Haben Sie Kunden, die nicht für jeden Lieferschein eine einzelne Rechnung wünschen, sondern möchten, dass diese zu einer Rechnung zusammengefasst werden, erstellen Sie für diese Sammelrechnungen über das gleichnamige Modul.
Einstellungen im Kundenstamm
Kunden, für die Sie Sammelrechnungen erstellen möchten, müssen entsprechend gekennzeichnet werden.
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Wählen Sie im Kundenstamm im Register «Finanzen» als Verrechnungsart «Sammelrechnung»
Einstellungen im Modul Sammelrechnung
Bevor Sie zum ersten Mal Sammelrechnungen erstellen können, müssen Sie auch im Sammelrechnungsmodul einige Einstellungen vornehmen.
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Starten Sie das Modul «Sammelrechnung» über das Menü «Tools – Sammelrechnungen»
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Wählen Sie anschliessend «Extras – Optionen»
Register Mandant
Es werden Informationen zum Mandanten angezeigt.
Register Gruppierung
Im linken Bereich des Registers definieren Sie aus welchen Ursprungsdokumenten Sie Sammelrechnungen (Sammeldokumente) erzeugen möchten. In der Regel ist dies der Dokument-Typ «Lieferschein» bzw. «Einzeldokument».
Im rechten Bereich wird die Gruppierung festgelegt. Standardmässig wird nach Kundennummer und Mehrwertsteuerart gruppiert, d. h. Lieferscheine einer Kundennummer und Mehrwertsteuerart werden zu einer Rechnung zusammengefasst. Sie können zusätzliche Gruppierungskriterien hinzufügen, aber bedenken Sie, dass nur Dokumente zusammengefasst werden, bei denen alle Kriterien übereinstimmen.
Register Sortierung
Sie können auch innerhalb der Gruppierung sortieren lassen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche «Hinzufügen» erscheint eine Auswahlliste der zur Verfügung stehenden Felder.
Register Kopfzeilen
Legen Sie die Kopfzeilen zu Ihrem «Sammeldokument» fest.
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Mit «Hinzufügen» können Sie die Felder der Ursprungsdokumente (Einzeldokument bzw. Lieferschein) auswählen, die Sie in die Kopfzeile aufnehmen möchten und ergänzen Sie sie durch konstante Texte.
Register DokTyp-Übersetzung
Tragen Sie die entsprechenden Übersetzungen der Dokumenttypen ein. Die Sprachen definieren Sie in den allgemeinen Auftragsoptionen.
Sammeldokumente erstellen
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Wählen Sie aus dem Menü «Bearbeiten – Sammeldokumente»
Es öffnet sich der Dialog «Sammeldokument» mit aktiviertem Register «Selektion». Möchten Sie nur einen Teil der Sammelrechnungen zusammenstellen lassen, haben Sie nun die Möglichkeit eine Selektion nach verschiedenen Kriterien durchzuführen. Ohne Selektion werden alle in der Auftragsbearbeitung mit dem Eintrag «Sammelrechnung » versehenen Kunden mit ihren im Pool «zu bearbeiten» gespeicherten Dokumenten, die für die Sammelrechnung zugelassen wurden, aufgelistet.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche «Generieren»
Nun wird automatisch das Register «Kundenadressen» aktiviert. Im oberen Bereich werden die Kunden angezeigt, für die das Programm Sammelrechnungen erstellen möchte. Im unteren Bereich die entsprechenden Ursprungsdokumente. Sie haben nun noch die Möglichkeit, die Auswahl sowohl der Kunden, als auch der Dokumente zu beeinflussen (x). Möchten Sie Ihre Sammelrechnungen mit einem bestimmten Datum erzeugen (z. B. Monatsletzter), können Sie dieses als «Sammeldokument-Datum» mitgeben.
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Durch Klick auf die Schaltfläche «Starten» beginnt das System Sammelrechnungen zu erstellen
Vor dem Generieren von Sammelrechnungen sollten Sie darauf achten, dass in einem Netzwerk alle anderen Benutzer die Auftragsbearbeitung beendet haben. Sicherheitshalber machen Sie vorher eine Datensicherung.
Im Anschluss an den Sammelrechnungslauf wird Ihnen ein Logfile angezeigt.
Beim Zusammenfassen der Einzeldokumente zu Sammeldokumenten werden die Einzeldokumente in der Auftragsbearbeitung gelöscht. Sollte es notwendig sein, dass Sie diese nochmals ausdrucken, müssen Sie dies über das Menü «Bearbeiten/ Ursprungsdokumente» ausführen.
Die Sammeldokumente befinden sich nun in der Auftragsbearbeitung und können dort wie alle anderen Dokumente bearbeitet und ausgedruckt werden.