie manuelle des articles dans le document. La première fois que le tableau de TVA s'ouvre après le démarrage du programme, il est toujours synchronisé sur les données actuelles de la comptabilité.
Pour les adresses étrangères - c'est-à-dire les adresses où un code pays autre que "CH" est inscrit dans le champ Pays de l'onglet Adresse, le système utilise automatiquement le code TVA "Exp0".
Adapter le prix coûtant
Le prix coûtant d'un article n'apparaît pas sur les documents, mais il est en arrière-plan de l'article et sert de base au calcul de la marge. Les modifications définitives des prix coûtant peuvent être adaptées directement dans la base d'articles de l'onglet Généralités. Pour les offres spéciales ponctuelles, vous pouvez également modifier le prix coûtant des documents individuels : sélectionnez l'article souhaité et choisissez la commande de menu contextuel Modifier PA. Vous pouvez également placer le curseur sur la ligne de position et appuyer sur <F7>. Cela ouvre une fenêtre permettant de définir le prix coûtant d'une position de document. Ce changement n'a aucun effet sur la base d'articles. Il n'est pris en compte que par le calcul de la marge du document actuel.
Créer et insérer la position manuellement
Quelle que soit votre base d'articles fixe, vous pouvez facilement saisir manuellement des position individuelles pour des documents individuels dans Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale, par exemple, si vous souhaitez facturer un article unique ou un service non récurrent. Pour ce faire, créez une nouvelle ligne de position vide dans laquelle vous saisissez les données d'article souhaitées. Après la création d'un nouveau document, cette ligne existe déjà. Pour générer d'autres lignes vides, quittez le dernier champ de la position la plus basse via <Tab> ou en utilisant la commande de menu contextuel Ajouter position.
Pour saisir un article occasionnel, placez le curseur dans le champ Nom et tapez la description de l'article. Sélectionnez ensuite l'unité, le compte de produits et le code TVA d'un clic de souris. Lorsque vous cliquez dans l'un des champs, le bouton aux trois points apparaît, vous permettant d'ouvrir les paramétrages correspondants et de récupérer les données. Pour un article complet, il suffit d'ajouter le nombre de pièces et le prix de vente. Si vous quittez la ligne de la position de l'article via <Tab>, l'entrée est enregistrée dans le document et obtient le statut "M" dans la colonne de gauche.
Les "articles pro forma" prédéfinis dans la base de données articles peuvent constituer une base utile pour les articles ou services saisis manuellement. Ces articles peuvent déjà contenir certaines données de base, que vous complétez ensuite avec vos données individuelles.
Vous pouvez également saisir des lignes de texte pur pour toute information complémentaire. Un maximum de 80 caractères par ligne est possible. Lorsque vous quittez un élément qui ne contient que du texte, le statut de la ligne passe à "T".
Si vous souhaitez insérer une ligne vide dans le document, créez une ligne de position et entrez un espace dans le champ Description. Une ligne complètement vide ne peut pas être enregistrée, il est donc important de définir la position comme une ligne vide par le caractère espace.
Déplacer des positions de détail dans les documents de vente
Les positions détaillées des documents de vente insérées dans l'ordre chronologique de la saisie dans le tableau de l'onglet Positions de la fenêtre Document : "Numéro du document" "Client" "Date du document" peuvent être déplacées ultérieurement vers n'importe quel autre tableau et position du document par glisser-déposer, les commandes du menu contextuel Déplacer position vers le haut ou Déplacer position vers le bas ou les combinaisons de touches <Ctrl>+<U> et <Ctrl>+<D>.
Déplacement par glisser-déposer de n'importe quelle position : après avoir activé la ligne à déplacer en cliquant sur le bouton de ligne situé à l'extrême gauche, la ligne activée peut être glissée à la position souhaitée en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé (l'icône du pointeur de la souris change) et insérée à cet endroit en relâchant le bouton de la souris. La méthode du glisser-déposer ne fonctionne que si le pointeur de la souris ne se déplace pas en dehors du bouton de ligne situé à l'extérieur gauche ou des champs de colonne NumPosi etN° d'art.
Déplacement d'une position à l'aide d'une commande de menu contextuel ou d'une combinaison de touches : la ligne du tableau actuellement activée (en surbrillance) peut être déplacée d'une position vers le haut à l'aide des commandes du menu contextuel Position vers le haut, qui peuvent être appelées depuis n'importe quelle position du tableau de l'onglet Position, ou de la combinaison de touches correspondante <Ctrl>+<U> d'une position vers le haut ou vers le bas, ou de la combinaison de touches correspondante <Ctrl>+<D> d'une position vers le bas.
Affecter des champs supplémentaires à une position
Vous avez la possibilité d'insérer d'autres champs supplémentaires dans la zone des positions. Cela se fait via l'administration (commande de menu Outils / Administration). Cela permet, p. ex., de mettre en correspondance un calcul de longueur multipliée par la largeur.
