Transmission en ligne des déclarations de salaire (ELM de Swissdec) – Centre d'aide

Introduction

La transmission en ligne des déclarations de salaire selon la norme suisse en matière de salaire établie par Swissdec (ELM) permet de procéder à la préparation et à l’envoi électronique des décomptes d’assurances sociales et des décomptes de l’impôt à la source ainsi que des déclarations de mutations AVS en quelques clics dans une boîte de dialogue unique servant au traitement des données. La transmission des fichiers correspondants à un seul distributeur remplace l’envoi des documents papier aux différents organismes assureurs et autres institutions (administrations fiscales cantonales, Office fédéral de la statistique).

Dans la boîte de dialogue Transmission en ligne des déclarations de salaire accessible depuis la commande de menu Comptabilité des salaires – Transmission en ligne des déclarations de salaire, une fois l’année de décompte sélectionnée, vous pouvez préparer les décomptes d’assurances sociales annuels (à l’exception de la LPP), les décomptes de l’impôt à la source ainsi que les déclarations de mutations AVS pour la transmission électronique aux destinataires appropriés et les envoyer ensuite au distributeur. Ce dernier transfère les déclarations reçues aux institutions correspondantes (assureurs sociaux, administrations fiscales cantonales, caisses de compensation) une fois la validation officielle des fichiers réalisée. La préparation des certificats de salaire et des données de l’enquête sur la structure des salaires de l’Office fédéral de la statistique s’effectue également dans la boîte de dialogue mentionnée plus haut. Tous les décomptes et déclarations peuvent aussi être imprimés et enregistrés au format PDF. Lors de la première utilisation de la transmission en ligne des déclarations de salaire, la boîte de dialogue de même nom s’affiche comme suit:

A ce stade, seuls les boutons Nouveau avec les boutons de commande Déclaration d’impôt à la source, Déclaration annuelle et Entrées/sorties AVS ainsi que les fonctions Réglages, Genres de salaire, Aide en ligne et Fermer sont activés.

Déclarations annuelles

Cette option de menu vous permet de créer et de transmettre les décomptes annuels AVS, CAF, IJM, LAA, LAAC ainsi que les certificats de salaire et l’enquête sur la structure des salaires OFS.

Déclarations annuelles – Préparer

La commande Déclaration annuelle du bouton Nouveau

Permet d’activer la boîte de dialogue Déclarations annuelles pour la préparation des déclarations annuelles (tous les décomptes d’assurances sociales sans LPP, certificats de salaire) ainsi que de l’enquête sur la structure des salaires de l’Office fédéral de la statistique qui doit être transmise tous les deux ans (date de référence: 31 octobre, pour remise au plus tard le 31 mars de l’année suivante):

Bouton Préparer: Cliquez sur Préparer pour lancer la préparation des déclarations annuelles activées dans la partie de la boîte de dialogue située sous ce bouton (options AVS, CAF, etc.). A la fin de la préparation des déclarations annuelles, les personnes mentionnées dans ces déclarations s’affichent dans le tableau figurant dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Déclarations annuelles:

En désactivant l’option dans la colonne «Envoyer», vous pouvez exclure chacune des personnes des déclarations annuelles correspondantes. Un simple clic sur l’en-tête de la colonne «Envoyer» permet de désactiver ou (ré)activer toutes les personnes.

Bouton OK: Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les déclarations annuelles activées et préparées dans un fichier XML accessible via C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ et fermer la boîte de dialogue Déclarations annuelles. Les déclarations annuelles préparées sont reprises dans la boîte de dialogue principale «Transmission en ligne des déclarations de salaire» en vue de leur traitement ultérieur:

Bouton Annuler: Cliquez sur ce bouton pour rejeter les déclarations annuelles préparées et fermer la boîte de dialogue Déclarations annuelles.

Options AVS, CAF, etc.: l’activation des différentes options permet de déterminer les déclarations annuelles à préparer.

Champ de saisie Remarque: pour saisir une remarque ou une notification concernant les déclarations annuelles activées et à préparer.

Option Déclaration test: lorsque cette option est activée, les déclarations annuelles sont envoyées en tant que déclaration test au distributeur pour le contrôle de validité officiel. Les déclarations annuelles déclarées en tant que déclaration test ne sont pas transférées par le distributeur aux destinataires finaux (caisses de compensation, assureurs, autorités fiscales cantonales, Office fédéral de la statistique).

Tableau des personnes: le tableau des personnes regroupe les personnes qui sont mentionnées dans la ou les déclarations annuelles préparées; ces personnes sont classées par ordre croissant en fonction de leur numéro personnel. En désactivant l’option dans la colonne «Envoyer», vous pouvez exclure chacune des personnes des déclarations annuelles correspondantes. Un simple clic sur l’en-tête de la colonne «Envoyer» permet de désactiver ou (ré)activer toutes les personnes.

Déclarations annuelles – Envoyer

A la fin de la préparation des déclarations annuelles, ces dernières sont affichées dans la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» et prêtes à être envoyées au distributeur; elles peuvent être générées au format PDF (par exemple en vue du contrôle préalable, mais aussi du dépôt en version électronique ou papier) ou être entièrement supprimées, dans la mesure où aucune transmission n’a encore eu lieu:

Après la transmission des déclarations annuelles, les données spécifiques aux institutions sont transmises aux institutions correspondantes (caisses de compensation, assurances sociales, Office fédéral de la statistique). Si, après avoir terminé cette étape, vous constatez que certaines de vos déclarations annuelles comportent encore des erreurs, vous devez créer une déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement ne sont pas des déclarations rectificatives, mais remplacent des déclarations annuelles déjà transmises.

