Saisie des employés
Sélectionnez le menu « Gestion des salaires – Données de base du personnel » pour accéder à la base du personnel.
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Pour saisir un nouvel employé, cliquez sur le bouton « Nouveau » de la base du personnel.
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Si vous voulez copier un employé existant pour utiliser ses données en tant que modèle, cochez la personne concernée et cliquez sur le bouton « Dupliquer ».
Onglet «Données personnelles»
Les données personnelles de vos employés sont saisies et sont gérées dans cet onglet.
Le numéro de personnel est composé au maximum de 10 positions alphanumériques.
Les nationalités doivent être importées au moment de la première utilisation. Dès qu’une nationalité a été importée une fois, celle-ci peut être utilisée pour chaque employé.
Pour importer les nationalités :
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Cliquez avec le bouton droit de la souris dans le champ « Nationalité »
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Sélectionnez « Créer »
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Cochez les pays souhaités dans la fenêtre ouverte
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Validez en cliquant sur le bouton « OK ».
La nationalité importée peut maintenant être reprise dans la base du personnel.
Il est possible de saisir deux adresses par employé. L’adresse par défaut sera également enregistrée dans le sous-onglet « Adresse d’expédition ». Si l’adresse d’expédition est différente de l’adresse par défaut, celle-ci peut être saisie manuellement dans l’onglet « Adresse d’expédition ». L’adresse d’expédition sera toujours imprimée sur le décompte de salaire.
Vous avez en outre la possibilité d’enregistrer une photo dans les paramètres de l'employé. Cliquez dans l’affichage de la photo, sur la flèche (partie supérieure droite) et sélectionnez la façon d’importer la photo.
Infoniqa ONE Start permet d’automatiser les paiements des allocations pour enfants et de formation lors du traitement des salaires, si les tarifs cantonaux valables et naturellement le nombre d’enfants y ayant droit sont connus.
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Pour saisir un nouvel enfant, cliquez sur le bouton «Nouveau» de la barre de fonctions.
Lorsque les enfants sont saisies, le logiciel calcule la période d’allocation légal et reprend la date de fin des allocations dans le champ « Allocation enfant jusqu’au ».
S’il y a une différence de paiement due à un autre canton, la différence devra être saisi dans le champ « Montant ». Sinon ce champ doit rester vide.
Si les enfants sont inclus dans le tarif d’impôt à la source, saisissez la date « jusqu’à ».
Onglet «Activité»
Les entrées et les sorties sont gérées dans cet onglet. Il contient en outre des informations internes sur l’employé comme sa fonction, son département, etc.
La date d’entrée est automatiquement saisie et correspond au premier jour du mois du décompte en cours. Les autres entrées et sorties peuvent être reprises à des fins d’historisation. Ces dates correspondent à un début ou à une fin des contrats de service et non à une interruption due aux vacances, à une maternité, etc.
A chaque sortie, les soldes cumulés des montants maximaux annuels de l’AC et de la SUVA sont recalculés. Les soldes sont remis à zéro lors d’une nouvelle entrée en cours d’année. Les employés qui sont entrés et sortis plusieurs fois au cours de l’année sont indiqués plusieurs fois sur les décomptes AC et AANP.
Dès que la date de sortie a été saisie et qu’elle se trouve dans le passé, le statut de l’employé est fixé sur «Inactif» et il ne sera donc plus pris en considération dans les futurs calculs des salaires. Si vous voulez effectuer le règlement d’un arriéré pour un employé après sa sortie, cochez manuellement le statut «Actif».
Le canton du lieu de travail doit être impérativement saisi, puisque celui-ci est requis pour le calcul des allocations pour enfants.
Si vous cochez l’option «Commission, Responsable du dossier», vous pouvez sélectionner l’employé au moment de la création d’une nouvelle facture client comme responsable du dossier.
Onglet «Salaire»
Tous les éléments de salaire sont saisis et gérés dans l’onglet « Salaire ». Les valeurs saisies sont prises en compte automatiquement lors du traitement des salaires.
Le type de salaire, le taux d’occupation ainsi que le travail annexe, si nécessaire, doivent être définis dans cet onglet.
Option « AVS salaires minimes »
Lorsque le salaire déterminant ne dépasse pas pour chaque emploi la somme de 2300 CHF par année civile, les cotisations ne sont prélevées qu’à la demande de l’assuré.
