Calculer
Tous les éléments de salaire variables pour un calcul des salaires doivent être saisis
dans les données variables de cet onglet. Tous les éléments individuels de salaire qui ne sont pas définis dans l’onglet « Salaire » au niveau de l’employé sont considérés comme variables. Les éléments de salaire fixes peuvent également être saisis et leurs valeurs
par défaut pour les calculs des salaires individuels pourront être modifiées. Comme les valeurs définies dans la base du personnel ne sont pas concernées par cela, cette procédure n’est utilise que dans le cas de différences exceptionnelles des valeurs fixes.
Pour ajouter une nouvelle variable, cochez-le ou les employés dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton «Saisir données salariales». Si vous voulez saisir la même variable pour plusieurs employés, sélectionnez à gauche les employés concernés et cliquez sur le bouton «Saisir données salariales».
Sélectionnez le genre de salaire souhaité et cliquez sur «OK». Vous pouvez saisir plusieurs fois le même genre de salaire.
En cochant la colonne « Toujours présaisir », le genre de salaire reste toujours dans les pré-saisies même après le bouclement des salaires.
En outre, vous avez encore la possibilité d’adapter individuellement le compte ainsi que le centre de coûts.
Pour démarrer le calcul des salaires, cochez les employés souhaités à gauche de la fenêtre. Vous pouvez les sélectionner un à un, ou tous en cochant la case située en haut dans la ligne des titres de colonnes.
Cliquez ensuite sur le bouton « Calculer ».
Le calcul de chaque employé apparaît en détail dans l’onglet « Résultats », situé dans partie droite de la fenêtre.
Dans le secteur «Affichage genres de salaires» de la barre d’outils, vous avez la possibilité de définir si vous voulez voir tous les genres de salaires (y compris les genres de salaires de base) ou uniquement ceux qui seront également affichés sur le décompte de salaire.
Pour supprimer un calcul, cochez de nouveau l’employé correspondant à gauche de la fenêtre et cliquez sur le bouton « Effacer les calculs ».
Si, après un calcul, des données salariales variables doivent encore être insérées, le calcul doit d’abord être supprimé pour l’employé concerné. Après avoir saisi les données, le calcul peut être relancé.
Payer
Sélectionnez l’onglet « Payer ».
Pour générer un nouveau paiement, cliquez sur le bouton « Préparer… ».
Les paiements générés apparaissent ensuite dans la fenêtre.
Cochez, à gauche de la fenêtre, les paiements qui devront être exécutés.
Vous pouvez sélectionner les paiements un à un, ou tous en cochant la case dans le coin supérieur.
Si un paiement n’est pas sélectionné, il ne sera pas payé. Il restera ouvert et apparaîtra les mois suivants, jusqu’à ce qu’il soit également payé. S’il y a des paiements préparés, mais qui ne sont pas payés, la comptabilisation ne peut pas être effectuée.
Cliquez ensuite sur la flèche dans la partie inféerieure du bouton «Payer».
Sélectionnez maintenant le compte à débiter pour les salaires. Une fenêtre apparaît
dans laquelle, vous devez confirmer que vous voulez vraiment effectuer le paiement des salaires. Vous pouvez encore contrôler le montant du paiement.
Si le montant est correct et que vous voulez procéder au paiement, confirmez par « Oui ». Sinon, cliquez sur Non » et effectuez les modifications nécessaires.
Après la confirmation du message, une fenêtre apparaît pour vous permettre d’exporter ou d’envoyer directement le fichier DTA à l’institut financier.
Pour pouvoir envoyer directement le fichier Pain.001, Internet Banking doit avoir été paramétré.
Exporter Pain.001 :
Cliquez sur le bouton « Exporter » et sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier Pain.001.
Le Pain.001 sera généré et la fenêtre sera automatiquement fermée.
Envoyer Pain.001:
Cliquez sur le bouton « Envoyer ».
Entrez maintenant le code de la liste à biffer de l’institut financier et confirmez le message avec «OK».
Le paiement sera ensuite transmis directement à l’institut financier.
Comptabiliser
Sélectionnez l’onglet « Comptabiliser ».
Dans cet onglet, les écritures générées afin d’être transférées dans la comptabilité. Une comptabilisation est uniquement possible, si tous les genres de salaire ont des comptes attribués, y compris les genres de salaire non utilisés dans le calcul des salaires,
Pour générer les écritures, cliquez sur le bouton « Préparer comptabilisation ».
Tous les messages d’erreur éventuels ou des précisions seront alors affichés.
Toutes les écritures sont affichées afin d’être encore une fois contrôlées.
Si vous voulez modifier le compte d’une écriture, cliquez sur le bouton « Adapter Comptabilisation » et modifiez-la.