Bouton Supprimer: n’est activé que lorsque la déclaration annuelle préparée n’a pas encore été transmise au distributeur à l’aide du bouton Envoyer. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer l’ensemble de la déclaration annuelle et supprimer le fichier XML créé lors de la préparation de la déclaration annuelle

Bouton Générer PDF: Cliquez sur ce bouton pour générer les déclarations annuelles préparées et activées au format PDF, enregistrer ces documents selon le format «Institution-Année.pdf» (p. ex. AVS-2020.pdf, Certificat de salaire-2020.pdf) dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Reports/ et ouvrir le ou les fichiers PDF dans le lecteur PDF défini en tant que lecteur par défaut. Les fichiers PDF peuvent être générés au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle pour toutes les institutions traitées (recommandé) ou individuellement au niveau d’arborescence des institutions concernées. Ainsi, les déclarations annuelles préparées peuvent être vérifiées avant leur traitement ultérieur. Si les déclarations annuelles ont été générées au format PDF mais que la déclaration annuelle a ensuite été effacée à l’aide du bouton Supprimer, les fichiers PDF des déclarations annuelles seront conservés dans le répertoire mentionné jusqu’à ce que la commande du menu Comptabilité des salaires – Transmission en ligne des déclarations de salaire soit de nouveau appelée et ne seront effacés qu’à ce moment-là.

Bouton Envoyer: ce bouton n’est activé qu’au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle activé. Cliquez sur ce bouton pour transmettre la déclaration annuelle complète au distributeur. Ce dernier procède à un contrôle de validité officiel du fichier XML transmis. Une fois la transmission de la déclaration annuelle effectuée, le bouton «Envoyer» est désactivé et la fonction «Demander le statut» est activée. Au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle, un indicateur de progression modifié apparaît. Lorsque les niveaux d’arborescence de la déclaration annuelle et des institutions sont activés, différentes informations concernant les prochaines étapes à accomplir s’affichent sur la droite:

Déclarations annuelles – Demander le statut

Une fois la transmission de la déclaration annuelle réalisée, il faut demander le statut de la déclaration annuelle en cliquant sur le bouton «Demander le statut». Ce bouton n’est activé qu’au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle activé:

Le résultat de la demande de statut s’affiche ensuite dans une boîte de dialogue. Une fois la demande de statut réalisée, deux fichiers XML sont envoyés en retour par le distributeur et enregistrés automatiquement dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/.

Déclarations annuelles – Valider

Une fois la demande de statut effectuée, les déclarations annuelles correspondant aux différentes institutions doivent être validées. Les institutions avec ou sans validation requise apparaissent de façon visible grâce aux indicateurs de progression au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle ainsi qu’aux remarques correspondantes affichées à droite, dans la zone Informations. Le bouton «Valider» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence des institutions et uniquement pour certaines institutions :

Cliquez sur le bouton «Valider» pour lancer le navigateur web par défaut de l’ordinateur et activer la page de validation du distributeur spécifique à l’institution concernée; depuis cette page, vous devrez confirmer la validation en cliquant sur le bouton «Validate Completion Credentials»:

Pour la validation, vous disposez d’une durée limitée qui est généralement d’une heure. Le dépassement de cette durée limitée est indiqué dans le niveau d’arborescence de la déclaration annuelle par un indicateur de progression en forme de croix. De plus, une information correspondante s’affiche à droite, dans la zone Informations:

Après expiration de la durée limitée sans validation de votre part, la déclaration annuelle de l’institution concernée doit de nouveau être préparée en tant que déclaration annuelle normale et non en tant que déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement doivent être traitées comme des déclarations annuelles normales de la manière décrite dans les sections précédentes. A chaque création d’une nouvelle déclaration annuelle, un nouveau niveau d’arborescence vient s’ajouter au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle. La déclaration annuelle dernièrement créée apparaît en-tête du niveau d’arborescence:

Déclarations annuelles – Récupérer les résultats

La dernière étape consiste enfin à récupérer les résultats des déclarations annuelles émis par les institutions. Si toutes les étapes décrites jusqu’à présent ont été réalisées correctement et accomplies avec succès, la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» qui apparaît à l’écran une fois les validations réalisées s’affichera comme suit:

Les résultats étant spécifiques aux institutions, le bouton «Récupérer le résultat» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence des institutions. En cliquant sur le bouton «Récupérer le résultat», vous terminez la procédure de transmission en ligne de la déclaration annuelle pour l’institution activée dans le niveau d’arborescence. Lors de cette opération, un fichier XML est transmis pour chaque institution et enregistré dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/. Dans le niveau d’arborescence de la déclaration annuelle, les institutions pour lesquelles les résultats ont été récupérés sont représentées par un indicateur de progression «terminé», et des informations complémentaires s’affichent à droite, dans la zone Informations:

Une fois les résultats de toutes les déclarations annuelles correspondant aux institutions récupérés, Infoniqa ONE Start ferme le niveau d’arborescence des déclarations annuelles et affiche un indicateur de progression «terminé» pour le niveau d’arborescence le plus élevé:

Déclarations annuelles – Déclaration de remplacement

Une fois la transmission des déclarations annuelles réalisée, le fichier XML de la déclaration annuelle transmis est officiellement validé par le distributeur. Une fois le contrôle de validité effectué avec succès, les données de la déclaration annuelle spécifiques aux institutions sont transmises par le distributeur aux institutions correspondantes (caisses de compensation, assurances sociales, administrations fiscales cantonales, Office fédéral de la statistique).

Si, après avoir terminé cette étape, vous constatez que certaines de vos déclarations annuelles déjà transmises comportent encore des erreurs, vous devez créer une déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement ne sont pas des déclarations rectificatives, mais remplacent des déclarations annuelles déjà transmises. Si la déclaration annuelle a déjà été intégralement achevée, aucune déclaration de remplacement ne peut plus être créée.

