Gruppe Datenpflege

Autotexte

Autotexte sind Kurzeingaben, die in Textfeldern verwendet werden können, z.B. im Kopf- oder Fusstext von Belegen.

Autotexte erfassen

Datenpflege/ Autotexte	Bedeutung
Aktivieren	Der Autotext kann verwendet werden Der Autotext kann nicht verwendet werden.
Autotext einfügen	Automatisch: Der Text wird eingefügt, wenn die Leertaste oder ein Spezialzeichen eingegeben wird. F2-Taste: Der Text wird eingefügt, wenn die F2-Taste gedrückt wird.
Code	Mit dieser Eingabe wird der Autotext abgerufen, max. 10 Zeichen.
Text	Der Code wird durch diesen Text ersetzt. Das aktuelle Datum kann mittels %d in den Text eingefügt werden. Mit Ctrl+Enter können auch Zeilenwechsel in den Text eingebaut werden.
Benutzung	ž Privat: Der erfasste Text steht nur dem aktuellen Benutzer zur Verfügung. ž Öffentlich: Der erfasste Text steht allen Benutzern zur Verfügung.
[Kopieren]	Der im Datenbrowser (Grid) markierte Autotext wird als Vorgabe für einen neuen kopiert.
[Übernehmen]	Wenn die Funktion Autotext mittels rechter Maustaste auf der Texterfassung aufgerufen wurde: Schliesst das Fenster und übernimmt den selektierten Text in den Buchungstext.
[Neu]	Vor der Eingabe eines neuen Autotextes drücken.
[Löschen]	Der im Datenbrowser (Grid) markierte Autotext wird gelöscht.
[Speichern]	Den Autotext aus der Erfassungsmaske speichern.

Autotexte verwenden

Im Text-Eingabefeld an irgendeiner Stelle:

Den Code für den gewünschten Text eingeben, dann je nach Einstellung im betreffenden Autotext:

• eine Leerstelle oder ein Spezialzeichen eingeben (bei Einstellung "automatisch") bzw.

• die F2-Taste drücken (bei Einstellung "F2-Taste")

Aus der Texteingabe in den Autotext-Unterhalt springen:

• Auf dem Textfeld: Recht-Klick - Autotexte

• Den gewünschten Autotext wählen
     oder
  einen neuen erfassen oder den Autotext verändern und Speichern
  Das Fenster "Autotexte" mit Übernehmen abschliessen:

• Der markierte Autotext wird an die Stelle eingesetzt, wo der Cursor steht.

Belegtexte

Mit dieser Funktion können Kopf- und Fusstexte pro Belegtyp festgelegt werden.
In jedem neuen Beleg des betreffenden Typs werden diese Texte eingesetzt, auch beim Kopieren oder Übernehmen.

Sie können im Beleg im verändert oder gelöscht werden (Belegkopf, Register Zusätze)

Datenpflege/ Belegtexte	Bedeutung
Text	Text für den Belegkopf oder -Fuss. Zeilenwechsel sind mit Ctrl+Enter möglich.
Textauswahl:	þ Kopftext oder þ Fusstext oder þ Beide Wo der Text einzusetzen ist. Hinweis: Wenn für denselben Belegtyp ein Fuss- oder ein Kopftext und ein Text für "beide" vorhanden sind, wird der Kopf- und Fusstext eingesetzt - Der "beide-" Text wird ignoriert.
Datum	Gültigkeitsbereich (Erfassungsdatum) wo dieser Text eingesetzt wird.
Belegtypenauswahl	Belegtypen-Bereiche für diesen Text Mehrere sind möglich. Gemäss dieser Auswahl werden alle betreffenden Belegtypen und "Nicht zugeordnet" angezeigt.
Nicht zugeordnet	Alle Belegtypen gemäss Belegtypenauswahl, wo der Text nicht einzusetzen ist. Verschieben nach Zugeordnet mit >>
Zugeordnet	Alle Belegtypen gemäss Belegtypenauswahl, wo der Text einzusetzen ist. Verschieben nach Nicht zugeordnet mit <<
Code	Mit dieser Eingabe wird der Autotext abgerufen, max. 10 Zeichen.
Text	Der Code wird durch diesen Text ersetzt. Das aktuelle Datum kann mittels %d in den Text eingefügt werden. Mit Ctrl+Enter können auch Zeilenwechsel in den Text eingebaut werden.
Datenbrowser (Grid)	Anzeige aller erfassten Belegtexte Mit Doppelklick wird ein einzelner Text in die Erfassungsmaske zur Bearbeitung übertragen.
[Neu]	Zum Erfassen eines neuen Textes.
[Suchen]	Zum Suchen von Texten nach verschiedenen Kriterien.
[Löschen]	Der im Datenbrowser (Grid) markierte Text wird gelöscht.
[Speichern]	Den Text aus der Erfassungsmaske speichern.

