Lohnmeldung
Grundabklärungen
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Was |
Details |
Massnahmen/Bemerkungen |
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Welche Versicherungs-gesellschaften mit denen zusammengearbeitet wird, unterstützen ELM |
Online (über Distributor) Offline via Webupload, e-Mail oder CD |
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Wurden bestehende Versicherungs-Verträge an andere Versicherungsgesellschaften vergeben? |
Folge daraus kann sein: |
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Wurden neue Verträge mit einer Versicherung abgeschlossen? |
Folge daraus kann sein: |
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Wurde alles korrekt in Infoniqa ONE 200 Personal abgefüllt laut Kapitel |
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Tab Jahresmeldungen
Tab Jahresmeldungen
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Feldbezeichnung |
Bedeutung |
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Periode |
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Jahr |
Gewünschtes Abrechnungsjahr à 4-stellige Zahl à z.B. 2014 |
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Institution |
AHV FAK |
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Kommentar |
Mitteilung an die Empfänger |
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Einstellungen |
Testlauf
Offline
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Senden |
Die Daten werden entsprechend der Einstellungen aufbereitet und an den Distributor geschickt oder falls Offline als XML-Datei bereitgestellt. |
Kontaktinfos
Diese Maske erscheint automatisch, nachdem die Schaltfläche [Senden] angewählt wurde auf dem Tab Jahresmeldungen oder Tab Monatsmeldungen.
Die Felder werden automatisch abgefüllt, falls unter Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen, Tab Personal-Tab 1/2 im Bereich Lohnausweis/ELM die Infos hinterlegt sind.
Kontaktinfos
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Feldbezeichnung |
Bedeutung |
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Kontaktperson |
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Name |
Ansprechpartner eigene Firma |
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Telefon-Nummer |
Telefon-Nr. für Rückfragen |
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Mobil |
Mobil-Nr. für Rückfragen |
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E-Mail-Adresse für Rückfragen und für Antwortmail des Distributors, dass die Lohndaten angekommen sind. |
Tab Monatsmeldungen
Tab Monatsmeldungen
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Feldbezeichnung |
Bedeutung |
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Periode |
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Jahr / Monat |
Gewünschter Abrechnungsmonat mit Jahr auswählen. |
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Institution |
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AHV EMA |
Ein-/Austrittmeldung einzelner Personen an die Ausgleichskasse melden. |
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[Personen ermitteln] |
wird sichtbar, wenn das Flag bei AHV EMA gesetzt ist.
Alle Personen die das Flag gesetzt haben bei der Spalte "Berücksichtigen" werden beim [Senden] an die Ausgleichskasse mit der Entsprechenden Info zu Eintritt oder Austritt übermittelt. Die Ausgleichskasse kann in einer Rückmeldung auch AHV-Versicherungsnachweise übermitteln, die ausgedruckt werden können. |
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QST |
Es können alle QST-Kantone gewählt werden oder nur einzelne. Sobald das Flag gesetzt wird stehen alle Kantone zum Anwählen zur Verfügung. |
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Kommentar |
Mitteilung an die Empfänger |
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Einstellungen |
Testlauf
Offline
Flag aktiv à XML-Datei wird lokal im Verzeichnis ELM respektive Datenaustausch abgelegt und kann von dort zur „Offline“-Übermittlung genommen werden. |
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Senden |
Die Daten werden entsprechend der Einstellungen aufbereitet und an den Distributor geschickt oder falls Offline als XML-Datei bereitgestellt. |
Tab Verarbeitung
Tab Verarbeitung
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Feldbezeichnung |
Bedeutung |
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Lohnmeldung |
Die erstellten Lohmeldungen sind hier aufgelistet.