Le bouton «Déclaration de remplacement» de la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle pour les déclarations annuelles déjà transmises mais qui n’ont pas encore été intégralement achevées:

Un clic sur le bouton Déclaration de remplacement permet d’afficher les consignes relatives à la déclaration annuelle sélectionnée dans la boîte de dialogue Déclarations annuelles – Déclaration de remplacement. Toutes les options relatives aux institutions (AVS, CAF, etc.) de la déclaration annuelle initiale sont activées par défaut. Désactivez les options relatives aux institutions (AVS, CAF, etc.) pour déterminer la ou les institutions pour lesquelles il ne faut pas préparer de déclaration de remplacement. Le tableau des personnes situé dans la partie inférieure de la boîte de dialogue est protégé en écriture:

Cliquez sur le bouton Annuler si vous voulez rejeter la création d’une déclaration de remplacement. Si vous cliquez sur OK, la déclaration de remplacement sera préparée, reprise dans la boîte de dialogue Transmission en ligne des déclarations de salaire et placée en tête du niveau d’arborescence:

Comme pour la déclaration annuelle normale, deux fichiers XML sont alors créés et enregistrés dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/. Les autres étapes de traitement d’une déclaration de remplacement sont identiques à celles précédemment décrites pour les déclarations annuelles normales.

Remarque: Si vous êtes amené à transmettre des déclarations de remplacement, il est recommandé d’en informer préalablement les institutions concernées.

Déclaration d’impôt à la source

Cette option de menu vous permet de créer et de transmettre le calcul mensuel de l’impôt à la source (IS).

Déclaration d’impôt à la source – Préparer

La commande Déclaration d’impôt à la source du bouton Nouveau

Permet d’activer la boîte de dialogue Impôt à la source pour la préparation des décomptes de l’impôt à la source. Pour la transmission électronique des décomptes de l’impôt à la source, l’impôt à la source doit en principe être calculé tous les mois.

Bouton Préparer: Cliquez sur ce bouton pour lancer la préparation des décomptes de l’impôt à la source pour le mois sélectionné ainsi que les cantons activés. A la fin de la préparation, les personnes mentionnées dans les décomptes de l’impôt à la source s’affichent dans le tableau figurant dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Impôt à la source, avec l’option Envoyer activée:

En désactivant l’option dans la colonne «Envoyer», vous pouvez exclure chacune des personnes du décompte de l’impôt à la source. Un simple clic sur l’en-tête de la colonne «Envoyer» permet de désactiver ou (ré)activer toutes les personnes.

Bouton OK: Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les décomptes de l’impôt à la source activés et préparés dans un fichier XML accessible via C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ et fermer la boîte de dialogue Impôt à la source. Les déclarations annuelles préparées sont reprises dans la boîte de dialogue principale Transmission en ligne des déclarations de salaire en vue de leur traitement ultérieur:

Bouton Annuler: Cliquez sur ce bouton pour rejeter les décomptes de l’impôt à la source préparés et fermer la boîte de dialogue Impôt à la source.

Champ de sélection Mois: pour sélectionner le mois concerné par le décompte de l’impôt à la source.

Options Tous les cantons, abréviation de canton: cette option permet de sélectionner tous les cantons pour lesquels des retenues de l’impôt à la source individuelles ont été calculées pour le mois sélectionné, ou uniquement certains cantons. Pour les cantons avec l’option abréviation de canton protégée en écriture, aucun calcul de la retenue à la source individuel n’a été effectué dans le mois sélectionné.

Champ de saisie Remarque: pour saisir une remarque ou une notification concernant les décomptes de l’impôt à la source activés et à préparer.

Option Déclaration test: lorsque cette option est activée, les décomptes de l’impôt à la source sont envoyés en tant que déclaration test au distributeur pour le contrôle de validité officiel. Les décomptes de l’impôt à la source déclarés en tant que déclaration test ne sont pas transférés par le distributeur aux destinataires finaux (administrations fiscales cantonales).

Tableau des personnes: le tableau des personnes regroupe les personnes qui sont mentionnées dans le ou les décomptes de l’impôt à la source préparés; ces personnes sont classées par ordre croissant en fonction de leur numéro personnel. En désactivant l’option dans la colonne «Envoyer», vous pouvez exclure chacune des personnes des décomptes de l’impôt à la source correspondants. Un simple clic sur l’en-tête de la colonne «Envoyer» permet de désactiver ou (ré)activer toutes les personnes.

Décomptes de l’impôt à la source – Envoyer

A la fin de la préparation des décomptes de l’impôt à la source, ces derniers sont affichés dans la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» et prêts à être envoyés au distributeur; ils peuvent être générés au format PDF (par exemple en vue du contrôle préalable, mais aussi du dépôt en version électronique ou papier) ou être entièrement supprimés, dans la mesure où aucune transmission n’a encore eu lieu:

Après la transmission des décomptes de l’impôt à la source, ces derniers sont transmis aux administrations fiscales cantonales correspondantes. Si, après avoir terminé cette étape, vous constatez que certains de vos décomptes de l’impôt à la source comportent encore des erreurs, vous devez créer une déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement ne sont pas des déclarations rectificatives, mais remplacent des décomptes de l’impôt à la source déjà transmis.

Bouton Supprimer: n’est activé que lorsque les décomptes de l’impôt à la source préparés n’ont pas encore été transmis au distributeur à l’aide du bouton Envoyer. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer l’ensemble de la déclaration de décompte de l’impôt à la source et supprimer le fichier XML créé lors de la préparation des décomptes de l’impôt à la source

Bouton Générer PDF: Cliquez sur ce bouton pour générer les décomptes cantonaux de l’impôt à la source préparés et activés au format PDF, enregistrer ces documents selon le format «Impôt à la source-Mois-Année_Canton_Abréviation de canton.pdf» (p. ex. Impôt à la source-01-2020_CantonBE_BE.pdf) dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Reports/ et ouvrir le ou les fichiers PDF dans le lecteur PDF défini en tant que lecteur par défaut. Les fichiers PDF peuvent être générés au niveau d’arborescence du décompte IS pour tous les cantons traités (recommandé) ou individuellement au niveau d’arborescence des cantons concernés. Ainsi, les décomptes de l’impôt à la source préparés sont vérifiés avant leur traitement ultérieur. Si les décomptes de l’impôt à la source ont été générés au format PDF mais que la déclaration de décompte de l’impôt à la source a ensuite été effacée à l’aide du bouton Supprimer, les fichiers PDF des décomptes seront conservés dans le répertoire mentionné jusqu’à ce que la commande du menu Comptabilité des salaires – Transmission en ligne des déclarations de salaire soit de nouveau appelée et ne seront effacés qu’à ce moment-là.