Numéros de série manuels dès la vente
À partir de l'administration (commande de menu Outils / Administration), vous avez la possibilité d'activer le champ Numéros de série. Cela vous permet d'ajouter un numéro de série à chaque article au niveau de la position.
Bas de la fenêtre Document
Le bas de la fenêtre Document est destiné à recevoir diverses informations complémentaires telles que le type d'expédition, les conditions de paiement, la banque, la devise, le WIR ainsi que les rabais et les frais. Ces informations sont réparties dans plusieurs onglets. Certaines de ces données sont automatiquement récupérées dans la base clients ou la base d'articles, qui peuvent bien sûr être adaptées individuellement pour chaque document.
Onglet Généralités
Éléments de définition de l'onglet Généralités de la fenêtre Document
Élément de définition |
Description |
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Champ Type d'expéd. |
Le bouton aux trois points vous permet d'ouvrir la fenêtre "Rechercher type d'expédition" permettant de sélectionner et récupérer un type d'expédition défini. |
Champ Paiement |
Spécifiez déjà dans le sous-onglet "Finances" de l'onglet Clients (fenêtre Adresse) les conditions de paiement par défaut pour un client. Ces informations sont récupérées dans le document avec l'adresse. Comme d'habitude, vous pouvez personnaliser les fenêtres Rechercher type d'expédition" et "Rechercher conditions de paiement" en cliquant sur le bouton "Mise en page" ou en utilisant la commande "Modifier mise en page" du menu contextuel |
Champ Échéance |
En plus des conditions de paiement, vous pouvez définir une échéance fixe qui est également transférée à la comptabilité débiteurs et évaluée pour la gestion des rappels. |
Champ Remarque |
Vous pouvez utiliser ce champ pour toute information que vous souhaitez imprimer sur le document actuel |
Champ d'affichage Code TVA |
affiche en lecture seule le code de déduction de la TVA spécifique au client défini dans le sous-onglet Finances de l'onglet Client de la fenêtre Adresse (commande de menu "Données de base / Adresse" ou <Ctrl>+<R>) |
Champ Banque |
La banque destinataire du paiement de la facture peut déjà être spécifiée dans le sous-onglet Finances de l'onglet Client (fenêtre Adresse) et ici encore au niveau du document. Ce champ est lié à la liste des banques internes de Infoniqa ONE 50 Comptabilité |
Boîte à liste déroulante Représentant |
permet de sélectionner un représentant défini, si celui-ci doit être mentionné sur le document de vente. Les représentants sont définis dans l'onglet du même nom dans l'affichage des données du mandat de la fenêtre Adresses |
Onglet Infos
Élément de définition de l'onglet Infos de la fenêtre Document
Élément de définition |
Description |
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Champs Notre Réf., V / Réf. |
Pour "Notre référence", vous pouvez spécifier n'importe quelle abréviation directement dans le document ou utiliser une des abréviations d'utilisateur que vous pouvez récupérer dans le tableau associé à ce champ. Pour "Votre référence", vous pouvez éventuellement saisir l'abréviation du client |
Champ V/Commande |
Vous pouvez utiliser ce champ pour votre date de commande et/ou la référence de la commande du client |
Onglet Devise
L'onglet Devises n'est visible que si le bouton-radio Pas de devise étr. n'est pas coché dans l'onglet Devises de la fenêtre Options Gestion commerciale de Gestion commerciale : - Administration (commande de menu "Outils / Administration / Options / Généralités"). La devise définie pour ce client s'affiche ensuite ici. Elle est déterminée par la devise du compte débiteur que vous affectez au client. À côté de celui-ci apparaît le taux de change de la devise, qui provient de Infoniqa ONE 50 Comptabilité. Si vous avez activé le paramètre Cours à partir des options de devises de G. commerciale, vous pouvez également saisir un taux actuel dans Gestion commerciale Cliquez sur le bouton "Actualiser" pour récupérer ce taux dans le document. Le bouton Calculateur de devise ouvre une fenêtre dans laquelle vous permettant de convertir un montant dans l'une des devises étrangères définies.
Onglet Pied de page 1 et 2
Les onglets Pied de page 1 et Pied de page 2 sont préparés pour les textes supplémentaires, qui figurent à la fin de chaque document. De même que le champ réservé au texte d'en-tête, ces champs sont également associés aux textes automatiques librement définissables : pour ce faire, sélectionnez la commande Insertion de textes automatiques dans le menu contextuel du bouton droit de la souris. Une liste apparaît, vous permettant d'enregistrer tous les textes sous une abréviation et les récupérer dans le document en double-cliquant. Pour définir un nouveau texte automatique, sélectionnez la dernière abréviation dans la liste et appuyez sur <Tab> - ou sur la touche fléchée vers le bas pour insérer une nouvelle ligne. Vous pouvez également créer et modifier des textes automatiques dans les paramétrages des documents.
