Salär Planung
Der Menübefehl Extras, Ausführen, Salärplanung steht nur in der Profiversion zur Verfügung.
Im Dialog Ausstehende Salärplanungsdaten werden Plandaten mit einem geplanten Ausführungsdatum gleich oder kleiner dem aktuellen Abrechnungsdatum angezeigt. Es können keine Änderungen an den Planungsdaten vorgenommen werden (alle Spalten-Felder mit Ausnahme der Spalte "Ausführen" sind schreibgeschützt), sondern einzig darüber entschieden werden, ob die geplanten Änderungen ausgeführt werden sollen.
Als Standard werden alle Planungen zur Ausführung vorgeschlagen. Sollen keine der geplanten Änderungen ausgeführt werden, kann der Dialog mit der Befehlsschaltfläche Schliessen verlassen oder mit der Schaltfläche Keine sämtliche Aktivierungs-Häkchen der Spalte "Ausführen" entfernt werden. Einzelne Planungsdaten werden von der Ausführung ausgeschlossen, indem mit der Maus ins Spaltenfeld "Ausführen" der betreffenden Zeile geklickt und das Aktivierungs-Häkchen selektiv entfernt wird. Mit der Schaltfläche Ausführen werden die geplanten und aktivierten Änderungen definitiv ausgeführt, mit Schliessen wird der Dialog ohne Ausführung einer Aktion geschlossen. Mit der Schaltfläche Drucken wird die Personalstamm-Auswertung Salärplanungsliste am Bildschirm angezeigt; die angezeigte Liste kann danach ausgedruckt werden.
Nicht ausgeführte Planungsdaten bleiben aktiv und Infoniqa ONE 50 Lohn macht Sie nach jedem Programmstart oder Aufruf der Mandanteneinstellungen mit einem Dialog auf diesen Zustand aufmerksam. Sollen geplante Änderungen definitiv nicht ausgeführt werden, müssen diese im Personalstamm-Register Planung der entsprechenden Person gelöscht werden
Das "geplant am"-Datum hat nur Einfluss auf den Zeitpunkt eines zu ändernden Salär Feldwerts, nicht jedoch auf eine korrekte Lohnberechnung, wenn das Planungsdatum nicht auf einen Monatsersten fällt. Unterschiedliche Salär-Feldwerte während einer bestimmten Lohnperiode müssen bei der Lohnerstellung durch korrekte Vorerfassungsdaten berücksichtigt werden!
Jahresabschluss
Der Jahresabschluss-Assistent
Der mit dem Menübefehl Extras. Ausführen. Jahresabschluss aufrufbare Dialog Jahresabschluss führt in 6 Dialogschritten durch den Abschluss des aktuellen sowie die Eröffnung eines neuen Buchungsjahres und ist in allen Lizenzversionen mit Ausnahme von Easy verfügbar.
Der Jahresabschluss kann nur ausgeführt werden, wenn keine unverbuchten gespeicherten Lohnberechnungen oder keine noch nicht gelöschten Lohnperioden existieren. Trifft eine dieser beiden Bedingungen zu, ist im ersten Jahresabschluss-Assistentendialog nur die Schaltfläche Abbrechen zum Abbruch des Jahresabschlusses aktiv.
Schritt 2 von 6: Archiv Bezeichnung
Im Assistenten-Dialog Schritt 2 von 6 wird eine Bezeichnung für das Jahresend-Archiv angezeigt und im Anzeigefeld kann die vorgeschlagene Bezeichnung übernommen oder eine eigene Bezeichnung eingegeben werden.
Schritt 3 von 6: Archivierung
Im Assistenten-Dialog Schritt 3 von 6 wird schreibgeschützt der Verzeichnispfad des aktuellen Mandanten angezeigt und kann im nachfolgenden Anzeige- und Auswahlfeld der vorgeschlagene Verzeichnisname und Pfad des Folgejahrmandanten übernommen oder in dem nach Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten aufgerufenen Dialog Ordner suchen ein anderer Verzeichnispfad und -name ausgewählt und in das Zielfeld übernommen werden.
