Arbeitsprozesse von Infoniqa ONE 200 Finanz – Hilfe-Center

Konfiguration / Organisation

Mandant eröffnen/bearbeiten

Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Mandanten, Mandanten bearbeiten

Die Eröffnung eines Mandanten ist im Handbuch Allgemein/Admin dokumentiert (Mandanten bearbeiten).

Einstellungen

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, [Einstellungen]

Die Einstellungen sind spätestens vor dem ersten Buchen in einem Mandanten festzulegen. Dabei sind gewisse Angaben in den Einstellungen zwingend. Das Programm wird Ihnen beim Starten der Buchungsprogramme fehlende Angaben mit Meldungen wie z.B. „Keine Daten gefunden, oder mangelnde Berechtigung“ quittieren.

Unter dem Menüpunkt Extras/Einstellungen sind grundsätzliche Systemeinstellungen als globale Einstellungen festzulegen. Diese Einstellungen sind nach Themenkreisen in Registern gegliedert. Diese Einstellungen können nur von einem Benutzer des Typs Hauptbuchhalter verändert werden. Es ist wichtig, dass man sich über die Konsequenzen im Klaren ist. Einige Einstellungen sind grundsätzlicher Natur und sollten einmalig eingestellt und im laufenden Betrieb nicht mehr verändert werden.

Hinweis: Es ist wichtig, dass man sich über die Konsequenzen im Klaren ist. Einige Einstellungen sind grundsätzlicher Natur und sollten einmalig eingestellt und im laufenden Betrieb nicht mehr verändert werden.

Erstmaliges Speichern der Einstellungen
Für das erstmalige Speichern der Einstellungen sind die Eingaben in gewissen Feldern in Combobox-Format zwingend. Es handelt sich dabei um Konto- und MwSt.-Code-Angaben. Die zur Verfügung stehenden Combobox-Einträge werden aus den jeweiligen Stammdaten generiert.

Die Kontoeröffnung und die Mehrwertsteuercodes sind im Handbuch Finanzbuchhaltung dokumentiert.

Hinweis: Erstmaliges Speichern der Einstellungen
Für das erstmalige Speichern der Einstellungen sind die Eingaben in gewissen Feldern in Combobox-Format zwingend. Es handelt sich dabei um Konto- und MWST-Code-Angaben. Die zur Verfügung stehenden Combobox-Einträge werden aus den jeweiligen Stammdaten generiert.

In den Einstellungen sind grundsätzliche Systemeinstellungen festzulegen. Diese Einstellungen sind nach Themenkreisen in Registern gegliedert. Diese Einstellungen können nur von einem Benutzer des Typs Hauptbuchhalter verändert werden.

Folgende Einstellungs-Register sind für den Betrieb der Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung massgebend:

Farbeinstellungen

Register Finanzbuchhaltung 1/2

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, [Einstellungen]

Die in diesem Register aufgeführten Punkte haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Finanzbuchhaltung 1 Feldbezeichnung	Bedeutung
Nummerierung
Belegnummer	Aktueller Belegnummernzähler der Finanzbuchhaltung
Buchen erlaubt	Definition des Zeitausschnittes, innerhalb welchem gebucht werden kann. Maximal ist das gesamte Rechnungsjahr zulässig. Wird mit Periodendefinitionen (Periode eröffnen/bearbeiten) gearbeitet, wird diese Einstellung durch die Angaben auf den entsprechenden Perioden (offen oder abgeschlossen) übersteuert.
Konto Eröffnungsbilanz	Beim physischen Jahresabschluss schreibt Infoniqa ONE 200 Vortragsbuchungen ins neue Geschäftsjahr. Dieses Konto dient als Gegenkonto für diese Eröffnungsbuchungen. Nach dem Bilanzvortrag sollte dieses Konto saldiert sein.
Nur eigene Buchungen anzeigen	Ist dieser Schalter an, werden bei der Buchungserfassung im Hauptbuch im [Ändern-Modus] nur jene provisorischen Buchungen angezeigt, welche der aktuelle Benutzer erfasst hat, ansonsten erscheinen alle Hauptbuchungen, welche noch mutierbar sind.
Buchung GOB aktiviert	Grundsätze Ordentlicher Buchführung: In dem Feld „Buchung GOB aktiviert“ ist der Zeitpunkt nachgewiesen, ab welchem die Buchungen im GOB-Journal protokolliert wurden Das GOB-Journal enthält alle Buchungen, welche mit V-7.0.0 oder höher definitiv gebucht wurden. Buchungen, gebucht mit einem Release vor V-7.0.0, sind nicht im Journal enthalten. Dies, weil die Anwendung erstmals mit V-7.0.0 für Deutschland zertifiziert wurde. Die Aktivierung des GOB-Journals erfolgt automatisch mit der Installation einer Version V-7.0.0 oder höher. Wenn das Datum auf 00.00.0000 steht, bedeutet dies, dass alle vorhandenen Buchungen im GOB-Journal protokolliert wurden.
Konto Eröffnungsbilanz	Konto für die Eröffnungsbilanz
Erweiterte Einstellungen
Debitorendirektverbuchung aktivieren	Diese Option erlaubt direkten Zugriff aus der Erfassung der Hauptbuchbelege ins Debitorenbuch. Wird ein Sammelkonto (vgl. Checkbox im Kontenplan (Kontoinformationen) bebucht, wird automatisch ins Nebenbuch verzweigt. Andernfalls werden Sammelkonti nicht zur Bebuchung vorgeschlagen. Die Option ist nur aktiv, wenn der Mandant nicht kryptofähig ist.
Kreditorendirektverbuchung aktivieren	Diese Option erlaubt direkten Zugriff aus der Erfassung der Hauptbuchbelege ins Kreditorenbuch. Wird ein Sammelkonto (vgl. Flag auf Kontenplan) bebucht, wird automatisch ins Nebenbuch verzweigt. Andernfalls werden Sammelkonti nicht zur Bebuchung vorgeschlagen. Die Option ist nur aktiv, wenn der Mandant nicht kryptofähig ist.
Erweitertes Zinsrechnen aktivieren	Die Lizenzoption ‚Erweitertes Zinsrechnen‘ wird aktiviert Hinweis: Achtung: Diese Einstellung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Erweitertes Zinsrechnen aktivieren	Die Lizenzoption ‚Erweitertes Zinsrechnen‘ wird aktiviert Vgl. Erweitertes Zinsrechnen, Übersicht
Bilanzkonto-Splitting aktivieren	Die Lizenzoption ‚Bilanzkonto-Splitting‘ wird aktiviert
Investitionsrechnung aktivieren	Im Kontenplan wird der Schalter Investitionsrechnung angezeigt
Kontenplancaching aktiv	Dieser Schalter führt dazu, dass sich Infoniqa ONE 200 beim Start initial den Kontenplan einliest (clientseitig) und nachher nicht mehr auf die Daten zugreift. Dies ist in WAN-Installationen sinnvoll. Der Zugriff bzw. Programmstart (Bearbeiten/Finanzbuchhaltung) wird massiv schneller. Der Nachteil dieser Einstellung liegt aber darin, dass auf einer anderen Arbeitsstation erfasst Konti erst nach einem Neustart des Clients sichtbar werden.
Definitiv verbuchen	þ Alle Buchungen werden definitiv gebucht und können nicht mehr gelöscht werden. Die Buchung kann nur noch storniert werden. Hinweis: Das Vorerfassen von Kreditoren darf nicht aktiviert sein um die Option Definitiv verbuchen zu aktivieren.
Filter Steuersatz beim Buchen	Ohne – Alle Steuersätze werden angezeigt Steuersatztyp Sachkonto – Es werden nur Steuersätze mit dem selben Typ (MwSt. oder Vorsteuer) wie im Kontenplan hinterlegt angezeigt.
Ersatz-Konto	Skontorückbuchungen oder andere automatische Buchungen erfolgen aufgrund der Kontierung der Ursprungsbuchungen. Es ist nun denkbar, dass am Jahresende noch Debitoren- oder Kreditoren-OP’s existieren und die betroffenen Erfolgskonti im neuen Jahr aufgrund einer Änderung im Kontenplan nicht mehr vorhanden sind. Entdeckt Infoniqa ONE 200 diese Konstellation, wird für die Rückbuchung das hier angegebene Konto verwendet. Diese Angabe ist zwingend erforderlich. Es ist ein steuerpflichtiges Erfolgskonto auszuwählen.
Ersatz-KST	Ersatzkostenstelle gem. obigem Beispiel für die Kostenrückbuchung Diese Angabe ist zwingend erforderlich, sofern die Kostenrechnung aktiv ist.
Kontierung Kursdifferenzen
Kontierung Realisierte Kursdifferenzen	Kontenplan – Die Kontierung für die Kursdifferenz wird aus dem Kontenplan verwendet. Es wird das Konto Kursgewinne oder Kursverluste vom Sammelkonto genommen. Wurde kein Konto erfasst, so wird das Konto aus den Einstellungen verwendet. Einstellungen – Die Kontierung aus den Einstellungen wird verwendet.
Kontierung Bewertungsdifferenzen	Kontenplan – Die Kontierung für die Kursdifferenz wird aus dem Kontenplan verwendet. Es wird das Konto Kursgewinne oder Kursverluste vom Sachkonto genommen. Es werden nur Sachkonti berücksichtig mit einem erfassten Konti im Feld Kursgewinn / Kursverlust. Hinweis: wenn ein Konto für die realisierten Kursdifferenzen auf dem Kontoplan eingetragen ist, dann wird auch immer eine nicht-realisierte Bewertungsbuchung aus dem durchgeführten Lauf erstellt via Kursdifferenzen (Bestandesbewertung Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung). Soll von einem Konto eine nicht realisierte Bewertung erstellt werden, muss ebenfalls auf dem Kontenplan ein Kursdifferenzkonto eingetragen sein. In diesem Fall hat aber die eingetragene Kontonummer selbst keine Bedeutung; Es gilt der Eintrag in den Einstellungen für den Bewertungslauf. Einstellungen – Die Kontierung aus den Einstellungen wird verwendet.
Kursgewinne	Für die Ausbuchung realisierter Kursgewinne wird diese Fibu- / KORE-Kontierung verwendet
Kursverluste	Für die Ausbuchung realisierter Kursverluste wird diese Fibu- / KORE-Kontierung verwendet
Rundungsdifferenzen aus Debi/Kreditoren FW-Zahlungen	Fibu- / KORE-Kontierung für Rundungsdifferenzen, die bei Debi/Kreditoren-Zahlungen entstehen.
Abweichungen Basisbetrag bei FW-Buchen	Bei Fremdwährungszahlungen wird der FW-Betrag in Basiswährung umgerechnet. Falls das Geldkonto in Basiswährung geführt wird, kann der Basiswährungsbetrag überschrieben werden. Hier legen Sie fest, bei welcher Abweichung sie den Kurs als nicht plausibel betrachten und vom System eine Warnung erhalten möchten. Die Abweichung in % oder als Fixbetrag kann unter Stammdaten/Kurse erfasst werden. Nicht prüfen: Kein Test durchführen Warnung: Bei einer Abweichung wird ein Warnfenster angezeigt, die Buchung kann gespeichert werden. Nicht zulassen: Bei einer Abweichung wird ein Warnfenster angezeigt, die Buchung kann aber nicht gespeichert werden.
Limitierung Betragseingabe	Die Limitierungsfelder sind nur aktiv, wenn der Mandant nicht kryptofähig ist.
Limitierung	þ Betrags-Eingabefelder werden limitiert. o Keine Limitierung
Max. Anzahl Stellen	Maximale Anzahl Vorkommastellen bei Betragsfelder. Hinweis: Die Limitierung bezieht sich nur auf Betrags-Eingabefelder in der Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.

Register Finanzbuchhaltung 2/2

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, [Einstellungen]

Die in diesem Register aufgeführten Punkte haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Finanzbuchhaltung 2 Feldbezeichnung	Bedeutung
Text
Eröffnungsbilanz	Infoniqa ONE 200 schreibt beim automatischen Jahresabschluss physische Eröffnungsbuchungen im Folgejahr für alle Bilanzkonti (vgl. Konto Eröffnungsbilanz). Als Buchungstext wird dieser Text verwendet.
Kursdifferenzbuchung	Dieser Text wird in automatisch erzeugten Buchungen als Buchungstext verwendet. Automatische Kursdifferenzbuchungen werden beim Bewertungslauf über den Menüpunkt Extras/Finanzbuchhaltung/Kursdifferenzen oder aber bei der Zahlungsverrechnung aus den Kreditoren- und Debitoren-Zahlprogrammen erstellt.
Sammelbuchung	Dieser Text wird in Sammelbuchungen als Vorschlagstext verwendet. Sammelbuchungen können mit dem Buchungsprogramm über den Menüpunkt Bearbeiten/Finanzbuchhaltung bearbeitet werden.
Rundungsdifferenzen	Bei der Verbuchung von Zahlungen Debitoren/Kreditoren, welche sich über x Debitoren oder Kreditoren und x OP’s erstreckt, wird auf Belegebene (tangierte Ertragskonti) eine Rückbuchung der Erlösminderungen vorgenommen. Es ist nun möglich, dass sich eine Rundungsdifferenz ergibt, welche in einer Korrekturbuchung vom System automatisch ausgebucht wird. Für diese Buchung wird dieser Text als Buchungstext verwendet.
Stornobuchung	Text für Stornobuchungen. Dieser Text wird vor den Text der stornierten Buchung gesetzt.
Kombination Text Steuerbuchung	Für den Buchungstextvorschlag der automatischen Steuerbuchung kann der Text wahlweise zusammengestellt werden. Mit der Schaltfläche können die verfügbaren Möglichkeiten übernommen werden.
Zinsbuchung	Text für Zinsbuchung. Mit der Schaltfläche können die verfügbaren Möglichkeiten übernommen werden.
Saldovortrag Kontoauszug	Text für die Saldovortragzeile in den Listen Kontoauszug und erweiterter Kontoauszug. Mit der Schaltfläche können die verfügbaren Möglichkeiten übernommen werden.
E-Services
E-Banking aktivieren	Aktivierung der Funktion E-Banking für Infoniqa ONE 200 Finanz und Infoniqa ONE 200 Personal. Hinweis: siehe Vorgehen beim Einrichten von E-Banking Für das Aktivieren von E-Banking ist eine entsprechende Softwarelizenz erforderlich!
E-Rechnung aktivieren	Siehe E-Rechnungen einlesen.
E-Rechnung Anbieter	Es stehen Postfinance und PayNet zur Auswahl
Rechungsteller (BillerID)	Die Biller ID des Rechnungsstellers
Rechnungsempfänger (EBillAccountID)	Die EBillAccount ID des Rechnungsempfängers
Testumgebung	Aktiviert die Testumgebung
Elektronischer Postausgang
Elektronischer Postausgang aktivieren	Aktivierung der Funktion Elektronischer Postausgang für Infoniqa ONE 200 Finanz. Hinweis: siehe E-Postausgang
Statistikcodes
Statistikcodes aktivieren	Die Buchungen können mittels Statistikcode individuell markiert und ausgewertet werden können. Jeder Buchung kann dazu optional ein Statistikcode mitgegeben werden. þ Hauptbuch: Mit dieser Checkbox wird die Funktionalität „Statistikcode-Buchung“ für Hauptbuchbuchungen aktiviert. þ Debitoren: Mit dieser Checkbox wird die Funktionalität „Statistikcode-Buchung“ für Debitorenbuchungen aktiviert. þ Kreditoren: Mit dieser Checkbox wird die Funktionalität „Statistikcode-Buchung“ für Kreditorenbuchungen aktiviert. Siehe auch Stammdaten-Statistikcodes
Nur Codes aus Stammdaten zulassen	þ Es werden nur Buchungen aus den Stammdaten Statistikcodes zugelassen. Bei der Bilanz und ER wird eine neue Selektionsauswahlbox angezeigt zum Selektieren von Statistikcodes. o Es können Statistikcodes aus dem Stammdaten selektiert werden wie auch freie Statistikcodes direkt eingegeben werden.
Eingabe zwingend	þ Es muss zwingend ein Statistikcode beim Buchen erfasst werden
Mutationen Fibu/Debitoren/Kreditoren aus Drittapplikationen
Stornobuchungen	Zulassen: Fremdbuchungen können storniert werden Warnen: Beim Stornieren einer Fremdbuchung erscheint eine Warnung Abweisen: Eine Fremdbuchung kann nicht storniert werden.
Statusänderungen	Zulassen: Bei Fremdbuchungen kann der Status geändert werden Warnen: Beim Ändern einer Fremdbuchung erscheint eine Warnung Abweisen: Der Status einer Fremdbuchung kann nicht geändert werden.
Belege kopieren	Zulassen: Beleg aus Fremdbuchungen kann kopiert werden Warnen: Beim Kopieren eines Beleges einer Fremdbuchung erscheint eine Warnung Abweisen: ein Beleg aus einer Fremdbuchung kann nicht kopiert werden.
Belegnummer generieren mit Barcodeleser aus Referenz
Aktivieren	Aus dem Feld Referenz wird die Belegnummer generiert
Startposition	Startposition im Feld Referenz
Länge	Anzahl Zeichen aus dem Feld Referenz für die Belegnummer

Register Debitoren/Kreditoren 1/5

Infoniqa ONE 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5

Die in diesem Register aufgeführten Einstellungen haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 1 Feldbezeichnung	Bedeutung
Belegnummern/Be-zeichnung	Hier werden die Start-Nummern der Belegnummernkreise (intern) für Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen eingegeben (für die nächste zu vergebende Belegnummer wird der Wert 1 dazu addiert), bzw. die zuletzt verwendete Beleg-Nummer angezeigt. In den Feldern Rechnungstext / Gutschriftstext können individuelle Standardtexte eingegeben werden, welche bei der Belegerfassung jeweils in das Textfeld (Buchungstext) für die Debitoren- und Finanzbuchhaltung übernommen werden (übersteuerbar).
Debitoren-Gutschrifts-Nummernkreis = Rechnungs-Nummernkreis	þDie Belegnummer für eine Gutschrift wird aus dem Rechnungsnummernkreis genommen. Der Gutschriftsnummernkreis wird nicht verwendet.
Kreditoren-Gutschrifts-Nummernkreis = Rechnungs-Nummernkreis	þDie Belegnummer für eine Gutschrift wird aus dem Rechnungsnummernkreis genommen. Der Gutschriftsnummernkreis wird nicht verwendet.
Adressnummer automatisch erhöhen	Bei Erfassung einer neuen Adresse im zentralen Adressstamm (nicht Debitor oder Kreditor) kann gewählt werden, ob die Adressnummer vorgeschlagen wird (automatische Nummerierung) oder die Nummer bei der Erfassung der Adresse manuell vergeben werden soll.
Doppelte Debi-Krediadressen	Nicht prüfen Es findet keine Prüfung statt Warnung Wenn eine Adresse bereits als Debitor zugeordnet ist und wenn dann versucht wird einen weiteren Debitor derselben Adresse zu eröffnen erscheint eine Warnung. Nicht zulassen Es werden keine doppelten Adressen zugelassen.
Belegnummer Debitoren automatisch erhöhen	Diese Checkbox muss aktiviert werden, wenn bei der Belegerfassung eine automatische Belegnummerierung (interne Belegnummer) gewünscht wird.
Belegnummer Debitoren Zahlungen automatisch erhöhen	Diese Checkbox muss aktiviert werden, wenn bei der Erfassung von Zahlungen eine automatische Belegnummerierung gewünscht wird.
Belegnummer bei Kreditkartenauszifferung von Rechnung übernehmen	Die Belegnummer der Zahlung kann optional von der Rechnung übernommen werden, wenn ein Beleg mit einer Debitoren-Zahlverbindung Kreditkarte ausgeziffert wird. Wird die Checkbox nicht aktiviert, so wird die nächst höhere Belegnummer aus dem Nummernkreis Zahlungen verwendet.
Doppelte externe Belegnummern Debitoren	Nicht prüfen Es findet keine Prüfung statt Warnung Es wird ein Warnfenster angezeigt Nicht zulassen Es kann keine doppelte externe Belegnummer erfasst werden Die externe Belegnummer kann bei der Belegerfassung überprüft werden. Es kann eine Warnung ausgegeben werden oder das Speichern des Beleges verhindert werden. Hinweis: Über die Einstellung „Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder Debitor“ im gleichen Fenster kann eingestellt werden, ob die externe Belegnummer bei der Belegerfassung pro Geschäftsjahr und/oder pro Debitor überprüft werden soll.
Doppelte externe Belegnummern Kreditoren	Nicht prüfen Es findet keine Prüfung statt Warnung Es wird ein Warnfenster angezeigt Nicht zulassen Es kann keine doppelte externe Belegnummer erfasst werden Die externe Belegnummer kann bei der Belegerfassung überprüft werden. Es kann eine Warnung ausgegeben werden oder das Speichern des Beleges verhindert werden. Hinweis: Über die Einstellung „Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder Kreditor“ auf diesem Fenster kann eingestellt werden, ob die externe Belegnummer bei der Belegerfassung pro Geschäftsjahr und/oder pro Kreditor überprüft werden soll.
Doppelte interne Belegnummern Debitoren	¤ Nicht prüfen Es findet keine Prüfung statt ¤ Warnung Es wird ein Warnfenster angezeigt ¤ Nicht zulassen Es kann keine doppelte interne Belegnummer erfasst werden Die interne Belegnummer kann bei der Belegerfassung überprüft werden. Es kann eine Warnung ausgegeben werden oder das Speichern des Beleges verhindert werden. Hinweis: Über die Einstellung „Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder Debitor“ im gleichen Fenster kann eingestellt werden, ob die interne Belegnummer bei der Belegerfassung pro Geschäftsjahr und/oder pro Debitor überprüft werden soll.
Doppelte interne Belegnummern Kreditoren	Nicht prüfen Es findet keine Prüfung statt Warnung Es wird ein Warnfenster angezeigt Nicht zulassen Es kann keine doppelte interne Belegnummer erfasst werden Die interne Belegnummer kann bei der Belegerfassung überprüft werden. Es kann eine Warnung ausgegeben werden oder das Speichern des Beleges verhindert werden. Hinweis: Über die Einstellung „Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder Kreditor“ auf diesem Fenster kann eingestellt werden, ob die interne Belegnummer bei der Belegerfassung pro Geschäftsjahr und/oder pro Kreditor überprüft werden soll.
Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder pro Debitor	þ Geschäftsjahr Nur das gegenwärtige Geschäftsjahr wird bei der Überprüfung berücksichtigt. o Geschäftsjahr Es werden alle Geschäftsjahre des gegenwärtigen Mandanten bei der Überprüfung berücksichtig. þ Debitor Nur der gegenwärtige Debitor wird bei der Überprüfung berücksichtigt. o Debitor Es werden alle Debitoren bei der Überprüfung berücksichtigt. Selektionsmöglichkeiten und deren Bedeutung Geschäftsjahrþ Debitoro Bemerkung: Es können keine doppelten Belegnummern im gegenwärtigen Geschäftsjahr erfasst werden. Geschäftsjahrþ Debitorþ Bemerkung: Es können keine doppelten Belegnummern innerhalb des gegenwärtigen Debitors über das gegenwärtige Geschäftsjahr hinweggesehen, erfasst werden. Geschäftsjahro Debitoro Bemerkung: Stärkste Einschränkung. Es können keine doppelte Belegnummer über alle Debitoren sowie über alle Geschäftsjahre hinweggesehen, erfasst werden. Geschäftsjahro Debitorþ Bemerkung: Es können keine doppelten Belegnummern innerhalb des gegenwärtigen Debitors über alle Geschäftsjahre hinweggesehen, erfasst werden.
Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder pro Kreditor	þ Geschäftsjahr Nur das gegenwärtige Geschäftsjahr wird bei der Überprüfung berücksichtigt. o Geschäftsjahr Es werden alle Geschäftsjahre des gegenwärtigen Mandanten bei der Überprüfung berücksichtig. þ Kreditor Nur der gegenwärtige Kreditor wird bei der Überprüfung berücksichtigt. o Kreditor Es werden alle Kreditoren bei der Überprüfung berücksichtigt. Selektionsmöglichkeiten und deren Bedeutung Geschäftsjahr þ Kreditor o Bemerkung: Es können keine doppelten Belegnummern im gegenwärtigen Geschäftsjahr erfasst werden. Geschäftsjahr þ Kreditor þ Bemerkung: Es können keine doppelten Belegnummern innerhalb des gegenwärtigen Kreditors über das gegenwärtige Geschäftsjahr hinweggesehen, erfasst werden. Geschäftsjahr o Kreditor o Bemerkung: Stärkste Einschränkung. Es können keine doppelte Belegnummer über alle Kreditoren sowie über alle Geschäftsjahre hinweggesehen, erfasst werden. Geschäftsjahr o Kreditor þ Bemerkung: Es können keine doppelten Belegnummern innerhalb des gegenwärtigen Kreditors über alle Geschäftsjahre hinweggesehen, erfasst werden.
MWST	Hier müssen spezielle Einstellungen im Zusammenhang mit Abrechnung nach vereinbartem Entgelt und z.B. Ausland-Debitoren gemacht werden.
Konto transitorische MWST-Buchungen	Bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten sowie bei steuerpflichtigen Vorauszahlungen bei vereinbarten Entgelten wird für Vorauszahlungen eine transitorische Buchung auf das hier angegebene Konto gebucht, welche bei der Verrechnung automatisch zurückgebucht wird.
Vorschlag Steuersatz Ausland-Debitoren	Für Debitoren, welche einen anderen Ländercode als denjenigen des Mandanten aufweisen, wird dieser Steuersatz verwendet (z.B. Ausland-Debitoren) Hinweis: Bei fixierten Steuersätzen wird auch bei Auslandzahlungen der fixierte Steuersatz verwendet und nicht der selektierte Steuersatz aus den Einstellungen. Im Steuerstamm [Inland] können zusätzlich noch Länder als „Inland“ definiert werden. So kann z.B Liechtenstein bei einem Mandanten aus der Schweiz als Inland zugefügt werden.
Vorschlag Steuersatz Ausland-Kreditoren	Für Kreditoren, welche einen anderen Ländercode als denjenigen des Mandanten aufweisen, wird dieser Steuersatz verwendet. Hinweis: Bei fixierten Steuersätzen wird auch bei Auslandzahlungen der fixierte Steuersatz verwendet und nicht der selektierte Steuersatz aus den Einstellungen.
Ablaufsteuerung	Mit diesen Einstellungen können Spezialfunktionen innerhalb der einzelnen Applikationen von Infoniqa ONE 200 Finanz aktiviert / deaktiviert oder gesteuert werden.
Debitoren Skontorück-vergütung aktivieren	Wenn eingeschaltet, werden Skonti nicht bei der Zahlung jeder Rechnung direkt abgezogen, sondern Ende Jahr als eine Sammel-Gutschrift vergütet. Siehe Ansicht/Skontorückvergütung zur Ermittlung des aufgelaufenen Skonto-Betrages.
Kreditoren Bruttoverbuchung aktivieren	Diese Checkbox muss aktiviert werden, wenn Belege bei der Belegerfassung ohne Skontoabzug erfasst und der Skonto erst bei der Zahlung berechnet und verbucht werden soll (siehe Brutto- oder Netto-Methode). Hinweis: Vor der Erfassung des ersten Beleges sollte entschieden werden, ob mit der Netto- oder der Brutto-Methode gearbeitet werden soll. Eine nachträgliche Umstellung führt zu Fehlern bei der Skontoberechnung. Der Skontobetrag von bereits erfassten Belegen wird auch nach Umstellung immer noch nach der alten Methode berechnet. Erst durch erneutes Speichern von alten Belegen, wird auf die neue Skontoberechnungsmethode umgestellt.
Kreditoren vorerfassen	Ist diese Checkbox aktiviert, können Belege vorerfasst oder kontiert erfasst werden. (siehe Kreditoren-Vorerfassung) Ist sie nicht aktiviert, muss jeder Beleg bei der Erfassung kontiert werden.
Vorschlag	Beim Erfassen eines neuen Beleges kann der Vorschlagswert bestimmt werden. Es kann zwischen Vorerfassen und Kontieren ausgewählt werden.
Kontokorrent aktivieren	Dieser Schalter aktiviert die Möglichkeit die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung als sogenanntes Kontokorrent (gegenseitige Berücksichtigung der offenen Posten) zu führen. Hinweis: Die Funktion Kontokorrent ist Bestandteil der Lizenzoption Kontokorrent. Die Option Kontokorrent muss daher für die Aktivierung lizenziert sein.
Zahlung vor Rechnung	Erlaubt Keine Aktion Warnung Ist das Rechungsdatum kleiner als das Belegdatum wird eine Warnung angezeigt, der Benutzer kann aber weiterarbeiten. Nicht erlaubt Es kann kein Beleg mit Zahlungsdatum kleiner Rechnungsdatum erfasst werden. Hinweis: Offene Posten – Bericht Im Bericht Offene Posten können Zahlung vor Rechnungen einbezogen werden. Daraus resultieren längere Aufbereitungszeiten.
Debi-Verfalldatum bei Zuordnung	von Rechnung Verfalldatum von Rechnung nicht übernehmen Verfalldatum von Belegdatum
Kredi-Verfalldatum bei Zuordnung	von Rechnung Verfalldatum von Rechnung nicht übernehmen Verfalldatum von Belegdatum
Debitoren-Auszahlung aktivieren	Aktiviert die Debitoren-Auszahlung über den Kreditoren-Zahllauf. Hinweis: Debitorenkonto für Auszahlung aktivieren Für die Auszahlungsart von offenen Debitorenposten muss im Debitorenstamm, Register Erweiterte Informationen, das Feld Auszahlung zusätzlich definiert werden. Damit wird die individuelle Steuerung der Auszahlung pro Debitor sichergestellt. Die Auszahlungs-Zahlungsadresse wird im Debitorenstamm durch die Erfassung einer Zahlungsverbindung mit Belastungsverfahren „Auszahlung über Kreditoren“ festgelegt.
Vorschlag Belegdatum Debi/Kredi	Es kann das Vorschlagsdatum beim Erfassen eines Debitorenbeleges definiert werden. Folgende Selektion kann gemacht werden: Valuta Systemdatum Begin GJ Ende GJ Begin Periode gemäss Valuta Ende Periode gemäss Valuta Begin Periode gemäss Systemdatum Ende Periode gemäss Systemdatum