Onglet WIR
Cet onglet n'est visible que si l'option Utiliser le registre WIR est activée dans l'onglet Généralités de la fenêtre Options Documents de Gestion commerciale - Administration (commande de menu "Outils / Administration / Options / Documents de vente"). Vous pouvez ensuite inscrire ici la part en pourcentage qui doit être payée en WIR. Infoniqa·ONE 50 Comptabilité calcule le cours de conversion correspondant. Ceci est important pour l'impression correcte des bulletins de versement BVR. L'option Calcul en WIR avec TVA vous permet de déterminer si la TVA doit être incluse dans le calcul WIR ou non.
Onglet Relation bancaire
Cet onglet vous permet de modifier les coordonnées bancaires si vous ne souhaitez pas que le document dépasse les coordonnées bancaires standard, ou de créer de nouvelles coordonnées bancaires en cliquant sur le bouton aux trois points à droite de boîte à liste déroulante Relations bancaire.
Suppléments et déductions
Éléments de définition de la section Suppléments et déductions de l'onglet Document
Élément de définition |
Description |
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Champ avec le signe moins |
permet d'attribuer un pourcentage défini ou une déduction nominale sur les documents. Cliquez sur le bouton aux trois points, double-cliquez dans le champ ou appuyez sur <F5> lorsque le champ est activé pour ouvrir la fenêtre Rechercher déduction, vous permettant de sélectionner et de récupérer une déduction de document définie dans l'onglet Déductions de la fenêtre Options Documents de Gestion commerciale - Administration (commande de menu "Outils / Administration / Options / Documents de vente"). |
Champ avec le signe plus |
permet d'attribuer un pourcentage défini ou un supplément nominal sur les documents. Cliquez sur le bouton aux trois points, double-cliquez dans le champ ou appuyez sur <F5> lorsque le champ est activé pour ouvrir la fenêtre Rechercher supplément, vous permettant de sélectionner et de récupérer un supplément de document défini dans l'onglet Suppléments de la fenêtre Options Documents de Gestion commerciale - Administration (commande de menu "Outils / Administration / Options / Documents de vente"). |
Les déductions et les suppléments ne peuvent être définis et modifiées que dans les onglets de fenêtre Options, mentionnés ci-dessus de Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale - Administration, car c'est là seulement qu'un compte CG peut leur être attribué. C'est une condition préalable à la comptabilisation automatique. D'autre part, le pourcentage ou le montant de supplément / déduction défini peut être modifié pour chaque document dans les deux champs suivants de la fenêtre Document.
Cliquez sur le bouton au symbole de poubelle pour remettre les trois champs à zéro (vide).
Les champs TVA, Total et Marge affichent le montant de la TVA, le total du document et la marge calculée.
Menu de fenêtre Éditer
La fenêtre Document contient le menu Éditer avec les commandes de sous-menu suivantes :
-
Nouveau document, <Ctrl>+<N>
-
Compenser le document
-
Supprimer le document, <Ctrl>+<L> : supprime le document sélectionné après une question de contrôle
-
Aperçu avant impression du document, <Ctrl>+<S> : aperçu du document
-
Imprimer le document, <Ctrl>+<P>
-
Historique document, <Ctrl>+<H> : affiche tous les historiques de documents dans un navigateur
-
Recherche dans les documents, <F2> : ouvre la fenêtre Recherche dans les documents permettant de rechercher les détails d'une position dans les documents
-
Historique du document, <F3> : active une zone au bas de la fenêtre Document : "Numéro du document" "Client" "Date du document" affichant l'historique du document actuellement actif
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Agrandir zone des positions, <F6> : élargit la zone des positions de la fenêtre Document : "Numéro du document" "Client" "Date du document" et masque les éléments du bas de la fenêtre
-
Supplément des positions, <F12> : active un champ de texte au-dessus de la zone des positions pour la saisie d'un texte supplémentaire facultatif sur la ligne des positions du document actuellement actif (sélectionné)
-
Reprendre doc. compensé compensé
-
Copier, reprendre doc. <Ctrl>+<O>
-
Info-crédit client, <Ctrl>+<K>
-
PO active la fenêtre Pos / Dernière actualisation : jj.mm.aaaa affichant tous les PO du client pour le document de vente actuellement actif
-
Recherche de prix
-
Disponibilité, <Ctrl>+<F> : active la fenêtre Informations stock document individuel, affichant la disponibilité du document sélectionné dans la fenêtre Document : "Numéro du document" "Client" "Date du document"
-
Actualisation du prix : ouvre la fenêtre d'actualisation des prix
-
Copie du document, <Ctrl>+<Alt>+<C>
-
Insérer document, <Ctrl>+<Alt>+<V>
-
Insérer position, <Ctrl>+<Insert>
-
Ajouter position, <Shift>+<Insert>
-
Supprime la position, <Ctrl>+<Suppr>
-
Modifier PA, <F7>
-
Impression groupée, <Ctrl>+<M>
-
Calculateur de devise, <F4>
Commande de menu Éditer Recherche du prix
La commande de menu "Éditer / Recherche du prix" vous permet de connaître immédiatement le prix net d'un article valide pour un client, même si vous avez une combinaison de différents types de prix et de rabais pour les clients et les articles ou groupes d'articles. Si la fenêtre Document est ouvert, utilisez la commande de menu "Éditer / Recherche du prix" pour ouvrir une fenêtre de calcul du prix. Elle affiche le client du document actuel, pour lequel vous sélectionnez un article et saisissez une quantité de livraison. Sur cette base, le programme calcule le prix net valide pour le client - à la fois le prix individuel et le prix total de la quantité livrée - ainsi que le stock actuellement disponible.