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Ersatzmeldung |
Eine schon gesendete Lohnmeldung, welche durch den Benutzer bereits übers Internet freigegeben wurde, kann nochmals gesendet werden. Zum Beispiel falls ein Fehler aufgetreten ist. |
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ELM-Datei holen |
Falls eine Online-Lohnmeldung erstellt wurde und im Nachhinein die XML-Datei dazu eingesehen werden möchte, kann diese Nachträglich aus der Datenbank geholt werden. Die Datei wird im Verzeichnis Datenaustausch abgelegt. |
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Löschen |
Lohnmeldungen, die zu Testzwecken erstellt wurden, sollten gelöscht werden. Lohnmeldungen welche übermittelt und bestätigt/freigegeben wurden sollten nicht gelöscht werden. |
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Status |
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Status-/Resultatabfrage |
Es ist wichtig, den Status einer Online-Lohnmeldung abzufragen, damit der Distributor die Rückmeldung mit URL, Schlüssel und Passwort geben kann. Nur so hat man die benötigten Infos, um die Übermittelten Daten nachträglich einzeln freizugeben. Sobald dieses Zeichen |
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In der Baumstruktur sind unter anderem auch Fehler- oder Hinweismeldungen zur Übermittelten Lohnmeldung. |
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In der Baumstruktur kann bei markiertem Link über das Kontextmenü den Browser geöffnet werden, um sich einzuloggen und die Lohnmeldung freizugeben. |
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Quittungen |
In Bezug auf die oben angewählte Lohnmeldung ist hier pro übermittelte Institution ein Eintrag vorhanden mit folgenden Infos:
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Freigeben via Browser |
Hier wird automatisch die URL der Institution aufgerufen wo die gesendeten Daten durch den Benutzer geprüft und entsprechend freigeben werden können. Falls ein Key und Passwort vorhanden sind werden diese automatisch abgefüllt. Alle übermittelten Lohnmeldungen müssen freigegeben werden, damit diese bei der Institution als definitiv übermittelt gilt. Eine übermittelte Meldung welche das Flag "Test" aktiviert hatte, kann zu Testzwecken zwar freigegeben werden, gilt jedoch nicht als definitive Lohnmeldung. Falls die Lohnausweise übermittelt werden - also die Institution "Steuern" - wird über den Distributor nur eine Rückmeldung vom Steueramt vorhanden sein, dass die Daten angekommen sind. Diese müssen nicht speziell freigegeben werden. |
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Freigabe |
Sobald die Daten durch den Benutzer manuell übers Internet freigegeben wurden, kann das Flag „Freigabe“ in den Quittungen“ manuell gesetzt werden. Dadurch weiss der Benutzer, welche Lohnmeldungen er bereits freigegeben hat und welche noch freizugeben sind. |
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Schliessen |
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vor der Lohnmeldung steht, hat man noch nicht alle Rückmeldungen erhalten und der Status muss erneut abgefragt werden.
kommt, sollten alle benötigten Infos vorhanden sein.Ablauf - Erstellung einer Lohnmeldung
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Erfassung der Grunddaten
Vor der elektronischen Übermittlung müssen die Empfängerdaten in der Lohnbuchhaltung erfasst worden sein.
UVG / UVGZ / KTG
Für diese Versicherungsarten wird den Kunden von den Gesellschaften ein Versicherungsprofil mit den Empfängerdaten wie Versicherer Nummer, Name und Adresse der Gesellschaft sowie Kunden- und Vertragsnummer zugestellt.
AHV / ALV / FAK
Die Nummern der Ausgleichskassen sind unter www.swissdec.ch publiziert.
Die FAK Mitgliedernummern sind auf den Abrechnungen zu finden.
BFS
Für das BFS müssen keine Empfängerdaten erfasst werden
Steuerverwaltungen
Für die Steuerverwaltungen müssen keine Empfängerdaten erfasst werden.
Voraussetzung für eine korrekte Abrechnung bei der Versicherung ist, dass
- die "Ab- und Höchstlöhne" korrekt erfasst worden sind.
- die Personengruppen und Kategorien vollständig abgebildet werden.
- alle Personen den richtigen Versicherungscode haben.
- die Personen die entsprechenden Pflichtigkeiten mit korrekter Gültigkeit zugeteilt haben.
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Auswahl der Lohndatenempfänger
In der Registerkarte ELM / Gruppe ELM wird die Lohnmeldung angewählt.
Sind die gewünschten Institutionen sowie das Abrechnungsjahr sowie die weiteren Einstellungen auf dem Tab Übermittlung ausgewählt, kann über [Senden] den Übermittlungsvorgang gestartet werden.
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Kontrolle der Kontaktinfos
Das Dialogfenster Kontaktinfos erscheint und kann allenfalls angepasst und bestätigt werden. -
Automatische Auswahl des Zertifikats Infoniqa ONE 200 im Hintergrund
Die zu übermittelnden Daten werden in ein standardisiertes Datenformat, ein sogenanntes XML, aufbereitet und digital signiert. -
Übermittlung der Daten via Distributor an die Empfänger mit Rückmeldung
Die Erreichbarkeit des Distributors wird geprüft.
Dieser Distributor wird von der Swisscom betrieben und dient ausschliesslich als Verteiler, ohne Lohndaten zu speichern. Das Verfahren erfüllt die strengen Anforderungen des Datenschutzes und besitzt das Datenschutzgütesiegel GoodPriv@cy.
Ist der Distributor aufnahmebereit, werden die Daten verschlüsselt übermittelt.