Register Debitoren/Kreditoren 2/5

Infoniqa ONE 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5

Die in diesem Register aufgeführten Einstelllungen haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 2 Feldbezeichnung	Bedeutung
Texte	Für verschiedene Buchungsvorgänge können hier die vorgeschlagenen Buchungstexte eingestellt werden.
Debitorenbuchungen Kreditorenbuchungen	Es kann aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung des Buchungstextes des FIBU-Teils der Beleg-Buchung ausgewählt und frei kombiniert werden. Zum Löschen eines Text-Teils ist dieser zu markieren und mit der Delete-Taste zu löschen Beispiel Buchungstext aus einer Debitoren-Rechnung: Buchung Debitoren = <Belegtext> <Name> (<Debitorennummer>) Name und Nummer des Debitors: Gubler AG, Nummer 1000 Feld im Beleg = Rechnung" ergibt als Buchungstext einer Debitoren-Zahlung: Rechnung Gubler AG (1000)
Skontoausbuchungen	Dieser Text wird für automatische Skontoausbuchungen vom System verwendet.
Teilzahlungen	Dieser Text wird für Teilzahlungen vom System vorgeschlagen
Vorauszahlungen	Dieser Text wird für Vorauszahlungen vom System vorgeschlagen
Debi-Zahlungen Kredi-Zahlungen	Dieser Text wird als Buchungstext für Zahlungen vom System verwendet
Kredi-Sammelzahlung	Dieser Text wird vom System für Sammel-Zahlungen in den Zahlungsdokumenten verwendet
Verrechnungstext	Dieser Text wird für Verrechnungen vom System vorgeschlagen
Spesen	Buchungstext für Spesen bei Kreditkarten-Buchungen
QR-Zahlungstext	Dieser Text wird bei QR-Zahlungen dem Buchungstext von Debitoren-Zahlungen vorangestellt. Beispiel: QR-Zahlungstext = QR- Debi-Zahlungen = Zahlung auf Kto, Zahlungsvariante Debitoren = <Text> <Kontonummer> ergibt als Buchungstext einer QR-Zahlung: QR-Zahlung auf Kto nnnn
Ratenzahltext	Dieser Text wird für die Ratenzahlungen verwendet
Löschbemerkung verbuchte Zahlungen	Bemerkung beim Löschen von verbuchten Zahlungen Optional Es muss kein Löschtext erfasst werden Warnung Fehlt der Text so erscheint eine Warnung Zwingend Es muss zwingend ein Text erfasst werden
LSV / Debit direct
Mitteilungstext	Mitteilungstexte (Verwendungszweck) an den zu belastenden Debitor im LSV- / Debitdirect-Datenträger. Die Textgenerierung kann nach Klick auf das schwarze Dreieck aus einer grossen Zahl verfügbarer Feldern zusammengestellt werden., darunter auch der Nettobetrag (ohne Steuer) und der MwSt.-Betrag. Die maximale Zeichenzahl für die Textgenerierung ist abhängig vom Verfahren. Das Verfahren wird bestimmt durch die Einstellungen in den eigenen Zahlungsverbindungen (Siehe Handbuch Finanzbuchhaltung Stammdaten/Zahlungsverbindungen/Register Elektronischer Zahlungsverkehr/Bereich Lastschriftverfahren (LSV) und Bereich Belastungsauftragsdienst (Debit direct)). Mit dem Zeichen # kann ein leeres Feld unterdrückt werden. Beispiel: Nr.: <Belegnummer> #Skonto: <Skontobetrag> #Extern: <Extern> Falls der Skontobetrag den Wert 0.00 enthält, so wird der Text zwischen dem Zeichen # und dem Zeichen > unterdrückt. Es können alle Felder unterdrückt werden, es werden die Werte „“ (leer), 0 und 0.00 überprüft.
Sammelzahlung	Dieser Text wird vom System für Debitoren-Sammel-Zahlungen in Einzugsdokumenten verwendet
Zahlungsvarianten
Debitoren resp. Kreditoren	Aus verschiedenen Vorschlagskomponenten kann die Zusammensetzung des FIBU-Teils des Zahlungs-Buchungstextes ausgewählt werden. (siehe oben, "Buchung Debitoren bzw. Buchung Kreditoren").
QR-Zahlungen	þ Verrechnung mit Gegenleistungszuordnung Offene Posten mit Zuordnung (1 Rechnung, n Gutschriften / Teil- / Vorauszahlungen) werden bei der Funktion QR-Einlesen gesamthaft automatisch ausgebucht falls der Zahlbetrag innerhalb der Toleranzen der Zahlungskonditionen liegt.
Verfallstufen	Für die Darstellung der Verfalls-Struktur (Verfallliste) können bis zu 7 Verfallstufen eingegeben werden, wobei derzeit standardmässig die Verfallstufen 1-3 ausgewertet werden. Zusätzlich kann ein Bewertungsprozentsatz pro Stufe festgelegt werden (Verfall-Bewertung).
Elektronischer Zahlungsverkehr
Mitteilungstext (Beleg)	Mitteilungstext bei DTA / EZAG / ISO-Zahlungen und SAD der im elektronischen Datenfile mitgegeben werden kann. Eine Auswahl der Textelemente steht nach Klick auf das schwarze Dreieck zu Verfügung. Es kann auch ein fixer Text mit einem variablen Feld erfasst werden. Beispiel: Beleg-Nr.: <Externe Belegnummer> <Externe Belegnummer> wird durch die externe Belegnummer des Beleges ersetzt. Kreditorenspezifische Texte können aus dem Kreditorenstamm, Register "Individuelle Informationen" übernommen werden: <Indiv. Text 1> bis <Indiv. Text 12>. Wenn Anzahl verdichtete Belege < Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege vom Kreditorenstamm ist, werden die Mitteilungstexte der einzelnen Belege aneinandergehängt. Hinweis: Achtung: Ist der Text zu lang, so wird abgeschnitten. Wenn Anzahl verdichtete Belege >= Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege vom Kreditorenstamm, wird der Text von den Einstellungen, Debitoren/Kreditoren 2/5-Kredi-Sammelzlg. verwendet.
ISO-Zahlungsreferenz Kreditoren	Auftraggeber-Referenz für ISO-Zahlungen (pain.001), wird in der Regel bis zum Begünstigten weitergeleitet (Feld EndToEndId). Bei QR-Zahlungen wird anstelle der Referenz die QR-Nummer an den Auftraggeber weitergeleitet. (vgl. ISO-Zahlungen (SEPA) – Datenträgeraustausch (Bank)). Durch Klick auf das Symbol kann aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung des Textes ausgewählt und frei kombiniert werden. Hinweis: Achtung: Es muss immer ein Wert mitgegeben werden, die Zahlung wird sonst zurückgewiesen!
ISO-Zahlungsreferenz Debitoren	Auftraggeber-Referenz für ISO-Einzug (pain.008), wird in der Regel bis zum Schuldner weitergeleitet (Feld EndToEndId). Durch Klick auf das Symbol kann aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung des Textes ausgewählt und frei kombiniert werden. Hinweis: Achtung: Es muss immer ein Wert mitgegeben werden, der Einzug wird sonst zurückgewiesen!
Vorschlag Verzeichnis	Das Verzeichnis wird beim Elektronischen Zahlungsverkehr vorgeschlagen (DTA, EZAG, ISO-Zahlungen, Debit direct, LSV und QR). Falls kein Verzeichnis erfasst ist so wird das Verzeichnis Datenaustausch aus den Einstellungen, Register Einstellungen 1/3 vorgeschlagen. Das Verzeichnis kann verwendet werden um Finanz-Dateien aus dem Elektronischen Zahlungsverkehr zu separieren. Wird [MANDID] angehängt (c:\zahlungen\[MANDID]) so kopiert das Programm die Datei in das entsprechende Mandantenunterverzeichnis. Falls das Unterverzeichnis nicht existiert so wird es erstellt, wenn der Benutzer die entsprechenden Rechte dazu besitzt.
DTA/EZAG	Der Dateiname bei DTA und EZAG kann parametrisiert werden. Es stehen folgende Parameter zur Auswahl: Dateiname Dateiname aus den Zahlungsverbindungen Tagesdatum Tagesdatum im Format JJMMTT Benutzer Angemeldeter Benutzer (test1) Beispiel: Fin<Dateiname>_vom_<Tagesdatum> Ergibt folgenden Vorschlag: Fin_DTALSV_vom_080301
Export
Adress-Export Text	Hier kann die Zusammensetzung der in die Zwischenablage exportierbaren Adresse festgelegt werden. Im entsprechenden Fenster kann durch Klick auf das Symbol aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung ausgewählt werden. Zeilenwechsel: mit Ctrl+Enter. Zum Löschen eines Text-Teils ist dieser zu markieren und mit der [Delete]-Taste zu löschen.

Register Debitoren/Kreditoren 3/5

Infoniqa ONE 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 3/5

Die in diesem Register aufgeführten Einstellungen haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 3 Feldbezeichnung	Bedeutung
Debitoren-Belegarten	Siehe DEBITOREN-Belege-Belegarten
Aktivieren	Aktivierung der Belegarten-Funktion.
Eingabe Belegart	fakultativ fakultativ mit Meldung „Belegerfassung ohne Belegart! [Ja/Nein]“ zwingend Hinweis: Zwingend gilt auch für API-Schnittstelle (ActiveX)
Vorschlag Belegtext	Von Einstellungen Von Belegarten
Vorschlag Rechnung	Combobox mit allen verfügbaren Belegarten des Typs Rechnung Die gewählte Belegart wird im Programm Bearbeiten/Debitorenbuchhaltung/Belege vorgeschlagen.
Vorschlag Gutschrift	Combobox mit allen verfügbaren Belegarten des Typs Gutschrift (siehe Stammdaten/Debitorenbuchhaltung/Belegarten) Die gewählte Belegart wird in Bearbeiten/Debitorenbuchhaltung/Belege vorgeschlagen
Vorschlag Kontierung	Debitor Kontierungsvorschlag ab Debitorenstamm Belegart Kontierungsvorschlag ab Belegartenstamm
Debitoren-Differenzenmanagement	Das Debitoren-Differenzmanagement ist ein leistungsfähiges und benutzerfreundliches Zahlungsdifferenzenmanagement. Ausgehend von den normalen Skontokonditionen und –Toleranzwerten können pro Zahlungskonditionsstufe für Über- und Unterzahlungen separate Toleranzwerte bestimmt werden. So kann das Programm tolerierte Über- oder Unterzahlungen automatisch auf vordefinierte Kontierungen (Sachkonto, Steuer, KST/KTR, Projekt) ausbuchen. Zahlungen ausserhalb der Toleranzen werden wie gewohnt als Teilzahlungen verbucht. Darüber hinaus kann bei der manuellen Zahlungsverbuchung die Über- oder Unterzahlung auf beliebig viele Beträge bzw. Konten aufgesplittet werden. Das Differenzenmanagement umfasst im Wesentlichen folgende Hauptfunktionen: - Zahlungsdifferenzen ausbuchen als Überzahlungen Unterzahlungen - Differenzierte Ausbuchung von Zahlungsdifferenzen mit Bewegungsausweis im Debitorenhilfsbuch bei der manuellen Zahlungsverbuchung (Debitoren-Zahlungen) autom. Zahlungsverbuchung mit QR - Zahlungsdifferenzen typisierbar über Belegarten - Ausbuchungstoleranzen definierbar je Zahlungskonditionsstufe in Prozent und/oder Fixbetrag je Zahlungskonditionsstufe für Überzahlungen für Unterzahlungen Saldovorträge buchen Siehe auch Kapitel Vorgehen Einrichtung Differenzenmanagement Das Differenzenmanagement ist bei Mandanten mit Mehrwertsteuermethode Vereinnahmt nicht aktivierbar!
Aktivieren	Aktivieren der Programmoption „Differenzenmanagement“. Eine entsprechend gültige Lizenznummer ist vorausgesetzt. Für das Einrichten gehen Sie nach dem Kapitel Vorgehen Einrichtung Differenzenmanagement vor.
Vorschlag Belegart Überzahlung	Vorschlag der Belegart bei Überzahlung im Programm Bearbeiten/Debitorenbuchhaltung/Zahlungen
Vorschlag Belegart Unterzahlung	Vorschlag der Belegart bei Unterzahlung im Programm Bearbeiten/Debitorenbuchhaltung/Zahlungen
Belegnummern	Fortlaufend gemäss Belegtyp Fortlaufende Belegnummerierung ab Numerator in den Einstellungen des Belegtyps Rechnung/Gutschrift. Belegnummer der Zahlung Die Belegnummer der ausgleichenden Zahlung wird bei der Erstellung von Differenzbelegen Rechnung/Gutschrift übernommen. Für die Verbuchung von Zahlungsdifferenzen werden Belege vom Typ Rechnung oder Gutschrift geschrieben (gemäss Festlegung der Belegarten). Die Belegnummerierung wird hier festgelegt.
Belegtyp
Belegtyp in Tabellen anzeigen	„Belegtyp in Tabellen zeigen“ betrifft folgende Programmfunktionen Belege Zahlung Verbuchte Zahlungen [Explorer] Debitoren-Explorer (DIS)

Register Debitoren/Kreditoren 4/5

Infoniqa ONE 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 4/5

Die in diesem Register aufgeführten Einstellungen haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 4 Feldbezeichnung	Bedeutung
Individuelle Belegdaten
Aktivieren	þ Die Funktion Individuelle Belegdaten wird aktiviert, es können verschiedene Zusatzinformationen zu einem Beleg gespeichert werden.
Vorschlagswert aus Stamm übernehmen	Hinweis: Vorschlagswerte bei Belegerfassung Wenn diese Option in einem der drei Bereiche (Adressen, Individuelle Informationen, ...) aktiviert ist, werden für den jeweiligen Bereich die Vorschlagswerte automatisch dem Beleg mitgespeichert (auch wenn das Fenster "Individuelle Belegdaten" nicht geöffnet wird).
Adressen	þ Die Vorschlagswerte aus dem Tab Adressen im Debitorenstamm werden automatisch in die individuellen Belegdaten übernommen.
Individuelle Informationen	þ Die Vorschlagswerte aus dem Tab Individuelle Informationen im Debitorenstamm werden automatisch in die individuellen Belegdaten übernommen.
Individuelle Zusätze	þ Die Vorschlagswerte aus dem Tab Individuelle Zusätze im Debitorenstamm werden automatisch in die individuellen Belegdaten übernommen.
Fenster beim Speichern automatisch anzeigen	þ Beim Erfassen eines Beleges (Speichern) wird das Fenster Individuelle Belegdaten automatisch angezeigt, wenn dieses noch nicht aufgerufen wurde.
Selektion individuelle Zusätze	Die individuellen Zusätze können zur Selektion von Daten verwendet werden. Stamm: Daten aus dem Debitorenstamm, Tab „Individuelle Zusätze“ Beleg: Daten aus den individuellen Belegdaten
Mahnen
Mahnbrief Archivierung	Ohne Beim Mahnlauf werden die Mahnbriefe nicht als PDF-Datei archiviert und es ist keine Mahnung per E-Mail oder Telefax möglich. Nur archivieren Der Mahnbrief wird zusätzlich als PDF-Datei archiviert und kann in der Mahnhistory jederzeit wieder in Originalform angezeigt werden. Archivieren und elektronischer Mahnbriefversand Der Mahnbrief wird als PDF-Datei archiviert und kann in der Mahnhistory jederzeit wieder angezeigt werden. Darüber hinaus ist es möglich, direkt aus dem Mahnlauf elektronisch per E-Mail oder Telefax zu mahnen. Siehe auch Mahnbriefe erstellen Hinweis: Beim Aktivieren der Mahnbriefarchivierung werden bestehende pendente Mahnläufe beim Abschliessen nicht archiviert!
Mahnsperrcodes	Diese Einstellung legt fest, ob bei einer gültigen Mahnsperre (Mahnsperrdatum > Tagesdatum) ein Mahnsperrcode eingegeben werden muss: Optional Es muss kein Mahnsperrcode erfasst werden Warnung Fehlt der Mahnsperrcode, so erscheint eine Warnung Zwingend Es muss zwingend ein Mahnsperrcode erfasst werden
Versand-Einstellung	Einstellungen für den elektronischen Mahnbriefversand Mail-Fenster Das Mail-Fenster von Outlook wird für jeden einzelnen Mahnbrief geöffnet und kann bei Bedarf noch überarbeitet werden. Direkt Die E-Mail wird direkt versendet. Postausgang Die E-Mails werden in den Postausgang von Outlook gespeichert und können vor dem Senden noch bearbeitet werden. Hinweis: Direkt und Postausgang sind nur aktiv, wenn auf dem Client MS-Outlook installiert ist.
QR-Mahnung
Aktivieren	Die Funktion „QR-Mahnen“ kann mit der Checkbox „þ QR-Mahnen aktivieren“ aktiviert werden Hinweis: Bei bestehenden Läufen kann das QR-Mahnen nicht nachträglich aktiviert werden!
Belegnummern-Bereich	von / bis / aktuell Definition des Belegnummernkreises für QR-Mahnen (Siehe auch QR-Mahnen: Detaillierte Funktionbeschreibung)
Einzelmahnung	þ Einzelmahnung gemäss Belegnummer der Rechnung Wenn aktiviert werden Einzelmahnungen (= nur 1 Rechnung wird gemahnt) mit der Belegnummer der Rechnung erstellt und nicht mit der Nummer aus dem Belegnummerbereich. (Siehe auch QR-Mahnen: Detaillierte Funktionbeschreibung)
Versand-Art	Mit „Versand-Art“ kann bei aktiviertem elektronischen Mahnbriefversand bestimmt werden, für welche Versandarten das QR-Mahnen zugelassen werden soll. Post QR für Mahnbriefe die mittels Post versendet werden E-Mail QR für Mahnbriefe die mittels E-Mail versendet werden Fax QR für Mahnbriefe die mittels Fax versendet werden
Saldovortrag
Aktivieren	þ Die Funktion Saldovortrag wird aktiviert. Mit der Funktion Saldovortrag lassen sich alle oder spezifische Offene Posten eines Debitors zu einem einzigen neuen offenen Posten vortragen. Unübersichtlich Debitorenkonten lassen sich damit bereinigen Die Saldovortragsbuchung wird im Zahlungslauf oder in der Funktion Konto-Saldierung gebucht. Für die Buchung von Saldovorträgen ist mindestens eine Belegart vom Typ Saldovortrag (Entlastung) und je eine Belegart Saldovortrag (Belastung) mit Belegtyp Gutschrift für negative Saldovorträge und Belegtyp Rechnung für positive Saldovorträge. Siehe dazu Stammdaten/Debitorenbuchhaltung/Belegarten. Hinweis: Die Funktion Saldovortrag ist Bestandteil der Lizenzoption Differenzenmanagement und kann nur aktiviert werden, wenn die Lizenzoption aktiviert wurde. Die Funktion steht zudem nur bei Mandanten mit Steuerabrechnung nach der vereinbarten Methode zur Verfügung.
Belegart Saldovortrag- Entlastung	Die Vorschlagsbelegart beim Saldovortrag kann hier erfasst werden, diese wird in der Zahlfunktion vorgeschlagen.
Belegnummern	Fortlaufend gem. Belegtyp: Es wird die nächste Belegnummer für eine Rechnung oder Gutschrift verwendet um den Saldovortragsbeleg zu schreiben. Belegnummer der Zahlung: Die Belegnummer der Zahlung wird verwendet für den Saldovortragsbeleg.

Register Debitoren/Kreditoren 5/5

Infoniqa ONE 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 5/5

Die in diesem Register aufgeführten Einstellungen haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 5 Feldbezeichnung	Bedeutung
Auswertungen
Empfängeradresse	Position der Empfängeradresse in den Auswertungen, die standardmässig eine Empfängeradresse enthalten: Links Rechts
Absenderadresse Korrespondenz	Position der Absenderadresse in den Auswertungen für die Korrespondenz mit dem Debitor. Links Rechts Unterdrücken Die Absenderadresse wird nicht angezeigt
ST-Zahlungen avisieren	R ST-Zahlungen werden mit einer Vergütungsanzeige avisiert. Achtung: ST-Belege in Sammelzahlungen werden immer avisiert.
Absenderadresse DTA/EZAG/Vergütungsanzeige	Mit der Schaltfläche (Lupe) kann eine Adresse aus dem Adressstamm als Absenderadresse für diese Zahlungsdokumente ausgewählt werden (anstelle der Mandanten-Adresse) Durch Klick auf das Symbol [Papierkorb] wird diese Absenderadress-Zuordnung gelöscht und die Mandanten-Adresse verwendet.
Absenderadresse Korrespondenz	Mit der Schaltfläche (Lupe) kann eine Adresse aus dem Adressstamm als Absenderadresse ausgewählt werden (anstelle der Mandanten-Adresse) Durch Klick auf das Symbol [Papierkorb] wird diese Absenderadress-Zuordnung gelöscht und die Mandanten-Adresse verwendet. Diese Einstellung betrifft folgende Auswertungen: Kontoauszug Verzugszinsrechnung Bewegungsauszug Belastungsanzeige Belastungsermächtigung Mahnung (siehe Mahnbrief gestalten) Hinweis: Auf dem QR-Einzahlungsschein wird nur die erste Adresszeile angedruckt. Achtung, ist die erste Adresszeile leer, wird die zweite angedruckt. Ist auch diese leer, so wird die dritte Adresszeile angedruckt.
Absender Ort	Absender im Kopf der Auswertung. Falls leer so wird der Ort aus der Absenderadresse verwendet.

Register Anlagenbuchhaltung 1/2

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen, Register Anlagenbuchhaltung 1/2

Die in diesem Register aufgeführten Punkte haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Anlagenbuchhaltung 1/n Feldbezeichnung	Bedeutung
Vereinfachungsregel aktiv	Dieses Kennzeichen steuert die Anwendung der Vereinfachungsregel (für Deutschland gem. R 44 Abs. 2 EstR). Kalenderjahr/Halbjährlich (01.01/01.07) Dies bedeutet, dass der Beginn der Abschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung auf den Kalenderjahresbeginn gesetzt wird, wenn das Anlagegut in der ersten Hälfte des Kalenderjahres angeschafft wurde. Wurde das Anlagegut in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres angeschafft, dann bewirkt die Vereinfachungsregel, dass der Abschreibungsbeginn auf die Mitte des Kalenderjahres gesetzt wird. Kalenderjahr/Jährlich (01.01) Der Beginn der Abschreibung wird im Jahr der Anschaffung auf den Kalenderjahresbeginn gesetzt. Geschäftsjahr Beginn/Jährlich Der Beginn der Abschreibung wird im Jahr der Anschaffung auf das Datum Beginn Geschäftsjahr gesetzt. Der aktivierte Vorschlagswert wird pro Anlage für alle aktiven Bewertungskreise vorgeschlagen. Es ist sich demzufolge zu überlegen, was individuell effizienter ist: für eine neu zu eröffnende Anlage dieses Kennzeichnen für alle Bewertungskreise als „Vereinfachungsregel aktiv“ vorgeschlagen zu erhalten, oder umgekehrt, dass dieses Kennzeichen jeweils beim Anlegen einer neuen Anlage in den erforderlichen Bewertungskreisen gesetzt wird.
Erinnerungswert	Der hier erfasste Default Wert (meistens 1.00) wird beim Eröffnen einer neuen Anlage im Anlagenstamm in alle aktiven Bewertungskreise übernommen. Der Erinnerungswert wird auch „Pro Memoria“-Wert genannt. Der aktivierte Vorschlagswert wird pro Anlage für alle aktiven Bewertungskreise vorgeschlagen. Es ist sich demzufolge zu überlegen, was individuell effizienter ist: für eine neu zu eröffnende Anlage den Erinnerungswert für alle Bewertungskreise vorgeschlagen zu erhalten, oder umgekehrt, dass der Erinnerungswert jeweils beim Anlegen einer neuen Anlage in den erforderlichen Bewertungskreisen erfasst wird.
Fibu wirksamer Bewertungskreis	Funktionalität für spätere Version vorgesehen.
Maximaler GWG-Höchstwert	Funktionalität für spätere Version vorgesehen. GWG = geringwertiges Wirtschaftsgut. Hier kann der Höchstbetrag der Anlage bestimmt werden. Dieses Kennzeichen bewirkt die Anwendung der Bewertungsfreiheit (für Deutschland gem. § 6 Abs. 2 EstG). Dies bedeutet, dass die Anschaffungs- und Herstellungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter im Jahre der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden.
Durchlaufkonto Anlagenbestandes-buchungen	Dieses Durchlaufkonto kommt beim Anlagenbestand buchen (Abgänge, Umbuchungen) zur Anwendung. Bei Vorgängen mit mehr als einer Buchung, erhalten alle anfallenden Buchungen als Gegenkonto das hier angegeben Durchlaufkonto. Alle Buchungen zusammen ergeben dementsprechenden einen ausgleichenden Soll- und Haben-Umsatz und damit den Saldo Null. Empfehlung: Separates Bilanz-Aktivkonto in der Kontogruppe ‚Anlagenbestandeskonten’ anlegen, das ausschliesslich zu diesem Zweck verwendet wird. ACHTUNG: Dieses Konto darf nicht als Anlagenkonto deklariert werden. Vgl. Kontenplan: Durchlaufkonto Anlagenbestandesbuchungen
Anlagennummer automatisch vergeben (numerisch)	þ Die Anlagennummer wir bei neuen Anlagen automatisch gebildet (numerisch aufsteigend, höchste vorhandene Anlangennummer + 1). Die vorgeschlagene Nummer lässt sich übertippen.
Kreditoren-Gutschriften als negativen Zugang verbuchen	þ Kreditoren-Gutschriften werden als negativer Zugang verbucht. ¨ Kreditoren-Gutschriften werden als Abgang verbucht.
Maximal degressiver Abschreibungssatz	Maximaler Prozentsatz welcher bei der Erfassung einer Abschreibungsart bei Abschreibungstyp 3 verglichen wird. Der degressive Satz darf nicht höher sein, als hier erfasst. Für Deutschland gültig seit 1.1.2001 maximal 20%. Für die Schweiz wird empfohlen 100% zu erfassen.
Überleitungsfaktor linear degressiv	In Deutschland gesetzlich vorgeschriebener Faktor, welcher für die Vergleichsrechnung des Abschreibungstypen 3 benötigt wird. Für Deutschland gültig seit 1.1.2001 Faktor 2. Für die Schweiz, falls Abschreibungstyp 3 verwendet wird, empfehlen wird den Faktor 100 zu erfassen.
Beispiel Maximal degressiver Abschreibungssatz und Überleitungsfaktor
Bewertungskreise aktivieren	In der Anlagenbuchhaltung besteht die Möglichkeit vier unterschiedliche Bewertungskreise zu unterhalten. Fiskalisch für steuerliche Bewertungen (kann und darf für andere Bewertungen angewendet werden, siehe individuell) Bilanziell ist fix mit der Fibu aktiviert Kalkulatorisch ist fix durch Aktivierung der Kostenrechnung eingeschaltet Individuell: für individuelle Bewertungen (IAS, US-GAAP, etc.) Für die Anlagenbuchhaltung können der individuelle und/oder der fiskalische (frei definierbare Buchungskreise) Bewertungskreis(e) nachträglich aktivieren. Hinweis: Sollte ein Bewertungskreis ausgegraut sein, aber ohne ein Hacken und Sie möchten diesen aktivieren, so kontaktieren Sie bitte Ihren Infoniqa ONE 200 Projekt-Leiter.
Bemessungsgrundlage	Die Bemessungsgrundlage ist die Basis für die Abschreibungsberechnung. In der Infoniqa ONE 200 Anlagenbuchhaltung kennen wir zwei Möglichkeiten: I0 Anschaffungs- und Herstellkosten oder I0-Ln Anschaffungs- und Herstellkosten minus Liquidationserlös Anschaffungswert 125000.00 (I0) ./. Liquidationswert in 5 Jahren 25000.00 (L5) Bemessungsgrundlage 100000.00 (I0-L5) In die Berechnung der Bemessungsgrundlage folgende Grössen einbeziehen:
Bemessungsgrundlage	Liquidationserlös (Abschreibungstyp 1-6) Ein gesetzter Flag bedeutet, dass von den Anschaffungs- und Herstellungskosten der Liquidationserlös abgezogen wird (übliche Berechnung). Der Liquidationserlös wird im Anlagenstamm pro Bewertungskreis individuell erfasst (Anlagenstamm bilanziell). Als Beispiel bei linearer Abschreibung auf 5 Jahre, einer Anschaffung von 125'000 und einem geschätzten Liquidationswert von 25’000 wird bei gesetztem Flag wie folgt berechnet: und ohne Flag wie folgt:
Bemessungsgrundlage	Ausserplanmässige Abschreibung (Abschreibungstyp 1-4) Hier geht es um die Frage, wie nach einer ausserplanmässigen Abschreibung weiter abgeschrieben werden soll, bzw. ob die ausserplanmässige Abschreibung für den Restbuchwert von Bedeutung ist. Beispiel: Anschaffungswert 10’000.00 Jahresabschreibung linear 4 Jahre/degressiv 25% 2’500.00 Ausserplanmässige im 1. Geschäftsjahr 2’000.00 Auf die Infoniqa ONE 200 Abschreibungstypen hat der gesetzte Ausserplanmässige-Abschreibungs-Flag (=default) folgenden Einfluss: Auf die Infoniqa ONE 200 Abschreibungstypen hat der nicht gesetzte Ausserplanmässige-Abschreibungs-Flag folgenden Einfluss:
Rundung Vor-/ Nachkomma-Stellen	Abschreibungen berechnen Funktionalität für spätere Version vorgesehen Kalkulatorische Zinsen berechnen Die Berechnung und Verbuchung der kalkulatorischen Zinsen kann unterschiedlich gerundet werden. Die möglichen Rundungen sind: 1.00 0.10 0.01
Unteranlagen aktivieren	Das Führen von Unteranlagen wird aktiviert. Unteranlagen sind eigenständige Anlagen mit allen Attributen wie bei einer Hauptanlage. Unteranlagen können daher von der Hauptanlage oder einer übergeordneten Unteranlage völlig autonom geführt und abgeschrieben werden. Eine Unteranlage ist durch eine Unternummer ungleich 0 erkennbar. Alle Anlagen mit Unternummer 0 sind Hauptanlagen. (siehe auch Anlagenstamm allgemeine Informationen
Unternummer mutieren	Bei aktiviertem Schalter können die Unternummern beim Buchen und im Anlagenstamm vom Benutzer geändert werden. Andernfalls werden die Unternummern vom Programm fortlaufend vergeben.
Plausibilitäten Buchungen	Gibt an, ob im Abschreibungslauf per gewähltem Stichtag die Kontierungsregeln plausibilisiert werden sollen. [X] Gesperrte Konten Die Gültigkeit-/Sperr-Datum im jeweiligen Kontenstamm werden geprüft. [X] KA-KST/KTR-Verbindungen Die Kontierungsregeln Kostenarten-KST/KTR-Verbindungen werden geprüft.
Kontierung	[X] Sekundärkostenarten für Abgrenzungskontierung in Kontierungsgruppen zulassen Gibt an, ob in den Kontierungsgruppen im Register Kalkulatorisch in den jeweiligen Kostenartenauswahlfeldern neben den Primärkostenarten auch Sekundärkostenarten ausgewählt und damit zur Bebuchung für Abgrenzungen zugelassen sein sollen. ACHTUNG: Falls dieser Schalter später wieder ausgeschaltet wird, erfolgt keine Prüfung, ob in Kontierungsgruppen schon Sekundärkostenarten erfasst wurden. Sie werden dort einfach nicht mehr angezeigt aber trotzdem bebucht.
Buchungsmodus	[X] Gesamtbetrag auf die Abgrenzungskostenstelle buchen Damit wird eine zusätzliche Kore-Buchung mit folgenden Werten erstellt: Kostenart = Abgrenzungskostenart (der Kontierungsgruppe) Belastete Kostenstelle = Abgrenzungskostenstelle (der Kontierungsgruppe) Entlastete Kostenstelle = KST Sachliche Abgrenzung der Anlagenbuchhaltung (siehe Feld im Bereich „Kalkulatorische Zinsen“ weiter unten. Betrag = Fibu-Abschreibungsbetrag. Eine allfällige Sekundärkosten- oder Sekundärerlösbuchung wird erstellt.
Kalkulatorische Zinsen	Kontierung Kostenart aus Kontierung Kostenstelle aus Gibt an, woher die Kontierung beim Verbuchen der Kalkulatorischen Zinsen vom Programm zu entnehmen sind. KST Sachliche Abgrenzung Gibt an, ob für Abgrenzungen der kalkulatorischen Abgrenzungswerte, die hier angegeben Kostenstelle verwendet werden soll. Wird keine KST angegeben, wird die Abgrenzungskostenstelle der Kostenrechnung verwendet (siehe Einstellungen, Register Kostenrechnung) (=Default). Wird eine KST angegeben, wird die hier angegeben verwendet.
Vorschlag Abschreibung ab	Pro Bewertungskreis kann ein Abschreibungsdatum ausfolgender Auswahl gewählt werden. Dieses Datum lässt sich im Abschreibungslauf bei Bedarf ändern. Beginn Geschäftsjahr Beginn Kalenderjahr.

