Allgemeines
Swissdec ist der schweizerische Standard für Lohnbuchhaltungen von heute und morgen.
ELM – Einheitliche Lohnmeldeverfahren - ermöglicht die elektronische Übermittlung der Jahresendabrechnungen per Knopfdruck an die meisten Versicherungsgesellschaften, wie z.B. der AHV, SUVA, UVG, KTG, Steuerämter, Quellensteuerämter, Amt für Statistik (Lohnstrukturerhebung). Eine aktualisierte Liste ist zu finden unter: http://www.swissdec.ch/lohndatenempfaenger.htm
Verantwortlich für den Inhalt und den Betrieb von Swissdec ist die Suva, welche über eine 30-jährige Erfahrung in der Beratung von Lohnbuchhaltungssystemen verfügt.
Die Suva hat mit verschiedenen Partnern das "Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM/Salary Declaration)" entwickelt. Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltungen vereinfachen die Abläufe für die Unternehmen, ermöglichen korrekte Deklarationen und verringern den administrativen Aufwand.
Durch die Erweiterung eines bestehenden Lohnbuchhaltungssystems (Lohnprogramm) mit dem Standard (ELM/Salary Declaration), kann ein Lohnbuchhaltungssystem Lohnmeldungen an Sozialversicherungen übermitteln. Lohndaten werden auf diese Weise direkt an einen verarbeitenden Server übermittelt.
Das Lohnbuchhaltungssystem garantiert die richtige Abwicklung der Übertragung der Lohnmeldung. Auf dem verarbeitenden System der Sozialversicherungen haben Kunden die Möglichkeit, die übertragenen Lohndaten zu ergänzen bzw. zu korrigieren und die übertragenen Daten zur Bearbeitung durch die Sozialversicherung freizugeben.
Zusätzliche Informationen sind unter www.swissdec.ch verfügbar.
Unterstützte Standards / Aktivierung im Infoniqa ONE 200
Die Lösung ist in Infoniqa ONE 200 Personal als kostenpflichtige Option ab Version 2007.0 verfügbar.
ELM mit NT-Security-User ist ab Version 2009.0 unterstützt.
Geschäftsbereiche (vormals Submandant) werden in ELM ab Version 2008.0 unterstützt.
Falls für den Geschäftsbereich zusätzliche Daten eingerichtet werden müssen, wird am Ende des jeweiligen Kapitels mit folgendem Symbol darauf hingewiesen:
Geschäftsbereich
Swissdec Standard 4.0 wird ab Infoniqa ONE 200 Version 2014 SP20150120 unterstützt.
Swissdec Standard 3.0 wird in Infoniqa ONE 200 Version 2010 bis Version 2013 unterstützt.
Ab dem 1.12.2018 wird es nicht mehr möglich sein ELM-Meldung mit Standard 3.0 zu übermitteln. Das heisst, die Jahresendmeldungen vom Jahr 2018 müssen mindestens mit einer Infoniqa ONE 200 Version 2014 oder höher erstellt werden.
Der Swissdec Standard 2.2 war in Infoniqa ONE 200 bis und mit Version 2009.1 unterstützt.
Gewisse Institutionen, wie z.B. die BFS für die Lohnstrukturerhebung unterstützten diese Version ab dem Jahresende 2014/15 nicht mehr.
Die Aktivierung in Infoniqa ONE 200 geschieht über eine gültige Lizenz mit der Option „ELM“ im Infoniqa ONE 200 Personal.
ELM Einrichten Einheitliches Lohnmeldeverfahren
Sind die entsprechenden Vorbereitungsarbeiten ausgeführt, wird ELM über die folgenden Menüpunkt ausgeführt:
Registerkarte ELM / Gruppe ELM / Lohnmeldung
Gruppe BVG / Lohnmeldung
Gruppe BVG / Vorabgleich
Installation Zertifikate und Software-Komponenten
Zertifikate
Für eine sichere Übermittlung der Lohnmeldungen müssen die Daten mit einem gültigen Zertifikat signiert werden.