Le bouton Créer une commande permet de générer une confirmation de commande directement à partir des données affichées. Celle-ci peut être traitée comme d'habitude.
Menu contextuel Textes automatiques
La fonction de textes automatiques vous permet d'insérer un texte individuel et multilignes dans la zone des positions ou dans l'en-tête ou le bas de page d'un document. Des phrases standard fréquemment répétées telles que "Selon votre demande de..." ou "Merci pour votre commande" peuvent être rapidement insérés dans n'importe quel document.
Pour ce faire, sélectionnez la commande de menu contextuel Insertion de textes automatiques dans le champ réservé au texte d'en-tête ou de bas de page des documents avec le bouton droit de la souris ou appuyez sur <Ctrl>+<T> pour ouvrir la fenêtre Rechercher textes automatiques. Vous pouvez y copier le texte souhaité en double-cliquant ou en cliquant sur OK. Vous pouvez également accéder à la fenêtre Rechercher textes automatiques via la commande de menu "Paramétrages / à des documents de l'administration" (commande de menu "Outils / Administration") pour saisir de nouveaux textes.
Saisir de nouveaux textes automatiques
Pour définir un nouveau texte automatique, sélectionnez la dernière abréviation dans la liste et appuyez sur <Tab> - ou sur la touche fléchée vers le bas pour insérer une nouvelle ligne. La touche Insérer permet d'insérer un nouveau texte automatique au-dessus de la position qui vient d'être sélectionnée.
Saisissez ensuite une abréviation et entrez le texte souhaité, qui peut contenir au maximum 80 caractères. Un critère de recherche peut également être attribué aux textes.
Pour supprimer un enregistrement de la liste des textes automatiques, appuyez sur <Ctrl>+<Del>.
Créer un nouveau document
Si vous souhaitez créer un nouveau document, cliquez sur le bouton Nouveau dans la fenêtre Document ou sélectionnez la commande de menu "Éditer / Nouveau document". Cela ouvre la fenêtre Nouveau document vous permettant de sélectionner le client et le type de document, c'est-à-dire si un devis, une facture, un bordereau de livraison ou une note de crédit, etc. doivent être créés.
Éléments de définition de la fenêtre Nouveau document
Élément de définition |
Description |
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Champ Numéro du document |
Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale attribue automatiquement le numéro de document immédiatement supérieur si l'option Comptage automatique a été activée dans l'onglet Compteur de la fenêtre Options Documents de Administration GC (commande de menu "Outils / Administration / Options / Documents de vente"). Vous y définissez également le numéro suivant et indiquez si les numéros des documents supprimés doivent être réutilisés. Lors de la création d'un nouveau document, vous pouvez également remplacer le numéro attribué automatiquement |
Champ Numéro client |
permet de saisir ou sélectionner le numéro d'un client défini valide. Après saisie ou sélection d'un numéro de mandat client et correct, puis <Enter> ou <Tab>, Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale recharge les valeurs des adresses de clients correspondantes dans les champs de la fenêtre Nouveau document. Cliquez sur le bouton aux trois points, double-cliquez dans le champ ou appuyez sur <F5> lorsque le champ est activé, pour ouvrir la fenêtre "Rechercher clients", permettant de rechercher, sélectionner et récupérer un client existant. Les deux boutons fléchés vous permettent de parcourir en avant et en arrière les clients saisis. Il est possible de saisir manuellement soit la totalité, soit une partie seulement d'un numéro client valide défini. Lors de la saisie du numéro de client complet, les données correspondantes de l'adresse du client sont rechargées dans les champs de la fenêtre Nouveau document. Après saisie d'une partie d'un numéro client, puis <Enter> ou <Tab>, Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale ouvre la fenêtre "Rechercher clients" permettant de sélectionner et récupérer le client souhaité. La fenêtre "Chercher adresse" n'affiche que les enregistrements dont le numéro client est égal ou supérieur à la valeur saisie |
Champ Date du document |
La valeur par défaut est la date système actuelle (date du calendrier). Celle-ci peut être remplacée par le format de saisie jj.mm.aaaa (08.11.2012) ou sélectionnée dans une fenêtre de calendrier qui apparaît après avoir cliqué sur le bouton aux les trois points pour être récupérée dans le champ cible |
Bouton Info client |
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre Info client, vous permettant de gérer des rappels spécifiques aux clients et aux documents |
Bouton Info-crédit |
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre Info -Crédit contenant des informations relatives à l'adresse du client, le chiffre d'affaires, la limite de crédit, le montant des PO, etc. |
