Gruppe Standardbelege

Standardbelege sind Vorgaben (Musterbelege), aus denen regelmässig reguläre Belege erstellt werden. Sie werden in Form eines Beleges erfasst. (z.B. Mietrechnungen, Mitgliederbeitrag, Abonnements usw.)

Die Standardbelege besitzen folgende besonderen Merkmale, die sie verglichen mit normalen Belegen unterscheiden:

Der Standardbeleg ist analog zu einem normalen Beleg aufgebaut, besitzt aber einige wesentliche Abweichungen verglichen mit normalen Belegen:

• Gültigkeit für einen bestimmten Kunden (wie normale Belege) oder
  für die Kunden einer Kundengruppe (sämtliche Gruppenzuweisungen)

• Zeitraster, in dem der Standardbeleg aufgelöst werden soll

• Zeitliche Abgrenzung (erstmals, letztmals, letzte Ausführung

• Bedeutung der Flags, z.B. auf Belegzeile

• Keinerlei lagerwirksame und/oder disponierende Aktivität

• Die Zeile kann preislich fixiert werden.

Da Standardbelege erst z.B. bei der Erstellung eines Lieferscheines oder einer Auftragsbestätigung für die Bestandesberechnungen aktiv werden, müssen allfällige planerische Berechnungen in Form des Bestandes und zukünftigen Bedarfs in individuellen Auswertungen durchgeführt werden.

Aufgrund von Standardbelegen erstellte Belege werden normal bearbeitet. Ihre Herkunft (aus einem Standardbeleg erstellt) ist im Belegfluss sichtbar.

Die Anzeige des Standardbeleges erfolgt analog den Verkaufsbelegen. Es gibt nur geringe Unterschiede in den Masken.

Organisatorische Massnahmen für Standartbelege

Der Einsatz von Standardbelegen bedingt je nach Einsatzspektrum unterschiedliche Vorbereitungen und organisatorische Massnahmen. Diese können sein:

• Bestimmung und Pflege von Adressgruppen die sich auf Abnehmer in Standardbelegen beziehen. Da es sich um die gleichen Gruppen handeln kann wie sie für Statistiken und die Preisfindung eingesetzt werden müssen diese speziell gepflegt werden, um Seiteneffekte auszuschliessen. Ein den späteren Einsatzbedürfnissen angepasstes Gruppengerüst muss konzeptionell erstellt und mit realen Beispielen durchgeprüft werden.

• Kontierungen der Belege und Erlöse regeln.

• Zeitraster und Auslöseverfahren bestimmen. Mögliche Fragestellungen die zu lösen sind können sein:
  Sind die Belege an ein bestimmtes Zeitraster gebunden?
  
  Welche Gruppen und/oder Kunden sind in welchem Zeitraster abzuarbeiten?
  
  Gibt es zwischen den Terminen zusätzliche Einträge die nacherstellt werden müssen?
  
  Sind solche zusätzlichen Einträge pro-Rata abzurechnen oder fix?
  
  Ist eine Planung des Bestandes oder zu disponierender Mengen erforderlich?
  
  Muss allenfalls eine Bestellplanung (Bestellvorschlag) indiv. auf die Abläufe der eigenen Standardbelege ergänzt werden?

• Die Zugriffsrechte, vor allem für die Auslösung der Belege, sind vorgängig klar zu regeln.

• Prüfverfahren für die erstellten Belege sind zu organisieren. Die aus Standardbelegen erstellten Belege müssen stichprobenweise auf Vollständigkeit und korrekte Werte überprüft werden.

• Datenpflege der Belege, vor allem bei Belegen, die über Gruppierungen laufen, regeln.

• Pflege von Preisen und Rabatten die auf Belegen fix vergeben wurden.

• Währungen bestimmen. Ein Standardbeleg kann nur auf eine bestimmte (vorgegebene) Währung lauten und die damit behandelten Kunden müssen dieser Währung entsprechen.

Belegfluss

Die Standardbelege werden ähnlich wie im Belegfluss dargestellt.

Standardbelege (Vorlagen) erscheinen dunkelblau hinterlegt.

Auf der linken Seite werden alle Standardbelege in einem Baum dargestellt. Auf der rechten Seite werden die Eigenschaften zu einem Standardbeleg angezeigt.

Wenn Standardbelege ausgeführt (aufgelöst) wurden, erscheinen die erstellten Belege als Folgebelege darunter, z.B:

Hinweis: Im normalen Belegfluss (Registerkarte Verkauf I, Gruppe Verkauf, Belegfluss)
erscheinen die erstellten (aufgelösten) Belege als normale Belege.
Der auslösende Standardbeleg ist als Vorgänger-Beleg sichtbar (Ampel dunkelblau hinterlegt), z.B.