Bouton Envoyer: ce bouton n’est activé qu’au niveau d’arborescence du décompte IS. Cliquez sur ce bouton pour transmettre la déclaration de décompte de l’impôt à la source complète au distributeur. Ce dernier procède à un contrôle de validité officiel du fichier XML transmis. Une fois la transmission de la déclaration de décompte de l’impôt à la source effectuée, le bouton «Envoyer» est désactivé et la fonction «Demander le statut» est activée. Au niveau d’arborescence du décompte IS, un indicateur de progression modifié apparaît. Lorsque les niveaux d’arborescence du décompte IS et ACI abréviation de canton sont activés, différentes informations concernant les prochaines étapes à accomplir s’affichent sur la droite:

Décomptes de l’impôt à la source – Demander le statut

Une fois la transmission des décomptes de l’impôt à la source réalisée, il faut demander le statut de la déclaration de décompte de l’impôt à la source en cliquant sur le bouton «Demander le statut». Ce bouton n’est activé qu’au niveau d’arborescence du décompte IS activé.

Décomptes de l’impôt à la source – Valider

Une fois la demande de statut effectuée, les décomptes de l’impôt à la source des différents cantons doivent être validés. Le bouton «Valider» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence ACI canton:

Cliquez sur le bouton «Valider» pour lancer le navigateur web par défaut de l’ordinateur et activer la page de validation du distributeur spécifique au canton fiscal; depuis cette page, vous devrez confirmer la validation en cliquant sur le bouton «Validate Completion Credentials»:

Après expiration de la durée limitée sans validation de votre part, les décomptes de l’impôt à la source des cantons concernés doivent de nouveau être préparés en tant que décompte de l’impôt à la source normal et non en tant que déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement doivent être traitées comme des décomptes de l’impôt à la source normaux de la manière décrite dans les sections précédentes. A chaque création d’un nouveau décompte IS, un nouveau niveau d’arborescence vient s’ajouter au niveau d’arborescence du décompte de l’impôt à la source. Le décompte IS dernièrement créé apparaît en-tête du niveau d’arborescence:

Décomptes de l’impôt à la source – Récupérer les résultats

La dernière étape consiste enfin à récupérer les résultats des décomptes de l’impôt à la source émis par les administrations fiscales cantonales. Si toutes les étapes décrites jusqu’à présent ont été réalisées correctement et accomplies avec succès, la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» qui apparaît à l’écran une fois les validations réalisées s’affichera comme suit:

Les résultats étant spécifiques aux cantons fiscaux, le bouton «Récupérer le résultat» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence ACI canton. En cliquant sur le bouton «Récupérer le résultat», vous terminez la procédure de transmission en ligne du décompte de l’impôt à la source pour le canton fiscal activé dans le niveau d’arborescence. Lors de cette opération, un fichier XML est transmis pour chaque canton fiscal et enregistré dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/. Dans le niveau d’arborescence du décompte de l’impôt à la source, les cantons pour lesquels les résultats ont été récupérés sont représentés par un indicateur de progression «terminé», et des informations complémentaires s’affichent à droite, dans la zone Informations:

Une fois les résultats de tous les décomptes cantonaux de l’impôt à la source récupérés, Infoniqa ONE Start ferme le niveau d’arborescence du décompte de l’impôt à la source et affiche un indicateur de progression «terminé» pour le niveau d’arborescence le plus élevé:

Décomptes de l’impôt à la source – Déclaration de remplacement

Une fois la transmission des décomptes de l’impôt à la source réalisée, le fichier XML du décompte de l’impôt à la source transmis est officiellement validé par le distributeur. Une fois le contrôle de validité effectué avec succès, les décomptes de l’impôt à la source spécifiques aux cantons sont transmis par le distributeur aux administrations fiscales cantonales concernées.

Si, après avoir terminé cette étape, vous constatez que certains de vos décomptes de l’impôt à la source déjà transmis comportent encore des erreurs, vous devez créer une déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement ne sont pas des déclarations rectificatives, mais remplacent des décomptes de l’impôt à la source déjà transmis. Si une déclaration de décompte de l’impôt à la source a déjà été intégralement achevée, aucune déclaration de remplacement ne peut plus être créée.

Le bouton «Déclaration de remplacement» de la boîte de dialogue Transmission en ligne des déclarations de salaire n’est accessible qu’au niveau d’arborescence du décompte IS pour les décomptes de l’impôt à la source déjà transmis mais qui n’ont pas encore été intégralement achevés:

Un clic sur le bouton Déclaration de remplacement permet d’afficher les consignes relatives aux décomptes de l’impôt à la source sélectionnés dans la boîte de dialogue Impôt à la source – Déclaration de remplacement. Toutes les options relatives à l’abréviation de canton sont activées par défaut. Désactivez les options relatives à l’abréviation de canton pour déterminer le ou les cantons pour lesquels il ne faut pas préparer de déclaration de remplacement de l’impôt à la source. Le tableau des personnes situé dans la partie inférieure de la boîte de dialogue est protégé en écriture:

Comme pour les décomptes de l’impôt à la source normaux, deux fichiers XML sont alors créés et enregistrés dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/. Les autres étapes de traitement d’une déclaration de remplacement du décompte de l’impôt à la source sont identiques à celles précédemment décrites pour les décomptes de l’impôt à la source normaux.

