Gruppe Verbuchen

Buchungen erstellen

Buchungserstellung manuell auslösen

Mit dieser Funktion werden die dafür bereiten Belege in die Finanzbuchhaltung übernommen.

Mit der Exportart-Einstellung unter Einstellungen, Register Verbuchen 1/n lassen sich die Buchungen auch in eine Datei ausgeben.

Beleg-Bedingungen für die Buchungserstellung:

• Verkauf: Definitiv gedruckte Rechnungen, Barrechnungen und Gutschriften

• Einkauf: Nicht definitiv gedruckte Rechnungen, Barrechnungen und Gutschriften.
  Durch setzen des Flag "Definitiv gedruckt" können solche Einkaufsbelege gegen die Übernahme gesperrt werden.

• Ein Beleg muss das Übernahmeflag auf dem Belegkopf aktiviert haben, damit er in Finanz verbucht wird.
  Somit können Rechnungen und Gutschriften einzeln vom Verbuchungslauf ausgeschlossen werden.

• Auch Belege von gesperrten Kunden (Sperre im Kundenstamm aktiv) können verbucht werden.

Die Übertragung in Finanz für die die offenen Posten, Hauptbuchbuchungen und Kosten-Buchungen erfolgt gleichzeitig, um die Abstimmung der Daten zu gewährleisten.

Verbuchen Feldbezeichnung	Bedeutung
Valutadatum von / bis	Nur Belege in diesem Valutadatum-Zeitraum werden verbucht.
Combobox Mandant	Nur wenn durch Layout-Anpassung sichtbar gemacht, vgl. Handbuch Anwendungseinführung, Customizing, Layout Ändern. Mandant, in dem die Belege verbucht werden. Hinweis: Voraussetzung ist, dass der Zielmandant gleich aufgebaut ist wie der aktuelle Mandant (Kontenplan, Kunden, Lieferanten etc.) Ohne Angabe werden die Belege im aktuellen Mandanten verbucht.
Referenz	Wenn nicht leer gelassen: Nur Belege mit dieser Referenz werden verbucht.
Inklusive Belege aus dem Vorjahr…	Belege aus dem Vorjahr werden mit Valutadatum = 1. Tag des laufenden Geschäftsjahres verbucht. o Belege aus dem Vorjahr werden mit „Buchungsdatum ist ungültig“ zurückgewiesen und nicht verbucht.
Belege anzeigen	Die zu verbuchenden Belege werden in einem Datenbrowser (Grid) angezeigt. (vgl. unter Anzeige-Datenbrowser (Grid)) o Die zu verbuchenden Belege werden nicht angezeigt.
ohne Übernahmestatus anzeigen	Ist nur veränderbar, wenn die Einstellung "Nur Belege mit aktiver Übernahme verbuchen" eingeschaltet ist (Einstellungen, Register Verbuchen 1/n) Belege, denen der Übernahme-Status fehlt, werden auch angezeigt (im Datenbrowser (Grid) rot). o Nicht verbuchbare Belege, weil der Übernahme-Status fehlt, werden nicht angezeigt
nicht visierte Belege anzeige	Ist nur veränderbar, wenn die Einstellung "Nur visierte Belege verbuchen" eingeschaltet ist (Einstellungen, Register Verbuchen 1/n) Nicht visierte Belege werden auch angezeigt (im Datenbrowser (Grid) rot). o Nicht visierte Belege werden nicht angezeigt
	Öffnet die Einstellungen, Register Verbuchen 1/n und Einstellungen, Register Verbuchen 2/n
Verbuchungsart provisorisch	Die zur Verbuchung selektierten Beleg werden geprüft und ein Journal erstellt. Hinweis: Es werden keine Buchungen erstellt Die in einen solchen Lauf geprüften Kriterien können somit nicht aktuelle oder zukünftige Verknüpfungen, die von der Finanzbuchhaltung selbst geprüft werden, berücksichtigen. Ein korrekter provisorischer Lauf garantiert nicht, dass keine Rückweisungen beim definitiven Lauf vorkommen.
Verbuchungsart definitiv	Die zur Verbuchung selektierten Beleg werden geprüft, ein Journal erstellt und aus den fehlerfreien Belege Buchungen erstellt. Diese Buchungen erhalten den Status definitiv. Hinweis: Kann nicht rückgängig gemacht werden! Die Buchungen aus der Anwendung "Auftrag" werden durch diese Funktion gesamthaft in die Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung übertragen:  Buchhalterisch relevante Buchungen in die Finanzbuchhaltung und in offenen Posten in die Kunden/Kreditoren. Die Buchungen sind erst nach diesem Vorgang für den Bereich "Finanz" aktiv. Damit kann sowohl eine klare Abgrenzung der abgeschlossenen Belege von den noch in Arbeit befindlichen Belegen als auch eine Verdichtung der Daten über bestimmte Zeitperioden erreicht werden.
Kundenbelege Kreditorenbelege Inventurrechnungen Lagerbelege	Selektion dieser Belegarten
Journalnummer	Anzeige der Journalnummer, z.B. zum späteren Ausdrucken des Journals.
Benutzer	Zeigt den Benutzer an, der die Verbuchung durchführt. Hinweis: Vgl. auch Hinweis unten " Sollte ein Verbuchungslauf "hängen bleiben"
þ  Verbuchungsjournal anzeigen	Hinweis: Wird nur bei eingeschalteter Option ausgegeben! Ohne die Option wird das Journal ebenfalls erstellt, aber nicht angezeigt. Jeder Verbuchungslauf erhält eine Journal-Nummer. Die erstellten Buchungsjournale können auch nachträglich abgerufen werden mit Registerkarte Austausch, Gruppe Journale, Verbuchungsjournal (Auswertungen Austausch, Verbuchungsjournal).
Anzahl Belege/Buchungen	Anzeige während er Verbuchung.
Ausgabedatei	Nur wenn die Ausgabe nicht in Infoniqa ONE 200 Finanz, sondern in eine Datei erfolgt. Vgl. in den Einstellungen, Register Verbuchen 1/n
Anzeige-Datenbrowser (Grid)	Wir nur ausgegeben, wenn oben "Belege anzeigen" eingeschaltet ist. Jeder Beleg kann einzeln von der Verbuchung ausgeschlossen werden (Häklein links im Datenbrowser (Grid) löschen). Durch Doppelklick einer Zeile wird der Beleg aufgerufen und kann genau kontrolliert werden.
	Setzt in allen Belegen im Datenbrowser (Grid) das Häcklein auf "verbuchen"
	Löscht in allen Belegen im Datenbrowser (Grid) das Häcklein "verbuchen"
[Ausführen]	Sucht die für die Verbuchung bereiten Belege und erstellt entsprechende Buchungen.