Données salariales
Tous les genres de salaire concernant le salaire de base de l’employé seront saisis dans les données salariales. Les allocations pour enfants n’en font pas partie.
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De nouveaux genres de salaire peuvent être repris en cliquant sur le bouton «Genre salaire ajouter...».
Le salaire de base correspond toujours au salaire que l’employé toucherait s’il travaillait à 100%, même si son taux d’occupation réel est inférieur. Le logiciel calcule automatiquement le montant juste grâce à son pourcentage de travail.
Les genres de salaire peuvent être également planifié (seulement ligne Professional). Cela vous permet de saisir planifications de changements de salaire.
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Si vous n’utilisez plus un genre de salaire, la date dans le champ « Valable jusqu’au » doit être saisie en conséquence. Le genre de salaire ne sera ensuite plus calculé à l’expiration de cette date.
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Pour supprimer un genre de salaire, cochez le genre de salaire que vous n’utilisez plus et cliquez sur le bouton « supprimer Genre de salaire ».
Veuillez noter que dans cet onglet, aucune donnée salariale variable ne peut être saisie. Toutes les données variables saisies dans l’onglet « Salaire » ne seront pas calculées et doivent être introduites au moment du calcul du salaire.
Déductions
Toutes les déductions concernant l’employé sont définies dans cette partie.
Vous pouvez, à l’aide de l’option «Afficher déductions actives», masquer les déductions qui ne sont pas encore valable ou celles qui ont une date "valable jusqu’au" dans le passé.
Dans la colonne «Type de déduction», vous décidez quels types de déductions seront automatiquement pris en compte dans le calcul des salaires, ou, lesquels ne le seront pas.
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Pour saisir une nouvelle déduction, cliquez sur le bouton «Ajouter déduction» de la barre de fonctions.
La section « Déductions » se compose de différentes colonnes :
Code de déduction
Le code de déduction correspond au code attribué dans les données de base - «Déductions». Il détermine quel sera le pourcentage utilisé pour le calcul. Dès que le code de la déduction sera sélectionné, le «Type d’assurance» et la date «Valable à partir de» seront automatiquement attribués.
Type d'assurance
Le type d’assurance définit dans quel groupe fait partie la déduction en cours. Le type d’assurance ne peut pas être modifié dans cette table, car celui-ci est attribué dans les données de base - «Déductions».
Déduction
Si les pourcentages ont déjà été saisis sous le code de déduction correspondant dans les données de base - «Déductions», ils seront alors automatiquement repris ici mais peuvent être encore adaptés pour chacun des employés. Dès que le premier calcul des salaires a été démarré, les pourcentages ne peuvent plus être modifiés. Dans ce cas, les déductions doivent être à nouveau saisies. La date "Valable jusqu’au" de «l’ancienne» déduction, ainsi que la date "Valable à partir de" de la «nouvelle» déduction seront automatiquement fixées.
Valable à partir de / Valable jusqu’au
La date « Valable à partir de » est automatiquement attribuée dès que le code de déduction a été sélectionné. La date ne peut pas être modifiée, car les déductions sont toujours valables à partir du mois courant. Si une déduction n’est plus requise, celle-ci doit être à nouveau saisie avec le type de déduction «pas de déduction / pas assuré», ou «Non soumis».
Type de déduction
Le type de déduction définit de quelle façon la déduction doit être calculée. Vous pouvez par exemple indiquer ici si la déduction doit être décomptée en francs ou en pourcents ou si elle est prise en charge par l’employé ou par l’employeur.
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Pour supprimer une déduction, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton «Supprimer déductions».
Dès que le premier calcul des salaires a été démarré, aucune déduction ne peut être supprimée.
Les déductions légalement obligatoires ne peuvent pas être supprimées! Nous vous recommandons de laisser également les déductions qui ne sont pas nécessaires (p. ex. LAAC11), mais avec le type de déduction «pas de déduction/pas assuré». Il est ainsi garanti que les états de fin d’exercice seront correctement créés.
Modifier une déduction existante
Si vous voulez modifier une déduction existante, vous pouvez tout simplement en insérer une nouvelle. L'enregistrement existant sera automatiquement fermé.
Ouvrez la base du personnel depuis le menu « Gestion des salaires – Données de base du personnel ». Sélectionnez le collaborateur concerné et passez dans l'onglet « Salaire ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter déductions », pour insérer la nouvelle déduction.