Remarque: Si vous êtes amené à transmettre des déclarations de remplacement de l’impôt à la source, il est recommandé d’en informer préalablement les administrations fiscales cantonales concernées.

Enquête sur la structure des salaires

Remarque: L’enquête sur la structure des salaires est réalisée tous les deux ans au 31 octobre. Les entreprises ou établissements qui sont tenus de participer à cette enquête en sont informés par l’Office fédéral de la statistique.

Enquête sur la structure des salaires – Préparer

La commande Déclaration annuelle du bouton Nouveau

Permet d’activer la boîte de dialogue Déclarations annuelles pour la préparation de l’enquête sur la structure des salaires de l’Office fédéral de la statistique qui doit être transmise tous les deux ans (date de référence: 31 octobre, pour remise au plus tard le 31 mars de l’année suivante) ainsi que des déclarations annuelles (tous les décomptes d’assurances sociales sans LPP, certificats de salaire):

Bouton Préparer: Une fois l’option Enquête sur la structure des salaires activée, cliquez sur ce bouton pour lancer la préparation de l’enquête sur la structure des salaires. A la fin de la préparation de l’enquête sur la structure des salaires, les personnes mentionnées dans cette enquête s’affichent dans le tableau figurant dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Déclarations annuelles:

En désactivant l’option dans la colonne «Envoyer», vous pouvez exclure chacune des personnes de l’enquête sur la structure des salaires. Un simple clic sur l’en-tête de la colonne «Envoyer» permet de désactiver ou (ré)activer toutes les personnes.

Bouton OK: Cliquez sur ce bouton pour enregistrer l’enquête sur la structure des salaires préparée dans un fichier XML accessible via C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ et fermer la boîte de dialogue Déclarations annuelles. Les déclarations annuelles préparées sont reprises dans la boîte de dialogue principale «Transmission en ligne des déclarations de salaire» en vue de leur traitement ultérieur:

Bouton Annuler: Cliquez sur ce bouton pour rejeter l’enquête sur la structure des salaires préparée et fermer la boîte de dialogue Déclarations annuelles.

Option Enquête sur la structure des salaires: cette option doit être activée pour préparer l’enquête sur la structure des salaires en cliquant sur le bouton Préparer.

Champ de saisie Remarque: pour saisir une remarque ou une notification concernant l’enquête sur la structure des salaires à préparer.

Option Déclaration test: lorsque cette option est activée, l’enquête sur la structure des salaires peut être envoyée au distributeur pour le contrôle de validité officiel. Une enquête sur la structure des salaires déclarée en tant que déclaration test n’est pas transférée par le distributeur à l’Office fédéral de la statistique.

Tableau des personnes: le tableau des personnes regroupe les personnes qui sont mentionnées dans l’enquête sur la structure des salaires préparée; ces personnes sont classées par ordre croissant en fonction de leur numéro personnel. En désactivant l’option dans la colonne «Envoyer», vous pouvez exclure chacune des personnes de l’enquête sur la structure des salaires. Un simple clic sur l’en-tête de la colonne «Envoyer» permet de désactiver ou (ré)activer toutes les personnes.

Enquête sur la structure des salaires – Envoyer

A la fin de la préparation de l’enquête sur la structure des salaires, cette dernière est affichée dans la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» et prête à être envoyée à l’Office fédéral de la statistique. L’enquête sur la structure des salaires préparée peut être générée au format PDF (par exemple en vue du contrôle préalable, mais aussi du dépôt en version électronique ou papier) ou être entièrement supprimée, dans la mesure où aucune transmission n’a encore eu lieu:

Après la transmission de l’enquête sur la structure des salaires, les données correspondantes sont transmises à l’Office fédéral de la statistique. Si, après avoir terminé cette étape, vous constatez que l’enquête sur la structure des salaires comporte encore des erreurs, vous devez créer une déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement ne sont pas des déclarations rectificatives, mais remplacent une enquête sur la structure des salaires déjà transmise.

Bouton Supprimer: n’est activé que lorsque l’enquête sur la structure des salaires préparée n’a pas encore été transmise au distributeur à l’aide du bouton Envoyer. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer l’ensemble de la déclaration annuelle et supprimer le fichier XML créé lors de la préparation de l’enquête sur la structure des salaires

Bouton Générer PDF: Cliquez sur ce bouton pour générer l’enquête sur la structure des salaires préparée au format PDF sur le formulaire officiel de l’Office fédéral de la statistique, enregistrer ce document selon le format «Enquête sur la structure des salaires-Année.pdf» (p. ex. Enquête sur la structure des salaires-2019.pdf) dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Reports/ et ouvrir le ou les fichiers PDF dans le lecteur PDF défini en tant que lecteur par défaut. Ainsi, l’enquête sur la structure des salaires préparée peut être vérifiée avant son traitement ultérieur. Si l’enquête sur la structure des salaires a été générée au format PDF mais qu’elle a ensuite été effacée à l’aide du bouton Supprimer, les fichiers PDF de l’enquête sur la structure des salaires seront conservés dans le répertoire mentionné jusqu’à ce que la commande du menu Comptabilité des salaires – Transmission en ligne des déclarations de salaire soit de nouveau appelée et ne seront effacés qu’à ce moment-là.

