Ablauf am Beispiel
Gehen wir einmal davon aus, dass Sie monatliche Rechnungen für die Wohnungsvermietung erstellen möchten. Damit Sie dies in Zukunft mit Hilfe der «Wiederkehrenden Faktura» erledigen können, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
Erfassen Sie zunächst in der Auftragsbearbeitung alle notwendigen Basisdaten.
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Überprüfen Sie die Daten der vorhandenen Kunden «Meidrich Partner AG», «Haba-Kaba» sowie «Steffen und Partner».
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Legen Sie für Ihre Wohnungen und Einstellplätze Artikelstammdaten an: Wohnungen 1 bis 3 und Einstellplätze 1 bis 3
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Überprüfen Sie die Zahlungskonditionen
Nun nehmen Sie Definitionen für die Abonnement-Rechnung vor. Dazu müssen Sie eine oder mehrere Dokumentvorlagen erstellen, die wiederum sowohl vorgegebene als auch selbst definierte Platzhalter (Feld-Alias) enthalten können.
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Wählen Sie aus dem Menü «Bearbeiten - Feld-Aliase». Definieren Sie den Platzhalter «Monat». Bei der ersten Rechnungsschreibung soll der Inhalt «Januar» sein. Im Laufe des Jahres muss dieser Inhalt immer vor Rechnungsschreibung angepasst werden.
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Wählen Sie aus dem Menü «Bearbeiten - Dokumentvorlage». Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu». Benennen Sie Ihre Dokumentvorlage «Miete», wählen Sie als Dokumenttyp «Rechnung» und nehmen Sie die Einstellungen laut Abbildung vor.
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Fügen Sie über das Kontextmenü die entsprechenden Variablen in Ihre Dokumentvorlage ein. Die Variable «$AboIndiPosi» sorgt dafür, dass die individuellen Daten aus dem Abonnement auf die Rechnung übernommen werden.
Definieren Sie nun die Abonnemente mit den individuellen Daten. Bestimmen Sie Abo-Beginn, -Dauer, -Zyklus etc.
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Wählen Sie aus dem Menü «Bearbeiten/Abonnemente». Nehmen Sie die Einstellungen wie folgt vor.
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Wechseln Sie über die Schaltfläche «Positionen» in den Dialog «Individuelle Positionen des Dokumentes» und wählen für die Firma «Meidrich Partner AG» die Wohnung 1 sowie den Einstellplatz 1 aus.
Nachdem Sie alle Abonnemente angelegt haben, starten Sie einen Produktionslauf. Dieser generiert Rechnungen für alle fälligen Abonnemente und überträgt diese in die Auftragsbearbeitung, wo sie bspw. ausgedruckt werden können.
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Wählen Sie aus dem Menü «Bearbeiten/Produktionslauf». Legen Sie, falls gewünscht, Selektions-Kriterien fest (z.B. Dokumentvorlage «Miete»). Klicken Sie auf die Schaltfläche «Generieren».
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Im unteren Teil des Dialoges werden Ihnen die selektierten Abonnemente vorgeschlagen. Durch Klick auf «Starten» und Beantwortung der Sicherheitsabfrage nach einer Datensicherung sowie Festlegung der zu benutzenden VP’s, erzeugt das System die Rechnungen und ein Logfile.
In der Auftragsbearbeitung können Sie nun die Rechnungen weiterbearbeiten.
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Öffnen Sie die erste erstellte Rechnung in der Seitenansicht.
Abonnemente automatisch erstellen
Möchten Sie für eine Gruppe von Kunden ein bestimmtes Abonnement definieren, können Sie automatisch Abonnemente vom Programm erstellen lassen. Vorausgesetzt es besteht die Möglichkeit, die Kunden nach einem gemeinsamen Kriterium zu selektieren. Nehmen wir an, Sie haben mit mehreren Kunden Wartungsverträge zu identischen Konditionen geschlossen.
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Erfassen Sie für die entsprechenden Kunden in den Stammdaten der Auftragsbearbeitung einen gemeinsamen Code (z.B. EK WA)
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Wählen Sie aus dem Menü «Bearbeiten/Abonnemente autom. erstellen», erfassen Sie die entsprechenden Selektionskriterien und klicken Sie auf die Schaltfläche «Generieren»
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Anschliessend erfassen Sie im Register «Abonnement» die entsprechenden Definitionen.
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Starten Sie die Erstellung oder Schliessen Sie den Dialog ohne Abonnemente zu erstellen.
Serienfaktura
Die Serienfaktura ist eine Funktion von «Widerkehrende Faktura», die sich nicht auf die bereits eingerichteten Abonnemente bezieht, sondern ermöglicht, für mehrere Kunden eine identische Rechnung zu generieren. In der Regel handelt es sich hierbei um eine einmalige Berechnung. Gehen Sie wie folgt vor:
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Richten Sie eine Dokumentvorlage für die Serienfaktura ein, die die zu fakturierenden Positionen enthält.
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Wählen Sie aus dem Menü «Bearbeiten/Serienfaktura» und nehmen Sie die entsprechenden Selektionen vor. Schliessen Sie mit «Generieren» ab.
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Nehmen Sie anschliessend im Register «Serienfaktura» die entsprechenden Einstellungen vor. Sind alle notwendigen Informationen enthalten, «Starten» Sie die Rechnungserstellung. Die Rechnungen werden in die Auftragsbearbeitung übertragen und können dort ausgedruckt werden.
