Die Felder des Bereichs Einstellungen sowie "Kürzel" und "Name" im Bereich Mandant können und müssen dabei von den AnwenderInnen verwaltet werden, alle übrigen Felder dieses Bereichs sind schreibgeschützte Informationsfelder und werden von Infoniqa ONE 50 Lohn verwaltet. Die Option Vorgabemandant wird nur bei installierter Mandantenverwaltung angezeigt.
Der Bereich Einstellungen
Das Feld Abrechnungs-Datum
Wir empfehlen, immer den letzten Kalendertag eines Monats als Abrechnungsdatum zu wählen. Dadurch wird gewährleistet, dass alle in diesem Monat eingetretenen MitarbeiterInnen bei der Lohnerstellung berücksichtigt werden. Das Abrechnungsdatum und auch das Mandantenkürzel werden im rechten Bereich der Statusleiste angezeigt, das Abrechnungsdatum zusätzlich auch in der Info-Statusleiste.
Beispiel Lohnperiode September 2011
Eintrittsdatum |
Abrechnungsdatum |
Status Lohnberechnung |
---|---|---|
26.09.2011 |
30.09.2011 |
die Person wird von der automatischen Lohnberechnung berücksichtigt und korrekt berechnet, ebenso kann eine manuelle Lohnberechnung durchgeführt werden |
26.09.2011 |
25.09.2011 |
Infoniqa ONE 50 Lohn schliesst die Person bei der automatischen Lohnberechnung aus und lässt auch keine manuelle Lohnberechnung zu |
Das Datum kann über die Tastatur eingegeben werden oder mit den Spin-buttons (Pfeilsymbol-Schaltflächen) ausgewählt und kann nur bei leerer Monatsdatei, d.h. so lange keine berechneten und gespeicherten, jedoch noch nicht in die Jahresdatei verbuchten Lohndaten vorhanden sind, geändert werden.
Das Abrechnungsdatum ist für Infoniqa ONE 50 Lohn sehr wichtig, weil damit die monatlichen Lohndaten in der Jahresdatei positioniert werden. So ist es z.B. jederzeit möglich, im September ein Abrechnungsdatum im Januar des gleichen Jahres zu wählen und Lohnberechnungen für den Januar durchzuführen. Allerdings nur, wenn für den/die betreffenden MitarbeiterInnen noch keine Löhne in einem Nachfolgemonat berechnet und gespeichert wurden. In diesem Fall verweigert Infoniqa ONE 50 Lohn die Lohnaufbereitung und zeigt in der Statuszeile der Lohnerstellung die Fehlermeldung "Für diese Person existiert bereits eine Verarbeitung in einem Nachfolgemonat" an.
Infoniqa ONE 50 Lohn erlaubt Mehrfachverarbeitungen pro Monat. Unternehmen oder Branchen mit z.B. wöchentlichen Lohnabrechnungen oder unterschiedlichen Auszahlungszeitpunkten für Monats- und Stundenlöhner/ rinnen werden diese Flexibilität schätzen: geben Sie pro Lohnperioden-Berechnung (also bspw. eine Woche) ein Abrechnungsdatum an. Durch Wahl eines geeigneten Filters haben Sie die Möglichkeit, ausschliesslich für spezifische Mitarbeitergruppen (z.B. alle Stundenlöhner/ innen, alle Monatslöhne / innen, Kader etc.) Lohnberechnungen durchzuführen. Nach der Verbuchung in die Jahresdatei können weitere Lohnaufbereitungen im gleichen Monat erstellt werden.
Beispiel Lohnperiode September 2011
Abrechnungsdatum |
Ausgeführte Verarbeitungen |
Stand Jahresdatei |
---|---|---|
20.09.2011 |
Lohnberechnung und Verbuchung in die Jahresdatei |
die Berechnungen werden Personen- und Lohnarten-spezifisch unter September 2011 gespeichert. In der Verzeichnisstruktur \Archiv\2011\09 speichert Infoniqa ONE 50 Lohn zudem die Archivdatei 20_1.wla |
30.09.2011 |
Lohnberechnung und Verbuchung in die Jahresdatei |
die Berechnungen werden Personen- und Lohnarten-spezifisch unter September 2011 gespeichert und pro Person und Lohnart kumuliert. In der Verzeichnisstruktur Archiv\2011\09 wird von Infoniqa ONE 50 Lohn eine Archivdatei 30_1.wla gespeichert |
Für die Verbuchung der Lohndaten in die Jahresdatei von Infoniqa ONE 50 Lohn spielt der Tag innerhalb des Abrechnungsdatums keine Rolle. Dagegen ist das Verbuchungsdatum auch das Standard-Fibuverbuchungsdatum. Wie das Feld Fibu-Datum als Fibuverbuchungsdatum eingesetzt werden kann, wird im Abschnitt Feld Fibu-Datum erläutert.
Infoniqa ONE 50 Lohn ermöglicht an jedem beliebigen Tag des Monats und mehrmals im Monat Lohnberechnungen durchzuführen. Sie entscheiden, wann und wie oft Infoniqa ONE 50 Lohn in einem Monat für Sie in Aktion treten soll.