Champ Adresse2 |
l'adresse par défaut qui s'affiche est celle du bordereau de livraison, définie dans le sous-onglet Rabais/Adresse2 de l'onglet Client (fenêtre Adresse). Double-cliquez dans le champ activé, appuyez sur <F5> ou cliquez sur le bouton aux trois points pour ouvrir la fenêtre "Rechercher adresse", permettant de sélectionner et récupérer une autre Adresse2 |
Champs Pers. de contact |
c'est la personne définie comme contact client dans l'onglet Contact de la fenêtre Adresse qui s'affiche par défaut. Double-cliquez dans le champ activé, appuyez sur <F5> ou cliquez le bouton aux trois points pour ouvrir la fenêtre "Rechercher le contact", vous permettant de sélectionner et récupérer une autre personne de contact définie en fonction du client |
Boîte à liste déroulante Processus |
propose, comme valeurs de sélection, les processus définis dans l'onglet Processus de la fenêtre Documents Options de Administration GC (commande de menu "Outils / Administration / Options / Documents de vente"). propose, comme valeurs de sélection, les processus définis dans l'onglet Processus de la fenêtre Documents Options de Administration GC (commande de menu "Outils / Administration / Options / Documents de vente"). Certains types de documents étant toujours affectés à un processus, la valeur de champ active Processus contrôle les valeurs en sélection du champ de boîte à liste déroulante suivant Type/Doc. Cliquez sur le bouton à l'icône de poubelle pour réinitialiser la valeur actuelle du champ (champ vide). |
Boîte à liste déroulante Type/Doc. |
permet de sélectionner le type du nouveau document de vente. |
Option Sauvegarder comme standard |
lorsque cette l'option est cochée, le type de documents sélectionné spécifique au client est à l'avenir toujours proposé comme type par défaut d'un nouveau document |
Champ d'affichage Devise |
affiche la devise en lecture seule. Celle-ci est celle affectée pour chaque client au compte collectif débiteurs dans le champ Compte débiteurs du sous-onglet Finances de l'onglet Clients (fenêtre Adresse) |
Champ Banque |
permet de saisir ou de récupérer l'abréviation d'une banque interne définie. La valeur par défaut est la banque interne spécifique au client, spécifiée dans le champ Banque du sous-onglet Finances de l'onglet Clients (fenêtre Adresse). Double-cliquez dans le champ activé, appuyez sur <F5> ou cliquez sur le bouton aux trois points pour ouvrir la fenêtre "Rechercher banque", permettant de sélectionner et récupérer une autre banque interne définie |
Boîte à liste déroulante Code TVA |
permet de sélectionner l'une des deux valeurs incl. ou excl. La valeur par défaut est le type de compensation de la TVA spécifique au client, spécifié dans le champ Code TVA du sous-onglet Finances de l'onglet Client (fenêtre Adresse) |
Champ N/Réf. |
Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale inscrit le code de l'utilisateur actif dans ce champ, qui est ensuite utilisé pour l'impression des documents |
Option Utiliser l'abr. de l'employé uniquement |
si cette option est activée, seule l'abréviation de l'employé est imprimée lors de l'impression des documents ; si l'option Nom et prénom de l'employé est désactivée, elle est imprimée comme référence |
Option Imprimer le détail de la nomenclature |
par cette option on définit si à un article de nomenclature, qui se compose d'une gestion d'assemblages, seul l'article principal ou également les éléments individuels de la gestion d'assemblages doivent être mentionnés sur le document |
Option Imprimer numéro de position |
si cette option est activée, la numérotation est également imprimée sur le document |
Bouton OK |
Cliquez sur ce bouton pour fermer la fenêtre Documents et récupérer les définitions dans la fenêtre Document. Les positions individuelles devront alors y être saisies |
Bouton Annuler |
Cliquez sur ce bouton pour annuler toutes les entrées de la fenêtre Nouveau document, fermer la fenêtre et revenir à la fenêtre Document |
Actualisation des prix et rabais dans les documents
La commande de menu "Éditer / Actualisation du prix" de la fenêtre "Document : 'Numéro du document' 'Client' 'Date du document'" ouvre la fenêtre Actualisation du prix si les prix des articles et/ou les rabais applicables au client du document ont été modifiés depuis la dernière modification du document actuellement actif. Ici, les prix des nouveaux articles et rabais peuvent être transférés dans le document de vente actif pour tous les articles ou pour des articles sélectionnés. Si Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale n'a pu détecter aucune différence de prix ou de rabais pour le document de vente actuellement actif, une fenêtre de message s'affiche à la place de la fenêtre Actualisation du prix.
