Un nouveau mandat basé sur un mandat existant, peut être défini à l'aide d'un assistant en 4 étapes. Cette commande de menu n'est active que si la gestion des mandats est installée.
Créer un nouveau mandat
La commande de menu Fichier-Nouveau-Mandat-Créer n'est disponible que si la gestion des mandats est installée et vous guide à l'aide d'un assistant dans la création d'un nouveau mandat basé sur le mandat par défaut défini "Données".
Opération 1: Choisir le mandat de base
Dans la première fenêtre de l'assistant, sélectionnez le mandat de base "Données". Les mandants exclusivement disponibles sont ceux dont l'option Modèle de mandat est activée dans la fenêtre Réglages du mandat.
Le bouton "Suivant" vous permet d'accéder à la deuxième fenêtre de l'assistant, tandis que "Annuler" annule la création d'un nouveau mandat et ferme la fenêtre active.
Étape 2 : Définir les réglages de mandat, le chemin d'accès au répertoire du mandat et la sélection CG
Dans les deux premiers champs de texte, le nom et le code du mandat doivent être saisis ; ces deux valeurs de champ sont enregistrées dans les champs de même nom des réglages du nouveau mandat.
Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires suggère le chemin de destination par défaut correct pour le nouveau mandat, indiqué dans le champ suivant Chemin de destination du nouveau mandat Lecteur:/Répertoire_d'installation_du_programme/Data/Salaire/"Code_mandat_défini"/ pour le nouveau mandat ; le bouton de fenêtre aux trois points à droite du champ de texte permet de sélectionner tout autre chemin de destination du mandat, dans une fenêtre Ouvrir qui s'ouvre avec celui-ci.
Dans la boîte à liste déroulante Interface, les valeurs de sélection Infoniqa ONE 50 Comptabilité générale ou les définitions d'exportation ASCII permettent d'activer l'interface pour la comptabilisation directe dans Infoniqa ONE 50 Comptabilité générale ou pour générer un fichier de comptabilisation pour toute autre comptabilité générale valide définie. La valeur de sélection de liste Aucune désactive les zones suivantes. Dans le champ Mandat, le fichier mandat sfbini.dat du chemin d'accès au répertoire Lecteur:/Répertoire_d'installation_du_programme/Data/Compta/"Nom_répertoire_mandat"/ du mandat de Infoniqa ONE 50 Comptabilité générale souhaité doit être spécifié ou sélectionné dans la fenêtre Sélectionner le mandat, après avoir cliqué sur le bouton aux trois points. Si la définition d'exportation ASCII est sélectionnée, l'identifiant de champ devient Fichier de définition. Dans le champ, le fichier de définition d'exportation du formulaire CG_"IdentifiantCG".def, valide défini et enregistré par défaut dans le répertoire Drive:/Répertoire_d'installation_du_programme/Lohn/, doit être spécifié ou sélectionné.
Les deux derniers champs, Mot de passe et Dom. numérot. ne sont actifs que si l'interface de Infoniqa ONE 50 Comptabilité générale est activée. Si le mandat de Infoniqa ONE 50 Comptabilité générale sélectionné est protégé par un mot de passe, cela est indiqué par un astérisque (*) dans le champ Mot de passe. Tous les utilisateurs autorisés de Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires sans demande de mot de passe ont des droits de lecture dans les mandats de comptabilité générale connectés. Si les comptabilisations de la comptabilité générale ne doivent être possibles qu'après avoir saisi le mot de passe correct de la comptabilité générale, supprimez l'astérisque dans le champ Mot de passe. Si des domaines de numérotation ont été définis dans le mandat de la comptabilité, ceux-ci sont à disposition comme valeurs de sélection du champ Domaine de numérotation. Les domaines de numérotation sont définis dans la comptabilité en tant que catégorisation logique pour un type d'écritures précis et peuvent être utilisés pour simplifier la recherche de pièce.
Le bouton "Suivant" vous permet d'accéder à la troisième fenêtre de l'assistant, tandis que "Annuler" annule la création d'un nouveau mandat et ferme la fenêtre active.