Bouton Envoyer: ce bouton n’est activé qu’au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle activé. Cliquez sur ce bouton pour transmettre l’enquête sur la structure des salaires au distributeur. Ce dernier procède à un contrôle de validité officiel du fichier XML transmis. Une fois la transmission de la déclaration annuelle effectuée, le bouton «Envoyer» est désactivé et la fonction «Demander le statut» est activée. Au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle, un indicateur de progression modifié apparaît. Lorsque les niveaux d’arborescence de la déclaration annuelle et de l’enquête sur la structure des salaires sont activés, différentes informations concernant les prochaines étapes à accomplir s’affichent sur la droite:

Enquête sur la structure des salaires – Demander le statut

Une fois la transmission de l’enquête sur la structure des salaires réalisée, il faut demander le statut de la déclaration de l’enquête sur la structure des salaires en cliquant sur le bouton «Demander le statut». Ce bouton n’est activé qu’au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle activé:

Enquête sur la structure des salaires – Valider

Une fois la demande de statut effectuée, l’enquête sur la structure des salaires doit être validée. Le bouton «Valider» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence de l’institution OFS:

Cliquez sur le bouton «Valider» pour lancer le navigateur web par défaut de l’ordinateur et activer la page de validation OFS du distributeur; depuis cette page, vous devrez confirmer la validation en cliquant sur le bouton «Validate Completion Credentials»:

Après expiration de la durée limitée sans validation de votre part, l’enquête sur la structure des salaires doit de nouveau être préparée en tant que déclaration annuelle normale et non en tant que déclaration de remplacement. Une déclaration de remplacement doit être traitée comme une déclaration d’enquête sur la structure des salaires normale de la manière décrite dans les sections précédentes. A chaque création d’une nouvelle déclaration annuelle, un nouveau niveau d’arborescence vient s’ajouter au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle. La déclaration annuelle dernièrement créée apparaît en-tête du niveau d’arborescence:

Déclaration d’enquête sur la structure des salaires – Récupérer les résultats

La dernière étape consiste enfin à récupérer les résultats de l’enquête sur la structure des salaires émis par l’Office fédéral de la statistique. Si toutes les étapes décrites jusqu’à présent ont été réalisées correctement et accomplies avec succès, la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» qui apparaît à l’écran une fois la validation de l’enquête sur la structure des salaires réalisée s’affichera comme suit:

Le bouton «Récupérer le résultat» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence de l’enquête sur la structure des salaires. En cliquant sur le bouton «Récupérer le résultat», vous terminez la procédure de transmission en ligne de l’enquête sur la structure des salaires. Lors de cette opération, un fichier XML est transmis et enregistré dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/. Dans le niveau d’arborescence de la déclaration annuelle, toutes les étapes sont représentées par un indicateur de progression «terminé», et des informations complémentaires s’affichent à droite, dans la zone Informations:

Une fois les résultats de l’enquête sur la structure des salaires récupérés, Infoniqa ONE Start ferme le niveau d’arborescence des déclarations annuelles et affiche un indicateur de progression «terminé» pour le niveau d’arborescence le plus élevé:

Enquête sur la structure des salaires – Déclaration de remplacement

Une fois la transmission de l’enquête sur la structure des salaires réalisée, le fichier XML de la déclaration annuelle transmis est officiellement validé par le distributeur. Une fois le contrôle de validité effectué avec succès, les données de l’enquête sur la structure des salaires sont transmises par le distributeur à l’Office fédéral de la statistique.

Si, après avoir terminé cette étape, vous constatez que votre enquête sur la structure des salaires déjà transmise comporte encore des erreurs, vous devez créer une déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement ne sont pas des déclarations rectificatives, mais remplacent une enquête sur la structure des salaires déjà transmise. Si une enquête sur la structure des salaires a déjà été intégralement achevée, aucune déclaration de remplacement ne peut plus être créée.

Le bouton «Déclaration de remplacement» de la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence de la déclaration annuelle pour une enquête sur la structure des salaires déjà transmise mais qui n’a pas encore été intégralement achevée:

Un clic sur le bouton Déclaration de remplacement permet d’afficher les consignes relatives à la déclaration annuelle sélectionnée dans la boîte de dialogue Déclarations annuelles – Déclaration de remplacement. Toutes les options relatives aux institutions (AVS, CAF, [...], enquête sur la structure des salaires) de la déclaration annuelle initiale sont activées par défaut. Désactivez les options relatives aux institutions (AVS, CAF, [...], enquête sur la structure des salaires) pour déterminer la ou les institutions pour lesquelles il ne faut pas préparer de déclaration de remplacement. Le tableau des personnes situé dans la partie inférieure de la boîte de dialogue est protégé en écriture:

Cliquez sur le bouton Annuler si vous voulez rejeter la création d’une déclaration de remplacement de l’enquête sur la structure des salaires. Si vous cliquez sur OK, la déclaration de remplacement sera préparée, reprise dans la boîte de dialogue Transmission en ligne des déclarations de salaire et placée en tête du niveau d’arborescence:

Comme pour la déclaration de l’enquête sur la structure des salaires normale, deux fichiers XML sont alors créés et enregistrés dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/. Les autres étapes de traitement de la déclaration de remplacement de l’enquête sur la structure des salaires sont identiques à celles précédemment décrites pour l’enquête sur la structure des salaires normale.

Remarque: Si vous êtes amené à transmettre une déclaration de remplacement de l’enquête sur la structure des salaires, il est recommandé d’en informer préalablement l’Office fédéral de la statistique.

Déclarations d’entrées et de sorties AVS

Déclarations d’entrées et de sorties AVS – Préparer

La commande Entrées/sorties AVS du bouton Nouveau

Permet d’activer la boîte de dialogue Entrées/sorties AVS pour la préparation des déclarations de mutations AVS:

Bouton Préparer: Cliquez sur Préparer pour lancer la préparation des déclarations de mutations AVS pour la période définie dans les champs de date «Du» et «Au». A la fin de la préparation de la déclaration de mutations AVS, les personnes mentionnées dans cette déclaration s’affichent dans le tableau figurant dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Entrées/sorties AVS:

En désactivant l’option dans la colonne «Envoyer», vous pouvez exclure chacune des personnes de la déclaration de mutations AVS. Un simple clic sur l’en-tête de la colonne «Envoyer» permet de désactiver ou (ré)activer toutes les personnes.