In beiden Belegflüssen können die erstellten Belege mit Doppelklick aufgerufen, bei Bedarf noch verändert und normal übernommen oder kopiert werden. (vgl. Handbuch Auftrag/Allgemein, Belegfluss)
Siehe auch Beleghistory der Standardbeleg-Auflösungen

Anzahl aus einem Standard-Beleg erstellte Belege:

Es werden nur so viele Belege angezeigt, wie in der folgenden Einstellung festgelegt ist (standardmässig 500):
Einstellungen, Register Suchen, Stammdaten=Belegfluss: Anzahl Daten.

Beleghistory der Standardbeleg-Auflösungen

Sämtliche der pro Auflösungslauf erstellten Belege werden in der Beleghistory angezeigt. Diese kann aufgerufen werden:

• Vom Auflösungsfenster her durch die Schaltfläche [Beleghistory]
  oder

• Im Belegfluss SB, auf dem Register Beleghistory durch Wahl des
  Historytyps "Standardbelege Auflösung"

Pro-Rata-Berechnung von Liefermengen/-preisen

Die Pro-Rata-Berechnung dient der anteilmässigen Ermittlung von Mengen und Preisen sofern das erstmalige oder letztmalige Erstellungsdatum nicht dem kalendarischen Zeitraster entspricht und eine Auflösung nach kalendarischem Raster erfolgen muss (gem. Einstellungen).

Da die Pro-Rata-Regeln je nach Einsatz unterschiedlich sind (auf fixe Monatsraster gerechnet, variabel gehalten, mit/ohne Nachführen etc.) ist dieser Anwendungsfall für den normalen Betrieb gesperrt. Er kann individuell (kostenpflichtig) gemäss einem mit dem verantwortlichen Projektleiter erstellten Konzept eingeschaltet werden.

Im Standardbeleg sind folgende Definitionen und Werte massgebend für die anteilige Berechnung

1. In den Einstellungen, Register Standardbelege muss die „Prorataberechnung“ auf einem aktiven Modus sein (vgl. Einstellungen, Register Standardbelege, Status-Einstellung).
   Dies bewirkt, dass eine Auflösung nur noch nach kalendarischen Abgrenzungen erfolgt. Diese kalendarischen Abgrenzungen sind:

(*) gilt nur dann, wenn die Pro Rata-Berechnung im Modus 1 = Jahr360/Monat30 ist.

2. Sofern ein abgrenzbares Zeitraster im Standardbeleg vorgegeben ist, muss die Auflösung jeweils auf den Beginn resp. das Ende einer entsprechenden Periode lauten (Valutadatum).

3. Ein Pro Rata Anteil ergibt sich bei der erstmaligen Auflösung sofern das Valutadatum aufgrund der Eingabe oder dem Datum "erstmalig am" nicht auf einen Periodenbeginn fällt.

4. Ebenso ergibt sich am Schluss ein Anteil, wenn das letztmalige Datum nicht auf das Periodenende fällt.

5. Die Regel für die erstmalige Auflösung gilt auch für später dazukommende (nachaufgelöste) Belege, sofern deren Valutadatum nicht auf einen Periodenbeginn fällt.

Umrechnung der Einheiten und Zeitraster

Dem jeweiligen Zeitraster entspricht eine entsprechende Zeiteinheit. Alle Zeiteinheiten besitzen als Basis die Einheit „Stunde“ (500). Jede Einheit in diesem Baum kann folglich in jede andere beliebige Einheit umgerechnet werden. Zu berücksichtigen sind für die Umrechnung alle bis zur Zieleinheit durchlaufenen Umrechnungsfaktoren/-divisoren.

Beispiele:

Anteilige Berechnung im Zeitraster

Da die kleinste Einheit der im Standard möglichen Datumseingabe der Tag ist, erfolgt eine Umrechnung nur auf Basis von Tagen.

Die Form der Pro Rata-Berechnung wird durch die Einstellungen bestimmt.

Folgende Status sind vorgesehen:

Pro rata gilt, wenn:

• "Erstmals am" ist in der Periode drin

• "Letztmals" ist in der Periode drin

• Das erstmalige Valutadatum des Beleges ist aufgrund der Nacherstellung in der Periode drin.

