Planification des salaires
La commande de menu Outils, Exécuter, Planification des salaires n'est disponible que dans la version professionnelle.
Dans la fenêtre Données de planification des salaires en attente, le système affiche les données de planification dont la date d'exécution prévue est inférieure ou égale à la date de décompte actuelle. Les données de planification ne peuvent pas être modifiées (tous les champs de la colonne, sauf la colonne "Exécuter", sont en lecture seule), mais il est possible de décider si les modifications planifiées doivent être exécutées.
Par défaut, le système propose d'exécuter toutes les planifications. Pour n'exécuter aucune des modifications planifiées, refermez la fenêtre via le bouton de commande Fermer ou décochez toutes les lignes de la colonne "Exécuter", via le bouton "Aucune". Pour exclure de l'exécution les données de planification individuelles, cliquez avec la souris dans le champ de colonne "Exécuter" de la ligne concernée et décochez sélectivement la ligne. Le bouton Exécuter exécute définitivement les modifications planifiées et activées, tandis que Fermer referme la fenêtre, sans exécuter d'action. Le bouton Imprimer affiche à l'écran la liste de planification des salaires de l'état de la base du personnel ; la liste affichée peut ensuite être imprimée.
Les données de planification non exécutées restent actives et Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires vous en informe dans une fenêtre à chaque démarrage du programme ou ouverture des réglages de mandat. Si les modifications planifiées ne doivent absolument pas être effectuées, supprimez-les de l'onglet Planification de la base du personnel, pour la personne concernée
La date "planifiée le" n'influence que l'heure de la valeur d'un champ de salaire à modifier, mais pas un calcul de salaire correct, si la date de planification ne tombe pas le premier du mois. Les différentes valeurs des champs de Salaire pendant une période de salaire déterminée doivent être prises en considération lors du traitement des salaires par les données de pré-saisie correctes!
Clôture de l'exercice
Assistant de clôture d'exercice
La fenêtre Clôture de l'exercice, qui s'ouvre via la commande de menu Outils. Exécuter. et vous guide en 6 étapes de fenêtre à travers la clôture de l'exercice en cours et l'ouverture d'un nouvel exercice, est disponible dans toutes les versions de licence sauf Easy.
Les comptes annuels ne peuvent être exécutés que s'il n'y a pas de calculs de salaires enregistrés non comptabilisés ou de périodes de salaires qui n'ont pas encore été supprimées. Si l'une de ces deux conditions correspond, seul le bouton Annuler est activé dans la première fenêtre de l'assistant de clôture d'exercice pour annuler ce dernier.
Étape 2 sur 6 : Nom de l'archive
L'étape 2 sur 6 de la fenêtre de l'assistant affiche un nom pour les archives de fin d'année et permet soit de récupérer le nom suggéré, soit de saisir un nom personnalisé, dans le champ d'affichage.
Étape 3 sur 6 : Archivage
À l'étape 3 sur 6 de la fenêtre de l'assistant, le champ d'affichage et de sélection suivant permet de récupérer le nom et le chemin du répertoire suggéré pour le mandat de l'exercice suivant ou, de sélectionner un autre chemin et nom de répertoire dans la fenêtre de recherche de dossier, qui s'ouvre en cliquant sur le bouton aux trois points, pour le récupérer dans le champ cible.
Comme nom de répertoire du mandat de l'exercice suivant, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires propose "Nom_répertoire_mandat_exercice_actuel + 1" (p. ex. MonMandat2012 pour le répertoire des mandats actuels MonMandat et l'exercice en cours 2011 et MonMandat2012 pour la clôture d'exercice de l'année suivante). L'année contenue dans le nom de répertoire du mandat est alors remplacée par l'année de l'exercice suivant.
Toutes les données de base et de définition importantes du nouveau mandat de l'exercice seront sauvegardées dans le répertoire du mandat indiqué. Le chemin du répertoire mandat défini pour le nouveau mandat de l'exercice est écrit dans le champ Mandat du prochain exercice de l'onglet de fenêtre d'option Mandats du mandat actuel, à l'exécution de Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires ; tant que le champ n'est pas vide, la commande de menu Outils, Exécuter, Clôture de l'exercice reste désactivée et aucune autre clôture d'exercice ne peut être exécutée.