Bouton OK: Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la déclaration de mutations AVS préparée dans un fichier XML accessible via C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/ et fermer la boîte de dialogue Entrées/sorties AVS. La déclaration de mutations AVS préparée est reprise dans la boîte de dialogue principale «Transmission en ligne des déclarations de salaire» en vue de son traitement ultérieur:

Bouton Annuler: Cliquez sur ce bouton pour rejeter la déclaration de mutations AVS préparée et fermer la boîte de dialogue Entrées/sorties AVS.

Champs de date «Du» et «Au»: ces champs vous permettent de définir les périodes de mutations AVS en saisissant ou sélectionnant des dates correctes et valables.

Champ de saisie Remarque: pour saisir une remarque ou une notification concernant la déclaration de mutations AVS à préparer.

Option Déclaration test: lorsque cette option est activée, la déclaration de mutations AVS est envoyée en tant que déclaration test au distributeur pour le contrôle de validité officiel. Les déclarations de mutations AVS déclarées en tant que déclaration test ne sont pas transférées par le distributeur aux destinataires finaux (caisses de compensation).

Tableau des personnes: le tableau des personnes regroupe les personnes qui sont mentionnées dans la déclaration de mutations AVS préparée; ces personnes sont classées par ordre croissant en fonction de leur numéro personnel. En désactivant l’option dans la colonne «Envoyer», vous pouvez exclure chacune des personnes des déclarations annuelles correspondantes. Un simple clic sur l’en-tête de la colonne «Envoyer» permet de désactiver ou (ré)activer toutes les personnes.

Envoyer la déclaration de mutations AVS

A la fin de la préparation d’une déclaration de mutations AVS, cette dernière est affichée dans la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» et prête à être envoyée au distributeur; elle peut être générée au format PDF (par exemple en vue du contrôle préalable, mais aussi du dépôt en version électronique ou papier) ou être entièrement supprimée, dans la mesure où aucune transmission n’a encore eu lieu:

Après la transmission de la déclaration de mutations AVS, les données sont transmises aux caisses de compensation concernées. Si, après avoir terminé cette étape, vous constatez que votre déclaration de mutations AVS comporte encore des erreurs, vous devez créer une déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement ne sont pas des déclarations rectificatives, mais remplacent une déclaration de mutations AVS déjà transmise.

Bouton Supprimer: n’est activé que lorsque la déclaration de mutations AVS préparée n’a pas encore été transmise au distributeur à l’aide du bouton Envoyer. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer l’ensemble de la déclaration de mutations AVS et supprimer le fichier XML créé lors de la préparation de la déclaration de mutations AVS

Bouton Envoyer: ce bouton n’est activé qu’au niveau d’arborescence des Entrées/sorties AVS. Cliquez sur ce bouton pour transmettre la déclaration de mutations AVS au distributeur. Ce dernier procède à un contrôle de validité officiel du fichier XML transmis. Une fois la transmission de la déclaration de mutations AVS effectuée, le bouton «Envoyer» est désactivé et la fonction «Demander le statut» est activée. Au niveau d’arborescence des entrées/sorties AVS, un indicateur de progression modifié apparaît. Lorsque les niveaux d’arborescence des entrées/sorties AVS et de l’AVS sont activés, différentes informations concernant les prochaines étapes à accomplir s’affichent sur la droite:

Déclaration de mutations AVS – Demander le statut

Une fois la transmission de la déclaration de mutations AVS réalisée, il faut demander son statut en cliquant sur le bouton «Demander le statut». Ce bouton n’est activé qu’au niveau d’arborescence des entrées/sorties AVS activé.

Les déclarations de mutations AVS ne doivent pas obligatoirement faire l’objet d’une validation. Une fois la demande de statut effectuée, la déclaration de mutations AVS se termine par l’étape 6 «Récupérer le résultat».

Déclaration de mutations AVS – Récupérer les résultats

La dernière étape consiste enfin à récupérer les résultats de la déclaration de mutations AVS émis par les caisses de compensation. Si toutes les étapes décrites jusqu’à présent ont été réalisées correctement et accomplies avec succès, la boîte de dialogue «Transmission en ligne des déclarations de salaire» qui apparaît à l’écran une fois les validations réalisées s’affichera comme suit:

Le bouton «Récupérer le résultat» n’est accessible qu’au niveau d’arborescence de l’AVS. En cliquant sur le bouton «Récupérer le résultat», vous terminez la procédure de transmission en ligne de la déclaration de mutations AVS. Lors de cette opération, un fichier XML est transmis et enregistré dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Response/. Dans le niveau d’arborescence des entrées/sorties AVS, les résultats récupérés sont représentés par un indicateur de progression «terminé», et des informations complémentaires s’affichent à droite, dans la zone Informations:

Une fois les déclarations de mutations AVS effectuées, l’accusé de réception correspondant peut être enregistré au format PDF à l’aide du bouton Générer PDF et être imprimé. Le bouton «Générer PDF» n’est accessible qu’aux deux niveaux d’arborescence subordonnés; il permet de générer l’accusé de réception des mutations AVS et de démarrer le lecteur PDF défini par défaut pour afficher le document généré. Le fichier Certificat d’assurance-AVS-(année).pdf (p. ex. Certificat d’assurance-AVS-2020.pdf) alors créé est enregistré dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Reports/.

Une fois les résultats de la déclaration de mutations AVS récupérés, Infoniqa ONE Start ferme le niveau d’arborescence des entrées/sorties AVS et affiche un indicateur de progression «terminé» pour le niveau d’arborescence le plus élevé:

Déclaration de mutations AVS – Déclaration de remplacement

Une fois la transmission des déclarations de mutations AVS réalisée, le fichier XML de la déclaration annuelle transmis est officiellement validé par le distributeur. Une fois le contrôle de validité effectué avec succès, les données de la déclaration de mutations AVS sont transmises par le distributeur aux caisses de compensation correspondantes.