Gemäss Einstellungen, Register Verbuchen 1/n, Feld Sammelbuchungen sind folgende Buchungsformen möglich:

• Einzelbuchungen: Jede einzelne Belegzeile wird zu einer Buchung. Der Belegkopf bildet einen offenen Posten.

• Sammelbuchung: Pro Beleg werden gleiche Kontierungen zusammengezogen. Der Belegkopf bildet einen offenen Posten.

Um die Nachprüfung der Buchungen von der Finanzbuchhaltung her zu ermöglichen, werden die Informationen max. pro Beleg verdichtet.

In den Einstellungen, Register Verbuchen 1/n kann bestimmt werden, wie Buchungstext, Externe Belegnummer, Belegzeilentext bei Einzelbuchungen gebildet werden. Falls erforderlich, lässt sich dort auch ein anderer Mandant als Buchungsmandant einstellen.

• Anmelden mit einem Benutzer mit Admin-Rechten (z.B. 200admin)

• In den Einstellungen, Register Verbuchen 1/n:
  Den Eintrag im Feld "Akt. Benutzer" löschen.

• Im Belegfluss den Beleg suchen (er hat eine rote Ampel) und doppelklicken.

• Die Warnung "Der Beleg wurde bereits verbucht..." mit Ok beantworten

• Auf dem Beleg: [Storno] unten) aktivieren.
  Alle Belegzeilen erscheinen jetzt als storniert (Blau markiert).

In der Funktion "Buchungen erstellen" werden stornierte Belege an die Finanzbuchhaltung übergeben und erzeugen dort entsprechende Storno-Buchungen:

• Die Storno-Buchungen sind als definitive Buchungen in der Finanzbuchhaltung.
  Mit Finanz- bzw. Hilfsbuch-Explorer und Buchungsjournal können sie kontrolliert werden.

• Im entspr. Hilfsbuch sind sie als definitive, nicht veränderbare Belege sichtbar.

Buchungserstellung automatisch auslösen

Hier wird nur das Einrichten der automatischen Buchungserstellung beschrieben.