Register Anlagenbuchhaltung 2/2

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen, Register Anlagenbuchhaltung 2/2

Die in diesem Register aufgeführten Punkte haben folgende Bedeutung:

Einstellungen, Anlagenbuchhaltung 2/n Feldbezeichnung	Bedeutung
Vorschlag Buchungstext	Für die Buchungen der Erstmaligen Anlageneröffnung (Einbuchen), die Abschreibungen (Abschreibungslauf), Ausserplanmässige Abschreibung, Abgänge, Umbuchungen und der kalkulatorischen Zinsen können die Buchungstexte wahlweise zusammengestellt werden. Mit der Schaltfläche [ >] können die verfügbaren Möglichkeiten übernommen werden. Unabhängig von der Auswahl können auch gewünschte Text-Ergänzungen eingegeben werden. Folgende Wert-Eingaben werden für einen transparenten Buchungstext empfohlen:
Planmässige Abschreibung	PlAfa: <Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer>: <Abschreibungsarten-Buchungstext, 60>
Planmässige Abschreibung kum.	KumPlAfa:<Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Ausserplanmässige Abschreibung	AplAfa: <Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Ausserplanmässige Abschreibung kum.	KumPlAfa:<Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Vollabgang	Vollabgang: <Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Teilabgang	Teilabgang <Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Einbuchen Beschaffungswerte	Eröffnung AHK: <Anlagennummer>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Einbuchen hist. Abschreibungen	Eröffnung kum.Afa: <Anlagennummer>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Gewinn	Buchgewinn: <Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Verlust	Buchverlust: <Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Liquidationserlös	LiqErlös: <Anlagennummer, 15>-<Anlagenunternummer> - <Anlagenbezeichnung>
Umbuchen	Umb: <Quell-Anlagennummer, 15>-<Quell-Anlagenunternummer> a/<Ziel-Anlagennummer>-<Ziel-Anlagenunternummer>
Restwertumbuchung	Rw-Umb: <Quell-Anlagennummer, 15>-<Quell-Anlagenunternummer> a/<Ziel-Anlagennummer>-<Ziel-Anlagenunternummer>

Register Kostenrechnung

Infoniqa ONE 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Kostenrechnung

Die in diesem Register aufgeführten Punkte haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Kostenrechnung Feldbezeichnung	Bedeutung
Belegnummer für KORE-Buchung	Belegnummernzähler Zähler wird bei aktiviertem Schalter „Belegnummer automatisch erhöhen vom Programm inkrementiert. Er kann hier jedoch jederzeit vom Benutzer angepasst werden.
Anzahl anzuzeigende Buchungen	Default Wert für die Anzeige der Buchungen in den Grids der Betriebliche Kostenbuchung, Betriebliche Leistungsbuchungen, Betriebliche Leistungserfassung. Dieser Wert kann jedoch in den Optionen dieser Programme übersteuert werden.
Belegnummer automatische erhöhen	R Belegnummernzähler wird automatisch verwaltet ¨ Belegnummernzähler wird nicht automatisch verwaltet Die Belegnummerierung der Programme Manuelle Verrechnungen sind davon betroffen.
Buchen erlaubt von/bis	Die bebuchbare Periode der Kostenrechnung. Der verantwortliche Kostenrechner wird die Buchungserlaubnis vor allem in Zusammenhang mit Periode abschliessen benutzen, indem er eine abgeschlossene und abgerechnete Periode zum Buchen sperrt.
Hilfskostenstelle sachliche Abgrenzungen	Siehe Kapitel Einführung: Sachliche Abgrenzungen
Buchungsmethode Sekundärkosten-/erlös	Für den Bereich der betrieblichen Buchungen (Manuelle Verrechnungen) stehen drei Varianten für die Handhabung der Kostenarten beim Buchen zur Verfügung: Auf einer Sekundärkostenart verbuchen Sekundärerlösverbuchung mit autom. Sekundärkostenverbuchung Die Kostenart der Entlastung wird vom Benutzer kontiert. Die Kostenart der Belastung wird vom Programm automatisch aufgrund der Einträge in der Tabelle Buchungsmethode ermittelt. Sekundärkostenbuchung mit autom. Sekundärerlösverbuchung Die Kostenart der Belastung wird vom Benutzer kontiert. Die Kostenart der Entlastung wird vom Programm automatisch aufgrund der Einträge in der Tabelle Buchungsmethode ermittelt.
Plausibilitäten Projekte Buchungen	R Buchungen Für die Bebuchung der Dimension Projekte sind zwingend Kontierungsregeln (Verbindungen) erforderlich. Nur Projekte mit Verbindungen zu den kontierten Kostenarten -> KST/KTR können bei einer Buchung bebucht werden. ¨ Buchungen Die Bebuchung der Dimension Projekt kann ohne Kontierungsregeln erfolgen. Jedes Projekt aus dem Projektplan kann bei einer beliebigen Buchung bebucht werden.
Plausibilitäten Projekte Datum bis	R Datum bis Beim Buchen stehen nur Projekte mit Übereinstimmung des Gültigkeitsbereichs aus dem Projektplan und dem Datum der Buchung zur Verfügung. ¨ Datum bis Beim Buchen stehen alle Projekte aus dem Projektplan zur Verfügung.
Plausibilitäten Projekte Projektbuchungen ohne Stammdaten	R Projekt ohne Stammdaten Es werden gar keine Plausibilisierungen durchgeführt. Im Feld Projekte kann eine Kontierung eingegeben werden oder nicht. Dies wird vor allem für Schnittstellen benötigt, wo eine Auftragsabrechnung in der Kostenrechnung geführt werden soll. Somit wird das Buchungsverfahren wesentlich vereinfacht, da die Schnittstelle sich nicht um Stammdaten kümmern muss.
Ersatz-Projekt	In den Kreditoren und Debitoren-hilfsbüchern werden vom Programm anlässlich einer Zahlung automatische Differenzrückbuchungen aufgrund der ursprünglichen Kontierung des ausgezifferten Beleges verbucht. In Fällen wo die Zahlung erst nach dem Abschluss eines Projektes erfolgt, kann das Projekt u.U. nicht mehr bebucht werden und das hier eingetragene Ersatz-Projekt kommt zur Anwendung. Dasselbe Vorgehen kommt bei der automatischen Verbuchung der Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung zur Anwendung.
Buchungstext Umlage	Buchungstext für Umlagebuchungen anlässlich der Automatische Verrechnungen/Umlagen aus einem Umlagestamm.
Buchungstext Verrechnung	Buchungstext für Verrechnungsbuchungen anlässlich der Automatische Verrechnungen/Umlagen aus einem Verrechnungsstamm.
Budgetumlage	R Budgetumlage erfolgt für alle Kostenblöcke Die Budgetwerte werden bei Umlagen anlässlich der Automatische Verrechnungen/Umlagen für alle Leistende Kostenblöcke mit der identischen ermittelten Schlüsselung der Ist-Kostenumlage umgelegt. R Budgetumlage erfolgt nur für markierte Kostenblöcke Die Budgetwerte werden bei Umlagen anlässlich der Automatische Verrechnungen/Umlagen nur für entsprechend markierte Leistende Kostenblöcke (siehe dort Schalterstellung „Budget umlegen“) mit der identischen ermittelten Schlüsselung der Ist-Kostenumlage umgelegt.
Feldfocus Primärkostenverteilung	Legt fest, auf welches Feld im Kostendialog der Focus gesetzt wird. Durch Einstellung des am häufigsten verwendeten Feldes kann damit der Ablauf im Kostendialog vereinfacht werden. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung, Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung

Hinweis: Bei aktivierter Kostenrechnung ist es für die Anlagenbuchhaltung wichtig, dass die Hilfskostenstelle sachliche Abgrenzung erfasst ist. Es ist empfehlenswert, dies vor der ersten erfolgswirksamen anlagenspezifischen Buchung zu prüfen.

Register Bonität

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, [Einstellungen]
Dieses Register ist nur sichtbar, wenn die Lizenzoption Bonitätsmanagement aktiv ist. Infoniqa ONE 200 ist mit dem Bisnode Portal verbunden

Einstellungen/ Bonität Feldbezeichnung	Bedeutung
Benutzername	Benutzername für das Bisnode Portal
Passwort	Passwort für das Bisnode Portal

Register Finanz/Auftrag

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, [Einstellungen]

Mit diesem Register lassen sich Nummern-Bereiche für Adress-, Debitoren(Kunden)- und Kreditoren(Lieferanten)-Nummern sperren.

Bei automatischer Nummerierung wird der gesperrte Bereich übersprungen und die nächste freigegebene Nummer verwendet.

Hinweis: Die Sperre gilt nur für die Bearbeitung im Programm, nicht jedoch für Zugriffe über Schnittstellen (API).

Einstellungen/ Finanz/Auftrag Feldbezeichnung	Bedeutung
þ	Die Sperre gilt für den Nummernbereich.
¨	Die Sperre für den Nummernbereich ist ausgeschaltet
Von und bis	Nummer-Bereich, der gesperrt ist, sofern þ davor eingeschaltet ist.

Hier sind z.B. die Nummern 0 bis 9999 für Kreditoren/Lieferanten gesperrt.
Für Debitoren/Kunden ist eine Sperre der Nummern 1000 bis 1999 vorbereitet, aber nicht aktiv:

Register Digitale Briefmarken

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, [Einstellungen]

Die in diesem Register aufgeführten Punkte haben folgende Bedeutung:

Einstellungen/ Digitale Briefmarken Feldbezeichnung	Bedeutung
Aktivierung
Digitale Briefmarken aktivieren	þ Muss aktiviert sein, damit mit digitalen Briefmarken gearbeitet werden kann.
Zugriffsdaten
Benutzername Passwort Kundenidentifikation	Siehe Digitale Briefmarken - Voraussetzungen
URL Webservice	Hier muss folgende URL eingetragen werden, damit der Webstamp-Webservice der Schweizerischen Post aufgerufen werden kann. https://ws.sso.post.ch/business/xml_v3/user/
Allgemein
Briefmarken nur bei genügendem Vorrat drucken	þ Die Briefmarken werden nur gedruckt, wenn auch tatsächlich genügend Briefmarken vorhanden sind. Diese Entscheidung erfolgt zum Zeitpunkt der Datenaufbereitung und soll verhindern, dass wenn nicht genügend Briefmarken vorhanden sind, auch keine gedruckt werden.
Warnung ab bestimmter Anzahl verfügbarer Briefmarken	þ Sobald eine bestimmte Anzahl verfügbarer Briefmarken unterschritten wird, wird eine Warnmeldung ausgegeben, damit weitere Briefmarken heruntergeladen werden können.
Maximale Briefmarken Downloads	þ Wenn beim Herunterladen die Anzahl herunterzuladende Briefmarken grösser ist als die hier bestimmbare Anzahl, wird das Herunterladen verhindert.
Zusatzleistungen und Zuschläge beim Herunterladen anzeigen	þ Bei der Produktauswahl beim Herunterladen stehen Produkte mit Zusatzleistungen bzw. Zuschlägen zur Verfügung. z.B. Produkte mit Zuschlag proClima oder proJuventute
Briefmarken nur beim Betätigen folgender Schaltflächen drucken	þ PDF Die Briefmarken werden im PDF-Dokument angezeigt. þ Outlook Die Briefmarken werden im PDF-Dokument angezeigt, das als E-Mail-Anhang versendet werden kann. þ Vorschau Die Briefmarken werden in der Berichtsvorschau angezeigt. þ Drucken Die Briefmarken werden beim Drucken ausgegeben.

Sprache

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen (unten im Fenster), Register Sprache

Einstellungen Sprache/
Feldbezeichnung

Bedeutung

Anwendungssprache

Die Anwendung (Fenster, Dialoge) wird in der hier gewählten Sprache ausgeführt.

Nach Änderung dieser Sprache wird die Anwendung nach einer Kontrollfrage neu gestartet.

Report/Datensprache

Berichte (Reports) und sprachabhängige Auswahlfelder werden in der hier gewählten Sprache ausgegeben. (z.B. für Steuercodes, Zahlungskonditionen usw.)

Hinweis: Sprachen Personenkonten-abhängiger Berichte
Berichte, die an Adressaten von Personenkonten gerichtet sind (z.B. Mahnbrief, Vergütungsaufträge, etc.) werden in der Sprache des Personenkontos (Debitorenstamm, Kreditorenstamm etc.) ausgegeben.

Hinweis: Gewisse Texte (z.B. Schaltflächen in Kontrollfragen) werden in in der definierten Anwendersprache der lokalen Station angezeigt. Diese Einstellung ist im Windows unter "Ländereinstellungen" auf die korrekte Bedienersprache zu setzen.

Einstellungen 1/3

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen (unten im Fenster), Register Einstellungen 1 / n

Die hier aufgeführten Punkte, sind eher technischer Natur und haben folgende Bedeutung:

Einstellungen 1/3

Einstellungen 1 / n, Feldbezeichnung	Bedeutung
Einstellungen
Feldwechsel mit Eingabetaste aktivieren	Die Navigation von Eingabefeld zu Eingabefeld ist im Windows-Standard mit der Tabulator-Taste definiert. Der aktivierte Schalter ermöglicht das Navigieren mit der Eingabetaste oder mit der Tabulatortaste.
Fenstereinstellungen beibehalten	Beim Schliessen des Fensters wird die Grösse gespeichert, beim nächsten Öffnen wird das Fenster wieder in dieser Grösse angezeigt.
Registry Einträge aus Datenbank verwenden	Die früher ausschliesslich in der Registry des Clients abgelegten Einträge werden in der Datenbank abgelegt und von dort verwendet. Dadurch können Registry-Einträge eines Benutzers auf einem anderen Client verwendet werden.
Letztes Geschäftsjahr verwenden	þ Beim nächsten Start der Anwendung (z.B. Finanz) wird derselbe Mandant und dasselbe Geschäftsjahr geöffnet, auf dem die Anwendung beendet wurde. Beim Mandantenwechsel bleibt er im gleichen Geschäftsjahr. ¨ Beim nächsten Start der Anwendung (z.B. Finanz) wird derselbe Mandant geöffnet, auf dem die Anwendung beendet wurde. Als Geschäftsjahr wird dasjenige geöffnet, in dem das aktuelle Datum liegt. Besteht noch kein solches, wird das letzte bestehende GJ. geöffnet.
Mauszeiger ändern, wenn Aktion möglich	þ Der Mauszeiger verändert sich auf "Hand", wenn er auf einem Feld oder Button steht, wo eine Aktion möglich ist (Aktivieren, Klicken, aus Combobox auswählen usw., nicht jedoch, wenn nur Eintippen von Daten möglich ist).
Abfrage, ob die Applikation wirklich beendet werden soll	þ Beim Schliessen der Anwendung folgt eine Kontrollfrage. Falls dort gewählt wird "Diese Meldung nicht mehr anzeigen", kann die Kontrollfrage hier wieder eingeschaltet werden.
Nicht lizenzierte Menüpunkte anzeigen	þ Bei Hilfe/Lizenzoptionen werden auch die nicht lizenzierten Menüpunkte angezeigt (unter "nicht lizenziert"). ¨ Bei Hilfe/Lizenzoptionen werden sind nur die lizenzierten Menüpunkte sichtbar.
Kurzes Datumformat verwenden	þ Bei Datumseingaben wird das kurze Datumformat mit 2-stelliger Jahreszahl verwendet, z.B. Eingabe 010309 ergibt 01.03.2009. Bei Jahresangaben < 40 wird das Jahrhundert 19… angenommen, bei Jahresangaben >= 40 wird das Jahrhundert 20… angenommen
Adressmanagement verwenden	þ Auf den Adressen (Nur im Adressstamm) kann ein Gültigkeitsbereich von/bis Datum erfasst werden. Damit sind auf der Zeitachse verschiedene Adressen mit derselben Adressnummer möglich. Dort, wo die Adresse verwendet wird (Belege, Auswertungen usw.) wird immer die Adressen angezeigt, die am Systemdatum gültig ist. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung, Adressmanagement ¨ Die Adressen haben keine zeitliche Gültigkeitsbeschränkung.
Automatisches Schliessen beim Speichern	þ Bei [Speichern] werden Einstellungs- und einige andere Fenster automatisch geschlossen. ¨ Fensters werden erst mit [Schliessen] geschlossen. Gilt für den laufenden Benutzer und die laufende Anwendung.
Mandantenselektion beim Start anzeigen	þ Beim Anwendungsstart wird immer die Mandanten-Auswahl geöffnet. ¨ Beim Anwendungsstart wird der vom Benutzer zuletzt verwendete Mandant gestartet.
Geschäftsjahrselektion beim Start anzeigen	þ Beim Anwendungsstart wird immer die Geschäftsjahr-Auswahl geöffnet. ¨ Beim Anwendungsstart wird das Geschäftsjahr gemäss Einstellung "Letztes GJ verwenden" geöffnet.
Adressduplikate überprüfen	þ Beim Erfassen einer neuen Adresse wird diese auf Duplikate überprüft. Mit können die Adressfelder definiert werden welche zur Überprüfung verwendet werden. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung, Adress-Duplikate prüfen.
Verzeichnis Daten-Austausch	In dieses Verzeichnis werden DTA- und ähnliche Dateien erstellt. Hinweis: Diese Angabe gilt für alle Benutzer auf diesem PC. Sie wird in die Windows-Registry geschrieben (HKEY_CURRENT_USER).
Auswertungen:
Schachtwahl verwenden	þ in Reports mit programmierter Schachtwahl wird diese verwendet o Die in Reports programmierte Schachtwahl wird ignoriert.
Meldung "Keine Berichtsdaten gefunden" unterdrücken	o Enthält eine Auswertung keine Daten, erfolgt eine entsprechende Meldung. (Empfohlene Einstellung im Normalfall.) þ Enthält eine Auswertung keine Daten, erfolgt gar keine Ausgabe. Kann bei verketteten Reports sinnvoll sein.
Laufzeit bei Reports anzeigen	þ Im Kopf von Vorschau-Fenstern erscheint die Laufzeit
Aufbereitungsdialog (schreibende Hand) anzeigen	þ Während der Report-Aufbereitung wird ein Fenster "Daten für Werden aufbereitet" angezeigt. o Während der Report-Aufbereitung erscheint nur die Sanduhr.
Druckerauswahl und Anzahl Kopien anzeigen	þ Beim Drucken von Reports erscheint ein Fenster zur Wahl des Druckers, des Druckbereichs und der Anzahl Kopien. o Beim Drucken von Reports wird stillschweigend 1 Exemplar auf den eingestellten Drucker ausgegeben.
Excel-Icon	Auf dem Auswertungsdialog wird die Excel-Schaltfläche aktiv und die Ausgabe der Auswertung wird direkt in eine Excel-Datei umgeleitet.
Mail-Icon	þ Auf dem Report-Dialog wird die Mail-Schaltfläche aktiv, mit welcher die Ausgabe der Auswertung direkt in ein Mail umgeleitet werden kann.
PDF-Icon	þ Auf dem Report-Dialog wird die PDF-Schaltfläche aktiv, mit welcher die Ausgabe der Auswertung direkt in eine PDF-Datei umgeleitet werden kann. Der Pfad für die Speicherung ist unter "PDF-Export-Verzeichnis" eingestellt
Schliessen - Icon	þ Auf dem Report-Dialog wird die Schaltfläche aktiv, mit welcher festgelegt wird, ob der Report-Dialog stehen bleibt oder geschlossen wird. o Der Report-Dialog wird immer geschlossen.
Zebralook für Reports aktivieren	þ Auf vielen Reports wird eine Art Zebra-Markierung verwendet. Auf den Selektions-Fenstern für diese Reports kann die Zebra-Markierung mit dem Icon für jede Reportausgabe ein- oder ausgeschaltet werden.
Zebrafarbe	Hinterlegte Zebra-Farbe, falls "Zebralook für Reports aktivieren" eingeschaltet ist.
Email-Vorschlag für Report-Versand	Email-Vorschlag für Report-Versand
Reports auf Client aufbereiten	Der Bericht wird auf dem Client aufbereitet
Reports im Vordergrund anzeigen	Der Bericht wird als aktives Fenster im Vordergrund angezeigt

Einstellungen 2/3

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen (unten im Fenster), Register Einstellungen 2 / n

Hinweise zu Pfad-Einstellungen

Hinweis: In Pfad-Angaben sind auch die üblichen Variablen möglich wie z.B.
%HOMESHARE%, {USER_APPDATA} usw.

Vgl. Kapitel Variablen in Pfad-Angaben

Einstellungen 1/3

Einstellungen 2/n, Feldbezeichnung	Bedeutung
Verzeichnis individuelle Reports (nur mit Administratorenrecht veränderbar)	In diesem Verzeichnis wird nach individuellen Berichten gesucht Die Reportnamen und dessen Lokationen (Verzeichnis) werden bei der Infoniqa ONE 200/Client-Installation in der Windows-Registrierung registriert. Das Installationsprogramm installiert die Berichte default ins lokale Infoniqa ONE 200 Installations-Verzeichnis, Unterdirectory Reports, z.B: C:\Programme\Sage\ISage 200\Reports Die hier eingetragene Lokation (URL, Verzeichnis) hat bei der Reportanwahl aus Infoniqa ONE 200 Finanz Priorität. Der erstgefundene Report wird gestartet. Der Ablauf des Programms zum Aufsuchen von Berichten ist folgender: Verzeichnis individuelle Reports Registrierte Verzeichnisse Hinweis: Angabe einer inexistenten Lokation Falls Sie hier eine inexistente Lokation angeben, kann es beim Aufstarten eines Berichtes zu sehr langen Wartezeiten führen. Das Programm wird Ihr gesamtes Netzwerk nach dem angegebenen Pfad absuchen, bevor es auf das registrierte Verzeichnis zugreift. Sorgen Sie deshalb dafür, dass hier immer ein gültiges Verzeichnis eingetragen ist. Wenn sie nicht mit individuellen Berichten arbeiten, tragen Sie hier deshalb immer das bei der Installation angegebene Standard-Verzeichnis ein (z.B. C:\Programme\Sage\Sage 200\Reports)
Verzeichnis für Hilfedateien (nur mit Administratorenrecht veränderbar)	Über den Menüpunkt Hilfe kann die Online-Hilfe aufgerufen werden. Infoniqa ONE 200 Admin sucht im hier angegebenen Verzeichnis die Hilfedateien.
HTML Text Einstellungen
Externer HTML Editor	Programm zum Editieren von HTML-Dokumenten
Standard Internet Browser	Definition des Internet Browsers
Web Bilder
PDF-Export-Verzeichnis (nur mit Administratorenrecht veränderbar)	Hier werden Auswertungen abgelegt, die als PDF-Datei gespeichert werden.
Excel Export-Verzeichnis (nur mit Administratorenrecht veränderbar)	Hier werden Excel-Export-Dateien abgelegt, die mit exportiert werden. Leer: {COMMON APPDATA}\Excel Export\{DATABASE}_{MANDANT}.xls {COMMON APPDATA} entspricht C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Simultan Vgl. auch Variablen in Pfad-Angaben. Hinweis: Der Vorschlag für den Excel-Export-Dateinamen wird mit den Variablen Datenbankname ({DATABASE}) und Mandant ({MANDANT}) erweitert. Der Dateinamen kann aber jederzeit überschrieben werden.
Email-Vorschlag für Supportinformationen	E-Mail-Adress-Vorschlag, wenn durch Klick auf das Feld "Infoniqa ONE 200 ...." in der Statuszeile ein Mail ausgelöst wird.
Telefax-Einstellungen Empfänger Betreffzeilen	Für den elektronischen Versand von Mahnungen. Siehe Handbuch Debitorenbuchhaltung, Archivieren und elektronischer Versand.
Eingabe in Comboboxen	Wenn aktiviert so wird mittels Enter der Inhalt der Combobox aktualisiert
Hardwaregrafik-beschleuniger	Der Hardwaregrafikbeschleuniger kann aktiviert werden
Tabellen
Initial Zoom	Grösse der Tabelle beim Start
Kolonnenbreiten und verschobene Spalten speichern	Wenn aktiviert so wird die aktuelle Kolonnenbreite und die Reihenfolge der Spalte beim Schliessen des Fensters gespeichert und beim erneuten Öffnen wieder so angezeigt.
Zeilenhöhe veränderbar	Die Zeilenhöhe geändert werden
Zeilenhöhe	Die Zeilenhöhe wird beim Schliessen des Fensters gespeichert

Einstellungen 3/3

Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen (unten im Fenster), Register Einstellungen 3 / n

Einstellungen 1/3

Einstellungen 3/n, Feldbezeichnung	Bedeutung
Servicepacks
Shared Verzeichnis	Das Verzeichnis, wo allfällige Servicepacks gespeichert sind.
Shared Verzeichnis\URL für Client-Updates	Das Verzeichnis, wo allfällige Servicepacks gespeichert sind.
URL für Major Client-Installer	URL
Config Datei Shared Verzeichnis	Verzeichnis wo die Config-Datei gespeichert ist
Wissensdatenbank
	Bestimmt, für wen die Daten der Wissensdatenbank zu speichern sind und setzt die Vorgaben für Einträge in der Wissensdatenbank. þ Datei nur für die aktuelle Applikation speichern þ Datei nur für den aktuellen Benutzer speichern þ Datei nur für den aktuellen Mandanten speichern þ Texte in der aktuellen Sprache speichern: Ein Eintrag eines Benützers in einer bestimmten Sprache ersetzt denselben Text eines Benutzers in einer anderen Sprache nicht. Wenn der Text jedoch nur in einer Sprache existiert, erscheint er in allen Sprachen und kann somit übersetzt werden. Mehrfachauswahl ist möglich Wenn keine der Optionen aktiv ist, ist der Vorschlag für neue Wissensdatenbank-Einträge: Für alle Applikationen, Benutzer, Mandanten und Sprachen.
Einstellungstabs
Einstellungstabs vertikal anzeigen	þ Alle Tabs in den Einstellungen links im Fenster, untereinander angezeigt. Hinweis: sehr praktisch! Dadurch wird das Einstellungsfenster weniger hoch, was bei einer groben Bildschirm-Auflösung praktisch ist. Hinweis: Von dieser und der vorangehenden Einstellung kann nur eine eingeschaltet sein. Eine Umstellung wird erst aktiv, wenn die Einstellungen das nächste Mal geöffnet wird.
Geografische Karten	Wahl der Internet-Adresse für die Anzeige graphischer Karten zu Adress-Angaben: map.search.ch www.mappy.com www.directories.ch tel.local.ch www.google.ch/maps www.vialmichelin.com Hinweis: Mappy.com ermöglicht auch die Anzeige internationaler Adressen. Für den Aufruf kann auf PLZ/Ort im Adress-, Debitoren- und Kreditorenstamm gedrückt werden. Gilt pro Benutzer
Anzahl anzuzeigende Adressen	Bei der Suche in den Adressstämmen werden maximal so viele Adressen angezeigt, wie hier angegeben ist. Damit kann verhindert werden, dass beim Suchen ohne sinnvolle Selektion die Netzbelastung und die Antwortzeiten zu lang werden. Default ist 100. Gilt pro Benutzer
Login Dialog
Option «Kennwort merken» sichtbar	Auf dem Login Dialog wird die Checkbox Kennwort merken angezeigt oder versteckt.
Datenbank-Dialog bei NT-Security anzeigen	Bei NT-Security kann der Datenbank-Dialog optional angezeigt werden, wenn die Datenbank gewechselt werden muss.
Ganzer Login-Dialog anzeigen	Es wird der ganze Login-Dialog mit der Auswahl der Datenbank angezeigt.