Cliquez sur Annuler pour interrompre l'exécution de la clôture de l'exercice sans exécuter d'action. Cliquez sur Précédent pour revenir à la quatrième fenêtre de l'assistant de clôture d'exercice, afin de contrôler et, éventuellement modifier les données concernées. Cliquez sur Suivant pour que Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires ouvre la dernière fenêtre de l'assistant de clôture d'exercice.
Notez que l'identifiant spécifié dans la troisième fenêtre de l'assistant de clôture de l'exercice ne définit que le nom de répertoire du nouveau mandat de l'exercice, tandis que le nom et le code du mandat sont copiés tels quels à partir du mandat de l'année de clôture.
Étape 4 sur 6 : Données et liaison avec la comptabilité générale
La fenêtre 4 sur 6 de l'assistant vous permet de saisir les données d'exécution et de comptabilisation pour la première période de salaire du nouveau mandat de l'exercice à créer et de sélectionner sa référence mandat CG.
Éléments de définition de la fenêtre 4 sur 6 (données et rattachement avec la comptabilité générale) de l'assistant de clôture d'exercice
Éléments de définition
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Élément de définition |
Description |
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Champ de saisie et de sélection Date de décompte |
permet de copier la date de décompte par défaut du 31.01. "Nouvel exercice" ou de saisir ou sélectionner une date de décompte différente de la première période de décompte du nouveau mandat d'exercice à créer La date saisie manuellement peut être non formatée sous la forme jjmmaaaa (p. ex. 31012010) ; en cliquant sur les boutons aux icônes de flèche, il est possible de se déplacer en avant et en arrière dans le calendrier. Lorsque la clôture de l'exercice a été exécutée, la valeur de champ définie est récupérée dans le champ du même nom de la fenêtre Réglages du mandat de l'exercice du mandat nouvellement créé. La date de décompte n'est pas importante pour le calcul et le paiement corrects des salaires et n'est utilisée que pour générer l'identifiant du fichier d'archive de la période de salaire lors de la comptabilisation de la période de salaire |
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Champ de saisie et de sélection Date COMPTA |
permet de récupérer la date par défaut de comptabilisation CG du 31.01. "Nouvel exercice", de saisir ou sélectionner une autre date de comptabilisation CG de la première période de calcul des salaires du nouveau mandat d'exercice à créer. La date saisie manuellement peut être non formatée sous la forme jjmmaaaa (p. ex. 31012010) ; en cliquant sur les boutons aux icônes de flèche, il est possible de se déplacer en avant et en arrière dans le calendrier. Lorsque la clôture de l'exercice a été exécutée, la valeur de champ définie est récupérée dans le champ du même nom de la fenêtre Réglages du mandat de l'exercice du mandat nouvellement créé. La date CG définie est utilisée comme date pièce lors de la comptabilisation dans les mandats de Infoniqa ONE 50 Comptabilité référencés ou est transférée comme date du document dans le fichier d'exportation ASCII défini pour la comptabilisation dans un autre programme comptable |
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Champ de saisie et de sélection Date valeur |
permet de récupérer la date de paiement du salaire par défaut du 31.01. "Nouvel exercice", de saisir ou de sélectionner une autre date de paiement du salaire de la première période de calcul des salaires du nouvel exercice à créer La saisie manuelle de la date peut être effectuée non formaté sous la forme jjmmaaaa (p. ex. 25012010), en cliquant sur les boutons avec les icônes de flèche, il est possible de se déplacer en avant et en arrière dans le calendrier. Lorsque la clôture de l'exercice a été exécutée, la valeur de champ définie est récupérée dans le champ du même nom de la fenêtre Réglages du mandat de l'exercice du mandat nouvellement créé. La valeur du champ spécifiée définit la date d'exécution contractuelle du paiement des salaires dans les fichiers et/ou documents de paiement des salaires envoyés à l'institution financière exécutante |
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Champ de saisie et de sélection Date signature |
permet de récupérer la date de signature par défaut de l'exécution du paiement du salaire du 31.01. "Nouvel exercice", de saisir ou de sélectionner une date de signature différente de l'exécution du paiement du salaire pour la première période de calcul des salaires du mandat du nouvel exercice à créer. La saisie manuelle de la date peut être effectuée non formaté sous la forme jjmmaaaa (p. ex. 22012010), en cliquant sur les boutons avec les icônes de flèche, il est possible de se déplacer en avant et en arrière dans le calendrier. Lorsque la clôture de l'exercice a été exécutée, la valeur de champ définie est récupérée dans le champ du même nom de la fenêtre Réglages du mandat de l'exercice du mandat nouvellement créé. La valeur de champ spécifiée détermine la date de signature de l'exécution du paiement des salaires sur les fichiers et/ou documents de paiement des salaires envoyés à l'institution financière exécutante |