Als Verzeichnisname des Folgejahrmandanten schlägt Infoniqa ONE 50 Lohn den Bezeichner 'MandantenverzeichnisnameAktuellesBuchungsjahr + 1' vor (bspw. MeinMandant2012 bei aktuellem Mandantenverzeichnis MeinMandant und aktuellem Buchungsjahr 2011 sowie MeinMandant2012 beim Jahresabschluss des folgenden Jahres). Im Mandantenverzeichnisname enthaltene Jahreszahlen werden dabei mit der Jahreszahl des Folgejahres überschrieben.
Im angegebenen Mandantenverzeichnis werden alle Stamm- sowie relevante Definitionsdaten des neuen Buchungsjahr-Mandanten gespeichert. Der definierte Mandantenverzeichnispfad für den neuen Buchungsjahr-Mandanten wird bei ausgeführtem Jahresabschluss von Infoniqa ONE 50 Lohn in das Feld Mandant Folgejahr des Optionendialog-Registers Mandanten des aktuellen Mandanten geschrieben; solange das genannte Feld nicht leer ist, bleibt der Menübefehl Extras, Ausführen, Jahresabschluss deaktiviert und weitere Jahresabschlüsse können nicht mehr durchgeführt werden.
Mit Klick auf Abbrechen wird die Ausführung des Jahresabschlusses ohne Ausführung einer Aktion abgebrochen, mit Klick auf Zurück kann zum zweiten Jahresabschluss-Assistentendialog zur Überprüfung und gegebenenfalls Modifikation der entsprechenden Angaben zurückgekehrt werden und nach Klick auf Weiter aktiviert Infoniqa ONE 50 Lohn den vierten Jahresabschluss-Assistentendialog.
Beachten Sie, dass der im dritten Jahresabschluss-Assistentendialog angegebene Bezeichner nur den Verzeichnisnamen des neuen Buchungsjahr-Mandanten definiert, Mandantenname und -kürzel dagegen unverändert vom Abschlussjahr-Mandanten übernommen werden.
Schritt 4 von 6: Daten und Fibu-Verknüpfung
Im Dialog-Assistenten 4 von 6 sind die Ausführungs- und Verbuchungs-Daten der ersten Lohnperiode des neu zu erstellenden Buchungsjahr-Mandanten anzugeben sowie dessen Fibu-Mandanten-Referenz auszuwählen.
Definitionselemente des Dialogs 4 von 6 (Daten und Fibu-Verknüpfung) des Jahresabschluss-Assistenten
Definitionselemente
|
Definitionselement |
Beschreibung |
||||
|---|---|---|---|---|---|
|
Eingabe- und Auswahlfeld Abrechnungs-Datum |
zur Übernahme des Vorgabe-Abrechnungsdatums 31.01.'Neues Buchungsjahr' oder Eingabe oder Auswahl eines anderen Abrechnungsdatums der ersten Lohnberechnungsperiode des neu zu erstellenden Buchungsjahr-Mandanten. Die manuelle Datumsangabe kann unformatiert in der Form ttmmjjjj (z.B. 31012010) erfolgen, mit Klick auf die Schaltflächen mit den Pfeil-Symbolen kann tageweise im Kalender vor- und rückwärts geblättert werden. Bei ausgeführtem Jahresabschluss wird der definierte Feldwert in das gleichnamige Feld des Dialogs Mandanteneinstellungen des neu erstellten Buchungsjahr-Mandanten übernommen. Das Abrechnungs-Datum ist für korrekte Lohnberechnungen sowie die -zahlungen ohne Bedeutung und wird einzig für die Generierung des Lohnperioden-Archivdateibezeichners bei der Lohnperioden-Verbuchung verwendet |
||||
|
Eingabe- und Auswahlfeld Fibu-Datum |
zur Übernahme des Vorgabe-Fibu-Verbuchungsdatums 31.01.'Neues Buchungsjahr' oder Eingabe oder Auswahl eines anderen Fibu-Verbuchungsdatums der ersten Lohnberechnungsperiode des neu zu erstellenden Buchungsjahr-Mandanten. Die manuelle Datumsangabe kann unformatiert in der Form ttmmjjjj (z.B. 31012010) erfolgen, mit Klick auf die Schaltflächen mit den Pfeil-Symbolen kann tageweise im Kalender vor- und rückwärts geblättert werden. Bei ausgeführtem Jahresabschluss wird der definierte Feldwert in das gleichnamige Feld des Dialogs Mandanteneinstellungen des neu erstellten Buchungsjahr-Mandanten übernommen. Das definierte Fibu-Datum wird als Belegdatum bei der Verbuchung in den referenzierten Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen-Mandanten verwendet oder als Belegdatum an die definierte ASCII-Exportdatei zur Verbuchung in einem anderen Buchhaltungsprogramm übergeben |