Berichtswesen über mehrere Mandanten

Allgemein

Mandantengruppen können in der Anwendung Infoniqa ONE 200 Admin bewirtschaftet werden.

Mandantengruppen bieten die Möglichkeit Strukturen mehrerer rechtlich selbständiger Unternehmen (Mandanten) innerhalb einer Gruppe abzubilden. Mandantengruppen stellen eine Entität dar, welche hierarchisch oberhalb des Mandanten liegt und darf nicht mit Submandanten verwechselt werden. Mandantengruppen stellen in ihrer jetzigen Implementation, welche nur den ersten Schritt darstellt, ein reines Auswertungsinstrument dar. Die Buchungserfassung erfolgt auf den einzelnen Mandanten. Es ist aber möglich, einen Schritt zurückzutreten, den Blickwinkel zu wechseln und über die Gesamtgruppe zu sehen.

Dieses Instrument ist aber nur unter Einhaltung ganz bestimmter Rahmenbedingungen möglich. Alle Mandanten müssen die gleiche Basiswährung haben, die Gruppe braucht einen streng harmonisierten Konto-, Kostenarten- und Kostenstellenstamm. Gleiche Konti in verschiedenen Mandanten müssen in gleicher Währung geführt werden. Der Taktgeber ist der Mastermandant. Seine Strukturen werden zur Verdichtung herangezogen. Mandantengruppen sind ein sehr nützliches Instrument, ihre Grenzen sind aber klar zu beachten.

Mandantengruppen erstellen

Nachdem zwei oder mehrere physisch identische Mandanten eröffnet (erteilen der Berechtigungen nicht vergessen) sind, muss der Menüpunkt Mandantengruppen erstellen aufgerufen werden. Für das System gibt es inskünftig nur noch Gruppen, keine Einzelmandanten mehr. Im einfachsten Fall besteht eine Gruppe aus nur einem Mandanten. Der Menüpunkt erstellt dies automatisch für Sie.

Rechnungsjahr und Ausgleichskonto zuweisen

Unter dem Menüpunkt Mandantengruppen zuordnen weisen Sie zuerst allen Mandanten das Rechnungsjahr zu, welches für die Betrachtung relevant ist. Auf dieser Ebene ordnen Sie ebenfalls das Ausgleichskonto zu. Momentan ist dies ohne Auswirkungen. In der nächsten Ausbaustufe sollen mandantenübergreifende Buchungen unterstützt werden. Die entsprechende Gegenbuchung pro Mandant wird über dieses Konto abgewickelt.

Master und Member definieren

Unter dem Menüpunkt Mandantengruppen zuordnen wählen Sie zuerst den Mastermandanten aus. Sie drücken anschliessend die Schaltfläche [Details]. Dort haben Sie nun die Möglichkeit, die Members der Gruppe zu erfassen. Ab jetzt steht ihre Mandantengruppe für weitere Verarbeitungen bereit.

Arbeitsablauf für das Einrichten von Mandantengruppen

Admin: Bearbeiten/Mandanten bearbeiten, [Neu] Mandanten eröffnen (Bsp. Master, Kind1, Kind2)
Hinweis: Erteilen der Berechtigungen nicht vergessen (Admin: Bearbeiten/Zugriffsberechtigungen).
Admin/Bearbeiten/Mandantengruppen erstellen
Admin/Bearbeiten/Mandantengruppen zuordnen
Zentraler Auswertungsmandant mit Doppelklick wählen
Details: Mitglieder-Mandanten zuordnen
Periode: Mittels Schaltfläche [Neu] oder [Ändern] Perioden zuordnen
Perioden müssen für eine erfolgreiche zentrale Auswertung zugeordnet werden.
Normalerweise werden dieselben Geschäftsjahre miteinander verbunden (zugeordnet). Es ist auch möglich mehrere Geschäftsjahre zusammenzuführen
Das Ausgleichskonto hat derzeit keine Funktion, muss jedoch zugeordnet werden. Wir empfehlen im zentralen Mandanten ein spezielles Konto dazu einzurichten.

Auswertungen über Mandantengruppen

Sobald die Mandantengruppen angelegt sind, werden Auswertungen aus dem Zentralen Mandanten die verdichteten Werte aller zugeordneten Mandanten enthalten. Folgende Berichte sind derzeit nach dieser Methode verfügbar:

Bilanz
ER
Saldoliste
Saldobilanz

Falls im Kundenprojekt weitere Auswertungen angepasst werden müssen:

Die verwendete „View“ um die Auswertung über die Mandantengruppen zu realisieren heisst tv_grsecyear

Direktaufruf von Worddokumenten

Mittels Kontextmenu (rechte Maustaste) kann ein MS-Word Dokument direkt aus Infoniqa ONE 200 Finanz aufgerufen werden. Dabei wird ein Datenset dem Dokument übergeben, welches für den Word-Seriendruck verwendet werden kann.

In den folgenden Funktionen kann der Direktaufruf vorgenommen werden:

Adressstamm (Im Grid)

Debitorenstamm (Im Grid)
Debitoren-Belege
Debitoren-Zahlungen (Im Grid)
Debitoren-Zahlungen – [Teilzahlung]
Debitoren-Zahlungen – [Vorauszahlung]

Für jede Funktion kann ein Sprachset von Vorlagen definiert werden. Ausser in den Stammdaten-Funktionen und im Kreditorenzahlen können auch Sprachabhängige Dokumentvorlagen erfasst werden.

Beispiel:
Gruppe: Debitoren-Teilzahlungen
Titel: Teilzahlungsdokument (D) Sprache: Deutsch (Schweiz)
Teilzahlungsdokument (F) Sprache: Französisch (Schweiz)
Teilzahlungsdokument (I) Sprache: Italienisch (Schweiz)
Abhängig von der Sprache des Debitors wird das entsprechende Dokument aufgerufen.

Dot-Vorlagen

Beim Installieren des Clients werden Demovorlagen als .dot-Files installiert:
Für deutschsprachige Installation defaultmässig in C:\Programme\Sage\Sage 200\Vorlagen\DES.

Die Dokumentverwaltung ist mandantenunabhängig, die Definition der Vorlagen ist somit in allen Mandaten sichtbar.

Für jede Gruppe können Vorlagen in diversen Sprachen erstellt werden. Es können mehrere verschiedene Gruppen definiert werden.

Daraus können auch eigene .dot-Vorlagen gebildet werden (vgl. Eigene Dot-Vorlage bilden).

Zuordnen einer Vorlage zu einer Funktion

In den oben genannten Fenstern von Infoniqa ONE 200 Finanz:
Rechts-Klick - Export - Dokumentverwaltung“ aufrufen.

Beispiel: Serienbrief mit Debitoren-Stammdaten:
Im Debitorenstamm, auf dem Grid: Rechts-Klick, Export – Dokumentverwaltung

Der Dialog "Dokumentenverwaltung" öffnet sich. Es ist wie folgt vorzugehen:
[Neu] drücken
Bezeichnung einsetzen (pro Bezeichnung ist je ein Dokument pro Sprache möglich)
Privat: Nur der angemeldete Benutzer kann die Dokumentvorlagen verwenden.
Öffentlich: Alle Benutzer können die Dokumentvorlagen verwenden.
ev. Autostart: R Das Dokument wird automatisch gestartet.
(Beim Aufruf aus dem Adress-, Debitoren- und Kreditorenstamm inaktiv)
Vorlage wählen
(Die vorgegebenen Vorlagen sind im Infoniqa ONE 200 Installationsdirectory\Vorlagen\DES)
Titel einsetzen (erscheint bei der Wahl dieses Dokumentes)
Der Titel wird abhängig von der Sprache des selektierten Debitors / Kreditors und dem Wert im Feld Sprache (siehe unten) angezeigt.

Bemerkungen bei Bedarf
Sprache. Es wird der Sprachcode aus dem Debi/Kreditorenstamm verwendet.
(Beim Aufruf aus dem Adress-, Debitoren- und Kreditorenstamm inaktiv)
[Speichern]

Dokument/Serienbrief mit Daten erstellen

Beispiel: Serienbrief mit Debitoren-Stammdaten:
Im Debitorenstamm, auf dem Grid:
Die Debitoren, für die ein Brief zu bilden ist, markieren.

Markierung mehrere Zeilen (ist nur bei den Stammdaten möglich):
Für eine lückenlose Folge: Den ersten (ganz links!) klicken, Shift-Taste halten, den letzten ganz links klicken.
Für mehrere (nicht lückenlos): Ctrl-Taste halten und die Zeilen klicken
Rechts-Klick auf einer markierten Zeile:
Export – Titel-des-oben-definierten-Dokumentes
Im Beispiel: Debitoren-Brief 1
Jetzt stehen Sie im MS Word, auf dem gewählten Dokument:

Die Seriendruckfelder sind mit den Daten der vorher selektierten Debitoren gefüllt.
Der Brief kann angepasst/erweitert werden.
Als Seriendruckfelder stehen weitere Felder aus der Vorlage zu Verfügung und können eingesetzt werden.
Mit den Symbolen

in der Seriendruck-Symbolleiste kann im Serienbrief geblättert werden.
Mit der Funktion

"Seriendruck in neues Dokument" oder "Seriendruck an Drucker" bzw. "Fertigstellen und zusammenführen (je nach Word-Version) wird der Serienbrief mit den Daten aus der Infoniqa ONE 200 Datenbank erstellt.
Das Word-Dokument (Serienbrief) bleibt als separates Fenster offen und kann als Word-Dokument gespeichert, ausgedruckt oder geschlossen werden.

Hinweis: Für ein Dokument mit neu aktualisierten/anderen Daten ist dieser Ablauf zu wiederholen.

Eigene Dot-Vorlage erstellen

Siehe Dokument/Serienbrief mit Daten erstellen, jedoch im Word nach der Anpassung:

Speichern unter

Dateityp .dot wählen
Zuerst Dateityp, dann den Pfad wählen!
Den gewünschten Pfad wählen. Die Vorlage kann irgendwo abgelegt werden.

Beim Zuordnen einer Vorlage zu einer Funktion kann diese Vorlage nun ebenfalls ausgewählt werden.

Eine schon gemachte Zuordnung lässt sich wie folgt auf die eigene Vorlage umstellen:

Auf dem entsprechenden Fenster: Rechts-Klick, Export – Dokumentverwaltung
Die anzupassende Zuordnung im Grid markieren.
Im Feld "Vorlage": Die eigene Vorlage (.dot-Datei) zuteilen
[Speichern]

Datenschutz (Zugriffsrechte)

Infoniqa ONE 200 ist ein sehr offenes System und voll in die Office-Welt eingebettet. Nebst all ihren Vorteilen bietet diese Offenheit aber auch neue Gefahren, welche in proprietären Systemen weniger gross waren. Security - sprich Datensicherheit - ist deshalb ein äusserst wichtiger Punkt in Infoniqa ONE 200. Die Security ist in verschiedene Schichten untergliedert. Es ist wichtig, ihr Zusammenspiel zu verstehen. Wichtig ist ebenfalls, dass Security zu handhaben bleibt und die System-Performance nicht überstrapaziert.

Generelle Security

Diese Security-Schicht bietet die unterste Ebene des Infoniqa ONE 200-Zugriffschutzes. Hier bedient sich Infoniqa ONE 200 grundsätzlich der Sicherheitsmechanismen von NT und SQL-Server. Infoniqa ONE 200 setzt hier das Konzept der Client impersonation ein. Das heisst, der SQL-Server weiss, wer mit ihm arbeitet; der Benutzer wird grundsätzlich mittels SQL-Server Managementstudio eröffnet. Diese Schicht muss den Schutz gegen Quereinstieg aus Drittapplikationen (Bsp. Excel, Access etc.) gewährleisten.

Die Infoniqa ONE 200-Datenbank kann man sich als geschützte Blase vorstellen, auf welche wohldefinierte Ein- und Ausgabeschnittstellen bestehen. Diese Schnittstellen auf tiefster Ebene heissen stored procedures. Einzelne Tabellen oder Views des Datenmodells sind für den Benutzer nicht sichtbar. Die einzige Ausnahme stellen Benutzer vom Typ Administrator (Bsp. sbsadmin) dar. Sie haben readonly-Zugriff auf Tabellen.

Durch die Zuordnung eines Typs zu einem Benutzer in Admin wird spezifiziert, welcher Benutzer gegenüber welchem Mandanten welche Rolle einnimmt. Es ist durchaus möglich, dass der Benutzer 1 gegenüber dem Mandanten AA die Rolle eines Hauptbuchhalters innehat, gegenüber Mandant BB aber nur Debitorenbuchhalter ist. Durch diese Zuordnung wird ein SQL-Server-User grundsätzlich zu einem Infoniqa ONE 200-User. Grundsätzlich bekommt er damit die Ausführungsberechtigung auf alle Prozeduren.

Als ersten Schritt checkt die stored proc zur Ausführungszeit ob der sie Ausführende gegenüber dem gegebenen Mandanten genügend Berechtigungen besitzt, falls nicht, werden keine Daten exportiert. Als weiteren Schritt werden Plausibilitätsprüfungen vorgenommen. Sind die übergebenen Parameter plausibel, wird die Verarbeitung ausgeführt. Es spielt demnach auch keine Rolle, ob der Client Infoniqa ONE 200, Excel oder ein anderes Programm ist.

Verwalten der Security

Die Zugriffsrechte auf Funktionen und Daten können differenziert verwaltet werden. Dafür benötigen Sie Zugriff auf das Programm Infoniqa ONE 200 Admin und die entsprechenden Login-Rechte. Falls Sie diese nicht haben oder kennen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Folgende Zugriffsrechte können dort verwaltet werden:

Zugriffsrechte Administration
Zugriffsrechte Mandanten
Zugriffsrechte Menüfunktionen
Zugriffsrechte Fibukonti
Zugriffsrechte Kostenstellen/Kostenträger und Projekte

Detaillierte Informationen erhalten Sie im Handbuch Allgemein/Admin.

Datensicherung

Die Daten von Infoniqa ONE 200 Finanz werden in einer SQL-Server-Datenbank gehalten. Die SQL-Server-Programme von Microsoft stellen umfangreiche Administrationsprogramme für die Einrichtung eines auf individuelle Bedürfnisse ausgerichtetes Datensicherungsmanagement zur Verfügung.

Aus Praxiserfahrung empfehlen wir, darauf ein besonderes Augenmerk zu legen, sodass Ihre Arbeit mit Infoniqa ONE 200 Finanz jederzeit und ab dem ersten Tag des produktiven Betriebes abgesichert ist. Ihr verantwortlicher Systemadministrator wird Sie dabei gerne beraten.

Hinweis: Das Administrationsprogramm Infoniqa ONE 200 Admin bietet die Möglichkeit Daten eines einzelnen Infoniqa ONE 200-Mandanten lokal auf die Client-Festplatte auszulesen und auch wieder einzulesen. Es handelt sich dabei nicht um eine vollumfängliche Datensicherung der Datenbank und das zurücklesen kann den gesicherten Mehrbenutzerbetrieb untergraben. Diese Funktion wurde für den Einbenutzerbetrieb von Mandantenbuchhaltungen in Treuhandunternehmen entwickelt.

Saldoreorganisation

Admin: Registerkarte Datenbank, Gruppe Reorganisation, Kontosaldi reorganisieren

Infoniqa ONE 200 Finanz führt ganz wenige Datenredundanzen (Doppelt abgelegte oder verdichtet abgelegte Daten). Die wenigen Ausnahmen (aktuelle Saldi der Fibukonti und der Debitorenkonti) können mit diesem Programm aktualisiert werden.

Wir empfehlen, diese Funktion im Einbenutzerbetrieb auszuführen.

Ein Indiz für die Ausführungsnotwendigkeit, kann eine unstimmige „aktuell“ ausgewertete Bilanz und/oder Erfolgsrechnung sein.

Eröffnung

Geschäftsjahr eröffnen/bearbeiten

Die Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres ist auf mehrere Arten möglich:

Für den aktuellen Mandanten:

Im Programm Finanz:
Registerkarte Jahresabschluss, Register Vorbereitung, Geschäftsjahre bearbeiten
oder
Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Geschäftsjahre bearbeiten
(analoges Fenster wie Admin, Geschäftsjahre bearbeiten)

Für beliebige Mandanten:

Im Programm Admin:
Registerkarte Mandant, Gruppe Mandanten, Geschäftsjahre bearbeiten (Geschäftsjahre bearbeiten bzw. Mehrere Geschäftsjahre hinzufügen)

Die Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres ist unabhängig der Anzahl bereits offener und/oder abgeschlossener Geschäftsjahre jederzeit möglich.

Stammdaten bei der Geschäftsjahreseröffnung

Infoniqa ONE 200 kennt geschäftsjahresabhängige Stammdaten. Dies hat den Vorteil, dass bei Reorganisationen nicht mehr gebrauchte Stammsätze in Folgejahren problemlos gelöscht werden können (Ausnahme: Bilanzkonti mit Saldovortrag). Folgende Stammdaten betrifft es:

Kontenplan
Kostenstellen/Kostenträger
Verbindungen KST/KTR-Kostenarten (Kontierungsregeln)
Verbindungen KST/KTR-Kostenarten-Projekte (Kontierungsregeln)
Verbindungen KST/KTR-Kostenarten-Leistungsarten (Kontierungsregeln)

Diese Stammdaten werden bei der Geschäftsjahreseröffnung vom Vorjahr kopiert. Bei der Verwaltung der Stammdaten muss fortan folgendes beachtet werden:

Neuerfassung von Konti und KST/KTR

Der Stammsatz wird in bestehenden Folgejahren auch angelegt. Die Zuordnung zur Kontogruppe erfolgt jedoch nicht. Der Stammsatz wird in Folgejahren am Ende der Strukturvarianten aufgeführt und muss dort vom Benutzer zugeordnet werden
Der Stammsatz wird in bestehenden offenen und geschlossenen Vorjahren nicht angelegt.

Neuerfassung von Verbindungen (Kontierungsregeln)

Verbindungen werden in bestehenden Folgejahren nicht angelegt.
Verbindungen werden in bestehenden offenen oder abgeschlossenen Vorjahren nicht angelegt.

Eröffnen Sie ein neues Geschäftsjahr so spät als möglich (z.B. Erfassen von Budgets oder Buchungen notwendig)

Unverbuchtes Ergebnis (Gewinn/Verlust) offener Infoniqa ONE 200-Geschäftsjahre

Die Kontosaldi offener Infoniqa ONE 200-Geschäftsjahre werden von Infoniqa ONE 200 Finanz automatisch mit jeder Buchung in vorhandene Folgejahre vorgetragen bzw. bei der Abfrage in Folgejahren errechnet. Damit wird in der Bilanz auch ein unverbuchtes Ergebnis in die Folgejahre vorgetragen. Wird dies nicht erwünscht, kann nach einer der zwei folgenden Möglichkeiten vorgegangen werden:

Im entsprechenden Geschäftsjahr das unverbuchte Ergebnis verbuchen (Empfehlung: Abschlussbuchung verwenden).
Beim Auswerten der Bilanz den Schalter „Unverbuchtes Ergebnis Vorjahr“ aktivieren, sodass das vorgetragene unverbuchte Ergebnis Vorjahr(e) separiert ausgewiesen wird.

Einstellungen

Die globalen Einstellungen für den Mandanten/Geschäftsjahr für Infoniqa ONE 200 Finanz sind in den Einstellungen zu definieren. Vor dem Buchen mit Infoniqa ONE 200 Finanz sind gewisse Angaben in den Einstellungen zwingend. Das Programm wird Ihnen beim Starten der Buchungsprogramme fehlende Angaben mit Meldungen wie z.B. „Keine Daten gefunden, oder mangelnde Berechtigung“ quittieren.

Vorträge buchen

Vorträge bei der erstmaligen Eröffnung in Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung buchen

Die erstmalige Eröffnung einer Buchhaltung ist für jeden Mandanten ein einmaliger Akt. Bereits beim Anlegen des Mandanten im Programm Admin/Bearbeiten/Mandanten eröffnen, werden Sie darauf hingewiesen, das erste Geschäftsjahr empfehlenswerter Weise als Abschlussjahr zu eröffnen. Sie buchen also die Eröffnung nicht ins erste Infoniqa ONE 200-Geschäftsjahr, sondern den Abschluss. Somit wird mittels Geschäftsjahresabschluss die Eröffnung automatisch gebucht. Dies hat den Vorteil, dass die Eröffnungsbilanz wie in allen Folgejahren jederzeit wieder rekonstruierbar ist. Auch können bei Bedarf die Kontoumsätze und Budgets für Vorjahresvergleiche periodisch eingebucht werden.

Beispiel / Arbeitsablauf Eröffnung

Sie wollen erstmals im Geschäftsjahr 2001 mit Infoniqa ONE 200 die Buchhaltung führen.
Eröffnen Sie beim Anlegen des Mandanten das Geschäftsjahr 2000.
Legen Sie die benötigten Stammdaten an. Gehen Sie dabei nach dem Arbeitsprozess Stammdaten bewirtschaften vor.
Vervollständigen Sie die Einstellungen.
Buchen Sie die provisorische oder definitive Abschlussbilanz oder die Kontoumsätze des Geschäftsjahres 2000 periodisch ein.
Kontrollieren Sie die Einbuchung mittels den zur Verfügung stehenden Reports z.B. Bilanz, ER, etc.
Eröffnen Sie das Geschäftsjahr 2001 Geschäftsjahr eröffnen/bearbeiten
Nun können Sie die ersten Bewegungen im Infoniqa ONE 200-Geschäftsjahr 2001 buchen.

Hinweis: Abschluss des ersten Infoniqa ONE 200-Geschäftsjahr
Mit der Eröffnung des ersten zu buchende Infoniqa ONE 200-Geschäftsjahres (im obigen Beispiel GJ 2001) ist nicht zwingend notwendig, das Eröffnungs-Jahr (im obigen Beispiel GJ 2000) abzuschliessen. Vielfach ist in der Praxis der definitive Abschluss noch nicht verfügbar, und es müssen später noch Saldokorrekturen vorgenommen werden. Lassen Sie dieses Geschäftsjahr wie bei normalen Abschlüssen solange offen, wie Sie es für notwendig finden. Die Saldi werden bei jeder nachträglichen Veränderung automatisch ins nächste Geschäftsjahr vorgetragen.

Unverbuchtes Ergebnis offener Infoniqa ONE 200-Geschäftsjahre
Die Saldi offener Infoniqa ONE 200-Geschäftsjahre werden von Infoniqa ONE 200 Finanz automatisch mit jeder Buchung in vorhandene Folgejahre vorgetragen bzw. bei der Abfrage in Folgejahren errechnet. Damit wird auch ein unverbuchtes Ergebnis in die Folgejahre vorgetragen. Wird dies nicht erwünscht, muss im entsprechenden Geschäftsjahr das unverbuchte Ergebnis verbucht werden (Empfehlung: Abschlussbuchung verwenden).

Bestandeseröffnung bei integrierter Hilfsbuchführung (Debi, Kredi, Anbu)
Der erstmaligen Eröffnung der Bestandeskonti der Infoniqa ONE 200/Hilfsbücher ist besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Infoniqa ONE 200 Finanz führt die Hilfsbücher voll integriert. Somit müssen Bestandeskonten der Hilfsbücher für dessen ausschliesslicher Bebuchbarkeit aus den Hilfsbüchern als Sammelkonti im Kontenplan deklariert werden und können nicht wie „normale" Konti mittels Gesamtsaldovortrag eröffnet werden. Diese Bestände müssen also im Hilfsbuch eröffnet werden (siehe dazu die Handbücher des entsprechenden Hilfsbuches).

Zudem ist der Eröffnungszeitpunkt der Bestandeseinbuchungen in den Hilfsbüchern massgebend. In der Praxis wird vielfach etappenweise eingeführt (1. Fibu/KORE, 2. Kredi, 3. Debi, 4. Anbu). In diesen Fällen muss für diese Übergangszeit für die Saldoführung ein „normales“ Fibukonto und deklariertes Sammelkonto bis zur späteren Hilfsbucheinführung eingeführt werden.

Beispiel Debitoren:

Konto Bezeichnung Debisammelkonto
1050 Debitoren (Sammelkonto Infoniqa ONE 200) Ja
1050e Debitoren (Eröffnung) Nein

Vorträge bei der erstmaligen Eröffnung der Infoniqa ONE 200 Kostenrechnung buchen

Konten der Kostenrechnung werden in der Regel pro Geschäftsjahr abgeschlossen. Demzufolge sind keine Bestände vorzutragen.

Eine Ausnahme bilden sgn. überjährige Kostengefässe (Projekte, Aufträge, usw.). Überjährige Kostengefässe werden in Infoniqa ONE 200 in der Regel in der Dimension Projektplan geführt.

Für eine einheitliche Eröffnung ist zu empfehlen, derartige Bestände der Kostenrechnung nach denselben Prinzipien wie die Bestandeskonten der Finanzbuchhaltung zu eröffnen bzw. vorzutragen.

Vorträge bei Folge-Eröffnung in Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung

Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung erstellt die notwendigen Saldovorträge in Folgejahre automatisch. Demzufolge sind keine manuellen Buchungen notwendig.

Vorträge werden wie folgt gehandhabt:

Vor dem Jahresabschluss:
Die Saldovorträge der Bilanzkonti werden in Folgejahren automatisch beim Abruf
der Konti errechnet.
Beim Jahresabschluss:
Eröffnungsbuchung (Buchungsart 13) wird für Bilanzkonti automatisch ins
Folgejahr per 1. des Geschäftsjahres gebucht. Die Eröffnungsbilanz ist danach jederzeit rückwirkend erstellbar (Report Bilanz).
Nach dem Jahresabschluss: Der Saldovortrag ist mit der Eröffnungsbuchung (Buchungsart 13) per 1. des Geschäftsjahres verbucht.

Vorträge bei Folge-Eröffnung in der Infoniqa ONE 200 Kostenrechnung

In der Infoniqa ONE 200 Kostenrechnung werden keine Vorträge errechnet (Berichte) oder gebucht (Jahresabschluss).

Überjährige Kostengefässe (z.B. Projekte, Aufträge, usw.) werden in Infoniqa ONE 200 in der Regel in der Dimension Projektplan geführt. Die Berichte (Auswertungen) über Projekte können überjährig ausgewertet werden.

Buchungsvarianten nach Währungen

Währungsbegriffe in Infoniqa ONE 200 Finanz

Infoniqa ONE 200 Finanz kennt folgende Währungseinheiten

Kontowährung (KW)
Buchwährung (BuW)
Basiswährung (BW)
Eurowährung (EW)

Währungen einer Infoniqa ONE 200 Finanz-Buchung

Eine Infoniqa ONE 200 Finanz-Buchung erfolgt in Buchwährung. Die Buchwährung wird entweder automatisch aufgrund der involvierten Konten einer Buchung oder durch den Benutzer bestimmt.