Si, après avoir terminé cette étape, vous constatez que vos déclarations de mutations AVS déjà transmises comportent encore des erreurs, vous devez créer une déclaration de remplacement. Les déclarations de remplacement ne sont pas des déclarations rectificatives, mais remplacent des déclarations de mutations AVS déjà transmises. Si une déclaration de mutations AVS a déjà été intégralement achevée, aucune déclaration de remplacement ne peut plus être créée.

Le bouton «Déclaration de remplacement» de la boîte de dialogue Transmission en ligne des déclarations de salaire n’est accessible qu’au niveau d’arborescence des entrées/sorties AVS pour les déclarations de mutations AVS déjà transmises mais qui n’ont pas encore été intégralement achevées:

Un clic sur le bouton Déclaration de remplacement permet d’afficher les consignes relatives à la déclaration de mutations AVS sélectionnée dans la boîte de dialogue Entrées/sorties AVS – Déclaration de remplacement. Le tableau des personnes situé dans la partie inférieure de la boîte de dialogue est protégé en écriture:

Comme pour la déclaration de mutations AVS normale, un fichier XML est alors créé et enregistré dans le répertoire C:/ProgramData/Sage/Transmitter/Request/. Les autres étapes de traitement d’une déclaration de remplacement sont identiques à celles précédemment décrites pour les déclarations de mutations AVS normales.

Paramètres

Cliquez sur le bouton Réglages

Pour activer la boîte de dialogue Réglages. Dans cette boîte de dialogue, aucun élément ne peut être modifié, à l’exception toutefois des deux options «Adresse du certificat de salaire sur côté droit» ainsi que «Obtenir le statut automatiquement après l’envoi».

Bouton Installer le certificat: Ce bouton permet d’activer une boîte de dialogue pour enregistrer les trois certificats requis auprès de Windows. Les certificats se trouvent sous C:/Programme(x86)/Sage/SageStart/Transmitter/Cert/. Enfin, les certificats personnes et clients doivent être ajoutés dans les champs Certificat personne et Certificat client en cliquant sur les boutons Sélectionner. Lors de l’installation de Infoniqa ONE Start, les certificats valables sont installés et enregistrés correctement.

Bouton Site ELM: Cliquez sur ce bouton pour lancer le navigateur par défaut et activer le site Web du distributeur afin de télécharger manuellement les déclarations de salaire. Cette procédure n’est pas recommandée.

Bouton Vérifier l’installation: Cliquez sur ce bouton pour effectuer un test de transmission pour les Umlauts et signes spéciaux ainsi qu’une addition et une soustraction avec la valeur indiquée dans le champ Opérande et pour afficher le résultat dans la boîte de dialogue Informations:

Bouton Vérifier la connexion: Cliquez sur ce bouton pour vérifier le délai entre le Client local et le Serveur distributeur et afficher le résultat dans la boîte de dialogue Informations.

Bouton OK: enregistre les mutations et ferme la boîte de dialogue Réglages.

Bouton Fermer: ferme la boîte de dialogue Réglages sans enregistrer les modifications effectuées.

Option Adresse du certificat de salaire sur côté droit: en cas de désactivation de cette option activée par défaut, les adresses du certificat de salaire sont imprimées sur le côté gauche.

Option Obtenir le statut automatiquement après l’envoi: en cas d’activation de cette option, après l’envoi des déclarations de salaire, l’accusé de réception indiquant leur statut est demandé automatiquement par le distributeur.

Champ URL distributeur: permet d’afficher l’URL du distributeur à laquelle les déclarations de salaire sont transmises. Le distributeur valide de façon officielle les déclarations de salaire transmises et, une fois le contrôle de validité effectué avec succès, transfère ces déclarations aux institutions correspondantes (assureurs sociaux, autorités fiscales cantonales, Office fédéral de la statistique).

Champ Certificat distributeur, Certificat client: permet d’afficher les paramètres des certificats distributeur et client installés et enregistrés. Si les champs sont vides, consultez les explications fournies à la section Bouton Installer le certificat

Option Serveur proxy: lorsque cette option est activée, la protection en écriture des champs Host Port, Nom d’utilisateur et Mot de passe est désactivée afin de pouvoir renseigner les valeurs valables et correctes correspondantes en cas d’utilisation d’un serveur proxy.

Champ Opérande: permet de renseigner une valeur de son choix qui sera utilisée lors d’une addition ou d’une soustraction au moyen du bouton Vérifier l’installation

Option Fonctionnement hors ligne: en cas d’activation de cette option, la connexion au distributeur est désactivée et les déclarations de salaire doivent être téléchargées manuellement vers le distributeur à l’aide du bouton Site ELM. Cette procédure n’est pas recommandée.

Genres de salaire

Cliquez sur le bouton Genres de salaire

Pour activer la boîte de dialogue Genres de salaire. Cette boîte permet d’attribuer les genres de salaire de type assurance sociale, allocations familiales, impôt à la source et statistique pertinents pour les décomptes et déclarations aux groupes de genres de salaire prévus à cet effet.

Dès l’installation de Infoniqa ONE Start, les genres de salaire issus de la base des genres de salaire standard non modifiée doivent être correctement attribués aux groupes de genres de salaires.

Si des genres de salaire définis par l’utilisateur ont été ajoutés à la base des genres de salaire, il faut vérifier l’attribution des genres de salaire et, si nécessaire, l’adapter. Des genres de salaire supplémentaires peuvent être ajoutés à un groupe dans le champ de la colonne Valeur, en indiquant les numéros des genres de salaire précédés d’une virgule et sans espace. Cliquez sur le bouton OK si vous souhaitez enregistrer les mutations et fermer la boîte de dialogue Genres de salaire. Cliquez sur le bouton Fermer si vous souhaitez fermer la boîte de dialogue Genres de salaire et rejeter les mutations éventuellement faites.