Opération 3: Définir les fichiers de base de données, de définition et d'options ainsi que les listes à copier
Le troisième fenêtre permet de spécifier les fichiers de bases de données (base du personnel, des GS, de l'entreprise, des centres de charge, etc.), de définition et d'options et les listes du modèle de mandat à récupérer dans le nouveau mandat.
Le bouton de fenêtre Ouvrir tout ou le(s) symbole(s) plus dans la structure du répertoire à gauche permettent de l'ouvrir et de sélectionner les données à récupérer en activant les options correspondantes. Au moins une des options de sélection doit être activée.
Le bouton "Suivant" vous permet d'accéder à la dernière fenêtre de l'assistant, tandis que "Annuler" annule la création d'un nouveau mandat et ferme la fenêtre active.
Opération 4: Créer le nouveau mandat
La dernière fenêtre affiche les chemin source et de destination dans la zone Informations de contrôle ; le bouton "Terminer" lance la génération du nouveau mandat et ouvre sa fenêtre de connexion si l'option "Ouvrir automatiquement le nouveau mandat (Après la création)" est activée.
Avant de vous connecter au nouveau mandat, vous pouvez être invité par une fenêtre à réorganiser la base de données ; confirmez cela via le bouton de fenêtre OK.
Assistant de paramétrage
La fenêtre Assistant de paramétrage, qui s'ouvre via la commande de menu Fichier-Nouveau-Mandat-Assistant de paramétrage et qui est structurée en 5 étapes, permet de saisir les données de base de l'entreprise les plus importantes et généralement valides, nécessaires pour un calcul et un paiement corrects des salaires, de les inscrire dans les onglets Société, Constantes, Champs supplémentaires et Nouveau certificat de salaire de la base de l'entreprise, ainsi que dans la base d'assurance, et de les enregistrer dans l'assistant de paramétrage lui-même. Vous pouvez donc ouvrir l'assistant de paramétrage à tout moment pour vérifier et, si nécessaire, modifier les données de base saisies dans la base de l'entreprise ou la base d'assurance.
L'enregistrement des données dans l'assistant de paramétrage ainsi que dans les onglets de la base d'entreprise ou de la base d'assurance concernés, est immédiat, c'est-à-dire après avoir quitté un champ de saisie ou un autre élément de définition en appuyant sur la touche ou en cliquant sur la souris. Vous pouvez quitter l'assistant de paramétrage à tout moment, via le bouton "Annuler", sans que les modifications de données effectuées soient perdues.
L'enregistrement des modifications de données fonctionne dans les deux sens, bien sûr, et les modifications effectuées dans les onglets de la base de l'entreprise ou d'assurance correspondants sont également modifiées et enregistrées par Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires dans l'assistant de paramétrage.
Étape 1 : Comptes bancaires et devises étrangères
La première étape de l'assistant de paramétrage consiste à définir le(s) compte(s) de paiement de l'entreprise. Comme dans l'onglet de la base de l'entreprise et avec les mêmes champs, quatre onglets au total sont disponibles à cet effet, dont un pour la définition d'un compte de paiement en espèces.
Dans le champ CG (H), double-cliquez dans le champ de la fenêtre Comptes et CC/Comptes pour afficher tous les comptes définis, sélectionner et récupérer le compte correct uniquement si une connexion à un mandat Infoniqa ONE 50 Comptabilité valide a été établie dans la fenêtre Définition Sélection comptabilité générale, qui s'ouvre via la commande de menu Outils-Définition-Sélection comptabilité générale.
Cliquez sur le bouton Devise étrangère pour ouvrir la fenêtre Définition des monnaies étrangères permettant de définir les devises étrangères. Les codes des devises étrangères définies sont disponibles comme valeurs de sélection dans la boîte à liste déroulante Devises. La fenêtre Définitions des devises étrangères peut également s'ouvrir via la commande de menu Outils-Définition des monnaies étrangères. L'enregistrement des modifications de devise s’effectue dans les deux sens.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à la fenêtre 2 sur 5 de l'assistant de paramétrage pour définir les données de base de l'assurance sociale. Cliquez sur le bouton "Annuler", pour fermer l'assistant de paramétrage. Toutes les modifications de données sont conservées et enregistrées dans l'assistant de paramétrage lui-même ainsi que dans les sous-onglets correspondants de l'onglet Société de la base de l'entreprise et dans la fenêtre Définitions des devises étrangères.