Applikation	Programm	Bestimmung der Buchwährung
Finanzbuchhaltung	Einzelbuchung und Sammelbuchung	automatisch Basiswährung = Buchwährung
Finanzbuchhaltung	Einzelbuchung und Sammelbuchung Fremdwährung:	Benutzer-Feld „Buchungswährung“
Debitorenbuchhaltung	Belege	Automatisch bestimmt durch das Debitoren-Sammelkonto
Debitorenbuchhaltung	Zahlungen	Automatisch bestimmt durch das Konto und/oder Benutzerfeld „Whg“ beim Buchen
Kreditorenbuchhaltung	Belege	Automatisch bestimmt durch das Kreditoren-Sammelkonto
Kreditorenbuchhaltung	Zahlungen	Automatisch bestimmt durch das Konto und/oder Benutzerfeld „Whg“ beim Buchen
Datenbuchhaltung	Abschreibungen, kalk. Zinsen, Zugänge, Abgänge	Automatisch bestimmt durch das Daten-Sammelkonto

Theoretisch könnten bis zu fünf verschiedene Währungen gleichzeitig in einer Buchung vorkommen:

Soll-Kontowährung	Haben-Kontowährung	Buchwährung	Basiswährung	Eurowährung
Währung1	Währung2	Währung5	Währung3	Währung4

Infoniqa ONE 200 Finanzbuchhaltung lässt als Buchwährung die Soll-Konto-, Habenkonto-, Basis-Währung und bei aktivierter Euro-Währung auch die Euro-Währung zu.

Praktisch können somit bis zu vier Währungen gleichzeitig in einer Buchung involviert sein:

Soll-Kontowährung

Haben-Kontowährung

Buchwährung

Basiswährung

Eurowährung

Währung1 (KW)

Währung2 (KW)

Währung1

Währung2

Währung3

(Währung4)

Währung3 (BW)

Währung4 (EW)

FW, BW

FW, BW, EW

Daraus ergeben sich die in folgenden Kapiteln dargestellten Buchungskombinationen:

Vgl. auch Buchungskombinationen (Eurowährung aktiviert)

Soll-Konto	Haben-Konto	Buch-Währung	Basiswährung	Buchungstyp	Mit Infoniqa ONE 200 Fibu möglich	Mit Infoniqa ONE 200 Debi/ Kredi möglich	Kombination
BW	BW	BW	BW	BW-Buchung mit reinen BW-Konten	Ja	Ja	1
BW	BW	FW1	BW	FW-Buchung mit reinen BW-Konten	Nein	Nein	2
FW1	BW	FW1	BW	FW-Buchung mit identischem FW-Konto im Soll und BW-Konto im Haben	Ja	Ja	3.1
FW1	BW	BW	BW	BW-Buchung mit FW-Konto im Soll	Ja	Nein	3.2
BW	FW1	FW1	BW	FW-Buchung mit identischem FW-Konto im Haben und BW-Konto im Soll	Ja	Ja	3.3
BW	FW1	BW	BW	BW-Buchung mit FW-Konto im Haben	Ja	Nein	3.4
FW1	FW1	FW1	BW	FW-Buchung mit identischen FW-Konten	Ja	Nein	4.1
FW1	FW1	BW	BW	BW-Buchung mit identischen FW-Konten	Ja	Nein	4.2
FW1	FW2	FW1	BW	FW-Buchung mit unterschiedlichen FW-Konten	Ja	Nein	5.1
FW1	FW2	FW2	BW	FW-Buchung mit unterschiedlichen FW-Konten	Ja	Nein	5.2
FW1	FW2	BW	BW	BW-Buchung mit unterschiedlichen FW-Konten	Ja	Nein	5.3
FW1	FW2	FW3	BW	FW-Buchungen mit unterschiedlichen FW-Konten und zusätzlich unterschiedlicher FW-Buchwährung	Nein	Nein	6

Buchungskombinationen (Eurowährung aktiviert)

Unterwährungen des Euro in der Übergangszeit

Aus dem Blickwinkel der Euro-Unterwährung kommen neue Kombinationen infolge Umrechnung in die Eurowährung vor. Sobald in einer Buchung die Eurowährung vorkommt, wird die Unterwährungsumrechnung mit Fixkurs relevant (siehe auch Währungen und Kurse).

Folgen der aktivierten Eurowährung

Mit und nach der Ausführung der Eurowährung (Admin: Aktivieren der Eurowährung) wird Infoniqa ONE 200 Finanz den ausgeführten Mandanten wie eine zweite Basiswährung immer auch in Eurowährung (Felder: eurobetrag, eurobetragk) umrechnen und führen. Danach ergeben sich bei jeglichen Buchungen mit FW-Beteiligung neue Buchungskombinationen.

Die Buchungskombinationen bei aktivierter Eurowährung

Alle folgend dargestellten Fälle sind für die drei Basiswährungsvarianten multipliziert zu betrachten:

Basiswährung (BW) ist Unterwährung, z.B. DEM, ITL, etc.
Basiswährung (BW) ist keine Unterwährung, z.B. CHF, USD, etc.
Basiswährung (BW) ist Eurowährung

Die Buchungskombinationen bei aktivierter Eurowährung

Soll-Konto	Haben-Konto	Buch-Währung	Basiswährung	Bemerkung	Mit Infoniqa ONE 200-Fibu möglich	Mit Infoniqa ONE 200-Debi /Kredi möglich	Kombination
BW	BW	BW	BW	BW-Buchung mit reinen BW-Konten	Ja	Ja	1
BW	BW	FW1(n.Uwhg)	BW	FW-Buchung mit reinen BW-Konten	Nein	Nein	2.0.0
BW	BW	FW1(Uwhg)	BW		Nein	Nein	2.0.1
BW	BW	FW1(EUR)	BW		Nein	Nein	2.0.2
FW1	BW	FW1	BW	FW-Buchung mit identischem FW-Konto im Soll und BW-Konto im Haben	Ja	Ja	3.1.0
FW1(Uwhg)	BW	FW1(Uwhg)	BW		Ja	Ja	3.1.1
FW1(n.Uwhg)	BW	FW1(n.Uwhg)	BW		Ja	Ja	3.1.2
FW1(EUR)	BW	FW1(EUR)	BW		Ja	Ja	3.1.3
FW1	BW	BW	BW	BW-Buchung mit FW-Konto im Soll	Ja	Nein	3.2.0
FW1(Uwhg)	BW	BW	BW		Ja	Nein	3.2.1
FW1(n.Uwhg)	BW	BW	BW		Ja	Nein	3.2.2
FW1(EUR)	BW	BW	BW		Ja	Nein	3.2.3
BW	FW1	FW1	BW	FW-Buchung mit identischem FW-Konto im Haben und BW-Konto im Soll	Ja	Ja	3.3.0
BW	FW1(Uwhg)	FW1(Uwhg)	BW		Ja	Nein	3.3.1
BW	FW1(n.Uwhg)	FW1(n.Uwhg)	BW		Ja	Nein	3.3.2
BW	FW1(EUR)	FW1(EUR)	BW		Ja	Nein	3.3.3
BW	FW1	BW	BW	BW-Buchung mit FW-Konto im Haben	Ja	Nein	3.4.0
BW	FW1(Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	3.4.1
BW	FW1(n.Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	3.4.2
BW	FW1(EUR)	BW	BW		Ja	Nein	3.4.3
FW1	FW1	FW1	BW	FW-Buchung mit identischen FW-Konten	Ja	Nein	4.1.0
FW1(Uwhg)	FW1(Uwhg)	FW1(Uwhg)	BW		Ja	Nein	4.1.1
FW1(n.Uwhg)	FW1(n.Uwhg)	FW1(n.Uwhg)	BW		Ja	Nein	4.1.2
FW1(EUR)	FW1(EUR)	FW1(EUR)	BW		Ja	Nein	4.1.3
FW1	FW1	BW	BW	BW-Buchung mit identischen FW-Konten	Ja	Nein	4.2.0
FW1(Uwhg)	FW1(Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	4.2.1
FW1(n.Uwhg)	FW1(n.Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	4.2.2
FW1(EUR)	FW1(EUR)	BW	BW		Ja	Nein	4.2.3
FW1	FW2	FW1	BW	FW-Buchung mit unterschiedlichen FW-Konten	Ja	Nein	5.1.0
FW1(Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW1(Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.1.1
FW1(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW1(n.Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.1.2
FW1(EUR)	FW2(n.Uwhg)	FW1(EUR)	BW		Ja	Nein	5.1.3
FW1(Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW1(Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.1.4
FW1(n.Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW1(n.Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.1.5
FW1(EUR)	FW2(Uwhg)	FW1(EUR)	BW		Ja	Nein	5.1.6
FW1(Uwhg)	FW2(EUR)	FW1(Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.1.7
FW1(n.Uwhg)	FW2(EUR)	FW1(n.Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.1.8
FW1	FW2	FW2	BW	FW-Buchung mit unterschiedlichen FW-Konten	Ja	Nein	5.2.0
FW1(Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.2.1
FW1(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.2.2
FW1(EUR)	FW2(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.2.3
FW1(Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW2(Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.2.4
FW1(n.Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW2(Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.2.5
FW1(EUR)	FW2(Uwhg)	FW2(Uwhg)	BW		Ja	Nein	5.2.6
FW1(Uwhg)	FW2(EUR)	FW2(EUR)	BW		Ja	Nein	5.2.7
FW1(n.Uwhg)	FW2(EUR)	FW2(EUR)	BW		Ja	Nein	5.2.8
FW1	FW2	BW	BW	BW-Buchung mit unterschiedlichen FW-Konten	Ja	Nein	5.3.0
FW1(Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	5.3.1
FW1(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	5.3.2
FW1(EUR)	FW2(n.Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	5.3.3
FW1(Uwhg)	FW2(Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	5.3.4
FW1(n.Uwhg)	FW2(Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	5.3.5
FW1(EUR)	FW2(Uwhg)	BW	BW		Ja	Nein	5.3.6
FW1(Uwhg)	FW2(EUR)	BW	BW		Ja	Nein	5.3.7
FW1(n.Uwhg)	FW2(EUR)	BW	BW		Ja	Nein	5.3.8
FW1	FW2	FW3	BW	FW-Buchungen mit unterschiedlichen FW-Konten und zusätzlich unterschiedlicher FW-Buchwährung	Nein	Nein	6.1.0
FW1(Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW3(n.Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.1
FW1(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW3(n.Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.2
FW1(EUR)	FW2(n.Uwhg)	FW3(n.Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.3
FW1(Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW3(n.Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.4
FW1(n.Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW3(n.Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.5
FW1(EUR)	FW2(Uwhg)	FW3(n.Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.6
FW1(Uwhg)	FW2(EUR)	FW3(n.Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.7
FW1(n.Uwhg)	FW2(EUR)	FW3(n.Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.8
FW1(Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW3(Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.9
FW1(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW3(Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.10
FW1(EUR)	FW2(n.Uwhg)	FW3(Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.11
FW1(Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW3(Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.12
FW1(n.Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW3(Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.13
FW1(EUR)	FW2(Uwhg)	FW3(Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.14
FW1(Uwhg)	FW2(EUR)	FW3(Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.15
FW1(n.Uwhg)	FW2(EUR)	FW3(Uwhg)	BW		Nein	Nein	6.1.16
FW1(Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW3(EUR)	BW		Nein	Nein	6.1.17
FW1(n.Uwhg)	FW2(n.Uwhg)	FW3(EUR)	BW		Nein	Nein	6.1.18
FW1(Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW3(EUR)	BW		Nein	Nein	6.1.19
FW1(n.Uwhg)	FW2(Uwhg)	FW3(EUR)	BW		Nein	Nein	6.1.20

Automatisiertes Buchen

Automatische Buchungen entstehen in Zusammenhang mit Abschluss-Arbeiten. Ansonsten gibt’s in der Infoniqa ONE 200-Finanzbuchhaltung die Möglichkeit, über die Funktion Periodische Buchungen wiederkehrende Buchungen vorzuerfassen. Diese können später zu einem beliebigen Zeitpunkt zur Buchung abgerufen werden.

Buchen über Schnittstellen

Frontendanwendungen (Auftrag, Lohn, PPS, etc.) können fast nahtlos in Infoniqa ONE 200 Finanz integriert werden. Für die externe Online-Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten stehen eine Vielzahl von API-Funktionen (AcitveX) zur Verfügung. Über API (ActiveX) können die meisten Stamm- und Bewegungsdaten direkt und einzeln aus externen Programmen bearbeitet werden, sodass externe Programme wie die eigenen Infoniqa ONE 200 Module im Infoniqa ONE 200 Finanz integriert werden können. Zum Beispiel sind Debitoren-, Kreditoren-Rechnungen, sowie Hauptbuchbuchungen von vorgelagerten Auftragsbearbeitungen und KORE-Leistungswerte von PPS-Systemen über die Schnittstellen verarbeitbar.

Selbstverständlich kann die Integration auch über herkömmliche Batch-Technik über ASCII-Dateien mittels Infoniqa ONE 200 Connect oder selber erstellten Batch-Programmen, welche die Online-Schnittstellen API (ActiveX) aufrufen, erfolgen.

Ausführliche Informationen finden Sie in den entsprechenden Spezial-Handbüchern.

Abschluss

Abgrenzungen buchen

Zeitliche Abgrenzungen

Zeitliche Abgrenzungen sind typischerweise Primärkostenabgrenzungen aus dem Hauptbuch. Zeitliche Abgrenzungen werden deshalb in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Zeitliche Abgrenzungen werden über transitorische Konten gebucht werden. Soll die Auflösung im Folgejahr automatisch aufgrund der Abgrenzungsbuchungen erfolgen, ist folgendes zu beachten:

Stammdaten/Kontenplan: Kontoinformationen / Bearbeitungsmaske Kontenplan
siehe Feld „Transitorisches Konto“
Transitorische Rückbuchungen

Wiederkehrende Abgrenzungen

Wiederkehrende Abgrenzungen sind vorzugsweise über die Funktion Periodische Buchungen verarbeiten zu tätigen. Dazu werden die Abgrenzungsbuchungen über Stammdaten/Periodische Buchungen erfasst und bearbeitet.

Sachliche Abgrenzungen zu anderen Rechnungslegungen

Sachliche Abgrenzungen werden vorzugsweise zeitgleich mit der Primärkostenverteilung aus dem Hauptbuch gebucht.

Die Führung weiterer Rechnungslegungen ist mit Infoniqa ONE 200 Finanz mittels Buchungskreise möglich. Sachliche Abgrenzungen zum Hauptjournal Finanzbuchhaltung werden vorzugsweise in den Zusatzjournalen Buchungskreise gebucht.

Abschlussbuchungen

Abschlussbuchungen sind Buchungen, welche für finanzbuchhalterischen Auswertungen bzw. Abschlussdokumente (siehe Controlling / Berichtswesen) wahlweise ausgeschlossen werden können.

Der Abschlussbuchungsmodus kann in den Einstellungen des Fibu-Hauptjournales für den Buchungsdialog eingeschaltet werden (siehe Buchungs-Optionen). Daraufhin wird im Buchungsdialog (siehe Manuell Buchen) ein zusätzlicher Schalter „Abschlussbuchung“ aktiv. Jede einzelne Buchung kann damit wahlweise als Abschlussbuchung verbucht werden.

Ergebnis buchen

Das Ergebnis (Gewinn/Verlust) des finanziellen Rechnungswesens wird in der Praxis i.d.R. per Ende des Geschäftsjahres oder bei einem Zwischenabschluss gebucht.

Die Verbuchung des Ergebnisses erfolgt nach den Gesetzgebungen des Landes gemäss Sitz und Rechtsform der buchgeführten Unternehmung. Demnach ist eine oder sind mehrere Ergebnisbuchungen durch den Buchalter zu tätigen. Ergebnisbuchungen werden wie alle übrigen Buchungen ganz normal gebucht (siehe Manuell Buchen).

Bilanz und Erfolgsrechnung weisen jederzeit das unverbuchte Ergebnis anhand der aktuell im System vorhandenen Buchungen per gewähltem Stichtag aus.

Um das zu buchende Schluss-Ergebnis zu erhalten, sind i.d.R. vorgängig normale buchhalterische Abschlussarbeiten (siehe Periode abschliessen) notwendig, bis mittels Bilanz und/oder Erfolgsrechnung das Schluss-Ergebnis abgerufen werden kann.

Hinweis: Unverbuchte Ergebnisse offener Vorjahre
Allfällige unverbuchte Ergebnisse offener Vorjahre sind immer im aktuellen Geschäftsjahr ausgewiesenen Ergebnis vorgetragen bzw. enthalten.
Stellen Sie deshalb sicher, dass die Ergebnisse der Vorjahre verbucht worden sind, bevor Sie das Ergebnis für die Verbuchung im aktuellen Geschäftsjahr auswerten.

Periode abschliessen

Unter Periode versteht man in Infoniqa ONE 200 einen Teil eines Geschäftsjahres.

Infoniqa ONE 200 Finanz wurde nach dem Grundsatz eines offenen und flexiblen Periodenkonzeptes entwickelt.

Perioden können (müssen aber nicht) definiert werden (siehe Einführung/Perioden und Stammdaten/ Periodendefinition).

Unabhängig davon, ob Perioden definiert wurden, sind keine zwingenden Periodenabschlüsse durchzuführen.

Ein Periodenabschluss umfasst mit Infoniqa ONE 200 Finanz ganz normale Buchhaltungs- bzw. Abschlussarbeiten:

Mehrwertsteuerabrechnung
Zinsabschluss
Bestandesbewertung Fremdwährungen
Abstimmung der Konti (Hilfsbücher, Zahlkonti, etc.)
Abgrenzungen buchen
Ergebnis buchen
Controlling / Berichtswesen

Hinweis: Periode schliessen
Werden Periodendefinitionen geführt, kann der Buchhalter nach erfolgten Abschlussarbeiten die Periode für das Bearbeiten und Erfassen von Buchungen schliessen. Der Schalter „Offen“ der entsprechenden Periode in den Periodendefinitionen ist dazu inaktiv zu stellen. Falls im aktuellen Geschäftsjahr noch keine Periodendefinitionen vorhanden sind, können solche jederzeit ohne weitere Vorkehrungen oder Restriktionen angelegt werden.

Ein Periodenabschluss umfasst mit Infoniqa ONE 200 Finanz ganz normale Buchhaltungs- bzw. Abschlussarbeiten.

In der Praxis folgt dem Periodenabschluss des Hauptbuches in der Regel der Periodenabschluss der Kostenrechnung. Auch in den Kostenrechnungen sind keine besonderen Abschlussarbeiten notwendig. Sie umfassen ganz normale Arbeitsprozesse:

Sekundärkostenbuchungen

Manuelle Verrechnungen

Automatische Verrechnungen/Umlagen

Abstimmung

Controlling / Berichtswesen

Die so „abgeschlossene“ Periode kann für die Bebuchung in der Kostenrechnung gesperrt werden (siehe Einstellungen/Register Kostenrechnung: Felder „Buchen erlaubt von/bis“)

Geschäftsjahr abschliessen

Der Geschäftsjahresabschluss der Finanzbuchhaltung hat nur gerade im Bereich Primärkosten Einfluss auf die Bearbeitbarkeit der Kostenrechnung. Falsch gebuchte Primärkosten müssen ab diesem Zeitpunkt in der Kostenrechnung umgebucht werden (Primärkostenbuchungen umbuchen)

Auch nach dem Jahresabschluss der Finanzbuchhaltung können die Abschlussarbeiten der Kostenrechnung fortgesetzt werden. Keine Besonderen Abschlussarbeiten sind notwendig. Es gelten dieselben Vorgehensweisen wie beim Periodenabschluss (siehe Periode abschliessen).

Mittelflussrechnung als 3. Abschlussrechnung

Die Abschlussrechnungen (Bilanz und Erfolgsrechnung), die jährlich oder in kürzeren Zeitabständen erstellt werden, geben die wirtschaftliche Lage einer Unternehmung und deren Entwicklung in der abgeschlossenen Rechnungsperiode wieder.

Bei der Analyse der Abschlussrechnungen spielen die Kennzahlen Rentabilität und Liquidität eine zentrale Rolle. Die Liquidität ist im kurzfristigen Bereich die wichtigste Kennzahl, kann doch eine Unternehmung nur weiterbestehen, solange sie liquide ist, d.h. solange sie ihren Zahlungsverpflichtungen fristgerecht nachkommen kann. Die Illiquidität führt zum Untergang der Unternehmung.

Sind in der Rentabilität und der Liquidität erhebliche Veränderungen gegenüber dem Vorjahr eingetreten, so wollen die Unternehmungsleitung und der Anleger deren Ursachen kennen:

Auskunft über die Ursachen der Veränderung

der Rentabilität liefert vor allem die Erfolgsrechnung
der Liquidität wird von der Mittelflussrechnung, der dritten Abschlussrechnung, aufgezeigt

Die Erfolgsrechnung und die Mittelflussrechnung sind dynamische (zeitraumbezogene) Rechnungen. Im Gegensatz dazu steht die statische (zeitpunktbezogene) Liquiditätsanalyse, die nur auf den Zahlen der Bilanz per bestimmten Zeitpunkt basiert.

Das Schweizer Obligationenrecht (OR) sieht die Mittelflussrechnung als Abschlussrechnung nicht vor. Nationale (FER Nr. 6) und internationale (z.B. IAS Nr. 7, US GAAP) Rechnungslegungsnormen verlangen hingegen für Unternehmungs- bzw. Konzernabschlüsse die Mittelflussrechnung.

Siehe Vorgehen beim Einrichten der Mittelflussrechnung und Mittelflussrechnung.

Vorgehen beim Einrichten der Mittelflussrechnung

Die Mittelflussrechnung gilt als dritter Teil der JahrQRechnung und ermöglicht einen optimalen Überblick über die Mittelflüsse und deren betriebswirtschaftlichen Ursprüngen.

Basierend auf den bestehenden Daten lassen sich in Infoniqa ONE 200 Finanz mit ein paar wenigen Mausklicks sämtliche Mittelflüsse einer Unternehmung darstellen und analysieren. Die MFR liefert ergänzende Informationen über die Investitions- und Finanzierungsvorgänge sowie die Entwicklung der Finanzlage einer Unternehmung. Sämtliche Transaktionen eines bestimmten zugrundeliegenden Fonds werden in verschiedene Bereiche (in der Regel Geschäftsbereich, Investitionsbereich und Finanzierungsbereich) eingeteilt und entsprechend ausgewertet. Der Geschäftsbereich zeigt die Fonds-Veränderungen aufgrund der Geschäftstätigkeit (Erfolgsrechnung) auf. Fonds-Veränderungen durch Bilanzverschiebungen aufgrund von Investitionen oder Finanzierungen werden separat als Finanzierungsbereich oder Investitionsbereich dargestellt.

Nachfolgend eine grafische Darstellung der Herleitung einer Mittelflussrechnung (direkte Cashflow-Ermittlung).

Wie die Mittelflussrechnung in Infoniqa ONE 200-Finanz basierend auf den obigen betriebswirtschaftlichen Grundlagen eingerichtet werden kann, wird in folgenden Kapiteln beschrieben.

Der Weg zur Mittelflussrechnung

Bevor mit dem Einrichten der Mittelflussrechnung begonnen werden kann, müssen zuerst einige betriebswirtschaftlichen Fragen geklärt werden, welche beim Modellieren der Mittelflussrechnung relevant sind.

In Infoniqa ONE 200-Finanz können pro Geschäftsjahr verschiedene Mittelflussrechnungs-Varianten erstellt werden. Durch diese Möglichkeit kann die Mittelflussrechnung mit verschiedenen Fonds und unterschiedlicher Gestaltung definiert und ausgewertet werden. Vor dem Erstellen jeder Variante, müssen also zuerst folgende Fragen geklärt werden:

Welcher Liquiditätsfonds soll angewendet werden?
Wie soll der Cashflow ermittelt werden (direkt/indirekt)?
Wie soll die MFR dargestellt / strukturiert werden?

Wahl des Liquiditätsfonds

Die Gestaltung der Mittelflussrechnung hängt im erheblichen Ausmass von der Wahl des Liquiditätsfonds ab. Die Überlegungen für die Erstellung der Mittelflussrechnung sind (unabhängig von der Wahl des Fonds) grundsätzlich die gleichen. Nachfolgend die zwei am häufigsten vorkommenden Fonds:

Netto-Umlaufvermögen (NUV)

Flüssige Mittel (nach IAS Nr. 7)

Bis in die 80er Jahre wurde die Mittelflussrechnung (damals Kapitalflussrechnung genannt) mit dem Fonds NUV aufgebaut.

Die Darstellung der Mittelflussrechnung auf der Grundlage des Fonds „flüssige Mittel“ wurde in den USA erstmals 1988 zwingend vorgeschrieben.

Wird der Fonds „flüssige Mittel“ gewählt, ist die Mittelflussrechnung eine so genannte Geldflussrechnung.

In der Schweiz hat mit der wachsenden Verbreitung der FER- und IAS-Rechnungslegungsnormen die Geldflussrechnung an Bedeutung gewonnen.

Bilanz
Flüssige Mittel Forderungen Vorräte	Kurzfristiges Fremdkapital
Anlagevermögen	Langfr. Fremdkapital
	Eigenkapital

Bilanz
Flüssige Mittel Forderungen Vorräte	Kurzfristiges Fremdkapital
Anlagevermögen	Langfr. Fremdkapital
	Eigenkapital

Wahl des Cashflow-Ermittlungsverfahrens

Der Cashflow des Geschäftsbereiches kann nach zwei verschiedenen Arten (direkt / indirekt) ermittelt werden. Siehe dazu die nachfolgende Grafik:

Das Cashflow-Ermittlungsverfahren kann in Infoniqa ONE 200 Finanz pro MFR-Planvariante definiert werden. Die beiden Methoden werden in Infoniqa ONE 200 Finanz wie folgt gehandhabt:

Direkte Methode
Entspricht dem Cashflow auslaufender Geschäftstätigkeit, korrigiert um die Geldzu-/abflüsse aus Veränderungen des Umlaufvermögens (ohne Fondskonti) und des kurzfristigen Fremdkapitals.

Beim direkten Cashflow-Ermittlungsverfahren werden die Aufwände und Erträge der Erfolgsrechnung direkt gegenübergestellt um den Cashflow aus der Geschäftstätigkeit zu ermitteln. Dazu werden sämtliche (liquiditätswirksamen) Umsätze des Nettoumlaufvermögens (auch Debitoren- und Kreditorenumsätze) ermittelt und gegenübergestellt. Ja nach gewählten Fonds werden dann die nicht fondswirksamen Umsätze und die Zahlungen aus dem nicht fondswirksamen Bereich (Debitorenzahlungen) im Geschäftsbereich korrigiert:

+ Geldzuflüsse aus der Reduktion des Umlaufvermögens (Debitoren, Warenlager etc.)
- Umsätze aus Debitorenverkäufen
+ Debitorenzahlungen (Abnahme des Debitorensaldos)
+ Geldzuflüsse aus der Erhöhung des kurzfristigen Fremdkapitals (Kreditoren etc.)
- Geldabflüsse aus der Reduktion des kurzfristigen Fremdkapitals

Indirekte Methode
Die indirekte Methode geht vom Betriebsgewinn aus. Dieser wird um die nicht liquiditätswirksamen Aufwände und Erträge sowie um die Veränderungen der nicht im Fonds enthaltenen Konti aus dem Nettoumlaufvermögen (Debitoren, Kreditoren, etc.) korrigiert.

Hier ein Beispiel:

Jahresüberschuss
+    Abschreibungen auf Anlagevermögen
+    Bildung von langfristigen Rückstellungen
=     Cashflow im engeren Sinn (Gewinn + Abschreibungen)

+/-    Veränderungen der Debitoren   (Minus wenn Finanzbedarf
+/-    Veränderungen der Bestände à Zunahme bei Debitoren)
Roh-/Hilfs- u. Betriebsstoffe
+/-     Zunahme Werke in Arbeit
+/-    Anzahlungen von Kunden   (Plus wenn Mittelzufluss
+/-    Veränderungen der Kreditoren   à Zunahme bei Verbindlichkeiten)
+/-    Veränderungen kurzfristige Rückstellungen
= Cashflow aus Geschäftstätigkeit (Operating Cashflow)

Struktur der Mittelflussrechnung

Die Struktur der Mittelflussrechnung (also deren Aufbau) kann in Infoniqa ONE 200 frei definiert werden. In der Regel werden die Fondsveränderungen aufgrund der drei Bereiche

Geschäftsbereich
Investitionsbereich
Finanzierungsbereich

dargestellt und ermittelt. Die Gruppierung innerhalb dieses Bereichs kann allerdings je nach Bedarf (Verdichtungsgrad, etc.) variieren.

Funktionsweise der Mittelflussrechnung

Die Mittelflussrechnung wird basierend auf den vorhandenen Bewegungsdaten erstellt. Damit die Daten korrekt interpretiert und als Mittelflussrechnung dargestellt werden können, muss in den Stammdaten eine (oder mehrere) Mittelflussrechnungs-Planvariante definiert werden.

In den jeweiligen MFR-Planvarianten ist definiert, welche Konti zum Fonds gehören, wie der Cashflow berechnet wird und wie die MFR strukturiert und dargestellt werden soll.

Beim Aufbereiten der Daten und Werte reicht es nicht, lediglich die Saldi der jeweiligen Konti zu verwenden. Pro Konto können sowohl Fondsrelevante als auch –unrelevante Buchungen existieren. Daher wird beim Aufbereiten der MFR pro Buchung ermittelt, ob die Transaktion fondsrelevant ist oder nicht. Aus diesem Grund ist eine Einteilung der Konti nach verschiedenen Mittelflussrechnungs-Bereichen nötig (siehe auch Punkt 3 „Bereichstypisierung“ im Kapitel Einrichten der Mittelflussrechnungs-Planvariante).