Belege löschen

Mit dieser Funktion können (alte) Belege in abgeschlossenen Geschäftsjahren gelöscht werden. Damit wird die Datenbank verkleinert (ca. 6-8 Bytes pro Beleg).

Belege löschen ist nur Benützern mit Administratoren-Rechten erlaubt.

Ablauf:

1. Registerkarte Austausch, Gruppe Datenpflege, Belege löschen

2. Geschäftsjahr wählen:
   Es können nur definitiv abgeschlossene Geschäftsjahre gewählt werden.

3. Belegtyp wählen oder leer= alle Belegtypen.

4. evtl. Datum von / bis wählen.

5. Je nach Bedarf die Option "inkl. nicht löschbare Belege" setzen. Dann werden diese auch angezeigt (jedoch nicht gelöscht).

6. [Vorbereiten]:
   Die entsprechenden Belege werden ermittelt.
   Nun werden rechts oben unter "Info" die Anzahl der ermittelten Belege angezeigt, z.B.
   

7. Mit (oder Taste F5) werden die ermittelten Belege im Datenbrowser (Grid) angezeigt. (Variante ohne Anzeige: siehe unter Option "Autoausführung").

8. Die zu löschenden Belege müssen in der Spalte "L" ein Häklein Ö aufweisen:
   Ein/ausschalten durch Klick auf die Spalte "L".
   Zum Löschen markierte Belege erscheinen rot.

9. [Löschen] löscht alle Belege mit Ö in der Spalte "L" (rot markierte) unwiderruflich.

Option "inkl. nicht löschbare Belege"
Zeigt auch diejenigen Belege an, die nicht löschbar sind.
Auch solche Belege lassen sich darauf mit Ö in der Spalte "L" (rot markiert) löschen.

Option "Autoausführung"
Damit werden alle ermittelten löschbaren Belege ohne vorherige Anzeige gelöscht.

• Vorsicht: Keine Kontrolle der einzelnen gelöschten Belege.
  Mit [Vorbereiten] wird nur die Anzahl der Belege angezeigt, z.B.:
  

• Mit [Löschen] werden die Belege gelöscht.

• Vorteile: Geht schneller, ist sinnvoll bei einer sehr grossen Anzahl zu löschenden Belegen, die im Datenbrowser (Grid) gar nicht mehr angezeigt werden können.

Artikelbestände
Die Artikelbestände werden durch Beleg-Löschungen nicht verändert.

Schaltfläche [Bewegungen]:
Wird meist erst aktiv, wenn keine Bewegungen im Datenbrowser (Grid) mehr angezeigt werden.
Verdichtet in der Datenbank die Lager-Bewegungen aus den gelöschten Belegen und verkleinert die Datenbank.
NB: Auf dem Fenster erfolgt keinerlei Anzeige.

Zahlungsart

Hier können pro Verkaufsbelegtyp und Währung verschiedene Zahlungsarten erfasst werden.

Die hier zugeteilten Zahlungsarten stehen auf den entsprechenden Belegtypen zur Auswahl (im untenstehenden Beispiel für Barfakturen: Barzahlung und alle zugeteilten Debit- und Kreditkarten.

Abgeschlossene Belege

Zum Anzeigen einer Statistik der abgeschlossenen Belege (z.B. Offerten, die nicht weiter übernommen wurden).
Vgl. auch im Belegfluss, Abschliessen (Belegfluss)

Belegart: z.B. Verkauf, Einkauf usw.  Leer = alle Belegarten

BelegTyp: Leer = alle Belegtypen

Grund: Dieser wurde beim Auflösen eingesetzt.  Leer = alle Gründe

Anzeige aufbereiten mit

Auf der letzten Seite der Ausgabe werden die Gründe für den Abschluss grafisch als Kreisdiagramm dargestellt.