Version 2020 SP1

Technik

Unterstützte Server-Betriebssysteme

• Windows Server 2019 (alle Editionen)

• Windows Server 2016 (alle Editionen)

• Windows Server 2012 R2 (alle Editionen)

• Windows Server 2012 (alle Editionen)

• Windows Server 2008 R2 (alle Editionen); SP3

Unterstützte Client-Betriebssysteme

• Windows 10

• Windows 8.1

• Windows 8

• Windows 7 SP1

Unterstützte SQL-Server-Versionen

Mit der Version 2020.0 SP1 werden folgende MSSQL-Versionen unterstützt:

MSSQL 2019 (alle Editionen)

• MSSQL 2017 (alle Editionen)

• MSSQL 2016 (alle Editionen)

• MSSQL 2014 (alle Editionen)

• MSSQL 2012 (alle Editionen)

Keine Unterstützung der MS SQL Express-Editionen.

Unterstützte Office-Versionen

• MS Office 365 (Desktop, nicht Cloud)

• MS Office 2019

• MS Office 2016

• MS Office 2013

• MS Office 2010

Eingesetzte Crystal-Version

• Version 2013 SP 20

Zwingend vorhandene Software

• Microsoft ® .Net Framework 2.0

• Microsoft ® .Net Framework 4.7.2 (muss VOR der Installation von Sage 200 Extra installiert sein)

• Microsoft ® Web Service Enhancement 2.0 SP 3

• Microsoft ® Web Service Enhancement 3.0

Ab Sage 200 Extra Version 2020 SP1 wird MSSQL 2008 R2 (alle Editionen) nicht mehr unterstützt.

Alle Applikationen

QR-Rechnung

QR-Rechnungen empfangen (Kreditorenprozess)

Neue Zahlungsverbindung mit QR-IBAN

Sobald Ihr Lieferant die QR-Rechnung eingeführt hat, werden Sie von diesem Kreditor keine ESR-Rechnung mehr erhalten. Die Ablösung des ESR bedeutet eine neue Zahlungsverbindung im Kreditorenstamm. Für diesen Fall haben wir im Kreditorenstamm den neuen Typ QR-IBAN hinzugefügt.

Was muss gemacht werden?

Vor dem 30. Juni 2020 sollten Sie Ihre Finanzbuchhaltung auf die QR-fähige Mindestversion 2019.0 SP5 oder 2020 SP1 updaten.

Sage 200 Extra fügt für Sie die neuen Kreditoren-Zahlungsverbindungen bei Rechnungserhalt ein. Dazu müssen Sie nur den QR-Code der neuen Kreditoren-Rechnung (Papierrechnung) einscannen oder das PDF (digitale QR-Rechnung) in den Bereich „Sage X Factura“ hineinziehen.

Gleichzeitig wird die Software anhand der Kreditoreninformationen aus der QR-Rechnung Ihren Kreditorenstamm durchsuchen. Dabei ergeben sich drei Fälle:

1. Kreditor wird eindeutig identifiziert: Sage 200 Extra legt die neue QR-Zahlungsverbindung im Kreditorenstamm für Sie an.

2. Mehrere Kreditoren werden gefunden: Sie wählen den passenden Kreditor aus und die Software legt für Sie die neue QR-Zahlungsverbindung an.

3. Kein Kreditor wird gefunden: Sie können einen neuen Kreditor erfassen. Dabei werden die Adress- und Zahlungsverbindungsinformationen für Sie automatisch abgefüllt. Sie müssen nur noch die Kontierung angeben.

Rechnungsinformationen im Kreditorenbeleg

In der Kreditorenbelegerfassungs-Maske werden Ihnen kleine Neuerungen auffallen. Wir möchten Ihnen beim Wechsel auf die QR-Rechnung zur Seite stehen.

Wenn Sie eine QR-Rechnung einlesen, wird diese validiert und es werden automatisch alle Felder abgefüllt. Dabei ändert sich das neue Rechnungstyp-Icon in einen QR-Code. So wissen Sie, dass die Rechnung als QR-Rechnung erkannt wurde.