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Champ d'affichage Exercice |
affiche en lecture seule l'exercice du nouveau mandat créé lors de la clôture de l'exercice. L'exercice du nouveau mandat de l'exercice ne doit apparaître dans aucune fenêtre de l'assistant du clôture de l'exercice, mais sera déterminé par Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires à partir de l'exercice actuel du mandat du clôture de l'exercice. |
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Boîte à liste déroulante Interface-Compta |
avec les valeurs de sélection aucune, Infoniqa ONE 50 Comptabilité générale et ASCII pour désactiver l'interface de comptabilité générale ou pour créer une référence à un mandat de Infoniqa ONE 50 Comptabilité dans le champ suivant Mandat CG ou pour spécifier ou sélectionner un fichier de définition afin de créer un fichier d'exportation vers un autre programme de comptabilité. Lorsque la clôture de l'exercice a été exécutée, la valeur de champ sélectionnée est récupérée dans le champ Interface de la fenêtre Définition Sélection CG du mandat de l'exercice du mandat nouvellement créé. La sélection et la définition de l'interface peuvent également être effectuées ultérieurement dans la fenêtre Définition Sélection CG, qui s'ouvre via la commande de menu Outils, Définition, Sélection CG |
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Champ de saisie et de sélection Mandat CG, Fichier de définition |
champ uniquement actif si l'interface de CG est active, permettant de spécifier ou sélectionner le mandat Infoniqa ONE 50 Comptabilité référencé, ou le fichier de définition pour créer un fichier d'exportation pour la comptabilisation dans un autre programme de comptabilité.
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Champ de saisie Mot de passe |
champ uniquement actif si la valeur Infoniqa ONE 50 Comptabilité générale est sélectionnée dans la boîte à liste déroulante Interface CG, permettant éventuellement de spécifier le mot de passe correct et valide du mandat Infoniqa ONE 50 Comptabilité. Un mot de passe correct et valide permet à tous les utilisateurs autorisés de Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires dont les droits de comptabilisation CG n'ont pas été retirés, d'exécuter des comptabilisations CG sans demande de mot de passe du mandat Infoniqa ONE 50 Comptabilité. Si, par contre, le champ est laissé vide, le mot de passe mandat correct et valide doit toujours être saisi pour les comptabilisations dans les mandats Infoniqa ONE 50 Comptabilité référencés |
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Boîte à liste déroulante Domaine de numérotation |
boîte à liste déroulante uniquement active si la valeur Infoniqa ONE 50 Comptabilité générale est sélectionnée dans la boîte à liste déroulante Interface CG, permettant de sélectionner le domaine de numérotation défini dans le mandat Infoniqa ONE 50 Comptabilité référencé (idéalement Salaire). L'attribution d'un domaine de numérotation n'a pas de sens dans Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires, mais peut être utilisée comme critère de tri des documents dans Infoniqa ONE 50 Comptabilité |
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Bouton Précédent |
Un clic sur ce bouton revient sur la fenêtre précédente de l'étape 3 de 5 pour contrôler ses réglages et les modifier s'il y a lieu. |
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Bouton Suivant |
Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre de l'étape 5 sur 6 qui suit. |
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Bouton Annuler |
Un clic sur ce bouton interrompt la clôture de l'exercice sans exécuter une seule action. |
Étape 5 sur 6 : Sélection des employés
La fenêtre 5 sur 6 de l'assistant affiche toutes les personnes ayant une date de sortie pendant l'exercice du mandat de clôture : activez l'option du champ de colonne Supprimer pour les exclure du transfert vers le mandat de l'exercice à créer, ou activez l'option du champ de colonne Archiver pour les inclure comme personnes archivées non actives dans le calcul du salaire pour le transfert vers le nouveau mandat de l'exercice à créer. Pour les personnes archivées, le bouton-radio "Archivé" à la clôture de l'exercice est coché dans le sous-onglet Statut de l'onglet Codes sal. de la base du personnel.