Éléments de commande de la fenêtre Actualisation des prix
Élément de commande |
Description |
---|---|
Tableau des positions de document |
permet d'afficher tous les articles individuels du document de vente pour lesquels des prix de vente et/ou des rabais modifiés sont disponibles et peuvent être récupérés dans le document de vente actuel En double-cliquant sur une ligne, l'option de reprise du champ de colonne Actualiser bascule alternativement entre oui et non. Toutes les autres valeurs des champs dans le tableau sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées |
Bouton Sélectionner tous |
Cliquez sur ce bouton pour activer l'option de reprise du champ de colonne Actualiser pour toutes les lignes du tableau et activer ainsi la récupération des valeurs nouvellement affichées dans les champs de colonne Nouveau PV et/ou Rabais dans le document de vente actuel |
Bouton Désélectionner tous |
En cliquant sur le bouton, l'option du champ de colonne Actualiser devient non pour toutes les lignes du tableau, annulant ainsi la récupération des valeurs nouvellement affichées dans les champs de colonne Nouveau PV et/ou Rabais dans le document de vente actuel |
Bouton Appliquer |
Cliquez sur ce bouton pour récupérer les valeurs nouvellement affichées dans les champs de colonne Nouveau PV et/ou Rabais pour toutes les positions de détail du document (lignes du tableau) ayant l'option de récupération oui dans le champ de colonne Actualiser, dans le document de vente actuel et refermer la fenêtre Actualisation du prix |
Bouton Fermer |
Cliquez sur ce bouton pour fermer la fenêtre Actualisation du prix |
Rechercher un document
La fenêtre "Rechercher document" s'ouvre à partir du champ N° doc. de la fenêtre Document. Cliquez sur le bouton aux trois points à droite du champ, double-cliquez dans le champ ou appuyez sur <F5> lorsque le curseur est positionnédans le champ N° doc. Vous accédez ainsi à la liste de tous les documents qui n'ont pas encore été compensés, c'est-à-dire préparés pour le transfert à la comptabilité. Une liste des documents compensés ouvre la commande de menu de fenêtre "Éditer / Reprendre document compensé"
Un document sélectionné dans la liste peut être récupéré dans la fenêtre Documents en double-cliquant dessus ou en cliquant sur le bouton OK.
Utilisation et personnalisation de la fenêtre Rechercher document
En cliquant sur les en-têtes de colonne, vous pouvez modifier l'ordre de tri de la liste. Chaque colonne peut être triée par ordre croissant ou décroissant en cliquant dessus. La flèche à côté de l'en-tête de la colonne est bleue pour l'ordre de tri actif. Au-dessus des colonnes se trouvent les champs de recherche. La liste réagit immédiatement lorsque vous entrez un caractère dans un champ et n'affiche que les positions qui correspondent à la lettre ou à la chaîne. Vous pouvez également filtrer sur plusieurs champs en même temps et ainsi réduire de plus en plus les informations recherchées.
Vous pouvez également délimiter des lettres individuelles et effectuer des recherches spécifiques. L'astérisque (*) permet de rechercher spécifiquement des lettres ou des chiffres individuels au début, à l'intérieur ou à la fin d'un mot. Par exemple :
-
a* pour toutes les entrées commençant par la lettre "a"
-
*a pour toutes les entrées se terminant par la lettre "a"
-
*a* pour toutes les entrées contenant la lettre "a" (sauf la première et la dernière lettre)
La largeur des colonnes dans les fenêtres de recherche peut être modifiée à l'aide de la souris. Le bouton Mise en page... permet d'adapter le contenu de la fenêtre de recherche.
