Comptabiliser la période de salaire dans le fichier annuel
Après chaque calcul automatique ou manuel du décompte suivi d'un enregistrement, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires actualise divers fichiers de données et d'index dans le répertoire mandat correspondant et enregistre temporairement les données salariales dans le fichier mensuel.
Au plus tard lorsqu'une période salariale est définitivement terminée, c'est-à-dire lorsque tous les calculs et paiements de salaires sont exécutés et comptabilisés et que tous les états mensuels sont imprimés, les données temporaires du fichier mensuel doivent être comptabilisées dans le fichier annuel.
Une nouvelle période de décompte (période de salaire) ne peut être ouverte qu'après comptabilisation des données temporaires du fichier mensuel dans le fichier annuel, puis suppression de la période de décompte.
Comptabiliser dans fichier annuel
Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires vous permet d'effectuer autant de traitements des salaires souhaité par mois (p. ex., tous les salaires mensuels, tous les salaires horaires, etc.) Tous les traitements des salaires doivent être comptabilisés dans le fichier annuel, soit individuellement, juste après le traitement des salaires, soit globalement avant l'ouverture d'une nouvelle période de salaire. La comptabilisation vous permet d'accéder à un assistant en quatre étapes, qui s'ouvre via la commande de menu Fichier-Période de salaire-Comptabiliser dans le fichier annuel.
Comptabiliser dans le fichier annuel, étape 1 sur 4
Le haut de la fenêtre affiche la période de salaire à comptabiliser, avec la date de décompte actuelle, en signalant que tous les états mensuels actuels doivent être exécutés avant l'exécution de la comptabilisation. Vous pouvez annuler la comptabilisation en cliquant sur le bouton Quitter.
Pour supprimer le fichier temporaire du mois après l'exécution de la comptabilisation, vous devez activer la seule option de fenêtre.
La suppression de la période de salaire sans comptabilisation dans le fichier annuel peut également être effectuée manuellement via la commande de menu Fichier-Période de salaire-Supprimer période salaire.
Si vous essayez d'effectuer un nouveau calcul pour une personne dont le salaire a été calculé et enregistré mais pas encore supprimé, le dernier calcul de salaire enregistré et en lecture seule s'affiche dans l'onglet Manuel du traitement des salaires, avec le mesInfoniqa ONE : "La période de salaire 'nom_du_mois' a déjà été comptabilisée mais pas encore supprimée" en haut de la barre d'état. Tous les boutons de l'onglet Manuel sont inactifs
Le bouton de fenêtre "Suivant" vous permet d'accéder à la deuxième fenêtre.
Comptabiliser dans le fichier annuel, étape 2 sur 4
La deuxième étape de l'assistant de comptabilisation vous permet de supprimer toutes les pré-saisies, les remarques de fiche de salaire au niveau de la base de l'entreprise et du personnel, ainsi que les enregistrements publics et personnels de la fenêtre Info.
Même si cette option est activée, les remarques de fiche de salaire de la base de l'entreprise ne sont supprimées que si la valeur de la colonne "valide jusqu'au" est inférieure à la date de décompte actuelle des réglages de mandat.
Pour que les entrées de la fenêtre d'informations personnelles soient supprimées lorsque cette option est activée, elles doivent être signalées comme terminées et avoir également une valeur "Date de fin" inférieure à la date de décompte actuelle.
Les remarques de fiche de salaire de la base de l'entreprise et les enregistrements personnels de la fenêtre d'information ne sont donc supprimés avec l'option de suppression activée que si leur période de validité définie a expiré.
L'onglet Période de salaire de la fenêtre Options (commande de menu Outils-Options) permet d'activer chacune des cinq options par défaut, c'est-à-dire que si cette option est activée, elles seront systématiquement proposées à la suppression lors de la comptabilisation et que l'activation de l'option ne doit pas être définie manuellement pour chaque cycle de comptabilisation.
L'exécution des cinq options du deuxième assistant de comptabilisation peut être annulée manuellement via les commandes de menu Fichier-Période de salaire-Supprimer pré-saisies,
Fichier-Période de salaire-Supprimer remarques fiche de salaire dans la base du personnel,
Fichier-Période de salaire-Supprimer remarques fiche de salaire dans la base de l'entreprise,
Fichier-Période de salaire-Supprimer les enregistrements publics et
Fichier-Période de salaire-Supprimer les enregistrements personnels.
Option supprimer pré-saisies
Les GS pré-saisis dont les options des champs de colonnes "Après suppression Unité = 0" et "Après suppression Taux = 0 sont activées ou ayant une période de validité définie avec une date de fin inférieure à la date de décompte actuelle, ne sont pas supprimés pendant l'exécution de la comptabilisation, même si l'option "Supprimer pré-saisies" est activée.
Ce sont en revanche les GS pré-saisis sans options activées ou avec une période de validité dont la date de fin est antérieure à la date de décompte actuelle, qui sont supprimés.
Comptabiliser dans le fichier annuel, étape 3 sur 4
La fenêtre Étape 3 de 4 ne s'affiche que si une ou plusieurs listes de contrôle ont été définies dans la fenêtre Info.
Cette fenêtre permet de réinitialiser les entrées signalées comme "terminé" dans les listes de contrôle définies. Pour celles qui sont signalées comme "terminé", la coche disparaît et la couleur redevient rouge, mais les entrées elles-mêmes ne sont pas supprimées.
Comme pour la deuxième fenêtre de l'assistant de comptabilisation, la réinitialisation de toutes les lignes signalées comme "terminé" des listes de contrôle peut être définie comme valeur par défaut modifiable, en activant la dernière option "...réinitialiser entrées liste de contrôle..." dans l'onglet Période de salaire de la fenêtre d'options.