Die Ausgabe der Mittelflussrechnung geschieht in Microsoft Excel. Aufgrund der getätigten Selektionen in Excel und der gewählten MFR-Variante (mit MFR-Struktur sowie Bereichstypisierung) wird die MFR in Excel aufbereitet. Hinweise zur Bedienung der MFR in Excel sind im Kapitel Mittelflussrechnung ersichtlich.

Ermittlung des Jahresergebnisses und Gewinnverteilung

Ermittlung des Jahresergebnisses
Die Ermittlung des Jahresergebnisses in der Mittelflussrechnung (nötig bei der indirekten Methode der Cashflow Ermittlung) unterstützt sowohl verbuchte als auch unverbuchte Gewinne.

Die Gewinnverbuchung ab Erfolgsrechnung erfolgt in Infoniqa ONE 200 Finanz durch die Buchung Erfolgsrechnung/Jahresgewinn. Ab diesem Bilanzkonto „Jahresgewinn“ erfolgt später die Gewinnverteilung. Analog erfolgt auch die Verbuchung eines allfälligen Geschäftsverlustes.

Für die Ermittlung des Jahresergebnisses in der Mittelflussrechnung wird also diese Ergebnisverbuchung ab der Erfolgsrechnung verwendet. Dazu muss das Konto „Erfolgsrechnung“ in die entsprechende MFR-Gruppe „Jahresergebnis“ positioniert werden.

Noch nicht verbuchte Gewinne/Verluste werden mit den verbuchten verrechnet. Somit werden verbuchte und unverbuchte Ergebnisse berücksichtigt.

Hier ein Beispiel aus der Infoniqa ONE 200 Mittelflussrechnung:

Gewinnverteilung (Dividendenausschüttung und Dividendenzahlung)
Je nach verwendetem Mittelfluss-Fonds sind die Gewinnausschüttung resp. die Gewinnauszahlung fondswirksam und werden in der Mittelflussrechnung automatisch berücksichtigt.

Beim Fonds „Nettoumlaufvermögen“ ist beispielsweise bereits die Dividendenausschüttung fondswirksam. Beim Fonds „liquide Mittel“ hingegen ist erst die Dividendenzahlung fondswirksam. Die Infoniqa ONE 200 Mittelflussrechnung erkennt aufgrund der Buchung und dem auszuwertenden Fonds automatisch, welche Gewinnverteilungsbuchungen für die Mittelflussrechnung relevant sind.

Einrichten der Mittelflussrechnungs-Planvariante

Basis für die Ermittlung der Mittelflussrechnung ist - wie in den vorherigen Kapiteln erwähnt - die MFR-Planvariante. Wie diese erstellt wird und was dabei zu beachten ist, wird in diesem Kapitel erläutert.

Einrichten der Mittelflussrechnungs-Planvariante

Erstellen der MFR-Planvariante	Als erster Schritt muss im Kontoplan der Finanzbuchhaltung eine neue Planvariante erstellt werden. Dazu beim Erstellen der Variante eine bestehende kopieren und deren Typ auf (o) Mittelflussrechnung ändern. So sind die Konti bereits nach Aktiven, Passiven etc. strukturiert, was die Zuteilung der Konti in die Mur-Bereiche erleichtert. Beispielsweise müssen so beim Fonds „flüssige Mittel“ in den Bereich „Fondsveränderungen“ lediglich alle Konti der Bilanzgruppe „flüssige Mittel“ verschoben werden usw. Der Variante muss der Typ (o) Mittelflussrechnung hinterlegt werden. Zudem muss auf der Variante das gewünschte Cashflow-Ermittlungsverfahren (direkt oder indirekt) definiert werden. Anschliessend kann die erstellte Variante ausgewählt werden, damit sie bearbeitet und strukturiert werden kann. Siehe auch Kontenplan-Varianten
Strukturierung der Mittelflussrechnung	Als zweiter Schritt wird die Struktur der MFR in der Planvariante definiert. Die heute übliche Darstellung der Mittelflussrechnung unterteilt die Ursachen der Fondsveränderung in die drei Gruppen Geschäfts-, Investitions-, und Finanzierungsbereich, wobei im Geschäftsbereich der Cashflow direkt oder (meistens) indirekt ausgewiesen wird. Die Struktur der MFR kann in Infoniqa ONE 200-Finanz völlig flexibel definiert werden. Zum einen können die Untergruppen je Bereich frei definiert werden (was eine individuelle Wahl der Verdichtungstiefe ermöglicht), zum anderen können jedoch auch die Hauptbereiche (normalerweise Geschäfts-, Finanzierungs- sowie Investitionsbereich) je nach Wahl definiert werden. Für die Darstellung der MFR gemäss Schulbuch sind also als erstes vier neue/zusätzliche Gruppen auf der obersten Hierarchieebene der Planstruktur zu erstellen: Geschäftsbereich Investitionsbereich Finanzierungsbereich Fondsveränderungen Anschliessend können die jeweiligen Untergruppen pro Bereich erstellt sowie die Konti/Gruppen dorthin verschoben werden. Je nach Wahl des Fonds (LQM oder NUV) werden beispielsweise in die Gruppe „Fondsveränderung“ sämtliche Konti der flüssigen Mittel oder eben des NUV verschoben. Hinweis: Die Strukturierung der Planvariante in verschiedene Gruppen dient lediglich dazu, den Aufbau und die Gestaltung der MFR zu definieren. Den Konti muss zusätzlich noch ein MFR-Bereich hinterlegt werden, damit die Daten korrekt aufbereitet werden können (siehe Punkt 3). Je nach Wahl des Cashflow-Ermittlungsverfahrens empfehlen wir folgende Grobstrukturierung der Mittelflussrechnung: Direkte Cashflow-Ermittlung, Variante 1: Gruppierung des Geschäftsbereiches nach ER/NUV-Bereich: Hier wird als erstes die Erfolgsrechnung dargestellt (ohne Buchungen an AV, langfr. FK oder EK à Fondsgegenposten). Der Gewinn aus Geschäftstätigkeit wird anschliessend um die nicht fondswirksamen Umsätze aus dem Nettoumlaufvermögen (NUV) sowie dessen Veränderung (Debitorenzahlungen) korrigiert (z.B. Warenerträge an Debitoren, Debitorenzahlungen, Kreditorenzahlungen, etc.) Direkte Cashflow-Ermittlung, Variante 2: Gruppierung des Geschäftsbereiches nach Geldfluss aus Ertrag und Aufwand: Hier werden die effektiv liquiditätswirksamen Erträge (Kundenzahlungen) und die liquiditätswirksamen Aufwände (Zahlungen an Lieferanten, Personal und übrigen Aufwand) direkt gegenübergestellt. Nicht fondswirksame Umsätze sollen direkt am Ursprung berücksichtigt werden (z.B. Umsätze über Debitoren direkt dem Warenertrag in Abzug bringen): Diese Variante der Darstellung der direkten MFR-Darstellung entnahmen wir folgender Literatur: Gianini, Bertschinger, Zennhäusern (1999) Finanzbuchhaltung, Ergänzende Bereiche der Finanzbuchhaltung. 2. Auflage, Verlag SKV Proching, Urs (2002). Mittelflussrechnung. 6. Auflage, Verlag SKV Indirekte Cashflow-Ermittlung: Die indirekte Ermittlung des Cashflows ist die in der Praxis am weitesten verbreitete Methode. Erklärungen zur Strukturierung: Aufwand und Ertrag: Alle Aufwand und Ertragskonti in diesen Gruppen kopieren. Egal ob es sich bei der Gruppe (je nach Cashflow-Ermittlungsverfahren) um liquiditätswirksamen oder –unwirksamen Aufwand resp. Ertrag handelt, müssen in diese Gruppen immer sämtliche Aufwands- resp. Ertragskonti verschoben werden. Durch die Wahl des Cashflow-Ermittlungsverfahrens werden jedoch beim Aufbereiten der Daten nur liquiditätswirksame Buchungen (direkte Methode) oder eben liquiditätsunwirksame Buchungen (indirekte Methode) aufbereitet. Es wird also nicht pro Konto entschieden, ob es liquiditätswirksam ist oder nicht sondern pro Buchung. Jahresgewinn: Die Gruppe Jahresgewinn muss nur erstellt werden, wenn der Cashflow nach der indirekten Methode dargestellt werden soll. Hier sind zum einen das Abschlusskonto der Erfolgsrechnung (Gewinnverbuchung) und zum anderen das Gewinn-/Verlustkonto für die Darstellung des unverbuchten Erfolges zu positionieren. So werden sowohl verbuchte als auch unverbuchte Gewinne korrekt berechnet und ausgewiesen: Neutraler Bereich: Veränderungen des Nettoumlaufvermögens In diesem Bereich werden die fondswirksamen Veränderungen des Nettoumlaufvermögens dargestellt (Erträge über Debitoren, Kreditorenzahlungen, etc.) Diese Gruppe wird im Geschäftsbereich nur benötigt, wenn nicht alle Konti des NUV dem Fonds angehören (also bei Fonds „liquide Mittel“). In der zweiten oben aufgezeigten Variante der direkten MFR-Darstellung sind die meisten Konti des NUV direkt den jeweiligen Positionen (Ertrag, Aufwand) zugeordnet und werden direkt dort in Abzug gebracht. Bei Verwendung der ersten oben aufgezeigten Variante der direkten MFR-Darstellung oder bei der indirekten Variante könnte der neutrale Bereich wie folgt aussehen: Investitionsbereich: Geldfluss aus Investitionstätigkeit In diesem Bereich werden jene Konti mit Buchungen positioniert, welche sich aufgrund von Investitionstätigkeit auf den Fonds ausgewirkt haben. Einfach gesagt können hier alle Konti des Datenvermögens positioniert werden: Finanzierungsbereich: Geldfluss aus Finanzierungstätigkeit In diesen Bereich werden die Konti des langfristigen Fremdkapitals sowie des Eigenkapitals positioniert. Hinweis: Bilanz-Abschlusskonti: Bilanz-Abschlusskonti können in der Planstruktur irgendwo positioniert werden. Da diese Buchungen sich nicht auf die Mittelflussrechnung auswirken. Wir empfehlen, diese Konti als Untergruppe in der Gruppe „Eigenkapital“ zu positionieren.
Bereichstypisierung	Die Strukturierung der Mittelflussrechnung (siehe oben) ist zuständig für die hierarchische Darstellung der Konti und Gruppen. Für die korrekte Aufbereitung der Daten muss jedoch jedem Konto ein so genannter MFR-Bereich hinterlegt werden. Diese Bereichstypisierung teilt die Konti in folgende Bereiche ein: Fonds Konti, welche zum Fonds gehören (Liquide Mittel, NUV) Erfolgsrechnung Erfolgsrechnung (ganze ER) = Eigentlicher Geschäftsbereich à Erfolgsrechnungskonti erhalten automatisch das Flag "ER" und können nicht verändert werden Neutral Konti des Nettoumlaufvermögens, welche nicht dem Fonds angehören. Fonds-Gegenposten Fonds-Gegenbereiche: Investitionsbereich: z.B. SachDaten FinanzDaten, etc. Finanzierungsbereich: z.B. Langfr. Fremdkapital sowie Eigenkapital Die Bereichstypisierung wird mit nachfolgender Grafik erklärt. Globalmutation Bereichstyp Damit der MFR-Bereich nicht für jedes Konto einzeln hinterlegt werden muss, kann die Bereichstypisierung dank der Globalmutation mittels weniger Klicks für die ganze Variante vorgenommen werden. Dazu ist wie folgt vorzugehen: Auf der jeweiligen Gruppe (siehe Beispiel unten) den Button „Globalmutation Bereichstyp“ drücken und den gewünschten Bereich wählen. Beim Setzen des Bereiches auf der entsprechenden Gruppe werden sämtliche beinhalteten Konti automatisch mit dem selektierten MFR-Bereich versehen. Hinweis: Dieser Bereichstyp ist erst zuteilbar, wenn die Gruppe mindestens 1 Konto enthält. Beispiel: Erfolgsrechnung à Bereich „Erfolgsrechnung“ Veränderungen des Nettoumlaufvermögens à Bereich „Neutral“ Investitions- und Finanzierungsbereich à Bereich „Fonds-Gegenposten“ Fondskonti à Bereich „Fonds“ Hinweis: Die Zuteilung der Konti zu einem MFR-Bereich geschieht pro Geschäftsjahr und pro MFR-Variante. Damit wird ermöglicht, dass die MFR nach unterschiedlichen Varianten (Fonds NUV oder Liq. Mittel) ausgewertet werden kann. Im Geschäftsbereich kommen Konti des MFR-Bereichs „Neutral“ und „Erfolgsrechnung“ vor. Da den Aufwands- und Ertragskonti automatisch der Fonds „Erfolgsrechnung“ hinterlegt ist (kann nicht überschrieben werden) kann für den ganzen Geschäftsbereich eine Globalmutation mit dem MFR-Bereich „Neutral“ getätigt werden. Alle Bilanzkonti erhalten so den Bereich „Neutral“. Die ER-Konti behalten ihren MFR-Bereich „Erfolgsrechnung“ Siehe auch Kontoinformationen / Bearbeitungsmaske Kontenplan
Sonstige Gestaltung	Nachdem die Strukturierung der MFR-Planvariante sowie die Bereichstypisierung vorgenommen wurden, ist die Mittelflussrechnung eigentlich einsatzbereit und kann mit Ansicht/Finanzbuchhaltung/Mittelflussrechnung gestartet werden. Zur weiteren Gestaltung der MFR können jedoch noch folgende Einstellungen vorgenommen werden: Verdichten Mit dem Verdichten-Flag kann definiert werden, auf welcher Hierarchie-Ebene die Konti/Gruppen verdichtet werden sollen. Beim Aufbereiten der MFR kann selektiert werden, ob die Daten bei der Ausgabe verdichtet (gem. Verdichten-Flag) ausgewertet werden sollen. Zu-/Abnahmen verdichtet in separaten Zeilen ausweisen Mittels diesem Flag kann definiert werden, ob die Werte pro Gruppe/Konto gesondert nach Zu-/Abnahmen ausgewiesen werden sollen. Falls das Flag gesetzt wird, werden pro Konto/Gruppe zwei separate Zeilen, getrennt nach Zu- und Abnahmen aufbereitet. Wird das Flag auf einer Gruppe gesetzt, wird diese automatisch verdichtet dargestellt. Diese Gestaltungsoption macht z.B. beim Investitionsbereich (Daten) Sinn, wo Datenzu- und abgänge pro Datengruppe gesondert ausgewiesen werden können. Siehe auch Kontoinformationen / Bearbeitungsmaske Kontenplan
Auswertung in Excel	Nachdem die MFR-Planvariante fertig erstellt wurde, kann die Mittelflussrechnung in Excel aufbereitet und ausgewertet werden. Siehe dazu Kapitel Ansicht, Finanzbuchhaltung, Mittelflussrechnung

Vorgehen beim Einrichten von E-Banking

Voraussetzungen für E-Banking

Für ein erfolgreiches und sicheres Installieren, Einrichten und Betreiben von Infoniqa ONE 200 E-Banking müssen administrative, organisatorische und technische Voraussetzungen geschaffen werden. Für einen reibungslosen Ablauf sind folgende Vorbereitungsmassnahmen unbedingt empfohlen.

Voraussetzungen für E-Banking

Was	Beschreibung
Lizenz	Für die Freischaltung der Funktion E-Banking benötigen Sie eine entsprechende Infoniqa ONE 200 Softwarelizenz. Setzen Sie sich mit Ihrem Infoniqa ONE 200 Berater in Verbindung oder bestellen Sie die Lizenz.
Direct-Banking Vertrag Schlüssel Zugangscode	Für die Freischaltung der Funktion E-Banking benötigen Sie eine entsprechende Infoniqa ONE 200 Softwarelizenz. Setzen Sie sich mit Für den Betrieb von E-Banking brauchen Sie einen Bank-Schlüssel. Die Schlüssel für DirectBanking-Dienste erhalten Sie bei Ihrer Bank/Post. Setzen Sie sich mit Ihrem Bank/Post-Berater in Verbindung und Bestellen Sie einen Zugangsschlüssel für DirectBanking mit Infoniqa ONE 200 Software. In der Folge erhalten Sie von Ihrer Bank/Post einen Vertrag, einen Datenträger mit Ihrem Schlüssel und i.d.R. einen Zugangscode mit separater Post. Die Schlüssel für EBPP-Dienste erhalten Sie bei einem EBPP-Provider. Die derzeit bekanntesten sind Paynet und Yellownet.
Installation Arbeitsplatz	Legen Sie fest, wer die definitiven Freigabe- und Ausführungsrechte für Senden und Empfangen pro Mandant haben soll und planen Sie die notwendige Installation. Wir empfehlen, nur eine oder wenige Personen dafür festzulegen. Das Betreiben von E-Banking ist grundsätzlich von jedem Client mit installiertem Infoniqa ONE 200 Finanz, Personal und Auftrag möglich. Die Funktion Extras/E-Banking steht in jeder Anwendung automatisch zur Verfügung. Für das Senden und Empfangen ist jedoch aus Sicherheitsgründen die zusätzliche lokale Installation der Kommunikationskomponenten und das lokale Einlesen der Zugangs-Schlüssel erforderlich. Hinweis: Die Kommunikationskomponenten für das Senden/Empfangen werden mit der Client-Installation aus Sicherheitsgründen nicht automatisch installiert. Im Client-Installationsassistent ist das Modul E-Banking dafür bewusst zu aktivieren.
Einrichten von Mandant und Applikation	Legen Sie fest, für welche Mandanten und welche Applikation E-Banking aktiviert werden soll. Die Aktivierung erfolgt für jeden Mandanten und jede Applikation (Finanz, Auftrag, Personal) separat über Extras/Einstellungen.
Zugriffsrechte	Legen Sie fest, welche Benutzer für welche Funktionen von E-Banking zugelassen werden dürfen. Die Zugriffsrechte auf den Menüpunkt Extras/E-Banking und dessen Funktionen können in Infoniqa ONE 200 Admin konfiguriert werden. Die Zugriffsrechte können dabei auf Benutzer- und Gruppenebene pro jeweiliger E-Banking-Funktion definiert werden. Folgende Zugriffe können einzeln definiert werden: Senden: DTA/EZAG Aufträge Finanz DTA/EZAG-Aufträge Personal LSV/DebitDirect-Aufträge Elektronischer Rechnungsausgang Empfangen: QR-Dateien Elektronische Kontoauszüge (MT940) Rückmeldungen und Protokolle Import/Export: Import Export Verwalten: Verträge verwalten und einsehen Einem Debitorenbuchhalter können so beispielsweise auch nur die Funktionen „QR empfangen“ sowie „LSV/DebitDirect senden“ zugewiesen werden. Folgende Funktionen sind immer freigeschaltet: [Drucken] [Schliessen] Funktion [Löschen] Die Funktion [Löschen] kann mittels CRUD-Einstellungen der Funktion „E-Banking“ in Infoniqa ONE 200-Admin aktiviert oder inaktiviert werden. Wenn nur CRU (Löschen gesperrt) selektiert wird, können keine Aufträge gelöscht werden. Vertragsschlüssel Neben den Zugriffsberechtigungen auf die Funktionen von E-Banking (Senden/Empfangen, etc.) muss auch der Zugriff auf die Vertrags-schlüssel gewährt werden, damit Aufträge übermittelt werden können (siehe Installation der Vertragsschlüssel). Im Dialog E-Banking werden zudem - je nach Zugriffsrecht auf die Vertragsschlüssel - nur Aufträge der entsprechenden Applikation (z.B. nur Finanz) angezeigt. Siehe dazu Kapitel Sichtbarkeit von E-Banking-Aufträgen in Infoniqa ONE 200 E-Banking.
Freigabeberechtigungen	In einem Konzept soll festgelegt werden, ob es für die Übermittlung von Aufträgen spezielle Freigaben braucht und wer diese Freigaben tätigen kann/darf. Denkbar wäre beispielsweise, dass überall Kollektiv-Unterschriftsberechtigung vorherrscht. Lohnzahlungen jedoch nur durch speziell autorisierte Personen freigegeben und übermittelt werden dürfen. Um dies später in der Software abbilden zu können, muss man sich bereits im Vornherein über den Soll-Zustand
Kommunikation	Die Verbindung zu den DirectBanking- und EBPP-Diensten ist wie folgt möglich: Modem (z.B. ISDN) Über Modem wird direkt mit den Dienst-Betreibern kommuniziert (DialUp). Internet (TCP/IP) Über Internet wird indirekt mit den Dienst-Betreibern kommuniziert. Die Verbindung wird über DFÜ (DialUp Networking) und/oder Zugang zum Internet (z.B. ADSL) hergestellt. Die entsprechende Konfiguration der Firewall ist notwendig. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Dienstbetreiber (Finanzinstitut, Paynet, Yellownet) über die zu definierenden IP-Adressen und Ports. Hinweis: Beim Einlesen der Schlüssel im E-Banking Modul werden Angaben zur Kommunikation verlangt.

E-Banking installieren und einrichten

Vorbereitung

Legen Sie sämtliche Unterlagen in Zusammenhang mit der Schaffung der notwendigen Voraussetzungen (siehe Voraussetzungen fürs E-Banking) bereit. Gehen Sie nachfolgenden Kapitel vor.

E-Banking aktivieren

Die Aktivierung erfolgt über das Programm Extras/Einstellungen.

Infoniqa ONE 200 Finanz und Personal
In Infoniqa ONE 200 Finanz finden Sie den Aktivierungsschalter im Register „Finanzbuchhaltung 2/2“. Die Aktivierung in Infoniqa ONE 200 Finanz gilt für Infoniqa ONE 200 Finanz und Infoniqa ONE 200 Personal.
Für die Aktivierung der Funktion ist eine entsprechende Softwarelizenz erforderlich.

Infoniqa ONE 200 Auftrag
Für Infoniqa ONE 200 Auftrag (EBPP-Rechnungsausgang) erfolgt die Aktivierung in dessen Einstellungen.

Hinweis: Mit der Aktivierung haben alle Benutzer aus Infoniqa ONE 200 Finanz und Infoniqa ONE 200 Personal Zugriff auf den Menüpunkt Extras/E-Banking und dessen Funktionen. Die Einschränkung der Zugriffsrechte erfolgt über Infoniqa ONE 200 Admin, Zugriffsberechtigung. Siehe auch Zugriffsrechte definieren)

Hinweis: CR/LF (Carriage Return / Line Feed)
Sobald in Infoniqa ONE 200 Finanz die Funktion „E-Banking“ aktiviert ist, wird in den EZAG und DD-Dateien generell ein CR/LF eingefügt. Dies bedeutet, dass die Dateien nicht mehr via Datenträger eingeliefert werden können. Bei inaktiviertem E-Banking werden nie CR/LF eingefügt.

Einlieferkanal	Mit oder ohne CR/LF
Datenträger (Diskette 3 ½“)	Zwingend OHNE CR/LF
Telebanking-Server (Infoniqa ONE 200 E-Banking)	Zwingend MIT CR/LF
Yellownet	Mit oder ohne CR/LF
FDS / H-Net®	Mit oder ohne CR/LF

Zugriffsrechte definieren

Die Zugriffsrechte auf den Menüpunkt Extras/E-Banking und dessen Funktionen können in Infoniqa ONE 200 Admin konfiguriert werden.

Die Zugriffsrechte können dabei auf Benutzer- und Gruppenebene pro jeweiliger E-Banking-Funktion definiert werden. Zugriffe auf folgende Funktionen können einzeln gewährt oder eben verweigert werden:

Senden:

DTA/EZAG-Aufträge Finanz
DTA/EZAG-Aufträge Personal
LSV/DebitDirect-Aufträge
Elektronischer Rechnungsausgang

Empfangen:

QR-Dateien
Elektronische Kontoauszüge (MT940)
Rückmeldungen und Protokolle

Import/Export:

Import
Export

Verwalten: - Verträge verwalten und einsehen

Einem Debitorenbuchhalter können so beispielsweise auch nur die Funktionen „QR empfangen“ sowie „LSV/DebitDirect senden“ zugewiesen werden.

Folgende Funktionen sind immer freigeschaltet:

[Drucken]
[Schliessen]

Funktion [Löschen]
Die Funktion [Löschen] kann mittels CRUD-Einstellungen der Funktion „E-Banking“ in Infoniqa ONE 200-Admin aktiviert oder inaktiviert werden. Wenn nur „CRU (Löschen gesperrt)“ selektiert wird, können keine Aufträge gelöscht werden.

Sichtbarkeit der Aufträge in Infoniqa ONE 200 E-Banking
In Infoniqa ONE 200 E-Banking werden nur jene Aufträge angezeigt, welche vom jeweilig eingeloggten Benutzer auch effektiv verarbeitet werden können. Somit wird gewährleistet, dass ein Kreditorenbuchhalter nicht plötzlich Lohn-DTA’s von Infoniqa ONE 200 Personal ansehen und bearbeiten kann.

Damit die Aufträge also bearbeitet werden können, müssen in Infoniqa ONE 200 Admin die entsprechenden Zugriffsberechtigungen definiert werden. Siehe auch Sichtbarkeit von E-Banking-Aufträgen in Infoniqa ONE 200 E-Banking

Vertragsschlüssel

Neben den Zugriffsberechtigungen auf die Funktionen von E-Banking (Senden/Empfangen, etc.) muss auch der Zugriff auf die Vertragsschlüssel gewährt werden, damit Aufträge übermittelt werden können (siehe Installation der Vertragsschlüssel).

Im Dialog E-Banking werden zudem - je nach Zugriffsrecht auf die Vertragsschlüssel - nur Aufträge der entsprechenden Applikation (z.B. nur Finanz) angezeigt. Siehe dazu Kapitel Sichtbarkeit von E-Banking-Aufträgen in Infoniqa ONE 200 E-Banking.

Freigabeberechtigungen definieren

Neben den Zugriffsberechtigungen auf die Funktionen ([Senden/Empfangen], etc.) müssen zusätzlich die Freigabeberechtigungen definiert werden. Hier wird bestimmt, durch welche und wie viele Instanzen ein Auftrag (DTA, LSV, EZAG, DebitDirect) freigegeben werden muss, damit er übermittelt werden kann.

Dadurch können also Kollektiv-Unterschriftsregelungen oder das so genannte 4-Augen-Prinzip abgebildet werden. Ein Auftrag kann erst übermittelt werden, wenn er durch die entsprechenden Instanzen geprüft und freigegeben wurde. Erst dann erhält ein Auftrag den Status „Pendent (Übermittlung)“.

Die Freigabeberechtigungen werden in Infoniqa ONE 200 Admin unter Zugriffsberechtigungen/E-Banking/E-Rechnung/[Freigabeberechtigungen] definiert.

Hier können berechtigte Gruppen oder Benutzer definiert werden, welche Aufträge freigeben dürfen. Durch die Angabe „Anzahl Personen“ wird definiert, durch wie viele Personen ein Auftrag freigegeben werden muss, damit er übermittelt werden kann.

Die Freigabeberechtigung kann für folgende Transaktionsarten gesondert definiert werden:

DTA/EZAG Infoniqa ONE 200 Finanz
DTA/EZAG Infoniqa ONE 200 Personal
LSV/DebitDirect Infoniqa ONE 200 Finanz

Freigabeberechtigungen müssen auf JEDEN Fall definiert werden. Ohne Freigaben kann kein Auftrag übermittelt werden. Falls man das Freigabeprozedere umgehen will, muss man allen Benutzern das Recht geben, eigene Aufträge alleine freigeben zu können. Somit müssen die Aufträge nicht durch weitere Personen freigegeben werden und gelten nach der Erstellung gleich als freigegeben.

E-Banking Freigabe-Berechtigungen	Bedeutung
Transaktionsart	Auswahl der Transaktionsart Es stehen folgende 2 Transaktionsarten zur Verfügung: 1 – DTA/EZAG 2 – LSV/DebitDirect
Benutzer/Gruppe	Wahl des Benutzers resp. der Benutzergruppe, welche freigabeberechtigt sein sollen. Ein neuer Benutzer muss mittels [Neu] hinzugefügt werden.
Quelle	Auswahl, ob Finanz und/oder Personal-Aufträge freigegeben werden dürfen. Bei Transaktionsart „2-LSV/DebitDirect“ steht nur Quelle „Finanz“ zur Verfügung
Anzahl Personen	Definition, wie viele Personen einen Auftrag freigeben müssen, damit er übermittelt werden kann. Wenn bei einem Benutzer „Max Muster“ Anzahl = 2 ist, muss noch ein anderer Benutzer diesen Auftrag freigeben. Wenn bei einem Benutzer/einer Gruppe Anzahl = 1 ist, reicht es, wenn der Auftrag durch diesen Benutzer resp. einen Benutzer dieser Gruppe freigegeben wird. à „Anzahl Personen“ sagt aus, wie viele Freigaben vorhanden sein müssen, damit eine Freigabe durch diese Person bewirkt, dass der Auftrag übermittelt werden kann. Hinweis: Es kann Beispielsweise bei einer Gruppe „GL“ – welche 5 Mitglieder beinhaltet - definiert werden, dass diese zu zweien unterschriftsberechtigt sind (Anzahl Personen = 2). Der Finanzchef „Max Muster“ kann aber auch alleine freigeben à Er wird zusätzlich erfasst mit Anzahl Personen = 1
Eigene Aufträge freigeben	Dieses Flag steuert, ob ein Benutzer seine eigens erstellten Aufträge auch selber freigeben kann, oder ob solche Aufträge immer durch andere Personen freigegeben werden müssen. Kann er seine eigenen Aufträge freigeben, so gilt bereits die Erstellung des Auftrages als eigentliche Freigabe. Der Benutzer muss den Auftrag nicht mehr manuell freigeben. Beispiel Benutzer „Max Muster“ ist in der Gruppe „GL“ – welche Kollektiv unterschriftsberechtigt ist (Anz. Personen = 2). Er selbst erstellt einen DTA-Auftrag. Eigene Aufträge freigeben = Nein: Wenn er eigene Aufträge nicht selber freigeben kann, muss der Auftrag durch zwei andere Personen der Gruppe „GL“ freigegeben werden. Eigene Aufträge freigeben = Ja: Falls er eigene Aufträge selber freigeben kann, muss der Auftrag nur noch durch ein zweites Mitglied der Gruppe „GL“ freigegeben werden, da „Max Muster“ den Auftrag selber erstellt hat und dies bereits als Freigabe gilt.