Ab Version 2021
Die ELM-Zertifikate werden automatisch mit dem Setup auf der lokalen Arbeitsstation (StoreLocation.LocalMachine) installiert, damit ist das manuelle Einlesen der Zertifikate nicht mehr nötig. Das manuelle Einlesen der Zertifikate pro Arbeitsstation ist nach wie vor über die [Installationsprüfung] von ELM möglich. Die ELM- Zertifikate müssen nur noch pro Arbeitsstation installiert werden. Daher genügt es, wenn das Einlesen der ELM-Zertifikate von einem Benutzer über die [Installationsprüfung] von ELM vorgenommen wird.
Ab Version 2020 SP3
Die ELM-Zertifikate dürfen neu nur noch auf der lokalen Arbeitsstation (StoreLocation.LocalMachine) installiert sein. Deshalb muss nach der Installation vom SP3 der Version 2020 die ELM-Zertifikate aus dem Personal über die [Installationsprüfung] von ELM neu eingelesen werden. Die ELM- Zertifikate müssen nur noch pro Arbeitsstation installiert werden. Daher genügt es, wenn das Einlesen der ELM-Zertifikate von einem Benutzer über die [Installationsprüfung] von ELM vorgenommen wird.
Bis und mit Version 2020 SP2
Die Zertifikate müssen auf den benutzten Clients pro User entsprechende Zertifikate vorhanden sein auf welchem die ELM-Anwendung ausgeführt wird. Im Normalfall werden diese Zertifikate automatisch entweder bei der Installationsprüfung oder beim Senden einer Lohnmeldung installiert, sofern diese noch nicht vorhanden sind.
Damit die Zertifikate installiert werden können, benötigt der Anwender vorübergehend lokale Administratoren-Rechte. Nach der Installation kann diese Berechtigung wieder entfernt werden.
Falls die Zertifikate nicht automatisch installiert werden können, ist in folgendem Dokument das Vorgehen zur manuellen Installation beschrieben: Installation ELM Zertifikate.doc
Das Dokument wird bei der Installation von Infoniqa ONE 200 unter folgendem Verzeichnis abgelegt:
\Programme\Sage\Sage 200\ELM-Zertifikate
Software-Komponenten
Damit die Funktionalität von ELM vollumfänglich gewährleistet ist, müssen folgende Komponenten auf der Arbeitsstation vorhanden sein:
.Net Framework 2.0" (Microsoft .NET Framework 2.0)
(Kontrolle unter Start/Systemsteuerung/Software).
Bei einer Onlineübermittlung ist folgende Software-Komponente zwingend:
Microsoft WSE (Web Services) Es muss Microsoft WSE 2.0 sp3 installiert sein. (Kontrolle unter Start/Systemsteuerung/Software)
Für die Liste Lohnausweis wird Microsoft WSE 3.0 benötigt.
Es muss somit WSE 2.0 und 3.0 vorhanden sein!
Die Windows-Komponente Internet Informationsdienste (IIS) muss aktiviert sein. (Kontrolle unter Start/Systemsteuerung/Programme und Funktionen/ im linken Bereich anklicken: "Windows Funktionen aktivieren oder deaktivieren“ à Neues Fenster „Windows Funktionen“ à „Internet Informationsdienste (IIS) muss aktiviert sein.)
Unterschiede Swissdec Standard 3.0 und 4.0
Unterschiede
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Standard 3.0 |
Standard 4.0 |
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Zertifikate / URL |
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Zertifikatsinstallation |
Automatische Installation beim [Senden] von ELM oder bei der [Installationsprüfung] |
Kein Unterschied in der Art der Installation. Jedoch benötigt es für den 4.0 Standard neue Zertifikate |
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MMC – Microsoft Konsolenstamm Zertifikate – Aktueller Benutzer / Eigene Zertifikate / Zertifikate |
Zertifikat 2.2 Zertifikat 3.0
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Für die Liste Lohnausweis wird das Zertifikat 4.0 verwendet. Auch Kunden ohne ELM müssen das neue Zertifikat einrichten Hinweis: Ab V2020 SP3 muss dieses Zertifikat auf dem lokalen Computer installiert werden.
