Les champs de la zone Réglages ainsi que "Code" et "Nom" dans la zone Mandat peuvent et doivent être gérés par les utilisateurs ; tous les autres champs de cette zone sont des champs d'information en lecture seule et sont gérés par Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires. L'option Modèle de mandat ne s'affiche que si la gestion des mandats est installée.
Section Réglages
Le champ Date de décompte
Nous vous recommandons de toujours choisir le dernier jour civil d'un mois comme date de décompte. Ainsi, tous les employés ayant rejoint l'entreprise ce mois-là sont pris en compte dans le traitement des salaires. La date de décompte et le code mandat s'affichent à droite de la barre d'état, et la date de décompte s'affiche également dans la barre d'état Info.
Exemple de période de salaire septembre 2011
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Date d'entrée |
Date de décompte |
État Calcul des salaires |
|---|---|---|
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26.09.2011 |
30.09.2011 |
la personne est prise en compte par le calcul automatique du salaire et est calculée correctement ; un calcul manuel du salaire peut également être effectué |
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26.09.2011 |
25.09.2011 |
Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires exclut la personne du calcul automatique de salaire et ne permet pas le calcul manuel du salaire |
La date peut être saisie au clavier ou sélectionnée via des boutons rotatifs (boutons fléchés) et ne peut être modifiée que lorsque le fichier mensuel est vide, c'est-à-dire tant qu'aucune donnée salariale n'a été calculée et enregistrée mais pas encore comptabilisée dans le fichier annuel.
La date de décompte est très importante pour Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires car elle permet de positionner les données de décompte mensuelles dans le fichier annuel. Ainsi, il est possible à tout moment de choisir une date de décompte en septembre qui soit en janvier de la même année et d'effectuer le calcul des salaires pour le mois de janvier. Toutefois, uniquement si aucun salaire n'a encore été calculé et enregistré pour le ou les employés concernés dans un mois ultérieur. Dans ce cas, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires refuse de traiter les salaires et affiche le message d'erreur "Il existe déjà un traitement de salaire dans un mois postérieur pour cette personne" dans la ligne d'état du traitement des salaires.
Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires permet des traitements multiples par mois. Les entreprises ou branches d'activité ayant p. ex. des décomptes de salaires hebdomadaires ou diverses dates de paiement pour des salaires payés au mois ou à l'heure apprécierons cette flexibilité : spécifiez une date de décompte par calcul de périodes de salaire (p. ex. une semaine). En sélectionnant un filtre approprié, vous avez la possibilité d'effectuer des calculs de salaires exclusivement pour des groupes spécifiques d'employés (p. ex., tous les salaires horaires, tous les salaires mensuels, les cadres, etc.) Après comptabilisation dans le fichier annuel, d'autres traitements de salaires peuvent être créés dans le même mois.
Exemple de période de salaire septembre 2011
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Date de décompte |
Traitements exécutés |
Etat fichier annuel |
|---|---|---|
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20.09.2011 |
Calcul des salaires et comptabilisation dans le fichier annuel |
les calculs spécifiques aux personnes et aux GS seront enregistrés sous septembre 2011. Dans la structure de répertoire \Archive\2011\09, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires stocke également le fichier d'archive 20_1.wla |
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30.09.2011 |
Calcul des salaires et comptabilisation dans le fichier annuel |
les calculs spécifiques aux personnes et aux GS seront enregistrés sous septembre 2011 et seront cumulés par personne et genre de salaire. Un fichier d'archive 30_1.wla est enregistré dans la structure de répertoire Archive\2011\09 de Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires |
Le jour de la date de décompte n'est pas pertinent pour la comptabilisation des données de salaire dans le fichier annuel de Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires. En revanche, la date de comptabilisation est également la date de comptabilisation CG par défaut. La manière dont le champ Date CG peut être utilisé comme date de comptabilité générale est expliquée à la section Champ Date CG.
Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires vous permet d'effectuer des calculs de salaires n'importe quel jour du mois et plusieurs fois par mois. C'est vous qui décidez quand et à quelle fréquence Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires doit entrer en action pour vous dans un mois.