||||
|
Eingabe- und Auswahlfeld Valuta-Datum |
zur Übernahme des Vorgabe-Lohnzahlungsdatums 31.01.'Neues Buchungsjahr' oder Eingabe oder Auswahl eines anderen Lohnzahlungsdatums der ersten Lohnberechnungsperiode des neu zu erstellenden Buchungsjahr-Mandanten. Die manuelle Datumsangabe kann unformatiert in der Form ttmmjjjj (z.B. 25012010) erfolgen, mit Klick auf die Schaltflächen mit den Pfeil-Symbolen kann tageweise im Kalender vor- und rückwärts geblättert werden. Bei ausgeführtem Jahresabschluss wird der definierte Feldwert in das gleichnamige Feld des Dialogs Mandanteneinstellungen des neu erstellten Buchungsjahr-Mandanten übernommen. Der angegebene Feldwert definiert das verbindliche Lohnzahlungs-Ausführungsdatum auf den dem ausführenden Finanzinstitut übermittelten Lohnzahlungs-Dateien und/oder -Dokumenten |
||||
|
Eingabe- und Auswahlfeld Unterschrifts-Datum |
zur Übernahme des Vorgabe-Lohnzahlungsausführungs-Unterschriftsdatums 31.01.'Neues Buchungsjahr' oder Eingabe oder Auswahl eines anderen Lohnzahlungsausführungs-Unterschriftsdatums der ersten Lohnberechnungsperiode des neu zu erstellenden Buchungsjahr-Mandanten. Die manuelle Datumsangabe kann unformatiert in der Form ttmmjjjj (z.B. 22012010) erfolgen, mit Klick auf die Schaltflächen mit den Pfeil-Symbolen kann tageweise im Kalender vor- und rückwärts geblättert werden. Bei ausgeführtem Jahresabschluss wird der definierte Feldwert in das gleichnamige Feld des Dialogs Mandanteneinstellungen des neu erstellten Buchungsjahr-Mandanten übernommen. Der angegebene Feldwert definiert das Lohnzahlungsausführungs-Unterschriftsdatum auf den dem ausführenden Finanzinstitut übermittelten Lohnzahlungs-Dateien und/oder -Dokumenten |
||||
|
Anzeigefeld Buchungs-Jahr |
zur schreibgeschützten Anzeige des Buchungsjahres des bei ausgeführtem Jahresabschluss neu erstellten Buchungsjahr-Mandanten. Das Buchungsjahr des neuen Buchungsjahr-Mandanten muss in keinem Dialog des Jahresabschluss-Assistenten angegeben werden, sondern wird von Infoniqa ONE 50 Lohn auf der Basis des aktuellen Buchungsjahres des Jahresabschluss-Mandanten ermittelt |
||||
|
Listenauswahlfeld Fibu-Schnittstelle |
mit den Auswahlwerten keine, Infoniqa ONE 50 Finanzbuchhaltung und ASCII, um die Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle zu deaktivieren oder im nachfolgenden Feld Fibu-Mandant eine Referenz zu einem Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen-Mandanten herzustellen oder eine Definitionsdatei zur Erstellung einer Export-Datei zu einem anderen Buchhaltungsprogramm anzugeben oder auszuwählen. Bei ausgeführtem Jahresabschluss wird der ausgewählte Feldwert in das Feld Schnittstelle des Dialogs Definition Fibuwahl des neu erstellten Buchungsjahr-Mandanten übernommen. Schnittstellenauswahl und -definition können auch nachträglich in dem durch den Menübefehl Extras, Definition, Fibuwahl aufgerufenen Dialog Definition Fibuwahl erfolgen |
||||
|
Eingabe- und Auswahlfeld Fibu-Mandant, Definitionsfile |
nur bei aktivierter Fibu-Schnittstelle aktives Feld zur Angabe oder Auswahl des referenzierten Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen-Mandanten oder Angabe oder Auswahl der Definitionsdatei zur Erstellung einer Exportdatei zur Verbuchung in eine anderes Buchhaltungsprogramm.