Étape 2 : Assurances
La deuxième étape de l'assistant de paramétrage permet de définir les données de base de l'assurance sociale nécessaires pour un traitement PUCS correct et sans erreur. La fenêtre de l'assistant de paramétrage 2 sur 5 correspond à la base d'assurance et est structurée de la même façon par les onglets AVS, LAA, LAAC, LPP, IJM, CAF, SUVA, CP, Caisse maladie et IS avec des éléments de définition équivalents. Il est possible de masquer les onglets non nécessaires (p. ex. pas d'assurance maladie d'entreprise, pas d'assurance LAA auprès de la SUVA, solution de prévoyance d'entreprise exclusivement selon la LPP et donc pas de CP). Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue Droits d’accès via la commande de menu Outils-Définition-Droits d'accès et désactivez les options des onglets inutiles sous le niveau hiérarchique Menu/Éditer/Données de base/Base d'assurance/ dans son onglet Structure de menu.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à la fenêtre 3 sur 5 de l'assistant de paramétrage, permettant de définir les valeurs de base et les valeurs limites d'assurance sociale à portée générale, actives pour le calcul. Cliquez sur le bouton "Annuler", pour fermer l'assistant de paramétrage. Toutes les modifications de données sont conservées et enregistrées à la fois dans l'assistant de paramétrage lui-même et dans les onglets correspondants de la base d'assurance.
Étape 3 : Constantes d'assurance sociale
La troisième étape de l'assistant de paramétrage consiste à définir les valeurs de base et les valeurs limites de l'assurance sociale active, à portée générale, actives pour le calcul. La fenêtre 3 sur 5 de l'assistant de paramétrage correspond à l'onglet Constantes de la base de l'entreprise et comporte les mêmes champs de définition.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à la fenêtre 4 sur 5 de l'assistant de paramétrage, permettant de définir d'autres constantes spécifiques à la base de l'entreprise. Cliquez sur le bouton "Annuler", pour fermer l'assistant de paramétrage. Toutes les modifications de données sont conservées et enregistrées à la fois dans l'assistant de paramétrage lui-même et dans les éléments de définition correspondants de l'onglet Constantes de la base de l'entreprise.
Étape 4 : Champs supplémentaires de la base de l'entreprise
La quatrième étape de l'assistant de paramétrage affiche la table Champs supplémentaires, permettant de définir d'autres constantes spécifiques à la base de l'entreprise. La table Champs supplémentaires de la fenêtre 4 sur 5 de l'assistant de paramétrage correspond à celle de l'onglet Champs supplémentaires de la base de l'entreprise.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à la fenêtre 5 sur 5 de l'assistant de paramétrage, permettant de sélectionner les définitions de certificats de salaire à portée générale. Cliquez sur le bouton "Annuler", pour fermer l'assistant de paramétrage. Toutes les modifications de données sont conservées et enregistrées à la fois dans l'assistant de paramétrage lui-même et dans les lignes de table correspondantes de l'onglet Champs supplémentaires de la base de l'entreprise.
Étape 5 : Définitions du certificat de salaire
La cinquième et dernière étape de l'assistant de paramétrage affiche les éléments de définition permettant de sélectionner les définitions de certificats de salaire à portée générale. L'assistant de paramétrage 5 sur 5 correspond à l'onglet Nouveau certificat de salaire de la base de l'entreprise. Cliquez sur le bouton Marche à suivre pour activer l'affichage du guide, afin de remplir le certificat de salaire de la Conférence suisse des impôts. Les définitions de certificat de salaire à portée générale de la dernière fenêtre de l'assistant de paramétrage ou de l'onglet Nouveau certificat de salaire de la base de l'entreprise peuvent être remplacées par des spécifications de définition à portée individuelle dans l'onglet Nouveau certificat de salaire de la base du personnel.
Cliquez sur les boutons "Terminer" ou "Annuler" pour fermer l'assistant de paramétrage. Toutes les modifications de données sont conservées et sont enregistrées à la fois dans l'assistant de paramétrage lui-même et dans les champs et éléments correspondants de l'onglet Nouveau certificat de salaire de la base de l'entreprise.