Installation der Kommunikationskomponenten

Für die Übermittlung und das Abholen [Senden/Empfangen] von E-Banking-Aufträgen werden lokal auf dem Client die Kommunikationskomponenten benötigt. Falls diese nicht installiert sind, erscheint beim Ausführen eine entsprechende Meldung:

Die Installation erfolgt mittels originaler Infoniqa ONE 200 Software-DVD und dem Start dessen Installations-Wizard.

Hinweis: Die Kommunikationskomponenten für das Senden/Empfangen werden mit der Client-Installation aus Sicherheitsgründen nicht automatisch installiert. Im Client-Installationsassistent ist das Modul E-Banking dafür bewusst zu aktivieren.

Installation neues Service-Pack von E-Banking

Nach der Installation der Kommunikationskomponenten sollte das aktuelle Service-Pack von E-Banking eingespielt werden. Somit ist gewährleistet, dass die Kommunikation mit den Banken korrekt abgewickelt werden kann. Das Service Pack kann bei ihrem Infoniqa ONE 200 Berater bezogen werden.

Installation der Vertragsschlüssel

Damit mit den jeweiligen Banken die Kommunikation aufgebaut werden kann, müssen die entsprechenden DirectBanking-Verträge in Infoniqa ONE 200 Finanz eingelesen und eingerichtet werden.

Sobald ein Client auf die Vertragsschlüssel zugreifen kann, erhält er die Möglichkeit, die Kommunikation und Authentifizierung mit den Instituten auszuführen. Siehe auch Sichtbarkeit von E-Banking-Aufträgen in Infoniqa ONE 200 E-Banking.

Die Verträge/Schlüssel können optional in ein lokales Verzeichnis auf einer Arbeitsstation oder auf ein freigegebenes Netzwerkverzeichnis auf dem Server eingelesen werden. Somit kann gesteuert werden, wie viele Benutzer auf die Vertragsschlüssel zugreifen können und somit Aufträge übermitteln können.

Der Zugriff auf die Vertragsschlüssel kann wie folgt gewährt werden:

Stand-Alone für nur 1 Arbeitsplatz:
Die Verträge werden nur auf einem Arbeitsplatz eingelesen. Senden von Aufträgen und Empfangen von Daten kann nur über diesen Arbeitsplatz erfolgen.
(Falls mehrere Personen/Arbeitsplätze E-Banking-Aufträge ausführen können sollen, ist diese Variante nicht zu empfehlen!)

Beim Einlesen auf Ebene „Lokaler Arbeitsstation (Stand-Alone)“ kann ein und derselbe Vertrag nicht auch auf einer zweiten Maschine nochmals eingelesen werden.

Grund: Einige Finanzinstitute liefern die Schlüssel auf dem Datenträger mit. Beim lokalen Einlesen des Vertrages/Schlüssel wird dieser kopiert und im lokalen Dateisystem abgelegt. Bei diesen Finanzinstituten wird bei jedem Login (Senden/Empfangen) der Schlüssel dynamisch generiert und ins lokale Dateisystem zurückgeschrieben. Deshalb darf der Schlüssel nur gerade an einem Ort eingelesen bzw. verwaltet werden. Andernfalls kann u.U. das Login beim nächsten Anmelden (Senden/Empfangen) nicht mehr funktionieren oder im schlechtesten Fall wird sogar das Konto gesperrt.

Installation auf Shared-Verzeichnis (Server):
Die Verträge werden in ein Shared-Verzeichnis eingelesen. Somit können verschiedene Benutzer von verschiedenen Arbeitsstationen auf die Verträge zugreifen und somit Daten senden. Der Zugriff auf das Shared-Verzeichnis kann natürlich entsprechend pro Benutzer eingeschränkt werden (Systemadministrator).

Wir empfehlen dringend, die Verträge zentral auf einem Shared-Verzeichnis im Netzwerk einzulesen, sobald mehrere Benutzer/Arbeitsstationen E-Banking-Aufträge senden/empfangen sollen.

Nachfolgend der Installationsablauf für das Einlesen der Vertrags-Schlüssel:

Schritt	Beschreibung
E-Banking starten	Extras/E-Banking
Kommunikationsmodul einrichten	Beim erstmaligen Start von Infoniqa ONE 200 E-Banking erscheint die Maske „Kommunikationsmodul einrichten“. Hier kann definiert werden, in welchem Verzeichnis die eingelesenen Verträge erstellt werden, sowie auf welcher Ebene die Verträge zur Verfügung stehen sollen: Datenbank pro Mandant anlegen (empfohlen) Pro Mandant wird eine separate Datenbank (File) mit den entsprechenden Verträgen erstellt. Die Verträge stehen also nur innerhalb eines Mandanten zur Verfügung. Zentrale Datenbank anlegen Die Datenbank (File) mit den Kommunikationseinstellungen und Bankschlüsseln steht allen Mandanten zur Verfügung. Verzeichnis Verzeichnis für die Ablage der Datenbank mit den Kommunikations-Einstellungen und Bankschlüsseln. Es kann auch ein Verzeichnis auf einem Netzwerklaufwerk definiert werden. Somit kann E-Banking auch von verschiedenen Arbeitsplätzen gestartet werden (empfohlen).
Vertrag erstellen	[Verträge]/Verträge erstellen Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten und beachten Sie allfällige Vorgangsbeschreibungen, die Sie mit den Schlüssel- und Passwortunterlagen Ihres Institutes erhalten haben.
Verträge ändern/löschen	Falls beim Erstellen Fehlangaben gemacht wurden, kann der Vorgang durch [Löschen] des Vertrages oder durch [Parameter] geändert werden.
Einstellungen der Firewall	Eine Firewall schützt vor unbefugter ein- und ausgehender Kommunikation, indem die Kommunikationsports gesperrt oder überwacht werden. Wenn ein Firewall aktiviert ist, müssen die von den Instituten verwendeten IP-Adressen und/oder Kommunikationsports unter Umständen in der Firewall freigegeben werden. Falls mit dem Schlüssel und den Passwortunterlagen keine entsprechenden Hinweise mitgeliefert wurden, erkundigen Sie sich bei Ihrem Institut über die zu definierenden Adressen und Ports in der Firewall.

Abschliessende Konfiguration

Abschliessend sind folgende Konfigurationen vorzunehmen:

Schreibberechtigungen setzen

E-Banking Benutzer müssen Schreib-/Lesezugriff auf folgende Verzeichnisse haben:

Verzeichnis Datenaustausch gem. Einstellungen
Datenaustausch-Verzeichnis, Extras/Einstellungen 1/3
Verzeichnis, in welchem die Verträge eingelesen wurden
Siehe Installation der Vertragsschlüssel
Verzeichnis mit lokaler Installation der E-Banking Kommunikationskomponenten
(C:\Programme\Infoniqa ONE 200\Bin\ebanking)

Eigene Zahlungsverbindungen bewirtschaften

In den Eigenen Zahlungsverbindungen (Eigene Bank) müssen bei ZV, für welche E-Banking eingerichtet wird, folgende Stammdaten korrekt erfasst sein:

Clearing-Nummer
Kontonummer und IBAN
Vertragsnummer sowie DTA-Auftraggeber-ID und –Absender-ID (gem. Angaben auf dem DirectBanking-Vertrag mit der Bank)

Vorgehen beim Einrichten der Funktion E-Kontoauszug

Mit der Funktion E-Kontoauszug können Kontoauszüge der eingerichteten Bankkonti neu auf Knopfdruck elektronisch via DirectBanking-Kanal der Bank-Server (CH-Banken) heruntergeladen und in Infoniqa ONE 200 Finanz importiert und verbucht werden.

Um die Funktion einzurichten, sind folgende Massnahmen notwendig

Was	Beschreibung
Lizenz	Infoniqa ONE 200 Finanz verwendet die DirectBanking-Kanäle der Schweizer Banken, um die Kontoauszüge elektronisch herunterzuladen. Die Kommunikation geschieht somit über Infoniqa ONE 200 E-Banking. Damit die Funktion „E-Kontoauszug“ verwendet werden kann, muss „E-Banking“ freigeschaltet (lizenziert) und aktiviert sein. Für die Freischaltung der Funktion E-Banking benötigen Sie eine entsprechende Infoniqa ONE 200 Softwarelizenz. Setzen Sie sich mit Ihrem Infoniqa ONE 200 Berater in Verbindung oder Bestellen Sie die Lizenz.
E-Banking korrekt eingerichtet	Damit Kontoauszüge eines Bank- resp. Post-Kontos online heruntergeladen werden können, müssen die jeweiligen Konti und Banken in Infoniqa ONE 200 E-Banking korrekt eingerichtet sein: DirectBanking-Verträge müssen vorhanden und eingelesen sein Arbeitsplätze müssen konfiguriert werden Benutzer müssen Zugriff auf die Vertragsschlüssel haben E-Banking-Client muss installiert sein Firewall muss korrekt konfiguriert sein Etc. Lesen Sie dazu die notwendigen Schritte für die Einrichtung von E-Banking in folgendem Kapitel: Vorgehen beim Einrichten von E-Banking
Zugriffsberechtigung	Um Kontoauszüge herunterladen zu können, muss in Infoniqa ONE 200 Admin die Berechtigung auf die E-Banking-Funktion „Elektronische Kontoauszüge (MT940)“ gesetzt sein
Eigene Zahlungsverbindungen korrekt einrichten	Die Verbuchung der elektronischen Kontoauszüge erfolgt über die eigenen Zahlungsverbindungen. Damit der elektronische Kontoauszug automatisch einem Bankkonto zugewiesen werden kann, muss die Kontonummer der eigenen Zahlungsverbindung korrekt erfasst werden (Nur IBAN reicht nicht, derzeit ist die proprietäre Kontonummer noch notwendig)

Vorgehen beim Einrichten von Bilanzkonto-Splitting

In diesem Kapitel ist das Vorgehen beim Einrichten der Option „Bilanzkonto-Splitting“ dokumentiert. Einen Überblick über den Funktionsumfang der Option finden sie in folgendem Kapitel: Bilanzkonto-Splitting

Lizenz	Für die Freischaltung der Option „Bilanzkonto-Splitting“ benötigen Sie eine entsprechende Infoniqa ONE 200 Softwarelizenz. Setzen Sie sich mit Ihrem Infoniqa ONE 200 Berater in Verbindung oder Bestellen Sie die Lizenz.
Aktivieren	Die Option „Bilanzkonto-Splitting“ kann in den „Einstellungen Finanzbuchhaltung 1/2“ aktiviert werden. Dadurch kann als zweiter Schritt auf den jeweiligen Bilanzkonti definiert werden, ob sie gesplittet werden sollen. Einmal aktiviert, kann die Option nicht mehr deaktiviert werden. Infoniqa ONE 200 Personal und Heim Die Applikationen Infoniqa ONE 200 Personal sowie Heim unterstützen die Funktion „Bilanzkonto-Splitting“ derzeit noch nicht (jedoch in Planung). Aus diesem Grund kann die Option nicht aktiviert werden, wenn Infoniqa ONE 200 Personal oder Heim installiert ist. Infoniqa ONE 200 Auftrag Auch Infoniqa ONE 200 Auftrag unterstützt die neue Funktionalität des Bilanzkontos-Splittings noch nicht. Infoniqa ONE 200 Auftrag übermittelt die Buchungen jedoch via API in Infoniqa ONE 200 Finanz. Aus diesem Grund kann das Bilanzkonto-Splitting dennoch aktiviert werden, wenn Infoniqa ONE 200 Auftrag installiert ist. Es erscheint jedoch ein Hinweis, dass aus Infoniqa ONE 200 Auftrag nur Bilanzkonti bebucht werden dürfen, welche nicht gesplittet werden. Wenn hingegen auf ein gesplittetes Konto gebucht wird und keine KST/KTR mitgegeben wird, wird die Buchung zurückgewiesen.
KST/KTR eröffnen	Die einzelnen Filialen, auf welche die Saldi der Bilanzkonti aufgesplittet werden, müssen gegebenenfalls als KST/KTR erfasst werden. Bilanzkonto-Buchungen können aber auch auf bestehende KST/KTR gebucht werden Siehe auch Kapitel KST/KTR-Plan im Handbuch „Kostenrechnung“
Kostenartenstamm	Kostenarten sind das Pendant der Fibu-Konti in der Kostenrechnung. Aus diesem Grund muss für jedes Fibu-Konto, welches gesplittet werden soll, zuerst eine entsprechende Kostenart vom Typ „Bilanzkonto-Splitt“ erfasst werden. Der spezielle Kostenarten-Typ „Bilanzkonto-Splitt“ ermöglicht eine klare Trennung von Kostenarten, welche für die eigentliche Kostenrechnung verwendet werden (Primär- und Sekundärkosten für Umlagen) und eben Kostenarten vom Typ „Bilanzkonto-Splitt“ Siehe auch Kapitel „Kostenartenplan“ im Handbuch „Kostenrechnung“
KA-KST/KTR-Verbindungen erfassen	Für die einzelnen Kostenarten (Pendant zum Fibu-Konto) muss definiert werden, auf welche Kostenstellen und –träger diese bebucht werden dürfen. Dazu sind entsprechende Kontierungsregeln zu erfassen Siehe auch Kapitel Kontierungsregeln im Handbuch „Kostenrechnung“
Kontoplan	Die Funktionalität des Bilanzkontos-Splittings kann pro Bilanzkonto einzeln aktiviert werden, indem dem jeweiligen Bilanzkonto in Kontoplan eine Kostenart vom Typ „Bilanzkonto-Splitt“ hinterlegt wurde. Ab diesem Zeitpunkt muss für alle Buchungen über dieses Konto zusätzlich eine KST / ein KTR mitgegeben werden. Einschränkung beim Aktivieren Problematisch ist das nachträgliche Aktivieren des Bilanzkonto-Splittings, wenn schon Buchungen vorhanden sind. Weist das Konto einen Saldo ungleich 0 aus, stimmt der Fibu-Kontosaldo nicht mehr mit dem Total der Buchungen in der Kostenrechnung (Saldovortrag der KST/KTR) überein. Aus diesem Grund müssen die Konti zum Zeitpunkt des Aktivierens der Funktion „Bilanzkonto-Splitting“ den Saldo 0 aufweisen. Nur so ist gewährleistet, dass sämtliche Saldi auf dem Konto auch auf eine KST/KTR gebucht sind. Vorgehen beim nachträglichen Aktivieren auf einem Konto Wie oben erwähnt muss der Saldo beim Aktivieren 0 sein. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Meldung. Der Benutzer hat wie folgt vorzugehen: Den Saldo des Kontos auf ein Scharnierkonto ausbuchen Alle Buchungen des Kontos abschliessen (auch der Saldo der definitiven Buchungen muss = 0 sein) Bilanzkonto-Splitting auf dem Konto aktivieren indem die Kostenart hinterlegt wird Den Saldo – aufgetrennt auf die verschiedenen Filialen –(KST/KTR) wieder einbuchen Deaktivieren Um die Funktion Bilanzkonto-Splitting auf einem Konto nachträglich zu deaktivieren, muss gleich vorgegangen werden wie beim nachträglichen Aktivieren à der Saldo muss 0 sein
Eigene Zahlungsverbindungen	Die Bank- und Postkontoverbindungen können in Infoniqa ONE 200 Finanz mit „eigenen Zahlungsverbindungen“ abgebildet werden. Jeder Zahlungsverbindung wird ein Fibu-Konto (z.B. Konto „1020 Bank“) zugewiesen, über welches sämtliche Transaktionen dieser Zahlungsverbindung erfolgen. Falls die einzelnen Filialen z.B. eigene physische Bankkonti führen, kann das Sachkonto „Bank“ ebenfalls gesplittet werden. Dadurch können mehrere Zahlungsverbindungen mit dem gleichen Sachkonto erfasst werden. Durch Hinterlegung einer KST/KTR auf der Zahlungsverbindung wird jeweils bestimmt, auf welche „Filiale“ die Buchung erfolgen soll. à Falls das Sachkonto (Bilanzkonto) der Zahlungsverbindung gesplittet wird, muss der Zahlungsverbindung zwingend eine KST/KTR (z.B. Filiale) hinterlegt werden!

Wenn all diese Punkte gewährleistet sind, können Buchungen auf diese Bilanzkonti erfasst und die Saldi entsprechend pro KST/KTR (Filiale) gesplittet werden.

Vorgehen Einrichtung Differenzenmanagement

Für das Einrichten der Programmoption Differenzenmanagement ist das Vorgehen nachfolgender Reihenfolge empfohlen. Die Beschreibung des Differenzenmanagements finden Sie unter Option Differenzen-Management

Vorgang

Aktivitäten

0. Empfehlung

Hinweis: Lesen Sie alle Vorgänge durch, und setzen Sie sich damit in Kenntnis über die Funktionsweise des Differenzenmanagements.

Hinweis: Beginnen Sie mit dem Einrichten erst, wenn Sie den Überblick über alle vom Programm minimal vorgegebenen Einstellungen und die Ihren Anforderungen entsprechend notwendigen Einstellungen haben.

Hinweis: Den besten Überblick erhalten Sie, indem Sie Ihre Datenbank für eine Testeinrichtung kopieren und damit nach Belieben Ihre Anforderungsfälle durchprobieren. Danach sind Sie topfit für die effiziente und zielgerichtete Einrichtung in Ihrem Produktivsystem nach Ihren Bedürfnissen.

Belegarten bilden

Registerkarte Debitoren, Gruppe Belege, Belegarten

Für die Verbuchung der Differenzen lassen sich beliebig viele Belegarten vordefinieren. Belegarten sind eine weitere Differenzierung der Belegtypen Rechnung und Gutschrift. Für die das Einrichten des Differenzmanagements ist mindestens eine Belegart mit Bewegungsart Überzahlungsdifferenz und/oder eine Bewegungsart Unterzahlungsdifferenz einzurichten.

Überzahlungsbelegarten
Art: Überzahlungsdifferenz,
Zuordnung eines Kontos, einer Kostenart und einer Kostenstelle,
Zuordnung eines Steuersatzes (falls steuerpflichtig)

Unterzahlungsbelegarten
Art: Unterzahlungsdifferenz,
Zuordnung eines Kontos, einer Kostenart und einer Kostenstelle,
Zuordnung eines Steuersatzes (falls steuerpflichtig).

Zahlungsdifferenzen lassen sich somit auf spezielle Konti/Kostenstellen verbuchen. Zum Beispiel können Überzahlungen bis zu einem bestimmten Betrag automatisch als Spenden verbucht werden.

Verschiedene Debitoren-Auswertungen und der Debitoren-Explorer ermöglichen auch die Auswertung der Belegarten.

Einstellungen

Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 3/5

Differenzen-Management aktivieren.
Je eine Belegart für Über- und Unterzahlungen defaultmässig zuordnen.

Toleranzen einrichten

Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Toleranzen

Skonto-Toleranz
in % des Skontoabzuges oder als Betrag

Überzahlungstoleranz
in % des Belegbetrages oder als Betrag. Mit Zuordnung einer Belegart.

Unterzahlungstoleranz
in % des Belegbetrages oder als Betrag. Mit Zuordnung einer Belegart.

Zahlungskonditionen bilden

Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Zahlungskonditionen

Für die Debitoren, wo das Differenzenmanagement angewandt werden soll, sind entsprechende Zahlungskonditionen zu bilden:
Jeder Konditionsstufe wird eine vorgängig festgelegte Toleranz zugeordnet. Die entsprechenden Toleranz-Angaben bestimmen die Limiten für Skonti, Über- und Unterzahlungsdifferenzen.

Zuteilung dieser Zahlungskondition(en) zu Debitoren bzw. Belegen

Manuelle Belegerfassung

Zahlungslauf

Bei QR-Zahlungen werden die Differenzen automatisch gemäss Toleranzen verbucht. Für Über- und Unterzahlungen werden Buchungen mit den entsprechenden Belegarten erzeugt. Die in den Toleranzen hinterlegten Belegarten (und deren Kontierung) werden folglich verwendet.
Liegt der Zahlungsbetrag ausserhalb der Toleranz, entsteht eine Teilzahlung, die manuell zu bearbeiten ist. QR-Zahlungen

Bei manuellen Zahlungen werden Toleranzgrenzen und Differenzen angezeigt. Zahlungen verbuchen (manuell)
Der Bediener kann:

Die vorgeschlagene Verbuchung von Differenzen akzeptieren.

Hinweis: Belegart Unter-/Überzahlung
Die vorgeschlagenen Belegarten für Differenzen werden aus den Einstellungen genommen (nicht Belegart gem. Toleranz).
Über- oder Unterzahlungen beliebig auf verschiedene Belegarten aufsplitten.
(Fenster Kontierung Zahlungsdifferenz)
Die entsprechenden Buchungen sind innerhalb der Debitorenbuchhaltung sichtbar.

Die Zahlungsdifferenz als Skonto verbuchen (ist auch ohne Differenzenmanagement möglich).
Die Zahlung als Teilzahlung verbuchen (ist auch ohne Differenzenmanagement möglich).
Zahlungsdifferenzen manuell ausbuchen (ist auch ohne Differenzenmanagement möglich)

Controlling

Die Belegarten mit Über- und Unterzahlungsdifferenzen sind in der Bewegungsliste ersichtlich:

ausserdem im Debitoren-Explorer

Option Differenzen-Management

Die Option "Differenzmanagement" erlaubt das automatische Verbuchen von Über- und Unterzahlungen.

Dazu werden Über- und Unterzahlungstoleranzen definiert, die jeder Zahlungskonditionsstufe zugeordnet werden.

Bei manueller Zahlung können solche Zahlungsdifferenzen auch beliebig gesplittet oder übersteuert werden.

Die Elemente zur Einrichtung des Differenzenmanagements finden Sie unter Vorgehen Einrichtung Differenzenmanagement

Übersichtsschema:

Hinweis: Zu beachten: Beim manuellen Debitoren-Zahlen werden die verschiedenen Buchungsfälle wie folgt zum Verbuchen vorgeschlagen.

Es ist jedoch zu beachten, dass die vorgeschlagenen Differenzen und Differenzbuchungen beim manuellen Zahlen individuell angepasst/verändert werden können. Die restliche Differenz wird dabei immer als Skonto-Buchung ausgebucht.

Überzahlungen entstehen durch Zahlungen über dem Netto1 (also auch, wenn der Skonto nicht voll oder gar nicht ausgeschöpft wird).
Die Basis für Überzahlungen ist somit der Betrag bei voll ausgeschöpftem Skonto ohne Skonto-Toleranz (= Netto1). Wenn der Zahlbetrag über Netto1 liegt, wird eine Überzahlungsdifferenz vorgeschlagen. Der Skontobetrag wird also voll abgezogen und die Differenz ab Netto1 als Überzahlungsdifferenz verbucht.

Die prozentuelle erlaubte Differenz für Überzahlungen wird in Prozent vom Basisbetrag (Brutto) berechnet, jedoch ab Netto1 dazu addiert (Netto1 + Überzahlungstoleranz):

6% von 1’000.-- = 60.-- / Netto1 = 950.-- à Max. tolerierte Überzahlung = 1'010.--
Unterzahlungen entstehen durch Zahlungen unter Netto1. Dabei wird die Skontotoleranz ignoriert.
Grund: Weil die Skonto-Toleranz gegenüber dem Kunden nicht kommuniziert wird, soll sie auch für die Berechnung von Unterzahlungen nicht miteinbezogen werden.
Basis Netto1: Bei Unterzahlungstoleranz mit Basis Netto1 wird die prozentuale Toleranz in Prozent von Netto1 errechnet.
Die untere tolerierte Limite wird wie folgt berechnet: Netto1 – Unterzahlungstoleranz
Basis Netto2: Bei Unterzahlungstoleranz mit Basis Netto2 wird die prozentuale Toleranz in Prozent von Netto2 errechnet.
Die untere tolerierte Limite wird wie folgt berechnet: Netto1 – Unterzahlungstoleranz

Unterschiedliche Handhabung bei Zahlungsverbuchung via QR:
Beim manuellen Zahlen werden die Differenzbuchungen und allfälligen Skontotoleranzen vorgeschlagen – können jedoch noch verändert werden. Bei der automatischen Zahlungsverbuchung via QR kann der Benutzer jedoch keinen Einfluss nehmen. Aus diesem Grund werden einzelne Buchungsfälle anders gehandhabt:

Zahlungen über Brutto: Die Basis für Überzahlungen ist der Betrag bei voll ausgeschöpftem Skonto ohne Skonto-Toleranz (= Netto1). Der volle Skontoabzug wird geltend gemacht. Die Überzahlungstoleranz erfolgt ab Netto1.
Zahlungen zwischen Brutto und Netto1: Hier wird lediglich der normale Skontoabzug geltend gemacht. Es wird keine Überzahlungsdifferenz (ab Netto1) gebucht.
Zahlungen zwischen Netto1 und Netto2: Der Skontoabzug wird inkl. Skontotoleranz gebucht
Zahlungen unter Netto2: Erst ab hier wird eine Unterzahlungstoleranz ab Netto1 gebucht
Zahlungsbeträge ausserhalb der Toleranz ergeben bei QR-Zahlungen eine Teilzahlung

Beispiele (manuelle Debitoren-Zahlung)

Beispiel 1:
Rechnung für Mitgliederbeitrag. Überzahlungen bis 100.-- sollen als Spende verbucht werden. Keine Skonto-Berechtigung:
Belegbetrag: 100.-
Überzahlungs-Toleranz 50.-
Unterzahlungstoleranz: 0.-
Bereich Zahlungs-Betrag Kommentar:
über 150.- Ausserhalb der Toleranz
----------------------------------
Überzahlungs-Toleranz bis 150.- Der Betrag über 100.- wird verbucht als
max. 100.- Differenzbetrag Überzahlung
----------------------------------
Belegbetrag 100.- Genaue Zahlung
-----------------------------------
unter 100.- Ausserhalb der Toleranz

Zahlungsbeträge ausserhalb der Toleranz ergeben bei QR-Zahlungen eine Teilzahlung.
Bei manueller Zahlung erscheint ein roter Pfeil und der Benutzer kann entscheiden, ob er die Differenz als Skonto akzeptieren, die Zahlung als Teilzahlung verbuchen oder die Differenz ausbuchen will.

Beispiel 2:
Rechnung mit einer Zahlungskondition mit Skonto, Über- und Unterzahlungs-Toleranz.
Basis Unterzahlung = Netto1.
Zahlung innerhalb der Skonto berechtigten Periode:
Belegbetrag:    1000.-
Skonto 5 % 50.- Netto1 wird somit: 950.-
Skonto-Toleranz 10%: 5.- Netto2 wird somit: 945.--
Überzahlungs-Toleranz 10% 100.- (10% von 1000.-)
Unterzahlungs-Toleranz 2% 19.- (2% von 950.-)

Bereich Zahlungs-Betrag Kommentar:

über 1050.- Ausserhalb der Toleranz
----------------------------------
Überzahlungs-Toleranz bis 1050.-    Der Betrag über Netto1 (950.- )
( bis 100.- über Netto1) wird verbucht als
Differenzbetrag Überzahlung
Belegbetrag     1000.--

Skonto (5% von 1000.-= 50.--) Skonto.

Netto1: 950.-

Skonto-Toleranz (10 % von 50.-= 5.--) Skontotoleranz wird nicht berücksichtigt
Netto2: 945.-    weil eine Unterzahlungstoleranz mit Basis
Netto1 besteht !
Der Betrag unter Netto1 (950.- )
Unterzahlungs-Toleranz wird verbucht als
(bis 19.-- unter Netto1!) Differenzbetrag Unterzahlung
931.-
unter 931.- Ausserhalb der Toleranz

Eine Zahlung von 1100.- liegt über der Toleranzgrenze
(Die Überzahlung wird ab Netto1, nicht ab dem Belegbetrag berechnet)

Eine Zahlung von 955.- ergibt
- eine Skonto-Buchung von 50.- inkl. Steuer-Korrektur-Buchung
- eine Überzahlungs-Differenzbuchung von 5.- mit der festgelegten Belegart.
(Die Überzahlung wird ab Netto1, nicht ab dem Belegbetrag berechnet)

Eine Zahlung von 948.- liegt ergibt
- eine Skonto-Buchung von 50.- inkl. Steuer-Korrektur-Buchung
- eine Unterzahlungs-Differenzbuchung von 2.-- mit der festgelegten Belegart.
(Die Unterzahlung wird immer ab Netto1 berücksichtigt: Die Unterzahlungsdifferenz hat Vorrang vor der Skonto-Toleranz)

Eine Zahlung von 930.-- ergibt
eine Skontobuchung von 50.-- und
eine Unterzahlungs-Differenzbuchung von 20.-- mit der festgelegten Belegart.
(Die Unterzahlung wird immer ab Netto1 berücksichtigt: Die Unterzahlungsdifferenz hat Vorrang vor der Skonto-Toleranz)

Eine Zahlung von 920.-- liegt unter der Toleranzgrenze.