Gerechnet wird vom erstmaligen Datum bis zur Periodengrenze, resp. beim letztmaligen Datum von der letzten Periodengrenze bis zum Datum "Letztmals". Sofern beim erstmaligen Datum das Datum "Letztmals" näherliegt als die nächste Periodengrenze wird dieses Datum "Letztmals" genommen.

Beispiele:

Erstmals

Letztmals

Erfassen

Die Belegerfassung ist analog wie die normale Belegerfassung aufgebaut. Folgende Regeln sind dabei zu beachten:

• Ein Standardbeleg kann entweder auf eine Gruppe oder auf einen Kunden lauten, nicht auf beides.

• Ein einmal gewähltes Zeitraster sollte beibehalten werden. Ein Wechsel ist zwar möglich, kann aber organisatorisch und bezüglich der eingesetzten Werte zu falschen und vom Programm nicht plausibilisierbaren Resultaten führen.

• Die beim Erstellen von Belegen auf Gruppen gewählte Währung ergibt eine Einschränkung auf Kunden in dieser Gruppe, die dieser Währung entsprechen.

Vorgehen:

1. Belegtyp wählen

2. Für eine Kundengruppe oder einen Kunden (entweder - oder)

3. Unter Ausführung:
   Zeitraster wählen, evtl. auch "unbestimmtes Zeitraster".
   Das Zeitraster gibt an in welchen Zeitabständen ein regulärer Beleg erstellt werden kann. Angebrochene Monate resp. Zeitperioden werden nicht anteilmässig behandelt ausser die Prorata-Berechnung ist eingeschaltet (siehe Pro-Rata-Berechnung von Liefermengen/-preisen).

4. Alle übrigen Felder und Beleg-Zeilen wie in normalen Verkaufsbelegen.
   Die erfassten Zeilen bewirken keine Veränderungen an den Beständen, da es sich nur um Vorlagen handelt.
   (siehe auch unter "Zuteilung von Zahlungsverbindungen" und "Zeilen erfassen" weiter unten!)

Im Belegfluss werden die Standardbelege mit Ampeln mit blauem Hintergrund angezeigt.

Zuteilung von Zahlungsverbindungen im Register Rechnung

Die dem Standardbeleg zugeteilte Bank ist bindend für alle erstellten Belege. Dies bezieht sich auf die eigene Bank wie auch die Zahlungsverbindung des Kunden (sofern der Standardbeleg pro Kunde erfasst wurde).

Als Regel für die Zahlungsverbindung des Kunden gilt:

1. Zahlungsverbindung vom Standardbeleg

2. Zahlungsverbindung vom Kundenstamm

1. eigene Bankverbindung vom Standardbeleg

2. eigene Bankverbindung vom Kundenstamm

3. Vorschlagsbankverbindung für die eigene Bank (gemäss Belegwährung)

Vorgeschlagen werden in der Auswahl nur Banken, die der Belegwährung entsprechen.

Zeilen erfassen

Die Belegzeilen eines Standardbeleges verhalten sich aufgrund der Vorgabefunktion für einen später zu erstellenden Beleg anders als die Zeilen eines normalen Beleges. Folgendes ist zu beachten:

• Standardbelege führen keinerlei Vormerkungen oder Dispositionen bezüglich der Positionen durch. Sind entsprechende planerische Kalkulationen notwendig müssen diese in Auswertungen gemacht werden.

• Die in Standardbelegen erfassten Artikel werden in Bestellvorschlägen nicht als Bedarf mitgerechnet. Sofern dies erforderlich ist, muss dies durch eine indiv. (kostenpflichtige) Ergänzung gemacht werden.

• Die Checkbox in der Belegzeile der Standardbelege hat eine gegenüber normalen Belegen veränderte Funktionalität:
  aktiv:     Preisfindung wird bei der Auflösung durchgeführt
  inaktiv:    Der erfasste Preis wird in den Zielbeleg geschrieben.
  Die Checkbox hat folglich keinen Einfluss, ob die Preisfindung in der Standardbelegzeile abläuft oder nicht (die Preisfindung läuft immer ab).

• Wenn ein Preis manuell in der Standardbelegzeile überschrieben wird, hat dies keinen Einfluss auf die Checkbox neben dem Preis da diese, im Gegensatz zur normalen Zeilenerfassung, nur für die Preisfindung der Auflösung gilt.

• Das Verhalten der Checkbox gilt auch für die Rabatte.

Kopieren von Standardbelegen

Schaltfläche [Kopieren]

Beim Kopieren von Gruppen zu Kunden können die für die Gruppe erfassten Vorgaben auf den Kunden angewandt unvollständig oder falsch sein. Nach dem Kopieren müssen daher in jedem Fall die Daten kontrolliert werden.

