Génération automatique de fichier d'archive
Les fichiers d'archives proprement dits sous la forme
jour_date_décompte_numérotation chronologique (des comptabilisations par jour de date de décompte)
et l'extension de fichier ".wla" ont dans les répertoires mensuels correspondants.
Si dans un mandat "PiPaPo" le 10 septembre 2012 2, le 25 septembre 2012 1 et le 30 septembre 2012 3 traitements de salaire sont enregistrés, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires génèrera les fichiers suivants :
/PiPaPo/Archive/2012/09/
30_3.wla
30_2.wla
30_1.wla
25_1.wla
Pour chaque exécution de comptabilisation, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires génère un journal de saisie d'écriture pour toutes les actions de comptabilisation exécutées et l'enregistre également dans les répertoires d'archive en tant que fichier texte avec les mêmes noms de fichiers que ceux de l'archive, mais avec l'extension de fichier ".txt".
Lecture de fichiers d'archives
Une fois créés, les fichiers d'archives peuvent être chargés à tout moment selon deux modes de lecture différents : lecture sans et lecture avec option de modification des données. La dernière possibilité a, comme expliqué ci-après, des conséquences notables et devrait être utilisée uniquement dans des cas exceptionnels, réellement nécessaires.
Lecture de fichiers d'archives sans modification de données
Une fois qu’une période de salaires est comptabilisée dans le fichier annuel, il n’est plus possible d’imprimer des états mensuels. Que faire alors si vous devez encore imprimer un décompte de salaire ou un journal mensuel pour une période de salaire comptabilisée ? Tout simplement - lire le fichier d'archive correspondant.
La commande de menu Fichier-Archive ou le bouton de la barre d'outils Archive (icône de disquette) ouvre la fenêtre Ouvrir (toutes les autres Infoniqa ONE 50 fenêtres de la gestion des salaires doivent être fermées, le moyen le plus rapide étant le bouton de la barre d'outils Fermer toutes les fenêtres (trois icônes de fenêtre se chevauchant avec une flèche rouge en haut à droite).
La fenêtre affiche le répertoire Archive ouvert ; ouvrez le répertoire du mois souhaité et sélectionnez (sans double-cliquer !) le fichier mensuel souhaité. Le bouton de fenêtre Afficher une archive permet de lancer le processus de lecture ; l'option Archive comme nouvel état ne doit cependant en aucun cas être activée! Après confirmation de l'invite de sécurité qui suit, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires charge l'archive et affiche la fenêtre de connexion du mandat. Après une connexion réussie, vous accédez au fichier mensuel correspondant à la situation des données avec des calculs de salaires enregistrés mais pas encore comptabilisés. Vous pouvez alors exécuter des états (p. ex., impression de décomptes de salaire ou de journaux, etc.), mais aucune modification de données ne peut être effectuée.
La partie gauche de la barre d'état attire votre attention sur l'archive ouverte, tandis que la partie droite affiche la date de décompte de l'archive ouverte. La barre d'état Info affiche bien sûr toutes les valeurs de champs du fichier d'archives ouvert.
Une fois les états terminés, exécutez de nouveau la commande de menu Fichier-Archive pour revenir à la situation initiale des données avant la lecture de l'archive, en utilisant le seul bouton de fenêtre actif dans la fenêtre Archive.
Si vous avez omis la dernière opération : Infoniqa ONE 50 Gestions des salaires a une bonne mémoire et attire votre attention, au moment de quitter la gestion des salaires, par une fenêtre sur le statut d'archive ouvert et vous propose la fenêtre de confirmation pour revenir à l'état des données d'origines.
Archive comme nouvel état
Dans ce mode, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires vous permet de charger non seulement les données mensuelles déjà comptabilisées, mais aussi leurs modifications. Mais avec des conséquences notables : toutes les comptabilisations suivantes dans le fichier annuel sont également supprimées, de même que toutes les modifications de données restantes effectuées depuis ce moment-là sont remplacées (cependant pas p. ex. les comptabilisations dans une comptabilité générale) !
Si p. ex., depuis le statut de la Infoniqa ONE 50 gestion des salaires actuel "Traitement de salaire août comptabilisé", l'archive de mars doit être lue comme un nouvel état, après avoir effectué les corrections du traitement des salaires de mars, celles-ci doivent être comptabilisées et ensuite le traitement des salaires d'avril, mai, juin, juillet et août devront être exécutés (à nouveau). Les comptabilisations initiales de CG sont également à rectifier.
La marche à suivre pour démarrer le mode de lecture "Archive comme nouvel état" est identique à celle décrite dans la section Lecture de fichiers d'archives sans modification de données, mais l'option Archive comme nouvel état doit en outre être activée. Là encore, les données des archives ouvertes sont disponibles dans la situation des calculs de salaires enregistrés mais pas encore comptabilisés.
Créer une nouvelle archive
Permet de générer une nouvelle archive à tout moment, p. ex. pour enregistrer la situation et le stock de données actuels. Pour ce faire, utilisez la commande de menu Fichier-Archive ou le bouton Archive de la barre d'outils pour ouvrir la fenêtre Ouvrir, sélectionnez le sous-répertoire Année/mois correct sous le répertoire d'archive et créez la nouvelle archive via le bouton de fenêtre Créer une nouvelle archive. Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires crée un fichier sous la forme "jour_date_décompte_dernière_numérotation_fichier_plus 1.wla" dans le chemin d'accès du répertoire sélectionné.