Après cette modification, les écritures générées devront être effacées à l’aide du bouton « Effacer comptabilisation » et ensuite à nouveau générées en cliquant
sur le bouton « Préparer comptabilisation ».
Saisissez un libellé parlant qui sera ensuite repris dans la comptabilité. Le libellé doit être adapté tous les mois.
Si toutes les écritures sont correctes, vous pouvez lancer la comptabilisation.
Cliquez sur le bouton « Créer écritures ».
Les écritures sont affichées dans la comptabilité.
Comptabilisation dans la comptabilité Sage 50
En cliquant sur le bouton «Comptabiliser», un fichier csv sera automatiquement créé, et il pourra ensuite être importé dans la comptabilité Sage 50. La condition pour cela est que tous les comptes et les centres de coûts utilisés dans la gestion des salaires Infoniqa ONE Start soient également disponibles dans la comptabilité Sage 50.
Le fichier csv sera créé dans le répertoire du dossier, dans le sous- répertoire BAK.
Contrôle
Avant de clôturer définitivement le traitement des salaires, contrôlez si les données sont correctes.
Ouvrez pour cela, à l’aide du menu « Etats – Salaires – Traitement
mensuel », le journal de salaire collaborateur ainsi que le journal de salaire récapitulation.
Générez les états pour le traitement des salaires courant.
Tous les genres de salaire, avec les montants respectifs par collaborateur, sont mentionnés sur le « Journal de salaire collaborateur ».
Vous découvrez dans le « Journal de salaire Récapitulation », par genre de salaire, le montant total de tous les collaborateurs.
Clôturer
Pour terminer, sélectionnez l’onglet « Clôturer ».
Lorsque le calcul des salaires a été généré, le Pain.001 exporté et la comptabilisation effectuée dans la comptabilité, la période de salaire en cours peut être définitivement bouclée.
A l’ouverture de cet onglet, le programme contrôle automatiquement si le traitement des salaires peut être bouclé ou s’il y a encore une erreur.
Dans la section « Prochain traitement des salaires », vous pouvez déjà saisir la date de traitement des salaires, la date de paiement ainsi que la date de comptabilisation du mois suivant.
Dans la section « Actions à effectuer », vous pouvez cocher les actions qui doivent encore être effectuées au moment de la comptabilisation définitive. La section « Actions automatiques » vous permet de voir quelles actions le logiciel effectue automatiquement. Ces actions ne peuvent pas être décochées.
Pour boucler le décompte de salaires en cours, cliquez sur le bouton
« Clôturer », validez ensuite le message si vous souhaitez vraiment clôturer les salaires.
Effacer le traitement de salaire
Le décompte des salaires peut à tout moment être supprimé jusqu’à la dernière étape sauf si le décompte des salaires a été définitivement bouclé.
Pour effacer le traitement de salaire, vous devez toujours travailler dans les onglets de droite à gauche.
Commencez par supprimer les écritures, puis la comptabilisation dans l’onglet « Comptabiliser ».
Dans l’onglet « Payer », supprimez les paiements générés.
Votre attention est attirée sur le fait que les paiements ont déjà été exécutés. Vous pouvez tout de même continuer. Le fichier Pain.001 ne va pas être supprimé dans l’explorateur Windows ainsi.
Pour terminer, vous pouvez supprimer les calculs dans l’onglet « Calculer ».
Le traitement de salaire est alors maintenant complètement effacé et vous pouvez recommencer depuis le début.
Rétablir le traitement des salaires
Lors du bouclement du traitement des salaires une sauvegarde des données peut être effectuée. Elle peut être à tout moment restaurée.
Cependant, cette sauvegarde des données ne contient pas uniquement la gestion des salaires, mais également les autres modules de Infoniqa ONE Start.
Avec l’option «Rétablir bouclement mensuel», vous avez la possibilité de reprendre le dernier bouclement de traitement des salaires.
Les autres modules de Infoniqa ONE Start ne sont pas touchés par cette procédure.
Pour remplacer un traitement des salaires, ouvrez le calcul des salaires depuis le menu «Gestion des salaires – Calcul des salaires».
Cliquez ensuite sur le bouton «Rétablir».
Un message détaillant toutes les données rétablies apparaît ensuite.
Pour continuer, cliquez sur «Oui».
Le traitement des salaires sera alors rétabli. Veuillez noter que seul le dernier traitement des salaires peut être rétabli.
Lors de la clôture du mois, le message suivant apparaît:
Le traitement actuel des salaires (mois année) avec la date d'écriture xxx se trouve dans le prochain exercice. C'est pour cela qu'aucune comptabilisation ne peut exister pour le traitement actuel des salaires.
Venez en arrière sur l'onglet «Comptabiliser» et créez les écritures pour le calcul des salaires actuel. Ensuite, vous pouvez de nouveau ouvrir l'onglet «Clôturer» et exécuter la clôture du mois.