Nachkalkulation

Damit Sie immer wissen, ob sich Ihre Aufträge gelohnt haben oder nicht, bietet das Modul «Nachkalkulation» entsprechende Hilfestellung.

• Wählen Sie das Menü «Tools - Nachkalkulation»

Einstellungen

Bevor Sie mit der Nachkalkulation beginnen sollten Sie einige Einstellungen vornehmen.

• Wählen Sie das Menü «Extras – Optionen»

Register Mandant

Es werden Informationen zum Mandanten angezeigt.

Register Allgemein

Im Register Allgemein legen Sie Regeln fest, wie sich das Modul «Nachkalkulation» allgemein und bei der Dokumentkontrolle verhalten soll.

Positionszusatzfelder

Bei jedem Start der Auftragsbearbeitung wird geprüft, ob Positionszusatzfelder in der Administration definiert wurden und in die Nachkalkulation transferiert. Diese Aktion kann manuell über das Menü «Extras – Abgleichen - Positionszusatzfelder» gestartet werden.

Aufwandkonto, MWST-Code als Musseingabe

Soll zu jeder Position eines in der Dokumentkontrolle bearbeiteten Bereichs ein Aufwandkonto und ein MWST-Code eingegeben werden.

EP-Preis / VP-Preis

Soll der Einstands- oder der Verkaufspreis in der Dokumentkontrolle berücksichtigt werden bzw. soll beim Verkaufspreis auch das Rabattsystem berücksichtigt werden.

Register «Reports»

Bestimmen Sie die Druckvorlage und den Drucker zur Ausgabe der Kontrolldokumente.

Abgleichen mit Auftrag

Haben Sie Zusatzfelder im Artikel oder im Positionsbereich definiert, müssen Sie diese unmittelbar nach der Definition in der «Auftrags-Administration» in die «Nachkalkulation» übertragen. Wählen Sie dazu aus dem Menü «Extras – Abgleichen - Artikelzusatzfelder bzw. Positionszusatzfelder».

Nachkalkulation durchführen / Ablauf Dokumentkontrolle

Mit Hilfe der Nachkalkulation erhalten Sie die Möglichkeit, Angebote mit ihrem tatsächlichen Aufwand bei der Realisierung abzugleichen. Sie rufen das Angebot in der «Dokumentkontrolle» auf, erfassen die tatsächlich angefallenen Arbeiten und das benötigte Material und die Nachkalkulation berechnet automatisch die Differenz zum Angebot.

• Wählen Sie aus dem Menü «Bearbeiten - Dokumentkontrolle»

• Suchen Sie das Dokument für welches Sie eine Nachkalkulation durchführen möchten (z.B. durch Doppelklick im Feld Dokument.Nr.).

• Fügen Sie im oberen Bereich des Dialoges die einzelnen Artikelpositionen ein. Dies können sowohl frei wählbare Texte als auch bestehende Artikel sein. Erfassen Sie hier ebenfalls die tatsächlichen Mengen und Preise sowie die tatsächlich angefallenen Leistungen.

Im unteren Bereich des Dialoges sehen Sie sofort den neuen Deckungsbeitrag.

• Falls möglich resp. nötig passen Sie die Artikelpositionen im kontrollierten Dokument entsprechend an (laufende Projekte). Bei Projektabschluss wird das Kontrolldokument fixiert, d.h. es wird mit einem Schreibschutz versehen und aus der Liste der aktuellen Kontrolldokumente ausgeschlossen.

• Möchten Sie eine Rechnung mit den Anpassungen erstellen, können Sie das Dokument direkt in der Nachkalkulation in eine Rechnung umwandeln.

Dokument umwandeln

Möchten Sie ein kontrolliertes und überarbeitetes Originaldokument direkt in eine Rechnung umwandeln, doppelklicken Sie in das Feld Dok.-Typ, wählen Sie den entsprechenden Dokumenttypen aus und beantworten Sie die anschliessende Sicherheitsabfrage mit «Ja».

Die Änderungen werden in die Auftragsbearbeitung übertragen. Dort können Sie das geänderte Dokument ausdrucken und wie gewohnt weiterverarbeiten.