|
||||
|
Eingabefeld Passwort |
nur bei im Listenauswahlfeld Fibu-Schnittstelle ausgewähltem Wert Infoniqa ONE 50 Finanzbuchhaltung aktives Feld zur fakultativen Angabe des korrekten gültigen Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen-Mandantenpasswortes. Ein angegebenes korrektes gültiges Passwort erlaubt allen autorisierten Infoniqa ONE 50 Lohns-AnwenderInnen ohne entzogene Fibu-Verbuchungsrechte die Ausführung von Fibu-Verbuchungen ohne Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen-Mandantenpasswort-Abfrage. Wird das Feld dagegen leer gelassen, muss bei Verbuchungen in den referenzierten Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen-Mandanten in jedem Fall dessen korrektes gültiges Mandantenpasswort angegeben werden |
||||
|
Listenauswahlfeld Nummernkreis |
nur bei im Listenauswahlfeld Fibu-Schnittstelle ausgewähltem Wert Infoniqa ONE 50 Finanzbuchhaltung aktives Listenauswahlfeld zur Auswahl des im referenzierten Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen-Mandanten definierten Nummernkreises (idealerweise Lohn). Die Nummernkreiszuweisung hat in Infoniqa ONE 50 Lohn keine Bedeutung, kann dagegen in Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen als Beleg-Sortierkriterium eingesetzt werden |
||||
|
Schaltfläche Zurück |
Klick auf die Schaltfläche navigiert zum Vorgänger-Dialog Schritt 3 von 5, um dessen Einstellungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern |
||||
|
Schaltfläche Weiter |
Klick auf die Schaltfläche navigiert zum Folgedialog Schritt 5 von 6 |
||||
|
Schaltfläche Abbrechen |
Klick auf die Schaltfläche bricht den Jahresabschluss ohne Ausführung einer Aktion ab |
Schritt 5 von 6: Mitarbeiterselektion
Im Dialog-Assistenten 5 von 6 werden alle Personen mit einem Austrittsdatum im Buchungsjahr des Jahresabschluss-Mandanten angezeigt und können durch Aktivierung der Option im Spaltenfeld Löschen von der Übernahme in den neu zu erstellenden Buchungsjahr-Mandanten ausgeschlossen oder bei aktivierter Option im Spaltenfeld Archivieren als nicht lohnberechnungsaktive archivierte Personen zur Übernahme in den neu zu erstellenden Buchungsjahr-Mandanten eingeschlossen werden. Bei archivierten Personen wird im Unterregister Status des Personalstamm-Registers Lohncodes der Radio Button «Archiviert» bei Jahresabschluss aktiviert.
Für archivierte Personen können nach Aktivierung der Option Austritt temporär aufheben im Personalstamm-Register Pers.-Info sowie Aktivierung des Radio Buttons aktiv im Unterregister Status des Personalstamm-Registers Lohncodes im neu erstellten Buchungsjahr-Mandanten Lohnnachzahlungen unter korrekter Berücksichtigung der abgegrenzten kumulierten gesetzlichen Jahreslohngrenzwerte des Austrittsjahres (bspw. gesetzliche versicherungspflichtige ALV- und UVG-Jahreslohnhöchstwerte) berechnet und ausgeführt werden.