Pour les personnes archivées, activez l'option Annulation temp. de la sortie dans l'onglet Infos pers. de la base du personnel et cochez le bouton-radio Actif dans le sous-onglet Statut (onglet Codes sal. de la base du personnel) pour calculer et exécuter des versements différés de salaire dans le mandant d'exercice nouvellement créé, en tenant compte des limites de salaire annuel légal cumulé de l'année de sortie (p. ex. les plafonds de salaire annuel de l'AVS et de la LAA).
Cliquez sur Annuler pour interrompre l'exécution de la clôture de l'exercice sans exécuter d'action. Cliquez sur Précédent pour revenir à la quatrième fenêtre de l'assistant de clôture d'exercice, afin de contrôler et, éventuellement modifier les données concernées. Cliquez sur Suivant pour que Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires ouvre la dernière fenêtre de l'assistant de clôture d'exercice.
Étape 6 sur 6 : Fin
Dans la première vue de la dernière fenêtrede l'assistant de clôture d'exercice, cliquez sur "Terminer" pour afficher les actions à effectuer selon les informations des fenêtres précédentes de l'assistant. Cliquez sur Précédent pour revenir dans l'ordre inverse des fenêtres de l'assistant, de contrôler les définitions correspondantes et en cas de besoin de les modifier. Cliquez sur Annuler pour interrompre l'exécution de la clôture de l'exercice, sans exécuter une seule action.
Après la clôture de l'exercice, la deuxième vue de la fenêtre de l'assistant de clôture finale montre le journal des actions exécutées. Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires enregistre le fichier journal de clôture d'exercice clôture.txt ainsi que le fichier d'archive de clôture d'exercice archive"aaaa".wla (Archive2011.wla, Archive2012.wla)) dans le répertoire ...\nom_répertoire_mandat\Archive\"année"\"mois"\ (e.g. ...\Mon_mandat\Archive\2011\12\) ; cliquez sur le bouton Journal alors actif pour ouvrir l'éditeur de texte par défaut et ouvrir le fichier journal de clôture d'exercice mentionné.
Un clic sur le bouton Fermer, ferme la fenêtre de l'assistant de clôture d'exercice, ouvre la fenêtre de connexion du mandat de l'exercice nouvellement créé et, si la connexion est effectuée avec succès, exécute une réorganisation de la base de données.
Déclaration de salaire électronique
En intégrant la procédure unifiée de communication des salaires PUCS (déclaration de salaire électronique) à Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires, toutes les conditions pour une simplification radicale de l'échange des données salariales entre les entreprises, les assureurs, les autorités fiscales et les institutions de statistiques, ainsi qu'une optimisation des charges sont réunies.
Au lieu d'innombrables et diverses déclarations des données salariales annuelles aux différents organismes d'assurance sociale des entreprises, aux autorités fiscales et éventuellement aux instituts de statistiques, PUCS vous permet de créer un seul fichier de déclaration de salaire normalisé et de le transférer à un distributeur. Celui-ci contrôle la validité et la plausibilité des données salariales, filtre ces données aux destinataires spécifiques et les transmet après autorisation par l'entreprise aux destinataires. Le distributeur rassemble également les réponses des destinataires des données salariales, les retourne ensemble à l'entreprise et efface ensuite les données salariales reçues.
Une condition préalable à l'utilisation de PUCS est donc que les destinataires de la déclaration de salaire la prennent en charge ; pour toute information à ce sujet, adressez-vous à votre caisse de compensation et aux autres organismes d'assurance sociale de votre entreprise, aux autorités fiscales compétentes et aux éventuels instituts statistiques ou visitez la page d'accueil du sic.