Zertifikat 4.0
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MMC – Microsoft Konsolenstamm Zertifikate (Lokaler Computer) / Vertrauenswürdige / Stammzertifizierungsstellen / Zertifikate |
Datei: Infoniqa ONE 200-swissdecCA SD3.crt |
Datei: Infoniqa ONE 200-swissdecCA.crt Hinweis: Ab V2020 SP3 muss das nachfolgende Zertifikat auf dem lokalen Computer und nicht mehr auf dem aktuellen Benutzer installiert werden.
Zertifikat 4.0
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MMC – Microsoft Konsolenstamm Zertifikate (Lokaler Computer) / Vertrauenswürdige Personen / Zertifikate |
Datei: Distributor.crt |
Datei: Distributor.crt |
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URL für automatischen Dateiupload zum Distributor |
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URL für manuellen Dateiupload zum Distributor |
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Institutionen |
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Broker |
Es kann eine Broker-Adresse definiert werden welche im XML sichtbar ist. |
Broker-Adressen gibt es nicht mehr im XML |
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AHV, FAK, UVG, UVGZ, KTG, Steuern (Lohnausweis), Grundsätzlich muss kontrolliert werden, welche Institutionen den Swissdec-Standard unterstützten und ab welchem Standard (2.2, 3.0, 4.0) |
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Quellensteuer |
Nicht möglich. |
Quellensteuern können monatlich an die entsprechenden Steuerämter übermittelt werden. |
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AHV Ein-/Austrittsmeldung |
Nicht möglich. |
Neu eingetretene Personen oder Personen die austreten, können monatlich der Ausgleichskasse gemeldet werden. Der Versicherungsnachweis AHV kann ausgedruckt werden. |
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XML |
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Firmeninhaber |
Keine Ausweisung |
Zum Firmennamen kann zusätzlich der Inhaber (Name/Vorname) ausgewiesen werden. |
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BUR-Nr. |
BUR-Nr. |
Es kann eine Interne-Nr. anstelle der BUR-Nr. verwendet werden. |
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BFS-Gemeinde-Nr. |
Nicht vorhanden |
Wird automatisch aufgrund der PLZ ermittelt. |
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Anzahl Lektionen |
Wurden im XML in Industrieminuten umgewandelt. |
Keine Umwandlung mehr notwendig. Konstante ELM_BFS_LEK wird bei Update automatisch gelöscht. |
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AHV Versicherer-Nr. Format |
000 oder 000.000 |
Zwingend 000.000 |
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AHV EMA |
- |
Datenbereich für Ein-/Austrittsmeldung vorhanden |
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FAK Versicherer-Nr. Format |
000 oder 000.000 |
Kein zwingendes Format. |
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SUVA = UVG |
SUVA wird separat geführt im XML und nicht unter den anderen Unfallversicherungs-Institutionen. |
Ob UVG oder SUVA, es ist an der gleichen Stelle im XML. Die SUVA bekommt die Versicherer Nummer S999 und muss nicht mehr speziell über den Code „SUVA“ definiert werden. Die SUVA Sub-Nr. wird neu unter der Vertragsnummer abgespeichert. Beim Update wird bei der SUVA-Institution automatisch die Versicherer Nummer abgefüllt und die Sub-Nr. in die Vertragsnummer abgefüllt. |
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Lohnausweis |
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Lohnausweis/Viewgen |
Lohnausweis gemäss 3.0 Standard |
Der neue Viewgen Standard 4.0 mit überarbeitetem Barcode wird ab Version 2014 SP 20150330 eingesetzt. Standardbemerkungen kommen mit einem vorgegebenen Text, der nicht mehr beeinflusst werden kann. |
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Stammdaten |
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Kontaktperson |
Es gibt eine Kontaktperson, die für den ganzen Mandanten gilt. |
Kontaktperson pro Geschäftsbereich ist geplant auf Version 2014 SP 20150330 |
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AHV-Nr. / Sozialversicherungs-Nr. |
Es werden beide Nummern falls vorhanden abgefüllt und übermittelt. |
Nur die Sozialversicherungs-Nr. wird berücksichtigt. |
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Lohnartenstamm QST-Detail |
Nicht vorhanden |
Neues Feld: |