Mit Klick auf Abbrechen wird die Ausführung des Jahresabschlusses ohne Ausführung einer Aktion abgebrochen, mit Klick auf Zurück kann zum vierten Jahresabschluss-Assistentendialog zur Überprüfung und gegebenenfalls Modifikation der entsprechenden Angaben zurückgekehrt werden und nach Klick auf Weiter aktiviert Infoniqa ONE 50 Lohn den abschliessenden Jahresabschluss-Assistentendialog.
Schritt 6 von 6: Abschluss
In der ersten Ansicht des abschliessenden Jahresabschluss-Assistentendialogs werden, die nach Klick auf die Schaltfläche fertig stellen auszuführenden Aktionen gemäss den Angaben in den Vorgänger-Assistent-Dialogen angezeigt. Mit Klick auf Zurück kann in der Assistentendialog-Reihenfolge rückwärts navigiert und die entsprechenden Definitionen überprüft und bei Bedarf modifiziert werden, Klick auf Abbrechen bricht die Ausführung des Jahresabschlusses ohne Ausführung einer Aktion ab.
Nach ausgeführtem Jahresabschluss wird in der zweiten Ansicht des abschliessenden Jahresabschluss-Assistentendialogs die Protokollierung der ausgeführten Aktionen angezeigt. Die Jahresabschluss-Protokollierungsdatei JahresAbschluss.txt wie auch die Jahresabschluss-Archivdatei Archiv'jjjj'.wla (Archiv2011.wla, Archiv2012.wla)) werden von Infoniqa ONE 50 Lohn im Verzeichnispfad ...\Mandantenverzeichnisname\Archiv\'Jahreszahl'\'Monatszähler'\ (z.B. ...\Mein Mandant\Archiv\2011\12\) gespeichert; Klick auf die nun aktive Schaltfläche Protokoll startet den als Standard definierten Texteditor und öffnet die genannte Jahresabschluss-Protokollierungsdatei.
Klick auf die Schaltfläche Schliessen schliesst den Jahresabschluss-Dialogassistenten, startet den Login-Dialog zum neu erstellten Buchungsjahr-Mandanten und führt nach erfolgreichem Login einen Datenbank-Reorganisation aus.
Elektronische Lohnmeldung
Mit dem in Infoniqa ONE 50 Lohn implementierten und zertifizierten Lohnstandard ELM (Elektronische Lohnmeldung) wurden die Voraussetzungen für einen wesentlich vereinfachten und aufwandoptimierten Lohndatenaustausch zwischen Unternehmen, Versicherungsträgern, Steuerbehörden und Statistik-Institutionen geschaffen.
Statt unzähliger unterschiedlicher Jahres-Lohndatenmeldungen an die verschiedenen betrieblichen Sozialversicherungsträger, Steuerbehörden und eventuell Statistik-Institutionen erstellen Sie mit ELM eine einzige standardisierte Lohndaten-Meldedatei und übermitteln diese an einen Distributor. Dieser überprüft die Lohndaten formal auf Validität und Plausibilität, filtert die Lohndaten adressatenspezifisch und übermittelt sie nach Freigabe durch das Unternehmen an die Adressaten. Ebenso sammelt der Distributor die Antworten der Lohndaten-Empfänger, gibt diese gesammelt an das Unternehmen zurück und löscht anschliessend die erhaltenen Lohndaten.
Voraussetzung zum Einsatz von ELM ist also die Unterstützung des ELM-Standards durch die Lohndatenmeldungs-Empfänger; Auskunft darüber erhalten Sie bei Ihrer Ausgleichskasse sowie Ihren übrigen betrieblichen Sozialversicherungs-Trägern, der zuständigen Steuerbehörde und den eventuellen Statistik-Institutionen oder auf der homepage der sic.
Elektronische Lohnmeldung ELM verwalten
Der durch den Menübefehl Extras-Ausführen-Elektronische Lohnmeldung ELM verwalten aufgerufene Dialog Lohnmeldungen stellt die Zentrale zur Kommunikation mit dem ELM-Distributor dar. Der Dialog wird durch die Register Noch nicht gesendete Lohnmeldungen, Gesendete Lohnmeldungen, Freigegebene Lohnmeldungen und Extras, welche in ihrer Reihenfolge den chronologischen Arbeitsschritten entsprechen, strukturiert.