Kontrolle von Standardbelegen

(siehe Belegfluss für Standardbelege)

oder

• Übersicht Standardbelege

• Aufzulösende

• Kundenbelege

• Kundengruppenbelege

Auflösen

Auflösen:

Den Standardbeleg markieren und [Auflösen]

Dabei werden normale Verkaufs-Belege gebildet

1. Vorgängerbeleg: Belegtyp wählen

2. Datum von/bis
   Falls in diesem der Zeitraum gemäss Zeitraster mehrere Belege "fällig" sind, werden auch mehrere erstellt, jedoch mit demselben Valuta-Datum." Siehe Hinweis unten.

3. Für eine Kundengruppe oder / und einen Kunden.
   Ein Standardbeleg kann für einen Belegtyp, eine Kundengruppe und/oder einen Kunden erfolgen.
   Wird kein Kunde eingetragen, gilt der Standardbeleg für alle Kunden in dieser Kundengruppe.
   Wird zusätzlich ein Kunde eingetragen, so gilt der Standardbeleg nur für diesen Kunden.

4. Wenn die Checkbox þ Kunden aktiviert wird, werden bei der Wahl einer Kundengruppe auch direkt erfasste Belege für Kunden angezeigt, welche dieser Gruppe zugewiesen sind.

5. Mit oder F5 aktualisieren!
   Alle fälligen Belege werden im Datenbrowser (Grid) angezeigt.
   Standardbelege mit "unbestimmtem Zeitraster" erscheinen immer in der Auswahl.
   Je nach Anzahl Kunden in der gewählten Gruppe und gewähltem Zeitraum kann auch eine grössere Anzahl Belege entstehen!

6. Die auszulösenden Belege markieren

7. [Ausführen] erstellt normale Belege.

Bei einer erneuten Auslösung eines bereits gemäss angegebenem Datumsbereich verarbeiteten Laufs, werden die noch nicht erstellten Belege nacherstellt.

Als Warnung erscheint beim Ausführen folgende Meldung. Nur bei Drücken von [Ja] werden die entsprechenden Belege nacherstellt.

Mit dem Flag "Anzeige inklusive letzter Auflösungslauf"
können auch bereits abgearbeitete Standardbelege noch einmal ausgewählt werden. Es werden nur dann weitere Belege aus diesem Standardbeleg erzeugt, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

• Es existiert mind. ein Beleg der letzten Auflösung

• Es wird nur der letzte Lauf (keine vorangegangenen) nacherstellt

• Es werden nur zu denjenigen Kunden Belege erzeugt, die keinen Beleg aus diesem Lauf haben.

Bei der erstmaligen Auflösung eines Standardbeleges oder eines Rahmenauftrages wird das Belegdatum vom Gültigkeitsdatum 'Erstmals am' übersteuert, wenn es älter ist als das im Standardbeleg vorgegebene Erstmals-Datum. Liegt das Erstmals-Datum in der Zukunft, so wird das Belegdatum auf das Tagesdatum gesetzt.
Mit der Einstellung "Belegdatum bei Auflösung" in den Einstellungen, Register Standardbelege kann diese automatische Datumssteuerung ausgeschaltet werden.

Einstellungen

Dort kann auch bestimmt werden, ob

• die Belegrefenz vom Standardbeleg übernommen oder neu gebildet wird

• die Auflösungsperiode ins Feld Referenz der gebildeten Periode geschrieben wird.

Auswerten

Übersicht Standardbelege

Zeigt eine Liste der vorhandenen Standardbelege.

Mit Selektionsmöglichkeit.

þ Details anzeigen:
Ausgabe mit Belegzeilen sowie eine Rekapitulation am Schluss.
Ohne diese Option werden weder Belegzeilen noch Rekapitulation ausgegeben.

Aufzulösende Standardbelege

Zeigt die Standardbelege, die gemäss ihren Auflösungs-Spezifikationen im gewählten Zeitraum aufzulösen sind.

Kundenbelege

Zeigt alle Standardbelege gemäss Selektion, gruppiert nach Kunden.

• Zuerst diejenigen, die einer Kundengruppe (nicht einem Kunden) zugeordnet sind.
  dann

• Pro Kunde die ihm zugeordneten Standardbelege

Kundengruppenbelege

Zeigt die einer Kundengruppe zugeteilten Standardbelege, gruppiert nach Kundengruppe:

• Kundengruppe

• Dazugehörige Kunden

• nur, falls "Ö Mit Belegen" aktiviert ist:
  die Standardbelege