Der Distributor verteilt die Daten an die von Ihnen definierten Empfänger unter Einhaltung der Datenschutzauflagen. Somit wird garantiert, dass jeder Empfänger nur die für ihn bestimmten Daten erhält. -
Kontrolle der Übermittlung und Abfrage der Rückmeldung über Statusabfrage
Sind die Lohndaten zum Distributor übermittelt worden wird automatisch aufs Tab Verarbeitung gewechselt mit der Hinweismeldung:
„Zur ausgewählten Lohnmeldung muss über [Statusabfrage] die Antwort des Distributors abgeholt werden. Welche die Informationen für die Freigabe beinhaltet.“
Die Baumstruktur mit den verschiedenen Knoten der einzelnen Institutionen ist im mittleren Bereich sichtbar.
Jetzt werden die Daten beim Distributor überprüft und an die einzelnen Institutionen verteilt. Sind die Daten bei den Empfängern angekommen, werden diese quittiert und umgehend elektronisch ein Login mit Passwort und URL zurückgesendet.
Mittels der Statusabfrage kann beim Distributor der Stand der aktuellen Übermittlung abgefragt werden. (Die Statusabfrage kann beliebig oft ausgeführt werden.)
Diese Infos sind in der Baumstruktur dargestellt. Zudem werden allenfalls verschiedene Warn- und Fehlermeldungen darin angezeigt.
Ist die Lohnmeldung komplett abgearbeitet wird das Fragezeichen-Symbol
entweder mit einem grünen OK-Symbol 
oder einem roten Fehlersymbol ersetzt. -
Freigabe der übermittelten Daten durch den Anwender
Im unteren Bereich des Fensters werden die einzelnen Quittungen pro Institution angezeigt.
Alle Quittungen müssen freigegeben werden.
Für die Steuern (Lohnausweis) gibt es keine Quittung zum Freigeben.
Ist eine Quittung angewählt, wird über [Browser] die entsprechende URL des Empfängers gestartet mit Eingabe des Logins und Passwortes, damit der Anwender sich bei der Versicherung einloggen kann.
Jetzt sollten die übermittelten Daten ersichtlich sein.
Nachdem die Zahlen kontrolliert und allenfalls weitere Infos erfasst wurden, kann der Anwender die übermittelte Lohnmeldung freigeben oder aber löschen.
Es gelten nur freigegebene Lohnmeldungen als korrekt übermittelt.
Eine Lohnmeldung bei der das Flag „Testlauf“ gesetzt war, gilt auch nach Freigabe nur als Test. Eine definitiv übermittelte Lohnmeldung darf nicht das Flag „Testlauf“ angewählt haben.
Offlinemeldung
Ist man nicht am Internet angeschlossen, kann die ELM-Datei offline erstellt werden.
Die Monatsmeldungen QST und AHV EMA funktionieren nur korrekt wenn diese online erstellt werden können!
Die XML-Datei wird lokal im Verzeichnis ELM, respektive Datenaustausch Verzeichnis abgelegt und kann von dort zur „Offline“-Übermittlung genommen werden.
Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen / Personal-Tab 2/2 /Feld [Verzeichnis Datenaustausch]
Infoniqa ONE 200 Schaltfläche, Einstellungen / Einstellungen 1/n /Feld [Verzeichnis Datenaustausch]
Für den Web-Upload einer Offline Lohmeldung an den Distributor ist folgende URL direkt mit dem Internet-Browser zu öffnen (wird nicht vom Programm automatisch ausgeführt):
https://distributor.swissdec.ch/webapps/elm/SalaryDeclaration/20090803
(Bis und mit Infoniqa ONE 200 Version 2009.1, Swissdec 2.2 Standard, muss folgender Link verwendet werden:
https://distributor.swissdec.ch/webapps/elm-pucs-puns/SalaryDeclaration/20051002)
ELM Check (Liste)
Die Liste überprüft Personen und Firmendaten in Bezug auf die Datenübermittlung mittels ELM respektive für den neuen Lohnausweis.
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ELM Check |
Bedeutung |
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Auswahl Geschäftsbereich |
Falls mit Geschäftsbereichen (Submandant) gearbeitet wird, kann hier ein gewünschter Geschäftsbereich ausgewählt werden. Ansonsten kommt die Info immer über die ganze Firma |
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Jahr |
Eingabe des gewünschten Abrechnungsjahres |
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Selektion |
Anzeigen von Infos in Bezug auf die Statistik-Daten (BFS Lohnstrukturerhebung) |
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Sortierung |
Nach Personalnummer oder Name |
Listenbereich – Allgemein
Pfad Anzeige des Pfads in der die XML-Datei, respektive Rückmeldungen des Distributors zur ELM-Meldung geschrieben werden. Zusätzlich wird überprüft ob ein Schreibrecht auf diesem Verzeichnis vorhanden ist.
Organisation Anzeige von Personen welche keine gültige Organisationseinheit hinterlegt haben.