Beispiel 3:
Rechnung mit einer Zahlungskondition mit Skonto, Über- und Unterzahlungs-Toleranz.
Basis Unterzahlung = Netto2.
Zahlung innerhalb der Skonto berechtigten Periode:

Belegbetrag: 1000.--
Skonto 2 % 20.-- Netto1 wird somit: 980.--
Skonto-Toleranz 2.---: 2.-- Netto2 wird somit: 978.--
Überzahlungs-Toleranz 1% 10.00 (1% von 1000.--)
Unterzahlungs-Toleranz 3% 29.35 (3% von 978.--)
Bereich Zahlungs-Betrag Kommentar:

Belegbetrag 1000.--

über 990.-- Ausserhalb der Toleranz vgl. unten
Überzahlungs-Toleranz bis 990.
( bis 10.00 über Netto1 ) Der Betrag über Netto1 (980.-- )
bis 990.-- wird verbucht als
Differenzbetrag Überzahlung

Skonto (2% von 1000.--= 20.--) Skonto

Netto1: 980.
Max. Skonto einschliesslich Skontotoleranz:
Skonto-Toleranz (2.--) 22.--

Netto2: 978.
Unterzahlungs-Toleranz Der Betrag unter Netto1 (980.--)
(bis 29.35 unter Netto1) bis 950.65 wird verbucht als
Differenzbetrag Unterzahlung

unter 950.65 Ausserhalb der Toleranz
In diesem Beispiel wird die obere Toleranzgrenze kleiner als der Belegbetrag, weil die Überzahlungstoleranz kleiner ist als der Skontoabzug.

Eine Zahlung von 1000.-- liegt somit über der Toleranzgrenze
(1000.--- liegt über Netto1 (980.--) + Überzahlungstoleranz (10.--)

Eine Zahlung von 985.-- ergibt
- eine Skonto-Buchung von 20.-- inkl. Steuer-Korrektur-Buchung
- eine Überzahlungs-Differenzbuchung von 5.-- mit der festgelegten Belegart.
(Die Überzahlung wird ab Netto1 berechnet)

Eine Zahlung von 979.-- ergibt
eine Skontobuchung von 20.-- (exkl. Skonto-Toleranz).
eine Unterzahlungs-Differenzbuchung von 1.-- mit der festgelegten Belegart
(Auch bei der Basis Netto2 beginnt die Unterzahlungsdifferenz bei Netto1)

Eine Zahlung von 955.-- ergibt
eine Skontobuchung von 20.-- (exkl. Skonto-Toleranz) und
eine Unterzahlungs-Differenzbuchung von 25.-- mit der festgelegten Belegart.
(Auch bei der Basis Netto2 beginnt die Unterzahlungsdifferenz bei Netto1)

Eine Zahlung von 940.-- liegt unter der Toleranzgrenze.

Vorgehen Einrichtung Verbandmanagement

Für das Einrichten der Programmoption Verbandmanagement ist das Vorgehen nachfolgender Reihenfolge empfohlen.

Vorgehen Einrichtung Verbandmanagement

Vorgang	Aktivitäten
0. Empfehlung	Hinweis: Lesen Sie alle Vorgänge durch, und setzen Sie sich damit in Kenntnis über die Funktionsweise des Verbandmanagements. Beginnen Sie mit dem Einrichten erst, wenn Sie den Überblick über alle vom Programm minimal vorgegebenen Einstellungen und die Ihren Anforderungen entsprechend notwendigen Einstellungen haben. Den besten Überblick erhalten Sie, indem Sie Ihre Datenbank für eine Testeinrichtung kopieren und damit nach Belieben Ihre Anforderungsfälle durchprobieren. Danach sind Sie topfit für die effiziente und zielgerichtete Einrichtung in Ihrem Produktivsystem nach Ihren Bedürfnissen.
1. Kontenpläne ergänzen	Debitoren-Sammelkonto Verbände (mindestens pro Währung) Empfehlung: Sammelkonto für jeden Verband erleichtert Abstimmung Debihilfsbuch/Hauptbuch Durchgangskonto Interkontoverrechnungen Empfehlung: Sachkonto mit Checkbox Umsatz=Inaktiv Grund: Umsatzreport Hinweis: Wir empfehlen für das "Durchgangskonto Interkontoverrechnungen" ein Aktivkonto zu eröffnen und dieses in der Plangruppe der Debitoren (z.B. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) zu positionieren. Bei fixer Delkredere-Verbuchung Sachkonto, Eventuell Kostenart, Eventuell Kostenstelle
2. Einstellungen: Verbandsmanagement aktivieren	Die Programmfunktionen für das Verbandmanagement werden in den Einstellungen aktiviert. siehe Register Debitoren/Kreditoren 3/5 Hinweis: Die Zuweisung von Vorschlagsbelegarten können erst nach Definition der Belegarten erfolgen (siehe Vorgang Nr. 4.1 Belegarten).
3. Stammdaten/ Zahlungsverbindungen	Eigene Zahlungsverbindungen werden für den Einzug von Verbandsforderungen (Mitglieder-Rechnung/-Gutschriften) benötigt. Zwei Einzugsverfahren sind möglich: elektronisch per Lastschriftverfahren LSV über Bank/Post auf dem Papierweg per Überweisungsaufforderung direkt an den Verband ohne LSV-Umweg über Bank/Post. LSV Eine Zahlungsverbindung Typ „Bank“ oder „Post“ mit LSV-Verfahren einrichten. Überweisungsaufforderung Eine Zahlungsverbindungen Typ „Andere“ für eine Überweisungsaufforderung an den Verband einrichten. Die Verbandadresse ist folglich als Adresse zu erfassen. Empfehlung: Zahlungsverbindung nur für „Debibelastung“ aktivieren. Hinweis: Es muss folglich für jeden Verband mit Einzugsverfahren "Überweisungsaufforderung" eine eigene Zahlungsverbindung erfasst werden.
4. Stammdaten Debitoren	Folgende Stammdaten sind für das Verbandmanagement zu bearbeiten:
4.1 Belegarten	Belegarten werden für den Interkontoverkehr zwischen Verbänden und dessen Mitgliedkonten benötigt. Bei der Zahlungsverbuchung auf dem Verbandkonto wird nebst der Zahlung eine Interkonto-Belastung gebucht und beim Mitglied eine Interkonto-Entlastung, welche die Mitgliederrechnungen/-Gutschriften ausziffert). Minimal zwei Belegarten sind einzurichten: eine für Interkonto-Belastung eine für Interkonto-Entlastung. Für die organisatorische Differenzierung von Interkontoverkehr können auch mehrere Belegarten eingerichtet werden (z.B. für spezifische Auswertungen). Hinweis: Als Sachkonto sollte das zuvor eröffnete "Durchgangskonto Interkontoverrechnungen" definiert werden. Siehe auch Belegarten
4.2 Mahngruppen	Die Einrichtung von spezifischen Verbandmahngruppen ist angezeigt, wenn für Verbände spezifische Mahnprozesse erforderlich sind. Grund: Beim Mahnen werden Belege der Mitglieder direkt beim Verband gemahnt. Für den Mahnprozess ist die Mahngruppe des Verbandes massgebend und nicht die Mahngruppe des Mitglieds. Siehe auch Mahngruppen
4.3 Debitorenstamm	Mitglieder als "normale" Debitoren erfassen. Diese brauchen keine Zahlungsverbindung, da die Zahlung durch den Verband erfolgt. Verbände als Debitoren erfassen "normale" Debitorenstammdaten Zahlungsverbindungen: Vordisposition Eigene Zahlungsverbindung für Verbände, vgl. Pt. 3 Register Verbandmanagement: Managementart auf "Verband" setzen und den Debitor [Speichern] Jedes Mitglied wie folgt zuordnen: [Neu] Mit der Lupe einen Mitglied-Debitor auswählen [Speichern Hinweis: In allen so zugeordneten Verbandsmitgliedern wird im Register "Verbandmanagement" automatisch "¤ Mitglied" eingeschaltet und der Verband eingesetzt. Neue Mitglieder können auch vom Mitglied-Debitor her einem bestehenden Verband zugeteilt werden: Im Register " Verbandmanagement": [Neu] ¤Mitglied Mit der Lupe den Verband-Debitor auswählen. [Speichern] (im Fenster des Verbandmanagements). Pro Mitglied einen Default-Verband definieren (falls das Mitglied mehreren Verbänden zugeordnet wurde). Siehe auch siehe Debitorenstamm, Debitorenstamm/ Register Verbandmanagement.
5. Belege erfassen	Mitglied-Debitoren Belege, die von einem Verband bezahlt und an den Verband gemahnt werden, müssen bei den Mitglieddebitoren verbucht werden. In der Combobox Verband wird der entsprechende Verband zugeordnet. Bei Bedarf können aber auch Belege für das Mitglied selbst verbucht werden. Die Combobox „Verband“ bleibt dabei leer. Verbandsspezifische Belegfelder: Combobox „Verband“ Combobox „Einzugskonto“ Verband-Debitoren Auf Verbanddebitoren können keine Belege erfasst werden. Belege (Rechnungen und Gutschriften) werden bei den zugeordneten Mitgliedern verbucht. Tritt dieser selbst als Debitor auf, muss er als zweiter gewöhnlicher Debitor erfasst werden.
6. Belastungsauftrag erstellen	Verbandbelege werden mittels Programmfunktion "Belastungsauftrag erstellen" eingezogen (Belastungsauftrag erstellen). Der Einzug kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen: elektronisch per Lastschriftverfahren LSV auf dem Papierweg per Belastungsauftrag-Papier
7. Zahlungseingang buchen	Der Zahlungseingang muss über die Verbuchung des zuvor erstellen Belastungsauftrages erfolgen. Dies kann über folgende Programmfunktionen geschehen: In der Funktion Belastungsauftrag verbuchen In der Funktion Bankerfassung /Postenart Debitoren-Belastungslauf
8. Controlling	Reporting mit Verbandgruppierung Verfallliste Verfallbewertung Bewegungsliste Offene Posten Saldoliste Umsatzliste Debitoren-Kontoauszug Mahnwesen Mahnlauf Selektion/Sortierung Mahnliste Mahnbrief

Vorgehen Einrichtung Kontokorrent

Dauerhafte gegenseitige Geschäftsbeziehungen woraus Lieferungen und Bezüge von Leistungen entstehen, schlagen sich in Forderungen und Guthaben gegenüber dem Partner nieder. Die Kontokorrent-Offenpostenbuchhaltung eignet sich für die Buchführung am besten. Der partnerschaftliche Geschäftsverkehr bzw. dessen zugrundeliegenden Belege werden in einem Konto der Kontokorrent-Offenpostenbuchhaltung geführt. Für die Verrechnung (Auszifferung) der offenen Posten ist der Kontokorrentsaldo per Stichtag entscheidend. Bei einem Habensaldo erfolgt ein Zahlungsausgang (Kontokorrent->Kreditoren-Zahlung) an den Partner. Bei einem Sollsaldo erfolgt ein Zahlungseingang vom Partner.

Je nach Saldo erfolgt die Verrechnung (Auszifferung) beim Zahlungseingang oder beim Zahlungsausgang. Die Verrechnung wird in der Regel mit einer Kontoabrechnung avisiert.

Ohne Kontokorrentbuchhaltung werden:

Ausgangsrechnungen/Gutschriften und dessen Zahlungseingänge werden im Debitorenhilfsbuch verwaltet.
Eingangsrechnungen/Gutschriften und Zahlungsausgänge werden im Kreditorenhilfsbuch verwaltet.
Ausgangs und Eingangsrechnungen können nicht direkt miteinander verrechnet werden.

Die Kontokorrentbuchhaltung verfolgt den Hauptzweck, Debitoren-Guthaben mit Kreditoren-Forderungen verrechnen zu können. Bestehende Infoniqa ONE 200-Kontoführungen mit Debitoren-/Kreditorenbuchhaltungen können mit ein paar wenigen Einstellungen auf Kontokorrentführung umgestellt werden.

Die Infoniqa ONE 200-Kontokorrentbuchhaltung ist aus diesen Gründen auf der Basis der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung aufgesetzt.

Die Stammdaten- und Belegdatenführung erfolgt in den bestehenden Debitoren- und Kreditoren-Hilfsbuchtabellen. Mit der logischen Verbindung über eine gemeinsame Adresse (Partner) wurde lediglich die Benutzersicht kontokorrenttauglich gemacht. Die Hauptzielsetzungen der Forderungsverrechnung zwischen Partnern und die einfache Umstellung bestehender klassischer Debi-/Kreditorenbuchhaltungen werden damit erreicht. Im Vergleich zur verfügbaren Funktionalität der Debitoren- und Kreditorenhilfsbücher, bestehen für die Kontokorrentbuchführung einige Restriktionen:

Keine Umstellung der Mandanten-Basiswährung auf Euro
=> Umgestellte Mandanten können nicht auf Kontokorrent umgestellt werden
=> Für Kontokorrent-Aktive Mandanten darf die „Eurowährung aktivieren“ nicht durchgeführt werden.
Vorläufig keine Mandantenclearing-Funktionalität in den Kontokorrent-Zahlprogrammen.
Vorläufig beschränkt auf MwSt.-Abrechnungsart „Vereinbart“
Vorläufig beschränkt auf Kreditoren-Bruttoverbuchung
Zahlprogramm Belastungsauftrag (LSV/DebiDirect) kann benutzt werden und ist beschränkt auf Debi-Belege
Zahlprogramm QR/LSV kann benutzt werden und ist beschränkt auf Debi-Belege
Wie in den Debitoren- und Kreditorenhilfsbuchprogrammen können auch im Kontokorrent-Hilfsbuch keine Multicurrency-Verrechnungen stattfinden (z.B. Verrechnung einer Rechnung in Währung DEM mit einer Gutschrift in Währung CHF).

Aktivierung Kontokorrent

Die Kontokorrentfunktion muss spezielle lizenziert werden und ist deshalb an eine gültige Infoniqa ONE 200-Seriennummer gebunden.

Sofern eine Kontokorrenttaugliche Lizenzierung installiert wurde kann unter dem Menüpunkt Finanz/Extras/Einstellungen im Tab „Debitoren/Kreditoren 1“ mittels Checkbox „Kontokorrent aktivieren“ die Kontokorrentfunktion eingeschaltet werden. In den Adressen-, Debitoren- und Kreditorenstammdaten wird die Checkbox Kontokorrent zur Bearbeitung aktiv. Auch bei aktiviertem Kontokorrent ist die Debitoren- und Kreditorenfunktionalität vollumfänglich gewährleistet. Gewisse Debitoren- und Kreditoren-Menüpunkte werden inaktiv und die Kontokorrent-Menüpunkte werden aktiv. Die Funktionen der inaktiven Debitoren- und Kreditorenmenüpunkte stehen vollumfänglich in den nun aktivierten Kontokorrentmenüpunkten zur Verfügung.

Übersicht der aktiven Menüpunkte bei aktiviertem Kontokorrent

Menu Finanz	Submenu	SubSubmenu	Aktiv bei aktivem KK	Aktiv bei inaktivem KK
Bearbeiten	Finanzbuchhaltung	Keine Änderung	J	J
	Debitorenbuchhaltung	Belege Zahlungen Zahllauf löschen	N N J	J J J
	Kreditorenbuchhaltung	Belege Zahlungen Zahllauf löschen Massenkontieren Vorerfasste Kreditorenbelege verschieben	N N J N N	J J J J J
	Kontokorrent	Debitoren-Belege (Guthaben) Kreditoren-Belege (Forderung) Debitoren-Zahlung (Zahlungseingang) Kreditoren-Zahlung (Zahlungsausgang) Kreditoren-Massenkontierung Vorerfasste Kreditorenbelege verschieben	J J J J J J	N N N N N N
Ansicht	Finanzbuchhaltung	Keine Änderung	J	J
	Debitorenbuchhaltung	Keine Änderung	J	J
	Debitorenbuchhaltung	Belegjournal	J	J
	Kreditorenbuchhaltung	Keine Änderung	J	J
	Kreditorenbuchhaltung	Belegjournal	J	J
	Kontokorrent	OP-Liste	J	N
		Bewegungsliste	J	N
		Saldoliste	J	N
		Verfallliste	J	N
Stammdaten	Keine Änderung	Keine Änderung
Extras	Finanzbuchhaltung	Keine Änderung
	Debitorenbuchhaltung	Keine Änderung
	Kreditorenbuchhaltung	Keine Änderung
	Kontokorrent	Mahnungen	J	N
	Kontokorrent	Verzinsung (Noch nicht implementiert)	J	N

Registerkarte Kontokorrent in der Multifunktionsleiste

Bei aktiviertem Kontokorrent erscheint im Programm Finanz eine zusätzliche Registerkarte "Kontokorrent" mit folgenden Funktionen:

Registerkarte Kontokorrent	Gruppe	Funktion + evtl. Unterfunktion	Link zur Beschreibung
Kontokorrent	Belege	Erfassen Guthaben	Ausgangs-Rechnung und Gutschrift
		Erfassen Forderungen	Eingangs-Rechnung und Gutschrift
		Funktionen
		Massenkontierung	Kreditorenbuchhaltung, Kreditoren-Massenkontierung
		Vorerfasste Kreditorenbelege verschieben	Kreditorenbuchhaltung, Vorerfasste Beleg verschieben
		Auswerten
		Offene Posten	OP-Liste
		Bewegungsliste	Bewegungsliste
		Saldoliste	Saldoliste
		Verfallliste	Verfall-Liste
Kontokorrent	Zahlungen	Eingang Debitoren	Eingangs-Zahlung
Kontokorrent	Zahlungen	Ausgang Kreditoren	Ausgangs-Zahlung
Kontokorrent	Mahnen	Mahnlauf	Der Kontokorrent-Mahnlauf und Kontokorrent-Mahnbrief
		Stammdaten
		Mahngruppen	Debitorenbuchhaltung, Mahngruppen
		Mahnsperrcodes	Debitorenbuchhaltung, Mahnsperrcodes
		Mahnstamm	Debitorenbuchhaltung, Mahngruppen
Debitoren	Individual		Siehe Finanzbuchhaltung, Registerkarte Hauptbuch

Kontokorrent-Explorer

Auch mit aktiviertem Kontokorrent werden der Debitoren- und der Kreditoren-Explorer normal verwendet.

In beiden Explorern besteht jedoch eine zusätzliche Grid-Spalte "DIS" (Im Kreditoren-Explorer) bzw. "KIS" (Im Debitoren-Explorer) Damit kann der andere Explorer des Kontokorrent-Partners mit einem Mausklick aufgerufen werden.

Kontokorrent-Verzinsung

Die Kontokorrent-Verzinsung ist derzeit noch nicht implementiert und wurde wie folgt spezifiziert:

Die Partner-Zinsdefinitionen (Soll-Zins, Habenzins, Beginn, Ende, etc.) erfolgen auf dem Fibu-Sammelkonto. Somit wird der Partner über das dem Debitoren- und Kreditoren-Stamm zugeordneten Sammelkonto zinsrelevant definiert.
Die Zinsberechnung erfolgt pro Partner
Beispiel: Zinsdefinitionen auf dem Sammelkonto
Konto %Soll %Haben
1050 10 5
2000 5 10
Der Zinsabrechnungsbeleg erfolgt pro Partner in Briefform mit Adresse

Kontokorrent-Zinsabrechnung per 31.3.00 Partner Nr. 69 Ort, Datum

Datum Beleg	Text Beleg	Beleg Typ	Belastung	Gutschrift	Verfall Z-Valuta	KK- Saldo	Tage	Zins- Satz	Zins Betrag
15.12.99 15.12.99 15.12.99 21.01.00 29.02.00 15.03.00	Ausgang-Rg Ausgang - Gu Eingang -Zlg Eingang -Rg Eingang -Gu Ausgang -Zlg	D-Rg D-Gu D-Zlg K-Rg K-Gu K-Zlg	100.00 20.00 30.00	10.00 70.00 50.00	15.1.00 20.1.00 20.1.00 20.2.00 29.2.00 15.03.00	100.00S 20.00S 30.00H 20.00S	5 31 9 14 16	10.00 10.00 5.00 5.00 10.00	3.00S 1.00S 2.00H 1.00H 0.50S
31.03.00	S-Zins		4.50		31.03.00	24.50S
31.03.00	H-Zins			3.00	31.03.00	21.50H

Datenhaltung / Kontokorrent-Kontoführung

Die Stammdaten- und Belegdatenführung erfolgt in den bestehenden physisch getrennten Debitoren- und Kreditoren-Hilfsbuchtabellen. Bei einem Kontokorrentkonto (Kontokorrent-Checkbox auf der Adresse oder Debitoren-/Kreditorenstamm aktiviert) werden die physisch getrennten Debitoren- und Kreditorenbewegungen in den Kontokorrentfunktionen logisch zusammengeführt und bearbeitbar gemacht.

Bewegungsdaten

Allgemein
Ebenso wie die Stammdaten sind die Bewegungsdaten physisch getrennt in den Debitoren- und Kreditorentabellen gehalten.

Über die gemeinsame Adresse sind die Debitoren- und Kreditorenbewegungen logisch verbunden. Die aktivierte Checkbox „Kontokorrent“ im Adressstamm (auch über den Debitoren-/Kreditorenstamm bearbeitbar) lässt die Debitoren- und Kreditorenbewegungen logisch als Bewegungen eines Partners erscheinen. Aus den beiden Konten Debitor und Kreditor wird für diesen Partner logisch ein Kontokorrentkonto. Diese logische Kontokorrentsicht wird in den Kontokorrentreports journalisiert (Ansicht/Kontokorrent). In den Kontokorrentzahlprogrammen (Bearbeiten/Kontokorrent) können alle Bewegungen eines Partners (Debitorenbelege und Kreditorenbelege) miteinander verrechnet werden.

Verbuchung

Die Infoniqa ONE 200-Kontokorrentführung ist eine logische Datensicht für die Journalisierung und Zahlbearbeitung, welcher physisch die Debitoren- und Kreditorenbewegungen zugrunde liegen. Die Verbuchung erfolgt dementsprechend mindestens auf zwei Sammelkonti: Debitorenbewegungen auf ein Debitorensammelkonto. Kreditorenbewegungen auf ein Kreditorensammelkonto.

Die Bewegungsdaten werden getrennt nach Belegarten der üblichen Debitoren- und Kreditorenfunktionen bearbeitet.

Stammdaten

Verbindung der Stammdaten

Die Kreditoren- und Debitorenstammdaten sind über eine Adresse verbunden

Die Nummerierung der Objekte kann vom Benutzer beeinflusst werden und kann für jedes Objekt unterschiedlich sein.

Für die einfachere Verwaltung der Kontokorrentstammdaten wird empfohlen, für alle drei Stammdateneinträge dieselbe Nummer zu verwenden. Dazu kann im Kreditoren und Debitoren-Stamm die Adressnummer jeweils vorgegeben werden (Checkbox „Adressnummer automatisch erhöhen“ aus den „Finanz/Einstellungen/Debitoren-Kreditoren 1/2 „muss dazu deaktiviert sein)

Adress-Stamm

Mit der Verbindung über eine gemeinsame Adresse (Partner) werden die physisch getrennten Debitoren- und Kreditorenkonti zu dieser Adresse mittels aktivierter Checkbox „Kontokorrent“ logisch zum Kontokorrent-Partner.

Die Checkbox „Kontokorrent“ ist zur Bearbeitung aktiv, wenn in den Finanz/Extras/Einstellungen die Checkbox „Kontokorrent“ aktiviert wurde.

Durch die Aktivierung der Checkbox „Kontokorrent“

werden bestehende zugeordnete Debitoren und Kreditoren automatisch zu Kontokorrent-Partner
werden neue, zu dieser Adresse zu erfassende Debitoren und Kreditoren automatisch zu Kontokorrent-Partner

Debitorenstamm / Kreditorenstamm

Die Checkbox „Kontokorrent“ ist zur Bearbeitung aktiv, wenn in den Finanz/Extras/Einstellungen die Checkbox „Kontokorrent“ aktiviert wurde.

Der Kontokorrent-Schalter ist im Adressstamm abgelegt und kann im Debitorenstamm bearbeitet werden. Deshalb gilt:

Durch die Aktivierung der Checkbox „Kontokorrent“

wird bei einem bestehenden Debitoren-/Kreditorenkonto die Adresse zum Kontokorrent-Partner. Sämtliche dieser Adresse zugeordneten Debitoren- und Kreditorenkonti werden „logisch“ als Kontokorrent-Konto geführt
wird bei einer neuen Adresse das Konto zum Kontokorrent-Partner. Die folgend zu dieser Adresse zugeordneten Debitoren- und Kreditorenkonti werden automatisch „logisch“ als Kontokorrent-Konto geführt

Durch die Deaktivierung der Checkbox „Kontokorrent“

wird die Adresse (Partner) zur „normalen“ Adresse. Sämtliche dieser Adresse zugeordneten Debitoren- und Kreditorenkonti werden wieder als „normale logisch getrennte“ Debitoren- und Kreditoren-Konti geführt.

Das Aktivieren der Checkbox „Kontokorrent“ kann jederzeit ohne Rücksicht auf bestehende Stamm- oder Bewegungsdaten auf den verbundenen Debitoren- und Kreditorenkonti erfolgen. Lediglich die logische Kontokorrent-Führung wird damit eingeschaltet.

Vorgehen Einrichtung Bonitätsmanagement

Mit der Lizenz-Option "Bonitätsmanagement" lässt sich den Adressen (Debitoren-, Kreditoren-, Adressstamm) ein Bonitätsstatus zuteilen. Auf dem Adress-/Debitoren-/Kreditoren-Stamm ergibt sich daraus ein Bonitätsstatus (grau, grün, gelb oder rot). Bonitäts-Checks sind jederzeit möglich und werden pro Adresse historisiert

Voraussetzungen für das Bonitätsmanagement

Die Option „Bonitätsmanagement“ muss über die Lizenznummer installiert sein.
unter Einstellungen/Bonität müssen die Logininformationen zu Bisnode erfasst sein.Setzen des Bonitäts-Status auf den Adressstämmen siehe Anzeige/ermitteln der Bonität auf den Adressstämmen.

Hinweis: Lizenz-Option Bonitätsmanagement:
In den Lizenzoptionen ist die Option Bonitätsmanagement unter "Allgemein" zu finden, da das Bonitätsmanagement die Bereiche Finanz und Auftrag betrifft.
(Infoniqa ONE 200-Schaltfläche, Hilfe, Lizenzoptionen)

Einstellungen für das Bonitätsmanagement

Die Einstellungen für das Bonitätsmanagement werden in den Einstellungen im Register Bonität vorzunehmen.

Siehe auch: Register Bonität

Bonitätsmanagement anwenden

Das Bonitätsmanagement kann auf dem Adressen-, Debitoren- oder Kreditorenstamm aufgerufen werden. Zuerst muss die Adresse mit der Adresse des Bonitätsservice verknüpft werden, dann kann das Rating abgefragt werden.

Adresse zuweisen

Es wird zwischen Privaten- und Geschäftsadressen unterschieden. Bei der Suche muss zwingend die korrekte Ausrichtung selektiert werden damit die Adresse gefunden wird. Werden mehr als 100 Adressen gefunden so wird eine Warnung angezeigt und die Selektion muss mehr eingeschränkt werden.

Bonitätscheck Feldbezeichnung	Bedeutung
Selektion
Firma/Name	Firmenbezeichnung oder Name einer Privatperson
Vorname	Vorname einer Privatperson
Adresse	Optionale Adresse für die Suche
Hausnummer	Optionale Hausnummer für die Suche
Postfach	Optionales Postfach für die Suche
PLZ/Ort	Postleitzahl und Ort
Grid	Anzeige aller gefundenen Adressen. Die Trefferquote sagt aus wie gross die Trefferquote bei der Suche ist. (Je grösser umso besser). Die höchste Trefferquote erscheint an erster Stelle im Grid.
	Konfiguration für die Adressübernahme in den Adressstamm. Es kann definiert werden in welches Adressfeld im Adressstamm die Adresse aus dem Bonitätsservice übernommen wird.
[Anzeigen]	Die Adressen werden anhand der Selektion gesucht und im Grid angezeigt.
[Speichern]	Die Adresszuweisung wird gespeichert. Optional kann die Adresse aus dem Bonitätsservice in den Adressstamm übernommen werden. Die Adresse kann auch mittels Maus-Doppelclick ins Grid gespeichert werden. Beim Speichern wird auch noch das Rating bestimmt und in der entsprechenden Ampelfarbe im Stamm angezeigt.
[Schliessen]	Das Fenster Bonitätscheck wird geschlossen

Bonität detailliert anzeigen

Wenn die Adresse zugewiesen wurde, so kann mittels Mausclick auf die Ampel die Bonität angezeigt werden. Im Feld Rating wird ein Wert zwischen 1 und 100 angezeigt (umso grösser die Zahl desto besser das Rating).

Bonität Feldbezeichnung	Bedeutung
Adresse	Adressinformationen
Bonität
Bonitäts-Id	Id aus dem Bonitätsservice (Verknüpfung zwischen Infoniqa ONE 200 und dem Bonitätsservice)
Letzte Prüfen	Datum der letzten Bonitätsprüfung
Status	Ampelrating der letzten Bonitätsprüfung
Rating	Ratingzahl aus der letzten Bonitätsprüfung
History	Jede Bonitätsprüfung wird archiviert und wenn mehr als eine Prüfung gemacht wurde so wird ein Ratingverlauf angezeigt.