La réinitialisation des entrées de la liste de contrôle peut également être effectuée explicitement via la commande de menu Fichier-Période de salaire-Réactualiser les listes de contrôle.
Comptabiliser dans le fichier annuel, étape 4 sur 4
La dernière étape de l'assistant lance la comptabilisation des données temporaires du fichier mensuel dans le fichier annuel. Les options sélectionnées dans la fenêtre précédente de l'assistant y sont affichées et sont traitées l'une après l'autre. Le bouton de fenêtre "Terminé" lance la comptabilisation définitivement.
Vous pouvez ensuite consulter le journal des tâches de comptabilisation exécutées, sous forme de fichier texte, dans le même champ texte ou via le bouton de fenêtre Journal. Cette information est enregistrée par Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires dans la structure des répertoires d'archives.
Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires a également généré un fichier d'archives contenant les données en l'état avant le début de la comptabilisation et les a également enregistrées dans la structure de répertoires des archives
Le bouton Fermer ferme l'assistant de comptabilisation et ouvre la fenêtre des réglages de mandat. Une nouvelle date de décompte ne peut être définie que si l'option "Supprimer période de salaire actuelle après comptabilisation dans fichier annuel" a été activée dans la première fenêtre de l'assistant de comptabilisation.
Supprimer période salaire
Pour définir une nouvelle période de salaire (période de décompte) dans la fenêtre Réglages de mandat, il faut d'abord supprimer la période de salaire actuelle.
Lors de la suppression de la période de salaire, toutes les données enregistrées temporairement dans le fichier mensuel sont définitivement supprimées ! Avant l'exécution de cette commande, tous les états mensuels doivent être exécutées et toutes les données mensuelles doivent être comptabilisées dans le fichier annuel. À moins que la suppression des données mensuelles sans comptabilisation dans le fichier annuel est explicitement souhaitée,p. ex. lorsque des traitements de salaires ont été exécutés et enregistrés, et que ceux-ci sont manifestement erronés et que leurs corrections sont trop conséquentes.
La suppression de la période de salaire peut être effectuée en activant l'option "Supprimer période de salaire actuelle après comptabilisation dans fichier annuel" dans la première des quatre fenêtres de l'assistant de comptabilisation des périodes de salaire ou en appelant la commande de menu Fichier-Période de Période de salaire-Supprimer période de salaire. Après avoir appelé le menu en question, l'effacement de la période de salaire doit être confirmé dans une fenêtre suivante.
Dans la version professionnelle, l'accès à la commande de menu Fichier-Période de salaire-Supprimer période de salaire de la fenêtre Autorisations pour les groupes d'accès peut être limité de manière restrictive (commande de menu Outils-Définition-Droits d'accès).
Supprimer pré-saisies
Tout comme la commande de menu Supprimer période de salaire, la commande de menu Fichier-Période de salaire-Supprimer pré-saisies peut être appelée si l'option du même nom n'a pas été activée dans la deuxième des quatre fenêtres de l'assistant de comptabilisation de la période de salaire et que toutes les pré-saisies (dans la version professionnelle : toutes les pré-saisies sans période de validité actuelle) doivent être supprimées ultérieurement.
Supprimer remarques fiche de salaire dans la base du personnel
Comme pour la commande de menu distincte Supprimer période de salaire, il est possible d'appeler la commande de menu Fichier-Période de salaire-Supprimer remarques fiche de salaire dans la base du personnel, si l'option correspondante n'a pas été activée dans la deuxième des quatre fenêtres de l'assistant de comptabilisation de période de salaire et si toutes les remarques de fiche de salaire personnelles doivent être supprimées ultérieurement.
Supprimer remarques fiche de salaire dans la base de l'entreprise
Comme pour la commande de menu distincte Supprimer période de salaire, il est possible d'appeler la commande de menu Fichier-Période de salaire-Supprimer remarques fiche de salaire dans la base de l'entreprise, si l'option correspondante n'a pas été activée dans la deuxième des quatre fenêtres de l'assistant de comptabilisation de période de salaire et si toutes les remarques de fiche de salaire personnelles doivent être supprimées ultérieurement.
Supprimer les enregistrements publics
La commande de menu Fichier-Période de salaire-Supprimer les enregistrements publics supprime tous les enregistrements signalés comme "terminé" dans l'aperçu de la fenêtre d'information Enregistrements publics et correspond à la fonctionnalité de l'option "Supprimer les enregistrements publics de la fenêtre d'information" de la seconde des quatre fenêtres de l'assistant de comptabilisation des périodes de salaire.
Supprimer les enregistrements personnels
La commande de menu Fichier-Période de salaire-Supprimer les enregistrements personnels supprime tous les enregistrements de la fenêtre d'information Afficher les enregistrements personnels, signalés comme "terminé" et correspond à la fonctionnalité de l'option "Supprimer les enregistrements personnels" de la fenêtre d'information de la seconde des quatre fenêtres de l'assistant de comptabilisation des périodes de salaire.
Réactualiser les listes de contrôle
Cette commande de menu n'est active que si une ou plusieurs listes de contrôle ont été définies dans la fenêtre d'information.
Avec la commande de menu Fichier-Période de salaire-Réactualiser les listes de contrôle, la coche correspondante de la colonne "terminé" disparaît pour tous les enregistrements de toutes les listes de contrôle signalées comme "terminé" et la police devient rouge pour "non terminé".
La commande de menu a la même fonctionnalité que les options activées dans la troisième des quatre fenêtres de l'assistant de comptabilisation des périodes de salaire, à une différence près : avec la commande de menu, les options "terminé" de toutes les listes de contrôle sont réinitialisées, pendant la comptabilisation et chacune des listes de contrôle propose une option de sélection.