Um die QR-Rechnung über einen QR-Scanner einzulesen, muss der Belegleser-Modus aktiviert werden. Neu sieht das Aktivierungs-Icon wie folgt aus:

Auch die Bezeichnung der ESR-Referenz wurde geändert und heisst neu „Strukturierte Referenz“. Im Feld „Strukturierte Referenz“ wird je nachdem, ob eine ESR-Rechnung oder eine QR-Rechnung mit QR-Referenz eingelesen wurde, die ESR-Referenz oder die QR-Referenz (QRR) abgefüllt.

Möchten Sie die QR-Rechnungsinformationen noch einmal einsehen? Kein Problem!

Sie können ein digital eingelesenes PDF-File wie gewohnt aufrufen und die Rechnung im Original prüfen. Neu besteht auch die Möglichkeit, die Rechnung über die QR-Vorschau zu prüfen. Dazu klicken Sie einfach auf das QR-Icon.

Damit Sie ihren Kreditorenworkflow weiter vereinfachen können, unterstützen wir auch den Swico-Code. Informationen zum Swico-Code finden Sie unter dieser Webadresse:
https://www.swico.ch/de/wissen/normen-standards/qr-rechnungen/#erstellung-validierung-und-syntax

In der Vorschau sehen Sie die Swico-Details in einer benutzerlesbaren Darstellung.

QR-Informationen in ISO-20022-Formaten

Natürlich werden die Erweiterungen der QR-Rechnung auch in den ISO-20022-Formaten berücksichtigt. Sie müssen sich nicht um die technischen Änderungen kümmern – alles im Bereich der Zahlungen (pain.001) und des Importierens des Kontoauszugs (camt.053/054) funktioniert wie gewohnt.

QR-Rechnung erstellen (Debitorenprozess)

Um das Mahnschreiben und die Verzugsrechnung in Sage 200 Extra Finanz mit dem QR-Zahlteil erstellen bzw. drucken zu können, benötigen Sie zuerst die neue QR-IBAN Zahlungsverbindungs-Informationen von Ihrem Bankinstitut.

Sobald Sie diese Informationen haben und auf die QR-Rechnung umstellen wollen, können Sie dies in den Einstellungen (Finanz/Auftrag) einstellen.

Die von Ihrem Bankinstitut erhaltene QR-IBAN (die an Ihr Hauptbankkonto bei der Bank verknüpft ist) kann nun in den eigenen Zahlungsverbindungen eingepflegt werden.

Sobald Sie die Einstellungen vorgenommen haben, werden Sie QR-Rechnungen für alle Debitoren erstellen können.

Die Erstellung von ESR-Rechnungen für einzelne Debitoren kann im Debitorenstamm selbst konfiguriert werden. (Debitorenstamm > Erweiterte Informationen > Zahlungs-Informationen)

QR-Rechnung in DocuWare

Natürlich wird die QR-Rechnung auch in DocuWare unterstützt und kann wie bereits die ESR-Rechnung per Drag-and-drop in Sage 200 Extra Finanz verarbeitet werden. Dabei wird die QR-Rechnung entsprechend mit dem QR-Tag identifiziert.

Auch hier bieten die strukturierten Informationen Vorteile – zum Beispiel, dass der Kreditorenname direkt im Briefkorb angezeigt wird. So ist eine Zuordnung der Rechnung noch einfacher als zuvor.

Auftrag

QR-Rechnung erstellen

Um Rechnungen im Auftrag mit dem QR-Zahlteil erstellen bzw. drucken zu können, benötigen Sie zuerst die neue QR-IBAN Zahlungsverbindungs-Informationen von Ihrem Bankinstitut.

Sobald Sie diese Informationen haben und auf die QR-Rechnung umstellen wollen, können Sie dies in den Einstellungen (Finanz/Auftrag) einstellen.

Die von Ihrem Bankinstitut erhaltene QR-IBAN (die an ihr Hauptbankkonto bei der Bank verknüpft ist) kann nun in den eigenen Zahlungsverbindungen eingepflegt werden.

Sobald Sie die Einstellungen vorgenommen haben, werden Sie QR-Rechnungen für alle Kunden erstellen können.