Le champ Date valeur
La date de valeur, qui détermine la date d'exécution du paiement des salaires, est donc imprimée ou écrite dans l'ordre de virement, le fichier DTA et OPAE. Contrairement à la date de décompte, la date de valeur peut être modifiée pour chaque statut de données du fichier mensuel, soit dans les réglages de mandat, soit dans la fenêtre d'impression des trois étapes de traitement susmentionnées.
Le champ Date signature
Cette date figure également sur l'ordre de virement ainsi que sur le fichier DTA ou OPAE. Naturellement celle-ci doit être inférieure à la date de valeur et correspond à la date d'envoi de l'ordre de virement, ou de transmission du fichier DTA ou OPAE. Comme la date de valeur, la date de signature peut être modifiée à tout moment dans les réglages de mandat ou dans la fenêtre d'impression de l'ordre de virement, du fichier DTA et OPAE.
Le champ Date COMPTA
La date CG des réglages de mandat est inscrite comme valeur par défaut de la période dans les deux champs de sélection Date du et Date au des fenêtres d'impression de tous les états CG et des centres de charges. Si la date de comptabilisation CG par défaut "Date de décompte" doit être remplacée par la date CG comme date de comptabilisation CG, les paramètres 9 des trois commandes d'impression e Day-, Month- et Year-Print dans le fichier de définition correspondant (p. ex. CG_Standard_CdC_3_4.def) doivent être remplacés par 12 au début du corps de texte. Le(s) fichier(s) de définition nommé(s) se trouve(nt) dans le sous-répertoire d'installation du programme \Salaire et peut(vent) être identifié(s) par des noms de fichier tels que "CG_Standard_CdC_3_4.def" ou "CG_Sesam_CDC_IdentGS.def".
La partie Situation du mois
Les deux champs en lecture seule de cette zone sont gérés par Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires. Si les salaires ont été calculés et enregistrés mais pas encore comptabilisés dans le fichier annuel, la date système du calcul et le code d'utilisateur de la personne ayant effectué les calculs de salaire s'affichent. Après comptabilisation dans le fichier annuel et suppression de la période de salaire, la valeur 00.00.0000 s'affiche dans le champ de date et le champ de code de l'utilisateur est vide.
La partie Situation de l'année
Ces trois champs sont également en lecture seule et gérés par Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires. Après chaque comptabilisation d'un traitement des salaires dans le fichier annuel, le système affiche la date de décompte du dernier traitement des salaires comptabilisé, la date système de la comptabilisation et l'ID utilisateur de la personne l'ayant effectuée. La consultation de ces champs permet également de vérifier si la dernière période de décompte a déjà été comptabilisée dans le fichier annuel.
La partie Mandat
Ces deux champs contiennent le nom de l'entreprise ou du mandat et un code de 15 caractères maximum. Le code apparaît dans la barre d'état de la fenêtre principale de Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires. Le modèle de code et de nom après une première installation est "Standard". Si la gestion des mandats est installée, le nom et le code mandat doivent être saisis dans la deuxième des quatre fenêtres lors de l'ouverture d'un nouveau mandat.
Champs "Créé le" et "Créé par"
Dans les deux champs en lecture seule, Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires écrit la date système de génération du mandat et l'ID utilisateur de la personne l'ayant créé.
Champ Année comptable
Avant de commencer les premiers traitements de salaire dans une nouvelle année, il faut définir l'exercice manuellement dans les versions Light et Standard, et vérifier que la définition est correcte, dans la version professionnelle après clôture de l'exercice avec l'assistant. Une correction de l'exercice n'est possible que si le fichier annuel est vide, c'est-à-dire tant qu'aucun calcul de salaire mensuel n'a été comptabilisé ! La procédure à suivre pour une clôture d'exercice correcte est détaillée à la section Clôture d'exercice.
Option Mandat exemple
Cette option ne s'affiche que si la gestion des mandats est installée. Si cette option est activée, le chemin d'accès au fichier mandat s'affiche dans la première des quatre fenêtres de création de mandat pour la création d'un nouveau mandat.