Sélectionnez la déduction souhaitée et cliquez sur « OK ».
L'enregistrement existant sera automatiquement utilisé en tant que « Valable jusqu'au » du dernier mois de décompte calculé. En outre, la date « Valable à partir de » de la nouvelle déduction lui sera également attribuée.
Définissez encore le type de déduction et saisissez la valeur de la déduction. Le calcul se fera alors à partir du mois indiqué, avec la nouvelle déduction.
Attention : Si, au cours du mois actuel, vous avez déjà effectué un calcul des salaires, la date « Valable jusqu'au » sera automatiquement fixée pour la fin du mois courant. Si vous vous trouvez en janvier, que janvier a déjà été calculé et que vous insérez une nouvelle déduction, celle-ci ne sera prise en compte qu’à partir de février. Pour contourner cela, ouvrez le calcul des salaires depuis le menu « Gestion des salaires – Calcul des salaires », sélectionnez l'employé concerné et cliquez sur le bouton « Supprimer ».
Repassez ensuite dans l'onglet « Salaire » de la base du personnel et insérez de nouveau la déduction comme décrit ci-dessus. Le 31.12.20XX sera cette fois fixé comme date « Valable jusqu'au », et la nouvelle déduction sera valable à partir de janvier.
Onglet «Paiement»
Tous les comptes sur lesquels le salaire de l’employé sera versé doivent être enregistrés dans cet onglet.
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Un nouveau compte peut être saisi en cliquant sur le bouton «Nouveau».
Choisissez les coordonnées bancaires (sortie de paiement):
Ensuite, saisissez les coordonnées bancaires de l'employé.
Définissez si le versement doit être effectué sur un compte postal ou sur un compte bancaire.
Si le versement est viré sur un compte bancaire, le numéro IBAN doit impérativement être saisi. Le numéro IBAN contient toutes les données importantes requises pour l’exécution du versement, la saisie du numéro de compte n’est donc plus nécessaire.
Si vous ne connaissez pas le numéro IBAN de l’employé, vous pouvez le générer à l’aide du bouton «Lien outil IBAN», en indiquant le numéro de clearing bancaire et celui du compte.
Un grand nombre de comptes de l’employé ainsi que d’autres bénéficiaires peuvent être enregistré.
Dans le champ « Ratio », vous pouvez définir, par compte, si c’est un montant fixe, une valeur en % du montant, la valeur d’un genre de salaire ou simplement le reliquat (reste) qui doit être viré. Le champ « Part » est actif lorsqu’au moins deux comptes sont enregistrés.
La priorité du paiement, c’est-à-dire l’ordre dans lequel les comptes seront pris en considération au moment de la création de l’exécution de paiement, sera définie selon le tri dans le tableau des comptes de paiement. Plus un compte est placé en haut du tableau, plus élevée sera sa priorité. Le compte ayant la priorité la plus basse, donc, le dernier compte dans le tableau, se voit attribuer automatiquement le ratio «Reste».
Si les coordonnées bancaires saisies ne concernent pas l’employé mais un autre destinataire (par exemple, pour une pension alimentaire, une saisie de salaire, etc.), il faut cocher l’option « Bénéficiaire tiers » sous «Versement à».
Onglet «Impôt source»
Si le permis de séjour C a été défini, les champs restants sont automatiquement décochés, car les employés avec permis C ne sont pas soumis à l’impôt à la source.
Vous avez ici aussi la possibilité d'enregistrer le partenaire de l’employé, onglet « Partenaire ». Important pour les employés qui sont soumis à l’impôt à la source car l’employé dont le partenaire exerce une activité professionnelle dépend d’un autre barème.
Code d’impôt à la source
Le code d’impôt à la source est généré automatiquement par le logiciel en rapport avec les données de base saisies.
Attribuez à l’employé le permis de séjour B. Pour modifier le code, sélectionner la ligne du barème et cliquez sur le bouton «Modifier barème».
Le barème actuel de l’employé sera affiché dans une fenêtre complémentaire.
En cliquant sur le bouton « Réglages », vous accédez directement au paramétrage des impôts à la source.
Dans la fenêtre «Saisie code IS» tous les paramètres composant le barème impôt source sont affichés. Vous pouvez modifier ces paramètres pour chaque employé. Vos modifications seront automatiquement visibles dans le champ «Code généré». En cliquant sur «OK» vous retournez dans l'onglet «Impôt source».