Recherche de positions dans les documents
La fenêtre Recherche dans les pièces, permettant de rechercher des détails de positions, tels que le numéro d'article ou le numéro de série dans les positions de détail des documents en attente et Historique, s'ouvre via la commande de menu de fenêtre "Éditer / Recherche dans les pièces" de la fenêtre "Document : 'Numéro de document' 'Client' 'Date du document', ou via <F2>, et contient les éléments de commande suivants :
Éléments de commande de la fenêtre Recherche dans les pièces
Élément de commande |
Description |
---|---|
Structure des catégories et des types de documents |
affiche les catégories de documents en attente et les historiques de documents ainsi que les catégories de documents subordonnées à ceux-ci. Un simple clic sur un élément permet de restreindre la recherche à la catégorie ou au type de document correspondant et de filtrer en conséquence l'affichage des données dans le tableau Documents et articles |
Barre de filtre |
permet de saisir des termes de recherche dans un ou plusieurs champs de saisie. Les champs de saisie correspondent aux désignations des colonnes du tableau dont la visibilité peut être définie dans la fenêtre "Éditeur de colonnes" qui s'ouvre via le bouton "Mise en page". Lors de la saisie des termes de recherche, les deux jokers ? peuvent être utilisés pour un seul caractère et * (astérisque) pour un nombre quelconque de caractères. Si vous saisissez des termes de recherche dans plusieurs champs, Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale les interprète comme un connecteur ET, de sorte que la recherche ne porte que sur les documents qui correspondent à tous les termes de recherche |
Tableau des documents et des articles |
affiche les documents filtrés selon l'élément (sélectionné) activé dans la structure des catégories et des types de documents, ainsi que le filtre actif défini dans les champs de la barre de filtre. Les colonnes de tableau visibles et donc aussi les champs de la barre de filtre peuvent être définis dans la fenêtre Éditeur de colonnes qui s'ouvre via le bouton Mise en page. À l'exception de la colonne DesArt, chaque colonne du tableau peut être définie comme tri actif en cliquant sur le bouton de titre de la colonne du tableau. En cliquant à nouveau sur la colonne triée, on peut modifier l’ordre du tri (croissant/décroissant). La colonne de tri, ainsi que le sens du tri actuellement activé, sont signalés par une flèche vers le haut ou vers le bas. En plus de la barre de défilement, vous pouvez également utiliser les touches fléchées vers le haut et vers le bas et les touches <PageUp>-, <PageDown>-, <Home>- et <End> du clavier, pour parcourir le tableau en avant ou en arrière |
Bouton Mise en page |
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre Éditeur de colonnes. Celle-ci vous permet de définir individuellement les colonnes actives et visibles du tableau Documents et articles et donc également les champs visibles de la barre de filtre |
Bouton Fermer |
Cliquez sur ce bouton pour fermer la fenêtre Recherche dans les pièces |
Livrais. partielle
Avec la gestion des retours (livraison partielle), une livraison partielle peut être sciemment déclenchée ou alors en raison d'un problème de restriction temporaire de livraison. Une livraison partielle peut être déclenchée manuellement ou automatiquement. La livraison partielle se déclenche automatiquement si l'option Livrais. partielle est activée dans Administration (Commande de menu "Outils / Administration"). Grâce à cela, une livraison partielle est automatiquement proposée lors d'un problème de restriction temporaire de livraison. Une nouvelle fenêtre s'ouvre, affichant les articles à livrer. Si un article n'est pas disponible dans la quantité souhaitée, cette ligne apparaît en rouge.
Si la livraison partielle est proposée automatiquement (sans déclenchement manuel par le bouton Livrais. partielle), il est possible de traiter la livraison complètement malgré la restriction temporaire de livraison. Cela n'est pas possible via le bouton Livrais. partielle.
Éléments de définition de la fenêtre Livrais. partielle
Élément de définition |
Description |
---|---|
Stock |
stock actuel de l'article |
Qté.doc |
affiche la quantité maximale qui peut être livrée dans le document actuel. Ce champ est modifiable. Cela signifie que vous pouvez déterminer vous-même quelle quantité de quel article doit être livrée lors de cette livraison partielle |
Qté corr |
indique la quantité réelle commandée |
Livré |
quantité déjà livrée de l'article concerné lors de livraisons partielles précédentes de ce document |
Processus |
si le processus pour ce document doit être modifié, cela peut être fait ici |
Créer des notes de crédit
Si une facture doit être créditée, elle ne peut bien sûr pas être simplement convertie en note de crédit, car le document original de la facture doit rester. Au lieu de cela, vous devez copier le document de la facture et modifier le type de document dans cette copie en note de crédit. Pour ce faire, procédez comme suit :
Sélectionnez la commande de menu de fenêtre Éditer / Copier, reprendre doc. ou appuyez sur <Ctrl>+<O>. Une liste des factures comptabilisées, qui peut être triée et explorée par numéro de client, numéro de document ou nom de client, s'affiche alors dans la fenêtre Imprimer les documents compensés et comptabilisés
Sélectionnez la facture souhaitée et appuyez sur le bouton Copier. Le document est alors copié dans le presse-papiers
Refermez la fenêtre Imprimer les documents compensés et comptabilisés via le bouton Fermer
Revenez à la fenêtre Document et sélectionnez la commande de menu Éditer / Insérer document, ou appuyez sur <Ctrl>+<Alt>+<V>. Le document est copié et reçoit automatiquement un nouveau numéro
Modifiez le type de document dans le champ Type/Doc, en Note de crédit
Si nécessaire, modifiez les positions, p. ex., en précisant le nombre de positions à créditer ou en supprimant les positions ne devant pas être créditées
Imprimez la note de crédit et confirmez que la note de crédit doit être compensée
Impression ultérieure de copies de factures
La fenêtre Imprimer les documents compensés + comptabilisés qui s'ouvre via la commande de menu Éditer / Copier, reprendre doc. ou <Ctrl>+<O> permet d'imprimer ultérieurement et à tout moment une copie de document déjà comptabilisé, en cliquant sur le bouton Imprimer., lorsqu'un client a perdu une facture ou une note de crédit et en demande une copie, p. ex.