Zahlreiche Hinweise und Bemerkungen zum Erstellen von Buchungen finden Sie im Kapitel Buchungserstellung manuell auslösen.

Mit zahlreichen Einstellungen unter Einstellungen, Register Verbuchen 1/n lässt sich der Buchungsvorgang als solcher parametrisieren.

Mit Hilfe des SQL-Server Agent lässt sich das Erstellen von Buchungen aus dem Auftrag automatisieren.

Voraussetzungen

• Der SQL-Server Agent muss auf dem Datenbankserver installiert sein und
  der Dienst "SQL Server Agent" laufen.
  (Windows: Einstellungen/Systemsteuerung/Verwaltung/Dienste)

• Der Datenbankserver muss zum Zeitpunkt der geplanten Verbuchung laufen.

• Auf dem Datenbankserver muss auch eine Infoniqa ONE 200 Client-Installation bestehen.

Einrichten der automatischen Verbuchung

In den Einstellungen, Register Verbuchen 1/n ist der Verbuchungszeitplan einzurichten.

• Auf dem Fenster "Buchungen erstellen"
  Registerkarte Austausch, Gruppe Verbuchen, Buchungen erstellen
  oder

• In den Einstellungen, Register Verbuchen 1/n :

unter [Zeitplan]

Siehe Kapitel Zeitplan für die automatische Verbuchung

Mit diesem Zeitplan wird automatisch im SQLServerAgent ein Auftrag gebildet.

Kontrolle nach der automatischen Verbuchung

Im Auftrag: Kontrollieren, ob die buchbaren Belege verbucht sind.
z.B. mit

Evtl. auch (z.B. wenn nicht erfolgreich):

Im SQL Server Management Studio,
Auf SQLServer Agent,
  dort auf dem Task-Namen, z.B.:

Auf der Infoniqa ONE 200.Auftrag-Zeile:
Rechts-Klick -Verlauf anzeigen ergibt weitere Informationen zum Ablauf.

Zeitplan für die automatische Verbuchung

Dieses Fenster erscheint, wenn im Fenster Buchungserstellung manuell auslösen oder in den Einstellungen, Register Verbuchen 1/n die Schaltfläche [Zeitplan] geklickt wird.

Einstellungen Verbuchen 1/n [Verbuchen]	Bedeutung
Name	Name des Verbuchungsplanes.
Status	Aktiv: Der Verbuchungplan wird gemäss Zeitplan ausgeführt. Gesperrt: Der Verbuchungplan wird nicht ausgeführt.
Serververzeichnis für s200caller.exe	Pfad, wo dieses Programm gespeichert ist. Am häufigsten ist C:\Programme\Infoniqa\ONE 200\Bin
ODBC Verbindung	Name der ODBC Verbindung für die ONE200-Datenbank
Auftrags-Login	ONE200-Benutzer für die Ausführung der Verbuchung.
Passwort	Passwort dieses Benutzers.
Valutadatum von Valutadatum bis	Vauta-Datumbereich der zu verbuchenden Belege. Datum 00.00.0000 = keine Beschränkung.
Referenz	Buchungsreferenz, bei Bedarf.
Inklusive Buchungen aus Vorgeschäftsjahren	þ auch Belege aus früheren Geschäftsjahren werden verbucht.
Häufigkeit:	Hier werden die Angaben zum Verbuchungszeitplan gemacht: Wie oft, an welchen Wochentagen usw.
Dauer:	Zeitraum,  in dem dieser Plan ausgeführt werden soll.
Verarbeitungsart:
¤ Provisorisch	Es wird nur das Protokoll, aber keine Buchungen erstellt.
¤ Definitiv	Es werden Buchungen im Finanz erstellt.
Verbuchungsart:
Kundenbelege Kreditorenbelege Inventurrechnungen Lagerbelege	Selektion dieser Belegarten zur Verbuchung
Datenbrowser (Grid) (unten)	Hier werden alle erfassten Verbuchungspläne angezeigt. Mit Doppelklick kann ein Plan ausgewählt und bearbeitet werden.
[Neu]	Zum Erstellen eines neuen Verbuchungsplanes.
[Löschen]	Löscht den aktuellen Buchungsplan.
[Speichern]	Speichert den aktuellen Buchungsplan.

 

Beispiel:

Mit diesem Zeitplan wird automatisch im SqlServerAgent ein Auftrag gebildet.