Si le code ne correspond pas aux données personnelles de l'employé, une fenêtre complémentaire s'ouvre et vous informe que les données renseignées ne correspondent pas avec les données actuelles d’impôt source. Le code impôt source est automatiquement adapté. Vous devez cependant indiquer la raison de cet ajustement.
Onglet «Finances»
Dans la partie supérieure de l’onglet « Finances », vous avez la possibilité de comptabiliser des genres de salaire se rapportant à l’employé. Les centres de coûts seront saisis dans la partie inférieure.
Lors de la comptabilisation des genres de salaire, une comptabilisation personnalisée peut être définie et éditée.
Centre de coûts (à partir de la ligne Standard)
Dans la partie inférieure de l’onglet, vous pouvez saisir des centres de coûts. Il faut cependant que les centres de coûts soient d’abord saisis dans le menu « Données de base ».
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Pour insérer un centre de coûts, cliquez sur le bouton «Ajouter centre de coûts».
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Pour supprimer un centre de coûts, cliquez sur le bouton «Supprimer centre de coûts».
Onglet «Statistique»
Si votre entreprise doit transmettre à l’enquête suisse sur la structure des salaires ESS, il faut que les valeurs correctes des personnes soumises à la statistique soient saisies dans l’onglet « Statistique ». La plupart des champs contiennent un choix par défaut qui apparaît à en cliquant sur la flèche contre le bas, à droite des champs. Pour les personnes que ne sont pas soumises à la statistique, vous devez cocher l’option «Exclure la personne de la statistique».
Heures/semaine
Le nombre d’heures par semaine doit obligatoirement être attribué, car cette information est
également requise pour le calcul des genres de salaire individuels. Si ce nombre a déjà été
enregistré dans les paramètres de base, il sera automatiquement repris dans cet onglet.
ATTENTION
Si l’employé ne travaille pas à 100%, les heures/semaine sont calculées sur le degré d’occupation, p. ex. 100% = 40 heures; 80% = 32 heures.
L’activité, le niveau de cadre, la formation, l’exigence du poste de travail, l’accord salarial, la forme de salaire et la forme de contrat peuvent être définis par employé.
Onglet «Textes»
Dans la partie «Commentaires», il est possible de saisir des remarques personnalisées pour le décompte de salaire. Elles seront imprimées sur le prochain décompte, puis supprimées, du moment que, lors du bouclement du traitement des salaires, l’option cochée par défaut «Effacer commentaires des décomptes de salaires dans la base du personnel», n’a pas été entre-temps décochée.
Dans le champ «Notes», il est possible de saisir des informations concernant la personne en cours. Les notes ne seront pas imprimées sur le décompte.
Une barre d’outils de formatage des caractères, avec les icônes et fonctionnalités bien connues des programmes de traitement de texte, s’ouvre en positionnant le curseur dans les remarques ou dans les notes.
Modification des champs (à partir de Professional)
La modification des champs vous permet de modifier diverses données sur tous sur les employés ou individuellement.
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Ouvrez la modification des champs à l’aide du bouton «Modification des champs» qui se trouve dans la base du personnel.
La modification des champs est divisée en quatre secteurs – Données pers., Activités, Salaire et Paiement.
Secteur Données pers.
Vous avez ici la possibilité de modifier la langue ainsi que la nationalité de tous les employés.
Secteur Activités
Dans cette option, vous pouvez modifier le lieu de travail.
Secteur Salaire
Dans ce secteur, vous pouvez modifier le type de salaire, le degré d’occupation, un genre de salaire ou une déduction dans la base des salaires. Aucun nouveau genre de salaire ou nouvelle déduction ne peut être insérée, mais uniquement celui ou celle qui existe peut-être modifiée.
Secteur Paiement
La modification des champs «Paiement» vous permet de modifier le compte débité de
l’employeur.
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Pour effectuer une modification, cliquez dans la partie supérieure sur le terme souhaité, par exemple sur «Données pers. – Modifier la langue».
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Sélectionnez ensuite, à gauche, tous les employés pour lesquels vous aimeriez procéder à la modification. Si vous vouliez sélectionner tous les employés, cochez la case dans le coin supérieur gauche.
A droite de la page, vous pouvez choisir la modification concernée et la confirmer en cliquant sur le bouton «Reprendre modification».