Das Feld Valuta-Datum
Das Valuta-Datum bestimmt das Lohnzahlungs-Ausführungs-Datum und wird deshalb auf Vergütungsauftrag, DTA- und EZAG-File gedruckt bzw. geschrieben. Im Gegensatz zum Abrechnungsdatum kann das Valutadatum bei jedem Datenzustand der Monatsdatei geändert werden, entweder in den Mandanteneinstellungen oder im Drucken-Dialog der drei genannten Verarbeitungen.
Das Feld Unterschrifts-Datum
Auch dieses Datum wird auf den Vergütungsauftrag wie auch in das DTA- oder EZAG-File geschrieben. Naturgemäss ist es kleiner als das Valuta-Datum und entspricht dem Datum, an welchem der Vergütungsauftrag versandt resp. das DTA- oder EZAG-File übermittelt werden. Wie das Valutadatum kann das Unterschrifts-Datum jederzeit in den Mandanteneinstellungen oder dem Drucken-Dialog von Vergütungsauftrag, DTA- und EZAG-File mutiert werden.
Das Feld Fibu-Datum
Das Fibudatum der Mandanteneinstellungen wird als Perioden-Vorgabewert in die beiden Von Datum- und Bis Datum-Selektionsfelder der Drucken-Dialoge aller FIBU- und Kostenstellen-Auswertungen geschrieben. Soll das Standard-Vorgabe-Fibuverbuchungsdatum "Abrechnungsdatum" durch das Fibudatum als Fibuverbuchungsdatum ersetzt werden, sind in der entsprechenden Definitionsdatei (z.B. FIBU_Standard_Kst_3_4.def) die Parameter 9 der drei Day-, Month- und Year-Print-Befehle zu Beginn des Body-Bereichs durch 12 zu ersetzen. Danach gilt das in den Drucken-Dialogen angegebene "Bis Datum" als Fibu-Verbuchungsdatum Die genannte(n) Definition Datei(en) befinden sich im Programminstallations-Unterverzeichnis \Lohn und sind an Dateinamen wie z.B. 'FIBU_Standard_Kst_3_4.def' oder 'FIBU_Sesam_KST_LoaBez.def' erkennbar.
Der Bereich Stand Monatsdatei
Beide Felder dieses Bereichs sind schreibgeschützt und werden von Infoniqa ONE 50 Lohn verwaltet. Sind Löhne berechnet und gespeichert, jedoch noch nicht in die Jahresdatei verbucht, wird das Systemdatum der Berechnung und das Benutzerkürzel jener Person, welche die Lohnberechnungen durchführte, angezeigt. Nach Verbuchung in die Jahresdatei und Löschung der Lohnperiode wird im Datumsfeld 00.00.0000 angezeigt, das Benutzer Kürzel-Feld ist leer.
Der Bereich Stand Jahresdatei
Auch diese drei Felder sind schreibgeschützt und werden durch Infoniqa ONE 50 Lohn verwaltet. Angezeigt werden nach jeder Verbuchung eines Lohnlaufes in die Jahresdatei das Abrechnungsdatum des letzten verbuchten Lohnlaufs, das Systemdatum der Verbuchung sowie das Benutzerkürzel der Person, welche die Verbuchung durchführte. Die Konsultation dieser Felder ist auch eine Möglichkeit zu kontrollieren, ob die letzte Lohnperiode bereits in die Jahresdatei verbucht wurde.
Der Bereich Mandant
In diese beiden Felder werden der Firmen- oder Mandantenname sowie ein Kürzel von maximal 15 Zeichen angegeben. Das Kürzel wird in der Statusleiste des Infoniqa ONE 50 Lohns-Hauptdialogs angezeigt. Vorgabekürzel und -name nach der Erstinstallation ist "Standard". Bei installierter Mandantenverwaltung müssen Mandantenname und Kürzel bei der Eröffnung eines neuen Mandanten im zweiten von vier Dialogen angegeben werden.
Felder «Erstellt am» und «Erstellt von»
In die beiden schreibgeschützten Felder wird von Infoniqa ONE 50 Lohn das Systemdatum der Mandantenerstellung und das Benutzerkürzel jener Person, welche den Mandanten erstellte, geschrieben.
Feld Buchungsjahr
Bevor in einem neuen Jahr erste Lohnverarbeitungen gestartet werden, muss bei der Light- und Standardversion das Buchungsjahr manuell gesetzt und bei der Profiversion nach Durchführung des Assistenten-unterstützten Jahresabschlusses auf Korrektheit überprüft werden. Eine Korrektur des Buchungsjahres ist nur bei leerer Jahresdatei möglich, d.h. solange noch keine monatlichen Lohnberechnungen verbucht wurden! Der Ablauf eines korrekten Jahresabschlusses wird ausführlich im Abschnitt Jahresabschluss erläutert.
Option Vorgabemandant
Diese Option wird nur bei installierter Mandantenverwaltung angezeigt. Bei aktivierter Option wird der Mandanten-Dateipfad im ersten von vier Mandanten-Erstellungs-Dialogen zur Erstellung eines neuen Mandanten angezeigt.