Gérer la déclaration de salaire électronique PUCS
La fenêtre Déclarations de salaires, qui s'ouvre via la commande de menu Outils-Exécuter-Gérer déclaration de salaire électronique PUCS est le point central de communication avec le distributeur PUCS. Cette fenêtre est structurée par les onglets Déclarations de salaires pas encore envoyées, Déclarations de salaires envoyées, Déclarations de salaires validées et Outils, qui correspondent dans leur ordre aux phases d'utilisation chronologiques.
Onglet Annonces salariales pas encore envoyées
La table de cet onglet affiche toutes les déclarations de salaire créées, mais pas encore transmises au distributeur. Les commandes du menu contextuel Envoyer et Supprimer permettent de transmettre au distributeur la déclaration de salaire active (sélectionnée dans la table) ou de la supprimer.
La commande de menu contextuel Envoyer transfère le fichier de déclaration de salaire actif au distributeur, supprime la ligne correspondante dans la table de l'onglet et la déplace vers l'onglet suivant Déclarations de salaires envoyées.
La commande de menu contextuel Supprimer supprime l'affichage du fichier de décompte actif dans la table de l'onglet et supprime également le fichier xml correspondant dans le répertoire Lecteur:/Répertoire_d'installation_du_programme/Data/Salaire/Répertoire_mandat/état_XML/ définitivement (le fichier n'est pas déplacé dans la corbeille de Windows).
Onglet Annonces salariales envoyées
Cet onglet affiche les fichiers de déclaration de salaire envoyés au distributeur ; ils doivent ensuite être libérés individuellement par institution et dans leur ensemble avant que les données spécifiques ne soient transmises par le distributeur aux différentes institutions.
Éléments de l'onglet Déclarations de salaires envoyées de la fenêtre Déclarations de salaires
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Élément |
Description |
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Annonces salariales envoyées |
tous les fichiers de déclarations de salaires envoyés au distributeur et pas encore explicitement autorisés s'affichent en haut à gauche de cette zone. Cliquez avec le bouton droit de la souris pour activer la commande de menu contextuel "Obtenir un reçu" pour afficher, pour chaque fichier sélectionné, la table avec l'état du fichier et l'autorisation des données par institution, en haut à droite de la fenêtre |
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Statut du fichier et |
ce n'est qu'après exécution de la commande de menu contextuel Obtenir un reçu que la table avec le statut du fichier ainsi que l'autorisation des données pour chaque institution puis pour l'ensemble du fichier de déclaration de salaire s'affiche en haut à droite de la fenêtre.
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Onglet Annonces salariales autorisées
Les fichiers d'annonce salariale autorisés seront affichés dans cet onglet. Les données spécifiques ont été transmises par le distributeur à chacun des instituts.
Onglet Outils
Cet onglet permet d'effectuer des tests de communication entre l'ordinateur local et le distributeur.
Éléments de l'onglet Outils de la fenêtre Déclarations de salaires
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Élément |
Description |
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Champ Chiffre |
le numéro par défaut -9999,90 ne doit pas être modifié et est testé lors du test interop |
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Bouton Contrôler Interop |
un clic sur le bouton exécute un test de transmission avec la valeur du chiffre par défaut du champ précédent. L'interprétation correcte des trémas et des caractères spéciaux ainsi que le certificat de Infoniqa ONE 50 gestion des salaires seront également contrôlés. Les opérations exécutées ainsi que les résultats du test de la session de la fenêtre actuelle seront affichées dans le secteur inférieur de la fenêtre |
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Bouton Ping |
un clic sur le bouton exécute la commande Ping. Une série de données sera ainsi envoyée par l'ordinateur local à l'ordinateur de destination, qui de son côté renverra une réponse. L'opération et le résultat Ping de la session de la fenêtre actuelle seront également affichés dans le secteur inférieur de la fenêtre. |
Calcul LPP, synchronisation LPP des personnes, synchronisation LPP des cotisations
La transmission électronique avec la certification Swissdec 4.0 n'est pas possible.
ISEL
L'outil Isel a été remplacé par la procédure unifiée de communication des salaires (PUCS).
Banques ALFA
L'outil bancaire CAF est explicitement requis pour la caisse de compensation, pour le secteur bancaire suisse.