Register Noch nicht gesendete Lohnmeldungen
In der Tabelle dieses Registers werden alle erstellten und noch nicht an den Distributor übermittelten Lohnmeldungen angezeigt. Mit den Kontextmenübefehlen Senden und Löschen kann die aktive (in der Tabelle markierte) Lohnmeldung an den Distributor übermittelt oder gelöscht werden.
Der Kontextmenübefehl Senden übermittelt die aktive Lohnmelde-Datei an den Distributor, entfernt die entsprechende Zeile aus der Tabelle des Registers und verschiebt sie in das Folgeregister Gesendete Lohnmeldungen.
Der Kontextmenübefehl Löschen entfernt die Anzeige der aktiven Lohnmelde-Datei aus der Tabelle des Registers und löscht auch die entsprechende xml-Datei im Verzeichnis Laufwerk:/Programminstallationsverzeichnis/Data/Lohn/Mandantenverzeichnis/XML-Auswertungen/ definitiv (die Datei wird dabei nicht in den Windows-Papierkorb verschoben).
Register Gesendete Lohnmeldungen
In diesem Register werden die dem Distributor übermittelten Lohnmeldedateien angezeigt; diese müssen danach einzeln pro Institution und gesamthaft frei gegeben werden, bevor die spezifischen Daten durch den Distributor den einzelnen Institutionen übermittelt werden.
Elemente des Registers Gesendete Lohnmeldungen des Dialogs Lohnmeldungen
|
Element |
Beschreibung |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Gesendete Lohnmeldungen |
in diesem Bereich links oben werden alle dem Distributor übermittelten und noch nicht explizit freigegebenen Lohnmeldedateien angezeigt. Mit Rechtsmausklick ist pro markierte Datei der Kontextmenübefehl Quittung abholen aufzurufen, damit im rechten oberen Dialogbereich die Tabelle mit der Dateistatusanzeige und zur Datenfreigabe pro Institution angezeigt wird |
||||||||
|
Dateistatus und |
erst nach Ausführung des Kontextmenübefehls Quittung abholen wird im rechten oberen Dialogbereich die Tabelle mit dem Dateistatus sowie zur Datenfreigabe pro Institution und danach für die Lohnmeldedatei insgesamt angezeigt.
|
Register Freigegebene Lohnmeldungen
In diesem Register werden die frei gegebenen Lohnmeldedateien angezeigt. Die spezifischen Daten wurden durch den Distributor den einzelnen Institutionen übermittelt.
Register Extras
In diesem Register werden Kommunikationstests zwischen lokalem Rechner und dem Distributor durchgeführt.
Elemente des Registers Extras des Dialogs Lohnmeldungen
|
Element |
Beschreibung |
|---|---|
|
Feld Zahl |
die Vorgabezahl -9999.90 darf nicht verändert werden und wird bei der Interop-Prüfung getestet |
|
Schaltfläche Interop prüfen |
Klick auf die Schaltfläche führt einen Übermittlungstest mit dem Wert der Vorgabezahl des vorangegangenen Feldes durch. Ebenso werden die korrekte Interpretation von Umlauten und Sonderzeichen sowie das Infoniqa ONE 50 Lohns-Zertifikat überprüft. Die ausgeführten Operationen sowie die Testresultate der aktuellen Dialogsession werden im unteren Dialogbereich angezeigt |
|
Schaltfläche Ping |
Klick auf die Schaltfläche führt den Ping-Befehl aus. Dabei wird vom lokalen Rechner ein Datenpaket an den Zielrechner gesandt, welcher eine Antwort zurück sendet. Auch Ping-Operation und -Resultat der aktuellen Dialogsession werden im unteren Dialogbereich angezeigt. |
BVG Berechnung, BVG Abgleich Personen, BVG Abgleich Beiträge
Die elektronische Übermittlung mit der Swissdec-Zertifizierung 4.0 ist nicht möglich.
ISEL
Das Tool Isel wurde abgelöst durch das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM).
FAK Banken
Das FAK Banken Tool wird explizit für die Ausgleichskasse für das schweizerische Bankgewerbe benötigt.