Die Erstellung von ESR-Rechnungen für einzelne Kunden kann im Kundenstamm selbst konfiguriert werden. (Kundenstamm > Erweiterte Informationen > Zahlungs-Informationen)

Beispiel einer QR-Rechnung

Finanz

Dashboard

Mit dem neuen Dashboard schaffen wir einen zentralen Platz für Ihre Kennzahlen, auf dem Sie den Überblick über Ihre Finanzen behalten. Dazu haben wir sogenannte Widgets erstellt. Der Begriff setzt sich zusammen aus «Window» (Fenster) und «Gadget» (technisches Werkzeug). Es handelt sich dabei um Steuerelemente, die selbständig Daten aus Sage 200 Extra ziehen und grafisch anzeigen).

Die ersten Dashboard-Widgets, die für Sie ab Version 2020 SP1 bereitstehen, sind die Reports ‘Umsatz’ und ‘Offene Posten Saldo’.

Widget «Umsatz»

Mit dem Umsatz-Widget können Sie sich Ihren Umsatz als Kennzahl oder als Verlaufsgrafik anzeigen lassen. Auch Vergleiche zu verschiedenen Zeitintervallen sind möglich.

Widget «Offene Posten Saldo»

Mit dem Widget „Offene Posten Saldo“, können Sie sich eine Liste Ihrer grössten offenen Posten erstellen und so ihre Liquidität bequem überblicken.

Personal

Schnittstelle Personaldossier und DocuWare

Über das Personaldossier können Sie direkt das DocuWare-Archivierungssystem aufrufen. Über das DocuWare-Icon sehen Sie dann pro Mitarbeiter alle im DocuWare archivierten Dokumente, ohne die Sage-Applikation verlassen zu müssen.

Passwortgeschützter E-Versand von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen als PDF

Im Personalstamm unter dem Register Zusatzangaben können Sie neu ein Passwort für das Öffnen der Lohnabrechnung oder des Lohnausweises im PDF erfassen. Mit diesem Passwort öffnet der Mitarbeiter seine Lohnabrechnung oder den Lohnausweis.

E-Dossier (Phase 2) – Lohnabrechnung ins Personaldossier einzeln exportieren

Neu können Sie die Lohnabrechnungen eines Lohnlaufs einzeln pro Mitarbeiter ins Personaldossier exportieren.

Unter Personaldossierstamm erstellen Sie die Vorlagen für den Export der Lohnabrechnung, indem Sie die Bezeichnung, den Speicherort oder die Vertraulichkeitsstufe pro Export definieren.

Connect

QR-Kreditoren-Belege importieren

Um Kreditoren-Belege mit QR-Code einlesen zu können, wurde in Connect ein neues Modul erstellt.

Modul: KREDIBEWEGUNGEN-2

Bezeichnung: 4 Kreditoren Import: Bewegungen-2

Dieses neue Modul entspricht dem bereits bestehenden Modul KREDIBEWEGUNGEN, mit dem Unterschied, dass auf dem Belegkopf am Schluss 5 neue Felder hinzugefügt wurden (die Belegzeilen bleiben unverändert).

Technischer Hinweis

Es gibt nun zwei Möglichkeiten, um bereits bestehende Kreditoren-Belegimport-Schnittstellen auf das neue Modul umzustellen.

1. Auslesen, Umbenennen, Einlesen

• Zuerst liest man die bestehende, alte Schnittstelle aus

• Dann editiert man das SQL-File und ersetzt «KREDITORENBEWEGUNGEN» durch «KREDITORENBEWEGUNGEN-2» und ändert den Namen der Import Funktion (auch im SQL-File)

• Danach liest man die Schnittstelle wieder ein.

• Jetzt hat man 2 Schnittstellen: die Bisherige und die Neue

• bei der Neuen muss man dann noch die Regeln für die letzten, neuen 5 Felder im Belegkopf ergänzen

2. Update-Befehl auf der Datenbank (DB)

• Mit diesem SQL-Befehl kann man das Modul direkt auf der DB ändern:
  update ssfunktionen set modul = 'KREDIBEWEGUNGEN-2' where modul = 'KREDIBEWEGUNGEN'

• Eventuell ergänzt man den Update-Befehl noch mit weiteren Kriterien wie beispielsweise der Mandanten-ID

• Somit hat man die bisherige Schnittstelle auf das neue Modul umgestellt.

• Nun muss man noch die Regeln für die letzten, neuen 5 Felder im Belegkopf ergänzen