Listenbereich – Firma
Adresse Anzeige folgender Felder zur Kontrolle:
Name; Strasse; Zusatz; Postfach; Region; PLZ; Ort; Land; UID-BFS; UID-EHRA; BUR-Nr.; Wochenarbeitszeit Stunden; Wochenarbeitszeit Lektionen
Konstanten Kontrolle ob folgende Konstanten mit einem gültigen Wert vorhanden sind: ELM_BFS_C
(ELM_BFS_H oder ELM_BFS_L à diese Werte können neu auf der Organisation hinterlegt werden und werden auf der Liste unter Adresse ausgewiesen.)
Listenbereich – Person
PLZ/Ort Anzeige von Personen welche keine PLZ bzw. Ort hinterlegt haben.
Zivilstand Anzeige von Personen welche einen Zivilstand "unbekannt" haben.
Sozial-Vers. Nr. / AHV Nr. / Unbekannt Anzeige von Personen welche keine oder eine ungültige AHV Nr. bzw. Sozial-Vers. Nr. haben.
Wohnkanton Anzeige von Personen welche keinen Wohnkanton hinterlegt haben.
Zulagenkanton FAK Anzeige von Personen welche keinen Zulagenkanton FAK haben.
Beschäftigungsgrad Anzeige von Personen ohne Beschäftigungsgrad oder mit einem 0-Beschäftigungsgrad
Nationalität Anzeige von Personen mit hinterlegter Nationalität welche nicht einen 2-stelligen Code haben.
Listenbereich – Statistik
Lehrling/Praktikant Anzeige aller Personen welche das Flag Lehrling/Praktikant im Personalstamm/Tab Statistik gesetzt haben.
BFS Lohnstrukturerhebung Anzeige aller Personen bei welchen einer der folgenden Angaben im Personalstamm/Tab Statistik nicht abgefüllt ist:
Ausbildung; Anforderungsniveau; Berufliche Stellung; Tätigkeit; Lohnform
Lohnartensets Hinweis, falls keine der benötigten Lohnartensets vorhanden sind: ELM_BFS_LEK_A; ELM_BFS_LEK_F; ELM_BFS_LEK_R;
ELM_BFS_STD_A; ELM_BFS_STD_F; ELM_BFS_STD_R
Verbindungskonfiguration
Hier kann kontrolliert werden, ob eine Verbindung/Kommunikation zum Distributor möglich ist. Zudem kann die automatische Installation der Zertifikate ausgeführt werden, ohne dass eine Lohnmeldung gesendet wird.
Einstellungen
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Feldbezeichnung |
Bedeutung |
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URL-Distributor |
Version Swissdec 4.0 Verbindungsadresse zum Distributor – Über diesen werden die Daten an die in der Lohnbuchhaltung definierten Versicherungsgesellschaften bzw. Ämter weitergeleitet. Es gibt nur einen Distributor schweizweit. Der Distributor wird von der Swisscom betrieben und dient ausschliesslich als Verteiler, ohne Lohndaten zu speichern. Das Verfahren erfüllt die strengen Anforderungen des Datenschutzes und besitzt das Datenschutzgütesiegel GoodPriv@cy. Bei einer Offlineübermittlung greift das Programm automatisch auf die eigene IP-Adresse des Computers. Es gelangen keine Daten nach draussen. |
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Installationstest |
Der Installationstest wird zur Verfügung gestellt, um eine korrekte Kommunikation mit dem Distributor zu überprüfen, bevor überhaupt eine Lohnmeldung gesendet wird. |
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Prüfwert |
Es benötigt eine Zahl mit 2 Nachkommastellen (z.B. 3.45). |
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Verbindungstest |
Gibt Rückmeldung, ob eine Verbindung zum Distributor hergestellt werden kann mit folgender Meldung: „Verbindung erfolgreich getestet!“ |
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Installationsprüfung |
Bei der Installationsprüfung wird versucht mit dem Distributor zu kommunizieren. |
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Installation der benötigen Zertifikate |
Bei der Installationsprüfung wird automatisch kontrolliert, ob die benötigten Zertifikate vorhanden sind für das Senden und Empfangen der Daten. Falls die Zertifikate nicht vorhanden sind, werden diese automatisch installiert. In diesem Fall kommt folgende Meldung: „Certificates successfully installed“ Folgende Zertifikate werden installiert: |
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MMC - Microsoft Konsolenstamm Zertifikate – Aktueller Benutzer |
Name Infoniqa ONE 200 Datum 19.5.2009-4.11.2026 Name Infoniqa ONE 200 Datum 19.10.2010-4.11.2026 |
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MMC - Microsoft Konsolenstamm Zertifikate – (Lokaler Computer) |
Name Swissdec Transmitter Certificate Authority |
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MMC - Microsoft Konsolenstamm Zertifikate – (Lokaler Computer) |
Name Distributor Datum 9.11.2006-4.11.2026 |