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Adressänderung Mitarbeiter/Firma |
Es kann mit oder ohne Adresshistorisierung gearbeitet werden. |
Für die QST-Meldungen ist es wichtig, dass Adressänderungen historisiert werden mit dem korrekten Datum. (Adressmanagement in den Einstellungen aktivieren) |
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Lohnausweis-Standardbemerkungen |
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- Genehmigtes Spesenreglem. |
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ELM Konstanten |
ELM_BFS_C KIZ_LA_???? ABZ_LA_???? FAK_LA_???? |
Wird neu auf der OE hinterlegt. KIZ_LA_???? ABZ_LA_???? FAK_LA_???? ELM_QST_KORREKTUR_LOHNART ELM_QST_CH_TAGE_? |
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BFS-Lohnstrukturerhebung |
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Lohnvereinbarung neuer Standort |
Konstante ELM_BFS_C |
Feld Lohnvereinbarung auf der obersten Organisationseinheit (geplant auch auf Ebene Geschäftsbereich) Konstante wird bei Update automatisch gelöscht und wenn möglich korrekter Wert ins neue Feld übertragen. |
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Lohnvereinbarung neue Vertragsarten |
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Muss nach Update kontrolliert werden. |
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Anforderungsniveau |
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Existiert nicht mehr im SD4. Das Feld wurde aus dem Tab Statistik entfernt. |
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Tätigkeit |
Auswahl aus einer Liste von vorgegebenen Tätigkeiten |
Freie Berufsbezeichnung, keine Vorgaben. Das Feld kann manuell abgefüllt werden oder wird aus folgendem Feld gelesen: |
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Lohnform |
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Existiert nicht mehr im SD4. Das Feld wurde aus dem Tab Statistik entfernt. |
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Vertragsart |
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Es gibt 3 neue Vertragsarten. Muss manuell überarbeitet werden. |
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Lehrling/Praktikant |
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Existiert nicht mehr im SD4. Das Feld wurde aus dem Tab Statistik entfernt. Es gibt dafür bei der Vertragsart den Lehrlingsvertrag |
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Ausschliessen von LSE |
Muss speziell eingerichtet werden über in Zusatzfeld |
Ist neu auf dem Tab Statistik standardmässig vorhanden |
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Ausbildung des Arbeitnehmers |
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Es wird neu nach Master und Bachelor unterschieden. Nach Update auf V2014 sind betroffene Personen dem Bachelor zugeteilt und müssen überarbeitet werden. |
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BFS-Code Die Codes wurden überarbeitet auf Version SD4.0. Alle bestehenden haben einen neuen Namen. Zwei Einträge gibt es so nicht mehr; dafür gibt es ein paar Neue. |
BS-Bruttolohn Statistik SA-Obligatorische Sozialabgaben ZU-Zulagen US-Überstunden ZML-13.Monatslohn SO-Sonderzahlungen DL-Drittleistungen AK-Arbeitskostenstatistik ZL-Zusatzleistungen |
Bruttolohn Statistik (I) Obligatorische Sozialabgaben (L) Zulagen (J) Überstunden (P) 13. Monatslohn (O) Unregelmässige Leistungen, VR-Entschädigungen (Q) Drittleistungen (Y) Familienzulagen (K) Gehaltsnebenleistungen, Beteiligungsrechte (R) Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter (S) Weitere durch den Arbeitgeber übernommene Leistungen (T) Ordentliche Beiträge BVG (M) Beiträge für den Einkauf BVG (Z) Bis auf Lohnarten die Kurzarbeit betreffen, werden alle automatisch mit dem neuen Code versehen (Anhand des alten Codes oder des LAW-Codes). |
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Personalstamm neue Pflichtfelder |
Zivilstand Wohnkanton Zulagenkanton FAK |
Quellensteuer |
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Personalstamm neue Felder |
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Angehörige Quellensteuer |
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Ferienanspruch Swissdec |
Neues Feld – Muss nur abgefüllt werden, wenn automatische Berechnung über Tabelle ‚FF‘ nicht zutrifft. |
Feld gibt es nicht mehr und kann somit nicht mehr übersteuert werden. Es wird immer automatisch berechnet. |