Calculateur de devise
La fenêtre Convertir montant est appelée à l’aide du bouton Calculatrice-devise de l'onglet Devise de la fenêtre Document. Cette fenêtre vous permet de convertir chaque montant en devise de base dans l'une des devises étrangères définies. Les devises de Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale sont définies dans l'onglet Devises de la fenêtre Options gestion commerciale, accessible dans Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale Administration en sélectionnant "Outils / Administration / Options".
Aperçu avant impression, Imprimer et compenser
Avant d'imprimer un document, à l'aide de l'aperçu avant impression, vous pouvez contrôler si l'impression sera correcte Après l'impression d'une facture, vous décidez, si celle-ci devra être transmise à la comptabilité.
Si vous disposez du générateur de listes Crystal Reports, vous pouvez adapter les rapports existants et également insérer de nouveaux champs. Ceci est expliqué dans des sujets d'aide spécifiques.
Commandes de menu Éditer de la fenêtre Document
Commande de menu |
Description |
---|---|
Aperçu avant impression |
cliquez sur l'icône en haut à droite de la barre d'outils pour créer un aperçu de la page du document actuel, sélectionnez la commande de menu de fenêtre Éditer / Document Aperçu avant impression ou appuyez sur <Ctrl>+<S>. Vous pouvez agrandir ou réduire le contenu de la page à l'aide des symboles de loupe + et -. Dans les documents de plusieurs pages, vous pouvez faire défiler les documents à l'aide des touches fléchées de la barre d'outils. L'icône symbolisant une document barré vous permet de fermer l'aperçu. |
Imprimer document |
après avoir saisi toutes les positions d'un document et effectué toutes les autres entrées ou modifications, vous pouvez l'imprimer en cliquant sur l'icône d'imprimante dans la barre d'outils. Vous pouvez également utiliser la commande de menu de fenêtre Éditer / Imprimer le document ou appuyer sur <Ctrl>+<P>. Si vous avez activé l'option Afficher Config. imprimante avant impression dans les options du document de Infoniqa ONE 50 Gestion commerciale - Administration (accessible à partir du menu Outils, commande Documents de vente dans l'onglet Généralités), une fenêtre apparaît après la commande d'impression pour vous permettre de spécifier le nombre de copies et d'autres paramètres. Sinon, la fenêtre d'impression est ignorée. Dans l'onglet Définition des options du document, vous pouvez définir différentes spécifications d'impression pour chaque type de document, par exemple quelle imprimante utiliser et combien de copies doivent être effectuées. Si vous avez effectué de telles définitions d'impression, il ne sera pas nécessaire d'utiliser la fenêtre d'impression. |
Impression groupée |
si vous ne souhaitez pas imprimer vos documents individuellement, utilisez la commande de menu de fenêtre Éditer / Impression groupée ou <Ctrl>+<M> |
Compensation / comptabilisation d'un document |
après avoir imprimé la facture, il vous sera ensuite demandé si vous souhaitez la comptabiliser. Si vous répondez Oui, le document est préparé pour être transféré à la comptabilité débiteurs. Cette facture sera alors retirée de la liste des documents que vous avez sélectionnésdans le champ N° doc. La commande de menu "Éditer / Reprendre document compensé" permet d'obtenir une liste des documents compensés en attente d'exportation vers la comptabilité De là, vous pouvez recharger ces factures dans la fenêtre Documents, y apporter des modifications si nécessaire et recommencer l'impression. Pour imprimer un document déjà comptabilisé, sélectionnez la commande de menu "Éditer / Copier, reprendre doc." Une facture peut cependant également être comptabilisée, directement après l'impression, dans la comptabilité. Pour ce faire, activez l'option Comptabiliser doc. direct. dans DEBI dans les options du document, onglet Général. Le bouton Compenser de la fenêtre Documents devient alors Comptabiliser. Il est possible de déclencher une comptabilisation de Infoniqa ONE 50 Comptabilité directement, après chaque impression |
Impression regroupée de documents
Au lieu d'imprimer chaque document individuellement, vous pouvez également imprimer un ensemble de documents multiples avec une seule commande. La fenêtre Impression groupée affiche une liste de tous les documents n'ayant pas encore été imprimés. Si vous appuyez sur le bouton OK ici, tous les documents seront traités ensemble. La sélection des documents peut être restreinte par date, numéro de document.et nom de la société. Après l'impression, vous pouvez charger tous les documents de la liste ensemble. Leur type de document peut également être converti avec une seule commande.
Si vous avez activé le paramètre Comptabiliser doc. direct. dans DEBI dans les options du document, cet ensemble de documents peut également être transféré directement de la fenêtre Impression groupée à la comptabilité. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Comptabiliser.