Lors de l’envoi des décomptes de salaire, Infoniqa ONE Start vous permet de choisir entre un envoi par lettre et un envoi par e-mail (crypté ou non crypté). Pour démarrer l’envoi des décomptes de salaire avec l’aide de l’assistant, il faut cliquer sur le bouton Imprimer/Envoyer lorsque la boîte de dialogue Calcul des salaires est activée. Ce bouton n’est activé qu’à la fin de la préparation des décomptes des salaires.
Préparer l’envoi de décompte de salaire
Une fois le décompte de salaire préparé et après la première utilisation de la fonction d’envoi de décompte de salaire, la boîte de dialogue «Envoyer décompte de salaire» pourrait ressembler à ceci:
Champ de colonne Envoi décompte de salaire: si vous cliquez dans ce champ de colonne, une liste de sélection avec les valeurs «Par lettre», «Par e-mail» et «Par e-mail crypté» permet de sélectionner le type d’envoi souhaité pour la personne activée:
Le type d’envoi personnalisé qui a été défini est repris dans le champ «Envoi décompte de salaire» du registre de base du personnel «Données personnelles» et enregistré comme valeur par défaut des futurs envois de décompte de salaire.
Il est possible de sélectionner n’importe quelle combinaison de types d’envoi individuels pour tous les envois de décompte de salaire.
Champ de colonne E-mail: permet de saisir l’adresse e-mail correcte et valable du destinataire. Pour les personnes pour lesquelles aucune adresse e-mail n’a été saisie, le champ est affiché avec une couleur rouge en arrière-plan. En cliquant dans ce champ, vous activez le registre de base du personnel «Données personnelles» pour la personne sélectionnée et vous pouvez saisir l’adresse e-mail correcte et valable du collaborateur dans le champ E-mail. Après l’enregistrement des données de l’adresse e-mail, l’adresse e-mail enregistrée est reprise dans la boîte de dialogue «Envoyer décompte de salaire» et enregistrée comme valeur par défaut des futurs envois de décompte de salaire.
Champ de colonne Mot de passe e-mail: si vous sélectionnez le type d’envoi «Par e-mail crypté», vous devez obligatoirement saisir un mot de passe. Si le mot de passe est manquant, le champ est affiché avec une couleur rouge en arrière-plan et la procédure d’envoi du décompte de salaire ne peut pas être exécutée:
En cliquant dans ce champ, vous activez le registre de base du personnel «Données personnelles» pour la personne sélectionnée et pouvez saisir un mot de passe dans le champ correspondant. Ce mot de passe doit être communiqué à la personne concernée de manière appropriée et sécurisée afin qu’elle puisse également ouvrir le document joint à l’e-mail (c’est-à-dire le décompte de salaire). Après l’enregistrement du mot de passe saisi, le mot de passe est repris dans la boîte de dialogue «Envoyer décompte de salaire» et enregistré comme valeur par défaut des futurs envois de décompte de salaire.
Envoyer un décompte de salaire
Si toutes les informations nécessaires pour l’envoi de décompte de salaire ont été saisies correctement et intégralement, la boîte de dialogue «Envoyer décompte de salaire» pourrait ressembler à l’illustration ci-dessous et il suffira d’appuyer sur le bouton <Suivant> pour lancer l’envoi:
Les décomptes de salaire avec l’option d’envoi «Par lettre» activée sont alors directement envoyés à l’imprimante par défaut et imprimés. Avec les options d’envoi «Par e-mail» et «Par e-mail crypté», il faut confirmer ou refuser au cas par cas l’envoi de chaque décompte de salaire sélectionné. Si nécessaire, il est encore possible de modifier l’objet par défaut ainsi que le texte de l’e-mail par défaut.
Options d’envoi d’e-mail dans Infoniqa ONE Start
Pour l’envoi d’e-mail, Infoniqa ONE Start propose les options «Utiliser le client de messagerie par défaut de Windows» et «Utiliser le client de messagerie intégré». La sélection du client d’envoi d’e-mail souhaité s’effectue dans la boîte de dialogue Paramètres (Menu Fichier - Options - Préférences) sous «Internet - Paramètres d’envoi d’e-mail»:
Le principal avantage du client de messagerie par défaut de Windows est qu’il permet de formater des textes et d’ouvrir les pièces jointes de l’e-mail avant l’envoi.